9-6-2017 ALMACENES

GESTION LOGISTICA Y
ESCUELA PROFESIONAL
DE INGENIERIA CIVIL OPERACIONES

ALUMNOS:
- Alcantara Hurtado, Fabio.
- Buchelli Vsquez, Stefany M.
- Castillo Blas Antony.
- Ramirez Sevilla, Luis.
- Rodriguez Celis Cesar.
- Tern Chvez, Alejandro.
DOCENTE:
- Geldres Sanchez, Carmen.
NRC:
- 1

TRUJILLO, 2017
 GESTIN LOGSTICA Y OPERACIONES

INDICE
I. ALMACEN
II. FUNCIONES DEL ALMACEN
III. PRINCIPIOS BSICOS DEL ALMACN
IV. TIPOS DE ALMACN
1. La Organizacin
2. Movimiento De Material
3. El Techo
4. Segn Las Operaciones
5. Tipo De Material
V. LAS REAS DEL ALMACN
1. rea de recepcin
2. rea de almacenamiento
3. rea de entrega
VI. CARACTERISTICAS DE LA ZONA DE ALMACENAMIENTO
VII. PRINCIPIOS BSICOS EN EL REA DE ALMACENAMIENTO
VIII. PROCEDIMIENTOS DE ALMACENES
IX. PROCEDIMIENTOS PARA CONTROLAR LOS BIENES EN EL ALMACEN
GENERAL
X. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL INVENTARIO FSICO
XI. PROCEDIMIENTO PARA GENERAR CODIFICACIONES Y NMEROS CLAVES
DE BIENES
XII. PROCEDIMIENTO DE RECEPCIN Y ENTREGA DE MATERIA PRIMA
XIII. PROCEDIMIENTO DE RECEPCIN Y ENTREGA DE BIENES GENERALES, Y
DE MANTENIMIENTO
XIV. PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR LOS PEDIDOS COMPROBANTES DE
SALIDA DE ALMACN
XV. PRINCIPALES FUNCIONES GENERALES DE ABASTECIMIENTO
XVI. ORGANIZACIN DE LA GESTIN DE ALMACENES
XVII. ACTIVIDADES CLAVES DE ALMACENES
XVIII. EN LOGISTICA, EL SERVICIO DE ATENCIN AL USUARIO IMPLICAR:
1. Grado de certeza
2. Grado de confiabilidad
3. Grado de flexibilidad.
XIX. ASPECTOS CUALITATIVOS.
XX. LA MEJORA CONTINUA
XXI. CARACTERISTICAS PARA LOGRAR EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE LA
ADMINISTRACIN LOGSTICA.
XXII. CONCLUSIONES
XXIII. RECOMENDACIONES
XXIV. BIBLIOGRAFIA
XXV. ANEXOS

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GESTION DE ALMACENES

I. Almacn
El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una entidad
con objetos y metas bien definidas de internamiento, resguardo, custodia, control y
distribucin o abastecimiento de materiales y productos asignados a los usuarios que
desarrollan actividades, proyectos y obras pblicas.

II. Funciones del almacn

La manera de organizar y administrar el almacn depende de varios factores tales como
el tamao y el plano de organizacin, el grado de descentralizacin deseada, la variedad
y magnitud de los bienes e insumos a distribuir, la flexibilidad relativa de los equipos y
facilidades de manipulacin y distribucin de los bienes. Sin embargo, para proporcionar
un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:
- Recepcin de materiales, bienes y suministros de funcionamiento
- Registro de entradas y salidas del almacn.
- Almacenamiento de materiales
- Mantenimiento de materiales y de almacn
- Despacho de materiales
- Coordinacin del almacn con el control de inventarios y contabilidad.

III. Principios bsicos del almacn

El almacn es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger
y controlar los bienes de activo fijo o variable de la entidad, antes de ser requeridos para
la administracin, la produccin de servicios pblicos.
Todo almacn puede considerarse necesario para una entidad segn el apoyo que preste
a las funciones y actividades de la entidad.
Es importante hacer hincapi en que lo almacenado debe tener un movimiento rpido de
entrada y salida, o sea de una rpida rotacin.
Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva los costos
de administracin final, sin agregarle valor, razn por la cual se debe conservar el mnimo
de existencias con el mnimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operacin.
Los siguientes principios son bsicos para todo tipo de almacn:
- La custodia fiel y eficiente de los bienes, materiales o productos debe encontrarse
siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacn.
- El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas de
recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y ayuda en el control de
inventarios.
- Debe existir una sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida de
materiales (ambas con su debido control, incluido las ventanillas de atencin a los
usuarios).
- Se debe llevar un registro al da de todas las entradas y salidas.
- Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos
del almacn (entradas y salidas) y a programacin de y control de produccin sobre
las existencias.

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- Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre comn
y conocido de compras, control de inventario y produccin.
- La identificacin debe estar codificada.
- Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e identificacin
en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicacin. Esta misma
localizacin debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.
- Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente por personal ajeno al almacn.
- Toda operacin de entrada o salida del almacn requiere documentacin autorizada
segn sistemas existentes.
- La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est asignada a l,
y estar restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control
de inventarios.
- La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder realizar
modificaciones pertinentes con mnima inversin.
- Los materiales almacenados debern ser fciles de ubicar.
- La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales.
- El rea ocupada por los pasillos respecto del total del almacenamiento propiamente
dicho, debe ser tan pequea como lo permitan las condiciones de operacin.

IV. Tipos de almacn

Los almacenes se pueden diferenciar segn:
1. La organizacin
Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados. Se da el primer caso
cuando el establecimiento (organizacin de gran tamao) rene en su propia sede
todos los almacenes, mientras que se presenta el segundo caso cuando hay sectores
del almacn situados en otros lugares.
En cuanto a la conformacin interna, los almacenes pueden estar constituidos por
locales nicos o por una serie de locales separados o secciones comunicadas. La
disponibilidad de un local nico obliga a tener reunidos todos los materiales, por lo
que su control se hace ms difcil, especialmente si tal local resulta muy grande y
contiene columnas o estanteras que dificultan la visibilidad.
2. Movimiento de material
Desde el punto de vista del movimiento de los materiales, podemos distinguir
almacenes con transporte mecanizado (fijo, semifijo, mviles) ms o menos elevado
y almacenes sin mecanizacin.
3. El techo
- Aquellos que se pueden tener en la intemperie sin necesidad alguna de proteccin
y para los cuales no hay duda alguna sobre su resistencia a las inclemencias del
tiempo.
- Los que pueden estar a la intemperie con la condicin de que la estancia sea
durante corto tiempo, y bajo particulares sistema de proteccin.
- Los que tienen que ser puestos a cubierto (y aqu se distinguen an en condiciones
de conservacin).
4. Segn las operaciones
Para el ejercicio racional del almacenaje, existen, en general, locales para las
siguientes exigencias:
- Recepcin de los materiales, los cuales pueden ser a su vez distribuidos en locales
de llegada y estancia eventual (a veces incluso bajo la responsabilidad del
suministrador), en espera de ser registrados contablemente e ingresados en el
propio local de recepcin donde tienen lugar las operaciones de desembalaje y
control (numrico y de control).

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- Espera de los bienes y control de calidad, antes de la conformidad de la

verificacin.
- Desembalaje de los productos, hay casos en que es conveniente destinar locales
separados a tal exigencia.
- Almacenamiento propiamente dicho.
5. Tipo de material
Los bienes o suministros que se resguarda, custodia, controla o se abastece en un
almacn pueden contener lo siguiente:
- Bienes fungibles o de consumo y partes componentes:
Tienen como funcin principal el abastecimiento oportuno de suministros de
funcionamiento y otros bienes para atender el normal funcionamiento operativo
de la entidad.
- Alimentos y/o vveres destinados a los programas sociales:
- Almacn de productos en proceso:
- Almacn de materiales de construccin, destinados a las obras en ejecucin
y/o proyectos de gran envergadura.
- Almacn de materias primas y suministros diversos destinados a la
produccin.
- Almacn de productos terminados:
- Herramientas y equipo de trabajo:
Un almacn de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado
especializado para el control de esas herramientas, quipo y tiles que se prestan
a los distintos departamentos y operarios de produccin o de mantenimiento.

V. Las reas del almacn

Normalmente una planta de almacn en cualquier entidad pblica debe tener como
mnimo tres reas:
- rea de recepcin.
- rea de almacenamiento
- rea de entrega
El tamao y distribucin de estas tres reas depende del volumen de operaciones y de la
organizacin de cada entidad, en lo particular. Estas pueden estar completamente
separadas e independientes unas de otras, o bien, dentro de un mismo local.
1. rea de recepcin
El flujo oportuno de los materiales o bienes, que entran, para que est liberado de
toda congestin o demora, requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y
de su ptima utilizacin.
Las condiciones que impiden el flujo oportuno son:
- Espacio de maniobra restringido o inadecuado.
- Medios de manejo de materiales deficiente.
- Demoras en la inspeccin y documentacin de entrada.
El espacio necesario para el rea de recepcin depende del volumen mximo de
bienes que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella.
El tiempo de permanencia de los bienes en el rea de recepcin debe ser lo ms
corta posible, pues el espacio y el costo de operacin depende de la fluidez con que
estas se pasan del transporte del proveedor al almacn.
2. rea de almacenamiento

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En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para cumplir con

las finalidades del almacn, ya que ello exige realizar las operaciones que dormn el
ciclo de almacenamiento, para lo cual es indispensable disponer de espacio suficiente
donde se pueda actuar organizadamente, sin inconvenientes ni tropiezos.
3. rea de entrega
La preparacin de pedidos es un subproceso que tradicionalmente est asignado al
almacn; por ello, las estructuras organizativas de los almacenes suelen disponer de
personal dedicado a esta tarea.
Sin embargo, la preparacin de pedidos es una de las actividades asociadas a la
gestin de pedidos y distribucin; es decir, en una gestin enfocada a procesos, la
responsabilidad de la preparacin de los pedidos debe estar asignada fuera de la
gestin de los almacenes, si bien, funcionalmente puede ser desarrollada en ellos.
- Ser trasladada con el medio mecnico ms adecuado.
- Ser acompaada de un documento de salida, una nota de remisin o una factura.
- Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la mercanca con el
documento de salida.

VI. Caractersticas de la zona de almacenamiento

El anlisis que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir una zona
adecuada, tiene que realizarse en funcin de tres factores:
- Usuarios a los que se va servir.
- El espacio de que se dispone
- Los artculos o bienes que se van a guardar
- El flujo de movimiento, grado y magnitud de los bienes.

VII. Principios bsicos en el rea de almacenamiento

- Primeras en entrar, primeras en salir principio bsico de todo almacn, para evitar
que los artculos permanezcan mucho tiempo en almacn sin ser entregados, por
cuanto la llegada de nuevas remezas condenan a las existencias antiguas a continuar
en almacn mientras las nuevas son despachadas.
- Colocar los bienes de mayor demanda o requerimiento ms al alcance y disposicin
de la ventanilla de atencin o de las puertas de recepcin y entrega para reducir
recorrido y tiempo de trabajo.
- Reducir las distancias que recorren los artculos as como el personal. Esta es una
manera de reducir los costos de la mano de obra.
- Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve un bien, hay una ocasin
ms para estropearla.
- Prohibir la entrada al rea del almacn a personas extraas, solo se permitir el
ingreso al personal autorizado.
- Controlar las salidas de bienes del rea de almacenamiento a travs de documentacin
adecuada.
- Llevar registros de existencias al da.
- Eliminar el papeleo superfluo e innecesario
- Reducir el desperdicio de espacio, diseando la estantera con divisiones a la medida
de lo que se almacena.
- El rea ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del rea de almacenamiento
debe representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de
operacin.

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- El pasillo principal debe recorrer a lo largo del almacn. Los transversales

perpendiculares al principal deben permitir el fcil acceso a los casilleros, bastidores
o pilas independientes de artculos.
- El punto de recepcin debe estar ubicado en el extremo del pasillo principal y el punto
de distribucin en el opuesto.
- Si el espacio es muy limitado o crtico por el crecimiento de sus operaciones, puede
pensarse en lo siguiente:
- Una mejor ubicacin de los medios de almacenamiento: estantes, tarimas, etc.
- Un nuevo diseo de estantera, de tipo flexible, que aproveche mejor el espacio
existente.
- Una distribucin y colocacin de los bienes que permita ahorrar espacio por el
sistema de almacenamiento diversificado.
- Un aprovechamiento del espacio cbico con el diseo de entre pisos o estantera de
varios niveles sobrepuestos.
- Reduccin de pasillos con la utilizacin de sistemas de estanteras movibles o en
bloques.
- Eliminacin del almacenamiento de bienes obsoletos o en desuso, reduccin de
existencias por medio de los sistemas y mecanismos automatizados.

VIII. Procedimientos de almacenes.

- El titular del almacn es el responsable del orden, registro, control, internamiento y
suministro de los bienes muebles y de consumo que se encuentran bajo su custodia.
- Ser responsabilidad del titular del rea del almacn tener al da los registros de
control de los artculos en su custodia.
- Ser responsabilidad del titular del almacn coordinar con su personal para que los
almacenes estn en buenas condiciones de higiene y seguridad.
- Ser responsabilidad del titular del almacn notificar al rea solicitante la
incorporacin de los bienes cuando se hubiese requerido con anterioridad y que no
se hubiese surtido en el momento solicitado.
- Ser responsabilidad del titular del almacn entregar la informacin inherente a los
movimientos de entradas y salidas a las reas de contabilidad, control patrimonial,
etc., as como cualquier aclaracin de los movimientos, sobre todo de los bienes
muebles.
- El almacn general ser la nica rea facultada para recibir bienes muebles y bienes
de consumo (unidad de almacn).
- Al recibir los bienes, el personal encargado de la recepcin certificar que cumplan
con las caractersticas de calidad y contenido estipuladas en el contrato y rden de
Compra, Guia de Internamiento, que ordene su incorporacin al almacn; asimismo,
solicitar al rea usuaria o tcnica, emita el visto bueno de los mismos, de
considerarse necesario.
- Previo a la adquisicin de bienes, se consultar en el sistema software de entradas y
salidas verificando los saldos de los bienes requeridos a efectos de evitar compras
innecesarias.
- Debern llevar a cabo inventarios fsicos por lo menos una vez al ao, as como por
muestreo fsico cada tres meses.
- Los movimientos de salidas de bienes de consumo debern de ser con una orden de
salida PECOSA.

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IX. Procedimiento para controlar los bienes en el almacn general

- Registrar los bienes de consumo y los bienes muebles adquiridos, para su
incorporacin al sistema software.
- Incorporar y acomodar los bienes de consumo y de inversin en el espacio fsico del
almacn.
- Solicitar a control de calidad, cuando es materia prima y/o material de laboratorio por
medio de la solicitud de anlisis emita su dictamen de aprobacin para proceder a la
entrega del material al rea solicitante.
- Incorporar e identificar con clave conforme al Catlogo de Bienes al sistema software
y asignar el nmero de inventario cuando es bien mueble clave del Catlogo de
Adquisiciones, bienes muebles y servicios, e informa al rea solicitante.
- Emitir vale de salida.
- Recibir y registrar salida del almacn en el sistema software
- Entregar en el caso de bienes de consumo y bienes muebles con vale de salida y/o
orden de produccin al rea solicitante y elaborar resguardo cuando es bien mueble.

X. Procedimiento para realizar el inventario fsico

- Realizar, una vez al ao, el inventario fsico.
- Distribuir el instructivo para llevar a cabo la toma fsica del inventario, indicando las
actividades a realizar, los das, horas y personal que formar parte en la toma fsica
del inventario.
- Imprimir los listados y las Tarjetas de Control de Inventarios de los bienes de los
diversos almacenes (marbetes), los cuales son entregados al rea solicitante para ser
colocados en el momento del inventario.
- Acomodar los bienes y colocar los marbetes a cada uno de ellos y proceder al conteo
fsico, con la participacin del personal de almacn, contabilidad, y como veedor un
representante del OCI o control interno.
- Capturar en el mdulo de inventarios las cantidades obtenidas del conteo fsico y
conseguir cifras de existencias fsicas y comparar contra existencias reportadas en el
sistema software o con los listados proporcionados.
- Informar al rea de contabilidad de la culminacin del inventario para realizar el
cierre anual y los ajustes correspondientes.

XI. Procedimiento para generar codificaciones y nmeros claves de bienes.

- Verificar en el sistema software si el bien que va a solicitar est registrado. Para
elaborar la requisicin de compra, si est registrado, procede a elaborarla, sino pasa
al siguiente punto.
- Solicitar al almacn por escrito sea dado de alta el bien y/o modificacin cuando el
bien sea de las mismas caractersticas del que ya existe, pero es necesario realizar
algn cambio en el sistema software indicando la descripcin del producto, unidad
de medida, presentacin y/o especificaciones necesarias.
- Codificar al bien con el cdigo correspondiente, para darle de alta en el almacn
correspondiente.

XII. Procedimiento de recepcin y entrega de materia prima.

- Recepcionar bienes con factura original y cuatro copias anexando copia del pedido
y/o de requisicin de compra y certificado de anlisis.
- Recibir los bienes del proveedor con la documentacin correspondiente, verificando
fsicamente las existencias, respecto a cantidad, nmero de lote y fecha de caducidad,
firma de verificacin en la factura y la entrega al proveedor.

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- El jefe de almacn recibe la factura del proveedor, sella y firma de recibido una vez
validada por el recepcionista.
- Registrar en el sistema software en el mdulo SIAF de ingresos registrando el pedido
y/o la requisicin de compra registrando el nmero de la factura, cantidad, precio,
fecha de caducidad y nmero de lote. Quedando el productor en el mdulo de
consulta de artculos en control de calidad.
- Elaborar formato de anlisis y registrar el control de calidad para que realice las
pruebas correspondientes.
- Realizar las pruebas de control de calidad de acuerdo a las especificaciones de los
productos solicitados.
- Aprobar y/o rechazar en el sistema software y regresar el formato de la solicitud de
anlisis con el sello de aprobado y/o rechazado y distribuir de la siguiente manera:
a) rea de almacn general (original)
b) Control de movimiento de materiales (copia).
- Recibir el formato original de la solicitud de compra, aprobado y/o rechazado y anota
en el registro correspondiente el resultado.
- Recibir copia del formato de solicitud de bienes, en caso de ser rechazado notificar
al proveedor que el producto no cumple con las especificaciones de calidad.
- Recoger el producto rechazado y proceder a realizar el cambio fsico correspondiente.
- Recibir pedidos de salida y/o PECOSA, aplicar la salida de bienes descontndose la
cantidad de las existencias en el sistema software y entregar.
- Recibir orden de salida y/o vale de salida de material extraordinario, revisar, preparar
los bienes que van a surtir verificando cantidad, nmero de lote y fecha de caducidad;
entregar y firmar con nombre en la hoja de material surtido para rdenes de
produccin y entregar para su folio.
- Recibir los bienes, verificar y firmar con nombre de recibido y entregar orden de
salida de bienes y/o vale de salida de materiales.
- Recabar la documentacin de movimientos de entradas y salidas del da y elaborar
reportes y distribuir de la siguiente manera.
Copia para contabilidad, copia para control de inventarios, etc.

XIII. Procedimiento de recepcin y entrega de bienes generales, y de

mantenimiento
- Entregar bienes con PECOSA original y cuatro copias anexando copia del pedido.
- Recibir bienes del proveedor con la documentacin correspondiente, verificando
fsicamente los bienes y la cantidad, nmero de lote, firma de verificacin en la
factura y entrega al proveedor.
- El jefe de almacn recibe la factura del proveedor, sella y firma de recibido.
- Registrar la factura en el sistema software en el mdulo de captura de facturas de
bienes ingresando el pedido y/o la requisicin de compra registrando el nmero de la
factura, cantidad y precio afectando las existencias de cada producto, en el caso de
material de laboratorio enviar a control de calidad.
- Informar al rea solicitante la recepcin de los bienes.
- Emitir vale de salida de material (PECOSA) recabando la firma de autorizacin y
entrega al almacn.
- Surtir los bienes requeridos por el rea solicitante y firmar con nombre de entregado.
- Revisar y recibir los bienes solicitados y firmar con nombre de recibido y entregar
vale de salida de material
- Proceder a darle un nmero de folio a la PECOSA, se entrega el original para el rea
solicitante y dos copias para el almacn.

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- Recabar los vales de salida y elaborar reporte diario de movimientos de salidas y

distribuir de la siguiente manera:
1. rea solicitante (original)
2. rea de contabilidad (copia)
3. rea de almacn general (copia para archivo).

XIV. Procedimiento para elaborar los Pedidos Comprobantes de Salida de

almacn.
- Elaborar la PECOSA de almacn.
- Conteniendo los siguientes datos.
a) Fecha del da que se realiza.
b) Nmero de PECOSA.
c) rea solicitante
d) Descripcin de los artculos.
e) Unidad de medida
f) Cantidad solicitada.
g) Nombre del jefe del departamento de almacn general de entregado.
h) Nombre de quien recibe materiales.
i) VB por parte de los responsables de cada rea y/o a quien se designe.
- Entregar la PECOSA al responsable del rea y/o a quien designe para autorizacin.
- Previamente revisado y rubricado por el jefe de rea.
- Recibir vale de salida, revisar y autorizar.
- Recibir y entregar la PECOSA en el almacn general para su distribucin.
- Recibir, preparar material y entregar, firmar con nombre de entregado.
- Recibir y revisar material y firmar con nombre de recibido.

XV. Principales funciones generales de abastecimiento.

Las principales funciones generales de las oficinas de abastecimiento o logstica de las
municipalidades peruanas son:
1. Dirigir, programar y ejecutar la administracin y gestin del abastecimiento
conforme a los lineamientos y polticas de la entidad, normas presupuestarias,
tcnicas de control sobre adquisiciones y otras normas pertinentes.
2. Adquirir, almacenar y distribuir los bienes y servicios que requiera la entidad.
3. Elaborar anualmente el Cuadro de Necesidades de Bienes y de Servicios.
4. Formular y ejecutar el Plan Anual de Adquisiciones y proponer su aprobacin, en
coordinacin con las Gerencias de Planeamiento y Presupuesto y de Administracin
y Finanzas.
5. Prestar asistencia a los Comits Especiales de Adquisiciones de bienes y servicios en
los procesos de seleccin.
6. Participar en la conformacin de los Comits Especiales para las licitaciones,
concursos pblicos y adjudicaciones directas de mayor y menor cuanta.
7. Administrar la base de datos de proveedores de bienes y servicios.
8. Reportar informacin mensual a nivel de compromiso, de las rdenes de Compra y
de Servicios, a la Gerencia de Administracin y Finanzas.
9. Dirigir y supervisar las acciones de inventario, registro, uso y control de los bienes
muebles.
10. Cautelar y mantener al da el marges de bienes patrimoniales de la entidad.
11. Cautelar que los bienes inmuebles de la entidad cuenten con los respectivos ttulos
de propiedad y estn inscritos en los registros pblicos.

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12. Supervisar las acciones de tasacin, valuacin, actualizacin o ajuste del valor
monetario de los activos fijos y de las existencias en almacn.
13. Tramitar ante el respectivo Comit de Bajas y Venta de Bienes Patrimoniales, las
solicitudes de baja y posterior venta, transferencia, incineracin o destruccin, segn
el caso, de los bienes muebles.
14. Mantener en custodia el archivo de los documentos fuentes que sustente el ingreso,
baja y transferencia de los bienes patrimoniales.
15. Supervisar las acciones de mantenimiento de los bienes muebles, inmuebles e
infraestructura municipal y la prestacin de servicios para tal fin.
16. Supervisar la ejecucin del Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de la
maquinaria, equipo mecnico y flota vehicular.
17. Otras que le encargue el Gerente de Administracin.

XVI. Organizacin de la gestin de almacenes.

En el entorno actual, cada vez ms complicado en cuanto a procesos y marco legal
normativo y con menores mrgenes de actuacin y falencia en informacin especializada,
las organizaciones buscan continuamente oportunidades de mejora que las haga ms
competitivas. En este sentido, cada vez son ms conscientes de la importancia de la
gestin de almacenes (y la gestin logstica en general) como parte esencial a la hora de
aportar ms valor a la modernizacin del Estado y reducir los costos de gestin.
Hoy en da el tema de la logstica es un asunto tan importante que las entidades del sector
pblico promueven reas especficas para su tratamiento, y es en la actualidad un aspecto
bsico en la constante lucha por ser una organizacin moderna, eficiente y eficaz.
Anteriormente, la logstica o la gestin de almacenes era solamente una unidad orgnica
que recepcionaba y atenda los bienes adquiridos por la entidad, tener el producto justo,
en el sitio justo, en el tiempo oportuno, al menor costo posible; actualmente, estas
actividades aparentemente sencillas han sido redefinidas y ahora son todo un proceso, es
ms se han desarrollado procedimientos de manera tal que estamos hablando de todo un
sistema que debera incluir todo lo relacionado a la programacin, seleccin, adquisicin,
ejecucin contractual, internamiento y distribucin, sin olvidarnos del control patrimonial
de los bienes muebles e inmuebles.
La logstica tiene muchos significados, uno de ellos es la encargada de la distribucin
eficiente de los bienes de una determinada entidad con un menor costo y un excelente
servicio a los usuarios.
Por lo tanto. La logstica busca gerenciar estratgicamente la adquisicin, el movimiento,
el almacenamiento de productos y el control de inventarios, as como todo el flujo de
informacin asociado, a travs de los cuales la organizacin y sus canales de distribucin
se encauzan de modo tal que el rendimiento presente y futuro de la entidad sea
maximizada en trminos de costos y beneficios, as como en efectividad.
La logstica determina y atiende tambin en forma ptima los bienes y servicios en forma
correcta, al usuario, el lugar correcto y el tiempo correcto. Si asumimos que el rol de las
contrataciones del Estado es estimular la demanda, el rol de la logstica ser precisamente
satisfacerla.
Solamente mediante un detallado plan y anlisis de la demanda en trminos de nivel,
locacin y tiempo, es posible determinar el punto de partida para el logro del resultado
final de la actividad logstica, atender dicha demanda en trminos de costos y efectividad.
La logstica no es por consiguiente una actividad funcional, sino un modelo, un marco
referencial; no es una funcin operacional, sino un mecanismo de planificacin y gestin;
es una manera de pensar que permitir incluso reducir la incertidumbre en un futuro
desconocido.

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XVII. Actividades claves de almacenes.

Las actividades claves son las siguientes:
- Servicio a los usuarios.
- Gestionar el internamiento de los bienes adquiridos y su distribucin adecuada.
- Ubicacin y transporte adecuado.
- Gestin de inventarios.
- Procesamiento de pedidos y atencin oportuna de los usuarios.
En conjunto estas actividades lograrn la satisfaccin del usuario y la organizacin, la
reduccin de los costos, que es uno de los factores por los cuales las entidades estn
obligadas a enfocarse a la logstica.
Otros factores que intervienen en la evolucin de la logstica son:
- Aumento en lneas de produccin y variedad de los servicios pblicos.
- La eficiencia en produccin de los servicios pblicos, y alcanzar niveles altos de
productividad.
- La cadena de distribucin quiere mantener cada vez menos inventarios.
- Desarrollo de sistemas de informacin
- Uso de estrategias JIT (justo a tiempo)
Todo esto en conjunto traer los siguientes beneficios:
- Incrementar la competitividad y mejorar el rendimiento de la organizacin para
acometer el reto de la globalizacin.
- Optimizar la gerencia y la gestin logstica.
- Coordinacin ptima de todos los factores que influyen en la decisin de compra:
calidad, confiabilidad, precio, internamiento, distribucin y proteccin.
- Ampliacin de la visin gerencial para convertir a la logstica en un modelo de
organizacin, un marco de referencia, y un mecanismo de programacin de las
actividades internas y externas de la entidad.
La definicin tradicional de logstica afirma que el producto adquiere su valor cuando el
usuario recibe los bienes en el tiempo y en la forma adecuada, al menor costo posible.

XVIII. En logstica, el servicio de atencin al usuario implicar:

1) Grado de certeza: No es tan necesario llegar rpido con la distribucin, como llegar
con certeza, con el mnimo rango de variacin.
2) Grado de confiabilidad: Una cadena se conforma de diferentes eslabones. Eso es una
cadena logstica. Si se agregan algunos que no estn relacionados, se segmentan las
responsabilidades; el usuario final pierde la confianza, al parecer por mayores errores
de interpretacin y responsables difusamente identificables. El usuario debe poder
manifestar cul es su criterio de confiabilidad, cmo entiende que deberan ser
atendidos.
3) Grado de flexibilidad: Implica que el almacn pueda adaptarse eficientemente a los
niveles de demanda. Un operador logstico que considera excesivo la solicitud de
eficiencia cuando se da un salto por estacionalidad frecuente, desconoce qu es
antivalor para los usuarios.

XIX. Aspectos cualitativos.

Se trata aqu, no de la calidad del producto, sino del servicio de atencin que se debe
brindar, del cual debe buscarse su homogeneidad en toda la cadena logstica. En muchos

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casos, se cuida minuciosamente el proceso productivo de servicios pblicos, se disea

con mucho cuidado pero no de la atencin a los usuarios.

XX. La mejora continua.

Da a da deben replantearse los parmetros que se manifiesten mal, de los errores y
desviaciones que pueden existir en los procesos, de acuerdo a los objetivos pensados,
pero tambin aquellos que estn bien. Es ms saludable cuestionar internamente lo que
aparentemente resulta bien, a que lo haga el pblico. La mejora de las variables logsticas
se debe entender como una exigencia de la modernizacin del Estado.
La distribucin fsica y la gestin de materiales son procesos que se integran en la
logstica, debido a su directa interrelacin, la primera provee a los usuarios un nivel de
servicio requerido por ellos, optimizando los costos de transporte y almacenamiento
desde los sitios de produccin a los sitios de consumo; la segunda optimizar los costos
de flujo de materiales desde los proveedores hasta la cadena de distribucin con el criterio
JIT. (Justo a tiempo, con cantidades solicitadas exactas a los pedidos solicitados).
El JIT forma parte de las actividades logsticas. Es una filosofa de administracin que se
esfuerza en eliminar desperdicio por producir la parte correcta en el lugar correcto en el
tiempo correcto. El desperdicio resulta de alguna actividad que agrega costo sin agregar
valor JIT (tambin conocido como apoyo de produccin).
Los componentes de la administracin logstica empiezan con las entradas que son
materias primas, recursos humanos, financieros e informacin, estas se complementan
con actividades tanto gerenciales como logsticas, que se conjugan conteniendo salidas
de logstica, que son todas las caractersticas y beneficios obtenidos por un buen manejo
logstico.

XXI. Caractersticas para lograr el buen funcionamiento de la administracin

logstica
Se necesitan ciertas caractersticas en el manejo logstico como son las siguientes:
- Que exista una organizacin de almacenes formal estructurada y sistmica.
- Que se promueva la logstica a nivel gerencial.
- Que se instituya la logstica asociada con el concepto de valor agregado.
- Orientacin al usuario asociado a las actividades y proyectos (programas
estratgicos)
- Alta flexibilidad para el manejo de situaciones inesperadas.
- Outsourcing o tercerizacin, como parte de la estrategia si el proceso de logstica no
funciona y la tercerizacin resulta ms barata en cuanto a su administracin y
atencin al usuario.
- Mayor dedicacin a los aspectos de planeacin que a lo operativo
- Entender que la logstica forma parte del plan estratgico.
- Promover las alianzas estratgicas.
Otro aspecto importante en el manejo logstico son los sistemas de informacin, ya que
la informacin es lo que mantiene el flujo logstico abierto, a su vez la tecnologa de la
informacin parece ser el factor ms importante para el crecimiento y desarrollo logstico;
Un sistema de rdenes es el enlace entre la entidad, los proveedores y los usuarios; sin
embargo, la informacin como cualquier recurso organizacional est sujeta al anlisis de
operaciones, a su vez la valoracin permite tomar decisiones rpidas y efectivas.

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Las consideraciones generales en logstica son que todo cambio en el entorno tiene
repercusiones en la logstica de las organizaciones, de toda organizacin hace logstica,
tambin la interrelacin natural de los elementos institucionales, internos y externos.

XXII. CONCLUSIONES

XXIII. RECOMENDACIONES

XXIV. BIBLIOGRAFIA

ABASTECIMIENTO Y CONTROL PATRIMONIAL SISTEMA NACIONAL DE

ABASTECIMIENTO, GESTION DE ALMACENES Y CONTROL PATRIMONIAL
DE BIENES ESTATALES. Editorial PACIFICO

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XXV. ANEXOS

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