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UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERA

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y SISTEMAS


OFICINA DE REPONSABILIDADA SOCIAL UNIVERSITARIA

GRUPO INMOBILIARIO: GRUPO BUENVIVIR LA


FAMILIA

INTEGRANTES:
Arhuide Mamani, Luis
Cahuana Condori, Miguel Angel
Barzola Capcha, Gherald
Vega Levano, Edson

2016-II
NDICE
INTRODUCCIN .......................................................................................................3
OBJETIVOS DEL PROYECTO..................................................................................4
Captulo 1 INFORMACIN GENERAL DE LA EMPRESA ........................................5
1.1. Descripcin de la Empresa ...........................................................................5
1.2. Misin ...........................................................................................................6
1.3. Visin ............................................................................................................6
1.4. Valores .........................................................................................................6
1.5. Principales Productos ...................................................................................6
1.6. Organigrama .................................................................................................7
1.7. Seleccin de Proceso-BLF ...........................................................................7
1.8. Mapeo de Procesos ......................................................................................8
2. IDENTIFICACIN Y SELECCIN DE PROCESOS ..........................................8
2.1. Descripcin del Proceso Principal (Proceso de Compras) ...........................8
2.1.1. Ficha del Proceso Principal (Proceso de Compras) ................................ 10
2.1.2. Descripcin de los Subprocesos de Compra........................................... 12
2.1.2.1. Gestionar Requerimiento ..................................................................... 12
2.1.2.2. Gestionar Compra por Pedido.............................................................. 12
2.1.2.3. Gestionar Recepcin............................................................................ 13
2.1.3. Fichas de los Subprocesos de Compra ................................................... 13
2.1.3.1. Gestionar Requerimiento ..................................................................... 13
2.1.3.2. Gestionar Compra por Pedido.............................................................. 15
2.1.3.3. Gestionar Recepcin............................................................................ 16
2.1.4. Diagramas de Proceso (BPMN) .............................................................. 18
2.1.5. Proceso de Compras de Materiales de Construccin. ............................ 18
2.1.5.1. Gestionar Compra ................................................................................ 18
2.1.5.2. Gestionar Compra por Pedido.............................................................. 19
2.1.5.3. Gestionar Recepcin............................................................................ 19
2.1.6. Fichas de Indicador ................................................................................. 20
2.1.6.1. Gestionar Compra ................................................................................ 21
2.1.6.2. Gestionar Compra por Pedido.............................................................. 22
2.1.6.3. Gestionar Recepcin............................................................................ 23
2. CONCLUSIONES ............................................................................................. 24

2
INTRODUCCIN

BLF Grupo Inmobiliario SAC busca satisfacer las necesidades de sus clientes antes,
durante y despus de finalizado el proyecto. Dando cumplimiento a los estndares
de calidad y plazos fijados, con ello generamos relaciones duraderas que tendrn
como base la experiencia y el profesionalismo adquiridos. Respetamos la legislacin
medioambiental, laboral y toda aquella que tenga relacin con el quehacer de la
organizacin, buscando siempre oportunidades para el desarrollo de nuestros
trabajadores y generando vnculos estratgicos con los proveedores para llegar a ser
reconocidos y posicionados como una de las mejores empresas constructoras del
pas.

En la actualidad no se encuentra mapeado los procesos que realiza la empresa, con


el presente trabajo lograremos mapear el proceso de compras, as mismo los
subprocesos que lo conforman.

Todo esto con el fin de poder identificar puntos de mejora, estas mejoras repercutirn
directamente tanto en las utilidades de la empresa como en la satisfaccin del cliente.
OBJETIVOS DEL PROYECTO

Definir el proceso de compras de BLF Grupo Inmobiliario SAC. de forma clara y


sencilla, donde se encuentre bien establecido el alcance, los actores y actividades
que realizan los mismos en el proceso.

Objetivo general:

Estandarizar el proceso de compras de BLF Grupo Inmobiliario SAC.

Objetivos especficos:

Definir el alcance de los procesos y subprocesos

Establecer los actores de cada proceso, as como tambin las actividades


que realizarn los mismos.

Establecer al dueo del proceso.

Determinar indicadores de proceso.

Determinar el KPI de cada proceso.

Identificar actividades que no agregan valor durante el proceso.


Captulo 1 INFORMACIN GENERAL DE LA EMPRESA

1.1. Descripcin de la Empresa

BLF Grupo Inmobiliario SAC busca satisfacer las necesidades de sus clientes antes,
durante y despus de finalizado el proyecto. Dando cumplimiento a los estndares
de calidad y plazos fijados, con ello generamos relaciones duraderas que tendrn
como base la experiencia y el profesionalismo adquiridos. Respetamos la legislacin
medioambiental, laboral y toda aquella que tenga relacin con el quehacer de la
organizacin, buscando siempre oportunidades para el desarrollo de nuestros
trabajadores y generando vnculos estratgicos con los proveedores para llegar a ser
reconocidos y posicionados como una de las mejores empresas constructoras del
pas.
1.2. Misin

Construir edificios multifamiliares satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes,


por encima de sus expectativas, brindndoles as productos de calidad con
excelencia en la innovacin de tecnologa de servicio y confort.

1.3. Visin

Ser la empresa lder en la construccin de edificios multifamiliares.

1.4. Valores

Transparencia
Compromiso
Trabajo en equipo
Eficiencia
Enfoque al cliente

1.5. Principales Productos

PEZET 1945
CASTAOS 430
SUCRE 1040
MALECN GRAU
MALECN BERNALES 195
MALECN BERNALES 191
DOS DE MAYO 598
1.6. Organigrama

1.7. Seleccin de Proceso-BLF


1.8. Mapeo de Procesos

2. IDENTIFICACIN Y SELECCIN DE PROCESOS

2.1. Descripcin del Proceso Principal (Proceso de Compras)

El proceso de Compras es administrado por el rea logstica; siendo su finalidad


seleccionar la mejor opcin de acuerdo a los estndares establecidos por el rea. En
primer lugar el almacenero, maestro y prevencioncita de obra emiten diversos
requerimientos que deben ser aprobados por el Ing. Residente, una vez aprobados
se realiza el pedido en el sistema (mdulo de almacenes).a continuacin empieza el
proceso de compra;

1. Gestionar Requerimiento.
El analista de logstica recibe una alerta que un nuevo pedido fue subido al sistema,
se procede con la revisin del mismo (revisar unidades de medida, nombre tcnico,
etc.) si el pedido esta errado se notifica va correo para que lo corrijan, caso contrario
el pedido es revisado por el analista de logstica; el cual emite una conformidad de
pedido mediante correo. Hay dos tipos de compra:
2. Compra por contrato: En este caso se tiene contrato con ciertos proveedores, los
cuales debern abastecer la obra desde el inicio hasta el fin de la misma. Para el
caso en mencin se genera la orden de compra y se enva por correo electrnico al
proveedor, quien deber responder su conformidad por el mismo medio. Los precios,
tiempo de entrega, penalidades u otros, ya se encuentran establecidos.

3. Compra por pedido: A partir de la conformidad que emite el analista de logstica


se cuenta 4 das para su atencin. El analista de logstica elabora una solicitud de
cotizacin el cual es enviado a diversos proveedores para su anlisis. Los
proveedores tienen dos das para enviar sus cotizaciones pasados estos das se
buscar proveedores del maestro (base de datos), a su vez no se tomarn en cuenta
las cotizaciones enviadas fuera de fecha. El analista de logstica recepciona las
cotizaciones y elabora un cuadro comparativo donde analiza las tres mejores
cotizaciones basndose en precios, calidad, tiempo de entrega y costo por el flete.
Una vez seleccionado el proveedor, se negocia con el mismo los ajustes de precios,
notas de crdito u otros; culminada la negociacin se genera la orden de compra la
cual es enviada al proveedor por correo para su atencin indicando la fecha, a su vez
el proveedor aprueba la atencin de la orden por el mismo medio. Si el importe por
la compra supera los $50000 tendr que pasar por gerencia para su aprobacin, en
caso sea rechazado se proceder a realizar nuevas cotizaciones, caso contrario se
realiza el mismo proceso descrito. Una vez que llega el pedido a obra ser recibido
por el almacenero de obra, quien debe revisar:

*La cantidad fsica sea igual a la cantidad descrita en la gua de remisin.


*Estado de materiales (rotos, deteriorados)
*Documentacin exacta (orden de compra, gua de remisin y factura)

Ya sea que el pedido est conforme o presenta alguno de los problemas descritos,
el almacenero debe enviar un correo electrnico dando conformidad o describiendo
los problemas encontrados. En el caso que existan observaciones el analista de
logstica no entrega la factura y dems documentos para su programacin hasta
solucionar los puntos observados; caso contrario se procede a entregar toda la
documentacin para que contabilidad programe los pagos. Aqu termina el proceso
de compras.
2.1.1. Ficha del Proceso Principal (Proceso de Compras)

Cdigo
Grupo
XXX 9999
BUENVIVIR
LA FAMILIA
Proceso de compras Pgina
10 de X
Elaborado por: Fecha: 06.11.2016
Revisado por: Aprobado por:
Analista de logstica
Gerente de logstica Gerente general
Revisin: 01

NOMBRE DEL PROCESO


Compras de materiales para obras en ejecucin
DUEO DEL PROCESO
Analista de Logstica

OBJETIVOS
*Atender oportunamente todos los requerimientos de las reas.
*comprar bienes solicitados por las diversas reas respetando los estndares
establecidos por la empresa.
*optimizar tiempo y dinero para la empresa.
ALCANCE
El proceso se origina cuando el cliente externo realiza un pedido en el sistema
EMPIEZA

S10
Realizar el requerimiento correspondiente.
Aprobacin del requerimiento por el Ing. Residente
Subir el pedido al sistema s10.
Conformidad del rea logstica
Realizar cotizaciones con proveedores
INCLUYE

Recepcin de cotizaciones de los mismos


Bsqueda de proveedores en el maestro caso no exista respuesta
Elaborar cuadros comparativos
Seleccionar el proveedor
Negociar precios, tiempo de entrega, transporte.
El proceso termina con la generacin de orden de compra y enviada al
proveedor por correo para su atencin. Dependiendo del importe de la
TERMINA

compra, esta pasar por gerencia para su aprobacin, caso contrario se


volver a realizar cotizaciones. Si la orden es aprobada se repite el mismo
proceso descrito anteriormente.

POLTICAS, LINEAMIENTOS, REGLAS DE NEGOCIO


- Evaluacin de Proveedores.
- Plazo para recepcin de cotizaciones solicitadas.
- Cumplimientos de contratos previos con Proveedores.
- Cdigo de tica vigente de la empresa.
SUBPROCESOS LDER SUBPROCESO REA
Gestionar compra Almacenero de obra Almacn
generacin de pedido de
compra
Gestionar pedido de Analista de logstica Logstica
compra
Aprobacin del pedido Analista de logstica Logstica
Ingreso del pedido al Almacenero de obra Almacn
sistema

Solicitas cotizacin a Analista de Logstica Logstica


proveedores
Recepcin de Analista de Logstica Logstica
cotizaciones
Bsqueda de otros Analista de Logstica Logstica
proveedores
Eleccin de proveedor Analista de Logstica Logstica
Generacin de orden de Analista de Logstica Logstica
compra
Gestionar recepcin Gerente de Logstica Logstica
PROVEEDORES ENTRADAS
Almacenero de obra Pedido de compra en el sistema
SALIDAS CLIENTES
Aprobacin de atencin de la orden de Almacenero de obra y interesados
compra
PROCEDIMIENTOS REGISTROS
Procedimiento de compra Pedido de compra
Orden de compra
RECURSOS
Personal de Trabajo
Sistema ERP S10

2.1.2. Descripcin de los Subprocesos de Compra

2.1.2.1. Gestionar Requerimiento

El analista de logstica recibe una alerta que un nuevo pedido fue subido al sistema,
se procede con la revisin del mismo (revisar unidades de medida, nombre tcnico,
etc.) si el pedido esta errado se notifica va correo para que lo corrijan, caso contrario
el pedido es revisado por el analista de logstica; el cual emite una conformidad de
pedido mediante correo.

2.1.2.2. Gestionar Compra por Pedido


El subproceso comprar por pedido empieza, cuando se da la conformidad del pedido
en el sistema, el analista de logstica cuenta con cuatro das para la atencin es
elabora una solicitud de cotizacin la cual es enviada a los diversos
proveedoresdichos proveedores cuentan con dos das como mximo para enviar
las cotizaciones; el analista recibe las cotizaciones y elabora un cuadro comparativo
analizando precios, calidad, tiempo de entrega. Una vez seleccionado el proveedor
se realiza una negociacin para ajustar precios o otros acuerdos, una vez culminada
la negociacin se emitir la orden de compra al proveedor el cual mediante correo da
conformidad de la misma, en caso el proveedor pase los das de enviar su cotizacin
se proceder a buscar en la base de datos......si la compra es mayor a 50 000 $ se
solicita la aprobacin de gerencia, si aprueba todo sigue el procedimiento
descrito....caso contrario se vuelve a repetir el subproceso descrito.

2.1.2.3. Gestionar Recepcin

Una vez que llega el pedido a obra ser recibido por el almacenero de obra, quien
debe revisar:
*La cantidad fsica sea igual a la cantidad descrita en la gua de remisin.
*Estado de materiales (rotos, deteriorados)
*Documentacin exacta (orden de compra, gua de remisin y factura)
Dichos documentos sern enviados a oficina, el analista de logstica hare su revisin,
si encuentra observaciones mencionando los puntos anteriores; se comunicar con
el proveedor para solucionar los inconvenientes, hasta no corregirlos el pago no se
efectuar.

2.1.3. Fichas de los Subprocesos de Compra

2.1.3.1. Gestionar Requerimiento

NOMBRE DEL PROCESO


Gestionar Requerimiento
DUEO DEL PROCESO
Analista de Logstica
OBJETIVOS
Recepcionar y dar la conformidad de pedidos de compra de materiales de
construccin.
ALCANCE
Cuando el almacenero registra en el sistema un pedido de compra de
materiales de construccin.
EMPIEZA

La revisin del pedido de compra de materiales de construccin por el Analista


de Logstica.
INCLUYE

Registrar la conformidad del pedido de compra de materiales.

Cuando el Analista de Compras emite una conformidad del pedido.


TERMINA

POLTICAS, LINEAMIENTOS, REGLAS DE NEGOCIO


La revisin del pedido de compra de materiales de construccin debe realizarse
dentro de las 6 horas, desde la fecha y hora de recepcin.
La notificacin de la conformidad del pedido de compra de materiales de
construccin validada, debe realizarse a ms tardar 24 horas desde la fecha y hora
de recepcin.
Los pedidos con error deben informarse para su correccin por el solicitante.
La correccin de los pedidos de comprar con error debe realizarse dentro de las 3
horas de informado.

SUBPROCESOS LDER SUBPROCESO REA


No aplica. No aplica. No aplica.

PROVEEDORES ENTRADAS
Almacenero Pedido de compra de materiales de
construccin.
SALIDAS CLIENTES
Solicitud de Pedido aceptado Analista de Logstica 2
PROCEDIMIENTOS REGISTROS
Procedimiento de compra de materiales Manual
de construccin.

RECURSOS
ERP Sistema 10
Analista de Logstica, Almacenero, Ingeniero Residente.
Excel, Outlook
Documento de Proyeccin mensual de compra de materiales.

2.1.3.2. Gestionar Compra por Pedido

NOMBRE DEL PROCESO


Gestionar Compra por pedido
DUEO DEL PROCESO
Analista de Logstica
OBJETIVOS
Abastecer a obra en un tiempo ptimo para que no perjudique su avance
ALCANCE
Se enva el requerimiento revisado a los proveedores para una cotizacin.
EMPIEZA

*Los proveedores cuentan con dos das para enviar sus cotizaciones, el
INCLUYE

analista las revisa y elabora un cuadro comparativo; seleccionando a un


proveedor basndose en precios, calidad, tiempo de entrega y flete.

Una vez seleccionado el proveedor se pasa a una renegociacin,


TERMINA

seguidamente se elabora la orden de compra la cual es enviada por correo al


proveedor, quien debe responder con su conformidad.
POLTICAS, LINEAMIENTOS, REGLAS DE NEGOCIO
Los proveedores tienen dos das para enviar sus cotizaciones, caso contrario se
buscar en la base de datos.
Se dispone de cuatro das para que el material se puesto en obra

SUBPROCESOS LDER SUBPROCESO REA


No aplica. No aplica. No aplica.

PROVEEDORES ENTRADAS
Analista de logstica Solicitud de cotizaciones
SALIDAS CLIENTES
Cotizaciones Proveedores

PROCEDIMIENTOS REGISTROS
Procedimiento de compra de materiales Manual
de construccin.

RECURSOS
ERP Sistema 10
Analista de Logstica, Almacenero, Ingeniero Residente.
Excel, Outlook
Documento de Proyeccin mensual de compra de materiales.

2.1.3.3. Gestionar Recepcin

NOMBRE DEL PROCESO


Gestionar Recepcin
DUEO DEL PROCESO
Almacenero de obra
OBJETIVOS
Ejecutar una buena recepcin de materiales para optimizar recursos y tiempo.
ALCANCE
Llega el transporte con los materiales a obra.
EMPIEZA

El almacenero revisa la orden de compra, gua de remisin y factura que sean


INCLUYE

a nombre de la empresa. Seguidamente se revisa el stock fsico con lo que


dice la gua, tambin se revisa el estado de los materiales.

Una vez revisado todo lo correspondiente y haber descargado los materiales;


TERMINA

se emite un correo dando conformidad del pedido, en caso existan


observaciones se detallara en el mismo, para que el analista de logstica se
comunique con el proveedor.

POLTICAS, LINEAMIENTOS, REGLAS DE NEGOCIO


Los proveedores deben respetar los acuerdos, as como tambin la hora
aproximadamente establecida.
Si se encuentra observaciones en la entrega, el pago no proceder hasta solucin
todos los inconvenientes.

SUBPROCESOS LDER SUBPROCESO REA


No aplica. No aplica. No aplica.

PROVEEDORES ENTRADAS
Proveedor seleccionado Materiales
SALIDAS CLIENTES
Conformidad de la entrega obra

PROCEDIMIENTOS REGISTROS
Procedimiento de compra de materiales Manual
de construccin.
RECURSOS
ERP Sistema 10
Analista de Logstica, Almacenero, Ingeniero Residente.
Excel, Outlook
Documento de Proyeccin mensual de compra de materiales.

2.1.4. Diagramas de Proceso (BPMN)

2.1.5. Proceso de Compras de Materiales de Construccin.

2.1.5.1. Gestionar Compra


2.1.5.2. Gestionar Compra por Pedido

2.1.5.3. Gestionar Recepcin


2.1.6.
2.1.7. Fichas de Indicador
2.1.7.1. Gestionar Compra
Gestionar Compra
PROCESO

Disminuir las no atenciones de pedidos de compra, al mnimo.


OBJETIVO

No superar el 5% de no atenciones de
META PLAZO Enero 2017
pedidos de compra por mes.

PORCENTAJE DE NO ATENCONES DE PEDIDOS


Nombre: DE COMPRA MENSUAL

Control (Calidad)
Tipo:
Cantidad de no atenciones de pedido de compra *100
Expresin ------------------------------------------------------------------------
matemtica: -- (%)
Cantidad total de pedidos de compra
INDICADOR

Frecuencia Fuente de Registro de pedidos de


Mensual
de medicin: medicin: compra.

Responsable de la
Medicin: rea de Logstica

Responsable
de toma de Edson Vega
acciones

% No atenciones
7.00%
6.00%
Seguimiento y
5.00%
presentacin
4.00%
(Representaci 3.00%
n grfica) 2.00%
1.00%
0.00%
En Fe Ma Ab Ma Jn Ju Ag Se Oc No Di
2.1.7.2. Gestionar Compra por Pedido

PROCESO
Gestionar Compra por pedido

Controlar la calidad de proveedores


OBJETIVO

No superar el 10 % por mes PLAZO Enero 2017


META

Porcentaje de proveedores con certificacin


Nmbre:

Control (Calidad)
Tipo:

Proveedores con certificacin *100


Expresin
matemtica: ----------------------------------------------------------------------
(%)Total de proveedores
INDICADOR

Frecuencia Fuente de
de Mensual Base de datos
medicin:
medicin:
Responsable de
la Medicin: rea de Logstica

Responsable
de toma de Edson Vega
acciones

porcetanje
80%
Seguimiento 70%
y 60%
presentacin 50%
40%
(Representac 30%
in grfica) 20%
10%
0%
0 2 4 6 8 10 12
2.1.7.3. Gestionar Recepcin

PROCESO GESTIONAR RECEPCIN

Apoyar al proceso de compras de la empresa para lograr un nivel de cumplimiento del 90%
OBJETIVO
en sus objetivos de calidad.

META 90% PLAZO 6 meses

Nombre: Indicador de Pedido de Compras Observadas

Tipo: Ineficiencia en cumplimiento

Expresin .
= 100%
matemtica: Total de pedidos

Frecuencia de Fuente de
Semanal Revisin de Requerimientos
medicin: medicin:
INDICADOR

Responsable de la
Medicin:
Jefe del rea de Logstica

Responsable de toma
Almacenero de Obra
de acciones

EVALUACIN DE PEDIDOS
120%
96% 96% 92%
100% 87% 91% 90%

80%
Seguimiento y
presentacin 60%
(Representacin 40%
grfica)
20% 13% 9% 10%
4% 4% 8%
0%
S1 S2 S3 S4 S5 S6

OBSERVADAS APROBADAS Linear (OBSERVADAS)


2. CONCLUSIONES

El uso del mapeo de procesos, los modelos de relaciones de procesos y las


fichas de proceso permiten un mayor anlisis del detalle de los procesos.
El uso de los indicadores es muy importante para conocer las falencias de la
empresa, ayuda a la mejora continua. Por lo tanto es clave identificar y hacer
seguimientos a dichos indicadores para seguir evolucionando.
La ficha de procesos ayuda a la empresa a tener la informacin relevante para
poder comparar procesos y subprocesos, de esta manera podemos optimizar
el tiempo reduciendo los costos de la empresa