Lampiran 1: KESEPAKATAN AREA PERUBAHAN

1. Deskripsi Singkat Tugas dan Fungsi Unit Kerja UPT Dinas Pendidikan dan
Kebudayaan Kecamatan Air Hitam Kabupaten Lampung Barat Sub Bagian
Tata Usaha

Unit Pelaksana Teknis (UPT) Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kecamatan Air
Hitam merupakan salah satu unit kerja yang membatu pelaksnaan kegiatan teknis
Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Lampung Barat dimana dalam
struktur organisasinya terdapat jabatan Kepala UPT dan Kepala Sub Bagian Tata
Usaha UPT. Berdasarkan peraturan Bupati Lampung Barat Nomor 8 Tahun 2016
pasal 6, Kepala Sub Bagian Tata Usaha Unit Pelaksana Teknis Dinas Pendidikan
dan Kebudayaan Kecamatan Air Hitam Kabupaten Lampung Barat mempunyai
fungsi :
a. Penyusunan rencana dan program kerja lingkup Sub Bagian UPT;
b. Penyiapan bahan penyusunan kebijakan bidang rencana, monitoring dan
evaluasi;
c. Pengolahan, penyusunan dan penyajian data sebagaibahaninformasi; dan
d. Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan program di sub bagian bagian
tata usaha UPT.

Untuk menyelenggarakan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Kepala Sub
Bagian Tata Usaha mempunyai rincian tugas :
a. memimpin dan menyiapkan bahan dalam menyusun rencana kerja sub bagian
tata usaha unit pelaksana teknis dinas yang menjadi tugas dan kewenangannya;
b. menyiapkan bahan kebijakan, melaksanakan pembinaan dan
mengkoordinasikan kegiatan di sub bagian tata usaha UPT;
c. menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijakan
teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lain yang berhubungan
dengan sub bagian tata usaha UPT;
d. melaksanakan pelayanan teknis administratif di lingkup UPT;
e. merumuskan bahan pedoman dan petunjuk tata laksana administrasi umum;

Kesepakatan Area Perubahan Pim IV Angkatan XVII Tahun 2017

 f. merumusan dan menjabarkan kebijakan teknis pengyelenggaraan
administrasiumum, perencanaan, keuangan, kepegawaian, dan perlengkapan
UPT;
g. mengkoordinasian pelaksanaan program kerja unit pelaksanan teknis
dinas pendidikan dan kebudayaan dengan instansi terkait dalam
kecamatan;
h. menilai prestasi kerja PNS di lingkup, Sub Bagian Tata Usaha, berdasarkan
Sasaran Kerja Pegawai (SKP) dan perilaku kerja yang telah dicapai untuk
dipergunakan sebagai bahan dalam Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri
Sipil; dan
i. melaksanakan tugas dinas lainnya yang diberikan oleh pimpinan untuk
kelancaran pelaksanaan tugas berdasarkan standar norma dan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.

2. AREA ORGANISASI YANG BERMASALAH:

1. Melaksanakan pelayanan teknis administratif di lingkup UPT.
2. Menyiapkan bahan kebijakan, melaksanakan pembinaan dan mengkoordinasikan
kegiatan di sub bagian tata usaha UPT;
3. Mengkoordinasian pelaksanaan program kerja unit pelaksanan teknis dinas
pendidikan dan kebudayaan dengan instansi terkait dalam kecamatan;

3. AREA ORGANISASI YANG MENJADI AREA PERUBAHAN

1. Pelayanan teknis administratif.
2. Koordinasi program kerja dengan instansi terkait
3. Pembinaan Pegawai.

Liwa, Maret 2017

PESERTA DIKLAT, ATASAN LANGSUNG,

SUDARYANTO, S.Pd
MASHURI, S.Pd. SD NIP. 196004171983031010
NIP. 197706022009021 001

Kesepakatan Area Perubahan Pim IV Angkatan XVII Tahun 2017

Kesepakatan Area Perubahan Pim IV Angkatan XVII Tahun 2017
Lampiran 2: Kegiatan Peserta

KEGIATAN PESERTA DIKLAT

PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP

Nama Peserta : MASHURI, S.Pd. SD

Instansi : UPT Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kecamatan Air Hitam Kabupaten Lampung Barat
Rencana Area Perubahan : Pengelolaan administrasi kepegawaian dilingkungan UPT Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kecamatan Air
Hitam.

Dinfokan ke
No Hari/Tgl Kegiatan Output Paraf Mentor
Coach Tanggal

1 Senin,13 Maret Melapor kepada atasan langsung
2017 mengenai kegiatan pada taking
ownership sekaligus meminta kesediaan
atasan langsung menjadi mentor bagi
peserta diklat
Atasan langsung bersedia menjadi
mentor dan memberi dukungan
terhadap kegiatan yang telah
disampaikan oleh peserta diklat.
Atasan langsung juga memberi
gambaran jika memungkinkan
peserta diklat dapat melakukan
perubahan terkait dengan
administrasi kepegawaian.

Kesepakatan Area Perubahan Pim IV Angkatan XVII Tahun 2017

2. Selasa, 14 Maret Mempersiapkan pembahasan rencana 1. Undangan rapat
2017 area perubahan dengan membuat 2. Terdistribusikanya undangan
undangan rapat rapat kepada para pihak
terkait.
3. Rapat terjadwal akan
dilaksamakan pada hari Rabu
tanggal 15 Maret 2017 Pukul
09.30 WIB

3. Rabu, 15 Maret Melaksanakan rapat di Kantor UPT 1. Daftar hadir rapat.

2017 Dinas Pendidikan dan Kebudayaan 2. Notulen rapat yang memuat
Kecamatan Air Hitam berdasarkan point pokok antara lain
undangan rapat tanggal 14 Maret 2017 disepakatinya area organisasi
dalam rangka pembahasan tentang area yang menjadi area perubahan
organisasi yang menjadi area perubahan

4. Kamis, 16 Maret Membuat dokumen kesepakatan area Penandatanganan dokumen area

2017 organisasi yang menjadi area perubahan organisasi yang menjadi area
pada Sub Bagian Tata Usaha UPT Dinas perubahan pada Subbag Tata
Pendidikan dan Kebudayaan Kecamatan Usaha UPT antara Peserta Diklat
Air Hitam dengan Mentor.

Kesepakatan Area Perubahan Pim IV Angkatan XVII Tahun 2017

5. Jumat, 17 Maret Malaksanakan konsultasi dengan Coac 1. Berita acara konsultasi.
2017 2. foto-foto kegiatan konsultasi.

6. Sabtu, 17 Maret Menyusun dokumen kesepakatan area Dokumen kesepakatan area

2017 organisasi yang bermasalah organisasi yang bermasalah.

Liwa, Maret 2017

PESERTA DIKLAT,

MASHURI, S.Pd. SD
NIP. 197706022009021 001

Kesepakatan Area Perubahan Pim IV Angkatan XVII Tahun 2017

 Penentuan Area Permasalahan

Sebagaimana diketahui salah satu cara mengidentifikasi permasalahan dalam bidang tugas

dan fungsi kewenangan adalah melalui metode brainstorming (curah pendapat), pada

rapat diagnosa kebutuhan perubahan organisasi pada tanggal 15 Maret 2017, Project

Leader menawarkan alternatif perubahan terkait tugas pokok dan fungsi pada Kepala TU

UPT Dinas Pendidikan dan Kebuadayaan Kecamatan air Hitam yaitu :

1. Koordinasi program kerja dengan instansi terkait.

2. Kurang efektifnya pelayanan administrasi kepegawaian.

3. Pembinaan Pegawai.

Dari ketiga alternatif yang ditawarkan tersebut forum rapat menyepakati area

perubahan yang dirasa perlu mendapat perhatian dan penanganannya adalah Kurang

efektifnya pelayanan administrasi kepegawaian.

Berdasarkan uraian diatas, hingga saat ini peran Kepala TU UPT Dinas Pendidikan

dan Kebuadayaan Kecamatan air Hitam belum berfungsi secara optimal, terutama

dalam pelayanan administrasi.

Permasalahan yang teridentifikasi dilaksanakannya proyek perubahan ini adalah:

pelayanan administrasi yang belum efektif. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada

tabel 1 matrik Analisis USG (Analysis Urgency, Seriousness, Growth) dibawah ini :

Kesepakatan Area Perubahan Pim IV Angkatan XVII Tahun 2017

 Tabel 1. Matrik USG Pemilihan area Permasalahan

No. Identifikasi Masalah U S G Total Rangking

1. Koordinasi program kerja dengan 4 4 4 12 III
instansi terkait.

2. Kurang efektifnya pelayanan 5 5 5 15 I

administrasi kepegawaian.

3. Pembinaan Pegawai. 4 5 4 13 II

Keterangan :
U5 Sangat Mendesak S5 Sangat Berpengaruh G5 Sangat Berdampak
U4 Mendesak S4 Berpengaruh G4 Berdampak
U3 Cukup Mendesak S3 Cukup Berpengaruh G3 Cukup Berdampak
U2 Tidak Mendesak S2 Tidak Berpengaruh G2 Tidak Berdampak
U1 Sangat Tidak Mendesak S1 Sangat Tidak Berpengaruh G1 Sangat Tidak Berdampak

Berdasarkan latar belakang dan permasalahan tersebut di atas, maka fokus proyek

perubahan adalah Bagaimana pelayanan administrasi yang bisa efektif dilingkungan

UPT Dinas Pendidikan dan Kebuadayaan Kecamatan air Hitam.

Kesepakatan Area Perubahan Pim IV Angkatan XVII Tahun 2017