CONTENIDO NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIN DEL

ARCHIVO CENTRAL DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE

I. OBJETIVO ............................................................................................................................... 2
II. FINALIDAD ............................................................................................................................. 2
III. BASE LEGAL ........................................................................................................................... 2
IV. ALCANCE ............................................................................................................................ 2
V. NORMAS GENERALES ............................................................................................................ 2
VI. NORMAS ESPECFICAS ....................................................................................................... 3
VII. MECANICA OPERATIVA..................................................................................................... 3
1) DE LOS RESPONSABLES DE LOS ARCHIVOS ....................................................................... 3
2) DE LA ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS......................................................................... 4
3) DE LA ELIMINACIN DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE. ............................................................................................................................ 4
4) DEL SERVICIO DE INFORMACIN ..................................................................................... 5
5) EXPEDICIN DE ARCHIVOS ................................................................................................ 6
VIII. DISPOSICIONESTRANSITORIAS .......................................................................................... 6
ANEXO 01 ................................................................................................................................... 6

Pgina 1|7
 DIRECTIVA N .-2017

"NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIN DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE "

I. OBJETIVO

Establecer los procedimientos de gestin del archivo central municipal.

Optimizar el tratamiento de los documentos, los procesos de transferencia, organizacin,
eliminacin y servicio, dando un principio de unidad, racionalidad y eficiencia en los diferentes
niveles de la Municipalidad Distrital de .

II. FINALIDAD

Implementar y modernizar el sistema de archivo institucional a fin de atender de una manera gil
y eficiente los requerimientos de informacin efectuados por los usuarios.
Conservar el acervo documentario, preservndolo para generaciones futuras y documentar la
memoria institucional.
Establecer criterios uniformes para la organizacin de los documentos en los diferentes niveles de
archivo de la municipalidad.
Mantener organizada la documentacin de manera integral y orgnica como producto de las
actividades de la Municipalidad Distrital de .
Descongestionar los archivos perifricos de las gerencias y oficinas para el mejor aprovechamiento
de su espacio fsico.

III. BASE LEGAL

Constitucin Poltica del Per.

Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades.
Ley N 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento D.S. N 008-JUS-92.
Ley N 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica y su Reglamento el
D.S.072 -2003-PCM.
Ley N 28296, Ley de Amparo al Patrimonio Cultural.
D.L. N 19414, Ley de Defensa, Conservacin e Incremento del Patrimonio Documental de la
Nacin y su Reglamento D.S. N 022-75.
Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
R.J. N 073-85/AGN-J, Normas del Sistema Nacional de Archivos.
R.J. N 076-2008-AGN/J, Reglamento de Aplicacin de sanciones Administrativas por
infracciones en contra del Patrimonio Documental Archivstico y Cultural de la nacin.
R.J. N 374-2008-AGN/J, Aprueba la Directiva "Procedimiento de Transferencia del acervo
documental en el desarrollo de la Transferencia de Competencias Sectoriales a los Gobiernos
Regionales y Locales".
Directiva N 005-2008-AGN/DNDA.AI Normas para la foliacin de documentos archivsticos en
los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos.

IV. ALCANCE

La presente directiva est dirigida al personal encargado del Archivo Central, que depende de la
Gerencia Municipal, y todos los trabajadores de la Municipalidad que sean responsables de los
archivos de gestin, tanto de documentacin en soporte fsico como digital.

V. NORMAS GENERALES

1. La administracin de archivos es un conjunto de principios, mtodos y procedimientos orientados

a lograr una eficiente organizacin y funcionamiento de los archivos. Es funcin archivstica la
gestin de documentos desde su elaboracin hasta la eliminacin o conservacin permanente de
acuerdo a su ciclo vital.

Pgina 2|7
 2. La transferencia de documentos es un procedimiento archivstico que consiste en el traslado de los
documentos de un archivo
3. La eliminacin de documentos es un procedimiento archivstico que consiste en la destruccin de
los documentos autorizados expresamente.
4. El Archivo Central es el rgano encargado de organizar, gestionar, sistematizar, clasificar,
almacenar la informacin. Sus funciones son organizar y gestionar los documentos transferidos
por todas las Unidades Orgnicas de la Municipalidad Distrital de con el fin de facilitar su
consulta; reunir, identificar, estudiar y valorar las series documentales producidas por las reas;
establecer criterios sobre ordenacin, clasificacin, transferencias, seleccin y eliminacin de
documentos, gestin documental y sobre el tratamiento automatizado de la documentacin;
asesorar y formar a las unidades administrativas en la organizacin de los archivos de oficina;
elaborar instrumentos de control, descripcin y difusin necesarios (guas, inventarios, catlogos)
y formular directivas para el mantenimiento de unas adecuadas condiciones de preservacin y
conservacin de la documentacin depositada en el Archivo.
5. La documentacin perteneciente a los Archivos Perifricos deber, estar debidamente foliado
para ser entregada al Archivo Central.

VI. NORMAS ESPECFICAS

1. La Gerencia Municipal constatar y evaluar los locales de archivos y sus instalaciones,

verificara el estado de proteccin y conservacin de los fondos documentales, la asignacin
de equipos, mobiliario y materiales con los que debe contar y funcionar el Archivo Central y
los Archivos Perifricos.
2. El Comit Evaluador de Documentos de la entidad, formular y actualizar el
Programa de Control de Documentos.
3. Los documentos de valor temporal son aquellos que por su contenido dejan de ser
imprescindibles y sin trascendencia una vez cumplido el fin administrativo, fiscal, contable,
legal y otros que los origin.
4. Son documentos de valor permanente:
a) Los relativos a los asuntos administrativos, fiscales, contables, legales, financieros y
otros indispensables para la entidad de origen o para otras entidades.
b) Los referentes a la proteccin de los derechos ciudadanos.
c) Los que reflejan la evolucin de la entidad en trminos de sus atribuciones y las
funciones establecidas por la ley, la estructura orgnica, los planes operativos y los
procedimientos administrativos.
d) Los que aportan una contribucin sustancial al estudio y a la investigacin en
cualquier campo del conocimiento.
5. Personal autorizado a ingresar al Archivo Central.
Solo podrn ingresar al espacio fsico destinado al Depsito del Archivo Central, las
siguientes personas:
a) Personal de planta y contratado, que labore en el Archivo Central.
b) El personal de limpieza habilitado a tal efecto por el Jefe de Archivo Central.
c) El personal (tcnicos, especialistas, operarios, etc.) de la Municipalidad, o contratado
para efectuar inspecciones y/o reparaciones. En este caso, el mismo estar registrado
en una Lista de Personal autorizado firmada por el Jefe de archivo central.
Cualquier funcionario que requiera el acceso al Archivo, por razones laborales, deber
ser acompaado por el Jefe del Archivo Central.

VII. MECANICA OPERATIVA

1) DE LOS RESPONSABLES DE LOS ARCHIVOS

a) El responsable de cada archivo perifrico (Gerencias y Oficinas) coordinar con el
responsable del Archivo Central la transferencia de documentos.

b) Los encargados de los archivos perifricos deben coordinar previamente con el

encargado del Archivo Central la transferencia documental, con la autorizacin de sus
jefes respectivos.

Pgina 3|7
 c) De proceder dicha transferencia se llenar el Formato de Inventario de Transferencias
que le proporcionar el responsable del Archivo Central, en original y una copia, las que
debern ser debidamente firmadas.
d) La documentacin a transferir debe estar previamente organizada, instalada en unidades
de archivamiento (files manila, archivadores de palanca, paquetes, u otros) y
adecuadamente foliado; caso contrario el Archivo Central no recepcionara la
documentacin.
e) Las unidades de archivo sern rotuladas en la parte visible donde se anotara la Unidad
Orgnica (Gerencia, Oficinas), titos de documentos, serie documental, ao y correlativo
del paquete.
f) El comit evaluador de documentos de la Municipalidad distrital de recibe y verifica el
contenido de las Unidades de Archivo; En seal de conformidad, proceder a remitir las
Unidades de Archivo al responsable del Archivo Central con su respectivo visto bueno.
g) El responsable del Archivo Central, recibe y verifica el contenido de las Unidades de
Archivo; En seal de conformidad, proceder a firmar el formato conservando el original
y devolviendo la copia al archivo remitente.
h) El formato original ser archivado y conservado para futuras consultas sobre
transferencias realizadas al Archivo Central.

2) DE LA ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS

a) En Archivo de Gestin de las Unidades Orgnicas

i) El responsable del Archivo de Gestin deber ordenar las unidades documentales
que conforman cada serie mediante el sistema ms conveniente (alfabtico,
numrico, mixto numrico).
ii) El responsable del Archivo de Gestin deber identificar cada unidad de archivo
(files de manila, archivadores de palanca, cajas, paquetes, etc.) con los siguientes
datos:
(1) Gerencia
(2) Oficina.
(3) Tipo de Documento.
(4) Serie Documental
(5) Ao.
(6) Nmero correlativo de la unidad de conservacin.

Finalmente, el responsable del Archivo de Gestin colocar las unidades de

archivo en las gavetas, estanteras, armarios, etc.
Por ejemplo: anotar el nombre de la serie documental, el titulo debe ser conciso
(por ejemplo: Planillas, Ordenes de Pago, tarjetas de asistencia, facturas, pedido
de comprobante de salida (PECOSA), ordenes de servicio, estudios, proyectos,
programas de capacitacin, etc.).
iii) En el Archivo Central.
(1) El responsable del Archivo Central, una vez realizada la transferencia de la
documentacin dispondr la colocacin de las unidades de archivamiento en la
estantera o en el lugar ms adecuado de acuerdo al principio de precedencia,
orientados por la estructura orgnica de la institucin.
(2) El responsable del Archivo Central determinar la conservacin de las unidades
de archivo de acuerdo al orden de llegada y la disponibilidad de espacio que
exista en el archivo.

3) DE LA ELIMINACIN DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE .

a) La eliminacin de documentos en el Archivo Central de la Municipalidad, ser aprobada

por el Comit Evaluador de Documentos de la Municipalidad Distrital de y refrendada
mediante resolucin de alcalda.
b) El Comit Evaluador de Documentos de la Municipalidad Distrital de , estar
conformada de la siguiente manera:
i) La Gerente Municipal la el cual cumplir la funcin de Presidente del Comit.
ii) El Jefe de Asesora Jurdica.

Pgina 4|7
 iii) El Jefe de la Oficina Contabilidad y Presupuesto.
iv) El jefe de la Oficina de Abastecimientos
v) Gerente de la unidad cuya documentacin ser evaluada.
vi) Jefe de archivo central quien cumplir la funcin de secretario del comit.
c) El responsable del Archivo Central de la Municipalidad Distrital de elaborara el
Cronograma Anual de Eliminacin de Documentos, el cual ser enviado antes del 31 de
marzo de cada ao, para su aprobacin.

DE LA ELIMINACIN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL DE LA

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE

1) Para la eliminacin de documentos, ser imperativa la aprobacin del Comit Evaluador

de Documentos. Este emitir un informe en el cual brindara opinin favorable sobre la
eliminacin de aquellos documentos considerados por estos de valor temporal.
2) Para tal fin el Jefe del Archivo Central identificara aquellos documentos que hayan
superado su inters administrativo y cumplido sus requerimientos legales de custodia.
3) Se considerara 10 aos establecidos de ley de siglo de vida , ms un ao para su
eliminacin
4) Se elaboraran Inventarios de Eliminacin de Documentos y se tomarn muestras de los
documentos, los cuales sern elevados al Comit Evaluador de Documentos para su
opinin.
5) Bajo ninguna circunstancia se podr eliminar documentos sin la aprobacin del Comit
Evaluador de Documentos.
6) La aprobacin final y definitiva para la eliminacin de documentos, en este caso
particular, ser brindada por el Archivo General de la Nacin.
7) El jefe del Archivo Central es el nico responsable de la conduccin de este
procedimiento, debiendo seguir las siguientes etapas:
a) Solicitar la oficializacin del Comit Evaluador de Documentos va Resolucin de
Alcalda.
b) Separara la documentacin posible de eliminar.
c) Elaborar el inventario de eliminacin y extraer las muestras documentales
necesarias.
d) Redactar el Acta del Comit Evaluador, documento mediante el cual se da
conformidad a la eliminacin de documentos. Dicha Acta ser firmada por sus
integrantes.
e) Propondr a la autoridad administrativa de ms alto nivel para que se oficie al
Archivo General de la Nacin, solicitando la autorizacin para eliminar los
documentos. Para tal efecto remitir el Acta del Comit Evaluador de Documentos
y la sustentacin tcnica de la eliminacin.
f) Facilitar la informacin que requiera el supervisor designado por el Archivo
General de la Nacin.
g) Entregar al Archivo General de la Nacin previa Resolucin de Autorizacin la
documentacin a eliminar, firmando el acta de entrega correspondiente, quedndose
con un ejemplar.
h) El tiempo recomendable para dar cumplimiento a este procedimiento ser de ocho
das.

4) DEL SERVICIO DE INFORMACIN

a) FINALIDAD

i) Facilitar al usuario el servicio de informacin, regular su acceso, garantizar el uso

adecuado del acervo documental; as como coordinar con los fedatarios de la
Municipalidad, la entrega oportuna de documentacin.
ii) Orientar las acciones del servicio de informacin, consulta, prstamo y expedicin
de copias de documentos al usuario, en forma eficiente y oportuna.

b) REQUISITOS

i) Para consulta:

Pgina 5|7
 (1) Solicitud escrita del usuario.
(2) Documento de identidad.
ii) Para prstamo:
(1) Solicitud u oficio en caso de usuario particular.
(2) Copia de Documento de identidad.
iii) Para expedicin de copias:
(1) Formato debidamente llenado en caso interno.
(2) Recibo de pago segn TUPA para servicio interno.
(3) Certifica o fedatado.
(4) Identificacin del usuario.

c) ETAPAS:

i) Consulta:

(1) El archivo ubicar la documentacin solicitada y entregar la informacin al

usuario.
(2) El archivero verifica y observa, segn corresponde firma en seal de
conformidad.
(3) El archivero ubica y entrega al usuario el documento solicitado, firmando la
solicitud o formato en seal de conformidad; dejando en su lugar una copia y
archivo original.
(4) Vencido el plazo de prstamo, el usuario devolver el documento en las mismas
condiciones que sali del Archivo Central y el archivero recibir y verificara la
conservacin.
(5) El archivero previa verificacin, colocar el documento en su lugar, retirando
la copia del formato y devolvindola al usuario.

ii) Expedicin de Copias:

(1) El archivero recibir del usuario, el formato y recibo de pago segn sea el caso.
(2) El archivero ubica el documento requerido.
(3) Seguidamente procede a sacar las copias, coordina la certificacin o su
fedateado y las entrega al solicitante o usuario.
(4) El usuario dejar constancia del servicio requerido.

5) EXPEDICIN DE ARCHIVOS
a) El jefe del Archivo Central a solicitud de las Unidades Orgnicas y del interesado
prestara servicios archivsticos a travs de las modalidades de lectura, consulta,
bsqueda, prestamos, expedicin de copias, etc., de los documentos que custodia.
b) De acuerdo a la solicitud de los usuarios, se emitir las copias respectivas, siguiendo
el procedimiento sealado de la presente directiva.

VIII. DISPOSICIONESTRANSITORIAS

a) La presente directiva entrara en vigencia a partir de su aprobacin.

b) Queda sin efecto cualquier disposicin de carcter interno que se oponga a la presente directiva.

ANEXO 01

Pgina 6|7
 INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

A. INFORMACIN GENERAL:
Ingresar datos de la ubicacin actual del Documento a Transferir
GERENCIA:
..
OFICINA:
..
DATOS DEL PERSONAL Apellidos y Nombres:
DNI:

B. DESCRIPCIN GENERAL DE DOCUMENTOS A TRANSFERIR:

GERENCIA:
..
OFICINA:
..
DATO DEL PERSONAL Apellidos y Nombres:
Que estuvo a cargo de la documentacin
DNI:
AO:

C. Metros lineales de documento a transferir

UNIDAD DE ARCHIVAMIENTO:
..
NMERO CORRELATIVO DE LA UNIDAD DE CONSERVACIN:
..
TIPO DE DOCUMENTO:
..
NMERO TOTAL DE FOLIOS.
.

D. OBSERVACIONES.

, de. De 201

Firma y sello del remitente Firma y sello del Archivo Central

Pgina 7|7