VIGENCIA

Manual de Procedimientos
HOJA DE

MANUAL DE PRODECIMIENTOS

JEFATURA DE REA DE
PUBLICIDAD Y PUBLICACIONES

REA ADMINISTRATIVA

Gerencia de Difusin e Informacin

Diciembre 2005
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INDICE

INTRODUCCIN:

I. MARCO NORMATIVO

II. PROCEDIMIENTOS
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MARCO JURDICO-ADMINISTRATIVO

Decretos

Diario Oficial de la Federacin de fecha 22 de diciembre de 1992.

Lineamientos para la aplicacin de los recursos federales destinados a la publicidad y difusin, y

en general a las actividades de comunicacin social

Diario Oficial de la Federacin de fecha 23 de diciembre de 1992.

Dentro de los primeros diez das de cada mes, deber remitirse a la Secretara de la Contralora
de la Federacin, debidamente validada por el rgano interno de control de la dependencia o
entidad que corresponda, una relacin por cada una de las partidas de todas las contrataciones
que se hayan formalizado en el mes inmediato anterior.

ACUERDO de fecha 30 de diciembre de 2004, por el que se establecen los Lineamientos

generales para la orientacin, planeacin, autorizacin, coordinacin, supervisin y evaluacin de
las estrategias, los programas y las campaas de comunicacin social de las dependencias y
entidades de la Administracin Pblica Federal emitido por la Secretara de Gobernacin.
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POLTICAS DE OPERACIN

Deber reportar mensualmente al rgano Interno de Control dentro de los primeros 10 das de
cada mes los gastos por concepto de publicidad y publicaciones anexando copia de los
comprobantes respectivos.

Los gastos generados en las partidas presupuestales 3603 (nicamente cuando es difusin), 3701
y 3702 invariablemente se publicarn en la pgina Web-Sistema COMSOC de la Secretara de la
Funcin Pblica.
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Procedimiento: Solicitud de Pago por Servicios de Publicidad y Publicaciones

rea: Gerencia de Difusin e Informacin Jefatura de rea: Publicidad y Publicaciones

RESPONSABLE No. ACTIVIDAD DOCUMENTO

Jefatura de rea de 1 Elabora oficio anexando documentacin soporte, factura Oficio y factura
Publicidad y original debidamente autorizada por el Gerente de
Publicaciones Difusin e Informacin y la turna a la Jefatura de rea de
rea Administrativa Control Presupuestal para su pago.

Jefatura de rea de 2 Recibe documentacin soporte y factura original

Control Presupuestal autorizada para trmite de pago.

3 Realiza el Subproceso de Cuentas por Pagar a partir de

la actividad 14.

Jefatura de rea de 4 Registra en la carpeta para control de pago, el nmero de

Publicidad y factura, nombre o razn social y monto.
Publicaciones
rea Administrativa 5 Conserva copia de estos documentos para control y
consulta.

6 Solicita a la Caja General cheque de pago para el

proveedor, requisita recibo y obtiene copia del cheque.

7 Avisa al proveedor que pase por el cheque al rea

Administrativa, para lo cual presenta identificacin oficial,
carta poder simple y copia de la factura que ampara dicho
cheque.

Proveedor 8 Recoge cheque y firma el taln del mismo.

Jefatura de rea de 9 Entrega a la Caja General el taln del cheque firmado por
Publicidad y el proveedor.
Publicaciones
rea Administrativa 10 Elabora un reporte mensual de las contrataciones que se Reporte
formalizaron en el mes inmediato anterior; este reporte
deber contener dentro de la documentacin
comprobatoria una copia de la publicacin o ejemplar.

11 Elabora oficio para entregar al rgano Interno de Control

El reporte de gastos, con los siguientes datos:

Nmero de cheque
Descripcin del servicio
Unidad de medida
Cantidad
Monto sin IVA
I.V.A.
Clave de campaa
Fecha de cheque
Beneficiario: Nombre o razn social y
RFC
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Procedimiento: Solicitud de Pago por Servicios de Publicidad y Publicaciones

rea: Gerencia de Difusin e Informacin Jefatura de rea: Publicidad y Publicaciones

RESPONSABLE No. ACTIVIDAD DOCUMENTO

Jefatura de rea de Persona: Fsica o moral

Publicidad y Responsable de la autorizacin
Publicaciones rea
Administrativa 12 Recaba firma de la Gerencia de Difusin e Informacin y
conserva copia del reporte para registro y consulta.

13 Enva a la Pgina Web-Sistema COMSOC de la Informe de

Secretara de la Funcin Pblica antes del da 10 de cada gastos
mes la informacin de los gastos que se han generado en
las partidas presupuestales :

3603 Inserciones y Publicaciones

propias de la operacin de las
Dependencias o Entidades que no formen
parte de las campaas, (nicamente
cuando se han realizado publicaciones de
difusin).

3701 Difusin e Informacin de

Mensajes y Actividades
Gubernamentales.

3702 Gastos de Publicidad de Entidades

que Generan un Ingreso para el Estado.

rgano Interno de 14 Valida la informacin que se envo a la Secretara de la

Control Funcin Publica en la Pgina Web-Sistema COMSOC.

15 Avisa a la Gerencia de Difusin e Informacin que ha sido

validada la informacin.

Jefatura de rea de 16 Enva oficio firmado por la Gerencia de Difusin e

Publicidad y Informacin al Director General Adjunto de Control y
Publicaciones rea Seguimiento, informando que se ha procedido a remitir
Administrativa va Internet, los gastos mensuales de comunicacin
Social del Organismo.

17 Guarda copia de esta informacin para el registro.

Fin del procedimiento

ELABOR AUTORIZ
JEFATURA DE REA DE PUBLICIDAD Y GERENCIA DE DIFUSIN E INFORMACIN
PUBLICACIONES

Fluxograma: Solicitud de Pago por Servicios de Publicidad y Publicaciones
rea: Gerencia de Difusin e Informacin
Jefatura de rea de Publicidad y
Publicaciones, rea Administrativa
Inicio
Elabora oficio
anexando
documentacin
soporte y factura y la
turna
Registra en la
carpeta para control
de pagos los datos
correspondientes
Conserva copia de
los documentos para
control y consulta
Solicita a la Caja Gral
cheque de pago para
el proveedor, requisita
recibo y obtiene copia
de cheque
Avisa al proveedor
A
que pase por el
cheque a el rea
Administrativa con
documentacin
oficial
B partidas presupuestales
Entrega a la Caja
Gral el taln del
cheque firmado por
el proveedor
Elabora oficio para
entregar al OIC el
reporte de gastos
con los datos
requeridos
Recaba firma de la
Gcia. de Difusin e
Informacin y conserva
copia del reporte para
registro y consuta
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Jefatura de rea: Publicidad y Publicaciones
Jefatura de rea de rgano Interno de
Proveedor
Control Presupuestal Control
A C
Recibe
documentacin
soporte y factura
original para trmite
Recoge cheque y
Valida la
firma taln del mismo informacin que
se envo a la SFP
Cuentas por
pagar a partir
del punto 14 Avisa a la Gcia de
Difusin e
Informacin que ha
B sido validada la
informacin
D
Enva a la Pgina Web
y al Sistema COMSOC
de la SFPla informacin
de los gastos
generados en las
C
D
Enva oficio firmado por
la Gcia de Difusin e
Informacin al Director
Gral Adjunto de Control
y Seguimiento
informando que se a
remitido informacin
Guarda copia de
esta informacin
para el registro
Fin