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Encabezado: INFORME FUNCIONES ADMINISTRATIVAS 1

Funciones Administrativas

Diana Mendoza Hernandez, Genesis Alvarez Rodriguez, Gladys Ochoa, Jackeline Ordoez

Fiallos, Rosario Castro y Skarleth Iras.

Universidad Nacional Autnoma de Honduras UNAH-TEC Danl

Notas del autor:

Diana Mendoza Hernandez, Genesis Alvarez Rodriguez, Gladys Ochoa, Jackeline Ordoez

Fiallos, Rosario Castro y Skarleth Iras, Departamento de Enfermera, Universidad Nacional

Autnoma de Honduras UNAH-TEC Danl

La correspondencia relacionada de este es dirigida a la M. SC. Ondina Salgado

UNAH- TEC Danl

Contacto: macolefiallos@gmail.com
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NDICE

Objetivos____________________________________________________________Pg. 3

Introduccin__________________________________________________________Pg. 4

Glosario______________________________________________________________Pg.6

Analisis______________________________________________________________Pg.6

Contenido___________________________________________________________ Pg. 14

Concluciones_________________________________________________________Pg. 21

Bibliografia__________________________________________________________Pg. 22

Anexos_____________________________________________________________ Pg. 23
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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL:

Analizar en el mbito de las ciencias y tcnicas administrativas, reconociendo la


importancia de la administracin y sus funciones como medio para la solucin de
problemas que afectan el desarrollo de una empresa.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Explicar cada una de las funciones administrativas.


Distinguir cada una de las funciones administrativas.
Aprender la aplicacin de cada una de ellas.
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INTRODUCCIN

El proceso administrativo se refiere a planear y organizar la estructura de rganos y cargos que

componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades.

En el proceso administrativo se conocer sobre la importancia que tiene dentro de una empresa

ya que si no se llevan los pasos como son la planeacin, organizacin, direccin y control no

funcionara adecuadamente, tambin es fundamental tener una buena comunicacin dentro de la

empresa ya que si se siguen todos los pasos correctamente nos ayudara a la toma de decisiones. La

planeacin es lo primero que se debe tomar en cuenta ya que en ella el administrador se debe

anticipar con la meta y las acciones, ya que se deben basar solo en metas y lgicas. Dentro de la

planeacin se deben hacer los siguientes pasos como: la investigacin, estrategias. Polticas,

propsitos, procedimientos en la planeacin pueden ser de largo plazo, mediano plazo y corto

plazo.

Despus esta la organizacin esta es un conjunto de reglas, cargos, comportamientos que han

de respetar todas las personas que se encuentran dentro de la empresa la funcin principal de la

organizacin es disponer y coordinar todos los recursos disponibles como son humanas, materiales

y financieros.

Dentro de la direccin se encuentra la ejecucin de los planes, la motivacin, comunicacin,

supervisin y alcanzar las metas de la organizacin.

Control es la que se encarga de evaluar el desarrollo de general de una empresa. Dentro de esta

investigacin tambin encontraremos la opinin de algunos autores acerca del proceso

administrativo.
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GLOSARIO

Amparado: Valerse del favor o proteccin de alguien o algo. (Copyright, Septiembre)


Autocrtico: Sistema o rgimen en el que gobierna una sola persona con poder total.
(Copyright, Septiembre)
Aversin: Asco, repugnancia (Copyright, Septiembre)
Concordancia: Correspondencia y ajuste de una cosa con otra. (Copyright, Septiembre)
Conducta: est relacionada a la modalidad que tiene una persona para comportarse en diversos
mbitos de su vida. Esto quiere decir que el trmino puede emplearse como sinnimo de
comportamiento, ya que se refiere a las acciones que desarrolla un sujeto frente a los estmulos
que recibe y a los vnculos que establece con su entorno. (Merino., 2008)
Consonancia: Relacin de igualdad o conformidad que tienen algunas cosas entre s. (Copyright,
Septiembre)
Connotacin: Sentido o valor secundario que una palabra, frase o discurso adopta por
asociacin con un significado estricto. (Copyright, Septiembre)
Congruencia: es la coherencia o relacin lgica. Se trata de una caracterstica que se comprende
a partir de un vnculo entre dos o ms cosas. (Copyright, Septiembre)
Matricial: En la estructura matricial u organizacin matricial se organiza por dos criterios a la
vez: funciones y productos. Esta estructura puede combinar lo mejor de ambas estructuras. As,
las estructuras matriciales se utilizan con frecuencia a travs de equipos de empleados que llevan
a cabo el trabajo, con el fin de aprovechar los puntos fuertes, as como compensar las
debilidades, de las estructuras funcionales, divisionales y burocrticas donde si no est claro
quin es el responsable surgen importantes controversias. (, 2015)
Periodicidad: Calidad de lo que ocurre o se efecta cada cierto espacio de tiempo, repeticin
regular. (Copyright, Septiembre)
Prever: Disponer los medios necesarios para prevenir posibles males o daos: (Copyright,
Septiembre)
Propiciar: Favorecer o facilitar la ejecucin de algo: (Copyright, Septiembre)
Simposio: Conferencia o reunin en que se examina y discute por los especialistas un
determinado tema o asunto. (Copyright, Septiembre)
Subordinado: Persona que depende de otra. (Copyright, Septiembre)
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CONTENIDO

ANALISIS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Podemos encontrar que la administracin es un proceso que consiste en planear, organizar,

dirigir y controlar las acciones de un conjunto de personas para el alcance de los objetivos

establecidos utilizando los recursos econmicos, humanos, materiales y tcnicos a travs de

herramientas y tcnicas sistematizadas.

La mayora de la gente piensa en la administracin en trminos grandiosos, como si fueran

acciones de gran magnitud. En realidad, el conjunto de decisiones y actos que constituyen la

administracin es simple y a la vez compleja. No todo es tomar decisiones sobre sobre los

principios de la administracin, tal como estn escritos en los libros.

No existe un conjunto aceptado de deberes y obligaciones para un ejecutivo, as como no existen

tcnicas garantizadas para resolver los problemas administrativos, hay quienes aseguran que

existen ciertas normas, pero es bien sabido que existen buenos administradores que ni siquiera

conocen dichas formas. Sin embargo, bajo las diferentes sobrantes y la aparente uniformidad en la

tcnica empleada en los distintos puestos, un detallado estudio revelara que la accin de

administrar tiene caractersticas comunes donde quiera que se encuentre.

Este proceso administrativo est formado por cuatro funciones fundamentales: planeacin,

organizacin, direccin y control.

-La Planeacin: para determinar los objetivos en los cursos de accin que van a seguirse.

-La Organizacin: para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y

reconocer las relaciones necesarias.


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-La Direccin: por los miembros del grupo para que lleven acabo las tareas prescrita con

voluntad y entusiasmo.

-El Control: de las actividades para que se conformen con los planes.

PLANEACION

Para un gerente o para un grupo de empleados es importante decidir o estar implicados con los

objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas de

Qu trabajo necesita hacerse? Cundo y cmo se? Cules sern los necesarios componentes

del trabajo, las contribuciones y cmo lograrlos. En esencia, s formula un patrn

predeterminado las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, visualizar, del

propsito de ver hacia adelante.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACION

*Aclarar, amplificar y determinar los objetivos, y pronosticar.

*Establecer las suposiciones y bajo las cuales se har el trabajo.

*Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.

*Establecer un plan general de logros enfatizados la creatividad para encontrar medios nuevos y

mejores de desempear el trabajo.

*Establecer polticas, y procedimientos y mtodos de desempeo.

*Anticipar los posibles problemas futuros.


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ORGANIZACIN

Despus de que la direccin y el formato de las acciones futuras ya hayan sido determinadas,

el paso siguiente para determinar el trabajo, ser distribuir o sealar las necesarias actividades del

trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participacin de cada miembro del grupo. Esta

distribucin del trabajo esta guiado por las consideraciones de cosas tales como la naturaleza de

las actividades componentes de las personas del grupo y las instalaciones fsicas disponibles.

Elementos de la organizacin formal

*Divisin del trabajo: distribuir las actividades que se van a realizar de forma individual o grupal.

*Definir funciones y actividades: de acuerdo al rea laboral que desempea en la empresa.

*Establecer jerarquas: dejar claro el nivel laboral de cada empleo.

*Determinar el sistema de organizacin: Iniciando si este es lineal, funcional y matricial.

El lineal solo una persona tiene la autoridad por ejemplo: el director de una empresa.

El funcional: Son varias personas las que tiene autoridad

El Matricial: Funciones y productos

*Establecer los sistemas de comunicacin:

Elegir una forma de comunicarlos con los empleados

*Determinar normas y reglamentos.

Instrumentos de la organizacin: Son herramientas para organizar una funcin administrativa:

*Organigrama: son representaciones graficas o cuadros de organizacin.


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Niveles de los Organigramas:

*Estratgico: est es el nivel ms alto de direccin donde se toma decisiones

*Intermedio: es la persona encargada de administrar una organizacin

*Operativo: se encarga de realizar o ejecutar las funciones y las actividades.

Organigrama con posicin de staff: este se encarga de dar asesora y consejos

Organigrama horizontal: la autoridad es de forma descendente

Organigrama escalar: la autoridad fluye de arriba hacia abajo

Organigrama circular: entre ms personal hay menos autoridad hay.

Organigrama matrical: abandonar la jerarqua viola el principio bsico de la unidad de

mando

Principios de la organizacin

*Unidad de direccin: cuando los individuos contribuyen para lograr los objetivos de la empresa

*Eficiencia: menos costo ms calidad

*Tramo de control: entre ms trabajadores ms difcil es su supervisin.

*Jerarqua: entre mayor autoridad de los jefes mayor efectividad en la toma de decisiones.

*De la delegacin: delegar a las personas capacidades las actividades

*De la responsabilidad absoluta: la persona superior tiene la responsabilidad absoluta sobre los

proyectos de la empresa

*De la igualdad de autoridad y responsabilidades: responsabilidad del jefe en las decisiones de la

empresa
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*De nivel de autoridad: los jefes deben de tomar decisiones que la competan.

*De la divisin del trabajo

Direccin y liderazgo

Liderazgo: es poder influenciar en las personas para que se esfuercen.

Teoras del comportamiento: El ser humano normal tiene aversin al trabajo

*El trabajador tiene que ser obligado, controlado, dirigido y amenazado

*El trabajador prefiere ser dirigido, evita responsabilidades.

Teoras de rasgo de personalidad

Energa

Autoconfianza

Agresividad

Entusiasmo

Cooperacin

Iniciativa

Creatividad

Teoras de los estilos de liderazgo

-El estilo autocrtico: es el que dicta las rdenes

-El estilo democrtico: estimula a loa subordinados a decidir y ejecutar funciones y tareas

-El estilo liberal: libertad para decidir.


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Teoras situacionales del liderazgo

Factores:

-El lder

El grupo

La situacin

Teoras de la motivacin humano

Tienen sus bases en sus necesidades, algunas son primarias y otras secundarias, estn varan

en intensidad a lo largo del tiempo.

Barreras de la comunicacin

*Incongruencia entre el contenido y la intencin: no se comunica el mensaje que se quiere

expresar,

*Deficiente redaccin del mensaje: si el mensaje no contiene todos los datos necesario entonces

no se puede comprender el mensaje.

*Falta de claridad: cuando se usa palabras muy complejas que no puedan ser comprendidas por

la persona que recibe el mensaje

*No saber escuchar

*Descuido y omisiones: cuando el mensaje no se entrega a la persona indicada.


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Tcnicas de integracin

*Reclutamiento

*Seleccin de recursos humanos

*Introduccin y desarrollo

Control

Propsitos del control

Evaluar los logros de objetivos

Prever desviaciones en la ejecucin de planes de programas

Utilizacin de recursos

Sugerir alternativas administrativas

Establecer diagnostico continuos

Promover la creatividad

Sistemas de control

-Supervisin

-Evaluacin

Principios de control

-Del equilibrio: entre resultados esperados y resultados obtenidos

-Normativo: en los documentos cualquier funcin que sea delegada

-Garanta del objetivo: detectar las desviaciones y asegurar el xito


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-Eficiencia

-Principios de economa: los efectos indeseables generan un costo para la organizacin

-Armona de planes: deben estar claros y utilizar tcnicas de control

-Jerarqua

-Control de punto crtico: prestar atencin a los factores que interfieren con los planes

-Principio de accin: actuar en el momento preciso

-Principio de excepcin
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CONTENIDO DE FUNCIN ADMINISTRATIVA CONTROL

Control

Se define el control como la apreciacin del resultado en cuanto al logro de objetivos

organizacionales.

Concepto

El control es la apreciacin del resultado de ejecutar los planes en relacin con los objetivos

Previamente establecidos, determinando las causas de las posibles desviaciones y las medidas

Oportunas para su correccin.

Propsitos del control

Evaluar el logro de objetivos

Prever desviaciones en la ejecucin de planes y programas

Optimizar la utilizacin de recursos

Proponer y sugerir alternativas administrativas

Establecer diagnsticos continuos

Promover la creatividad e innovacin

Sistemas de control

El control se define como la etapa final del proceso administrativo en el cual se aprecia el

resultado de la ejecucin de los planes, comparando ese resultado con los objetivos y estrategias

planteados. (Pedrero, 2012, pg. 135)


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Lo anterior se hace posible aplicando los sistemas, mtodos y medios de control. Por lo que

respecta a los sistemas, se consideran los siguientes:

La supervisin

La evaluacin

Supervisin

Aun cuando la supervisin se considera ms bien como parte de la direccin es un sistema

importante de control en las organizaciones. La supervisin se concibe en concordancia con la

teora de las relaciones humanas o del comportamiento, ya que la teora clsica de la

administracin ubica la supervisin como forma de control por excelencia. El enfoque humanista

da connotacin diferente a la supervisin y la ubica como parte de la direccin, enfoque que

prevalece. Por ello, nuestro concepto de supervisin Combina los dos enfoques, pero enfatiza el

humanista.

La supervisin es una direccin democrtica, cuyo principal inters es el hombre y su

realizacin va en consonancia con los objetivos organizacionales.

Objetivos de la supervisin:

Desarrollo del personal subordinado, hacia el logro de la eficiencia

Promover la calidad del servicio para los usuarios

Proteger y apoyar el logro de objetivos organizacionales

Aplicar medidas correctivas en las desviaciones


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Principios de la supervisin:

Principio de la planeacin. La supervisin planeada logra sus objetivos, no es posible pensar

en realizarla si no sabemos perfectamente qu vamos a supervisar.

Principio de liderazgo. Supervisar significa dirigir, entre otras cosas; el liderazgo promueve

las conductas positivas. El conocimiento de las motivaciones conductuales facilita la supervisin.

Principio de enseanza. Supervisar requiere conocimiento del proceso enseanza

aprendizaje, ya que sta es funcin central del supervisor.

Principio de comunicacin. Cuando se supervisa es indispensable comunicarse en forma

significacativa. La comunicacin adecuada simplific la supervisin.

La supervisin es funcin de personal altamente calificado, conocedor del trabajo que se

realiza, responsable de aplicar medidas disciplinarias sin detrimento del logro de objetivos,

capacitado en el liderazgo y manejo de conflictos, y altamente creativo.

Requisitos de los planes de supervisin:

1. El plan de supervisin exige ser global.

2. Amplia difusin para asegurar la participacin del supervisado.

3. No rebasar los seis meses planeados, puesto que por fundamentarse en diagnsticos

situacionales despus de ese tiempo resultaran inoperantes.

4. Fundamentarse en documentos normativos para los aspectos disciplinarios.

5. Establecer medidas disciplinarias y acciones correctivas de tipo constructivo.


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6. Determinar acciones de reforzamiento de conductas deseables, conforme a las teoras de la

motivacin.

Evaluacin

Se concepta la evaluacin como un proceso sistemtico de medicin y comparacin de

resultados en relacin con los objetivos. Se evalan logros, objetivos, recursos y necesidades. La

evaluacin es constante, dinmica, objetiva, oportuna y permanente.

Tipos de evaluacin:

Directa. Se aplica por medio de la investigacin en el campo especfico de trabajo. Como

mtodos se utilizan las entrevistas, las reuniones, la observacin, el recorrido y la enseanza,

entre otros.

Indirecta. Se aplica por medio de la consulta de documentos, estadsticas y el propio plan de

la empresa. El objetivo principal de la evaluacin es el control de variables que pudiesen alterar

el plan y apoyar la toma de decisiones, proporcionar informacin confiable sobre los avances o

desviaciones y presentar con oportunidad los resultados de la ejecucin.

Mtodos de control

Para el control se aceptan como ms adecuados dos mtodos:

El archivo

La auditora

Archivo: Se define el archivo como el conjunto de documentos debidamente clasificados

y ordenados, que integran los datos histricos y la informacin esencial de una

organizacin social.
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El archivo se clasifica segn su destino y el sistema de acceso:

Definir el contenido del archivo es complejo, sistemtico y metdico, pero, sin duda, esencial

para la vida de la organizacin.

Auditora: La auditora es un procedimiento tcnico que sirve para evaluar la marcha de

un trabajo.

Objetivo. Descubrir defi ciencias e irregularidades y plantear soluciones.

Utilidad. Ayudar a la direccin a lograr un control continuo y constructivo.

Tipos de auditora:

La auditora puede ser externa (fiscal y contable) o interna (administrativa, contable y

profesional).Las auditoras externas suelen hacerlas las empresas de contadores pblicos. Se

intenta evaluar el estado financiero, comprobando la exactitud de los registros. Las auditoras

internas se ejecutan con personal de la organizacin: la administrativa evala los controles

administrativos, la estructura de la organizacin, las polticas, los planes y la ejecucin.

La auditora contable evala la exactitud de los datos presupuestales y su ejercicio, a travs de

las estadsticas. La auditora profesional evala la prctica del profesional diverso, conforme a un

objetivo de calidad. Segn el sistema de acceso

Pblico

Privado

Secreto

Segn el destino

Pasivo o en almacn

Activo o en ejercicio
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Tcnicas de control ms empleadas

Algunas tcnicas del control de uso frecuente son las sealadas a continuacin:

Informes

Concepto. Los informes son documentos escritos en los cuales se presentan datos y cifras en

forma ordenada y significativa, que son tiles para evaluar, volver a definir o toma de decisiones.

Requisitos. Deben cumplirse los siguientes:

Los informes deben presentarse a tiempo, es decir, ser oportunos

Los datos y cifras deben corresponder a la realidad y ser precisos

Los aspectos informados sern detallados y completos, es decir, ntegros

Los datos y cifras deben ser comprobables

Los aspectos a informar deben ser importantes y congruentes

Presentar la informacin sistemtica y organizada

Objetivos. En general, los informes deben satisfacer los siguientes objetivos:

1. Constituir la base para la toma de decisiones con informacin real, ntegra, veraz y

oportuna.

2. La informacin proporciona datos significativos para actualizar los planes y programas.

3. Servir para coordinar esfuerzos a todos los niveles de autoridad.

4. Sintetizar informacin importante.

5. Ahorrar tiempo en el anlisis de la organizacin.


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Clasificacin. Los informes pueden clasificarse segn el propsito, el diseo, el contenido,

etc., y los ms comunes son:

Tipos de informes. Pueden observarse en la siguiente ilustracin:

Informes cualitativos. Consisten en presentar datos relevantes en forma narrativa con

inclusin o no de cifras o datos estadsticos. Se ordena y presenta la informacin, procurando

mostrar una visin integral del aspecto a informar.

Informes cuantitativos. Son informes con datos numricos organizados y presentados en

Forma estadstica, cuya funcin es mostrar en forma grfica y detallada aspectos especficos que

requieren de acciones correctivas.

Informes de control. Son aquellos que se realizan en forma rutinaria y previamente

programada para medir los avances o para comparar el logro de metas en espacio y tiempo

determinados.

Informes provocados. Son aquellos informes especiales que se realizan cuando existen

desviaciones en el logro de objetivos o metas. Las fallas o deficiencias requieren ser examinadas

y, por lo mismo, se precisa de informacin especial.


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CONLUSIONES

-Llegamos a la conclusin que para lograr las funciones administrativas se realizarn varios
procesos por los cuales cada uno de ellos depende entre s.

-La planeacin es una funcin que implica utilizar el pensamiento antes de actuar eliminando la
duplicidad de las funciones y los movimientos sin propsito.

-La comunicacin es uno de los pasos fundamentales necesarios para enfrentar en eficiencia los
problemas de las organizaciones.
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BIBLIOGRAFA

, C. A. (01 de Febrero de 2015). Sinnaps. Obtenido de https://www.sinnaps.com/blog-gestion-


proyectos/funciona-organizacion-matricial
Copyright. (2017 de 07 de Septiembre). Word Reference . Obtenido de
http://www.wordreference.com/definicion/amparar
Merino., J. P. (01 de Enero de 2008). WordPress. Obtenido de https://definicion.de/conducta/
Pedrero, M. d. (2012). Administracin de los Servicios de Enfermera. Mexico: The McGraw
Hill Companies.
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ANEXOS
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