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Lean Data
Aplicacin de Lean Construction en la toma de datos
Resumen
Gescn (Grupo de Investigacin en Gestin de la Construccin,
Universidad EAFIT) desarrolla actualmente un sistema de informacin
que permite integrar los procesos de produccin, calidad, salud
ocupacional, seguridad industrial y gestin ambiental con el objetivo
de incrementar la productividad del sector de la construccin. Pero el
esfuerzo por fusionar estos procesos pierde eficiencia si no se mejoran
los mtodos de recoleccin de datos y de manejo de la informacin.
Abstract
The Research Group on Construction Management (GESCON) from
Universidad EAFIT, Medelln, Colombia, is currently developing an
information system that enables companies to integrate production,
quality control, occupational health, industrial safety, and environmental
control processes in order to increase the profitability of construction
activities. Efforts made to integrate these processes are not efficient if
data collection and information management methods are not improved. Key words
Following lean construction principles, based on the notion of lean Lean construction
production, data collection activities are assessed during work execution Critical process
control, a critical process contributing to other processes, from mid and Work execution control
weekly planning to the end of the construction project. Benchmarking
T
productos, entre los que se encuentra el manejo
an importante como determinar el nivel de
de la informacin.
desempeo de los procesos productivos
en el sector de la construccin, lo es
En Colombia, Gescn inici su trayectoria a
establecer el nivel de prdidas en el de
partir de la evaluacin de los consumos de las
obtencin de datos que alimentan con informacin
procesos administrativos tales como planeacin, actividades de la construccin, la determinacin de
presupuesto, compra de materiales e insumos, las prdidas, la implementacin de la filosofa Lean
consecucin de equipos y herramientas, pago a Construction (Botero, 2004, 50) y el mtodo de
proveedores y contratistas, entrega de informacin planeacin Last Planner (Botero, 2005, 148). Con
legal, anlisis financiero, publicidad y ventas. posterioridad se cre un sistema de referenciacin
para las empresas del sector, que se apoya en
En el mbito latinoamericano, Brasil y Chile son una pgina web (Botero, 2006). Ya en el ao 2007
los pases que han desarrollado tecnologas ms se trabaj en la caracterizacin de un sistema
avanzadas para mejorar la productividad en el integral de gestin de la construccin. A la par, se
sector de la construccin. En visitas realizadas estn desarrollando las herramientas necesarias
por Gescn en los aos 2005 y 2006 a travs de para recolectar, procesar y analizar la informacin
misiones tecnolgicas, se pudo establecer que la relacionada con los proyectos constructivos,
mayora de los constructores siguen esquemas mediante un modelo de aplicacin de tecnologas
manuales como los seguidos por los colombianos mviles de comunicaciones que eviten los
para el manejo de la informacin, aunque en formatos impresos, la duplicacin o multiplicacin
forma ms organizada y sistemtica pero no de digitacin de la informacin y la demora en los
completamente sistematizada. En el 2006, solo un anlisis y en la toma de decisiones.
proyecto de los muchos visitados en Chile utilizaba
tecnologa mvil de comunicaciones para agilizar De acuerdo con sto, fue imperativo establecer
sus procesos de captura, edicin, actualizacin y con las empresas constructoras del sector aque-
recuperacin de la informacin. La construccin llos procesos crticos de control de la produccin
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En cuanto al establecimiento de la
lnea base con la cual las empresas
del sector trabajan en la actualidad
en el manejo de la informacin sobre
su labor productiva, se precisaron
los siguientes aspectos:
Cul es el nivel de importancia para el proceso Se establecer una periodicidad para estos
que se observa anlisis.
Qu nivel de precisin se requiere
Debe definirse las herramientas de trabajo que
Qu recursos son necesarios para una buena facilitan la realizacin de la actividad, as como
toma de datos quines disponen de ellas.
1.2 Captura de datos. Igualmente, a la hora de Deber determinarse cunto tiempo se gasta en
ejecutar este paso, se debe tener en cuenta: la recuperacin de la informacin.
Qu variables afectan la captura de los datos. 1.4 Difusin de la informacin. En este paso
se decidirn el medio de difusin de la informacin,
Cmo controlar las variables de afectacin. las personas que podrn acceder a ella, el tiempo
en que estar disponible y el responsable de
Cules fueron los instrumentos de medicin para
realizar las copias de soporte.
variables cuantitativas o criterios de observacin
para variables cualitativas que se asignaron.
1.5 Evaluacin de la eficiencia de la informa-
Cundo un dato es atpico y qu hacer con cin. Para poder juzgar la eficiencia del manejo
ste. de la informacin, hay que constituir un mtodo
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informacin es necesaria para llevar el control de define el mtodo de trabajo ya que l, a su vez, ha
avance de obra y pagos tanto de nmina como sido director de obra e ingeniero residente en los
de proveedores como tambin es obligatoria inicios de su vida profesional. Estos mtodos los
para cumplir con la normatividad exigida por el vienen utilizando y el residente slo aporta alguna
gobierno. variacin en el seguimiento manual de acuerdo
con sus gustos.
Especficamente hubo consenso en que la toma
de datos para control de avance es el proceso Los temas alrededor de los cuales se desarroll la
ms crtico y el ms importante para hacer el entrevista fueron:
anlisis de eficiencia, por su relacin tan estrecha
con planeacin y control de produccin. Se Departamentos o personas que solicitan la
examinaron la frecuencia con que se realiza, informacin
las reas de la empresa que son usuarias de su
Proceso que sigue para obtener la informacin
informacin, el enganche de personal necesario,
la normativa legal para el pago de trabajadores, Quin o quines realizan las mediciones u
compras de materiales e insumos, capacitacin, observaciones?
almacn, calidad, ventas, financiacin y servicio
Cmo realizan las mediciones y qu formato
de posventa.
llenan?
Entrevistas Qu criterios tienen para aceptar que la
informacin es correcta?
En cada una de las empresas donde se adelantan
proyectos de infraestructura y de construccin Dnde se presentan estos criterios?
de vivienda fue necesario realizar entrevistas
con diferentes profesionales. Al contrario, en Qu hacen con los datos que se salen de lo
las empresas ms pequeas, en las cuales est esperado?
centralizado el manejo de la informacin, y pudiera
Cunto tiempo toma la persona encargada en
decirse que los mtodos estn estandarizados
diligenciar los datos?
porque su trabajo es ms repetitivo, se hizo la
entrevista con el gerente que, por lo general, Con qu frecuencia se realiza esta labor?
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Director Ingeniero
Interventor Contratista Gerencia
de obra residente
Duracin Mnimo: 16
horas Mximo: 24
Con esta clasificacin se obtuvieron estadsticas por proyecto y por empresa, se hallaron las causas del
tiempo de espera por actividades contributivas y no contributivas, y se estim el tiempo invertido en cada
una de esas categoras. En la Figura 2 se presenta un formato de evaluacin diligenciado.
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Actividad P C NC Comentario
Director de obra realiza
X
ronda quincenal
Inspector de obra
X
realiza ronda quincenal
Contratista realiza
X
ronda quincenal
Inspector de obra
consigna en papel X
avance de obra
Inspector de obra
genera el acta de X
avance de obra
Inspector de obra enva La obra requiere
X
el acta al interventor interventora
Contractualmente,
Interventor da el visado
X el proceso sera
al acta
Contributivo
Interventor enva el
acta visada al director
de obra
Director de obra
autoriza la cuanta por X
pagar
Director de obra enva
el acta autorizada al X
almacenista
El almacenista digita
en kardex electrnico X
el acta
El almacenista enva a
Contabilidad el acta en X
papel
Contabilidad realiza la
X
causacin de pagos
Contabilidad efecta un
X
resumen de contrato
Contabilidad hace
firmar el resumen del X
contrato
Contabilidad realiza los
X
pagos
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A cada uno de los 15 proyectos se les asign un cdigo alfabtico (A O). De acuerdo con el tipo de
proyecto construccin pblica o privada, puede ser necesaria o no la figura del interventor. Los
proyectos pblicos la requieren, los privados, no siempre, de acuerdo con si son propios o de terceros.
Dependiendo de lo anterior, la revisin del interventor puede ser una tarea contributiva, cuando se requiere
la interventora, o no contributiva, cuando el proyecto es propio.
La Figura 3 entrega los resultados, para ser analizados en dos formas diferentes. La primera grfica
permite determinar, por proyecto, el nmero exacto de tareas en cada una de las clasificaciones. Por
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ejemplo, en el proyecto D se realizan tres tareas productivas y cinco contributivas. El proyecto H efecta
cuatro tareas productivas, ocho contributivas y once no contributivas. La otra grfica proporciona el total de
tareas que se realizan en el control de avance y permite comparar ms fcilmente el nmero de actividades
en cada clasificacin.
Las grficas presentadas en forma simultnea, Cabe anotar que las empresas que lideran los
facilitan los anlisis. Se observa por ejemplo en la proyectos H e I gozan de una gran oportunidad
primera grfica que el proyecto G tiene igual nmero de mejoramiento porque en el control de avance
de tareas contributivas que de no contributivas y de obra tienen el mayor nmero de tareas no
que en el proyecto H, el mayor nmero de tareas contributivas que se deben eliminar, igual ocurre
son no contributivas. Mediante la grfica inferior con el proyecto G. En contraste, el proyecto D no
se advierte no slo el total de tareas realizadas tiene tareas no contributivas y el 62% aproxima-
en cada proyecto (a menor cantidad de tareas damente son contributivas. Es el proyecto que
para determinar el control de avance del proyecto, en este sentido tiene el mejor desempeo
mayor eficiencia), sino que se puede comparar porque su empresa dispone de una red local
con mayor detalle la composicin del tipo de tarea que facilita el transporte de datos entre los fun-
con respecto al total. cionarios, aunque es importante analizar ms
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detalladamente el tiempo invertido en tales forma separada las causas de las actividades
tareas. contributivas y de las no contributivas.
Contributivas No contributivas
Causas Porcentaje Causas Porcentaje
Imprimir 8,3
Resumir 4,6
Ronda 3,7
Dentro de las tareas contributivas se encuentran: revisin y visto bueno de documentos (visado), generacin
de documentos tales como la oferta mercantil, los vales etc., asiento de informacin en papel, resumen e
impresin de la informacin, tareas que cuando se realizan por primera vez son necesarias. El envo de
documentos es necesario cuando no se dispone de una red interna o no se tiene acceso a ella desde las
obras de construccin.
La filosofa Lean propende por la disminucin al mximo del impacto de las tareas contributivas y la
eliminacin de las no contributivas. Cuando el sistema integral que desarrolla Gescn est implementado,
se mantendrn vigentes las rondas y la generacin de documentos para efectos legales. En cuanto a los
visados, necesariamente se cambiar la forma de realizarse y ser ms eficiente pues el sistema podr
ayudar en el control. El envo de documentos, los asientos en papel de la informacin, la re-digitacin de
datos, los resmenes y consolidaciones realizados entre varios funcionarios, la impresin de la informacin
podrn desaparecer. Estas categoras suman en el presente el 34,9% de las tareas contributivas.
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En cuanto a las tareas no contributivas, ellas de avance de seis empresas (todos los valores
desaparecern casi por completo, toda vez que son estimados en promedio). Para una mejor
las directivas y funcionarios de la empresa tengan visualizacin de los resultados, se agruparon las
una mentalidad abierta al cambio y diseen categoras Contributivo y No Contributivo en una
sus procesos de tal forma que no repitan tareas grfica llamada Actividades sin valor agregado y
innecesariamente. se obtuvo la Figura 5, en la cual la categora con
valor agregado corresponde al tiempo productivo.
3.2.2 Estimacin de los tiempos dedicados a
tareas productivas, contributivas y no Esta nueva ptica permite corregir una idea obte-
contributivas en el control de avance nida de la Figura 3. En ella se observ que el
de obra proyecto D tiene la clasificacin de actividades
ms deseable. Pero cuando a las tareas se asocia
En la Tabla 5 se entregan los resmenes del la variable tiempo, se encuentran resultados muy
porcentaje de tareas productivas (P), contributivas diferentes. La Figura 5 ilustra cmo los proyectos
(C) y no contributivos (NC) y la estimacin del A, B, C, F, G, I, J, N y O son mejores que el proyecto
tiempo promedio dedicado a ellas, a partir de D porque sus tiempos totales estn por debajo de
la informacin de tiempos suministrada por los las 16 horas que gasta, aunque su distribucin
profesionales de cada proyecto constructivo. de tiempos de actividades con valor y sin valor
agregado sigue siendo la mejor, 32,5 y 67,5
Se puede establecer que el mayor tiempo no respectivamente. El proyecto A definitivamente es
contributivo es 11,5 horas y que este valor es el que gasta menos tiempo en hacer sus tareas
mayor que el total de horas dedicadas al control aunque slo el 25% de ellas son productivas.
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Figura 5. Comparativo de los tiempos promedios de actividades con y sin valor agregado
Se advierte, adems, que los tiempos de activida- ramente sin anularse) y que las actividades sin
des que no agregan valor en los proyectos E, G, H, valor agregado desaparezcan completamente. Este
K, L y M superan el tiempo total (horas promedio) de objetivo podr cumplirse en cada empresa cuando
los dems proyectos. Como se dijo anteriormente, aumente la confianza en el sistema de trabajo
en estos proyectos existe duplicidad de tareas o sin que sea necesario que el o los interventores
controles inadecuados o innecesarios. tengan que realizar las tareas del residente o de su
auxiliar. Igualmente la re-digitacin, impresin de
Cuando se implemente el sistema con tecnologas documentos y envo de estos desaparecern.
mviles, se espera que la categora Con valor
agregado disminuya el tiempo promedio (segu-
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Conclusiones
Se han encontrado varios aspectos para destacar:
El inters que se tiene por parte de las empresas y de los profesionales en el trabajo que Gescn
est desarrollando con ellas, reflejado en la atencin y ayudas que aportaron.
La creatividad que imprimen en el seguimiento de avance de obras. Aunque las distintas empresas
manejan en comn el concepto pago de vale y en el fondo es muy similar, las diferentes formas de
control son ingeniosas.
A pesar de los adelantos en computacin que se tienen en la actualidad, los sistemas de informacin
de las empresas no estn integrados. Esto hace necesario que el avance se plasme en papel en la
obra y luego en la casa se digite en algn software. Mucha de la informacin se levanta en las obras,
donde la intranet si existiera no se podra utilizar. Por tanto, la persona encargada debe realizar
estas tareas en tiempo extra, en detrimento de su vida familiar. El ingeniero residente o el director
de obra deben entregar a tiempo tal informacin para que puedan cumplirse los pagos. La labor
administrativa urgente, desplaza el trabajo importante del ingeniero.
La falta de confianza en el desempeo de las tareas necesarias para el control de avance de obra,
obliga a las empresas a duplicar esfuerzos haciendo que una tarea sea realizada y controlada por
varias personas, lo que no necesariamente garantiza datos verosmiles y oportunos porque este
control no siempre se cumple de acuerdo con la planeacin a largo y mediano plazo. La informacin,
aunque sea verdica, no siempre es oportuna y por lo tanto la toma de decisiones se hace sin tener
la informacin completa.
Las empresas pequeas disponen de programas contables que no interactan con el software que
utilizan en la programacin general de los proyectos, no son compatibles con el sistema operativo
Windows el ms utilizado a nivel general ni con el administrador de correo electrnico. Son
programas aislados, que requieren que se digite todo tem para alimentar su base de datos porque
son aplicaciones cerradas que no permiten la programacin para capturar desde archivos planos
(con extensin.txt) los datos necesarios para sus procesos. Esto obliga a que se re-digiten los datos
de inters o se realicen anlisis duplicados.
La no disponibilidad de un sistema en red exige imprimir todos los documentos que se producen y
tenerlos disponibles para aquellos funcionarios que hacen uso de ellos. Los costos del tiempo que
se invierte en la impresin y envo, as como del papel que se gasta, no guardan relacin con la vida
til de la informacin, el alcance, la riqueza y la facilidad de recuperacin
Con la implementacin del proyecto de tecnologas mviles en curso, se tendr la oportunidad de lograr
cada vez ms las metas propuestas de acuerdo con la filosofa Lean. Eso implica que se trabaje por
conseguir una cultura corporativa tanto para tener una mente abierta al cambio que Gescn propone,
como para adquirir buenas prcticas en la gestin de la informacin. Con este sistema se espera:
Es difcil que las empresas colombianas de la construccin hagan esfuerzos individuales para
responder a la demanda que les presenta el medio y se preparen en el campo tecnolgico a la vez que
realizan su labor. En los prximos aos se espera tener equipos y sistemas de comunicacin cada vez
ms poderosos, ms rpidos y ms econmicos. As mismo, mejores recursos, ms ricos y de ms
fcil acceso por Internet. Para satisfacer las nuevas demandas y para aprovechar mejor las grandes
oportunidades, los sistemas educativos latinoamericanos deben enfrentarse responsablemente a
las nuevas tecnologas. Ingenieros, administradores y educadores deben estar preparados para su
comprensin y utilizacin efectiva. Y deben buscar el apoyo decidido de sus comunidades y de sus
instituciones educativas. Con el marco de polticas apropiado, las tecnologas de la informacin y
las comunicaciones (TIC) pueden apoyar los cambios en pedagoga y en capacitacin de docentes
(Banco Mundial, 2005). Gescn le brinda a sus empresas asociadas la oportunidad de ponerse al da
en estas tecnologas mientras ellas desarrollan sus proyectos, a travs de la investigacin de carcter
colaborativo que se realiza en la Universidad EAFIT. De igual manera, los estudiantes de Ingeniera
Civil tienen acceso al conocimiento y puesta en prctica de estos avances tecnolgicos.
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