Manual para El SISTEMA GESTION ELECTRONICA DE EXPEDIENTES GED - ADMINISTRACION PUBLICA NACIONAL ARGENTINA AÑO 2017 - EE-2016-07-25

Gestin Documental
Electrnica
Manual de Usuario
Mdulo Expediente Electrnico
Descripcin breve
Mdulo utilizado para caratulacin, vinculacin de documentos, pases y consultas de
expedientes electrnicos.
DNGIYS
Capacitacion_gde@modernizacion.gob.ar
2
Autoridades
Ministro de Modernizacin del Estado
Lic. Andrs Ibarra
Secretario de Modernizacin Administrativa
Lic. Eduardo Nicols Martelli
Subsecretaria de Gestin Administrativa
Lic. Mara Jos Martelo
Directora Nacional de Gestin de la Informacin y Soporte
Lic. Eugenia Cutini
Manual de Usuario EE
Julio 2016 - Versin 01.0
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3
ndice
Autoridades ....................................................................................................................... 2
ndice ................................................................................................................................. 3
1. Introduccin ............................................................................................................... 4
2. Mdulo Expediente Electrnico (EE) .......................................................................... 6
2.2 Descripcin general ............................................................................................ 6
2.3 Pautas de accesibilidad ...................................................................................... 7
2.4 Acceso al mdulo ............................................................................................... 8
2.5 Expiracin de la sesin..................................................................................... 13
2.6 Formatos de campos ........................................................................................ 14
2.7 Pestaas .......................................................................................................... 18
2.7.1 Buzn de Tareas Pendientes...................................................................... 18
2.7.2 Buzn Grupal.............................................................................................. 73
2.7.3 Actividades ................................................................................................. 76
2.7.4 Tareas Supervisados .................................................................................. 77
2.7.5 Tareas en Paralelo ..................................................................................... 81
2.7.6 Consultas ................................................................................................... 94
2.8 Expediente con carcter reservado ................................................................ 104
3 Glosario ................................................................................................................. 107
4 Asistencia y soporte ............................................................................................... 109
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1. Introduccin
En el marco del Plan de Modernizacin del Estado y el Decreto 561/2016 y con el

objetivo de desarrollar una gestin de gobierno que brinde servicios de calidad de
forma simple, eficiente y moderna se llevar a cabo la digitalizacin de todos los
trmites y comunicaciones de la Administracin Pblica Nacional (APN). Para su
implementacin se ha desarrollado el sistema de Gestin Documental Electrnica
(GDE). Esta plataforma informtica respeta todos los criterios establecidos por ley
y permite la gestin de todos los trmites de gobierno.
Los mdulos que integran el sistema GDE y que trabajan de forma integral son los
siguientes:
ESCRITORIO NICO (EU): es la interfaz que permite navegar por todos los
mdulos que integran el sistema GDE, por ello, se lo considera la cara visible del
GDE. Desde EU se configura el acceso a la plataforma de Gestin Documental
Electrnica (GDE). Muestra un resumen de todas las tareas pendientes que el
agente tiene en cada mdulo y las organiza segn un rango de antigedad en das.
Adems, a travs del EU cada superior jerrquico puede visualizar la carga de
trabajo del personal que tiene a cargo en su sector.
GENERADOR DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS OFICIALES (GEDO): es el

mdulo que permite generar, registrar y archivar todos los documentos oficiales
electrnicos necesarios para vincularlos a una actuacin. Los documentos que
estn disponibles en GEDO pueden clasificarse en:
- Documentos de redaccin libre ( ): son aquellos documentos en los que el

usuario redacta todo el contenido a partir de un procesador de textos.
- Documentos para importar ( ): son aquellos documentos generados por el

usuario con otro software, guardados en diversos formatos digitales aptos para ser
seleccionados y subidos al sistema para su certificacin a travs de una firma
electrnica o digital y su resguardo en los servidores del GDE.
- Documentos con template o formularios controlados ( ): son aquellos

documentos cuyos campos de redaccin o ingreso de datos estn preestablecidos.
- Documentos con archivos embebidos ( ): son documentos que contienen

archivos en su extensin original otorgndoles validez tanto al documento como su
adjunto.
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EXPEDIENTE ELECTRNICO (EE): es el mdulo que se utiliza para la

caratulacin, vinculacin de documentos, pases y consultas de expedientes
electrnicos.
COMUNICACIONES OFICIALES (CCOO): es el mdulo que permite la generacin,

registro y archivo de documentos comunicables.
REGISTRO/LEGAJO MULTIPROPSITO (RLM): es el mdulo que permite cargar

y actualizar los registros administrados por los diferentes organismos de la APN que
deben guardar datos y documentos respaldatorios de un grupo de personas fsicas
o jurdicas, con el objetivo de identificarlos y habilitarlos para realizar ciertas
actividades.
PORTA FIRMA (PF): es el mdulo que permite administrar la firma de los

documentos electrnicos. El mdulo PF brinda la posibilidad de firmar varios
documentos al mismo tiempo y de filtrar por lotes los documentos a firmar. Funciona
como una bandeja de firmas virtual.
SISTEMA INTEGRADO DE ARCHIVO (ARCH): permite administrar el archivo de

los expedientes electrnicos.
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2. Mdulo Expediente Electrnico (EE)
2.2 Descripcin general
El mdulo Expediente Electrnico (EE), instrumentado por la Resolucin 65/2016

(MM) y la Resolucin 3/2016 (SMA), se utiliza para caratulacin, vinculacin de
documentos, pases y consultas de expedientes electrnicos.
Todos los documentos que conformen un expediente electrnico tendrn que ser
previamente generados en forma electrnica a travs de los mdulos
Comunicaciones Oficiales (CCOO), Generador de Documentos Oficiales
(GEDO), el propio mdulo de Expediente Electrnico (EE), o bien, si existieran en
papel u otro formato, debern ser digitalizados a travs de GEDO.
Algunas de las ventajas de la implementacin del mdulo Expediente Electrnico

(EE) en la Administracin Pblica Nacional:
Acceso permanente al expediente (informacin).

Despapelizacin.
Total seguridad en los contenidos del expediente.
Ambiente tecnolgico de alta seguridad informtica.
Interoperabilidad con los sistemas verticales y transversales.
Seguimiento de las tareas por trmite.
Control del rendimiento por agente.
Mejor relacin con el ciudadano (consulta, trmites a distancia).
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2.3 Pautas de accesibilidad
El mdulo Expediente Electrnico (EE) se encuentra disponible dentro de un

entorno web, por lo cual, se solicita al usuario tener en cuenta las siguientes pautas:
Tener instalado el navegador Mozilla Firefox versin 44.02.
Contar con la versin 8.77 Update (actualizacin) 91 del complemento Java
y activarla desde la seccin herramientas/complementos del

navegador.
Para realizar la previsualizacin de documentos es necesario poseer

instalada la ltima versin de Adobe Acrobat Reader.
Para asegurar una experiencia de usuario amigable se recomienda evitar el

uso de los botones Back / Atrs y Forward / Adelante del navegador o la
tecla de Backspace / Borrar del teclado. Cada mdulo tiene sus propios
botones para volver atrs o cancelar las tareas.
Para comenzar a usar el mdulo EE se debe ingresar al sistema GDE con usuario
y contrasea, completar los datos personales requeridos por la plataforma y
configurar las aplicaciones y las tareas.
Para la obtencin de alta, baja o modificacin de usuario se debe contactar

Administrador Local designado en la reparticin a la que pertenece el agente.
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2.4 Acceso al mdulo
El ingreso al mdulo Expediente Electrnico (EE) se realiza desde un navegador

web a travs de la misma direccin URL desde la que se accede a todos los mdulos
del sistema de Gestin Documental Electrnica (GDE):
http://eu.gde.gob.ar
Para entrar en el sistema GDE y visualizar todos sus mdulos, el individuo deber
completar con su nombre de usuario y contrasea la siguiente pantalla de login:
Luego de completar los campos usuario y clave deber cliquear sobre el botn
Acceder.
Una vez que el usuario se haya logueado se mostrar en la pantalla el Escritorio

nico (EU), la interfaz de acceso a todos los mdulos del sistema:
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A la derecha de la pantalla se encuentran los botones de acceso a los mdulos que

el usuario haya configurado para utilizar.
Para ingresar al mdulo EE se debe cliquear sobre la flecha que se encuentra

ubicada a la izquierda de la accin Ir.
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Al acceder al mdulo EE se visualizar la siguiente pantalla:
En el extremo superior izquierdo de la pantalla se encuentra el nombre del mdulo

que se encuentra en uso, en el extremo superior derecho se presenta la opcin Salir
de la aplicacin, el nombre del usuario que accedi y un botn para ir al Escritorio
nico (EU).
La aplicacin contiene seis solapas con los grupos de actividades que el mdulo
permite realizar:
Para seleccionar una tarea o una opcin se debe cliquear sobre el nombre de la
solapa elegida.
El mdulo Expediente Electrnico (EE) contiene dos tipos de documentos:
Generados en CCOO:
Notas
Memorandos
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Generados en GEDO:
Actos Administrativos
Documentos Importados
Documentos Libres
Formularios Controlados
El mdulo Expediente Electrnico (EE) se encuentra desarrollado para vincular

documentos electrnicos previamente generados. EE no permite la generacin de
documentos.
Por otra parte, el mdulo EE solicita a al mdulo GEDO la generacin de los

siguientes documentos en forma automtica:
Cartula: se genera con los datos que se cargan en la solicitud de caratulacin.
Modificacin de cartula: se genera en el caso de que se realice un cambio en

los datos cargados en la caratulacin. La modificacin crea, dentro del mismo
expediente, una nueva cartula con distinto nmero de registro del de la cartula
inicial.
Providencia: se genera cada vez que se realiza un pase.
Los pases pueden hacerse a un Usuario Particular, a una Reparticin/Sector

(Grupo de Trabajo) o a una Mesa Virtual de la reparticin.
No tiene rutas ni tareas preestablecidas, su tramitacin es libre pero se debe tener

en cuenta la normativa que regula el procedimiento de cada trmite.
Las Providencias de pase se generan en forma automtica sin necesidad de ir al

mdulo GEDO para producirlas.
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Se pueden adjuntar documentos de trabajo, sin ser parte del expediente, ya que no
requieren de una firma electrnica y carecen de nmero de identificacin. Por
ejemplo, una normativa que complemente alguna etapa de la tramitacin.
Se permiten realizar asociaciones entre expedientes.
Se puede asociar un documento a ms de un expediente.
Al crear una cartula se permite asociar datos o metadatos al trmite o Cdigo de

Trmite seleccionado, esta modalidad es de utilidad para la bsqueda e
identificacin de los expedientes. Algunos Trmites solicitan estos datos en forma
obligatoria.
El mdulo ofrece la posibilidad de realizar consultas en lnea de un expediente.
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2.5 Expiracin de la sesin
Por motivos de seguridad, la sesin del sistema GDE expira automticamente,

cualquiera sea el mdulo que se encuentre abierto, luego de 30 minutos de cese de
actividad por parte del usuario. Aquellos datos que no hayan sido guardados se
perdern. Para continuar trabajando en cualquiera de los mdulos el usuario deber
loguearse nuevamente.
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2.6 Formatos de campos
La interaccin entre el usuario y el mdulo EE se lleva a cabo a travs de la aparicin

de distintos tipos de campos que se completan o seleccionan segn corresponda.
Existen campos optativos y obligatorios. En caso de que el usuario olvide

completar alguno de los datos obligatorios, el mdulo se lo notificar mediante una
frase emergente similar a la siguiente:
Campo texto libre: se completa con el dato solicitado en el espacio vaco.
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Campo texto predictivo: permite seleccionar el dato desde una lista

predeterminada. Al ingresar las primeras letras del dato se desplegar la lista de
opciones aproximadas desde donde el usuario seleccionar el dato apropiado.
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Botn: se posiciona el mouse sobre la accin a realizar y se cliquea sobre la

misma.
Campo fecha: requiere que se complete manualmente o se seleccione desde

el calendario que se encuentra a la derecha del dato. Para seleccionar la fecha
desde el calendario se cliquea sobre la fecha elegida.
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Combo: es un campo que presenta un combo de opciones desplegables. Para

activarlo se debe presionar la flecha del men. Y para seleccionar una opcin se
debe cliquear sobre ella.
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2.7 Pestaas
2.7.1 Buzn de Tareas Pendientes
La pestaa Buzn Tareas Pendientes muestra las tareas del usuario logueado en
el sistema. Existen tres tipos de tareas que pueden efectuarse a travs de esta
pestaa del mdulo de Expediente Electrnico:
Crear Nueva Solicitud

Caratular Interno
Caratular Externo
Para realizar cualquiera de las tareas que se reciben en el Buzn de Tareas Pendientes
se deben cliquear sobre el botn Ejecutar.
2.7.1.1 Crear Nueva Solicitud de Caratulacin
El botn Crear Nueva Solicitud es utilizado por aquellos usuarios que no tienen
perfil de caratulador y deben solicitar a otro usuario o sector la caratulacin del
expediente.
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Para realizar la solicitud debern ir a la solapa Buzn de Tareas, presionar el botn Crear
Nueva Solicitud y se abrir la siguiente pantalla:
Se deben completar los campos de Motivo interno y Motivo externo que consta de una
descripcin del trmite a realizar. El usuario caratulador seleccionar el Cdigo de Trmite
segn el detalle ingresado en estos campos.
A continuacin se selecciona el tipo de expediente, interno o externo.
El mdulo le permite al usuario solicitante sugerir el Cdigo de Trmite, para ello se

despliega el combo Trmite Sugerido y se elige la opcin.
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Luego se deben completar los campos obligatorios segn el tipo de expediente

seleccionado:
Luego se debe cliquear sobre el botn Enviar Solicitud a Caratular.
El botn Cancelar cancela la accin y redirige a la pantalla anterior.
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A continuacin se presentan dos opciones de destino para enviar la solicitud de

caratulacin:
A un usuario caratulador
A una reparticin y sector
Una vez seleccionado el destino se presiona en el botn Enviar.
Las tareas de caratulacin se identifican en el Buzn de Tareas Pendientes con el nombre

Iniciar Expediente. Slo podrn ser caratuladas por los usuarios con perfil de caratulador.
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2.7.1.2 Caratular Expediente Solicitado
Para llevar a cabo la tarea Iniciar Expediente se debe presionar el botn Ejecutar.
Seleccionar el Cdigo de Trmite del desplegable o dejar el sugerido por el solicitante de

la cartula.
Cada trmite puede tener cargados los Datos Propios asociados. Se trata de datos
especficos del trmite que luego forman parte de los campos de bsqueda que contiene el
sistema GDE.
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El asterisco al costado del campo indica que ese dato es obligatorio. Luego de completar
los datos presionar en el botn Guardar.
El botn Cancelar redirige a la pantalla anterior.
Luego de presionar en el botn Caratular se visualizar el nmero del expediente

generado.
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Al presionar en el botn OK se enviar el Expediente Electrnico al usuario

solicitante.
2.7.1.3 Caratular Interno
Los usuarios con perfil de caratulador utilizarn los botones Caratular Interno y Caratular
Externo.
El botn Caratular Interno permite caratular un expediente electrnico interno en un solo

paso.
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Para avanzar con la caratulacin se deben completar los datos solicitados en la pantalla:
Motivo interno: ingresar una descripcin especfica del trmite.

Trata: seleccionar el cdigo del trmite desde el combo desplegable.
Datos Propios: datos asociados al trmite.
Descripcin Adicional del Trmite: ingresar un detalle del motivo del trmite.
Email: dato opcional.
Telfono: dato opcional
Luego de completar los datos solicitados presionar en el botn Caratular Interno.
En caso de desear deshacer la accin cliquear sobre el botn Cancelar.
2.7.1.4 Caratular Externo
El botn Caratular Externo permite caratular un expediente electrnico externo en un solo

paso cuando un ciudadano o un proveedor se presentan para iniciar un trmite.
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Se deben completar los datos solicitados en la pantalla:
Motivo externo: ingresar la descripcin del trmite.

Trata: seleccionar el Cdigo de Trmite.
Datos Propios: datos asociados al Trmite.
Descripcin Adicional del Trmite: ingresar un detalle del Motivo.
Personas Empresas: segn el solicitante se ingresan diferentes datos.
Personas
Tipo de documento
Nmero de Documento
Apellido
Nombre
Empresas
Tipo de documento
Nmero de Documento
Razn Social
Email: dato opcional

Telfono: dato opcional
Luego de completar los datos solicitados presionar en el botn Caratular Externo.
Para abandonar la accin se debe presionar el botn Cancelar.
2.7.1.5 Cartula variable
Algunos trmites requieren de informacin adicional para completar la caratulacin de un

expediente electrnico.
Luego de completar los datos comunes a toda caratulacin, el mdulo solicitar que se
ingresen una serie de datos que varan segn cada expediente electrnico en particular.
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Luego de completar los datos se debe presionar en el botn Caratular.
Para continuar la caratulacin del expediente se debe cliquear en el botn Guardar. El

mdulo indica que se gener el expediente y el nmero GDE asignado.
Los trmites que requieren informacin adicional para la caratulacin generan dos
documentos en el inicio.
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28
El documento que figura en primer lugar es la cartula comn a todos los expedientes.
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29
El documento que figura en segundo lugar contiene los datos especficos solicitados para
el inicio del trmite.
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2.7.1.6 Gestin y movimientos de un Expediente Electrnico
Los distintos estados por los que puede pasar un expediente electrnico son:
Iniciacin: es el estado con el cual se crea el expediente en la caratulacin.

Cuando el usuario determina que debe modificarlo, las alternativas son
Subsanacin, Tramitacin o Guarda Temporal. Cuando el expediente
abandona este estado no puede retornar. En caso de enviarlo al estado de
Subsanacin debe indicar el o los documentos que sern modificados. El
usuario tambin est obligado a indicar el motivo por el cual enva a
Subsanacin.
Tramitacin: es el estado durante el cual el trmite atraviesa las distintas etapas

hasta llegar a su resolucin. Para pasar de este estado a Subsanacin o
Comunicacin o Guarda Temporal, el usuario debe indicarlo.
Subsanacin: es un estado optativo que permite modificar los atributos y

documentos del expediente. El usuario que enve un expediente a subsanacin
debe indicar los documentos que sern objeto de modificacin y el motivo. El
usuario puede ir de este estado al de Tramitacin o al de Guarda Temporal.
Ejecucin: es el momento en que el trmite debe ejecutar el acto administrativo.

Este estado es optativo dentro del ciclo de vida del expediente. El siguiente
estado posible es Guarda Temporal.
Comunicacin: en este momento, el expediente electrnico est comunicando

y publicando el acto administrativo; no debe permitir vinculacin de documentos.
El expediente no se puede modificar. El siguiente estado posible es Guarda
Temporal o Ejecucin.
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32
Guarda temporal: al finalizar el trmite, el usuario responsable define su

archivo. Este estado permite, ante un pedido expreso de autoridad competente
al administrador del sistema, su rehabilitacin o desarchivo.
Archivo Definitivo: es el estado en el cual el expediente electrnico pasa de

Guarda Temporal a una Guarda Definitiva. En este punto no se permite que el
expediente electrnico vuelva a otro estado, slo se puede consultar.
En la solapa Buzn de Tareas el usuario logueado tiene los expedientes

electrnicos para iniciar o seguir con la tramitacin. Para avanzar con la tarea debe
accionar el botn Ejecutar.
Luego de presionar el botn Ejecutar se mostrar la siguiente pantalla:
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La pantalla ofrece seis solapas:
Documentos
Documentos de Trabajo
Asociar Expediente
Tramitacin Conjunta
Fusin
Historial de Pases
Datos de la Cartula
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2.7.1.6.1 Documentos
La solapa Documentos permite visualizar el expediente y los documentos que lo

integran. Sobre la derecha de la pantalla en la columna Accin muestra una serie
de conos que permiten:
Visualizar las caractersticas del documento:
o Nmero GDE
o Referencia
o Fecha creacin
o Tipo de Documento
o Firmantes
o Datos Propios
o Archivos de Trabajo
o Historial
Descargar el documento: permite visualizar el documento.

Ms Datos: muestra el nombre del usuario generador del documento y,
en el caso en que corresponda, el nmero especial.
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2.7.1.6.2 Vinculacin de Documentos
Para vincular un documento al expediente se deben ingresar los datos del nmero
GDE que le fue asignado cuando se cre. Los datos son:
Tipo: se selecciona del desplegable la letra del documento

Ao: ingresar el ao de creacin del documento
Nmero: asignado por GDE
Sector: donde se cre el documento
Por ejemplo:
Una vez completo el ingreso de la identificacin del documento presionar en el botn

Vincular Documento.
Luego muestra la siguiente pantalla en la que se ve vinculado el informe.
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El usuario en curso tiene la posibilidad de desvincular los documentos que incluy

en la actuacin desde que recibi el expediente hasta que realice el pase. Para
desvincular el documento debe cliquear sobre el botn (Desvincular el
documento) que se encuentra a la derecha de la pantalla en la columna Accin.
En la pestaa de los documentos que integran el expediente hay tres botones que
permiten la visualizacin de la actuacin con diferentes criterios:
Con Pase: muestra el expediente electrnico completo.
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Sin Pase: muestra los documentos del expediente sin las providencias de pase.
Se habilita el checkbox Mostrar el ltimo pase. Si el usuario lo selecciona se
incluir en la lista de documentos la ltima providencia de pase.
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Filtro: permite visualizar el expediente segn criterios que ofrece el mdulo:
o Reparticin Usuario: permite seleccionar los documentos generados en

un Sector.
o Ao: permite la visualizacin de los documentos generados en el ao
solicitado.
o Fecha de asociacin: se ingresa un rango de fechas, desde hasta,
para la visualizacin de los documentos vinculados al expediente en ese
perodo.
o Tipo Documento: permite la visualizacin de documentos que tengan la
letra del nmero GDE en este campo.
o Referencia: se ingresa una o varias palabras que figuren en la referencia
del documento.
Permite obtener todos los documentos en un archivo comprimido y guardarlo,

respeta el filtro seleccionado.
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39
Se utiliza a para guardar los ltimos cambios realizados en el expediente

electrnico. Al cliquear sobre este botn redirige al usuario al Buzn de Tareas y
guarda los cambios realizados.
Cancelar la tarea redirige a la pantalla anterior sin guardar los cambios.
Al finalizar la vinculacin de documentos se procede al pase para proseguir la

tramitacin del expediente. A continuacin se muestra la pantalla de pase:
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40
Se debe ingresar el motivo del pase que luego se leer en el cuerpo de la

providencia del pase que el mdulo genera automticamente.
Una vez ingresado el motivo del pase, si fuese necesario, se debe cambiar el
estado del expediente desde el combo desplegable:
El usuario puede cambiar el estado del expediente electrnico de acuerdo a su

criterio, excepto el estado Iniciacin que se genera automticamente.
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41
A continuacin se selecciona el Destino del pase.
Las opciones de Destino del pase son:
A un Usuario: se ingresan las primeras letras del nombre y se despliegan las

opciones para seleccionar el usuario.
A una Reparticin y Sector: se ingresan los datos requeridos.
A la Mesa de la Reparticin: se selecciona el Sector y el expediente pasa a la

Mesa Virtual.
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42
Luego puede optarse por presionar el botn para realizar el pase.
Permite realizar un pase y generar una comunicacin oficial. Esta opcin se habilita si el
Estado cambia a Tramitacin. Si se presiona, genera la siguiente pantalla:
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43
Se puede indicar uno o ms destinatarios principales y en copia, escribiendo nombre o

apellido y seleccionndolo del desplegable.
El campo motivo trae automticamente la referencia del expediente. En el campo

Comunicacin Oficial debe ingresarse el contenido de la misma.
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44
Adjuntar archivo: permite adjuntar uno o ms archivos a la comunicacin oficial.
Cancelar: redirige a la pantalla anterior sin tomar la informacin cargada.
Realizar Pase y Comunicar: realiza el pase del expediente, al tiempo que genera la
comunicacin oficial y la enva.
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Al realizar el Pase, el mdulo avisa que se gener correctamente. Al presionar en el botn

OK se toma conocimiento del aviso.
Permite generar una copia parcial del expediente hasta el momento de solicitar la accin.
Al presionar en el botn solicita la confirmacin.
Al presionar S muestra el siguiente mensaje.
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46
En la solapa Actividades se refleja la solicitud de la generacin de copia parcial.
Una vez generada la copia parcial del expediente, vincula un documento que
contiene los datos de la cartula, historial de pases y el resumen de documentos
vinculados.
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2.7.1.6.3 Subsanacin
El mdulo EE permite subsanar errores materiales o involuntarios que hayan

sucedido al vincular un documento.
Cuando un usuario vincula por error un documento que no corresponde a un

expediente electrnico, antes de realizar un pase, puede marcar el o los
documentos errados para que se presenten como subsanados en la solapa
documentos y vincular el o los documentos correctos. De esta manera, el usuario
receptor del pase no podr ver los documentos errneos.
La subsanacin debe estar justificada debidamente por un acto administrativo que

argumente la accin.
Al presionar el botn Subsanar Errores Materiales se presenta la siguiente

pantalla en la que se muestran los documentos que componen el expediente y una
columna que habilita la opcin de los posibles de subsanar.
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48
Una vez seleccionado el documento a subsanar se debe presionar en el botn

Aceptar.
A continuacin se debe vincular el acto administrativo que argumente la

subsanacin. Para realizar la vinculacin el sistema solicita el nmero GDE del
documento.
Luego del ingreso del nmero GDE se presiona el botn Vincular Documento, a
continuacin aparece una ventana en la que se recuerda la vinculacin del acto
administrativo y se solicita la confirmacin de la accin.
El mdulo comunica que la vinculacin fue exitosa:
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49
El documento subsanado aparece grisado en la solapa de Documentos y slo

podr ser visualizado por el usuario que lo ha subsanado.
Luego del pase no se permite la visualizacin del documento al resto de los usuarios
que tengan bajo su control el expediente y al intentar la descarga del documento
subsanado aparece un aviso que notifica sobre la restriccin.
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50
2.7.1.6.4 Iniciar documento GEDO
El mdulo permite Iniciar un Documento GEDO desde la solapa Documentos.
Esta accin permite generar cualquier documento en el mdulo GEDO sin

necesidad de dirigirse a la aplicacin.
Al presionar sobre el botn Iniciar Documento GEDO se presenta la siguiente

pantalla:
La operatoria, a partir de este paso, se realiza desde el mdulo GEDO.
El botn Cancelar redirige a la pantalla anterior sin guardar los cambios.
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51
Se selecciona el tipo de documento desde el men desplegable:
Luego se debe seleccionar al usuario productor del documento y presionar en el

botn Enviar a Producir.
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52
El botn Cancelar redirige a la pantalla anterior sin guardar los cambios.
En la solapa Documentos slo estn habilitados los botones Salir sin pase y
Cancelar.
Al usuario que fue seleccionado como productor del documento le llega una tarea
para Confeccionar Documento al buzn de tareas del mdulo GEDO. Una vez
que se haya firmado el documento se vincula automticamente al expediente.
El documento vinculado con esta operatoria no se puede desvincular del

expediente.
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53
2.7.1.6.5 Bsqueda de documentos por datos propios
La opcin permite buscar y vincular documentos por Datos Propios. Los filtros que
se encuentran desarrollados para realizar la bsqueda son:
Fecha desde/hasta
Generados por m
Generados por mi reparticin
Mostrar slo los tipos de documentos activos
Todos los documentos
Tipo de documento
Los filtros de bsqueda se pueden combinar.
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54
Una vez completos los campos se debe cliquear en el botn Buscar Documento.
La pantalla muestra los documentos que cumplen con los datos solicitados en la
bsqueda.
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Para realizar la vinculacin del documento al expediente electrnico se selecciona

el documento y se presiona en el botn Vincular Documento.
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56
2.7.1.7 Documentos de trabajo
La pestaa Documentos de Trabajo permite anexar archivos de trabajo que no

forman parte del expediente pero que lo acompaan a modo de complemento. Por
ejemplo: archivos en formato .word, .excel, .pdf, etc.
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57
Al presionar en el botn Archivos de Trabajo se muestra la siguiente pantalla en

la que se selecciona el archivo:
Una vez que se realiz la seleccin se debe presionar en el botn Abrir y el archivo
queda aadido al expediente.
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58
2.7.1.8 Asociar Expediente
La solapa Asociar Expediente se utiliza para relacionar uno o ms expedientes

con el actual a modo de consulta.
Luego de completar los datos del expediente a asociar presionar en el botn Buscar
Expediente.
Para completar la tarea seleccionar en la columna accin Asociar Exp.. El mdulo

informa que se asoci el expediente.
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59
2.7.1.9 Tramitacin Conjunta
La solapa Tramitacin Conjunta permite la incorporacin de un grupo de

expedientes durante un tiempo sin que pierdan su individualidad. Adems, pueden
ser separados en cualquier momento.
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60
El expediente sobre el que se est operando ser cabecera de la Tramitacin

Conjunta a partir de aqu y hasta su separacin. No se permite operar sobre los
expedientes incorporados.
Slo se permite la incorporacin de expedientes que estn bajo el control del

usuario.
Para tramitar en forma conjunta el expediente cabecera debe estar en estado de

Tramitacin o Ejecucin. Todos los expedientes que se incorporen deben tener el
mismo estado que el de cabecera en el momento del armado.
Volver al ndice
61
Se deben completar los datos del expediente a incorporar y presionar en el botn

Buscar Expediente.
Volver al ndice
62
Hasta el momento de la confirmacin de la tramitacin conjunta el mdulo permite

desvincular expedientes de la lista de expedientes incorporados.
Se permite el armado del grupo de expedientes para tramitar en forma conjunta en

un solo momento.
Una vez incorporados todos los expedientes electrnicos se debe ratificar la

operacin con el botn Confirmar Tramitacin Conjunta.
Volver al ndice
63
El mdulo confirma la operacin. Para continuar se debe presionar en el botn OK.
Cada vez que se incorpore un expediente, el mdulo genera, en forma automtica,

providencias en las que refleja la tramitacin conjunta.
Volver al ndice
64
A partir de la confirmacin y hasta su desvinculacin solo se permite realizar

operaciones sobre el expediente cabecera.
Las acciones que se tomen sobre el expediente cabecera se replican en los

expedientes que componen la tramitacin conjunta, es decir que, cuando se
vincula un documento al expediente cabecera tambin se vincula, en forma
automtica, en los expedientes incorporados.
Una vez finalizada la tramitacin conjunta de los expedientes se permite desvincular

el lote. Esta accin se realiza al presionar el botn Desvincular Todo. Cada
expediente puede continuar la tramitacin en forma individual.
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65
Cada vez que se desvincule un lote de expedientes el mdulo genera, en forma

automtica, providencias en las que refleja la accin.
Si se enva un expediente cabecera a Guarda Temporal el mdulo procede a

desvincular los expedientes que conforman la tramitacin conjunta. El expediente
cabecera pasa al estado de guarda previa confirmacin del usuario en curso. Los
expedientes incorporados quedan en el buzn de tareas del usuario habilitados para
su ejecucin.
A continuacin se muestran las pantallas que ejemplifican la operatoria.
Volver al ndice
66
En la pantalla anterior se muestra un expediente cabecera y el expediente que

integra la tramitacin conjunta.
Al presionar en el botn Realizar Pase se deben completar los datos solicitados y

luego seleccionar el estado Guarda Temporal desde el men desplegable.
Volver al ndice
67
Al cliquear sobre el botn Realizar Pase muestra el siguiente aviso:
2.7.1.10 Fusin
La solapa Fusin permite agrupar varios expedientes en uno que quedar como
cabecera y ser el que tramite. Los expedientes fusionados pierden su
individualidad, es decir que no pueden volver a tramitar en forma independiente.
Para realizar una fusin el expediente cabecera debe estar en estado de

Tramitacin o Ejecucin. Todos los expedientes
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68
que se fusionen deben tener el mismo estado que el expediente cabecera en el

momento del armado.
Slo se permite la fusin de expedientes que estn bajo el control del usuario activo.
El expediente sobre el que se est operando ser cabecera de la fusin, su

numeracin ser la del expediente resultante de la fusin. El resto de los
expedientes que componen la fusin perdern la posibilidad de volver a tramitar y
pasarn a estado de Guarda Temporal.
Para realizar la operacin de agregar expedientes a la fusin se deben completar

los datos del expediente a fusionar y presionar en el botn Buscar Expediente. Se
debe repetir esta accin tantas veces como expedientes se deseen fusionar.
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69
Hasta la confirmacin de la fusin el mdulo permite desvincular los expedientes de

la lista.
Se permite el armado del grupo de expedientes para la fusin en un solo momento.
Una vez seleccionados todos los expedientes electrnicos se debe ratificar la

operacin con el botn Confirmar Fusin.
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70
El mdulo solicita la confirmacin de la operacin.
Para continuar se debe presionar en el botn OK.
Los expedientes fusionados se podrn consultar a travs del expediente cabecera

en la solapa Fusin o individualmente, en ese caso el mdulo indica que forma
parte de una fusin.
Volver al ndice
71
A partir de la confirmacin slo se permite vincular documentos o realizar

operaciones sobre el expediente cabecera. Los documentos vinculados slo forman
parte del expediente cabecera y no se replican en los expedientes fusionados.
Una vez que se confirma la fusin, el mdulo genera en forma automtica

providencias que indican la operacin realizada:
Vinculacin en el expediente cabecera: se documenta la operacin y

muestra la lista de expediente fusionados.
Vinculacin en los expedientes fusionados: en cada uno documenta la

fusin y el nmero del expediente cabecera.
Volver al ndice
72
2.7.1.11 Historial de Pases
El mdulo permite visualizar los pases realizados durante la tramitacin del expediente.
2.7.1.12 Datos de Cartula
La solapa Datos de la Cartula muestra el motivo del ltimo pase realizado y los datos
ingresados en la caratulacin.
Volver al ndice
73
2.7.2 Buzn Grupal
Las tareas enviadas a un sector en una dependencia se muestran en el Buzn

Grupal.
Cualquier usuario del sector puede seleccionar una tarea del Buzn Grupal de la
dependencia a la que pertenece para realizarla. Para ello, debe cliquear sobre el
botn Adquirir. La tarea ser remitida al buzn de tareas individual del usuario
que la adquiri. Se permiten devolver las tareas adquiridas del Buzn Grupal
cuando el expediente todava no ha recibido modificaciones.
Volver al ndice
74
Al Adquirir una tarea el usuario se hace responsable de su ejecucin.
FORMA ADMINISTRATIVA
Los usuarios con perfil de asignador visualizan el botn Asignar Tarea.
Para derivar una tarea se debe marcar el casillero que se encuentra a la izquierda
del estado de la actuacin y luego presionar en el botn Asignar Tarea. El mdulo
solicita el nombre del usuario al que se le asigna la tarea.
Luego se debe presionar en el botn Asignar y el mdulo solicita la confirmacin

de la accin.
Volver al ndice
75
Una vez confirmada la accin, la tarea pasa al Buzn de Tareas del usuario
seleccionado.
La opcin Mostrar Filtros permite la seleccin de expedientes por su estado.
Al seleccionar el estado se debe presionar el botn Filtrar y el mdulo mostrar los

expedientes que se encuentren en el estado elegido.
Volver al ndice
76
2.7.3 Actividades
En la solapa Actividades se visualizan las solicitudes realizadas para el expediente

en curso.
Se reflejan actividades con solicitudes de generacin de copia parcial del

expediente y produccin de documentos realizados a travs del botn Iniciar
Documentos GEDO.
Al cliquear sobre el botn se cancelan todas las actividades pendientes. Luego

presenta una solicitud de confirmacin de la accin.
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77
2.7.4 Tareas Supervisados
La pestaa Tareas Supervisados se habilita para aquellos usuarios que posean

personal a cargo, quienes podrn ver las tareas pendientes de sus supervisados a
fin de avocarse las tareas o reasignarlas.
Para visualizar las tareas de un usuario a cargo se debe posicionar el mouse sobre
la accin Ver tareas en la fila correspondiente.
A continuacin se presenta la pantalla con las tareas pendientes del usuario

seleccionado:
Volver al ndice
78
Para avocarse la tarea, redirigirla o enviarla a Guarda Temporal se la debe

seleccionar en el casillero que se encuentra a la izquierda del estado, luego
presionar sobre las opciones que se encuentran en la parte superior de la pantalla.
En el caso de avocarse la tarea, el sistema solicita la confirmacin de la accin.
Volver al ndice
79
Una vez confirmada la accin, la tarea pasa al Buzn de Tareas del supervisor.
Si se cliquea sobre la accin Reasignar las tareas seleccionadas el mdulo

solicita el nombre del usuario al que se le asigna la tarea.
Luego se debe presionar en el botn Asignar y el mdulo solicita la confirmacin

de la accin.
Volver al ndice
80
Una vez confirmada la accin, la tarea pasa al Buzn de Tareas del usuario
seleccionado.
Si se selecciona Guarda Temporal el mdulo abre un campo de texto en donde

debe especificarse el motivo del envo a la guarda temporal.
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81
2.7.5 Tareas en Paralelo
Las Tareas en Paralelo se habilitan cada vez que un usuario realice el pase mltiple
de un expediente electrnico. Esto quiere decir que, en el momento de hacer el pase
de la actuacin, lo dirige a dos o ms destinos, que pueden ser agentes o sectores.
La opcin de enviar un pase mltiple se habilita slo para los expedientes que se
encuentren en estado de Tramitacin o Ejecucin, en el momento del envo
paralelo.
Se debe presionar el botn Realizar pase Mltiple que figura en la parte inferior de
la pantalla.
Una vez presionado el botn, se abrir una pantalla en la que se deben cargar los
usuarios y/o sectores a los que se desee dirigir el expediente y detallar el motivo del
pase.
Volver al ndice
82
En el campo Motivo, ubicado en la parte superior de la pantalla, se debe ingresar

el texto de la providencia de pase automtica que el mdulo EE le solicita al mdulo
GEDO. En el caso de los pases mltiples, el usuario emisor puede optar por
completar este campo y realizar providencias similares para cada uno de los
destinatarios, o, por ingresar un texto diferente para cada uno de ellos. En el
segundo caso, no debe completar este campo y debe ingresar primero los usuarios
o sectores destinatarios del expediente en la seccin Destino de la parte inferior de
la pantalla.
Si se desea enviar el expediente a un usuario se debe completar el campo predictivo

destinado a tal efecto y seleccionar al agente correspondiente del men disponible.
Volver al ndice
83
Una vez seleccionado el usuario, se debe presionar sobre el botn Agregar para
que quede registrado como uno de los destinatarios del expediente.
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84
Una vez cargado el primer usuario, se pueden seguir agregando otros si se repite
la operacin. Si se desea, se pueden tambin ingresar sectores como destinatarios.
Un expediente puede estar dirigido a varios usuarios, a varios sectores o a varios
usuarios y sectores, en forma combinada. Para cargar un sector se debe consignar,
en primer lugar, la reparticin a la que pertenece y, luego, el cdigo del sector.
Ambos datos pueden ingresarse en forma manual, si se conocen. De otra manera,
si se despliega la lupa se puede buscar la informacin.
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85
Una vez seleccionado el sector, se debe presionar en el botn Agregar para que quede
registrado como uno de los destinatarios del expediente.
Volver al ndice
86
Finalizada la carga de los destinatarios, se puede seleccionar el cono de dilogo para

ingresar el motivo de pase especfico para cada usuario, si as se lo desea.
Volver al ndice
87
Finalizada la operacin, se debe presionar el botn Enviar Pase Mltiple para realizar el
pase.
Cuando un usuario enva una Tarea en Paralelo conserva el control del expediente
y puede recuperarlo siempre que lo desee. Para controlar un expediente que fue
dirigido en forma simultnea a dos o ms sectores o agentes se debe acceder a la
solapa Tareas en Paralelo.
En el Buzn de Tareas en Paralelo se registrar la lista de los expedientes en

estado paralelo. Cada expediente figurar tantas veces como destinatarios lo hayan
recibido. En la columna Estado se detalla la situacin de cada usuario frente a la
tarea recibida. Si el estado es Pendiente es porque el receptor del expediente an
no lo trabaj.
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88
En el caso de que la solapa no muestre ningn expediente en el buzn es porque

no se registran actuaciones en estado paralelo pendientes de ser devueltas al
usuario emisor.
El agente receptor puede acceder al expediente en su Buzn de Tareas. La tarea

aparece descripta en la columna Tarea/Estado como Paralelo, lo que indica que
fue recibido como parte de un pase mltiple.
El receptor debe ejecutar la tarea del mismo modo en que lo hace para trabajar
cualquier expediente.
Una vez que accede al expediente, encontrar tantas providencias como

destinatarios haya tenido el pase mltiple.
Volver al ndice
89
Si se descargan las providencias se puede conocer quines son los destinatarios

del expediente y leer el motivo del pase para cada uno de ellos.
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90
Una vez realizada la tarea solicitada, se debe presionar el botn Realizar Pase que
se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Cuando se ingresa pantalla de pase
se debe consignar el motivo en el campo correspondiente. Como el agente que
envi la tarea en paralelo es quien tiene el control del expediente, el que responde
a la solicitud solo le puede efectuar el pase a l. Por este motivo los campos Estado
y Usuario figuran en color gris y con los datos fijos.
Volver al ndice
91
Una vez completado el campo Motivo, se debe presionar en el botn Enviar para
perfeccionar el pase.
El usuario que envi el expediente ver reflejado que le fue devuelto por uno de los
destinatarios si observa la columna Estado de la solapa Tareas en Paralelo.
El estado Terminado significa que no se registran tareas pendientes por parte de

ese usuario.
Volver al ndice
92
El agente que envi el expediente en forma paralela puede, si as lo desea,

adquirirlo de cualquiera de los destinatarios, y en cualquier momento de la
operacin. Para efectuar dicha operacin, se debe presionar en el botn Adquirir
de la columna Acciones. Al adquirir la tarea, se le quita el expediente del Buzn
de Tareas a quien lo haba recibido. El cambio se ver reflejado en la solapa Tareas
en paralelo del usuario que mantiene el control de la actuacin. La tarea figurar
en estado Adquirida.
Si el usuario que adquiri el expediente se dirige a su Buzn de tareas lo encontrar

en su listado de tareas pendientes en estado Paralelo. Para poder completar la
operacin, debe ingresar al expediente y realizar el pase que corresponde a la
finalizacin de la tarea. Al presionar el botn Realizar pase, solo estar disponible
la opcin a realizarse un auto pase que confirma la recuperacin total de la tarea y
deja al expediente en estado Terminado, segn se observa en la solapa Tareas en
paralelo.
Cuando un sector haya sido el destinatario de un expediente en estado Paralelo,

uno de los agentes de ese sector deber adquirir la tarea del Buzn grupal para
trabajarlo. En el momento en que la toma se reflejar ese cambio en la columna
Destinatario, ya que no figurar el sector, sino que se ver al usuario que lo tom
para trabajarlo.
Volver al ndice
93
El usuario que tom el expediente lo trabajar desde su Buzn de tareas, donde

constar en estado Paralelo. Una vez finalizada la tarea encomendada, realizar el
pase del expediente al usuario que remiti el pase mltiple, que figurar como
destinatario obligatorio.
Cuando el ltimo usuario pendiente finaliza su trabajo, el Buzn de Tareas en

Paralelo del emisor no registrar expedientes. La actuacin se encontrar en su
Buzn de Tareas y el estado ser de Tramitacin o Ejecucin, segn
corresponda. Al abrir el expediente se encontrarn los documentos que vincul cada
destinatario, ordenados segn el momento de realizacin de la tarea.
Volver al ndice
94
2.7.6 Consultas
La solapa Consultas permite la bsqueda de expedientes electrnicos por criterios

generales o por nmero de identificacin:
Bsqueda de Expedientes
Si se despliega el men Bsqueda de Expedientes, el mdulo permitir la consulta

de expedientes generados por el usuario productor, por el sector al que pertenece,
los tramitados por el usuario o por domicilio, lo que incidir en los resultados
obtenidos.
Buscar en los expedientes generados por m, en mi Sector o tramitados por

m
El mdulo habilita una pantalla en la que se deben definir los criterios de la

bsqueda. El usuario puede optar por adoptar solo uno de estos filtros o combinarlos
para acotar los resultados.
Volver al ndice
95
Si se desea realizar una consulta por rango de fechas, se deben completar los
campos Fecha desde y Fecha hasta y luego presionar en el botn Buscar o Cerrar
para cancelar la bsqueda. Se puede ingresar el dato en el campo correspondiente,
o bien indicarlo en los calendarios destinados para tal fin.
El mdulo mostrar por resultados todos los documentos generados por el usuario
durante el intervalo de tiempo establecido.
Volver al ndice
96
Otras posibilidades son efectuar bsquedas por Trmite, por Dato Propio y por
Datos de la Solicitud. En estos casos, se debe seleccionar el cdigo
correspondiente del men desplegable, todas las opciones son combinables lo que
permite ajustar el resultado.
El listado de expedientes obtenidos se organiza por columnas, segn los metadatos

principales de la actuacin.
Buscar en los expedientes por domicilio
Para realizar esta bsqueda se habilita la siguiente ventana en la que se deben

definir los criterios de la bsqueda. El usuario puede optar por adoptar solo uno de
estos filtros o combinarlos para acotar los resultados.
Volver al ndice
97
Luego del ingreso de los datos para la bsqueda el proceso contina como se
detall para el tipo de bsqueda anterior.
Consultar Expediente por nmero GDE
En la opcin Consultar Expediente por nmero GDE el mdulo habilita una

pantalla en donde se debe completar el nmero de registro GDE de la actuacin.
Volver al ndice
98
El mdulo mostrar como resultado el expediente seleccionado.
El botn Visualizar en la columna Accin permite ver el expediente completo con todos
los documentos vinculados.
Sobre la derecha de la pantalla se muestran tres conos que se detallan a

continuacin:
Visualizar las caractersticas del documento:
o Nmero GDE
o Referencia
o Fecha creacin
o Tipo de Documento
o Firmantes
o Datos Propios
o Archivos de Trabajo
o Historial
Volver al ndice
99
Descargar el documento: permite visualizar el documento
Ms Datos: muestra el nombre del usuario generador del documento y, en

el caso en que corresponda, el nmero especial.
La subsolapa Documentos de Trabajo permite visualizar los archivos adjuntos al

expediente.
La subsolapa Expedientes Asociados muestra la identificacin de expedientes

que se hayan asociado durante la tramitacin.
El mdulo permite ver el Historial de Pases de un expediente, se cliquea sobre la

subsolapa correspondiente y muestra la lista de usuarios y/o sectores que
intervinieron en la tramitacin.
Tambin se permite visualizar los datos cargados en la cartula del expediente

presionando en la subsolapa Datos de la Cartula.
Para la consulta de expedientes que no estn el estado de Guarda Temporal se

habilita el botn Tramitar, en la columna Accin, que permite:
Volver al ndice
100
Ejecutar Tarea: el expediente debe estar bajo el control del usuario en curso,
Buzn de Tareas.
Adquirir Tarea: el expediente debe estar en el sector y dependencia al que

pertenece el usuario.
Al cliquear sobre la opcin Ejecutar Tarea el mdulo muestra el expediente y

permite realizar las tareas pertinentes.
El botn Adquirir Tarea solicita la confirmacin de la accin.
Luego de presionar en el botn Ejecutar muestra el expediente y permite realizar

las tareas pertinentes.
Volver al ndice
101
Si el expediente est bajo el control de otro usuario o no est en el sector del usuario
activo, el mdulo no permite concretar las acciones y muestra las siguientes alertas.
Si el expediente que se consulta est en estado de Guarda Temporal en la columna

Accin se habilita la opcin Solicitar Archivo.
Volver al ndice
102
Al presionar en el botn Solicitar Archivo se genera una solicitud, el mdulo solicita

confirmacin.
Consulta de expedientes en Guarda Temporal
Si se despliega el men Consulta de expedientes en Guarda Temporal, el mdulo

permitir la consulta de expedientes en estado de Guarda Temporal generados por
el usuario productor, por el sector al que pertenece, tramitados por el usuario o por
domicilio, lo que incidir en los resultados obtenidos.
La operatoria de la consulta es equivalente a la Bsqueda de Expedientes

detallada en este captulo.
La siguiente imagen muestra el resultado de una bsqueda, solo est habilitado el

botn Visualizar en la columna Accin.
Volver al ndice
103
Volver al ndice
104
2.8 Expediente con carcter reservado
El sistema GDE dispone de funcionalidades que permiten reservar informacin de

los expedientes.
Las reparticiones que tramitan expedientes electrnicos con carcter reservado

deben solicitar el permiso mediante un acto administrativo.
En un expediente con estado reservado quedarn reservados:
La cartula
Todos los documentos que se vinculen al expediente
Los documentos de trabajo.
Al vincular un documento aparecer la siguiente leyenda:
Slo quedarn sin reserva las Providencias automticas de pase.
Podrn visualizar la informacin del expediente los usuarios a quienes se les realice
un pase del expediente y tengan permiso de visualizacin (perfil reservado).
No podrn visualizar la informacin del expediente los usuarios a quienes se les

realice un pase del expediente y no tengan permiso de visualizacin (perfil
reservado).
Volver al ndice
105
El mdulo presenta el siguiente aviso:
Para el armado y tramitacin de un expediente electrnico con estado reservado se

siguen los pasos indicados en el captulo Gestin y movimientos de un EE.
En la solapa Documentos se habilita un botn que slo se activa cuando el trmite

de un EE es reservado.
La accin tiene un comportamiento similar a la realizacin de un pase, es decir, una

vez vinculados los documentos no pueden desvincularse.
Volver al ndice
106
Al seleccionar el botn Vinculacin Definitiva se muestra un mensaje de

confirmacin, si se presiona Si, se cambia el estado de los documentos del
expediente a definitivos.
Una vez confirmado muestra la siguiente ventana de accin exitosa:
Volver al ndice
107
3 Glosario
Cartula: es la portada del expediente o actuacin que contiene los datos generales
de los mismos.
Documento: se considera documento, cualquiera sea su soporte, una entidad

identificada y estructurada que comprende texto, grficos, sonido, imgenes o
cualquier clase de informacin.
Expediente: constituye expediente, cualquiera sea su soporte, el conjunto

ordenado de documentos que proporcionan informacin sobre un mismo asunto y
sirven de antecedente y fundamento para su gestin o resolucin.
Expediente Externo: es todo expediente iniciado a solicitud de los particulares.
Expediente Interno: es todo expediente iniciado a solicitud de las reparticiones de

la Administracin Pblica Nacional.
Numeracin: procedimiento por el cual se ordenan numricamente expedientes y

actuaciones administrativas. Se suma como elemento de identificacin
imprescindible, establecido por la tabla de cdigos, la sigla de actuacin, el ao de
firma, nmero de secuencia y reparticin.
Providencia: es la intervencin administrativa de remisin y/o elevacin asentada

en un expediente o documento. Se utilizan para intervenciones sin fundamentos o
cuestiones de mero trmite. La providencia no puede originarse por s sola, sino que
debe responder a un trmite previo. Se debe aclarar cul es el documento que da
origen al escrito.
Volver al ndice
108
Cdigo de Trmite: es uno de los elementos informativos que integra la cartula.

Referencia exigida para la caratulacin de expedientes, que se define de acuerdo
al nomenclador de Cdigo de Trmites.
Descripcin del Cdigo de Trmite: es una de las demandas informativas

incluidas en la solicitud de caratulacin. Surge del nomenclador del Cdigo de
Trmites, por ejemplo: obras, impuestos, recursos humanos, etc.
Motivo: es una descripcin breve sobre el tema central de una actuacin

administrativa. Integra junto a la numeracin, sigla del sector y el ao, los elementos
identificativos de este tipo de documentacin.
Nomenclador del Cdigo de Trmite: es un sistema integrado a partir de la

definicin de rubros codificados determinados por los Cdigos de Trmite:
habilitaciones, trnsito, cementerios, etc. Su aplicacin es exigida para la
caratulacin del expediente y su posterior remisin al organismo correspondiente.
Volver al ndice
109
4 Asistencia y soporte
Para solicitar ms informacin sobre el sistema GDE puede contactar al servicio de

Mesa de Ayuda.
Volver al ndice

Manual para El SISTEMA GESTION ELECTRONICA DE EXPEDIENTES GED - ADMINISTRACION PUBLICA NACIONAL ARGENTINA AÑO 2017 - EE-2016-07-25

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Gestin Documental

Ministro de Modernizacin del Estado

Lic. Andrs Ibarra

Secretario de Modernizacin Administrativa

Lic. Eduardo Nicols Martelli

Subsecretaria de Gestin Administrativa

Lic. Mara Jos Martelo

Directora Nacional de Gestin de la Informacin y Soporte

Lic. Eugenia Cutini

En el marco del Plan de Modernizacin del Estado y el Decreto 561/2016 y con el

GENERADOR DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS OFICIALES (GEDO): es el

- Documentos de redaccin libre ( ): son aquellos documentos en los que el

- Documentos para importar ( ): son aquellos documentos generados por el

- Documentos con template o formularios controlados ( ): son aquellos

- Documentos con archivos embebidos ( ): son documentos que contienen

EXPEDIENTE ELECTRNICO (EE): es el mdulo que se utiliza para la

COMUNICACIONES OFICIALES (CCOO): es el mdulo que permite la generacin,

REGISTRO/LEGAJO MULTIPROPSITO (RLM): es el mdulo que permite cargar

PORTA FIRMA (PF): es el mdulo que permite administrar la firma de los

SISTEMA INTEGRADO DE ARCHIVO (ARCH): permite administrar el archivo de

2. Mdulo Expediente Electrnico (EE)

2.2 Descripcin general

El mdulo Expediente Electrnico (EE), instrumentado por la Resolucin 65/2016

Algunas de las ventajas de la implementacin del mdulo Expediente Electrnico

Acceso permanente al expediente (informacin).

2.3 Pautas de accesibilidad

El mdulo Expediente Electrnico (EE) se encuentra disponible dentro de un

Tener instalado el navegador Mozilla Firefox versin 44.02.

Contar con la versin 8.77 Update (actualizacin) 91 del complemento Java

y activarla desde la seccin herramientas/complementos del

Para realizar la previsualizacin de documentos es necesario poseer

Para asegurar una experiencia de usuario amigable se recomienda evitar el

Para la obtencin de alta, baja o modificacin de usuario se debe contactar

2.4 Acceso al mdulo

El ingreso al mdulo Expediente Electrnico (EE) se realiza desde un navegador

Una vez que el usuario se haya logueado se mostrar en la pantalla el Escritorio

A la derecha de la pantalla se encuentran los botones de acceso a los mdulos que

Para ingresar al mdulo EE se debe cliquear sobre la flecha que se encuentra

Al acceder al mdulo EE se visualizar la siguiente pantalla:

En el extremo superior izquierdo de la pantalla se encuentra el nombre del mdulo

El mdulo Expediente Electrnico (EE) contiene dos tipos de documentos:

El mdulo Expediente Electrnico (EE) se encuentra desarrollado para vincular

Por otra parte, el mdulo EE solicita a al mdulo GEDO la generacin de los

Cartula: se genera con los datos que se cargan en la solicitud de caratulacin.

Modificacin de cartula: se genera en el caso de que se realice un cambio en

Providencia: se genera cada vez que se realiza un pase.

Los pases pueden hacerse a un Usuario Particular, a una Reparticin/Sector

No tiene rutas ni tareas preestablecidas, su tramitacin es libre pero se debe tener

Las Providencias de pase se generan en forma automtica sin necesidad de ir al

Se permiten realizar asociaciones entre expedientes.

Se puede asociar un documento a ms de un expediente.

Al crear una cartula se permite asociar datos o metadatos al trmite o Cdigo de

El mdulo ofrece la posibilidad de realizar consultas en lnea de un expediente.

2.5 Expiracin de la sesin

Por motivos de seguridad, la sesin del sistema GDE expira automticamente,

2.6 Formatos de campos

La interaccin entre el usuario y el mdulo EE se lleva a cabo a travs de la aparicin

Existen campos optativos y obligatorios. En caso de que el usuario olvide

Campo texto libre: se completa con el dato solicitado en el espacio vaco.

Campo texto predictivo: permite seleccionar el dato desde una lista

Botn: se posiciona el mouse sobre la accin a realizar y se cliquea sobre la

Campo fecha: requiere que se complete manualmente o se seleccione desde

Combo: es un campo que presenta un combo de opciones desplegables. Para