El Sistema Contable: Es un sistema de informacin que rene y presenta datos resumidos o

detallados acerca de la actividad econmica de una empresa a una fecha o por un perodo
determinado. (F. Catacora pg. 110).
Objetivos del Sistema de Contabilidad:

1. El control de las operaciones.

2. La salvaguarda de los activos
3. Obtener los Estados Financieros, para la toma de decisiones por parte de la gerencia.
Sistema de Informacin Contable:

Un sistema de informacin contable es todo un proceso, por medio del cual se recopilan,
clasifican, procesan, interpretan y se resumen cantidades de datos, a fin de sacar
conclusiones, que se informarn a la gerencia y dems personas interesadas en la organizacin;
con el propsito de orientar la toma de decisiones.

3.1. Conceptos de Sistema de Contabilidad.

Es aquel que est constituido por una serie de procedimientos relacionados entre s, en busca
de un objetivo, que en sntesis, consiste en la captacin, registro y exposicin de datos.
Objetivos del Sistema Contable.

a. Asegurar la Integridad de los Datos: Establece que todas las transacciones que
deben ser registradas, lo estn.

b. Adecuado Registro y Procesamiento de las Operaciones: Las operaciones deben

efectuarse de acuerdo con normas y procedimientos aprobados por la gerencia.

c. Presentar la Informacin Financiera en Forma Confiable: Los estados financieros

deben tener un mnimo grado de confianza de las cifras presentadas y su razonabilidad.

d. Garantizar la Oportunidad en la Presentacin de la Informacin: La informacin

debe ser generada y presentada oportunamente como herramienta en la toma de decisiones. (F.
Catacora. Pg.53 y 54.)
3.2. Fundamentos Legales.
La contabilidad como un sistema est regulada por los siguientes instrumentos legales:

a. Por el Cdigo de Comercio: El cual regula las relaciones mercantiles entre comerciantes y no
comerciantes.

b. Por el Cdigo Civil: El cual norma la propiedad y su usufructo, los contratos y otras
relaciones entre personas naturales y jurdicas.

c. Por la Legalizacin Fiscal: La cual determinan las contribuciones, gravmenes y

desgravmenes, sobre los beneficios o utilidades.
d. Por la legislacin laboral: La cual reglamenta los deberes y derechos de las partes, derivadas
del contrato de trabajo.
El Cdigo de Comercio Venezolano y los Libros de Contabilidad:
Los artculos que regulan lo referente a los libros de contabilidad son art: 32 al 37. Por
Ejemplo: citamos el artculo 32. Ordena que:
Los libros principales citados son de uso obligatorios. Tales libros han de llevarse en Idioma
Castellano. Se puede llevar el nmero adicional de libros auxiliares que se desee, sin carcter
de obligatoriedad. (F. Gmez Rondn).
3.3. Justificacin.
El Sistema de Contabilidad: Se disea para que sirva a la gerencia para dirigir, controlar y
conocer en detalle las operaciones y actividades que se realizan en la empresa; al igual que
garantizar la conservacin de los activos y la maximizacin de las ganancias.

Por otra parte, nuestra legislacin mercantil e impositiva hace imperiosa la adopcin de un
sistema de contabilidad cnsono con el ramo particular de explotacin o de actividades a que
se dedique la organizacin. (F. Gmez Rondn. Pg. 1-2.).

Casi no puede concebirse alguna actividad mercantil consuetudinaria, que no requiere el

registro de la misma en trminos monetarios y/o contractuales. An las actividades rutinarias
del pequeo comerciante, requieren anotaciones elementales y no dejarlas a cargo a la
fidelidad de la memoria. No slo para el control de sus ingresos y gastos, sino para el de todas
sus deudas y acreencias, y tambin para efectuar comparaciones estadsticas, con fines de
anlisis y planificacin futura. (F. Gmez Rondn. Pg. 1-2. Contabilidad I Semestre.)

3.4. Aspectos Bsicos para un Diseo de un Sistema de Contabilidad: Actividad de la

Empresa.
3.4.01. Normativa.

En todo sistema contable al momento de disearse se debe considerar los siguientes aspectos
normativos:
1. Leyes, Reglamentos y Ordenanzas. (Estado)

2. Normas y Principios Contables de Aceptacin General.(Profesin)

3. Normas y polticas de la Organizacin.(Empresa)
3.4.02. Volumen de Informacin.

Este aspecto se refiere a que debe hacerse un anlisis previo de las necesidades de
informacin de acuerdo al tipo de organizacin y al de operacin que realiza.
3.4.03. Tipos de Operaciones.

Se refiere que debemos conocer el tipo de actividad a que se dedica la organizacin.

(Comercial, industrial, servicios, entre otras).

3.4.04. Necesidades de Informacin.

Se requiere saber que tipo de informacin se genera como producto final para disear el
sistema en base a esos requerimientos de informacin, ya sea resumida o detallada.

3.5. Elementos Fundamentales de los Sistemas de Contabilidad.

3.5.01. Normas y Principios Contables.
Se definen como aquellas normas y reglas de carcter general o especfico emitidos por
entidades de la profesin contable y que son aplicables para el tratamiento de las
transacciones financieras de una entidad.

Los principios de contabilidad son conceptos bsicos que establecen la delimitacin e

identificacin del ente econmico, las bases de cuantificacin de las operaciones y la
presentacin de la informacin financiera cuantitativa por medio de los estados financieros.
Objetivos de los principios
Uniformar los criterios contables.

Establecer tratamientos especiales a operaciones especficas.

Orientar a los usuarios de los estados financieros.

Sistematizar el conocimiento contable.

Los Principios Contables, son conceptos bsicos que establecen la delimitacin e

identificacin del ente econmico, las bases de cuantificacin de las operaciones y la
presentacin de la informacin financiera cuantitativa por medio de los estados financieros.

Los principios de contabilidad generalmente aceptados, (PCGA) son los siguientes:

Postulados o Principios Bsicos
Son los que proporcionan los parmetros para formular los principios generales, los cuales son:

Equidad: Establece que los estados financieros tienen como objetivo dar informacin
clara y precisa a los interesados, pero estos deben estar libres de influencias, es
decir, no deben prepararse para beneficiar a un grupo de personas especfica sino que
deben de estar dirigidos para satisfacer a todos por igual en forma equitativa.

Pertinencia: Este principio exige que la informacin contable debe asociarse a las
decisiones ya que tiene como propsito la obtencin de resultados que se desean
producir; con el fin que los usuarios puedan tomar decisiones independientemente de la
actividad en que se desempeen.
Principios Generales: Son aquellos principios realizados en base a los postulados, los
cuales tienden a que la informacin de la contabilidad financiera logre el objetivo de
ser til para la toma de decisiones econmicas, los cuales se clasifican:
Supuestos derivados del ambiente econmico
Entidad: Este principio establece que la actividad econmica es llevada a cabo por
entidades que poseen personalidad jurdica propia, que estn constituidas por recursos
humanos, naturales y de capital, conducidas para los fines que fueron creadas.

nfasis en el Aspecto Econmico: Este principio se refiere a toda operacin

realizada en la empresa debe ser registrada y revelada en forma uniforme con la
realidad y en sentido financiero aunque en el aspecto legal se realice un tratamiento
distinto.
Cuantificacin: Los datos que se proporcionan son de gran importancia ya que con
ellos se puede dar una informacin econmica precisa con el fin de tomar decisiones.
 Unidad de Medida: Se refiere que todas las operaciones que realiza las empresas y
afectan a la misma son cuantificadas en trminos de dinero.
Principios que establecen la base para cuantificar las operaciones de la entidad y los
eventos econmicos que la afectan.

Valor Histrico Original: Este principio seala que las transacciones y eventos
econmicos que la contabilidad cuantifica, deben ser registrados por la cantidad de
dinero que sean cancelados en el momento que se realice la operacin. En el caso que se
produzca en una transaccin un cambio en unas de sus cifras debern ser ajustadas
segn la declaracin de principios de contabilidad N 10 (DPC- N 10) referida al ajuste
por inflacin.
Dualidad Econmica: Este principio expresa la diferencia que debe existir entre los
recursos que se dispone una empresa para la realizacin de sus fines y las fuentes de
las cuales provienen esos recursos porque a travs de este principio permite que la
entidad quede relacionada, una obteniendo todos los derechos y otra asumiendo
obligaciones.
Negocio en Marcha: Se considera negocio en marcha cuando una empresa realiza y
emite sus estados financieros y no tiene la intencin de liquidarse en un tiempo
determinado.

Realizacin Contable: Este principio se refiere cuando una transaccin ha sido

realizada desde el momento en que, se ha producido un cambio en la situacin
financiera o cualquier otro evento y deber ser reconocido en los libros contables en el
momento que ocurra.

Perodo Contable: Establece que la vida de la empresa debe ser dividida en periodos
iguales y no podr ser mayor de doce (12) meses y cada operacin debe identificarse
en ese periodo contable as como los costos y gastos incurridos independientemente
cuando sean cancelados.

Principios generales que deben reunir la informacin.

Objetividad: Las partidas que se encuentran en los estados financieros deben

presentarse de manera que puedan ser medidos a un costo o valor que sean confiables
y razonables, sin embargo, cuando una estimacin no pueda realizarse sobre las bases
razonables, tal partida no debe reconocerse en la contabilidad ni en los estados
financieros.

Importancia Relativa: La importancia relativa se refiere al efecto que tiene una

determinada partida en la informacin financiera global y pudiera modificar la decisin
de cualquiera de los usuarios de los estados financieros.

Comparabilidad: La informacin financiera y sus polticas contables sern aplicadas

consistente y uniformemente con el fin de ser comparados con otros periodos para
observar la situacin de la empresa en ese tiempo.

Revelacin Suficiente: Este principio se refiere que toda la informacin que se

encuentre en los estados financieros, deben expresar en forma clara, precisa y concisa
 todo lo necesario para juzgar los resultados de las operaciones y la situacin financiera
de la empresa.
Prudencia: Se refiere generalmente, a que las prdidas sern registradas cuando se
conozcan y, en ciertos casos, cuando se estime que se van a producir, mientras que las
ganancias se registrarn solo cuando se realicen. Cuando se vaya a aplicar el juicio
profesional para decidir entre alguna alternativa propuestas, deber optarse por la que
menos optimismo refleje.
3.5.02. Recursos Naturales y Tecnolgicos.

El tamao y la complejidad de la empresa incidirn en el tipo y la cantidad de recursos

disponibles para el sistema de informacin contable. As, una gran empresa deber adquirir
modernos equipos de computacin para hacer frente a la gran cantidad de registros que
genera.

Dentro de los recursos materiales y tecnolgicos tenemos el Hardware (donde se procesa la

informacin) y Software o Programas.

3.5.03. Recursos Humanos.

El factor humano es el motor que mueve las actividades de la empresa. No se logra nada con
una gran estructura y abundantes recursos, sino se cuenta con el recurso humano, tanto para
tomar decisiones sobre qu hacer como para ejecutar las actividades de la empresa. El sistema
de informacin contable requiere recursos humanos preparados no solo en contabilidad, sino
capaces de tener una visin de conjunto de la empresa e integrarse a todos sus procesos.
3.5.04. Estructura Organizacional.

La estructura de organizacin es la forma que adopta una empresa para poder llevar a cabo
todas sus funciones. A medida que la organizacin crece, se hace necesaria la existencia de una
diferenciacin en el trabajo, como consecuencia de la especializacin de las actividades. (F.
Catacora. Pg. 59.).
La especificacin de las operaciones requiere que la contabilidad general sea separada, por
ejemplo, de la actividad de costos y estas dos a su vez, del rea que debe manejar y emitir los
reportes financieros.
Al analizar la estructura organizativa del rea contable, la cual tiene impacto sobre la
generacin de informacin financiera, se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:

Existencia de un mnimo grado de especializacin.

Delimitacin de la estructura organizativa.

Definicin de funciones para cada, una de las reas.

Cumplimiento de los niveles jerrquicos establecidos.
Grado de conocimiento de la estructura y su significado por parte de los niveles
operativos.
Grado de especificacin contable desde el punto de vista organizativo.
3.5.05. Estructura de Cuentas.

Las operaciones en un libro diario o mayor, se registran mediante cuentas que sirven para
codificar todas las operaciones que genera una empresa. El primer paso a seguir para tener un
sistema contable organizado consiste en elaborar el cdigo contable es la base para el
registro de las operaciones.

Todo cdigo contable debe ser diseado bajo ciertos parmetros que permitan cumplir con los
requerimientos bsicos de informacin que solicitan las necesidades especficas de la
empresa.

3.5.06. El Manual de Contabilidad.

Es un instrumento de trabajo que contiene normas, polticas, principios y procedimientos

contables desarrollados en forma sistemtica y metdica de las operaciones que deben
seguirse para el registro de las funciones financieras.

Los manuales aplicables en el rea contable son:

De Polticas Contables.
Del Cdigo Contable o de Cuentas Contables.

De normas y Procedimientos Contables.

Manual de Polticas Contables: Este detalla todas y cada una de las polticas que se siguen en la
entidad respecto a los registros contables. Las polticas deben estar siempre de acuerdo con
principios de contabilidad de aceptacin general y ello debe ser declarado en los manuales.

Las polticas de contabilidad preferiblemente deben ser organizadas, enunciadas y

desarrolladas en el orden que son presentadas las partidas en los estados financieros y a las
que son asociadas.
En los manuales de polticas de contabilidad, se establecen las subdivisiones:
 Polticas Generales de Contabilidad: Son declaraciones que enuncian la aceptacin de
los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Polticas Especficas de Contabilidad: Se refieren a los tratamientos contables
especiales y aplicables a ciertas operaciones o transacciones de partidas especficas
de los estados financieros. Las polticas especficas pueden ser enunciados con base en
el orden de presentacin de las partidas en los estados financieros.
Manual del Cdigo Contable: Este detalla todas y cada una de las cuentas, su naturaleza y los
conceptos por los cuales se debitan o acreditan. Ese tipo de manual es uno de los que tienen
mayor uso en el rea contable y que ayudan a explicar los movimientos que se manejan por cada
una de las cuentas.
Manual de Normas y Procedimientos Contables: Este detalla, bajo el esquema de
responsable/accin, todos y cada uno de los procedimientos contables. Este manual tambin
puede especificar los asientos contables que se realizan para un determinado procedimiento.
Igualmente este tipo de manual debe establecer las normas que sean aplicables a cada uno de
los procedimientos previamente definidos.
3.6. El Proceso Contable.
3.6.01. Concepto.

Es el proceso que consiste en la recopilacin o recoleccin, clasificacin, codificacin y registro

de datos generados por una empresa a travs de sus operaciones o transacciones, para
finalmente presentarlos en forma resumida para su anlisis y tomar las decisiones por parte de
la gerencia.

3.6.02. Etapas.

3.6.02.01. Recopilacin.
Corresponde a toda la recoleccin de informacin susceptible de registro para entidad.
(Documentos fuentes).
3.6.02.02. Clasificacin.

Consiste en la separacin de las operaciones de acuerdo con criterios previamente

establecidos. La clasificacin de registros puede ser realizada con base en tipos de
operaciones, o en ciclos de operaciones que tpicamente son efectuadas en una empresa. Una
clasificacin de registro debe indicar la fuente y origen de las transacciones de acuerdo con
cada documento.
Ejemplo de dos clasificaciones de registros.

Por Tipo de Operaciones: Compras de materia prima, facturacin, pagos, cobranzas,

traspasos de produccin, capitalizacin de activos, acumulaciones, notas de dbitos y
crdito.

Por Ciclos: Ciclo de compras y pagos, ciclos de facturacin y cuentas por cobrar, ciclo
de produccin, ciclo de nmero, etc.

Codificacin de Registro: Consiste en la asignacin de una identificacin a cada uno de

los elementos de una lista de estos. De esta forma, la bsqueda o identificacin de un
 elemento resulta mucho ms fcil desde el punto del usuario que accese algn tipo de
informacin. (Secuencial, por bloques, por grupos, nemotcnicos, etc.
3.6.02.03. Registro.

Consiste en grabar o reflejar en algn medio de almacenamiento, todos los datos, de tal forma
que se pueda accesar posteriormente la informacin. El proceso de registro de las operaciones
requiere que se tenga aparte de un mtodo de codificacin, un sistema para el registro de las
operaciones.
3.6.02.04. Resumen.

Esta etapa consiste en la exposicin de los datos recopilados, clasificados, codificados y

registrados a travs de una serie de reportes financieros bsicos parametrizados de acuerdo
con las necesidades del usuario. (Listado de comprobantes, consultas de cuentas, mayor
analtico, balance de comprobacin, balance general, estado de ganancias y perdidas, estado de
movimiento del efectivo).
3.6.02.05. Anlisis.

Esta etapa consiste en la interpretacin de los resultados obtenidos a travs de los estados
financieros por la gerencia para evaluar su gestin.
3.6.03. Tipos de Procesos Contables.

3.6.03.01. De un solo Diario a dos Columnas.

Libro Diario de Dos Columnas.

Es aquel libro de registro en el cual se van anotando en forma cronolgica, todas las
operaciones que se generan de las transacciones de un negocio.

Partes de un Libro Diario.

-Fecha de las operaciones.

-Cdigo de la cuenta afectada.

-Nombre de la cuenta y descripcin de los conceptos.

-Nmero de asiento.
-Nmero de folio en el mayor.

-Columnas de dbitos y crditos.

-Nmero de folio del diario.

-Nmero de lneas.
3.6.03.02. De Diario- Mayor.

Libro Diario Mayor

Un libro mayor clasifica y resume todas las operaciones que son registradas en el libro diario
mediante la segregacin de los movimientos de cada cuenta en forma individual. El proceso de
traspaso de los movimientos de un libro diario a un libro mayor, recibe el nombre de
mayorizacin, es decir, cada registro dbito o crdito asentado en el libro diario es traspasado
a un folio del libro mayor.
Partes de un Libro Mayor:

-Fecha de las Operaciones.

-Lneas de detalle.

-Referencia al Diario.

-Cdigo y nombre de la cuenta.

-Columna de Dbitos y Crditos.
-Saldo.
-Nmero de Folio.

-Nmero de Lnea.

3.6.03.03. De Diario Columnar.

Diario Columnar.

Consiste en disponer de dos columnas para cada una de las cuentas que son utilizadas, de tal
forma que el diario pasaba a ser una gran hoja columnada, en la cual al cierre de un periodo, se
traspasa el resumen de los cargos y abonos a las cuentas de mayor en una sola operacin.

3.6.03.04. De Diarios Auxiliares.

Diarios Auxiliares.
Son los libros especiales diseados para manejar el registro de slo un tipo de transacciones
comerciales. Entre los principales libros utilizados en las empresas estn los siguientes:

Ingreso de caja.

Diario de compras.

Diario de ventas.

Egresos de cajas

Mayor de bancos.

3.6.03.05. Hojas de Movimiento.

Consiste en la elaboracin de asientos de diario que resumen las operaciones en hojas sueltas.
Este documento, por lo general lleva las firmas de quien los elabora, lo revisa y la aprueba. Una
vez elaborados los asientos, stos son pasados a un libro diario columnar, de tal forma que el
detalle queda en los asientos individuales y en diario constituye un registro de cifras totales.
3.6.03.06. De Hojas de Comprobantes.

Este sistema recopila las transacciones en grupos homogneos, bajo la filosofa del
sistema de plizas y lo traslada a un diario a dos columnas (Continental), en este caso. Los
libros llevados por el sistema de comprobantes, son procesados por lo general en lotes de
transacciones homogneas a travs de los sistemas de compactos. Este tipo de procesamiento
por lotes o en batch, que es un proceso mediante el cual las operaciones son ingresadas y/o
actualizadas en el sistema de contabilidad cuando se tiene un nmero de transacciones listas
para ser grabadas y procesadas por un computador.
3.6.03.07. De Registros Automatizados o Procesamiento Electrnico de Datos.

Las operaciones de entrada de informacin al sistema contable computarizado, se pueden

realizar a travs de dos modalidades de ingreso de datos:

Procesamiento en lote:

Se caracteriza porque las transacciones son agrupadas en lotes y almacenadas para su

posterior tratamiento y/o procesamiento.
El primer mtodo de procesamiento informtico de los datos que se origin fue el
procesamiento por lote. Esto tiene su explicacin histrica ya que los primeros sistemas
contables que utilizaron computadoras, reciban la informacin a travs de las desaparecidas
tarjetas perforadas.

Procesamiento Interactivo:

Es una forma de procesar la informacin en un sistema de computo que consiste en

actualizar la in formacin de forma inmediata en los archivos de datos.

La mayor ventaja de un sistema interactivo o en lnea es la rpida capacidad de

respuestas que tiene el sistema ante el ingreso de un dato especfico. Cuando la informacin de
un sistema contable es procesada en forma interactiva, en el momento que se afecta una
cuenta, en es instante el saldo del mayor se actualiza.

3.7. Insumos o Documentos Bsicos y Productos de un Departamento.

Insumos: El sistema contable toma del medio la informacin sobre las transacciones, a travs
de los documentos mercantiles que la registran, y sobre las condiciones econmicas e
institucionales que afectan a la organizacin, a travs de la documentacin legal
correspondiente (por ejemplo, la Gaceta Oficial).

Los documentos mercantiles pueden ser:

Internos, los elaborados por la empresa, tales como: facturas, recibos de caja,
comprobantes de pago con cheques.
Externos, los elaborados por otros entes, tales como: notas de dbito y crdito
bancarias, facturas.

Entre los instrumentos materiales requeridos para la operacin del subsistema se encuentran:
materiales y equipos de oficina, equipos de computacin, sistemas contables computarizados,
mobiliario, calculadoras, archivadores.

Principales productos del sistema de informacin contable:

Para usuarios externos

-Balance general
-Balance de comprobacin
-Estado de cambios en la situacin financiera

-Estado de resultados
-Flujo de efectivo
-Notas complementarias.

Para usuarios internos (aparte de los anteriores)

-Libro diario

-Libro mayor

-Informes de control interno

-Anlisis de cuentas
-Otros informes.