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PROCEDIMIENTO
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MP-PR-003
CONTROL DE PROYECTOS
Revisin Fecha Motivo de la Revisin Modificaciones
0 30/11/2013 Edicin Inicial
1 27/06/2014 Mejoras en el procedimiento de Punto 3, 4, 7.
elaboracin de documentos. Se quit
algunas referencias y se aument el
punto 7 de control de registros.

A DA
OL
TR
N
CO
O
N
P IA
CO
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CONTROL DE PROYECTOS

1. OBJETIVO.
Implementar una metodologa de cmo realizar el Control de Proyectos tanto en la parte
Fsica y Econmica de los Proyectos de Ingeniera, Construcciones Mecnicas,
Construcciones Civiles, Construcciones Elctricas e Instrumentacin y Servicios END
cuando estos sean exclusivamente ejecutados para un Cliente.

DA
2. ALCANCE.
Este procedimiento es aplicable a todos los Proyectos de Ingeniera, Construcciones

A
Mecnicas, Construcciones Civiles, Construcciones Elctricas e Instrumentacin y Servicios
END que encare la empresa.

OL
3. DEFINICIONES.

TR
3.1. Cliente.- Institucin, empresa, organizacin la cual contrata los servicios a otra
empresa.
3.2. GPCC.- Gerente / Gerencia de Planificacin, Control y Costos.
N
3.3. GG.- Gerente / Gerencia General.
CO

3.4. GCSMS.- Gerente / Gerencia de Calidad Seguridad Medio Ambiente y Salud.

3.5. GO.- Gerente / Gerencia de Operaciones.
3.6. Planillas / Registros.- Son los formularios adecuados para llevar el control del
O

consumo de materiales, combustible y lubricante, as como el control horas-mquina,

N

alimentacin, seguimiento del personal, otros.

3.7. EPP.- Equipo de Proteccin Personal.
IA

3.8. Control.- Verificar, revisar y comprobar alguna actividad o suceso que se desarrolla
en obras o proyectos.
P

3.9. Proyecto.- Conjunto de planos y documentos explicativos con indicacin de costes

que se hace previamente en la construccin de una obra; sea de tipo mecnico, civil,
CO

elctrico, etc.
3.10. Base.- Se denomina base a la oficina central que se tiene en la Ciudad de Santa
Cruz.
3.11. Campamento.- Lugar donde un grupo se aloja y se considera la base para el
desarrollo de una obra en Campo.
3.12. Servicios y/o Contrataciones Menores.- aquellos trabajos que no requieren,
mucha informacin por el volumen de obra a desarrollar, por la cual solo se controla los
registros operativos en Obra y los Costos generados. Preferentemente tienen una duracin
aproximada de 7 das calendario.
3.13. Proyectos Especiales.- Proyectos que de acuerdo a su magnitud y/o
requerimientos del cliente precisa de una estructura organizacional especfica.
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3.14. Proyectos de Mediana y/o Larga Duracin.- Proyectos cuyo tipo de contrato
tengan una duracin prolongada (Proyectos de Mantenimiento).

4. REFERENCIAS.
- MP-PR-001 Elaboracin y Revisin de Propuestas
- MP-PR-002 Adjudicacin y Cierre de Proyecto

DA
- Procedimientos del Dpto. de Administracin, Sistemas y Contabilidad.
- Procedimientos del Dpto. de Almacenes.

A
- Procedimientos del Dpto. de Mantenimiento de Equipo.
- Procedimientos del Dpto. de Logstica.

OL
- Procedimientos del Dpto. de RRHH.
- Procedimientos del Dpto. de Operaciones.

5. RESPONSABILIDADES.
TR
N
Dpto. de Contabilidad
Elaboracin y Presentacin mensual a GPCC de los gastos generados dentro de
CO

un proyecto en ejecucin (desglosado por proyecto).

Elaboracin y Presentacin mensual a la GPCC de las facturaciones que han
ingresado a las cuentas de la empresa (discretizado por proyecto), y de las que se
O

encuentren en espera.
N

Dpto. de Planificacin, Control y Costos

IA

Elaboracin y Revisin de este procedimiento.

Realizar el seguimiento de los informes econmicos y fsicos a desarrollarse, para
su presentacin a Gerencia General.
P

Coordinar con la Gerencia de Operaciones, las reuniones de Arranque de

CO

Proyecto, as como el seguimiento a los proyectos en ejecucin.

Realizar la verificacin de los datos que le sean entregados, para luego realizar el
buen procesamiento y uso de estos datos, en los formularios del presente
procedimiento.

Dpto. de Calidad, Seguridad, Medio Ambiente y Salud

Realizar la entrega segn verificacin de los datos que le sean entregados, para
luego realizar el buen procesamiento y uso de estos datos, en los formularios del
presente procedimiento.

Dpto. de Compras y Logstica

Coordinar con la Gerencia de Operaciones, las reuniones de Arranque de
Proyecto, as como el seguimiento a los proyectos en ejecucin.
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Realizar la verificacin de los datos que le sean entregados, para luego realizar el
buen procesamiento y uso de estos datos, en los formularios del presente
procedimiento.

Dpto. de Operaciones
Revisar este procedimiento, para su buen entendimiento.

DA
Seleccionar los recursos (infraestructura, personal y equipo) necesarios, para el
buen desempeo de las actividades de este procedimiento.

A
Almacenero de Campo / Administrador de Campo
Seguir los lineamientos de procedimientos operativos de calidad para el

OL
almacenaje de los materiales tanto al momento de recibirlos y/o despacharlos.
Llevar el manejo de planillas y de la informacin generada en la Obra sobre

TR
Personal y Gastos Generados (Material, Consumibles para Equipos) y reportar de
manera continua a la GPCC hasta la finalizacin de las actividades del proyecto en
ejecucin.
N
En algunos proyectos especiales se podr contar con un almacenero para el manejo
CO

del almacn y as mismo con un administrador para la administracin del proyecto en

campo.

Dpto. de Mantenimiento y Equipo

O

Realizar el Reporte Diario de los equipos que se tienen en campo o que estn
N

siendo usados dentro de algn proyecto en ejecucin, respecto a su control de hrs-

trabajadas, consumo de combustible y operadores/conductores.
IA

Realizar el seguimiento y monitoreo respecto al mantenimiento y los gastos

generados respecto a su mantenimiento de los equipos tanto livianos y pesados cunado
P

estos estn relacionados con proyectos en ejecucin.

CO

Realizar la entrega de los datos requeridos por el Dpto. de Planificacin, Control y

Costos.

6. DESCRIPCION
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A DA
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TR
N
CO
O
N
IA

6.1 Al inicio de algn proyecto de mediana y/o larga duracin o proyecto especial, en la
P

reunin de arranque del Proyecto (formulario MP-PR-002-F-02) se definir el nombre

CO

del proyecto y su centro de costos (Carga Contable), luego la GPCC designara a

personal para realizar el seguimiento y control del proyecto.
Al inicio de cada proyecto se tendr registrado en un listado de Proyectos (MP-PR-003-
F-01) que se encuentran ejecutando, finalizados del ao en curso, para as tener un
entendimiento general de cmo se tiene que controlar el proyecto nuevo a iniciarse.
Esto estar bajo control del Ing. de Control de Proyectos.
El GPCC, comunicara a todos los encargados del proyecto y personas involucradas en
el mismo, sobre la persona que har el seguimiento y control del proyecto, para que
estn en contacto.

6.2 Se tendr una carpeta oficial del proyecto en la que estar todos los documentos
originales o copias que sean importantes para correcto desarrollo y ejecucin del
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proyecto. Esto estar bajo responsabilidad del Ing. de seguimiento y control del
proyecto. Estos documentos se tendrn tanto en fsico como digital.
Por el tipo de proyecto, la Gerencia de Operaciones a travs de un personal de
proyectos presentara un cronograma mensual de trabajo a la GPCC y debe ser
informado si dicho cronograma sufriese modificaciones. Esto para llevar a cabo un
correcto control del avance fsico y econmico.

DA
6.3 Almacenero Capacitado?

A
Si hay almacenero capacitado, es destinado al lugar de trabajo, iniciando sus funciones
de forma inmediata, llevando los registros necesarios en cuanto a personal, maquinaria y

OL
equipo, consumo de combustible y materiales, alimentacin, otros.
Si no hay almacenero capacitado la GPCC y/o el Dpto. de Logstica y Almacenes,

TR
realizara la capacitacin para que lleve a cabo los registros necesarios en cuanto a
personal, maquinaria y equipo, consumo de combustible y materiales, alimentacin,
otros. Ahora en caso de que no exista un almacenero disponible, se har la contratacin
N
de este.
CO

Contratacin de almacenero.
La contratacin del nuevo almacenero estar a cargo de la Gerencia de Operaciones a
O

travs del Dpto. de RRHH, quien a su vez puede apoyarse en el Superintendente y/o
N

Ingeniero de Obra, para la seleccin del personal ptimo.

IA

La GPCC y/o el Dpto. de Logstica y Almacenes, inducir y capacitara al almacenero

sobre el llenado, manejo de planillas y formularios para el control de la obra, adems
P

coordinara funciones con el jefe de Almacn en Base, segn los procedimientos y

formularios propios de la rea de Logstica / Almacenes. Toda habilitacin del personal
CO

nuevo contratado ante el cliente del proyecto ser gestionado por parte del Dpto. de
RRHH.

6.4 El Control de Proyecto se har mediante los datos (consumo de combustible diario en
obra, horas de trabajo diario tanto de maquinaria como de personal, gastos en
desayuno, almuerzo y cena, y otros gastos que se generen como insumos o materiales,
y otros) que se han recepcionados por parte del Ing. de seguimiento y control de
proyecto. La informacin ser entregada por los Dpto. de Administracin, Legal,
Contabilidad, Almacenes, Logstica, Equipo, Mantenimiento, RRHH y personal del
proyecto, los tiempos de entrega estar definida segn se haya estipulado en la reunin
de arranque de proyecto.
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Respecto al formulario MP-PR-003-F-02 este ser llenado con la informacin que se

tenga respecto a los registros de obra (registros operativos de calidad), la planificacin
se har con las cabezas de mando del proyecto tanto desde oficinas base Santa Cruz y
Campo lugar de ejecucin del proyecto.
Con toda esta informacin de actividades el Ing. de Seguimiento y Control de Proyecto
har el seguimiento de la obra y presentara al GPCC, para su respectiva revisin.

DA
6.5 En base a la informacin que maneje el Ing. de Seguimiento y Control del Proyecto,

A
realizara informes mensuales sobre los proyectos que se encuentran ejecutando, segn
el documento MP-PR-003-F-03. Luego esto ser presentado a las cabezas de mando

OL
del proyecto y al GPCC, para su respectivo anlisis y as ver cmo est avanzando el
proyecto y tomar decisiones y/o planificar la nueva manera de cmo encarar la obra.

TR
6.6 De la misma manera que en el punto 6.5 el Ing. de Seguimiento y Control del Proyecto,
realizara informes econmicos segn el formulario MP-PR-003-F-04. Luego esto ser
N
presentado primeramente a la GPCC para su respectiva revisin, y posteriormente ser
CO

enviado a la GO, GG y GCSMS, para su respectivo anlisis y as ver cmo est

avanzando el proyecto y tomar decisiones y/o planificar la nueva manera de cmo
encarar la obra. Estos sern presentados segn se ha decidido por el GPCC, que
O

comnmente sern generados mensualmente.

N

6.7 En caso que se tenga que ampliar el plazo de ejecucin del proyecto, se presentara al
GPCC como est quedando el proyecto antes en cuanto a cifras tcnicas y
IA

econmicas. Luego se coordinara con el GPCC, como ser la manera de hacerle

seguimiento a los trabajos ya sean nuevos o antiguos, dentro del proyecto.
P
CO

6.8 Al finalizar el proyecto el Ing. de Seguimiento y Control del Proyecto, realizara un

informe final, para lo cual se apoyara de los formularios de este procedimiento y otros
formularios del rea de proyectos. En el informe final se podr hacer relacin con otros
proyectos ejecutados. Este informe final deber ser presentado al GPCC dentro de los
31 das calendario, despus de haber cerrado el proyecto.

7. Control de registro

CODIGO TITULO DEL LUGAR ARCHIVO RESPONSABLE TIEMPO DE

FORMULARIO CUSTODIA CUSTODIA
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CONTROL DE PROYECTOS

MP-PR-003-F-01 Listado de Base: Mopetman- Ing. Control de 2 aos

Proyectos
Proyectos Santa Cruz. rea de
planificacin.
MP-PR-003-F-02 Reporte Diario de Base: Mopetman- Ing. Control de 2 aos
Santa Cruz. rea de Proyectos
Obra planificacin.

DA
MP-PR-003-F-03 Base: Mopetman- Ing. Control de 2 aos
Informe
Santa Cruz. rea de Proyectos
Semanal planificacin.

A
MP-PR-003-F-04 Base: Mopetman- Ing. Control de
Informe
Santa Cruz. rea de Proyectos

OL
Econmico planificacin.

TR
N
CO
O
N
P IA
CO