REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION

 INTRODUCCION

El manual de archivo y correspondencia es importante dentro de una empresa ya

que este documento contiene las normas que se deben aplicar dentro de la misma en cuanto
a la forma y proceso de toda la correspondencia que entra y sale de la entidad, adems del
proceso para archivar los documentos.

En este aspecto, estudiaremos en este trabajo la importancia del conocimiento de los

diferentes mtodos para el archivo de correspondencias, siendo los ms importantes: el
mtodo numrico y el mtodo cronolgico.

Espero que este trabajo sea del agrado de todo aquel que lo lea y pueda servir de
apoyo a futuros estudiantes.
 ARCHIVO DE CORRESPONDENCIAS
UTILIZANDO EL METODO NUMERICO
ARCHIVO NUMERICO

El sistema de archivo numrico es uno de los mtodos ms recomendables a la hora de

archivar los documentos, si los corresponsales son numricos y es semejante la forma de archivar, en
este caso es ms difcil mantener el orden numrico, este sistema se ordena segn su nmero, este
nmero es asignado por los corresponsales, este sistema tiene diferentes usos en las oficinas.
Es un sistema indirecto, porque para localizar un documento primero hay que consultar un
tarjetero y determinar el cdigo o numero asignado para este documento o expediente, para mejorar
y aumentar la eficacia del sistema numrico, es necesario establecer patrones numricos, los cuales
facilitaran la localizacin e identificacin del caso o asunto.

VENTAJAS

El sistema numrico posee varias ventajas como lo son:

La confidencialidad, rpida identificacin de la secuencia, expansin limitada, usos mltiples del
tarjetero ndice del sistema, las referencias no recargan el archivo principal, nmeros que identifican a
los corresponsales, los patrones numricos facilitan la identificacin de datos, el uso de los nmeros
reduce el ancho del rotulo, los nmeros son identificados particular.
Estas son las diferentes ventajas q nos ofrece y posee sobre los dems los sistemas de organizacin
del archivo numrico

ORGANIZACIN DEL ARCHIVO NUMERICO

Para archivos de correspondencia y tarjetas se utiliza el sistema numrico y es muy utilizado

por las diferentes entidades por su alto grado de confidencialidad y fcil expansin.
El sistema numrico se compone por cuatro partes bsicas:
* Al archivo principal:
El en archivo principal solo se mantiene las carpetas individuales de los corresponsales de los
archivos
* El archivo miscelneo alfanumrico:
El archivo miscelneo alfabtico se conservan todos los documentos de los corresponsales
pasivos hasta q se conviertan en activos, se transforman o se dispongan de ellos.
* El tarjetero ndice:
 El Tarjetero ndice se organiza en el orden alfabtico por el nombre de cada corresponsal,
este tipo de tarjeta es esencial en el sistema numrico por que los documentos pueden ser
solicitados por el nombre de corresponsal.
* El registro de nmeros asignados:
El registro se trata de un numero de anotaciones q sirve para mantener la relacin de los
nmeros asignados y a quien se asignaron, ayuda a evitar que se asignen a ms de un corresponsal.

PASOS
Los pasos para archivar la correspondencia al utilizar un sistema numrico son similares a
los pasos del sistema alfanumrico, pero hay algunos cambios como los vamos a ver a continuacin.
* Inspeccionar la correspondencia: se revisa para verificar si tiene las marcar que autorizan al archivo.
* Acondicionar los documentos.
* Leer, codificar y marcar el documento: se lee para saber bajo que nombre o asunto que se debe
archivar, se siguen las mismas guas que se discuten para un sistema alfanumrico.
* Calificacin alfanumrica: la correspondencia se clasifica alfanumricamente para facilitar la consulta
de al tarjetero ndice alfabtico y saber el nmero de corresponsal o asunto.
* Codificacin numrica: en primer lugar se consulta el tarjetero ndice para saber el nmero
asignado y si el corresponsal es activo o pasivo.
* Clasificacin numrica: despus de separar los documentos de los corresponsales activos de los
documentos de los corresponsales pasivos, se hace una clasificacin preliminar de los primeros.
* Archivo de documentos: los documentos de los corresponsales activos se colocan en el archivo
principal, en las carpetas individuales rotuladas con nmeros.

USOS DE TARJETEROS NUMERICOS

Para diferentes propsitos, en muchas oficinas se organizan tarjeteros en orden numrico. Por
eje algunos tarjeteros se dedican a las cuentas de los clientes separan mercanca y a las cuentas de los
clientes q separan mercanca y las de los suplidores.
Las tarjetas de los clientes que separan mercanca sirve para llevar las anotaciones de los
pagos parciales que enfuetan. En un archivo de tarjetas de uso frecuente se utiliza una gua para cada
diez tarjetas. La informacin registrada en estas tarjetas se puede mantener en una base de datos
computarizada

SISTEMA NUMERICO Y DE COLORES PARA LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS

Los sistemas numricos son varios, los utilizados para organizar los archivos de
correspondencia y los de tarjeta.
Sistema numrico corriente es el sistema numrico ms conocido; en los dos dgitos se considera en
el mismo orden en q permanece de izquierda a derecha, y se asignan en orden ascendente, sea, de
menor a mayor.
Sistema de dgitos centrales en este sistema, los nmeros de divide en grupos. Los expedientes se
organizan, primero, de acuerdo con los dgitos del centro, luego segn los dgitos de la izquierda y
finalmente se toma en consideracin de los de la derecha.
Sistema de dgitos terminales de acuerdo con este sistema, el nmero se lee de la derecha a la
izquierda, cada nmero generalmente se utiliza y se divide en tres grupo, cada uno de los cuales
tiene dos, tres o cuatro dgitos.
Sistema alfanumrico combina letras con nmeros. A las letras se les asigna un significado especial.
USOS DE LOS COLORES EN UN SISTEMA DE ARCHIVO NUMERICO

El color facilita la identificacin del nmero, aun a distancia, y la localizacin de los

expedientes, con el uso de los colores en un archivo numrico se forman patrones de bloques de
colores.
Los colores se utilizan mucho en oficinas mdicas y en compaas de seguros, este tipo de
oficina utiliza gabinetes laterales o estanteras abiertas. Los gabinetes o anaqueles laterales hacen ms
fcil la bsqueda.
Algunas empresas mantienen sistemas alfanumricos es decir que combinan letras y
nmeros para una mejor identificacin de los expedientes, a cada letra se le asigna un significado
especial y se codifica por cierto color.
En los sistemas numricos, las claves de los colores se pueden utilizar en las carpetas de los
archivos verticales, en estos archivos se puede utilizar carpetas en color para diferenciar
departamentos, tipos de plizas, ao o asunto, entre otros.

ARCHIVO DE CORRESPONDENCIAS
UTILIZANDO EL METODO CRONOLOGICO

ARCHIVO CRONOLOGICO

Mediante este sistema podemos clasificar los documentos en funcin de la fecha (emisin,
expedicin), ubicando stos en orden cronolgico.

Este puede ser el caso de las facturas a clientes o proveedores, que suelen archivarse en
carpetas por aos y de forma cronolgica. Como inconveniente, este sistema obliga a conocer la
fecha del documento para su localizacin.

El criterio es la fecha de los documentos, que se agrupan dentro del archivo por aos o
meses. Primero se ordenan por el ao, despus por el mes y finalmente por el da. Se emplea para
informacin de carcter financiero o econmico o en la relacionada con vencimientos: facturas, letras
de cambio, etc.

VENTAJAS

Ventajas Inconvenientes
Sencillez y rapidez Obliga a conocer la fecha del documento.

No es cerrado y permite la ampliacin e inclusin Cuando se extrae documentacin hay que dejar
de nuevos documentos. constancia del lugar correspondiente de la misma.
No requiere la utilizacin de ndices ni fichas
auxiliares.

ANEXOS
 CONCLUSIONES

En conclusin, el sistema de archivo numrico se utiliza mucho en las oficinas por sus muy
verstiles ventajas, resulta adecuado cuando los corresponsales son numricos y la naturaleza de lo q
se archiva es similar. Es un sistema indirecto de archivo, el cual consta de un archivo principal, un
archivo miscelneo organizando el orden alfabtico, un tarjetero ndice y un registro.
En este sistema es importante dedicar tiempo al proceso de codificar y clasificar los
documentos. De esta manera se reduce el tiempo de localizacin y archivo de documentos. Entre los
sistemas numricos que se pueden utilizar esta el sistema numrico corriente, el de dgitos terminales,
el de dgitos centrales, los sistemas alfanumricos y otras variaciones de este sistema
A su vez el sistema cronolgico que refiere a fechas, consiste en ordenar los expedientes o
documentos de acuerdo a la fecha de elaboracin o recepcin.
En este sistema se coloca separadores por ej. enero, febrero, marzo, etc. y el ao (2008) de
ahi en cada carpeta se ordena del primero recibido (al final) hasta el que ha llegado.
 BIBLIOGRAFIA

* www.monografias.com

* html.rincondelvago.com

* calderavergara.blogspot.com

* www.slideshare.net