Procesos Administrativos Institucionales

rea Administrativa Contable

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El rea Administrativa-Contable del establecimiento tiene como funcin especfica, apoyar el
desempeo de los distintos servicios hospitalarios que generan como respuesta final la atencin
satisfactoria de los pacientes. Los hospitales que invierten esta relacin se tornan ineficientes y
pierden su objetivo social. Un buen desempeo administrativo, parte de establecer normas claras
para programar, presupuestar, adquirir, almacenar, facturar, rendir cuentas, cancelar deudas, todo
ello dentro de un tiempo oportuno, de manera eficiente, a costos razonables y dentro de las normas
legales establecidas. Igualmente comprende todo lo relacionado con los ingresos de dinero, manejo
y presentacin de informacin, confeccin de estados contables y administracin del RRHH, tal
como puede apreciarse en el siguiente organigrama funcional.

Este organigrama representa una estructura modelo del rea, el cual agrupa las funciones bsicas
que se realizan dentro de la misma. Dichas funciones pueden tomar diferentes nombres de acuerdo
a la organizacin de cada efector, la complejidad del mismo y dependiendo de la denominacin que
se le de en cada jurisdiccin, pero para los fines de estudio es vlido el modelo planteado.
Funciones Describiremos las funciones en base al modelo planteado en el organigrama. 1. Gestin
Econmica-Financiera Este sector puede agrupar las siguientes unidades funcionales: a)
Contabilidad y Presupuesto b) Tesorera Contabilidad y Presupuesto Para cumplir con los programas
de salud se hace imprescindible ejecutar una cantidad de gastos que se respalden en los ingresos
de dinero tanto propios como estatales. Todo ello se desarrolla a travs de un presupuesto de
ingresos y gastos que luego de aprobado, se contina con las gestiones para obtener los ingresos y
controlar los costos y gastos. De esta manera, la contabilidad que se lleva en un hospital se plasma
en resmenes monetarios a travs de dos informes principales el Balance General y el Estado de
Prdidas y Ganancias. Estos estados contables pueden recibir diferentes denominaciones de
acuerdo a la jurisdiccin y a las normas legales vigentes en cada una de ellas. As por ejemplo, en la
Pcia. Catamarca, la Ley de Contabilidad exige la presentacin de los registros mnimos y de las
rendiciones de cuenta consolidada en el Balance Cuatrimestral de Movimiento de Fondos y la
confeccin del Estado Mensual de Cargos.
Las principales actividades que se realizan en el sector, podramos resumirlas en las siguientes
funciones: 1-Recopilacin de la documentacin respaldara de las erogaciones efectuadas. 2-
Realizacin de las rendiciones de cuentas pertinentes junto con la registracin y archivo de las
mismas. 3-Anlisis de la legalidad de la documentacin pertinente. 4-Elaboracin de balances y
relaciones de gastos. 5-Desarrollar un sistema de costos. 6-Rendicin en tiempo y forma de los
cargos recibidos, inversiones y devoluciones con el correspondiente armado de expediente. 7-
Cumplimentacin de las normas legales vigentes estipuladas segn las jurisdicciones en lo que se
refiere a los registros contables mnimos, rendicin de cuentas y reglamentacin de las rendiciones.
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En los Hospitales Pblicos de Gestin Descentralizada, el Decreto 939 permite la elaboracin del
presupuesto lo cual todava ha sido de difcil implementacin en algunos hospitales. Tesorera En 2
esta unidad se realizan la gestin de pagos y cobranzas. Sus funciones se pueden resumir en:
Elaboracin de Sistemas de Distribucin de Fondos.
Pago de haberes al personal de Planta.
Pago de honorarios a profesionales contratados.
Cobranza por dbito automtico.
Elaboracin de Informes de Gestin para la Contadura.
Facturacin
Dentro de los cambios propuestos para los Hospitales Pblicos se contempla la incorporacin de un
sistema de financiacin diferente, tendiente a mejorar la situacin financiera de los
establecimientos sanitarios, al introducir la recuperacin indirecta del gasto, producido por las
prestaciones brindadas a derecho habientes de otros sistemas de cobertura de atencin de salud a
travs de convenios a por la utilizacin del dbito automtico. La seccin facturacin es el rgano
responsable del clculo y facturacin de las prestaciones asistenciales, que se brinda a la atencin
de pacientes (internados o ambulatorios) para su posterior cobro a las entidades comprendidas
dentro del Sistema Nacional del Seguro Social, Medicina Pre-paga y ART. Las obras sociales y las de
medicina pre-paga establecen distintos convenios que le permiten la facturacin al establecimiento
ya sea a travs de arancelamiento modulado, cartelera fija, o a travs de arancelamiento pre-fijado
utilizando el nomenclador nacional de prestaciones mdicas.
Las bases de la estructuracin del servicio de facturacin se pueden resumir en cinco fases:
1. Captacin del paciente.
2. Codificacin de las prestaciones segn modalidades.
3. Facturacin de las prestaciones brindadas a cada paciente.
4. Auditora mdica y administrativa de los expedientes elevados a las obras sociales y otras
entidades prestatarias.
5. Gestin de cobro.
3. Gestin de Compras y Suministros Se entiende por compras y suministros a la parte de la logstica
que trata sobre las actividades que se desarrollan para la adquisicin, el almacenamiento y el
suministro a los pacientes de un hospital y a todos sus trabajadores, tanto de medicamentos,
alimentos, como de los dems elementos de uso sanitario y administrativo, de manera oportuna,
en cantidad necesaria, con la calidad ptima y en el lugar apropiado, de tal forma que el hospital
cumpla permanentemente con sus objetivos y metas en cuanto a la prevencin, diagnstico,
tratamiento y recuperacin de la salud. El proceso de compras es un mtodo de planeacin,
coordinado con todas las dependencias, seguido por las actividades que conforman el ciclo de
adquisiciones, que luego prevee un manejo cuidadoso de los inventarios, con los controles
necesarios y cumpliendo con las disposiciones legales de cada caso, as como las polticas y
procedimientos establecidos por el hospital. La unidad de compras realiza numerosas actividades,
entre las que se destacan:
Determinar las especificaciones de elementos o servicios a comprar o contratar.
Determinar cundo comprar, Establecer y controlar la calidad de los elementos
suministrados conjuntamente con los responsables del sector solicitante.
Mantener actualizado el Registro de proveedores propio del establecimiento.
Obtener oferta competitiva y establecer precios ptimos.
Manejar convenientemente el rgimen general de contrataciones de la jurisdiccin
correspondiente para la realizacin de las diferentes adquisiciones.
Confeccionar los pliegos de Bases y condiciones para las diferentes contrataciones.
Participar en la apertura de las diferentes ofertas y en la comisin de preadjudicacin.
Realizar el armado del expediente segn el rgimen de compra.
Negociar devoluciones.
Tomar recaudos necesarios para evitar prdidas y fraudes.

Todo lo anterior concuerda con los objetivos de un sistema de adquisiciones que se pueden resumir
en cinco grandes puntos: 1. Mantener un adecuado suministro, 2. Minimizar los costos, 3. Mantener
la calidad, 4. Obtener el menor costo total posible, 5. Mantener la excelencia del servicio en el
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hospital. En cuanto a las cantidades a adquirir, es importante apoyarse en estadsticas mensuales

de consumo analizando los ciclos en donde se han producido los mayores o menores consumos. 3
Para adquirir un bien se tendr en cuenta: Presupuesto destinado para la adquisicin. Consumos
estimados en el perodo. Las existencias mnimas y mximas que se desean tener, incluyendo dentro
de la primera la existencia de seguridad. El tiempo necesario para hacer el pedido. Los imprevistos
o casos especiales (demora en la entrega, escasez, deterioros o prdidas, etc.).
Los objetivos analizados pueden ser difciles de obtener toda vez que el ciclo de adquisiciones o de
compras mantenga una gran variedad de procedimientos y muchas de sus actividades deban ser
controladas en su planeacin y luego en la ejecucin de las mismas, debemos evitar la
burocratizacin del sistema, sabiendo que el eslabn final y motivo esencial de la cadena es el
paciente o usuario.
4. Gestin de Personal
La administracin de personal es el conjunto de polticas, normas y procedimientos que se llevan a
cabo en un hospital, permitiendo la seleccin, el reclutamiento, la disciplina, el entrenamiento y el
bienestar de las personas que trabajan dentro de una organizacin y designaciones que permiten
cumplir con los objetivos de la institucin (figura 1). Esto constituye en la actualidad un verdadero
desafo a la gestin, el jefe de personal debe ser prcticamente un conocedor de los RRHH con una
cultura bsica, con conocimiento de la realidad local, con interrelaciones que sean necesarias, con
un buen conocimiento del sistema de comunicaciones, que le permitan conducir favorablemente el
conjunto de personas dentro de la institucin.

Las funciones que realiza esta unidad se pueden sintetizar en:

Desarrollar una poltica de administracin del RRHH coherente con la misin del hospital.
Control del personal (Admisin, registro, asistencia, pagos, otorgamiento de licencias).
Elaboracin de los legajos con los documentos exigidos.
Utilizar tcnicas adecuadas de bsqueda y seleccin de conformidad con el perfil del
puesto.
Confeccionar la planilla de haberes.
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Brindar orientacin respecto de las obligaciones laborales del personal en las diferentes
unidades. 4
Propiciar y desarrollar las aptitudes de los empleados, mediante reuniones, cursos,
conferencias y prcticas de capacitacin especiales.
Evaluacin del desempeo: realizando una evaluacin permanente de las tareas efectuadas
a fin de programar actividades de capacitacin y corregir distorsiones.
4.2 Clculo de personal de Enfermera a. Clculo de personal para la atencin de enfermera en
consulta ambulatoria Primera Etapa: Caracterizacin de la demanda.
Cuantificar la demanda: estimacin poblacional y N de consultas estimadas.
Clasificar o tipificar el tipo de consultas esperadas: motivos ms frecuentes. Ej. Consulta
de Nio Sano, Consulta de embarazadas, etc.).
Determinar patologas ms frecuentes que se presentan en la consulta ambulatoria.
Definir y cuantificar las actividades de enfermera.
- Definir las actividades a realizar segn el tipo de consultas esperadas y las que
corresponden a programas a desarrollar.
- Cuantificar el tiempo requerido por cada actividad.
- Cuantificar el tiempo promedio requerido para cada tipo de consulta segn las
actividades que la componen.

Carga diaria de trabajo: 960 min. = 16 hs. Esta carga diaria de trabajo se multiplica por el total de
das en un ao que est habilitado el consultorio. Se obtiene el TOTAL DE HORAS DE DEMANDA
ANUAL. Ejemplo: 16 hs. x 260 das.