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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN SUPERIOR
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA
JOSE MARIA CARREO
ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
VI SEMESTRE
ii
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN SUPERIOR
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA
JOSE MARIA CARREO
ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
VI SEMESTRE
(Firma)
_______________________________
Ing. Omaira Alayn
C.I. 6.417.457
Tlf. 0424 - 1204216
iii
DEDICATORIA
Dios todo poderoso nos brinda el aliento con el que podemos levantarnos da
a da no dedicarle el fruto de su trabajo al darnos fuerzas para seguir produciendo
un trabajo de a cuentas gotas, que muchas veces nos hizo perder la cabeza y a pesar
de eso la f en dios nos tuvo all teniendo confianza de que todo saldra bien y tal
como hoy podramos finalizar una meta tan anhelada y que varas veces se hacia
inalcanzable.
Este trabajo tambin va a dedicado a aquellas personas que me mostraron la
maravilla de la creatividad, que muchas veces escondida tras los mas extraos
lugares aparece y luce radiante frente a nosotros en su esplendor.
A mis padres y hermano quienes soportaron mis cambios de humor constantes
por el stress que no se puede controlar pero en el que sucumbimos tras la
desesperacin de ver el tiempo correr y a veces tener las manos atadas, pero al final
las manos estn liberadas para escribir cada vez mas una nueva historia.
Y finalmente, y no menos importante a todas aquellas personas, compaeros y
tutor por brindarme su ayuda en el logro de esta meta.
Laura Antas
iv
DEDICATORIA
Mis padres por ser el rbol de amplias ramas que me han permitido
descansar, sembrar, florecer y sostener mis frutos bajo su sombra y por estar all
cuando ms lo necesit. Adems, por ser quienes con dedicacin y sacrificios se
esforzaron por inculcarme valores y principios que aunque algunos no me gustaban,
ahora me doy cuenta lo grande que puedo llegar a ser gracias a ellos, por pasar
noches sin dormir cuando me enfermaba, o cuando necesitaba hacer trabajos
escolares y por demostrarme su amor y apoyo incondicional cuando ms lo
necesitaba. No hay palabras que expresen lo eternamente agradecida que estoy por
ustedes, los amo mucho.
A todos aquellos que de una u otra forma me ayudaron a lograr mis metas.
Nebrus Nerlandia
v
AGRADECIMIENTO
Dios que nos gui hacia la lucha de seguir la luz de la fe y de terminar juntas
esta meta tan importante en nuestra vida.
A la Profesora Del Valle Reyes, que con su gran fuente de sabidura y nobleza
humana nos colaboro en la formacin acadmica.
El Profesor Nelson Mavares, quien con su carcter tan amable nos ilumin
muchas ideas en donde estbamos un poco desconcertadas pero con sus
conocimientos nos dio gua.
vi
INDICE GENERAL
Pp.
PORTADA i
PAGINA DEL TITULO ii
APROBACIN DEL TUTOR iii
DEDICATORIAS iv
AGRADECIMIENTOS vi
INDICE GENERAL vii
LISTA DE CUADROS viii
LISTA DE GRFICOS x
RESUMEN xi
INTRODUCCION 1
CAPITULO I: EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema 3
Objetivos de la Investigacin 6
Objetivo General 6
Objetivos Especficos 6
Justificacin 6
Alcances y Limitaciones 7
CAPITULO II: MARCO TEORICO
Conceptualizacin de la Organizacin 8
Antecedentes de la Investigacin 10
Bases Tericas 11
Bases legales de la Investigacin 24
Definicin de Trminos Bsicos 27
Operacionalizacin de las Variables 30
CAPITULO III: MARCO METODOLOGICO 31
Tipo de Investigacin 31
Diseo de la Investigacin 32
Poblacin y Muestra 32
vii
Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de datos 33
Validez y confiabilidad de los instrumentos 34
Procedimientos de Anlisis de Resultados 36
CAPITULO IV: ANLISIS Y PRESENTACIN DE RESULTADOS 37
CAPITULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 52
Bibliografas 54
Anexos 58
LISTA DE CUADROS
Cuadro N Pp.
1 Operacionalizacin de las variables 30
2 Poblacin y Muestra 33
3 Juicio de Expertos 35
4 Confiabilidad del Instrumento 35
5 Pregunta N 1. Conoce usted la visin de la empresa Grupo 38
Etchevers & Ramos, C.A.?
6 Pregunta N 2. Conoce usted la misin de la Casa de la 39
empresa Grupo Etchevers & Ramos, C.A.?
7 Pregunta N 3. Se identifican usted con el rea administrativa 40
de la empresa?
8 Pregunta N 4. Es para usted importante el rea 41
administrativa de la empresa?
9 Pregunta N 5. Considera usted que el proceso 42
administrativo de la empresa es organizado?
10 Pregunta N 6. Cree usted que el rea administrativa es un 43
lugar donde se lleva a cabo la planeacin y las tareas
adecuadas en la facturacin?
11 Pregunta N 7. Considera que son adecuadas las tomas de 44
decisiones en el momento de realizar las cobranzas en el
departamento administrativo?
12 Pregunta N 8. Considera usted que es importante tomar en 45
cuenta los registros y las notas de debito en el cobro de
factura?
13 Pregunta N 9. Considera que se lleva de manera eficiente el 46
procedimiento que se realiza actualmente en los pagos de las
facturas?
14 Pregunta N 10. Se presentan problemas con los proveedores 47
al momento de realizar los cobros relacionados con las
obligaciones contradas por la empresa?
15 Pregunta N 11. Considera usted que en el momento de 48
viii
emitir el cobro de la factura a los proveedores a travs de un
sistema automatizado aportar de manera efectiva un
procedimiento administrativo mas eficaz?
16 Pregunta N 12. Se lleva un registro contable de los recibos 49
que son emitidos por concepto de pagos efectuados por la
empresa?
17 Pregunta N 13. Considera usted que se debe realizar una 50
revisin y anlisis de los procedimientos administrativos
utilizados en el momento de registrar las cuentas por pagar?
18 Pregunta N 14. Considera usted que se debe actualizar de 51
manera sistemtica el procedimiento administrativo que se
desarrolla para el control de facturacin de la empresa?
19 Cronograma de Actividades (Grficas de Gantt) 66
ix
LISTA DE GRAFICOS
Grfico N Pp.
1 Organigrama de la Organizacin. 9
2 Visin de la empresa Etchevers y Ramos, C.A 38
3 Misin de la empresa Etchevers y Ramos, C.A 33
4 Identificacin con el rea administrativa de la empresa. 40
5 Importancia del rea administrativa de la empresa 41
6 Organizacin del proceso administrativo de la empresa. 42
7 rea administrativa donde se lleva a cabo la planeacin y las 43
tareas de facturacin.
8 Tomas de decisiones para realizar las cobranzas en el 44
departamento administrativo.
9 Registros y las notas de debito en el cobro de factura. 45
10 Procedimiento que se realiza actualmente en los pagos de las 46
facturas.
11 Problemas con los proveedores al momento de realizar los 47
cobros relacionados con las obligaciones contradas por la
empresa.
12 Emisin de cobro de la factura a los proveedores a travs de un 48
sistema automatizado.
13 Registro contable de los recibos que son emitidos por concepto 49
de pagos efectuados por la empresa.
14 Revisin y anlisis de los procedimientos administrativos 50
utilizados en el momento de registrar las cuentas por pagar.
15 Actualizacin de manera sistemtica del procedimiento 51
administrativo que se desarrolla para el control de facturacin de
la empresa.
x
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN SUPERIOR
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA
JOSE MARIA CARREO
ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
VI SEMESTRE
RESUMEN
xi
permita a la organizacin emitir el cobro de la factura a los proveedores de una
manera ms rpida y con eficiencia.
xii
INTRODUCCIN
1
construcciones de edificios, casa y locales comerciales e industriales, demoliciones de
viviendas, construcciones de carreteras, puentes, drenajes, movimientos de tierra,
urbanismos, deforestaciones, celebracin de toda clase de contratos con empresas
pblicas y privadas, y adems presta servicios profesionales de consulta, asesora,
asistencia tcnica y tecnologa al sector pblico y privado, as como tambin fuente
generadora de empleo en la localidad.
Cabe considerar, que la misma presenta una estructura organizativa que le permite
utilizar los procesos administrativos, con los principios bsicos que facilita dirigir la
organizacin con suficiente informacin de medios productivos, en los cuales se debe
considerar el conocimiento que engloba el desarrollo requerido para el empresario, en
donde se debe planificar de acuerdo a la realidad empresarial, generando la necesidad
de fondos, no solo para financiar la inversin adicional requerida, sino tambin para
atender la mayor operatividad del negocio.
Ahora bien, es necesario manifestar que se debe tomar en cuanta la aplicacin
moderna de las finanzas, la cual obliga al empresario buscar asesoras para el control
de las finanzas y as obtener ganancias en el proceso de inversin. Evidentemente,
para el anlisis eficiente de las finanzas es necesario considerar un control efectivo en
el proceso de facturacin. En vista de lo anteriormente sealado, en la investigacin
bajo estudio se pretendi Analizar los Procedimiento Administrativo que se llevan a
cabo para el Control del Proceso de Facturacin de la Empresa Grupo Etchevers &
Ramos, C.A Ubicada en el Municipio General Rafael Urdaneta del Estado
Bolivariano de Miranda
Por ltimo, cabe sealar que el Proyecto de Investigacin est estructurado en V
Captulos. El Captulo I Planteamiento del Problema, los objetivos; general y
especficos, justificacin, alcances y limitaciones. El Captulo II Marco Terico,
comprende la conceptualizacin de la organizacin y de la investigacin, bases
tericas, bases legales y definicin de trminos bsicos. El Captulo III Marco
Metodolgico, tipo y diseo de la investigacin, poblacin y muestra, tcnicas e
instrumentos de recoleccin de datos, valides y confiabilidad de los instrumentos, y
los procedimientos de anlisis de los resultados. El Captulo IV Anlisis y
2
Presentacin de Resultados. Capitulo V Conclusiones y Recomendaciones,
Referencias Bibliogrficas y por ltimo los anexos.
CAPITULO I
El PROBLEMA
Existen una diversidad de factores que estn presente a nivel nacional en los
procedimientos administrativos que se llevan a cabo en los controles de facturacin al
desempear tareas especficas, que forman parte de lineamientos que se aplican
dentro de una estructura organizativa.
Segn Terry, F. (2005) define Los procedimientos administrativos son una serie
de tareas relacionadas, que forman la secuencia establecida en ejecutar el trabajo que
se va a desempear (p. 32). Por lo tanto, es importante destacar, que
independientemente de la actividad que se realice, estar siempre relacionado con el
trabajo que se desarrolla en una empresa.
En tal sentido, es importante resaltar que las actividades econmicas son el
resultado de gestiones financieras, cuyo efectivo es el medio de pago de las
obligaciones contradas, en donde las empresas deben disponer de patrimonios que
les permita en un momento determinado cumplir con los deberes adquiridos, por
consiguiente la carencia de tal disponibilidad produce morosidad,.
Ahora bien, tomando en cuanta lo anteriormente sealado, se debe disponer de
procedimientos administrativos que garantice la eficacia empresarial, debido a que
hay que mantener los fondos de capital, que respondan de forma inmediata
transformaciones de bienes que contribuyan al buen funcionamiento dentro de la
empresa, los cuales permitir conservar valores de inversin dinmica, acumulados
hasta el momento que se requiera. Sucede pues que, en todos los estudios de situacin
3
financiera las organizaciones deben garantizar potencial financiero que permita
reponer los activos y renovar los pasivos.
De igual manera, se desprenden procedimientos administrativos que se emplean
en todos y cada unos de las actividades que permiten crear, mantener y proyectar la
organizacin de un rea determinada, la cual va directamente relacionada con la
accin humana, en donde se requiere la actuacin de especialistas los cuales utilizan
tcnicas para guiar los pasos en el desarrollo de funciones, como lo manifiesta
Londoo, C. (2005)
4
los recursos humanos adoptar la demanda del crecimiento actual, las mismas
conforman la base sobre la cual opera una empresa que aspira un desarrollo rentable,
colaborando paralelamente con las mejoras del medio ambiente y las comunidades,
debido a que se han presentado inconvenientes en el departamento de facturacin
correspondientes a un sistema de pago de facturas por concepto de suministros de
productos, que se ve afectado en el rendimiento econmico de la empresa.
Por consiguiente, esta realidad no escapa del Estado Bolivariano de Miranda, muy
especficamente en el Municipio General Rafael Urdaneta en donde opera la Empresa
Grupo Etchevers & Ramos, C.A., la cual se dedica a las construcciones de obras
civiles tales como; levantamientos topogrficos, reacondicionamiento, reparaciones y
construcciones de edificios, casa y locales comerciales e industriales, demoliciones de
viviendas, construcciones de carreteras, puentes, drenajes, movimientos de tierra,
urbanismos, deforestaciones, celebracin de toda clase de contratos con empresas
publicas y privadas, y adems presta servicios profesionales de consulta, asesora,
asistencia tcnica y tecnologa al sector pblico y privado, as como tambin fuente
generadora de empleo en la localidad.
Por las razones antes expuestas, se hace necesario el Anlisis del Procedimiento
Administrativo para el Control del Proceso de Facturacin de la Grupo Etchevers &
Ramos, C.A Ubicada en el Municipio General Rafael Urdaneta del Estado
Bolivariano de Miranda, con la finalidad de considerar de qu manera se lleva a cabo
el proceso de cobro de factura de los proveedores, los cuales son registrados en los
recibos que son emitidos por conceptos de pagos efectuados que se desarrollan de
manera manual y posteriormente son cargados en el Sistema Profits, en donde existe
retardo en el proceso de emisin de factura por llevar a cabo dobles tareas en el
momento de hacer entregas a los proveedores, trayendo como consecuencia fallas en
el proceso administrativo, evidencindose un impacto negativo en el control de
facturacin el cual no se desarrolla segn lo establecido por la empresa.
Tomando en cuanta lo anteriormente sealado, se plantean las siguientes
interrogantes:
5
Cul ser el Procedimiento Administrativo para el Control del Proceso de
Facturacin que utiliza la Empresa Grupo Etchevers & Ramos, C.A Ubicada en el
Municipio Urdaneta del Estado Bolivariano de Miranda?
Se podrn identificar los tipos de formatos que son aplicados en el
Procedimiento Administrativo para el Control del Proceso de Facturacin de la
Empresa Grupo Etchevers & Ramos, C.A Ubicada en el Municipio Urdaneta del
Estado Bolivariano de Miranda?
Ser factible determinar las acciones que conduzcan al cumplimiento de los
procesos administrativos acordes para el control de facturacin, que permita el
manejo eficiente de la Empresa Grupo Etchevers & Ramos, C.A. Ubicada en el
Municipio Urdaneta del Estado Bolivariano de Miranda?
Objetivos de la Investigacin
Objetivo General:
Analizar los Procedimiento Administrativo para el Control del Proceso de
Facturacin de la Empresa Grupo Etchevers & Ramos, C.A Ubicada en el Municipio
Urdaneta del Estado Bolivariano de Miranda
Objetivos Especficos:
1. Diagnosticar el Procedimiento Administrativo para el Control del Proceso de
Facturacin que utiliza la Empresa Grupo Etchevers & Ramos, C.A Ubicada en el
Municipio Urdaneta del Estado Bolivariano de Miranda.
2. Indicar los tipos de formatos que son aplicados en el Procedimiento
Administrativo para el Control del Proceso de Facturacin de la Empresa Grupo
Etchevers & Ramos, C.A Ubicada en el Municipio Urdaneta del Estado Bolivariano
de Miranda.
3. Determinar la factibilidad de acciones que conduzcan al cumplimiento de los
procesos administrativos acordes para el control de facturacin, que permita el
6
manejo eficiente de la Empresa Grupo Etchevers & Ramos, C.A Ubicada en el
Municipio Urdaneta del Estado Bolivariano de Miranda.
Justificacin
7
Limitaciones
No se observaron ningn tipo de limitaciones en el trabajo de investigacin, el
cual se llev a cabo sobre el Control del Proceso de Facturacin de la Empresa. Sin
embargo, se evidenci la ausencia de base de datos pertinentes al control de
facturacin de aos anteriores, que dificult el desarrollo del trabajo bajo estudio.
CAPTULO II
MARCO TERICO
Conceptualizacin de la Organizacin
La empresa Grupo Etchevers & Ramos .C.A nace el 19 de Julio del ao 2006,
inicindose con sus accionistas y directores, con la construccin de 80 apartamentos
en el Conjunto Residencial Asistencial Charleville, ubicado en la Urb. Jardines de
Santa Rosa frente al Centro Comercial Charleville, Ca Edo. Miranda.
Posteriormente, para principio del mes de junio del ao 2007 comenz con la
construccin de 166 town- house en el Urbanismo Parque Residencial Villa Falcn,
Sector Norte, ubicada en la Av. Monseor Pelln Antigua Hacienda Villa Falcn, Ca.
Edo Miranda y a finales del mes de Noviembre del mismo ao, la Construccin de
152 Town-House en la Urbanizacin Parque Residencial Villa Falcn Terraza.
Luego, a partir del mes de agosto del ao 2008 se encuentra desarrollando la
Construccin de 168 Town- House en el Urbanismo Parque Residencial Villa Falcn,
Sector Sur, Ubicada en la misma direccin antes sealada.
Actividad Econmica
La empresa Grupo Etchevers & Ramos .C.A tiene por objeto la realizacin de
obras de ingeniera, en general, tales como; levantamientos topogrficos,
8
reacondicionamientos, reparaciones y construccin de edificios, casa y locales
comerciales e industriales y construccin de vivienda, construccin de carreteras,
puentes, drenaje, movimientos de tierra, urbanismos, deforestaciones, celebracin de
toda clase de contratos, con empresas pblicas y privadas.
Razn Social
La empresa Grupo Etchevers & Ramos .C.A tiene como domicilio principal en la
Prolongacin Av. Monseor Pelln. Parque Residencial Villa Falcn Parcela R-1,
Ca, Edo Miranda, siendo su Nmero de Registro de Informacin Fiscal (RIF)
J- 31607247-9 y Numero de Identificacin Tributaria (NIT) 0589174860.
Misin
Construir y proporcionar un desarrollo habitacional social y econmico, donde se
une la innovacin, calidad, personal calificado y trabajo en equipo, para satisfacer las
necesidades de las familias tanto en la religin como en otras localidades del pas.
Visin
Ser una de las compaas lderes dentro del sector de la construccin, reconocida
por la capacidad, calidad, cumplimiento y financiamiento econmico slido.
9
Grafico 1
Estructura Organizacional del Grupo Etchevers y Ramos, C.A.
Fuente: Autoras (2011)
Antecedentes de la Investigacin
10
guardan relacin con este tema, a fin de poder contar con una base documental que
fundamente los datos a obtener.
Alquerque, N., Acosta, G., Sarmiento, C. (2007), realizaron una investigacin
titulada Anlisis del Proceso Administrativo Desarrollado Actualmente para
Controlar las Cuentas por Pagar en Industrias FAACA C.A. Ubicada en Ca Estado
Miranda presentada en el Instituto Universitario de Tecnologa Jos Mara
Carreo, cuyo objetivo general fue analizar el proceso administrativo desarrollado
en las cuentas por pagar de la industria FAACA C.A., esta investigacin fue bajo el
esquema de proyectos factibles, apoyado en un diseo de campo y base documental,
como conclusin, se obtuvo que existen deficiencias en la metodologa del
procedimiento administrativo para controlar las cuentas por pagar, es por ello que se
recomienda alternativas para actualizar el sistema administrativo en el pago de los
proveedores.
La relacin de est investigacin con la que es objeto de estudio, radica en que
ambas hacen referencia al anlisis del procedimiento administrativo y en la emisin y
control de cuentas.
Hernndez, A., Prez, N. (2007), realizaron una investigacin titulada Anlisis
de Procedimientos Contables para Realizar Actividades Administrativas en el
Departamento de Tesorera de la Fundacin Hospital Ortopdico Infantil Caracas
Distrito Capital, esta investigacin persegua analizar los procedimientos contables
que realiza el departamento de tesorera en las actividades administrativas de la
Fundacin Hospital Ortopdico Infantil, el tipo de la investigacin, era bajo un diseo
de campo y documental, de tipo descriptiva. Como conclusin, obtuvieron que el
Departamento de tesorera de dicho hospital, no posee un buen funcionamiento en las
funciones y procesos administrativos, por lo tanto requieren de una capacitacin que
les permita mejorar su desenvolvimiento dentro del departamento, para lograr una
mayor eficiencia en sus labores.
El antecedente referido, guarda relacin con esta investigacin, por ser la
facturacin un proceso administrativo contable, que debe manejar todo departamento
de tesorera dentro de una organizacin o empresa.
11
Coronado, E., Hernndez, J., Sivira, M. (2007) realizaron una investigacin
denominada Estudio Diagnstico del Procedimiento Administrativo para el Cobro de
Prestaciones Sociales del Personal Adscrito a la Sede del Ministerio de la Defensa,
para optar al ttulo de Licenciado en Administracin de Recursos Humanos y
Financieros en la UNERS, cuyo objetivo general, fue elaborar un diagnostico del
procedimiento administrativo para el cobro de prestaciones sociales del personal
adscrito a la sede del Ministerio de Defensa. La investigacin fue de tipo descriptiva
bajo un estudio de campo, obteniendo como conclusin que es evidente la necesidad
que tiene la sede del Ministerio de la Defensa de aplicar estrategias o lineamientos de
contingencia, que cubra todas las debilidades detectadas en el procedimiento
administrativo, evitando as tramites engorrosos de manera que los egresados logren
cobrar sus prestaciones sociales al menor tiempo posible.
El estudio mencionado anteriormente, guarda relacin con esta investigacin, por
tratarse de un procedimiento administrativo destinado a la cobranza, que es necesario
aplicar eficientemente en las empresas, para el cumplimiento de los objetivos en lo
que respecta a dicho procedimiento.
Bases Tericas
Empresa
Es una organizacin que desarrolla actividades relacionadas con factores de
produccin, cuyo objetivo fundamental es ofrecer bienes y servicios al mercado, por
consiguiente se dedica a trasformar materia prima y productos semi elaborados en
12
bienes finales, mediante la utilizacin de factores productivos (trabajo y capital), y
ejerce sus derechos sobre los bienes que produce.
En virtud de lo anteriormente expuesto, Goxens A. (2006) seala:
Toda empresa engloba una amplia gama de personas e intereses ligados
entre s mediante relaciones contractuales que reflejan una promesa de
colaboracin. Desde esta perspectiva, la figura del empresario aparece como
una pieza bsica, pues es, el elemento conciliador de los distintos intereses.
(p.7).
Organizacin
El ser humano ha logrado una solucin agrupndose y uniendo esfuerzos
voluntarios, para as conseguir un objetivo nico, lo cual tiene su mxima expresin
en lo que hoy se conoce como organizacin, al respecto existe diversidad de puntos
de vista con respecto a los conceptos de organizacin.
Segn Melinkoff, R. (2004), seala que la organizacin es ordenar los
esfuerzos y crear la estructura adecuada de acuerdo a los objetivos de una unidad
administrativa, al crear una estructura adecuada. (p 11).
Se puede resumir, que las organizaciones son un medio para el logro de los
objetivos, mediante la combinacin de elementos, grupo de miembros, divisin de
trabajo, polticas, procedimientos, autoridad, comunicacin, para lograr la eficiencia
en forma integrada. De all que toda organizacin para que se desarrolle de la mejor
manera depender de que se cumplan los procesos correspondientes.
Por otra parte, Chiavenato (2000), define la organizacin como la creacin de
una estructura, la cual determine las jerarquas necesarias y agrupacin de
actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo
social (p.48). El autor anteriormente mencionado, plantea que con un buen personal
13
cualquier organizacin funciona, es por esto que es conveniente mantener cierto
grado de imprecisin en la organizacin, pues de esta manera la gente se ve obligada
a colaborar para poder realizar sus tareas, cooperando entre s para trabajar ms
efectivamente en grupo.
Administracin
La administracin constituye una actividad importante en una sociedad pluralista,
que se basa en las actividades de cooperacin que el hombre desarrolla en las
organizaciones, esta busca alcanzar los mejores resultados, utilizando la capacidad de
las personas. Por ende, la terminologa administracin, se traduce en actividades cuyo
objetivo es mantener y proyectar la organizacin mediante la accin humana.
En tal sentido, Garza, G. (1999), indica que La administracin se relaciona con
tareas continuas que implican mltiples procesos: fijacin de objetivos, toma de
decisiones, negociacin, solucin de problemas, creatividad, motivacin, etc. La
administracin necesita de una estructura que represente la estabilidad, continuidad y
seguridad. (p.3). Asegura tambin, que es necesaria en cualquier organizacin,
debido a que es indispensable para cualquier tipo de empresa. (p.6).
Por su parte Chiavenato (2000), considera que La palabra administracin,
significa cumplimiento de una funcin bajo el mando de otro o prestacin de un
servicio a otro (p.8).
Esto quiere decir, que la administracin consiste en dirigir los recursos materiales
y humanos, hacia los objetivos comunes para lograr el xito de cualquier
organizacin, puesto que sin ella no es posible que una empresa alcance sus metas
establecidas para los cuales fue creada.
Fases de la Administracin
Planeacin: Implica evaluar el futuro y tomar previsiones en funcin de l.
Unidad, continuidad, flexibilidad y valoracin son los aspectos principales de un buen
plan de accin.
14
Organizacin: Proporciona todos los elementos necesarios para el
funcionamiento de la empresa, puede dividirse en material y social.
Direccin: Pone en marcha la organizacin. Su objetivo es alcanzar el mximo
rendimiento de los empleados, de acuerdo con los aspectos generales.
Coordinacin: Armoniza todas las actividades de una empresa para facilitar el
trabajo y los resultados. Sincroniza recursos y actividades en proporciones adecuadas
y ajusta los medios a los fines.
Control: Verifica si todas las etapas marchan de conformidad con el plan trazado,
las instrucciones dadas y los principios establecidos. Su objetivo es identificar las
debilidades y los errores para rectificarlos y evitar que se repitan. As pues, en el
desarrollo del presente trabajo, est relacionado con esta ultima fase de la
administracin, puesto que a travs del anlisis del procedimiento administrativo
permitir conocer el control del proceso de facturacin que lleva a cabo actualmente
la Empresa Etchevers y Ramos, C.A. ubicada en el Municipio Urdaneta del Estado
Bolivariano de Miranda.
Proceso Administrativo
Son una serie de funciones que consisten en la planeacin, organizacin,
direccin y control de las tareas del administrador, las cuales por separado son
funciones y unidas forman el proceso administrativo.
Segn Galindo, M. y Martnez, G. (2000), consideran que Los procesos
administrativos, permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades
rutinarias y especificas. (p.99).
Por otra parte Chiavenato (2000), seala que El proceso administrativo es
dinmico slo cuando el concepto de funcin se aborda desde esta perspectiva.
(p.318).
Es por esto, que las diversas funciones del administrador conforman el proceso
administrativo y estas se deben tomar como una totalidad para poder lograr los
objetivos planteados en las organizaciones empresariales.
15
Procedimiento Administrativo
Munich G. (2005) menciona que los procedimientos administrativos son el
conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la
administracin y se interrelacionan, formando un proceso integral (p. 342).
Por lo tanto, el mismo autor considera que el procedimiento administrativo se da
en dos fase una mecnica y una dinmica, en donde la primera trata las cosas que se
van a realizar en la empresa en la cual se efectan planes, programas, presupuestos y
otros, as como tambin la organizacin de cmo se van a llevar a cabo, considerando
los organigramas, recursos y funciones. Por otro lado, en la dinmica se toma en
cuenta la direccin la cual se encarga de vigilar que se realicen las tareas, para ello
cuenta con la supervisin, liderazgo, comunicacin y motivacin, encontrndose por
ltimo el control, el cual est encargado de decir que se hizo, como se hizo y compara
estudio.
16
Interdisciplinariedad: La administracin es afn a todas aquellas ciencias y
tcnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo, y Flexibilidad: Los principios
administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se
aplican. La rigidez en la administracin es inoperante. (Ob. Cit. p.318).
17
b) Proporciona una metodologa en las decisiones. No slo explica lo que se va a
hacer, sino cmo y por qu debe hacerse.
c) Considera la posible evolucin de los problemas y nos prepara sus cambios.
d) Combate la subjetividad. No da oportunidad a los yo creo, recurre a los
hechos para argumentar las reglas de conducta.
e) Genera una mentalidad de resultados. Obliga a eliminar excusas, pretextos,
disculpas y otras.
f) Induce a logro de objetivos, ya que establece lo que debe hacerse en el corto,
mediano y largo plazo.
g) Reconoce la existencia de individuos, grupos formales, informales y no
formales.
h) Construye a la conducta de secuencias lgicas de los proyectos de trabajo,
auspiciando la coherencia interna de las actividades administrativas.
i) Construye la precisin y la diferencia en la bsqueda tanto de la eficacia como
de la eficiencia.
j) Combate el empirismo, la intuicin, la improvisacin y la decisin
presipitada.
Desventajas:
a) Es difcil concebir que el proceso administrativo tenga desventajas, no
obstante, si no es ejecutado por personas capacitadas, sus beneficios pueden
revertirse.
b) Requiere un profundo conocimiento de teoras, mtodos y tcnicas que
representan un gasto muy alto.
c) Crea organizaciones demasiado estructuradas, obstaculizando el cambio
constante que se demanda en la actualidad.
d) Condiciona a las personas y a los procesos a funcionar de determinadas
maneras, aun cuando se demuestre su inoperancia.
e) Desarrolla lderes con ideas obsoletas.
f) No es la panacea para resolver todos los problemas administrativos. La gente
es renuente a la disciplina, a la sistematizacin, al control, entre otras cosas.
18
Contabilidad
Es un proceso mediante el cual se identifica, mide, registra y comunica la
informacin econmica de una organizacin o empresa, con el fin de que personas
interesadas puedan evaluar la situacin de la entidad. La tenedura de libros, se refiere
a la elaboracin de los registros contables por lo que es la que permite obtener los
datos ajustados a dichos principios contables, utilizados para evaluar la situacin y
obtener la informacin financiera relevante de una entidad. Tomando en cuenta lo
anteriormente sealado al respecto Chiavenato (2006) indica que:
Cuando se lleva a cabo una contabilidad personal se suele utilizar un
sistema simple mediante el cual se van registrando las cantidades de los
gastos en columna. Este sistema refleja la fecha de la transaccin, su
naturaleza y la cantidad desembolsada. Sin embargo, cuando se lleva a cabo
la contabilidad de una organizacin se utiliza un sistema de doble entrada:
cada transaccin se registra el doble impacto que tiene sobre la posicin
financiera de la empresa y sobre los resultados que esta obtiene. (pag. 48).
19
Sistema Contable
Es el mecanismo que define la organizacin para controlar los diferentes
movimientos relacionados con la contabilidad, al respecto segn Catacora, F. (2004)
define: es un conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan
por ciertas atribuciones identificables que se relacionan entre si y que funcionan para
lograr un objetivo comn. (p. 25). Al respecto se comenta, que el sistema es un
conjunto de elementos que funcionan de manera ordenada, relacionndose entre si y
que tiene como resultado el objetivo comn, lo que tambin s un conjunto de
elementos que funcionan de manera combinada y organizada, teniendo como
resultado un mayor rendimiento.
Un sistema contable efectivo proporciona informacin para tres claros fines
propsitos.
1. Informacin interna para la administracin, usada en la planeacin y control
de operaciones rutinarias.
2. Informe interno para la administracin, usada en la planeacin estratgica,
esto es, en la toma de decisiones especiales y en la formulacin de polticas
generales y planes de largo plazo.
3. Informacin externa para accionistas, gobiernos y otras entidades externas.
20
De lo planteado anteriormente, cabe destacar que la etapa de recordatorio debe
empezar tan pronto como se establece la deuda. Durante esta etapa, mediante las
cuentas por pagar debe comunicarse con los proveedores, con la finalidad de resolver
cualquier expectativa que est presente con la deuda, antes del vencimiento de los
compromisos. Mientras ms pronto se haga el recordatorio, ms posibilidades habrn
de resolver a tiempo dicha inquietud.
En esta cita el autor expresa que, las cuentas por pagar dentro del proceso de
facturacin producen un archivo de cuentas no pagadas para liquidar todo el
documento que se registre, salvo aquellas que se deben archivar hasta que venza el
plazo.
Control
Es considerado dentro del proceso administrativo, como una actividad que se
ajusta a las planificadas, con la finalidad de conducir a las metas propuestas, en este
contexto Polimeri (2001) considera que:
21
Para realizar un control, sabemos que es necesario conocer sobre lo que
queremos ejrcelos, es decir, cuales son los objetivos a alcanzar. El control
de gestin completa a la empresa en su totalidad, aplicando una serie de
instrumentos necesarios para conseguir eficacia y eficiencia en cada una de
las actividades que la empresa realice. (p.154).
22
la correccin y confiabilidad de los datos adems de promover la eficiencia
operacional y adhesin a las polticas establecidas por la administracin.
Caractersticas de la Facturacin
Las ventas deben estar controladas por un proceso de emisin de factura, donde
se refleje este procedimiento, el cual es necesario que sea asentado para un control
efectivo de produccin, de cortes de produccin, gastos, entre otros servicios que
tenga la organizacin.
Al respecto Pyler, W. (2004), considera que la facturacin es un proceso de
emisin de factura o efectos comerciales, cantidad o suma total cargada al cliente, por
una agencia de publicidad, incluye cortes de produccin, gastos y otros servicios
(p.58).
En este sentido, el proceso de facturacin que lleva la empresa Grupo Etchevers
& Ramos .C.A es mediante formatos preestablecidos por la organizacin, en donde
se utiliza un proceso de emisin reflejando las actividades realizadas, dejando de
manera explcita los datos de los artculos que son comprados o vendidos, cuyas
facturas son elaboradas manualmente por el vendedor o proveedor.
Factura
Meigs & Meigs (2005), define la factura como:
Relacin por memorizado de las mercancas que se compran o se venden.
Muestra las cantidades, precios y condiciones del crdito. Sirve como base
para el asiento en los registros contables del vendedor y del comprador,
puesto que evidencia la transferencia de la propiedad de las mercancas.
(p.207).
23
Por lo tanto, se destaca la necesidad de asentar en los registros contables todas las
actividades realizadas en el proceso de facturacin, dejando de manera explcita y
concreta los datos de todos los artculos que son comprados o vendidos, la cual es
elaborada por el vendedor o proveedor.
Tipos de Factura
Las facturas son un listado detallado de los artculos comprados o vendidos, es
elaborada por el vendedor o proveedor, para el cual constituye una factura de venta,
ahora bien sin embargo cuando es recibida por el comprador o adquiriente se
transforma en factura de compra.
En tal sentido, los autores Meigs & Meigs (2005), indican que las facturas de
venta son aquellas en las cuales se refleja de manera detallada los artculos vendidos,
y las facturas de compra son en las que se muestra los artculos comprados por el
proveedor (p. 207).
Sistema Profit
24
El Sistema Profit representa una nueva era en Sistemas de Informacin Integral,
puesto que es uno de los primeros y de hecho pocos sistemas empresariales diseados
y construidos enteramente para operar bajo ambiente Windows. Adems, ofrece
capacidades para una adaptacin sin precedentes y una arquitectura abierta nica,
desarrollada con herramientas estndar de la industria, incluyendo Visual Studio de
Microsoft, y tecnologa SQL Server 2005 como base de datos que permiten que el
sistema se pueda extender e integrar fcilmente con aplicaciones particulares de la
empresa. Este diseo proporciona a los usuarios la mxima flexibilidad, eficiencia,
confiabilidad y desempeo.
Cabe sealar, que este Sistema Profit permite que el usuario ahorre tiempo e
incrementa su productividad al tener la posibilidad de activar simultneamente
mltiples aplicaciones del Sistema de Gestin Empresarial Profit Plus, y dentro de
este poder trabajar con todas las funcionalidades del Sistema Operativo. Tambin se
pueden transferir los datos libremente a travs de ellas, permitiendo utilizar todo el
poder de los sistemas Microsoft.
Adems, con este programa se obtiene un sistema de informacin para toda la
empresa, que proporciona caractersticas tan avanzadas como: Procesamiento de
transacciones a alta velocidad e integridad de datos, Seguridad definida por el
usuario, Escalabilidad del Sistema, Flexibilidad Modular. Disponible:
http://www.miprofit.com/pages/profit_plus.aspx (Consulta: 2011, Marzo 20).
Bases Legales
25
Artculo 112: Todas las personas pueden dedicarse libremente a la
actividad econmica de su referencia sin mas limitaciones que la previstas
en esta constitucin y las que establezcan las leyes.
Articulo 114: El ilcito econmico, la especulacin, el acaparamiento, la
usura, la cartelizacin y otros delitos conexos sern penados severamente
de acuerdo con la ley.
En relacin a lo antes citado se desprende, que todas las personas naturales que
hacen vida en este pas tienen la potestad de organizarse para formar su propi
empresa con la finalidad de desarrollar actividades econmicas libremente.
Cdigo de Comercio (1995) seala que:
Articulo 32: Todo comerciante e debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la
cual comprender obligatoriamente el libro de diario, el libro mayor y el libro de
inventarios.
El articulo en referencia, indica la necesidad del registro de la contabilidad el
cual, guarda estrecha relacin en la investigacin bajo estudio debido a que la misma
hace referencia al proceso de facturacin.
Artculo 33: expresa que:
El libro diario y el libro de inventario no pueden colocarse en uso sin que
hayan sido previamente presentados al tribunal o registrador mercantil, en
los lugares donde los haya, o al juez ordinario de mayor categora en la
localidad, donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el
primer folio de cada libro nota de lo que este tuviere, fechado y firmado
por el juez y su secretario o por el registrador mercantil. Se estamparn en
todas las dems hojas el sello de la oficina.
26
Prrafo 3: Las asociaciones, corporaciones y fundaciones licitas de carcter privado.
La personalidad la adquirirn con la protocolizacin de su acta constitutiva en la
oficina subalterna de la regin del departamento o distrito en que hayan sido creadas,
donde se archivaran un ejemplar autentico de sus estatutos. El acta constitutiva
expresa: el nombre, domicilio, objeto de la asociacin, corporacin y fundacin, y la
forma en que ser administrada y dirigida.
Se protocolizaran igualmente, dentro del trmino de quince (15) das, cualquier
cambio en su estatuto.
Los artculos anteriormente sealados del Cdigo Civil de Venezuela, sealan
claramente que todo ciudadano esta en el derecho de organizarse con la finalidad de
lograr su bienestar econmico.
Reglamento de la Ley de Impuesto sobre la renta (2003) establece lo siguiente:
Artculo 7: estn sometidas al rgimen impositivo previsto en esta ley: Literal e): Las
Asociaciones, Fundaciones, Corporaciones y dems entidades jurdicas o econmicas
no citadas en los literales anteriores.
Artculo 10: las compaas annimas y sus asimiladas, las asociaciones o
corporaciones extranjeras, cualquiera que sea la forma que revistan, y las personas
jurdicas y dems entidades econmicas a las que se refiere el literal e) del articulo 7
de la ley.
Las fundaciones y asociaciones sin fines de lucros que no estn calificadas como
exentas de conformidad con lo establecido en el prrafo nico del articulo 14 de la
ley y pagaran con base a lo establecido.
Artculo 14: estn exentos de impuesto:
Numeral 3: Las instituciones benficas y de asistencia social, siempre que sus
requerimientos se hayan obtenido como medio para lograr los fines antes sealados,
que en ningn caso, distribuyan ganancias, benfica de cualquier naturaleza o parte
alguna de su patrimonio a sus fundadores, asociados o miembros y que no realicen
pagos a titulo de reparto de utilidades o de su patrimonio.
27
Tomando en cuanta los artculos sealados, cabe destacar que las asociaciones
pueden funcionar libremente siempre y cuando se rijan en conformidad con el marco
legal expresado en esta ley.
28
Eficiencia: capacidad de minimizar el uso de recursos para alcanzar los objetivos de
la organizacin en menor tiempo. (Stoner James, A.F., y Wankel Charles. 1989; p 49)
Empresa: Cualquier iniciativa comercial que implique riesgos. Institucin
caracterizada por la organizacin de los factores econmicos de la produccin.
(Stoner James, A.F., y Wankel Charles. 2000; p 75).
Estructura Organizacional: Es una estrategia que garantiza el buen desempeo de
las organizaciones e instituciones. (Las autoras, 2010).
Factura: Documento de cargo de mercanca, suministros o por servicios realizados.
(Pyle W, Kermit D, 2000; p 128).
Facturacin: Proceso de emisin de facturas o efectos comerciales. (Pyle W, Kermit
D, 2000; p 128).
Notas de Debito: Es todo sistema especifico para registrar, emitir y aplicar las notas
de crdito que puedan generarse por diferentes en precios o por cualquier otra razn
que se establezca. (Melinkoff, R. (2004); p.90)
Objetivos: Son los puntos hacia los cuales las empresas en caminan sus energas y
recursos. Si la organizacin es un medio de lograr fines mediante la capacidad de los
individuos, los objetivos son metas colectivas que representan aspectos socialmente
significantes. (Chiavenato, I. 2000; p 274).
Organizacin: Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas, formado
por dos o mas personas, cuya cooperacin recproca es esencial para la existencia de
aquella. (Chiavenato, I. 2000; p 334).
Pagos: Controla los datos y registros en relacin en la cobranza de clientes, entre
otros, permite imprimir los registros de la cobranza, los registros digitados de la
informacin de clientes hasta que se aplica la cobranza, en este punto se verifica que
la suma de los importantes cobros sea igual al reporte de la factura. (Ramrez, P.
2001; p.104).
Planeacin: proceso por el cual se obtiene una visin del futuro, en donde es posible
lograr y determinar los objetivos, mediante la eleccin de un curso de accin. (Curso
Bsico de Administracin y Finanzas 2005: p. 158).
29
Procesos: es un conjunto de actividades o eventos, que se realizan o suceden con un
determinado fin. Este trmino tiene significados diferentes segn la rama de la ciencia
o la tcnica en que se utilice. (Hernndez y Otros. 2004; p 58)
Procedimiento: Plan permanente de pautas detallas para manejar las acciones de la
organizacin que se llevan a cabo en forma regular. (Stoner James, A.F., y Wankel
Charles. 2000; p 185).
30
Cuadro N 1: Operacionalizacin de Variables
Objetivo General: Proponer el diseo de una campaa publicitaria que mejore las ventas en la compaa Vveres los Grandes
del Tuy c.a. Ubicada en el municipio Urdaneta, Cua- Edo Miranda.
Objetivos Especficos Variable Concepto de Dimensiones Indicadores Tcnicas e tem.
Variable Instrumentos
Diagnosticar la situacin actual La realidad de las - Misin. 1
de las ventas en la compaa Situacin de ventas - Visin. 2
Vveres los Grandes del Tuy c.a. Ventas actualmente en la Situacin - Planeacin. Encuesta 3
compaa. actual - Control. y 4
- Organizacin. Cuestionario. 5
- Tareas. 6
- Cobranzas. 7
11
13
Determinar el tipo de diseo que El proceso de . - Estrategias 8
se requiere para la campaa decisin para la - Mercado 9
publicitaria de la compaa de Tipos de eleccin de un Tipos de - Ventas Encuesta 10
Viveres los Grandes del Tuy Diseos enfoque, as como Diseos - Tareas y 11
c.a.. la de los Cuestionario. 12
procedimientos
para realizar la
estrategia
Plantear el diseo de la - Estrategias 8
estrategia publicitaria para la Proceso de - Mercado 9
mejora de las ventas en la Estrategia emisin de Estrategia - Eventos y Encuesta 10
compaa de Vivieres los publicitaria factura o efectos publicitaria Promociones y 11
Grandes del Tuy c.a. comerciales Cuestionario. 12
cargada al cliente 13
14
30
Fuente: Autores (2011).
31
CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
Tipo de Investigacin
31
para determinar los rasgos especficos que la caracterizan. Por encontrarse, en el
segundo nivel de conocimiento ya que es descriptiva.
Segn Arias, F. (2004) La investigacin descriptiva consiste en la
caracterizacin de un hecho, fenmeno o grupo con el fin de establecer su estructura
o comportamiento (p. 48).
Es por esto, que el estudio se ajusto a la investigacin de tipo descriptiva,
encontrndose en el segundo nivel de conocimiento, debido a que se analizaron los
Procedimiento Administrativo que se llevan a cabo para el Control del Proceso de
Facturacin de la Empresa Grupo Etchevers & Ramos, C.A. Ubicada en el
Municipio General Rafael Urdaneta del Estado Bolivariano de Miranda.
Diseo de la Investigacin
El diseo de la investigacin fue de campo, ya que segn Sabino (2002), dice que
El objeto del diseo de la investigacin es proporcionar un modelo de verificacin
que permita contrastar hechos con teoras, y su forma es la de una estrategia o plan
general que determina las operaciones necesarias para hacerlo (p.63).
El presente estudio fue de campo porque la informacin o datos es primaria,
puesto que se recoge desde el lugar donde ocurren los hechos, tiene apoyo
documental, debido a que las investigadoras han consultado varias bibliografas o
autores para hacer mas imparciales a la hora de recabar la informacin que
contribuir al logro de los objetivos planteados.
Poblacin y Muestra
Balestrini (2000), define la poblacin como todas las unidades de importancia
para la investigacin que se seleccionan en referencia a la naturaleza de un problema,
para generalizar hasta ella los datos recolectados (p.63). Por tanto, la poblacin
objeto de estudio que se utiliz en esta investigacin estuvo conformada por todo el
personal (8) que labora en el departamento de administracin de la empresa Grupo
Etchevers & Ramos, C.A. Ubicada en el Municipio General Rafael Urdaneta del
Estado Bolivariano de Miranda.
32
Por otra parte, la muestra se precisa como el subconjunto de la poblacin. De tal
forma que para los fines del estudio se consideraron a todos los miembros del rea
administrativa de la empresa Grupo Etchevers & Ramos, C.A Ubicada en el
Municipio General Rafael Urdaneta del Estado Bolivariano de Miranda.
En tal sentido, la poblacin y muestra estuvo por ocho (8) personas que forman
parte del rea administrativa, encontrndose dos (2) administradores, dos (2) de
cobranza, uno (1) en contabilidad, dos (2) de facturacin y uno (1) de tesorera,
aportando un cien por ciento (100%) de la muestra bajo estudio por considerarse
finita debido a que en este caso la poblacin es igual a la muestra, en donde es
perfectamente cuantificable.
Cuadro N 2: Poblacin y Muestra.
33
porque la encuesta no establece un dialogo con el entrevistado y el grado de intencin
es menor. Los instrumentos propios de la tcnica de encuestas son el cuestionario, la
escala, la prueba de conocimientos y los test.
Como instrumentos, se aplic el cuestionarios que segn la UPEL (2008), es la
modalidad de encuesta que se realiza de forma escrita mediante un instrumento o
formato en papel contentivo (p.15), el cuestionario que se aplic a los empleados del
departamento de administracin, permiti recaudar conocimientos que existen en
torno al Anlisis de los Procedimiento Administrativo que se llevan a cabo para el
Control del Proceso de Facturacin de la Empresa Grupo Etchevers & Ramos, C.A
Ubicada en el Municipio General Rafael Urdaneta del Estado Bolivariano de
Miranda.
En relacin a sus estructuras los instrumentos se ajustaron como se describen a
continuacin: 1 cuestionario dirigido a los empleados que conforman el rea
administrativa de la empresa, para diagnosticar el procedimiento que utilizan para el
control de la facturacin. Es importante sealar, que los cuestionarios se disearon en
funcin de las variables e indicadores que conformaron los objetivos de la
investigacin. Estos instrumentos se ajustaron en preguntas cerradas con un (Si) y
(No).
Validez
Balestrini (2001), seala en relacin a la validez de un instrumento lo siguiente:
La validez se refiere al grado con que los instrumentos de medicin utilizados en
cualquier investigacin sean eficaces para medir lo que se desea (p.420). En tal
sentido, los instrumentos que se aplicaron fueron validados por el juicio de expertos,
conformado por tres especialistas, tanto en metodologa como en el rea de la
especialidad, los cuales emitieron, un juicio en relacin a la coherencia y pertinencia
de los objetivos desarrollados en el cuadro de Operacionalizacin de variables,
adems se tom en cuanta en el cuestionario su redaccin, organizacin y pertinencia
de los tems. Una vez validado el instrumento, la informacin fue reflejada en el
cuadro de juicio de experto que se presenta a continuacin:
34
Cuadro N 3: Juicios de Expertos
Expertos Observaciones u opiniones
Especialista 1 Refiri mejorar en redaccin de tems 6 y 10.
Especialista 2 Manifest estar de acuerdo con la redaccin,
cantidad de preguntas y pertinencias del tema.
Especialista 3 Indico la suficiencia en cantidad de pregunta.
Fuente: Autoras 2011.
Confiabilidad
La confiabilidad segn Hurtado (2000), se refiere al grado en que la
aplicacin repetida del instrumento a las mismas unidades de estudios, en idnticas
condiciones, produce iguales resultados, dado que el evento medido no ha
cambiado (p.420). En tal sentido, se tom en cuanta el coeficiente de
confiabilidad Test Retest, que segn Hernndez, Fernndez y Batista (2003), lo
definen como el mtodo de instrumento de medida aplicado dos o mas veces a un
mismo grupo de personas, despus de cierto periodo. Si la correlacin entre los
resultados, en las diferentes aplicaciones es positiva el instrumento se considera
confiable. (p.24).
Po lo tanto, la confiabilidad del instrumento, se realiz mediante una prueba
piloto, la cual se aplic en personas con caractersticas similares.
Cuadro N 4: Confiabilidad del Instrumento
tems Concordancia Discrepancia Total
1 1 0 1
2 1 0 1
3* 1 0 1
4 1 0 1
5 1 0 1
6 1 1 0
7 1 0 1
8 1 0 1
9 1 0 1
10 1 1 0
11 1 0 1
12 1 0 1
13 1 0 1
14 1 0 1
Total 14 2 12
Fuente: Autoras 2011
35
En tal sentido, estos valores se aplicaron a la frmula del coeficiente de
confiabilidad (ver aplicacin de la formula), lo que demuestra que el instrumento es
confiable, por aportar un resultado mayor del 80% que exige el mtodo para cumplir
con el requisito de confiabilidad, apoyada en la ecuacin matemtica Test Rtest que
se indica a continuacin:
Formula del Test Rtest Cc = Concordancia Discrepancia x 100%
Total
Leyenda:
Cc = Coeficiente de confianza.
C = Respuestas concordantes.
D = Respuestas discordantes.
T = Total respuestas comparadas.
Resultado: Cc = 14 2 = 12 x 1.200 = 86%
14 14
36
CAPTULO IV
37
Pregunta N 1. Conoce usted la visin de la empresa Grupo Etchevers % Ramos,
C.A.?
Anlisis: Analizndose los resultados obtenidos por las encuestas, se observo que en
su totalidad los sujetos bajo estudio manifestaron que s conocen la visin de la
organizacin, en donde consideran la empresa una compaa lder dentro del sector de
la construccin, reconocida por la capacidad, calidad, cumplimiento y financiamiento
econmico slido.
38
Pregunta N 2. Conoce usted la misin de la empresa Grupo Etchevers %
Ramos, C.A.?
39
Pregunta N 3. Se identifica usted con el rea administrativa de la empresa?
40
Pregunta N 4. Es para usted importante el rea administrativa de la empresa?
Anlisis: Los resultados obtenidos por las encuestas, indicaron que en su totalidad
con un 100%, que es de vital importancia el rea administrativa de la empresa, debido
a que es en ella donde se realizan todas aquellas operaciones relacionadas con el
proceso administrativo los cuales representan una herramienta necesaria para la
gestin adecuada de cualquier empresa. En tal sentido, Garza, G. (1999), considera
que el rea administrativa es necesaria en cualquier organizacin, debido a que es
indispensable para cualquier tipo de empresa. (p.6).
41
Pregunta N 5. Considera usted que el proceso administrativo de la empresa es
organizado?
42
Pregunta N 6. Cree usted que el rea administrativa es un lugar donde se lleva a
cabo la planeacin y las tareas adecuadas en la facturacin?
Anlisis: Las respuestas indicaron que en su totalidad con un 100% se manifest que
si se ha llevado a cabo en el rea administrativa de la empresa la planeacin y las
tareas de facturacin correspondientes a los pagos de proveedores. De lo que se
desprende, que si se maneja el proceso administrativo, sin embargo no est totalmente
automatizado. En donde segn lo citado en el Curso Bsico de Administracin y
Finanzas (2005) sostienen que la planeacin es un proceso por el cual se obtiene
una visin del futuro, en donde es posible lograr y determinar los objetivos, mediante
la eleccin de un curso de accin (p. 158).
43
Pregunta N 7. Considera que son adecuadas las tomas de decisiones en el
momento de realizar las cobranzas en el departamento administrativo?
44
ha podido realizar de forma eficaz, indicando este resultado que no existe ninguna
problemtica. En tal sentido, solo un 23% manifiesta lo contrario. Donde, Ramrez, P.
(2001) indica que cobranza es la accin ejercida por el acreedor a un tercero, para
la exaccin o recoleccin de las deudas (p. 79).
45
Anlisis: Las respuesta justificadas por la organizacin, indicaron que el 100% de
los sujetos bajo estudio afirman que s se llevan a cabo los registros y las notas de
dbito en el cobro de la factura. Considerndose la factura segn Pyle W, Kermit D,
(1987) como el Documento de cargo de mercanca, suministros o por servicios
realizados a un proveedor o comprador (p 128).
46
No 0 0
Total 8 100%
Fuente: Autoras (2011)
Grfico 10
Procedimiento que se realiza actualmente en los pagos de las facturas.
47
No 7 87%
Total 8 100%
Fuente: Autoras (2011)
Grfico 11
Problemas con los proveedores al momento de realizar los cobros relacionados con
las obligaciones contradas por la empresa.
48
Alternativa Frecuencia Porcentaje
Si 8 100%
No 0 0
Total 8 100%
Fuente: Autoras (2011)
Grfico 12
Emisin de cobro de la factura a los proveedores a travs de un sistema automatizado.
Anlisis: Los resultados obtenidos por las encuestas, plantearn que en su totalidad
con un 100%, los miembros del departamento de administracin consideraron que
empleando un sistema automatizado en el momento de emitir el cobro de la factura a
los proveedores, aportar de manera efectiva un procedimiento administrativo ms
eficaz. Permitiendo de esta manera, realizar de una manera ms rpida y segura el
proceso de facturacin de la organizacin. Segn Stoner James, A.F., y Wankel
Charles (2000) eficiencia es la capacidad de minimizar el uso de recursos para
alcanzar los objetivos de la organizacin en un menor tiempo (p 49).
49
Pregunta N 12. Se lleva un registro contable de los recibos que son emitidos por
concepto de pagos efectuados por la empresa?
Cuadro 16
Alternativa Frecuencia Porcentaje
Si 8 100%
No 0 0
Total 8 100%
Fuente: Autoras (2011)
Grfico 13
Registro contable de los recibos que son emitidos por concepto de pagos
efectuados por la empresa.
50
resultado indica que no existe ninguna problemtica en los registros contables que
lleva la organizacin para controlar los pagos efectuados por la misma. En tal sentido,
Goxens, A. (2006) afirma que el registro contable es el proceso mediante el cual
se identifica, mide, registra y comunica la informacin econmica de una
organizacin o empresa (p. 85).
Pregunta N 13. Considera usted que se debe realizar una revisin y anlisis de
los procedimientos administrativos utilizados en el momento de registrar las cuentas
por pagar?
Cuadro 17
Alternativa Frecuencia Porcentaje
Si 8 100%
No 0 0
Total 8 100%
Fuente: Autoras (2011)
Grfico 14
Revisin y anlisis de los procedimientos administrativos utilizados en el
momento de registrar las cuentas por pagar.
51
Anlisis: El 100% de los encuestados consideraron que dicha organizacin
debe realizar una revisin y anlisis de los procedimientos administrativos utilizados
en el momento de registrar las cuentas por pagar. Puesto que, es necesario
automatizar el proceso de facturacin que permita dar una respuesta ms rpida a los
proveedores. Ramrez, P. (2001) considera que las cuentas por pagar son los
controles que se realizan mediante registros de datos relacionados con las cobranza de
clientes... (p.104).
Pregunta N 14. Considera usted que se debe actualizar de manera sistemtica el
procedimiento administrativo que se desarrolla para el control de facturacin de la
empresa?
Cuadro 18
Alternativa Frecuencia Porcentaje
Si 8 100%
52
No 0 0
Total 8 100%
Fuente: Autoras (2011)
Grfico 15
Actualizacin de manera sistemtica del procedimiento administrativo que se
desarrolla para el control de facturacin de la empresa.
53
CAPTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
A continuacin se presentan las principales conclusiones de la investigacin, que
contribuyen a una visin global en torno a los principales hallazgos y resultados del
trabajo, as como de los objetivos que fueron planteados.
En primer lugar, es importante resaltar que el objeto bajo estudio estuvo dirigido
en el anlisis de los procedimientos administrativos que se llevan a cabo para el
control del proceso de facturacin de la empresa Etchevers y Ramos, C.A. ubicada en
el Municipio Urdaneta del Estado Bolivariano de Miranda. En donde, se pudo
constatar un impacto negativo debido a que se percibe que el control del proceso de
facturacin no se desarrolla segn lo establecido en los procedimientos
administrativos requeridos por la empresa, los cuales se realizan de manera manual y
posterior son cargados al Sistema Profis. Trayendo como consecuencia, retardo al
momento de emitir las facturas a los proveedores.
Las influencias adversas, sealadas anteriormente tambin son producto quizs de
los tipos de formatos que son aplicados en el procedimiento administrativo para el
control del proceso de facturacin que actualmente lleva la empresa, donde se utiliza
un proceso de emisin en el cual se refleja las actividades realizada, dejando de
manera explcita los datos de los artculos que son comprados o vendidos, elaboradas
manualmente por el vendedor o proveedor.
En otro orden de ideas, se identificaron las necesidades de factibilidad de acciones
que conduzcan al cumplimiento de los procesos administrativos acordes para el
control de facturacin, que permita el manejo eficiente de la organizacin en donde se
54
debe actualizar de manera sistemtica el procedimiento administrativo, para que se
desarrolle de forma eficaz el control de facturacin de la empresa.
Recomendaciones
El desarrollo de este trabajo evidenci diferentes fallas que afecta el
procedimiento administrativo en el control del proceso de facturacin de la empresa
Etchevers y Ramos, C.A. objeto de estudio. A continuacin se enuncian un conjunto
de sugerencias para superar las irregularidades detectadas.
Mejorar el proceso de organizacin que permita lograr una visin integral
compartida entre todos los miembros del departamento administrativo. Que
contribuya, a un mejor rendimiento laboral el cual se traduce en xito de la empresa.
Realizar una revisin y anlisis de los procedimientos administrativos utilizados
en el momento de registrar las cuentas por pagar. Puesto que, es necesario
automatizar el proceso de facturacin que permita dar una respuesta ms rpida a los
proveedores, sin que esto conlleve a un retraso al momento de emitir la factura.
Actualizar de manera sistemtica el procedimiento administrativo para el control
de facturacin, a fin de que la Empresa Etchevers y Ramos, C.A. cuente con un
sistema computarizado rpido y eficiente, en el momento de generar el
procedimiento administrativo que se llevan a cabo para el control del proceso de
facturacin
Tambin, es importante que la gerencia de administracin desarrolle la
planificacin de actividades para ejecutar la facturacin de los proveedores,
permitiendo de esta forma mantener informacin real de los mismos y hacer la
comparacin con la base de datos en el sistema, una vez que se haya puesto en
prctica el mismo.
Finalmente, es relevante resaltar la necesidad de poner en prctica un sistema total
automatizado en el proceso de facturacin y adiestrar al personal en todo lo
concerniente a los sistemas automatizados, que le permitan realizar sus actividades de
una manera eficaz y eficiente, y as contribuir con el logro de las metas planteadas en
el rea administrativa de la empresa.
55
BIBLIOGRAFA
56
Coronado, E., Hernndez, J., Sivira, M. (2007) Estudio Diagnstico del
Procedimiento Administrativo para el Cobro de Prestaciones Sociales del
Personal Adscrito a la Sede del Ministerio de la Defensa. Trabajo de Grado.
Instituto Universitario de Tecnologa Jos Mara Carreo: Ca Estado Miranda.
57
http://www.miprofit.com/pages/profit_plus.aspx (Pg. Web en Lnea) (Consulta:
2011, Marzo 20).
Meigs & Meigs (2005) Contabilidad la base para decisiones gerenciales. Mxico:
Editorial Mc Graw Hill.
58
Pyle (2004). Principios fundamentales de contabilidad. Mxico: Compaa
editorial continental S.A.
59
Anexos
60
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN SUPERIOR
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA
JOSE MARIA CARREO
ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
VI SEMESTRE
Estimado Ciudadano
61
Atentamente.-
Laura Antas y Neubrus Nerlandia
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN SUPERIOR
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA
JOSE MARIA CARREO
ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
VI SEMESTRE
SI NO
rea Administrativa de la Empresa Grupo Etchevers & Ramos, C.A.
1. Conoce usted la visin de la empresa Etchevers y Ramos, C.A.?
2. Conoce usted la misin de la Casa de la Etchevers y Ramos, C.A.?
3. Se identifican usted con el rea administrativa de la empresa?
4. Es para usted importante el rea administrativa de la empresa?
5. Considera usted que el proceso administrativo de la empresa es organizado?
6. Cree usted que el rea administrativa es un lugar donde se lleva a cabo la
planeacin y las tareas adecuadas en la facturacin?
7. Considera que son adecuadas las tomas de decisiones en el momento de realizar
las cobranzas en el departamento administrativo?
8. Considera usted que es importante tomar en cuenta los registros y las notas de
debito en el cobro de factura?
9. Considera que se lleva de manera eficiente el procedimiento que se realiza
actualmente en los pagos de las facturas?
10. Se presentan problemas con los proveedores al momento de realizar los cobros
relacionados con las obligaciones contradas por la empresa?
11. Considera usted que en el momento de emitir el cobro de la factura a los
proveedores a travs de un sistema automatizado aportar de manera efectiva un
62
procedimiento administrativo mas eficaz?
12. Se lleva un registro contable de los recibos que son emitidos por concepto de
pagos efectuados por la empresa?
13. Considera usted que se debe realizar una revisin y anlisis de los
procedimientos administrativos utilizados en el momento de registrar las cuentas por
pagar?
14. Considera usted que se debe actualizar de manera sistemtica el procedimiento
administrativo que se desarrolla para el control de facturacin de la empresa?
63
JOSE MARIA CARREO
ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
VI SEMESTRE
VALIDACIN DE EXPERTOS
Por la presente hago constar que he ledo las preguntas de la encuesta, presentadas
por las Ciudadanas: Laura Antas C.I. 18588421 y Neubrus Nerlandia C.I.19684659,
el instrumento antes presentado tiene como finalidad darle respuestas a las
interrogantes planteadas en su Trabajo Especial de Grado, y de esta forma optar al
grado de Tcnico Superior Universitario en Administracin de Empresas.
Firma
__________________________
Validado por:
C.I.
64
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA
JOSE MARIA CARREO
ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
VI SEMESTRE
Ciudadano:
Presente.-
65
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN SUPERIOR
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA
JOSE MARIA CARREO
ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
VI SEMESTRE
CUESTIONARIO
66
Yo, __________________________________________________, certifico
que el presente cuestionario correspondiente al Trabajo de Investigacin titulado
ANLISIS DE LOS PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO QUE SE
LLEVAN A CABO PARA EL CONTROL DEL PROCESO DE FACTURACIN
DE LA EMPRESA GRUPO ETCHEVERS & RAMOS, C.A. UBICADA EN EL
MUNICIPIO URDANETA DEL ESTADO BOLIVARIANO DE MIRANDA,
satisface las necesidades requeridas en cuanto a la pertinencia, redaccin y suficiencia
de las preguntas establecidas en correspondencia con los objetivos planteados en el
mencionado Trabajo.
Atentamente.-
________________________
Evaluador del Instrumento
67
Cuadro N 19
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
(Grficas de Gantt)
Oct 2010 Nov 2010 Dic 2010 Ene 2011 Feb 2011 Mar 2011
ACTIVIDADES Semana Semana Semana Semana Semana Semana
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Inscripcin:
Tesis de Grado
Entrega de
Anteproyecto
Evaluacin de
Jurado
Calificador
Devolucin de
Anteproyecto
Tutoras Finales
Entrega de
Proyecto Final
Entrega de
Proyecto a
Evaluadores
Revisin por
parte del Jurado
Defensa del
Trabajo de
Grado
Fuente: Autoras 2011
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