Control de Cambios

Objetivo

Esta actividad tiene como objetivo el seguimiento del ciclo de vida de un

cambio, que comprende: la solicitud del cambio, la evaluacin, la
aprobacin o rechazo del mismo y la implementacin.

Descripcin

Cuando se requiere un cambio se deben seguir los siguientes pasos:

Solicitud del cambio:

Esta actividad la realiza la persona o el grupo de personas

interesadas en que se realice el cambio.

Consiste en avisar al Responsable de SCM que se est solicitando

un cambio y agregar en el documento de Gestin de Cambios la
siguiente informacin:

1. El nombre y versin del tem de configuracin sobre el cual

se solicita el cambio.
2. Nombre de la persona que da origen al cambio.
3. Fecha de la solicitud.
4. Indicador de urgencia del cambio.
5. La necesidad del cambio.
6. Descripcin del cambio solicitado.
7. Estado del cambio. (En este caso SOLICITADO)

Evaluacin del cambio:

El Responsable de SCM convoca al Comit de Control de Cambios

a una reunin en donde se discutir el impacto del cambio en el
proyecto, fundamentalmente en los recursos del proyecto y los
entregables. Al finalizar la evaluacin se cambiar en el documento
de Gestin de Cambios el estado del cambio a EVALUADO, y se
pondrn los comentarios de dicha evaluacin.

Aprobacin o Rechazo del cambio:

 Dada la evaluacin del cambio el Comit de Control de Cambios
realizar la aprobacin o rechazo del cambio solicitado. Se
actualizar en el documento de Gestin de Cambios el estado del
mismo a APROBADO o RECHAZADO.

Implementacin:

En el caso de que el cambio haya sido aprobado se realizar la

implementacin del mismo. Cuando haya sido implementado se
modificar en el documento de Gestin de Cambios el estado a
IMPLEMENTADO.

** Los cambios que deben ser controlados son aquellos que resultan de
gran impacto en el proyecto y no aquellos que son simplemente producto
de la evolucin del producto. Por ejemplo no se deben registrar cambios
en los Requerimientos si estamos en la Fase Inicial donde uno de los
objetivos principales es la Especificacin de Requerimientos, en cambio
si se debe registrar un cambio en los Requerimientos si estamos en la
Fase de Construccin y este cambio implica un cambio sustancial en el
producto.
CONTROL DE CAMBIOS
El control de cambios es una actividad paralela al
desarrollo del proyecto que responde a eventos que
surgen del mismo, sea por requerimientos propios
delusuario o por mejoras o correcciones detectadas
por el mismo equipo del proyecto.

Se describe de manera independiente de las dems

fases de la metodologa pues puede ser aplicada
indistintamente a proyectos en marcha o proyectos
yaimplementados, y porque es necesario resaltar su
importancia y no relegarla como una actividad
posterior al desarrollo, sino reconocerla como
una actividad que debe estar definida, presente y es
crtica desde el inicio delproyecto.

Esta actividad debe estar acordada con el cliente

como una de las primeras tareas de la metodologa.
Dado que los proyectos son hechos de manera
planeada, es necesario acordar con los clientes un
nivel de tarifas de antemano para evitar conflictos
entre partes.

A continuacin se detallan los pasos relacionados con

el Control de Cambios:
Solicitud de Cambio
El cliente deber solicitar formalmente el cambio
indicando la siguiente informacin en un documento:

Solicitante / Cargo
Fecha de solicitud
Nivel de urgencia del cambio
Importancia del cambio
Descripcin del cambio
Solicitud de Correccin
Ante el descubrimiento de un error o anomala, ste
deber ser reportado formalmente, describiendo la
siguiente informacin en un documento:
Reportante
Fecha de Reporte
Grado de importancia del proceso involucrado
Circunstancias que condujeron al error
Frecuencia del error
Priorizacin de Atencin
El Jefe del Proyecto registrar la solicitud y evaluar
el grado de urgencia e importancia, de acuerdo a la
realidad del proyecto en el instante de la solicitud y
la disponibilidad de recursos, asignando una fecha
para la evaluacin de la solicitud. El resultante ser
un documento, el cual contendr la siguiente
informacin:
 Nmero de solicitud
Solucin alterna
Nivel de urgencia
Nivel de importancia
Fecha de evaluacin
Tcnico asignado
Anlisis de Impacto
El Jefe del Proyecto deber hacer una proyeccin
sobre el impacto de implantar el cambio, para lo cual
debe completar la informacin especificando lo
siguiente:
Esfuerzos de implantacin requeridos
Horarios para implementar los cambios (si el
sistema est enproduccin)
Horarios de detenimiento del sistema (si est en
produccin)
Fecha posible de inicio
Fecha posible de trmino
Alteraciones en el cronograma general del
proyecto (si est endesarrollo)
Propuesta de Cambio
El Gerente har la evaluacin econmica y evaluar el
impacto en el cronograma general, determinando el
costo del cambio segn los recursos y tiempos
especificados.
Independientemente del costo a incurrirse, el Gerente
evaluar la aplicacin de un descuento parcial o total
sobre la tarifa por el cambio a efectuarse, de acuerdo
a la naturaleza del cambio y/o anomala.

Cualquiera sea la decisin del gerente, deber emitir

una propuesta de cambio al cliente, indicando todos
los pormenores al cliente, y determinar en caso de
existir un error, no se cotizar econmicamente el
cambio, pero se comunicar al cliente la evaluacin y
el impacto del mismo, como sustento de los posibles
cambios al cronograma y aplicativo. Esto dar lugar al
documento propuesta de cambio que contendr:
Solicitud de Cambio o Correccin
Anlisis de Impacto
Presupuesto de Implementacin
Propuesta
Aprobacin
El documento anterior deber ser firmado y aceptado
formalmente por el Lder usuario, o quien tenga poder
de decisin sobre los aspectos funcionales
y econmicos del proyecto. La aprobacin
deber consignar:
Fecha de Aprobacin Funcional
Nombre del aprobador funcional
 Firma del aprobador funcional
Fecha de aprobacin tcnica
Nombre del aprobador tcnico
Firma del aprobador tcnico
Actualizacin al Cronograma
El Jefe del Proyecto proceder con el documento de
propuesta de cambio, a modificar el cronograma
detallado de la fase vigente y el cronograma general
del proyecto,remitiendo una copia al Gerente del
Proyecto y otra copia al Lder usuario.