AUDITORIA LOGSTICA

1. LA AUDITORA

En forma sencilla y clara, escribe Holmes: La auditora es el examen de las

demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud,
integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos.

Una auditora administrativa es la revisin analtica total o parcial de una

organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y perfil las
oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva
sustentable.

1.1 Importancia

Por sus caractersticas la Auditora de Gestin, constituye una herramienta

fundamental en las organizaciones, y su importancia est dada puesto que
impulsa su crecimiento, toda vez que permite detectar en qu reas se requiere
un estudio ms profundo, que acciones se pueden tomar para subsanar
deficiencias, cmo superar obstculos, cmo imprimir mayor cohesin al
funcionamiento de dichas reas y sobre todo, realizar un anlisis causa
efecto que concilie en forma congruente los hechos de las ideas.

1.2 Objetivos

La auditora administrativa constituye una herramienta fundamental para

impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda vez que permite detectar en
qu reas se requiere de un estudio ms profundo, qu acciones se pueden
tomar para subsanar deficiencias, cmo superar obstculos, cmo imprimir
mayor cohesin al funcionamiento de dichas reas y, sobre todo, realizar un
anlisis causa-efecto que concilie en forma congruente los hechos con las
ideas.

El objetivo de la Auditora consiste en apoyar a los miembros de la empresa en

el desempeo de sus actividades. Para ello la Auditora les proporciona
anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e informacin concerniente
a las actividades revisadas. Los miembros de la organizacin a quien Auditora
apoya, incluye a Directorio y las Gerencias

Pero los objetivos especficos de la auditora son:

Ser un nivel asesor para todos funcionarios, empleados de un ente.

Verificar estudiar y analizar las polticas, procedimientos, los manuales a

fin de sugerir cambios y de esta manera precautelar cuidar los activos de
la empresa.

A travs del estudio y anlisis que los profesionales de auditora realizan

podrn detectar errores fraudes o irregularidades los cuales tienen que
ser oportunamente corregidos.

1.3 La clasificacin de la auditoria

A. Por su Naturaleza
Auditora Financiera
Es la que se refiere al estudio y anlisis de todas y cada una de las
operaciones de carcter monetario y que modificaron a cada una de las
cuentas dentro de un ejercicio econmico y que se plasma a travs de los
estados financieros. Esta auditora se efecta con el fin de dar una opinin
sobre la razonabilidad y la presentacin de los estados financieros preparados
por la administracin a una fecha determinada.
Auditora Administrativa u Operacional
Es la que se dedica a evaluar las polticas y procedimientos que han sido
implementadas en una empresa a fin de conocer si los controles y manuales
son los adecuados y poder determinar si las metas y objetivos que los
administradores y propietarios se trazaron en forma anticipada se han logrado
con eficiencia, efectividad y economa.
Auditora informtica
Es la que se encarga del estudio y anlisis de los diferentes programas y
paquetes contables que la empresa tiene implementados en este tipo de
auditoras se requiere que intervenga un profesional en el rea de sistemas.
Auditora Ambiental.
En esta auditora se requiere la intervencin de varios profesionales
relacionados con el medio ambiente ya que esta determina el deterioro del
medio ambiente en el que nos desenvolvemos.
Auditora Forense.
Dentro del aspecto administrativo, financiero, econmico y contable est
relacionada con el cumplimiento y observancia estricta de las disposiciones
legales que rigen la actividad empresarial sea de una persona natural o
jurdica, tiene que intervenir un abogado. Auditora de Gestin.es la unin de la
auditora financiera, administrativa e informtica para medir el grado de
cumplimiento de las cinco E que son eficiencia, efectividad, economa, tica y
ecologa.
B. Por Su Origen
Auditora Interna.
En una entidad que es parte integrante del organigrama estructural y funcional
de una empresa y los profesionales que con conforman dicha unidad reciben
una remuneracin o sueldo por su trabajo sin que este signifique que pierdan
su independencia profesional, esta unidad tiene la caracterstica de que debe
estar en forma permanente evaluando los manuales, las polticas, los sistemas
implementados en la empresa con el fin de asesorar y recomendar cambios
para la optimizacin de los recursos sean financieros, humanos y tecnolgicos,
cabe resaltar que la auditora interna no puede ni debe dictaminar sobre
estados financieros porque no puede convertirse en juez y parte.
Hay autores, como E. Hevi1, que la equiparan ms a aspectos operativos,
definindola como el rgano asesor de la direccin que busca la manera de
dotar a la empresa de una mayor eficiencia mediante el constante y progresivo
perfeccionamiento de polticas, sistemas, mtodos y procedimientos de la
empresa.
Auditora Externa.
Es aquella que es efectuada por profesionales contratados a travs de
honorarios profesionales estos deben presentar un informe o dictamen
profesional sobre la razonabilidad de los estados financieros y por disposicin
de los organismos de control deber presentar el informe sobre el cumplimiento
de obligaciones tributarias de la persona natural y jurdica sujeta al examen.
Este tipo de profesionales puede ser contratado para que desarrolle cualquier
tipo de auditoras para la cual las firmas de auditoras deben conformar equipos
de trabajo multidisciplinario.
C. POR EL SECTOR QUE PERTENECE

Sector Pblico
En este sector la auditora se emplea en funcin de la figura jurdica,
atribuciones, mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin,
sistema de trabajo y lneas generales de estrategia. Con base en estos
criterios, el mbito de aplicacin se centra en las instituciones representativas
de los poderes ejecutivo, legislativo y judicial.
Sector Privado
Por lo que toca a este sector, la auditora se aplica tomando en cuenta la figura
jurdica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinacin, rea de
influencia, relacin comercial y pensamiento estratgico.

1 [CITATION HEV89 \l 10250 ], Manual de Auditoria Interna. Centrum, Barcelona, 1989.

 2. QU ES AUDITORIA LOGSTICA?

Una Auditora Logstica es una radiografa de las distintas reas y procesos

involucrados en la cadena de abastecimiento (desde la adquisicin de insumos
hasta la entrega del producto final, incluyendo tambin los flujos de retorno) de
una empresa en particular.

El proceso logstico de una compaa engloba una serie de funciones, como

compras, transporte y planificacin de produccin. Al ejecutar estas acciones,
los funcionarios responsables de ellas acaban realizndolas de forma aislada, y
las prioridades se distribuyen de forma diferenciada, ocasionando la falta de
sincrona entre las partes, que se convierte en un problema.
La auditora logstica entra como organizadora de esos conflictos de inters,
que pueden ser evitados si existe una gestin del proceso. Para ello, esta
forma de auditora puede realizarse a corto plazo, con el fin de optimizar los
flujos fsicos de todo el proceso, observando las previsiones comerciales y
programacin de la produccin, almacenamiento y entrega, a medio plazo debe
ser capaz de disminuir los costos del sistema implantado, as como permitir la
eleccin de las operaciones con seguridad, o largo plazo, con el objetivo es
estructurar plenamente el sistema logstico, que debe ser conocido por todos
los responsables. Para ello, se deben analizar las operaciones y sus relaciones
con los clientes, sus costos, sus proveedores y sus competidores.
2.1Objetivos
Los objetivos de una auditora logstica son:
Sealar las debilidades del sistema logstico y / o sus subsistemas.
Estimar el impacto y el potencial de mejoras en el desempeo.
Identificar y demarcar las reas potenciales de mejora ms grandes.

Proporcionar un diagnstico sobre el estado actual de la logstica de una

empresa.

Identifica los espacios de mejora en el uso de los recursos, mostrando

reas y procesos que pueden optimizarse.

Pone nfasis en los factores que influyen en la cantidad, la oportunidad y

la calidad.
 Permite reconocer fortalezas y debilidades de la cadena logstica, fijando
objetivos de hacia dnde y de qu manera avanzar.

Revela si los objetivos estratgicos logsticos son consistentes con los

de las otras reas de la empresa.

La auditora logstica cumple tres funciones principales para cualquier organizacin:

Identificacin de los datos clave necesarios para gestionar los costes, el servicio,
los tiempos de ciclo, la respuesta y la calidad.
Permite una mejor comprensin del entorno actual.
Determina qu tan bien el sistema est satisfaciendo las necesidades actuales del
negocio de una manera rentable, flexible y sensible, y cmo se est adaptando al
mercado cambiante.

reas en dnde puede ser desarrollada la auditoria logstica:

Las reas donde se puede desarrollar el servicio son:

Auditoria general de la Supply Chain Management.

Auditoria de Proveedores.

Auditoria de Distribucin de los Productos.

Auditoria de Gestin en los puntos de venta.

Auditoria de Gestin en Almacenes y Depsitos.

Auditoria de Transporte de materiales, y productos.

Auditoria de seleccin de operadores logsticos.

Auditoria de servicio al cliente.

Un ejemplo: la Auditoria Logstica de Servicio al Cliente:

Uno de los aspectos que siempre preocupan a la empresa y que es vital para los resultados es
el servicio al cliente en sentido amplio. A va de ejemplo, en una auditoria logstica de servicio al
cliente, se estudia:

Existe una poltica escrita y sistemtica de servicio al cliente?.

Se proporcionan niveles diferentes de servicio al cliente segn productos o clientes diferentes?.
Cmo se desarrolla el servicio al cliente, tanto corporativamente como en campo.
Duracin de los ciclos de distribucin.
Volumen de pedidos procesados diariamente y semanalmente, tanto en lo general, como en el caso de
clientes determinados o por reas geogrficas.
Perfiles determinados de pedido tpico y cadena de transmisin de la informacin.
Forma en que se transmiten los pedidos a los puntos de transporte y distribucin.
Calidad del proceso de distribucin.
Tipo y cantidad de comunicaciones automatizadas con los clientes.
Porcentaje y ratios de pedidos cumplidos en tiempo y en forma.
Si el transporte es tercerizado, anlisis de sus costos y relacin con la calidad ofrecida y efectivamente
cumplida.
Imagen que el cliente final tiene de la empresa.
 2.2Procedimientos de una Auditoria Logstica
El procedimiento se realiza en cinco etapas: anlisis de requisitos; anlisis de
rendimiento; Anlisis de proceso; anlisis estructural y benchmarking.

Paso 1 - Anlisis de Requisitos

Recogida de los requisitos de servicio logstico de todos los clientes

(clientes finales, mercado, ventas, etc.) y la evaluacin crtica de estos
requisitos.

Cumplen estos requisitos con la estrategia de la empresa?

Existe una proporcin apropiada de los costos para cumplir con los
requisitos y sus beneficios?

Hay artculos que causan costos ms altos que beneficios y no son

requeridos por el cliente?

Hay algn cliente clave al que se deba dar preferencia de entrega?

Cules son los niveles de servicio y el tiempo de entrega acordado

para diferentes grupos de clientes? Si se ofrecen servicios de valor agregado,
cules seran los efectos secundarios financieros y de los clientes de una
reduccin o mejora de esos servicios?

Los requisitos recogidos como resultado de este anlisis deben ser

examinados crticamente, porque en las encuestas los individuos pueden
exagerar o exagerar sus requisitos. Por ejemplo, los clientes pueden exigir un
servicio de 24 horas o de entregas expresas, pero si el cliente se cobra por
este servicio (por ejemplo, sobrecarga expresa, recargo de embalaje) muchos
prefieren renunciar a los servicios. Adems, no todos los servicios realmente
encajan con la estrategia corporativa.
Paso 2 - Anlisis de rendimiento

El anlisis del desempeo examina a qu costo, con qu eficiencia y con qu

calidad se prestan los servicios logsticos. Para ello, mediante un anlisis input-
output se determina el coste (directo e indirecto) de cada servicio logstico. En
general, el rendimiento y la calidad de los procesos logsticos individuales se
plantean y se evalan sobre la base de indicadores clave de rendimiento
(KPI). En detalle, el anlisis de rendimiento consiste en:

A. ANLISIS DE CUELLOS DE BOTELLA

Los cuellos de botella de la cadena de suministro se desvelan analizando

los tiempos medios de espera o los tiempos de capacidad. Tambin hay
reas en las que la tasa de utilizacin nunca puede elevarse por encima del
70-80%, por lo que estas reas pueden estar sobrepasadas.

B. ANLISIS DE LOS TIEMPOS DE RESIDENCIA Y PROCESAMIENTO

Las funciones logsticas difieren en la prctica, a menudo en relacin con la

disponibilidad o la velocidad de la provisin de servicios. En particular, a
menudo hay un desajuste con respecto al tiempo de residencia medio y al
tiempo real de procesamiento de un pedido. Por ejemplo, el almacn tiene
personal 24/7, porque los productos deben ser entregados a la maana
siguiente.

C. ANLISIS DE LOS DESPIDOS

La mayora de los puestos en las empresas estn ocupados por dos o ms

empleados para garantizar la prestacin del servicio, en caso de fallas
causadas por la enfermedad, etc. Esto debe ser cuidadosamente comprobado:
Es realmente necesaria una redundancia completa en los sistemas tcnicos o
bastara con mantener la redundancia slo para ciertos subsistemas? Adems,
es suficiente un solo miembro del personal con una mejor coordinacin de los
flujos del proceso?

D. ANLISIS DE LOS PLAZOS Y FECHAS DE FINALIZACIN

Qu unidades de negocio superan con ms frecuencia los plazos de entrega y
fechas de finalizacin definidos? Por qu sucede eso y qu costos adicionales
surgen al superar los tiempos de plomo y de finalizacin?

E. ANLISIS DE ERRORES

Existen estaciones de trabajo en las que se produce un nmero

desproporcionado de errores? Cules son los costos causados por el manejo
de errores?

F. ANLISIS DE CENTROS DE COSTE Y COSTE LOGSTICO

Cules son los costos logsticos principales y relevantes? Dependiendo del

tipo de negocio, el transporte, almacenamiento o embalaje pueden ser los
principales factores de costo. Han sido identificados? Los programas de
reduccin de costos deben comenzar aqu.

Paso 3 - Anlisis de procesos

El anlisis del proceso examina todos los procesos logsticos, desde el cliente
hasta el proveedor. Esto puede revelar diferencias entre las expectativas de los
clientes y el rendimiento logstico real. Deben tenerse en cuenta los siguientes
diez campos potenciales:

1) Unidades de logstica - Qu equipo de carga est en uso y qu costos se

asignan a estas unidades de carga? El uso de unidades de carga es
apropiado para cada caso?

2) Datos maestros - Existe una base de datos logstica adecuada? Quin es

responsable del mantenimiento de los datos maestros? Qu calidad son
los datos maestros?

3) Horarios - Los horarios estn coordinados dentro de la empresa? Los

tiempos definidos cumplen con los requisitos del mercado? Hay algn
cuello de botella y puntos de falla?
4) Costos - Se pueden asignar los costos a los servicios? Quin es
responsable de asegurar que los precios por servicio sean
apropiados? Cmo valora si los precios son apropiados segn las
exigencias del mercado?

5) Existencias - Dnde se mantienen las existencias y por qu? Cmo

controlas las reservas desde un punto de vista estratgico, sino tambin a
nivel operativo? Qu procedimientos y polticas de mantenimiento de
existencias estn disponibles?

6) Calidad - Existe un sistema de gestin de calidad y qu estndares de

calidad se utilizan? Quin es responsable de las mejoras de
calidad? Cmo se rastrean los fallos? Existe un sistema para mejoras
continuas?

7) Interfaces - Es la colaboracin interna / externa organizada, y cmo se

hace esto? Qu entidades se procesan manual y electrnicamente?

8) Planificacin / Control de Procesos - Estn los recursos planificados de

manera ptima? Quin decide las cantidades de disposicin y cmo? Se
estn utilizando programas estandarizados?

9) Cadena de Suministro - Qu cadenas de suministro estn en su lugar o

pueden ser clasificadas para la empresa, y que se consideran crticas (en
trminos de costo, tiempo, calidad y riesgo)? Quin gestiona estas
cadenas de suministro, bajo qu procedimiento y en qu forma
institucional?

10)Hacer o comprar - Qu partes se producen internamente y qu se compra

a proveedores externos? Quin decide si realizar o comprar y quin realiza
regularmente clculos comparativos?

Paso 4 - Anlisis de la estructura

El anlisis de la estructura comprueba si las estructuras del sistema existentes

cumplen con los requisitos y qu mejoras son posibles. Sobre la base de
diagramas arborescentes, se describe la interrelacin entre las reas y se
identifican posibles esferas de accin. Las siguientes preguntas deben
aclararse:

Es el sitio y la estructura de distribucin adecuada a los requisitos del

mercado y la estrategia de la empresa, respectivamente, la poltica? En
qu entorno normativo est implicada la empresa?

Las responsabilidades y tareas dentro y entre los sitios estn organizadas

de manera ptima?

Es posible generar mejoras de servicio y ahorro de costes mediante la

centralizacin / descentralizacin?

Es el nmero de niveles en relacin con la planta, la produccin y las

adquisiciones correctas de acuerdo con las demandas del mercado, los
acuerdos de nivel de servicio y los objetivos de calidad?

Paso 5 - Benchmarking

El benchmarking considera el desempeo propio de la empresa en relacin con

la industria, competidores, otras divisiones o en relacin con un ptimo
terico. Esto puede ayudar a resaltar las debilidades y fortalezas en la propia
estructura de la empresa. Estos servicios necesitan ser comparados de manera
integral. Slo analizar el rendimiento del servicio, la capacidad de entrega, el
tiempo de entrega y el cumplimiento de los horarios no es suficiente. Si los
costes no son tambin considerados, recibir una vista distorsionada. Al iniciar
un proyecto de benchmarking, tambin es importante tener en cuenta las
condiciones ambientales (diferentes regulaciones, diferentes estructura de
clientes, etc.).
 La importancia de las auditoras logsticas

Para consolidar la mejora contina de los procesos logsticos, es necesario aplicar

auditoras de manera continua y peridica que ofrezcan informacin sobre las reas y los
procesos involucrados en la cadena de suministro. En este sentido, las auditoras
funcionan para evaluar de alguna forma el desempeo de los distintos procesos, lo que a
futuro conlleva a un mejoramiento integral de la cadena logstica.
Como herramienta, la auditora es clave para entregar informacin acerca del estado
actual de la organizacin como el control de los inventarios, adems de entregar
soluciones con objetivos que permitan optimizar cada proceso que lo requiera. Cuando se
logran identificar las fortalezas y las debilidades, puede plantearse el verdadero potencial
de desarrollo de la organizacin.

Es importante reconocer los objetivos contrapuestos de cada una de las reas que
participan. Por ello, es recomendable mantener una visin imparcial que no excluya de
ninguna manera los intereses de los participantes en la cadena de abastecimiento, sin
enfocar la auditora a alguna rea en particular. Por lo tanto, las auditoras podrn
desarrollarse con una mejor comprensin del entorno actual de la organizacin de forma
global.

La auditora logstica ya sea continua o peridica es una herramienta necesaria para

avanzar en la mejora de los procesos de la cadena de abastecimiento. En Almer, podemos
administrar directamente las operaciones o realizar auditoras peridicas de inventarios
con la frecuencia que nuestros clientes lo requieran.
Si bien en general las distintas reas involucradas pueden tener una mirada (ms o menos)
crtica de su desempeo, y una (mayor o menor) claridad de sus necesidades y oportunidades
de mejora, el objetivo principal de las auditoras logsticas es conocer cul es la situacin real
de la empresa, detectar deficiencias, para as priorizar y definir las vas de mejora. En este
sentido, es una herramienta que conlleva un proceso de mejora, ya que permite obtener
indicadores concretos del nivel de desempeo de las distintas reas (procesos) de la cadena
logstica, orientando as la correcta toma de decisiones hacia un mejoramiento integral de la
cadena de abastecimiento.

Una auditora logstica consiste en un levantamiento general que incluye, al menos, los
siguientes aspectos:

Entrevistas con los distintos profesionales de la empresa, tanto a nivel ejecutivo como
operativo, con la finalidad de construir un diagrama de flujos de los procesos
involucrados. En muchos casos, las empresas cuentan con un diagrama de flujos
terico, pero que no necesariamente se cumple en la prctica.
Revisin de informacin estadstica o realizacin de mediciones, en caso de que la
informacin disponible sea poco confiable o insuficiente para el objetivo.
Entrevistas a clientes o anlisis de reclamos, para conocer su nivel de satisfaccin y su
visin crtica sobre el nivel de servicio ofrecido.
Elaboracin de indicadores de rendimientos, o KPI (Key Performance Index), que
permitan una medicin objetiva del rendimiento de los distintos procesos de la cadena
de abastecimiento.
La Auditoria Logstica en las Empresas:

El espacio y el tiempo separan a una empresa de sus clientes. Ambas

consideraciones espacio y tiempo estn claramente relacionadas. La gestin
logstica debe considerar los efectos de una decisin que afecte a una y que
influya en la actuacin de la otra. Sin una planificacin efectiva o acertada y un
sistema de control, la eficacia del negocio disminuye en su plenitud de
potencial de desarrollo.

Cuando se desarrolla una auditoria logstica, la misma comprende el

denominado ambiente externo y el ambiente interno. El primero de ellos es
observar la empresa desde una perspectiva cliente comprendiendo la
estructura competitiva, el funcionamiento de los canales de marketing
utilizados, la tecnologa de la distribucin y la satisfaccin final del cliente
tanto con nuestra empresa como con la competencia.

La auditora interna comprende aquellos aspectos del sistema de la empresa

que determinan la forma en que ella opera: la gama y caracterstica de los
productos y servicios, los costos del sistema, el funcionamiento del sistema de
produccin, de distribucin y de almacenaje y los recursos disponibles desde la
perspectiva de la optimizacin de su utilizacin.

La necesidad de Auditoria Logstica:

El propsito de un sistema logstico es el de trasladar las materias primas y los
componentes hacia el proceso de fabricacin para despus trasladar los
productos terminados hacia el consumidor final con un costo mnimo,
consecuente con la prestacin del servicio deseado. Muchas veces ese
sistema posee debilidades y emite seales que deberan ser interpretadas
correctamente y a tiempo.
Dentro de esas seales se encuentran: un dbil servicio al cliente, objetivos de
marketing que no son cumplidos, cambios en el posicionamiento de la
competencia, la presencia de inventarios excesivos, el disparo de los costos, la
infra utilizacin de los recursos, duplicacin de actividades, entre otros.
Los sistemas y procesos que utilizamos puede que sean los ms eficientes o
ms efectivos, porque hasta ahora han realizado el trabajo. Sin embargo, es
realmente adecuado?, nos est dando los resultados esperados?, esos
resultados podran ser mejores?.
Entonces, las preguntas que es necesario realizarse son: En nuestra empresa
se est haciendo auditoria logstica?, qu empresas que conocemos la estn
efectuando? podemos afirmar que en nuestra empresa se aplica la logstica
integral y que ella es correcta para nuestra posicin en el mercado?.
Todos comprendemos y compartimos cuando nos dicen auditoria contable,
impositiva, auditoria de calidad, sin embargo, el concepto de auditoria logstica
parece resultar borroso, sin embargo es clave para la mejora continua y para el
desarrollo de la empresa. En general, la Auditoria Logstica puede ser
considerada como emergente y se la desconoce o no se la aplica a pesar del
gran potencial estratgico que conlleva.