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EXCEL 2000
Enviada por:
Hlio Dos Santos Duarte
SUMRIO
LISTA DE EXERCCIOS__________________________________________________________ 73
INTRODUO AO EXCEL 2000
FUNDAMENTOS DO EXCEL
A TELA DO EXCEL
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MOVIMENTAO NA PLANILHA
Para selecionar uma clula ou ton-la ativa, basta movimentar o retngulo de seleo para a
posio desejada. A movimentao poder ser feita atravs do mouse ou teclado.
Usando o Mouse
O ponteiro do mouse quando est sobre a rea de trabalho, passa a ter o formato de uma cruz
vazada. Para tornar uma determinada clula ativa, basta dar um clique sobre a clula desejada, o
retngulo de seleo aparece indicando que esta uma clula ativa, isto , est pronta para
receber dados ou algum formato. Note que o indicador de linha e coluna acendem mostrando a
posio da clula ativa.
Outra forma de se movimentar pela planilha com o mouse, atravs da barra de rolagem. No
momento que voc arrasta a caixa de rolagem, apresentado a dica de rolagem, isto , ser
exibido a linha ou coluna para onde voc ir se mover.
Usando o Teclado
Provavelmente voc ir usar mais o teclado que o mouse para movimentar-se, por ser
simplesmente mais prtico. A clula ativa tambm identificada pelo nome: cursor, abaixo temos
as principais teclas usadas para o posicionamento do cursor.
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Saltar para uma determinada clula
Ao pressionar a tecla F5, a caixa de dilogo Ir Para exibida solicitando a referncia, isto , a
posio determinada pelo encontro da coluna com a linha. Na caixa de texto Referncia, digite a
referncia e clique sobre o boto OK.
Na rea de trabalho podero ser digitados caracteres, nmeros, ttulos, etc., observando os
seguintes detalhes:
Torne ativa a clula onde deseja digitar o texto, ao terminar tecle ENTER.
Para corrigir um texto, torne ativa a clula onde inicia o texto, tecle F2 ou d um clique-duplo,
neste momento o cursor apresentado, e voc poder utilizar as teclas de Retrocesso (
Backspace ), Setas ( ) ou Delete. Aps a correo tecle Enter ou clique em , e para
cancelar, tecle Esc ou clique em . Para apagar o contedo de uma clula ativa, pressione a
tecla Delete .
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ENTRADA DE FRMULAS E AUTOSOMA
O processo para introduzir frmula em uma clula o mesmo utilizado para o texto, s que na
clula voc ver o resultado e, na Barra de Frmula, a frmula. Toda frmula deve comear com
o sinal = ou +, se for omitido, o Excel interpretar como texto. Exemplo de uma frmula =B6*C6.
Neste caso, a frmula foi digitada na clula D6 (figura a seguir). O valor contido na clula B6 ser
multiplicado pelo valor contido na clula C6, e o resultado apresentado em D6. Operadores
numricos: (- subtrao; + adio; / diviso; * multiplicao; ^ exponenciao). Na montagem da
frmula, poderemos usar letras minsculas ou maisculas para as referncias.
Alm das referncias para a montagem de uma frmula, poderemos usar os rtulos das
colunas, isto , na clula D5 - por exemplo - no lugar de digitarmos a frmula =B5*C5, bastaria
colocar os rtulos das respectivas colunas =QTD*VALOR.
AutoSoma
Aps a entrada das frmulas em nossa planilha exemplo, vamos incluir um total referente a coluna
das frmulas, isto , um total geral que poderia ser obtido atravs da frmula: =D5+D6+D7+D8.
Esta frmula no est incorreta, mas existe uma forma mais prtica para calcular uma somatria
de valores contnuos. Este recurso aplicado atravs de uma funo disponvel na Barra de
Ferramentas. Ento, para somar a coluna TOTAL automaticamente, basta posicionar o cursor
abaixo da respectiva coluna e dar um clique sobre o boto AutoSoma.
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Ao dar o clique sobre o boto, o Excel identifica a faixa de valores e inseri automaticamente a
funo SOMA com a faixa de clulas a ser somada. Para concluir esta tarefa necessrio teclar
Enter. A faixa D5:D9, significa a soma dos valores contidos nas clulas D5 at D9. Voc poder
entrar com esta funo em qualquer clula, e entre os parnteses dever digitar o intervalo, isto ,
a clula inicial, dois pontos e a clula final.
SALVANDO A PLANILHA
A planilha que voc criou e ainda no salvou, reside, praticamente, na memria do computador,
para obter uma cpia permanente no disco do seu equipamento necessrio salv-lo. O
salvamento de uma planilha um procedimento que deve ser realizado o mais rpido possvel,
devido as possibilidades de perda do documento ocasionado, principalmente, por oscilaes na
rede eltrica.
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Quando o Excel carregado, o documento apresentado recebe o nome provisrio de Pasta 1. Ao
selecionar a opo de salvamento pela primeira vez, ser solicitado o nome do documento que
poder conter 256 caracteres, incluindo espaos.
Ao concluir o trabalho, voc poder fechar a planilha mas continuar no Excel para criar uma nova
planilha, neste caso, basta selecionar a opo Fechar do menu Arquivo. Aps este procedimento
a planilha ser fechada mas, caso tenha feito alguma alterao desde o ltimo salvamento, ser
exibido uma caixa de dilogo solicitando o salvamento antes do fechamento, isto ocorre porque o
Excel, por medida de segurana, deseja evitar a perda dos dados. O mesmo acontece quando
tentamos finalizar Excel ( boto Fechar [X] ou, opo Sair do menu Arquivo).
Toda informao contida em seu disco identificada por um nome, para o sistema so arquivos.
Existem vrios arquivos de diversos tipos e tamanhos. Quando for acionado a opo de abertura
de arquivo, iremos ver apenas os tipos de arquivos (xls) criados pelo Excel, esta a opo
padro do Excel.
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Para abrir um arquivo use a opo Abrir do menu Arquivo ou,
No quadro que exibido, no s poderemos abrir um arquivo como tambm, visualiz-lo, localizar
um determinado arquivo e at realizar operaes como: Renomear, Copiar, Excluir; esses
comandos ficam disponveis dando um clique, com o boto direito, sobre o arquivo.
FORMATAO DE CLULAS
A formatao de clulas muito parecido com o processo de formatao de texto do Word, para
aplicarmos algum formato a uma regio, esta ter que estar selecionada. Veremos que muitos
dos botes da Barra de Formatao so conhecidos e sua aplicao depende de uma regio
previamente selecionada.
Para selecionarmos uma clula, basta pressionar o boto esquerdo do mouse quando ponteiro
estiver sobre a clula desejada, isto , a clula ativa uma regio selecionada. Para selecionar
uma faixa de clulas, mantenha o boto pressionado e arraste o ponteiro at o ponto desejado;
procure posicionar o ponteiro no meio da clula inicial e arrast-lo at a clula final.
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Para selecionar Linhas ou Colunas, deveremos posicionar o ponteiro sobre a identificao da linha
ou coluna e dar um clique. Seleo de mltiplas linhas ou colunas, basta arrastar o ponteiro sobre
os identificadores.
Para selecionar clulas no adjacentes, conforme figura anterior, mantenha a tecla Ctrl
pressionada no momento da seleo de outras faixas de clulas. Para desmarcar uma regio
selecionada, basta dar um clique em qualquer clula da planilha.
Verificamos como selecionar faixas de clulas, agora vamos aplicar alguns recursos de
formatao em nossa planilha exemplo. Os recursos que estudaremos esto disponveis na Barra
de Formatao, so botes usados para formatar uma faixa de texto e/ou uma faixa de nmeros.
Os botes a seguir so aplicados a uma regio selecionada contendo texto, alguns desses botes
podem ser aplicados nmeros, como exemplo, os recursos de tamanho de fonte e negrito.
Aplique alguns desses formatos em nossa planilha exemplo.
A aplicao de qualquer formato a clulas poder ser desfeita ou refeita atravs dos botes
Desfazer e Refazer. O Excel armazena em sua memria as ltimas 16 aes executadas pelo
usurio. Este recurso poder ser aplicado tambm, a outros processos.
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A entrada de texto nas clulas possuem alinhamento esquerda e os nmeros o alinhamento
direita, mas poderemos alterar usando os botes de alinhamento. Para ttulos, use o boto
Mesclar e centralizar, em nossa planilha exemplo, selecione a faixa A1:A4 e, em seguida, clique
Para formatao de nmeros, encontramos alguns botes para acrescentarmos separao milhar
com casas decimais variadas e at formatos monetrios.
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ALTERANDO A LARGURA DA COLUNA
Em alguns casos voc sentir a necessidade de alterar a largura da coluna para uma melhor
apresentao, aumentando os espaos entre as informaes. Quando uma clula contm valor
numrico, poder exibir o caractere # caso voc tenha diminudo o tamanho da coluna ao ponto
de ser insuficiente para exibir os dados.
Para alterar a largura de uma clula, basta posicionar o ponteiro do mouse sobre a linha de
diviso de colunas, prximo ao identificador, e arrastar para a direita ou esquerda. Na realidade
todas as clulas pertencentes a mesma coluna tero suas larguras alteradas.
Como exemplo, vamos aplicar o formato monetrio a faixa de clulas D5:D10, verificaremos que o
Excel aumentou automaticamente a largura da coluna para comportar os dados, mas vamos
diminuir a largura desta e, logo aps, o sinal # ser apresentado no lugar dos nmeros em
algumas clulas.
Volte a aumentar a largura da coluna D e, aplique o formato monetrio s clulas C5:C8. Outra
forma de alterar a largura de uma coluna, e dando um clique duplo sobre a linha de diviso de
colunas.
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INSERINDO E EXCLUINDO LINHAS E COLUNAS
Inserir - Para inserir uma linha inteira, posicione o ponteiro do mouse na identificao da linha e,
em seguida, clique o boto direito do mouse, no menu Atalho escolha Inserir. A linha inteira ser
deslocada para baixo. Para inserir uma coluna inteira, repita os mesmos procedimentos, antes
posicione o ponteiro na identificao da coluna que ser deslocada para a direita.
Clique no ponto indicado pela seta na figura anterior, para desativar a opo e, logo aps, insira
uma coluna em branco aps a coluna B.
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Excluir - Para excluir uma linha ou coluna inteira, basta posicionar o ponteiro do mouse na
identificao da linha ou coluna, pressionar o boto direito do mouse e, em seguida, escolher a
opo Excluir do menu Atalho.
Criando um grfico
Estando com a planilha pronta, escolha duas ou mais colunas, lembre-se: a primeira coluna,
geralmente, o ttulo das fatias - Legenda e, a segunda representa os valores relacionados
com as fatias. No podero ser selecionadas linhas em branco, isto , s os ttulos e seus
respectivos valores. Em nossa planilha exemplo, escolheremos duas faixas, A5:A8 e D5:D8.
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Selecione a Ferramenta Assistente de Grfico , em seguida, veremos o primeiro de
quatro quadros de dilogo do Assistente. Nesta primeira etapa, deveremos escolher o tipo de
grfico, clique em Pizza, se desejar ter uma idia de como ficara o grfico, pressione e
mantm pressionado o boto indicado pela seta da figura a seguir, escolha o subtipo de grfico
3-D conforme figura. Para continuar, clique sobre o boto Avanar.
O segundo quadro de dilogo apresentado com um exemplo do grfico que ser criado,
geralmente nesta etapa no realizado nenhum tipo de alterao, em nossa planilha, a
seqncia de dados em Colunas. Clique sobre o boto Avanar.
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Na etapa 3, poderemos incluir um ttulo ao grfico e mudar a posio da legenda, ou remove-la
atravs da guia Legenda.
A ltima etapa pede o local onde ser posicionado o grfico, poderemos optar em coloc-lo em
outra planilha (Plan2,Plan3), ou sobre a planilha atual (Plan1) - estas opes iro incorporar o
grfico como objeto. J a opo Como nova planilha, criado uma nova guia contendo apenas
o grfico. Selecione a opo conforme figura a seguir e clique sobre o boto Concluir.
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Pronto, o grfico incorporado planilha e, caso esteja sobre os dados da planilha exemplo,
basta arrastar a rea do grfico para a posio que desejar. Para alterar as dimenses do grfico,
posicione o ponteiro do mouse sobre o quadradinho, localizado na borda do grfico, neste
momento o ponteiro do mouse se transforma em uma seta bidirecional, agora s arrastar.
O documento que voc v na tela exatamente o que ser impresso no papel. Podemos
rapidamente imprimir o documento usando o boto Imprimir da Barra de Ferramentas. Mais
adiante iremos ver como alterar alguma caracterstica da impresso ou impressora.
Para imprimir somente o grfico, clique sobre rea do grfico para selecion-lo (quadradinhos
sobre a borda) e, selecione o boto Imprimir.
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COPIANDO E MOVENDO FAIXA DE CLULAS
COPIANDO CLULAS
Uma das formas de copiar o contedo de uma ou mais clulas, usando os botes de
Copiar e Colar. Como no Word, estes recursos para serem aplicados precisam de uma
regio previamente selecionada. Como exemplo, selecione uma faixa de clulas contendo
texto ou nmeros, no selecione a faixa de frmulas, por enquanto. Com a faixa de clulas
selecionadas, clique sobre o boto Copiar.
Agora, posicione o cursor (clula ativa) ao lado da planilha - como exemplo, e clique sobre
o boto Colar ou tecle Enter, o contedo da faixa selecionada exibido a partir da posio
da clula ativa. A tarefa est concluda, mas a faixa que selecionamos anteriormente ainda
est exibindo os traos piscantes indicando a possibilidade de colarmos o contedo da rea
de transferncia em outro local; para desmarcar esta regio pressione a tecla Esc.
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Outra forma de realizarmos a cpia de uma faixa de clulas atravs do menu Atalho.
Selecione outra regio e d um clique (boto direito) com o ponteiro do mouse sobre a
faixa para ser exibido o menu Atalho, em seguida, escolha a opo Copiar. No destino,
clique com o boto direito sobre a clula inicial que receber os valores, no menu atalho
escolha a opo Colar.
MOVENDO CLULAS
Tanto o procedimento copiar como recortar, podem ser usados entre planilhas (Plan1,
Plan2,..) e entre pastas (outros arquivos), e at entre aplicativos (Excel>Word>Paint>...).
Existem casos em que as cpias entre planilhas ou entre arquivos de planilhas devem
manter vinculo, isto , se um determinado valor de uma planilha for usado em outra,
localizado em pasta ou planilha diferente, e ter seu valor na origem alterado,
automaticamente tambm ser alterado no destino. Desta forma em uma nica pasta
poderemos ter vrias planilhas que se relacionam.
Vamos ver a aplicao deste recurso usando nossa planilha exemplo. D um clique no
boto direito do mouse sobre a clula D10 e escolha a opo Copiar do menu Atalho.
Agora, escolha outra planilha Plan2, em seguida, d clique com o boto direito do mouse
sobre uma determinada clula e escolha a opo Colar Especial. No quadro de dilogo
exibido, clique o boto Colar Vincular. Com este procedimento qualquer alterao no valor
da clula D10 em Plan1, automaticamente ser alterado o valor da clula que contm o
vinculo com a clula D10 de Plan1.
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COPIANDO FRMULAS
Vamos apagar a faixa de clulas D6:D8 - selecione a faixa e pressione a tecla Delete. D
um clique com o boto direito sobre a clula D5 e, em seguida, escolha o boto Copiar da
Barra de Ferramentas. A frmula copiada para a rea de transferncia, e agora vamos
selecionar a faixa D6:D8 que conter as frmulas. Clique sobre a faixa com o boto direito
do mouse e escolha a opo Colar do menu Atalho.
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Agora, vamos digitar a frmula que ficar na clula E5, =D5/$D$10, isto , o valor contido
na clula D5 ser dividido pelo total contido na clula D10, mas esta referncia absoluta
porque todos os outros totais, D6, D7 e D8 sero divididos pelo mesmo valor contido na
clula D10, ento, torna-se a referncia absoluta para permitir a operao de cpia de
frmula. Ao copiar esta frmula a referncia D5 ser alterara automaticamente, mas a
referncia D10 permanecer fixa.
Aps a incluso da nova frmula, copie para as outras linhas e formate esta faixa para
porcentagem com uma casa decimal.
ENTENDENDO AS FUNES
A funo um mtodo utilizado para tornar mais fcil e rpido a montagem de frmulas
que envolvem clculos mais complexos e vrios valores. Existem funes para os clculos
matemticos, financeiros e estatsticos. Por exemplo, na funo: =SOMA(A1:A10),
significa que a funo SOMA, somar os valores do intervalo A1 at A10, sem voc
precisar informar clula por clula. Lembre-se que a funo dever iniciar com o sinal de
igual (=).
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referncia da clula inicial, dois pontos e a referncia final. Os dois pontos indica que h
um intervalo de clulas ou uma faixa de clulas.
Quando uma funo possuir mais de um argumento, estes devero vir separados por
ponto-e-vrgula. Um exemplo de funo usando mais de um argumento poderia ser o
seguinte:
Algumas funes
A seguir encontraremos uma pequena relao das funes mais utilizadas. O Excel
oferece centenas de funes e todas podero ser acessadas atravs do boto Colar
Funo.
ARRED
Sintaxe
ARRED(nm; nm_dgitos)
Nm o nmero que voc deseja arredondar, poder ser uma referncia - clula.
Nm_dgitos especifica o nmero de dgitos para o qual voc deseja arredondar nm.
Exemplos
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DIAS360
Retorna o nmero de dias entre duas datas com base em um ano de 360 dias (doze meses
de 30 dias). Use esta funo para ajudar no clculo dos pagamentos, se o seu sistema de
contabilidade estiver baseado em doze meses de 30 dias.
Sintaxe
DIAS360(data_inicial; data_final)
Data_inicial e data_final so duas datas entre as quais voc deseja saber o nmero de
dias.
Exemplo
HOJE
Sintaxe
HOJE( )
INT
Sintaxe
INT(nm)
Exemplos
INT(8,9) igual a 8
MXIMO
Sintaxe
MDIA
Sintaxe
Exemplos
MNIMO
Sintaxe
Exemplos
MOD
Retorna o resto depois da diviso de nm por divisor. O resultado possui o mesmo sinal
que divisor.
Sintaxe
MOD(nm; divisor)
MOD(3; 2) igual a 1
MOD(20;5) igual a 0
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MULT
Sintaxe
Exemplos
SE
Sintaxe
Teste_lgico qualquer valor ou expresso que pode ser avaliada como VERDADEIRO
ou FALSO.
Valor_se_verdadeiro o valor fornecido se teste_lgico for VERDADEIRO. Se
teste_lgico for VERDADEIRO e valor_se_verdadeiro for omitido,
VERDADEIRO ser fornecido.
Valor_se_falso o valor fornecido se teste_lgico for FALSO. Se teste_lgico for FALSO
e valor_se_falso for omitido, FALSO ser fornecido.
Comentrios
Exemplos
A clula A1e B1 cotem valores numricos. Em C1 teremos o produto dos dois valores se o
valor de A1 for menor que B1, em caso negativo, obteremos a diferena dos valores, ento
em C1 entraremos com a funo:
SE(A1<B1;A1*B1;A1-B1)
A Mdia de uma faixa localizada em G5, poder variar de 0 a 100. Para obter conceitos de
A a E dependendo da tabela a seguir:
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Maior do que 89 A
De 80 a 89 B
De 70 a 79 C
De 50 a 69 D
Menor do que 50 E
Voc poderia usar a seguinte funo aninhada SE:
SE(G5>89;"A";SE(G5>79;"B";SE(G5>69;"C";SE(G5>49;"D";"E"))))
SOMA
Sintaxe
Comentrio
Exemplos
SOMA(3; 2) igual a 5
Se a clula A2:E2 contiver 5, 15, 30, 40 e 50:
SOMA(A2:C2) igual a 50
SOMA(B2:E2; 15) igual a 150
AUTOCLCULO
Este recurso muito til e fcil de utiliz-lo. Para verificar rapidamente um total, basta
selecionar a faixa de clulas que voc deseja somar que a resposta aparecer na Barra de
Status, na parte inferior da tela. Se desejar obter outra forma de clculo, como por
exemplo, valor mnimo, mdia,...; d um clique com o boto direito sobre a rea de
AutoClculo e escolha a opo.
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ASSISTENTE DE FUNO
O Excel oferece centenas de funes que esto agrupadas por categoria facilitando o
encontro da funo desejada. Existem funes Matemtica, Financeira, Estatstica e outras
no menos importantes. Uma forma muito til de aplicarmos as funes atravs do boto
Colar Funo disponvel na Barra de Ferramentas.
Como exemplo, entre com valores nas clulas A2, A3 e A4 (Plan2). Logo aps, posicione o
cursor na clula A5 e selecione o boto Colar Funo para entrarmos com a funo
MXIMO pertencente a categoria Estatstica, em seguida, clique o boto OK.
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Aps selecionar o boto OK, ser exibido a caixa de dilogo para entrada e/ou
confirmao dos argumentos identificados automaticamente.
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Para continuarmos com nosso estudo, vamos criar uma nova planilha que poder ser em
uma nova guia ( Plan1,Plan2,..) de nossa pasta (material.xls) ou, em outra pasta (um novo
arquivo).
Como o Excel oferece, inicialmente, em uma nica Pasta de Trabalho, 3 planilhas, clique
em uma delas se desejar continuar na pasta Material, para criarmos a nossa nova planilha
(um exemplo hipottico). O contedo desta planilha estar dividido em 5 colunas a saber:
At R$ 1.500,00 ISENTO
De R$ 1.501,00 at R$ 2.000,00 10%
De R$ 2.001,00 at R$ 3.500,00 15%
Acima de R$ 3.500,00 20%
Monte a planilha conforme os dados acima e acrescente, a sua escolha, informaes para
vinte funcionrios.
Na coluna D teremos a aplicao da Funo SE que ter a seguinte sintaxe para valores
contidos a partir da linha 3:
SE(C3<1501;ISENTO;SE(C3<2001;C3*0,1;SE(C3<3501;C3*0,15;C3*0,2)))
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FORMATAO DA PLANILHA
FORMATANDO CLULAS
A opo Clulas do menu Formatar permite uma srie de formataes especiais que so
agrupadas em guias. A aplicao destes recursos requer uma regio previamente
selecionada.
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A guia Alinhamento permite o alinhamento de texto nas formas j estudadas e em outras
que daro um efeito interessante a planilha. Dependendo da estrutura da planilha estas
orientaes permitiro um visual mais profissional e atraente.
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FORMATANDO LINHA
Atravs da opo Linha do menu Formatar, poderemos alterar a altura de uma faixa de
linhas selecionadas, ocult-las e/ou deixar o prprio Excel definir a altura da linha que mais
se ajusta ao contedo das clulas.
FORMATANDO COLUNA
A opo Coluna permite alteraes similares a opo Linha do menu Formatar. A opo
Largura permite alterar a largura das colunas selecionadas, se desejarmos poderemos
definir um novo tamanho padro para todas as colunas da planilha, atravs da opo
Largura padro.
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FORMATANDO A PLANILHA
AUTOFORMATAO
VALIDAO DE DADOS
Quando voc deseja certificar-se de que foram inseridos os dados corretos em uma
planilha, voc pode especificar os dados vlidos para clulas individuais ou para intervalos
de clulas. Voc pode restringir os dados a um determinado tipo - como nmeros inteiros,
nmeros decimais ou texto - e definir limites para as entradas vlidas. Voc pode
especificar uma lista das entradas vlidas ou limitar o nmero de caracteres em entradas.
Como exemplo, vamos criar restries na faixa de clulas B5:B8 - da coluna QTD
referente a nossa planilha exemplo. Nesta faixa de clulas determinaremos que sero
aceitos apenas nmeros inteiro superiores ao valor zero. Para isto, selecione a faixa de
clulas mencionada e escolha a opo Validao do menu Dados.
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A guia Definies do quadro de dilogo Validao de dados exibido pedindo os
critrios de validao, para atender os critrios mencionados anteriormente, selecione as
opes conforme figura a seguir.
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Aps confirmar a validao dos dados para a faixa de clulas selecionadas, verificaremos
um quadro contendo a mensagem de entrada, esta exibio s ocorrer quando uma
clula de validao estiver selecionada.
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Caso seja digitado algum valor na clula com restrio que no corresponda as restries,
ser exibida a mensagem de erro.
FORMATAO CONDICIONAL
Resultados de frmulas ou outros valores de clula que voc deseja monitorar, podem ser
realados atravs de formatos condicionais. Com este recurso poderemos saber
rapidamente se o faturamento foi acima do projetado, por exemplo, acrescentando
frmula que contm o resultado, o formato condicional de mudana de cor. Os formatos
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condicionais continuam aplicados clula at que voc os remova, mesmo que nenhuma
das condies seja atendida e os formatos das clulas especificadas no sejam exibidos.
GRFICOS
Vimos atravs da ferramenta Auxiliar Grfico como criar um grfico de maneira simples e
tambm limitada. Agora iremos avanar um pouco mais no estudo dos grficos,
conhecendo recursos de formatao e personalizao.
CRIANDO UM GRFICO
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Para criarmos um grfico precisamos ter uma planilha pronta para servir como referncia.
Monte uma planilha conforme figura a seguir na guia de planilha Plan3.
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A princpio, a seqncia de dados est em colunas, mas ao escolher a seqncia em
linhas, veremos que o grfico ter uma melhor apresentao - mas claro que isto relativo,
cabe a voc escolher a forma mais conveniente.
No prximo etapa, poderemos incluir ttulo ao grfico e aos eixos, exibir ou ocultar os
valores do eixo, acrescentar linhas de grade, posicionar a legenda, mostrar dados sobre o
grfico e acrescentar uma tabela de dados abaixo do grfico, todos estes recursos esto
disponveis nas guias exibidas no quadro de dilogo.
Na ltima etapa, deveremos escolher o local para onde ser gravado o grfico, vamos
posicionar o grfico em uma nova planilha.
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Como resultado teremos uma nova guia de planilha contendo apenas o grfico, desta
forma fica mais fcil para realizarmos qualquer tipo de alterao alteraes, e apesar de
estar posicionada em outra guia, qualquer alterao realizada na planilha de origem dos
dados, o grfico automaticamente ser atualizado.
FORMATANDO O GRFICO
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Atravs do boto Formatar objeto , poderemos realizar diversas alteraes como:
escolher um estilo de linha e cor de borda, cor de preenchimento da rea, mudar a forma
do grfico, alterar a ordem de seqncia de dados, aumentar ou diminuir o espaamento e
profundidade do grfico, e mudar a fonte e alinhamento do texto. Todos estes recursos
sero oferecidos dependendo do objeto selecionado.
A seguir, temos o grfico com algumas mudanas realizadas com o boto Formatar objeto.
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Se desejar realizar qualquer tipo de alterao com relao a ttulo, linhas de grade,
posicionamento da legenda, ocultar valores dos eixos, exibir dados sobre ou abaixo do
grfico, basta selecionar Opes de grfico do menu Grfico.
IMPRIMINDO O GRFICO
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Em visualizar impresso, para mudar a orientao do papel, isto , se a impresso ser na
horizontal ou na vertical, alterar as margens, acrescentar cabealho/rodap, definir o
tamanho do grfico e a qualidade de impresso, clique sobre o boto Configurar. Na guia
Pgina mude a orientao. A guia Grfico, permite definir o tamanho do grfico e a
qualidade de impresso.
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Para imprimir, selecione o boto Imprimir. O quadro de dilogo Imprimir exibido e
oferece recursos para a mudana de impressora e quantidade de cpias. Aps a alterao,
selecione o boto OK para iniciar a impresso.
VISUALIZAR IMPRESSO
Este recurso muito importante pois evitar a possvel reimpresso do documento por
motivo de ajuste nas margens ou, uma melhor orientao de impresso.
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Para ter uma idia de como a planilha ficar impressa na
pgina, selecione a opo Visualizar Impresso do menu
Arquivo ou,
CONFIGURAR PGINA
Estando no modo de visualizar impresso, basta dar um clique sobre o boto Configurar
ou, estando na rea de trabalho, selecione a opo Configurar Pgina do menu Arquivo.
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Ao selecionar esta opo, o quadro de dilogo Configurar pgina exibido apresentando
algumas guias.
Guia Planilha - Permite selecionar a opo de impresso da planilha com linhas de grade,
isto , riscos de diviso de linha e coluna, e definio da rea de impresso (faixa de
clulas que sero impressas).
Guia Margens - Permite a alterao das margens e altura do cabealho e rodap. Ainda
nesta guia poderemos centralizar a planilha na vertical e/ou na horizontal.
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Para alterar o contedo do cabealho ou rodap, clique sobre o boto de Personalizao
e entre com o texto e/ou campos disponveis atravs de botes.
Selecione a opo Visualizar quebra de pgina do menu Exibir para podermos ter
acesso a estes recursos. Logo aps, reproduza algumas linhas da planilha at obter um
nmero superior a 60 linhas, este procedimento somente para facilitar o entendimento do
que ser apresentado. Desta forma, nossa planilha ser impressa em duas pginas.
Conforme figura anterior, posicione o ponteiro do mouse sobre as linhas indicativas para
definir uma nova rea de impresso, o ajuste do tamanho da fonte ser automaticamente
realizado pelo Excel. Como exemplo, a linha vertical foi movida duas colunas para a
esquerda e a quebra de pgina (linha horizontal) foi levada para a ltima linha, com isto,
ser impresso somente uma pgina.
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CAIXA DE DILOGO IMPRIMIR
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BANCO DE DADOS
Banco de Dados ou simplesmente Lista, uma tabela composta de vrias linhas divididas
em colunas que so identificadas por campos, e cada linha representa um registro do
banco de dados. Com esta organizao o Excel poder oferecer recursos de organizao e
pesquisa extremamente fceis, independente da quantidade de linhas contida na base de
dados.
A nossa planilha exemplo (Folha Pgto) foi criada numa estrutura de banco de dados, mas
existe uma regra a ser aplicada em nossa Lista. Entre a linha que contm o nome dos
campos e os dados no poder haver linhas em branco, isto , precisamos excluir a linha 2
de nossa planilha.
CLASSIFICAO
Classificar uma lista de dados muito fcil, e este recurso poder ser obtido atravs dos
botes de Classificao localizados na Barra de Ferramentas, ou atravs do menu Dados.
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Para obter uma classificao simples para nossa planilha exemplo, posicione o cursor na
coluna que deseja ordenar, e escolha um dos botes para a classificao crescente ou
decrescente, isto , do menor para o maior ou, do maior para o menor valor
respectivamente. O Excel identifica as outras colunas de forma a manter a integridade dos
dados para cada registro.
Note que apesar da lista estar ordenada pelo Nome, seria melhor se a ordenao fosse por
nome mas dentro do setor, isto , ordenar o Setor e o Nome ao mesmo tempo. Isto
possvel atravs da opo Classificar do menu Dados.
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AUTOFILTRO
Este recurso muito utilizado em Lista com um grande nmero de linhas. Serve para
selecionar somente os registros que atendem a um ou mais critrio. Posicione o cursor
sobre qualquer parte da planilha com dados, em seguida, selecione a opo Filtrar...
AutoFiltro pertencente ao menu Dados. Aps este procedimento, ao lado dos campos so
apresentados setas indicadoras de listas de seleo.
Como exemplo, clique sobre a seta ao lado do campo Setor e escolha Pessoal. O Excel
ir exibir somente os registros que atendam a este critrio.
Para retornar a exibio de todos os registros, basta dar um clique sobre a seta que se
encontra em cor diferente das outras (indica que existe um critrio), em nosso exemplo o
campo Setor, e escolher a opo Tudo. Voc poder acrescentar mais de um critrio a
diferentes campos. Uma aplicao para campos numricos a opo 10 Primeiros, ela
permite a exibio da quantidade desejada dos Primeiros ou ltimos itens. A figura a
seguir exibe os cinco maiores salrios de nossa Lista.
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Alm destas opes, podemos Personalizar o critrio a ser utilizado pelo Excel para a
seleo dos registros. Esta opo est disponvel na lista de seleo. Como exemplo,
vamos exibir apenas os salrios bruto compreendidos entre os valores 1.000,00 e
2.000,00, isto , os salrios maiores que 1.000 e menores que 2.000.
USANDO O FORMULRIO
Usar o Formulrio para edio de dados pode ser muito mais interessante que editar nas
linhas da Lista de dados. Este recurso apresenta um quadro com opes de incluso,
excluso e localizao de registros de forma simples e prtico.
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Como exemplo, vamos incluir um novo registro e realizar algumas operaes. Clique sobre
o boto Novo para a incluso do Novo Registro; nos primeiros trs campos entre com os
dados, para saltar de um campo para outro, use a tecla Tab ou Shift+Tab para voltar ao
campo anterior, o mouse tambm poder ser usado. Os campos que contm frmulas
sero preenchidos automaticamente. Ao concluir, clique sobre o boto Fechar. O novo
registro includo no final Lista, consequentemente, teremos que Classificar a Lista toda
vez que realizarmos incluses, isto se voc achar importante em manter a classificao.
Se desejar encontrar um determinado registro, clique sobre o boto Critrios e entre com
os dados nos campos, geralmente apenas o preenchimento de um campo suficiente, em
seguida, clique o boto Localizar prximo. Lembre-se de apagar os critrios para liberar o
avano e retorno de todos os registros atravs dos botes Localizar anterior e Localizar
prximo. Para a movimentao dos registros, tambm poder ser usado as setas da barra
de rolagem. Na figura a seguir, sero localizados todos os registros que iniciam com o
valor Marcelo - do campo Nome.
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Para excluir um determinado registro, basta localiz-lo e, em seguida, dar um clique sobre
o boto Excluir. O registro atual ser excludo aps confirmao do procedimento.
CRIANDO SUBTOTAIS
Em nossa Lista os registros ento agrupados por Setor, isto , para cada Setor temos uma
certa quantidade de registros, atravs desta organizao poderemos acrescentar subtotais
a cada Setor, e no final um total geral. Este recurso de extrema utilidade para este tipo
de Lista.
Para criarmos subtotais, escolha a opo Subtotais do menu Dados. Lembre-se: a Lista
precisa estar classificada pelo campo no qual se deseja fazer o agrupamento.
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Na caixa de texto A cada alterao em: devemos selecionar o campo que ser feito o
agrupamento, em nosso caso ser o campo Setor. A prxima caixa Usar funo:
deveremos escolher a funo a ser empregada a cada mudana de Setor, vamos aceitar a
funo padro definida pelo Excel - Soma. A ltima caixa pede que seja selecionada um ou
mais campos que iremos totalizar, escolha SAL. LQUIDO.
Clique o boto de nvel 2 para termos uma Lista resumida dos Subtotais.
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Para remover os subtotais, selecione a opo Subtotais do menu Dados e, em seguida,
clique sobre o boto Remover todos.
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FERRAMENTAS AUXILIARES
DICAS DE CLULAS
A clula que contm a dica, apresentar um ponto vermelho no canto superior direito, para
ver o comentrio, basta posicionar o ponteiro do mouse sobre a clula. Se desejar realizar
alguma alterao no comentrio, dever selecionar a clula e, em seguida, escolher a
opo Editar comentrio do menu Inserir.
PROTEGENDO A PLANILHA
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Aps criarmos a planilha, poderemos proteger todo o arquivo, isto , toda vez que abrirmos
um arquivo protegido, ser pedido uma senha para acess-lo, e tambm ser possvel
protegermos algumas partes da planilha, por exemplo: em nossa planilha as colunas
NOME, SETOR e SAL. BRUTO podem tem seus valores alterados, mas j as outras
colunas, que contm frmulas, permanecero constantes, desta forma poderemos
protege-las para evitar alteraes indesejadas ocasionando problemas no clculo.
Protegendo o Arquivo
Para proteger um arquivo atravs de uma senha, basta selecionar a opo Salvar Como
do menu Arquivo, no quadro de dilogo que exibido, clique o boto Opes e entre com
a senha de proteo. Aps confirmar os procedimentos, voc s perceber o resultado
quando for abrir o documento.
Protegendo Clulas
Para proteger partes da planilha, teremos que selecionar a regio que ficar desprotegida,
isto , as clulas que no podero sofrer alteraes, em nossa planilha poder ser o
intervalo A2:C21 - ou os dados das clulas contidas nas colunas A, B e C, logo aps,
escolha a opo Clulas do menu Formatar, no quadro de dilogo que exibido, escolha
a guia Proteo e desative a caixa de verificao Travar, desta forma a regio
selecionada ficar desprotegida aps a proteo geral da planilha. O Excel, como padro,
mantm todas as clulas travadas, por isso o motivo de desativar a regio que poder
sofre alteraes.
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Agora, escolha a opo Proteger ... Proteger Planilha do menu Ferramentas, no quadro
de dilogo exibido, entre com uma senha, se desejar, em seguida, clique sobre o boto
OK. Qualquer tentativa de edio nas clulas protegidas, o Excel exibir um quadro de
advertncia.
Para desproteger, basta selecionar a opo Proteger ... Desproteger Planilha do menu
Ferramentas.
AUDITORIA
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Para remover os rastreadores indicados por setas, escolha a opo Auditoria ... Remover
Todas as Setas do menu Ferramentas. Caso alguma clula apresente mensagem de
ERRO, torne ativa esta clula e escolha a opo Auditoria ... Rastrear Erro do menu
Ferramentas, para encontrar o possvel problema de referncia.
RECURSOS AUTOMTICOS
Auto Preenchimento
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Seleo inicial Seqncia expandida
JAN FEV,MAR,ABR
Tri3 (ou T3 ou Trimestre3) Tri4, Tri1, Tri2
1o Perodo 2o Perodo, 3 o Perodo
Produto 1 Produto 2, Produto 3
Produto 1: Pendente Produto 2: Pendente, Produto 3: Pendente
Data
Uma seqncia de data pode incluir incrementos de dias, semanas ou meses por voc
especificados ou pode incluir seqncias sucessivas como dias da semana, nomes de
meses ou trimestres. Por exemplo, as selees iniciais de tempo na tabela abaixo resultam
nas seqncias apresentadas.
Linear
Quando voc cria uma seqncia linear, o Excel aumenta ou diminui os valores em um
valor constante conforme mostrado na tabela abaixo.
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Seleo inicial Seqncia expandida
1, 2 3, 4, 5
1, 3 5, 7, 9
100, 95 90, 85
Auto Concluso
Ao digitar as primeiras letras de uma entrada em uma clula, o Excel pode completar a
entrada para voc com base nas entradas que voc j digitou naquela coluna.
Auto Correo
Como o Word, o Excel pode corrigir automaticamente erros comuns medida que voc
digita ou, substituir uma palavra chave por um texto pr-definido.
Na caixa Substituir, digite uma palavra que costuma ser digitada incorretamente, por
exemplo, paz
Na caixa Por, digite a grafia correta da palavra, por exemplo, digite pas
Agora, para ver o resultado, basta entrar com a palavra incorreta e teclar Enter, o Excel
realizar automaticamente a correo. No quadro de dilogo AutoCorreo, existe uma
lista com vrias palavras e smbolos pr-definidos.
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PERSONALIZAO DA BARRA DE FERRAMENTAS
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Para remover o novo boto, basta realizar o mesmo procedimento de inserir, s que
deveremos arrast-lo para dentro do quadro de dilogo Personalizar.
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EXCEL NA WEB
Um dos recursos que marcam esta verso do Excel a possibilidade de criarmos pginas
que podem ser publicadas na Internet (rede mundial de computadores). Estes recursos
no chegam a ser to sofisticados, mas sem dvida, o resultado mais que suficiente.
Com o avano dos sistemas, muitos usurios leigos acessam a Internet sem dificuldade, e
esta forma de acesso a informao tambm est revolucionando os sistemas utilizados nas
empresas. Estes esto evoluindo para o que chamam de Intranet - uma forma de
navegao semelhante a Internet - aos diversos computadores de uma empresa, e nada
impede que eles tambm acessem a Internet.
Para criarmos uma pgina para a Web, deveremos salvar o arquivo criado no Excel como
HTML (tipo de arquivo reconhecido pelo programa de navegao na Internet). Esta forma
de criao poder apresentar alguns problemas, pois muitos formatos do Excel no so
suportados pelo HTML. Evite o uso de: efeitos de texto (sombra, caixa alta, relevo,
animao), objetos de desenho, caixas de texto, realce, numerao de pgina, margens,
bordas, cabealhos e rodaps, estilos.
Para converter um arquivo simples em HTML, basta selecionar as clulas que pertencem a
planilha (A1:E10 de nossa planilha exemplo - Plan1), e escolher a opo Salvar como
HTML do menu Arquivo. Com este procedimento, ser exibido o Assistente para Internet
solicitando o intervalo e grficos a converter, em nosso exemplo, o grfico referente a
projeo de vendas, no far parte de nossa pgina, ento, selecione-o e clique sobre o
boto Remover, em seguida, clique em Avanar.
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Na segunda etapa, vamos aceitar a opo padro de converter os dados para um
documento independente e, dar um clique sobre o boto Avanar. Na etapa 3, preencha
as caixas de texto e clique sobre as opes conforme seu critrio, em seguida, clique em
Avanar.
Na ltima etapa, deveremos digitar o nome do arquivo - sem esquecer da extenso html,
ou aceitar o sugerido pelo Excel, em seguida, selecione o boto Concluir.
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Pronto, os dados so convertidos para HTML e salvo no arquivo determinado. Para ver o
resultado, precisaremos abrir o programa de navegao da Internet, neste caso, clique
sobre o boto Barra de ferramentas Web para exibi-la, em seguida, selecione o boto Ir
da barra de ferramentas Web e a opo Abrir.
Agora, deveremos informar o caminho e o nome do arquivo que desejamos abrir (C:\Meus
documentos\Material.htm) - caso no se lembre, clique sobre o boto Procurar.
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Aps a confirmao, o programa de navegao da Internet carregado - no caso o
Internet Explorer, juntamente com o arquivo que contm a pgina que acabamos de criar.
ASSISTENTE DO OFFICE
No decorrer do curso voc deve ter notado o assistente de ajuda sendo exibido e
oferecendo alguma dica sobre o trabalho que esta sendo executado. Esta uma das
opes que o Assistente do Office oferece - Ajuda sugerida, mas a qualquer momento
voc poder solicitar ajuda usando as suas prprias palavras, para isto, d um clique sobre
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Acima do quadro do assistente, encontraremos um balo solicitando o texto que
representar o assunto que desejamos obter ajuda. Como exemplo, foi solicitado ajuda
sobre a insero de figuras na planilha. Aps dar um clique sobre o boto Pesquisar, o
Assistente exibe algumas opo relacionadas com a sua pergunta, clique sobre a uma das
questes para obter detalhes da ajuda solicitada.
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Informaes detalhadas sobre a ajuda solicitada apresentada em uma nova janela,
geralmente esta janela fica sempre visvel, isto , mesmo mudando para outros programas,
ela continuar visvel. Agora, s seguir os procedimentos pata obter o resultado
desejado. Ao concluir, feche a janela dando um clique sobre o boto [X] da janela.
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TROCA DE INFORMAES ENTRE APLICATIVOS
Aps a seleo, clique sobre a ferramenta copiar , neste momento uma cpia do
grfico foi transferida para a rea de transferncia;
Agora vamos carregar o Word, logo aps, abra o arquivo que receber o grfico;
Com o arquivo aberto, posicione o cursor na linha que receber o grfico;
Pronto, para transferir o grfico, d um clique sobre o boto colar ; para ter uma
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LISTA DE EXERCCIOS
TOTAL =SOMA(??:??)
4) Crie um grfico, tipo Torta - 3D, da relao Ttulo x Valor Tt. Adicione legenda e ttulo
ao grfico.
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9) Utilize a ferramenta apropriada e abra o seu arquivo.
11) Insira, atravs do Menu de Atalho, entre a coluna TITULO e VENCIMENTO, a coluna
referente ao PORTADOR do ttulo. Os portadores ficam a sua escolha.
12) Crie um novo grfico, mas a relao ser Portador x Valor Tt.
13) Utilize a barra de ferramenta grfica para remover a legenda e selecionar um outro tipo
de grfico.
15) Crie outra planilha na mesma pasta (Plan2), a seu critrio, de forma que o total contido
em Plan1 seja copiado de forma especial para Plan2, e faa parte da nova estrutura
que dever conter pelo menos trs tipos de funes.
18) Monte uma estrutura de banco de dados com pelo menos cinco colunas e dez
registros (linhas). Uma das colunas dever conter a funo SE.
19) Organize o banco de dados em ordem alfabtica e, acrescente mais cinco registros
atravs do comando formulrio.
20) Use o comando de Autofiltro para realizar diversos tipos de pesquisa a seu critrio.
21) Crie subtotais para o banco de dados e, logo aps, utilize o comando de visualizar
impresso para ter uma idia de como ficar o resultado no papel.
22) Acrescente dica uma das clulas que contm o ttulo da coluna.
27) Crie uma pgina para a Web contendo todo o seu trabalho, em seguida, visualize-a no
navegador da Internet.
28) Atravs do Assistente do Office, aprenda a inserir em sua planilha, um efeito especial
de texto criado com o WordArt.
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30) Salve as alteraes, carregue o Word e cole, no texto que voc desejar, a planilha,
logo aps, visualize impresso. Salve as alteraes e feche a janela.
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