Unidad 14.

Esquemas y vistas

14.1. Introduccin
Podramos definir un esquema como un resumen preciso que refleja los conceptos ms importantes o de
mayor trascendencia del documento esquematizado.

As pues, un esquema puede ser perfectamente el ndice de un libro, donde vemos todos los puntos tratados
en el libro. Tambin podemos ver como ejemplo de esquema el ndice de este curso, que contiene los puntos
ms importantes que se tratan en l y, adems, est estructurado por niveles de profundizacin sobre un tema
en concreto, es decir, vamos desplegando el esquema de los puntos contenidos en el tema.

Antes de ponernos a crear un esquema debemos tener en cuenta algunos aspectos.

- Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos apropiados
para crear un esquema deben tener una jerarqua o disponer de una estructura por niveles. Por ejemplo, si
tenemos datos sobre las precipitaciones ocurridas a lo largo del ao en toda Espaa con las precipitaciones
mensuales de todas las provincias, estos datos son buenos candidatos a formar un esquema. Pero si
nicamente tenemos datos sobre los gastos efectuados en una compra, con una estructura compuesta por
Producto---Precio, no disponemos de niveles suficientes para hacer un esquema.

- En una hoja slo podemos incluir un esquema. Para tener ms de un esquema sobre los mismos datos,
debemos copiar los datos a otra hoja.

- Para crear esquemas automticamente, debemos preparar la hoja con un formato adecuado, como veremos
ms adelante.

Existen dos formas de crear un esquema en Excel 2013: Manual y Automtica.

14.2. Creacin automtica de esquemas

La mejor opcin para crear esquemas es que lo haga Excel automticamente, puesto que tarda mucho
menos tiempo que si lo hacemos nosotros a mano.

Existen unos requisitos previos para que Excel 2013 pueda crear el esquema de forma automtica:

- Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezcladas.

- Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca entremezcladas.

Si la disposicin de los datos no se corresponde con estas caractersticas, nos veremos obligados a definir el
esquema manualmente.

En la imagen podemos ver un ejemplo de datos bien estructurados:

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 Podemos ver que existen subtotales en las celdas B6, C6, D6, B11, C11, D11, B20, C20, D20 y la columna
E est llena de subtotales correspondientes a las filas donde se encuentran. En las celdas B21, C21,
D21 y E21 aparecen los totales de los subtotales.

En este ejemplo, podemos hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que se han
organizado los subtotales de cada comunidad autnoma (filas) y se han calculado los subtotales de cada
trimestre (columnas).

Por tanto, como ya tenemos los datos, vamos a realizar el esquema.

Para ello nos situamos en la pestaa Datos. En la seccin Esquema encontraremos el botn Agrupar. Al
pulsarlo, elegiremos la opcin Autoesquema del men.

Automticamente, Excel nos genera los niveles del esquema, como podemos ver a continuacin:

Curso experto en Microsoft Excel 2013 Alfredo Rico RicoSoft 2014 Pgina 212
 En la imagen anterior, podemos ver que ahora aparecen unas lneas en la zona situada a la izquierda de las
filas y otra lnea sobre las columnas de la tabla.

Adems, vemos en la esquina superior izquierda unos nmeros que nos indican cuntos niveles tiene el
esquema.

Por columnas, podemos ver que existen dos niveles:

- La tabla desplegada por completo

- y la tabla con los datos trimestrales.

Por filas, tenemos tres niveles:

- La tabla desplegada completamente,

- por autonomas

- y slo con Espaa.

Curso experto en Microsoft Excel 2013 Alfredo Rico RicoSoft 2014 Pgina 213
 Para comprimir y expander el esquema slo tenemos que hacer clic en los smbolos - y + de cada nivel.

Por ejemplo, en la tabla del ejemplo, si hacemos clic sobre el - encima del primer trimestre, comprimiremos
ese trimestre. Si hacemos lo mismo sobre los niveles de cada autonoma, el esquema se nos quedara como
vemos en la imagen.

Para practicar estas operaciones, te aconsejamos realizar el Ejercicio crear un esquema automticamente.

Unidad 14. Ejercicio: Crear un esquema automticamente

Objetivo.
Practicar cmo crear un esquema automticamente en Excel 2013.

Ejercicio paso a paso.

1. Abre el archivo Esquemas de la carpeta de Ejercicios del curso y cpialo a tu carpeta Mis documentos.
Observars que muestra totales parciales del trimestre para cada ciudad, totales por mes para cada
comunidad autnoma y totales generales de toda Espaa.
2. Selecciona la pestaa Datos y pulsa el botn Agrupar. En el men que se despliega, elige Autoesquema.
3. Pliega y despliega los niveles para ver cmo funcionan, mediante los botones de la izquierda y superiores -
y +.
4. Guarda los cambios y cierra el libro.

14.3. Creacin manual de esquemas

La segunda opcin es la de crear el esquema manualmente.

Para crear un esquema manualmente, debemos crear grupos de filas o de columnas dependiendo del tipo de
esquema que queramos hacer.

Para crear un grupo, debemos seleccionar las filas (seleccionando los nmeros de las filas) o columnas
(seleccionando las letras de las columnas) de las cuales vayamos a crear un grupo, pero no debemos incluir las
filas o columnas que contengan frmulas de sumario.

Una vez seleccionadas las filas o columnas, vamos al men Agrupar de la pestaa Datos y
seleccionamos Agrupar.

Para trabajar un poco ms rpido, podemos utilizar las teclas para agrupar y desagrupar.

Para agrupar una vez tengamos el grupo seleccionado, presionamos Alt+Shift+Flecha derecha.

Para desagrupar una vez tengamos el grupo seleccionado, presionamos Alt+Shift+Flecha izquierda.

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14.4. Borrar y ocultar un esquema
Borrar un esquema.

Para borrar un esquema debemos acceder a la opcin Desagrupar y seleccionar la opcin Borrar esquema.

Antes de eliminar un esquema, debemos estar seguros de que es lo que realmente deseamos pues, una vez
dada la orden, Excel no nos ofrece la posibilidad de deshacer. As pues, si no estamos seguros de querer
eliminar el esquema, es mejor ocultarlo.

Ocultar un esquema.

Al ocultarlo lo que hacemos es ocultar las marcas que nos ayudan a expandir/contraer un esquema, pero el
esquema sigue estando activo. Para ocultar un esquema, basta con presionar las teclas Ctrl+8 y,
automticamente, desaparecen las marcas del esquema. Para volverlas a mostrar, volvemos a pulsar la
combinacin de teclas Ctrl+8. Nota: La tecla 8 del teclado numrico no sirve, debe ser la de la fila de nmeros
superior.

Para practicar estas operaciones, te aconsejamos realizar el Ejercicio crear un esquema manualmente.

Unidad 14. Ejercicio: Crear un esquema manualmente

Objetivo.
Practicar cmo crear un esquema manualmente en Excel 2013.

Ejercicio paso a paso.

1. Si no tienes abierto Excel 2013, brelo para realizar el ejercicio.

2. Abre el libro de trabajo Esquemas de Mis documentos.
3. Primero, debemos quitar el esquema automtico que creamos en el ejercicio anterior: Selecciona la
pestaa Datos, pulsa Desagrupar y elige Borrar esquema.

Empezaremos por el esquema de filas.

4. Selecciona los encabezados de fila del 3 al 5.

5. En la pestaa Datos, pulsa Agrupar y elige Agrupar en el submen.
6. Selecciona los encabezados de fila del 7 al 10.
7. Presiona la combinacin de teclas Alt + Mays + Flecha derecha.
8. Selecciona los encabezados de fila del 12 al 19 y repite la combinacin de teclas anterior.
9. Pulsa los tres signos - para comprimir las tres agrupaciones.

Ahora vamos a construir el de las columnas.

10. Selecciona los encabezados de columna B,C y D.

11. Presiona la combinacin de teclas Alt + Mays + Flecha derecha.

12. Prueba a comprimir la agrupacin de columnas.

13. Cierra el libro de trabajo sin guardar los cambios.

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14.5. Ver una hoja en varias ventanas
Suele suceder, de forma muy comn, que al estar realizando hojas de clculo vayamos ampliando cada vez
ms el campo de visin de la pantalla, llegando a ocupar ms de una pgina por hoja. Cuando se trata de estar
cotejando datos, resulta bastante incmodo tener que desplazarse cada vez de arriba hacia abajo o de un lado
al otro.

Vamos a ver las distintas opciones que Excel 2013 nos ofrece para minimizar el problema y as trabajar de
una manera ms cmoda con los datos introducidos.

Podemos utilizar la opcin de ver la misma hoja en varias ventanas, o utilizar la opcin de ver la misma
hoja en varios paneles.

Para ver la misma hoja en varias ventanas, debemos acceder a la pestaa Vista y pulsar el botn Nueva
ventana. Si la ventana que tenamos estaba maximizada, no nos daremos cuenta de que haya ocurrido algn
cambio en la ventana pero, si nos fijamos en la barra de ttulo, podemos ver que ahora el nombre del documento
adems tiene aadido al final ":2" indicando que es la segunda ventana del mismo documento.

Para ver las dos ventanas al mismo tiempo, hacemos clic en Organizar todo y
seleccionamos Vertical, Horizontal, Mosaico o Cascada, dependiendo de cmo estn situados los datos en la
hoja.

Ahora podemos desplazarnos sobre una ventana independientemente de la otra.

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14.6. Dividir una hoja en paneles

Podemos utilizar tambin la opcin de dividir la hoja por paneles.

Si no nos gusta lo de tener varias ventanas abiertas en la pantalla, podemos utilizar la opcin de dividir la hoja
en 2 4 paneles.

Para dividir la hoja en paneles, podemos hacer clic en el botn Dividir en la pestaa Vista y,
automticamente, nos aparecen dos barras, una vertical y otra horizontal, las cuales podemos desplazar para
ajustar el tamao de las porciones de ventana a nuestro gusto.

Otra opcin para definir los paneles y dividir la pantalla a nuestro gusto es utilizando las barras de divisin:

Tenemos dos disponibles:

- La barra de divisin horizontal que aparece en la barra de desplazamiento vertical arriba del todo. Al
situar el puntero del ratn sobre la lnea gris que est encima de la flecha de desplazamiento, el puntero del
ratn toma el aspecto , indicando el desplazamiento hacia arriba y hacia abajo..

- La barra de divisin vertical que aparece en la barra de desplazamiento horizontal a la derecha del

todo. Al situar el puntero del ratn sobre la lnea gris vertical que est a la derecha de la flecha de
desplazamiento, el puntero del ratn adopta la forma , indicando el desplazamiento de la barra hacia la
derecha y hacia la izquierda.

14.7. Inmovilizar paneles

Podemos utilizar la opcin de inmovilizar los paneles.

Si lo que nos interesa es dejar inmviles las cabeceras de los datos y as desplazarnos nicamente sobre
ellos teniendo siempre disponible la vista de las cabeceras, podemos utilizar la opcin de inmovilizar los
paneles.

Para realizar esto, simplemente despliega el men Inmovilizar paneles que se encuentra en la
pestaa Vista. Si te interesa mantener la primera fila (como cabecera) o la primera columna (para que ejerza la
misma funcin), selecciona la opcin correspondiente.

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 En el caso de que lo que quisieses inmovilizar no se encontrase en esas posiciones, selecciona el rango de
celdas y pulsa la opcin Inmovilizar paneles. La zona seleccionada podr desplazarse, mientras que el resto
permanecer inmovilizado.

Para desactivar la inmovilizacin de los paneles, vuelve a seleccionar esta opcin y haz clic sobre Movilizar
paneles.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el Ejercicio Las vistas.

Unidad 14. Ejercicio: Las vistas

Objetivo.
Practicar cmo gestionar las vistas en Excel 2013.

Ejercicio paso a paso.

1. Si no tienes abierto Excel 2013, brelo para realizar el ejercicio.

2. Abre el libro de trabajo Esquemas de Mis documentos.
3. Primero debemos quitar el esquema automtico: Selecciona la pestaa Datos, pulsa Desagrupar y
elige Borrar esquema.
4. Selecciona la pestaa Vista y elige la opcin Nueva ventana.
5. En la misma pestaa, elige la opcin Organizar todo. Se abrir un cuadro de dilogo.
6. Elige la opcin Vertical y pulsa sobre Aceptar. Ahora tienes dos ventanas y te puedes desplazar
independientemente por ellas.
7. Cierra la ventana que acabamos de crear. En la barra de ttulo debe poner Esquemas.xlsx:2.
8. Maximiza la ventana.
9. Selecciona la pestaa Vista y elige la opcin Dividir.
10. Vuelve a pulsar Dividir para quitar la vista de paneles.
11. Por ltimo, cierra el libro de trabajo sin guardar los cambios realizados.

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