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1. Antecedentes histricos:
Con el propsito de ubicar como se ha ido enriqueciendo a travs del tiempo, es conveniente revisar las
contribuciones de los autores que han incidido de manera ms significativa a lo largo de la historia de la
administracin.
En el ao de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association sent las
bases para lo que l llam "auditora administrativa", la cual, en sus palabras, consista en "una
evaluacin de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable."
Ms adelante, en 1953, George R. Terry, en Principios de Administracin, seala que "La confrontacin
peridica de la planeacin, organizacin, ejecucin y control administrativos de una compaa, con lo
que podra llamar el prototipo de una operacin de xito, es el significado esencial de la auditora
administrativa."
Dos aos despus, en 1955, Harold Koontz y Ciryl ODonnell, tambin en sus Principios de
Administracin, proponen a la auto-auditora, como una tcnica de control del desempeo total, la cual
estara destinada a "evaluar la posicin de la empresa para determinar dnde se encuentra, hacia dnde
va con los programas presentes, cules deberan ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para
alcanzar estos objetivos."
El inters por esta tcnica llevan en 1958 a Alfred Klein y Nathan Grabinsky a preparar El Anlisis
Factorial, obra en cual abordan el estudio de "las causas de una baja productividad para establecer las
bases para mejorarla" a travs de un mtodo que identifica y cuantifica los factores y funciones que
intervienen en la operacin de una organizacin.
Transcurrido un ao, en 1959, ocurren dos hechos relevantes que contribuyen a la evolucin de la
auditora administrativa: 1) Vctor Lazzaro publica su libro de Sistemas y Procedimientos, en el cual
presenta la contribucin de William P. Leonard con el nombre de auditora administrativa y, 2) The
American Institute of Management, en el Manual of Excellence Managements integra un mtodo para
auditar empresas con y sin fines de lucro, tomando en cuenta su funcin, estructura, crecimiento,
polticas financieras, eficiencia operativa y evaluacin administrativa.
El atractivo por el tema se extiende al mbito acadmico y, en 1960, Alfonso Meja Fernndez, de la
Escuela Nacional de Comercio y Administracin de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico, en
su tesis profesional La Auditora de las Funciones de la Gerencia de las Empresas, realiza un recuento
de los aspectos estructurales y funcionales que el nivel gerencial de las empresas debe contemplar para
aplicar una auditora administrativa.
Para 1962, Roberto Macas Pineda, de la Escuela Superior de Comercio y Administracin del Instituto
Politcnico Nacional, dentro del programa de doctorado en ciencias administrativas, en la asignatura
Teora de la Administracin, destina un espacio para presentar un trabajo de auditora administrativa.
Por otra parte, en 1964, Manuel DAzaola S., de la Escuela Nacional de Comercio y Administracin de
la Universidad Nacional Autnoma de Mxico, en su tesis profesional La Revisin del Proceso
Administrativo, considera la necesidad de que las empresas analicen su comportamiento a partir de la
revisin de las funciones de direccin, financiamiento, personal, produccin, ventas y distribucin, as
como registro contable y estadstico.
A finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su libro Auditoria Administrativa, en donde define
el concepto, contenido e instrumentos para aplicar la auditora. Asimismo, precisa las diferencias entre
la auditora administrativa y la auditora financiera, y desarrolla los criterios para la integracin del
equipo de auditores en sus diferentes modalidades.
En 1966, Jos Antonio Fernndez Arena, presenta la primera versin de su texto La Auditoria
Administrativa, en la cual desarrolla un marco comparativo entre diferentes enfoques de la auditora
administrativa, presentando una propuesta a partir de su propia visin de la tcnica.
Ms adelante, en 1971, se generan dos nuevas contribuciones: Agustn Reyes Ponce, en Administracin
de Personal, dedica un apartado para tratar el tema, ofreciendo una visin general de la auditora
administrativa, en tanto que William P. Leonard publica Auditora Administrativa: Evaluacin de los
Mtodos y Eficiencia Administrativos, en donde incorpora los conceptos fundamentales y programas
para la ejecucin de la auditora administrativa.
Para 1977, se suman las aportaciones de dos autores en la materia. Patricia Diez de Bonilla en su
Manual de Casos Prcticos sobre Auditora Administrativa, propone aplicaciones viables de llevar a la
prctica y, Jorge lvarez Anguiano, en Apuntes de Auditora Administrativa incluye un marco
metodolgico que permite entender la auditora administrativa de manera por dems accesible.
En 1978, la Asociacin Nacional de Licenciados en Administracin, difunde el documento Auditora
Administrativa, el cual rene las normas para su implementacin en organizaciones pblicas y privadas.
Poco despus, en 1984, Robert J. Thierauf presenta Auditora Administrativa con Cuestionarios de
Trabajo, trabajo que introduce a la auditora administrativa y a la forma de aplicarla sobre una base de
preguntas para evaluar las reas funcionales, ambiente de trabajo y sistemas de informacin.
En 1988, la oficina de la Contralora General de los Estados Unidos de Norteamrica prepara las
Normas de Auditora Gubernamental, que son revisadas por la Contralora Mayor de Hacienda (entidad
de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico), las cuales contienen los lineamientos generales para la
ejecucin de auditoras en las oficinas pblicas.
Al iniciarse la dcada de los noventa, la Secretara de la Contralora General de la Federacin se dio a la
tarea de preparar y difundir normas, lineamientos, programas y marcos de actuacin para las
instituciones, trabajo que, en su situacin actual, como Secretara de Contralora y Desarrollo
Administrativo, contina ampliando y enriqueciendo.
2. Definiciones
Podemos definir a la auditora administrativa como el examen integral o parcial de una organizacin con
el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora.
Se define como:
Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institucin
o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control,
medios de operacin y empleo que d a sus recursos humanos y materiales.
Una auditora administrativa es la revisin analtica total o parcial de una organizacin con
el propsito de conocer su nivel de desempeo y perfilar oportunidades de mejora para
innovar valor y crear una ventaja competitiva sustentable
El aspecto distintivo de estos diversos usos del trmino, es que cada caso de auditora se lleva a cabo
segn el sentido que tiene esta auditora para la direccin superior. Otras definiciones de auditora
administrativa se han formulado en un contexto independiente de la direccin superior, a beneficio de
terceras partes.
La auditora administrativa involucra una revisin de los objetivos, planes y programas de la empresa,
su estructura orgnica y funciones, sus sistemas, procedimientos y controles, el personal y las
instalaciones de la empresa y el medio en que se desarrolla, en funcin de la eficiencia de operacin y el
ahorro en los costos.
La auditora administrativa puede ser llevada a cabo por el profesional en administracin de empresas y
otros profesionales capacitados, incluyendo al contador auditor preparado en disciplinas administrativas
o respaldadas por otros especialistas.
En las dos ltimas dcadas hubo enormes progresos en la tecnologa de la informacin, en la presente
dcada parece ser muy probable que habr una gran demanda de informacin respecto al desempeos de
los organismos sociales. la auditoria tradicional( financiera) se ha preocupado histricamente por
cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero.
Este servicio ha sido, y continua siendo de gran significado y valor para nuestras comunidades
industriales, comerciales y de servicios a fin de mantener la confinas en los informes financieros.
Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar y evaluar los
factores externos y internos de la empresa y ello debe hacerse de manera sistemtica, abarcando la
totalidad de la misma.
De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo
con la dinmica administrativa instituida por la organizacin.
De organizacin.- Determinan que su curso apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones
y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo.
De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organizacin est inmersa en un
proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes.
De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus
contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.
Evaluar el nivel de desempeo de los recursos de la empresa y los niveles de gestin funcional
en la organizacin.
Examinar los mtodos y procedimientos utilizados en el control y operaciones de la empresa en
las diversas reas, observando el grado de confiabilidad y eficacia.
Conocer el entorno o medio ambiente de la empresa, su interrelacin e interactuacin con sta.
Servir de base o plataforma para elaborar los planes empresariales (tcticos y estratgicos) que
pueden ser operativos y corporativos.
Base para buscar un mayor desarrollo organizacional a fin de elevar la cultura organizacional.
Determinar los problemas y las potencialidades de la empresa a fin de tomar medidas correctivas
o tomar acciones que permitan elevar el nivel de desempeo alcanzado.
Establecer planes empresariales adecuados.
Base fundamental para la toma de decisiones en la organizacin
Facilita una ayuda primordial a la direccin al evaluar de forma independiente los sistemas de
organizacin y de administracin.
Facilita una evaluacin global y objetiva de los problemas de la empresa, que generalmente
suelen ser interpretados de una manera parcial por los departamentos afectados.
Pone a disposicin de la direccin un profundo conocimiento de las operaciones de la empresa.
Contribuye eficazmente a verificacin de los datos contables y financieros.
evitar las actividades rutinarias y la inercia burocrtica que generalmente se desarrollan en las
grandes empresas.
Favorece la proteccin de los intereses y bienes de la empresa frente a terceros.
Proceso administrativo
Sector de actividad
mbito de operacin
Nmero de empleados
Relaciones de coordinacin
Desarrollo tecnolgico
Sistemas de comunicacin e informacin
Nivel de desempeo
Trato a clientes (internos y externos)
Entorno
Productos y/o servicios
Sistemas de calidad
9. Campo de Aplicacin
En cuanto a su campo, la auditora administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizacin,
sea sta pblica, privada o social.
En el Sector Pblico se emplea en funcin de la figura jurdica, atribuciones, mbito de operacin, nivel
de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de trabajo y lneas generales de estrategia.
En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica, objeto, tipo de estructura, elementos
de coordinacin y relacin comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes caractersticas:
1. Tamao de la empresa
2. Sector de actividad
3. Naturaleza de sus operaciones
2.- Organizacin.
a) Estudiar la estructura de la organizacin en el rea que se valora.
b) Comparar la estructura presente con la que aparece en la grfica de organizacin de la
empresa, (si es que la hay).
c) Asegurarse de si se concede o no una plena estimacin a los principios de una buena
organizacin, funcionamiento y departamentalizacin.
4.- Reglamentos.
Determinar si la compaa se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales y
federales.
6.- Controles.
Determinar si los mtodos de control son adecuados y eficaces.
7.- Operaciones.
Evaluar las operaciones con objeto de precisar qu aspectos necesitan de un mejor control,
comunicacin, coordinacin, a efecto de lograr mejores resultados.
8.- Personal.
Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicacin al trabajo en el rea sujeta a
evaluacin.
10.- Informe.
Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en l los remedios convenientes.
11. Clasificacin
1. Auditoria Externa
2. Auditoria Interna
1. Auditoria Externa
La auditora Externa es el examen crtico, sistemtico y detallado hecho por una persona o
firma independiente de capacidad profesional reconocidas, utilizando tcnicas determinadas
y con el objeto de emitir una opinin independiente sobre la forma como opera el sistema, el
control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento.
El dictamen u opinin independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez
a la informacin generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pblica, que
obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la informacin examinada.
La Auditora Externa examina y evala cualquiera de los sistemas de informacin de una
organizacin y emite una opinin independiente sobre los mismos, pero las empresas
generalmente requieren de la evaluacin de su sistema de informacin financiero en forma
independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual
tradicionalmente se ha asociado el trmino Auditora Externa a Auditora de Estados
Financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir
Auditora Externa del Sistema de Informacin Tributario, Auditora Externa del Sistema de
Informacin Administrativo, Auditora Externa del Sistema de Informacin Automtico etc.
La Auditora Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad, integridad y
autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella informacin producida
por los sistemas de la organizacin.
Una Auditora Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intencin de publicar el producto del
sistema de informacin examinado con el fin de acompaar al mismo una opinin
independiente que le d autenticidad y permita a los usuarios de dicha informacin tomar
decisiones confiando en las declaraciones del Auditor.
Una auditora debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional
reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinin imparcial y
profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditora, basndose en el hecho de que
su opinin ha de acompaar el informe presentado al trmino del examen y concediendo que
pueda expresarse una opinin basada en la veracidad de los documentos y de los estados
financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigacin.
Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se distingue por una
combinacin de un conocimiento completo de los principios y procedimientos contables, juicio
certero, estudios profesionales adecuados y una receptividad mental imparcial y razonable.
2. Auditora Interna
La auditora Interna es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin
de una unidad econmica, realizado por un profesional con vnculos laborales con la misma,
Las auditoras internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su
cargo la evaluacin permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa
en sugerir el mejoramiento de los mtodos y procedimientos de control interno que redunden
en una operacin ms eficiente y eficaz. Cuando la auditora est dirigida por Contadores
Pblicos profesionales independientes, la opinin de un experto desinteresado e imparcial
constituye una ventaja definida para la empresa y una garanta de proteccin para los
intereses de los accionistas, los acreedores y el Pblico.
La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno,
puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administracin, y
aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante
los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser
independiente, sino parecerlo para as obtener la confianza del Pblico.
La auditora interna es un servicio que reporta al ms alto nivel de la direccin de la
organizacin y tiene caractersticas de funcin asesora de control, por tanto no puede ni debe
tener autoridad de lnea sobre ningn funcionario de la empresa, a excepcin de los que
forman parte de la planta de la oficina de auditora interna, ni debe en modo alguno
involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su
funcin es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta direccin toma las medidas
necesarias para su mejor funcionamiento.
La auditora interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero
nunca en las operaciones y decisiones de la organizacin a la cual presta sus servicios, pues
como se dijo es una funcin asesora.
Las normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS) son los principios fundamentales
de auditora a los que deben enmarcarse su desempeo los auditores durante el proceso de la
auditoria. El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad del trabajo profesional del
auditor.
Las NAGAS tienen su origen en los boletines (Statement on Auditing Estndar-SAS) emitidos
por el comit de Auditora de Instituto Americano de Contadores pblicos de los estados
Unidos de Norteamrica en el ao 1948.
Estas normas por su carcter general se aplican a todo el proceso del examen y se relacionan
bsicamente con la conducta funcional del auditor como persona humana y regula los
requisitos y aptitudes que debe reunir para actuar como Auditor.
La auditoria debe ser efectuada por personal que tiene el entrenamiento tcnico y pericia como
auditor como se aprecia de esta norma, no solo basta ser contador Pblico para ejercer la
funcin de auditor, sino que adems se requiere tener entrenamiento tcnico adecuado y
pericia como auditor. Es decir adems de los conocimientos tcnicos obtenidos en la
universidad, se requiere de la aplicacin prctica en el campo de una buena direccin y
supervisin. Este adiestramiento, capacitacin y prctica constante forma la madurez del juicio
del auditor, a base de la experiencia acumulada en sus diferentes intervenciones,
encontrndose recin en condiciones de ejercer la auditoria como especialidad. Lo contrario
sera negar su propia existencia por cuanto no garantizar calidad profesional a los usuarios,
esto a pesar de que se multiplique las normas para regular su actuacin.
En todos los asuntos relacionados con la Auditoria, el auditor debe mantener independencia
de criterio. La independencia puede concebirse como la libertad profesional que le asiste al
auditor para expresar su opinin libre de presiones (polticas, religiosas, familiares, etc.) y
subjetividades (sentimientos personales e intereses de grupo).