Archivo numrico

Consiste en asignar un nmero a cada persona, entidad o asunto que genera

documentos de inters para la empresa. Dicho nmero identifica la carpeta donde
se archivan en orden cronolgico todo el documento relativo a esa persona,
entidad o asunto.

Organizacin
Sistema numrico es muy utilizado por las diferentes entidades por su alto grado
de confidencialidad y fcil expansin.
Los componentes del sistema numrico se componen por cuatro partes bsicas:
Al archivo principal.
El archivo alfanumrico miscelneo.
El tarjetero ndice.
El registro de nmeros asignados.
El archivo principal solo se mantiene las carpetas individuales de los
corresponsales de los archivos.

Sistema numrico
Permiteclasificar documentos asignando a stos un nmero correlativo de n
cifras,para ello, cada documento deber llevar una ficha informativa donde se
reflejeel contenido del expediente. Podrn utilizarse colores, ndices auxiliares
uotros elementos que faciliten la clasificacin.
Estesistema tiene una ventaja sobre el resto de ellos y es la posibilidad dearchivar de
forma ilimitada, ya que disponemos de infinitos nmeros. Comoinconveniente
destacaremos que siempre se deber disponer y consultar un ndiceauxiliar que
nos informe qu corresponde a cada nmero.

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 Archivo cronolgico

Elcriterio es la fecha de los documentos, que se agrupan dentro del archivo

poraos o meses. Primero se ordenan por el ao, despus por el mes y
finalmentepor el da. Se emplea para informacin de carcter financiero o
econmico o en elrelacionado convencimiento: facturas, letras de cambio, etc.

Archivo Geogrfico

Consisteen la ordenacin de todos los documentos por grupos que corresponden a

laszonas geogrficas.

Dentrode cada grupo se sigue, entonces, el orden alfabtico.

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Archivo cronolgico

En este mtodo priva el tiempo como factor del ordenamiento de los expedientes que
contienen documentacin agrupada en aos, meses y das. Tambin se emplea como una
agenda para tener presentes los asuntos en una fecha determinada, por algn tramite que
deba verificarse en aquella:

En los archivos existe parte de la documentacin que debe manejarse cronolgicamente,

por representar actividades realizadas en determinados periodos de tiempo, que son la
determinante de su formacin y de su consulta.

El empleo como agenda, requiere la colocacin de los documentos, o bien de una copia
minuta, en la fecha previamente fijada.

En ambos casos, se requiere del uso de guas divisionarias para sealar el ao (aun cuando
este puede hacerse contener en el Marbete de las Gavetas o en las cajas archivadoras), los
meses y los das.