Cartilla Organizar Documentos

INTERACTUANDO ORDENADAMENTE CON LOS DOCUMENTOS
APRENDICES
YSICA DANIELA QUINTERO ARISTIZBAL

LEIDY DANIELA SALCEDO VSQUEZ
JESSICA SANDOVAL ALVARADO
MARA FERNANDA ENCISO CAMELO
TECNLOGO EN GESTIN ADMINISTRATIVA
FICHA: 1368073
INSTRUCTOR: MARISOL CORREDOR
COMPETENCIA: ORGANIZAR LA DOCUMENTACIN TENIENDO EN

CUENTA LAS NORMAS LEGALES Y DE LA ORGANIZACIN
CENTRO DE GESTIN ADMINISTRATIVA
BOGOT D.C.
2017
1
Tabla de contenido
COMPETENCIA: ORGANIZAR LA DOCUMENTACIN TENIENDO EN CUENTA LAS

NORMAS LEGALES Y DE LA ORGANIZACIN ............................................................... 1
TABLA DE ILUSTRACIONES .................................................................................................. 3
INTRODUCCIN................................................................................................................... 5
OBJETIVO GENERAL............................................................................................................. 6
OBJETIVOS ESPECIFICOS ..................................................................................................... 7
DOCUMENTOS .................................................................................................................... 8
1.1 TIPOS DE DOCUMENTOS ..................................................................................... 8
1.2 CLASES DE DOCUMENTOS ................................................................................ 14
1.3 VALORACION DOCUMENTAL ............................................................................ 15
CICLO DOCUMENTAL ........................................................................................................ 17
1.1.1 NORMATIVIDAD ............................................................................................ 20
1.2 Recepcin .............................................................................................................. 20
FORMATO RECEPCIN DOCUMENTO EXTERNO............................................................... 29
FORMATO RECEPCIN DOCUMENTO INTERNO ............................................................... 30
FORMATO DISTRIBUCIN DOCUMENTO EXTERNO .......................................................... 31
FORMATO DISTRIBUCIN DOCUMENTO INTERNO .......................................................... 32
FORMATO PRESTAMO DOCUMENTO ............................................................................... 33
ELEMENTOS PARA LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS DE GESTIN DOCUMENTAL ......... 35
Aplicacin De La Tabla De Retencin Documental (TRD) ................................................. 43
Apertura De Series Y Subseries ......................................................................................... 46
Sistema De Ordenacin..................................................................................................... 48
Definiciones....................................................................................................................... 53
Procedimiento................................................................................................................... 54
Definicin de Rotulacin ................................................................................................... 60
Formato de inventario documental .................................................................................. 63
Transferencias primarias................................................................................................... 64
CIBERGRAFIA ..................................................................................................................... 66
2
TABLA DE ILUSTRACIONES
ILUSTRACIN 1 DOCUMENTO TEXTUAL 1 ......................................................................................... 8

ILUSTRACIN 2 DOCUMENTO TEXTUAL 2 ......................................................................................... 9
ILUSTRACIN 3 DOCUMENTO SONORO 1.......................................................................................... 9
ILUSTRACIN 4 DOCUMENTO SONORO 2........................................................................................ 10
ILUSTRACIN 5 DOCUMENTO AUDIOVISUAL 1 ................................................................................ 10
ILUSTRACIN 6 DOCUMENTO AUDIOVISUAL 2 ................................................................................ 11
ILUSTRACIN 7 DOCUMENTO FOTOGRFICO 1 .............................................................................. 11
ILUSTRACIN 8 DOCUMENTO FOTOGRFICO 2 .............................................................................. 12
ILUSTRACIN 9 DOCUMENTO DIGITAL 1 ......................................................................................... 12
ILUSTRACIN 10 DOCUMENTO DIGITAL 2 ....................................................................................... 13
ILUSTRACIN 11 DOCUMENTO ADMINISTRATIVO 1 ........................................................................ 14
ILUSTRACIN 12 CLASES DE DOCUMENTOS 1................................................................................ 14
ILUSTRACIN 13 CLASES DE DOCUMENTOS 2................................................................................ 15
ILUSTRACIN 14 VALORACIN DOCUMENTAL ................................................................................ 16
ILUSTRACIN 15 CICLO DOCUMENTAL 1 ........................................................................................ 17
ILUSTRACIN 18 PRODUCCIN DOCUMENTAL ............................................................................... 19
ILUSTRACIN 19 TIPOS DE RADICADO ............................................................................................ 21
ILUSTRACIN 20 PROCEDIMIENTO PARA EL RECIBO DE DOCUMENTOS ......................................... 21
ILUSTRACIN 21 DISTRIBUCIN DOCUMENTAL .............................................................................. 23
ILUSTRACIN 22 DISTRIBUCIN, PROFESIONAL DOCUMENTAL ...................................................... 23
ILUSTRACIN 23 CONSULTA DE DOCUMENTOS .............................................................................. 24
ILUSTRACIN 24 BSQUEDA DE DOCUMENTACIN REQUERIDA .................................................... 25
ILUSTRACIN 25 CONSERVACIN DOCUMENTAL ........................................................................... 26
ILUSTRACIN 26 CONSERVACIN PREVENTIVA ............................................................................. 26
ILUSTRACIN 27 FASE DE DISPOSICIN FINAL ............................................................................... 28
ILUSTRACIN 28 CAJA DE ARCHIVOS ACTIVOS .................................................................................... 35
ILUSTRACIN 29 CAJA DE ARCHIVOS INACTIVOS ................................................................................. 35
ILUSTRACIN 30 COLGANTES .............................................................................................................. 36
ILUSTRACIN 31 PORTA GUIA ............................................................................................................. 36
ILUSTRACIN 32 FOLDER ..................................................................................................................... 36
ILUSTRACIN 33 LEGAJO ..................................................................................................................... 37
ILUSTRACIN 34 FORMA DE COMPUTADOR ....................................................................................... 37
3
ILUSTRACIN 35 NORMALES ............................................................................................................... 37
ILUSTRACIN 36 SOBRE ....................................................................................................................... 38
ILUSTRACIN 37 SOBRE DE CORDEL .................................................................................................... 38
ILUSTRACIN 38 PESTAAS ................................................................................................................. 38
ILUSTRACIN 39 ROTULOS .................................................................................................................. 39
ILUSTRACIN 40 GUIAS ....................................................................................................................... 39
ILUSTRACIN 41 SELLADOR ................................................................................................................. 39
ILUSTRACIN 42 CON RELIEVE............................................................................................................. 40
ILUSTRACIN 43 RELOJ RADICADOR.................................................................................................... 40
ILUSTRACIN 44 RECOMENDACIN CLASIFICACIN........................................................................... 41
ILUSTRACIN 45 RECOMENDACIN CLASIFICACIN 1 ........................................................................ 41
ILUSTRACIN 46 RECOMENDACIN CLASIFICACIN 2 ........................................................................ 42
ILUSTRACIN 47 SELECCIN Y DESCARTE DE DOCUMENTOS .............................................................. 42
ILUSTRACIN 48 SELECCIN Y DESCARTE DE DOCUMENTOS 1 ........................................................... 43
ILUSTRACIN 49 DESCARTE DE DOCUMENTOS ................................................................................... 43
ILUSTRACIN 50 TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL ...................................................................... 43
ILUSTRACIN 51 TABLA TRD ................................................................................................................ 45
ILUSTRACIN 52 FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL ..................................................... 46
ILUSTRACIN 53 APERTURA DE EXPEDIENTES ..................................................................................... 46
ILUSTRACIN 54 ACTA 1 ...................................................................................................................... 47
ILUSTRACIN 55 ACTA DE COMITE ...................................................................................................... 47
ILUSTRACIN 56 SISTEMA DE ORDENACIN ....................................................................................... 48
ILUSTRACIN 57 SISTEMA ONOMASTICO............................................................................................ 49
ILUSTRACIN 58 SISTEMA TOPONIMICO ............................................................................................. 49
ILUSTRACIN 59 SISTEMA TEMATICO ................................................................................................. 51
ILUSTRACIN 60 SISTEMA NUMERICO ................................................................................................ 51
ILUSTRACIN 61 SISTEMA CRONOLOGICO .......................................................................................... 52
ILUSTRACIN 62 FOLIACIN EN ARCHIVOS ......................................................................................... 53
ILUSTRACIN 63 FOLIACIN PASO 1.................................................................................................... 54
ILUSTRACIN 72 FOLIACIN PASO 10 ................................................................................................. 57
ILUSTRACIN 82 ROTULACIN ............................................................................................................ 61
ILUSTRACIN 83 ROTULACIN CARPETA ............................................................................................ 62
ILUSTRACIN 84 ROTULACIN CARPETA 1 .......................................................................................... 62
ILUSTRACIN 85 ROTULACIN CAJA ................................................................................................... 63
ILUSTRACIN 86 ROTULACIN CAJA 1................................................................................................. 63
ILUSTRACIN 87 ROTULACIN ESTAN ................................................................................................. 63
4
ILUSTRACIN 88 FORMULARIO INVENTARIO DOCUMENTAL .............................................................. 64
ILUSTRACIN 89 TRANSFERENCIAS PRIMARIAS .................................................................................. 64
INTRODUCCIN
Este trabajo se hace con el fin de dar a conocer los procesos de gestin
documental en la empresa, ya que es de gran importancia la conservacin
y organizacin de documentos, teniendo en cuenta la informacin
necesaria como la normatividad legal vigente que se debe manejar en el
momento. Esto permite a la compaa facilitar los procesos administrativos
diariamente y adquirir nuevos conocimientos tcnicos para crear
parmetros y lograr un buen control, por tal motivo como futuros gestores
administrativos debemos aplicarlo en el mbito laboral.
5
OBJETIVO GENERAL
Obtener y aplicar tcnicas necesarias para facilitar el proceso

administrativo teniendo en cuenta la proteccin de documentos segn la
normatividad legal vigente de la organizacin.
6
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Analizar el manejo de la gestin documental e implementarla.

Capacitar al personal para obtener un conocimiento tcnico.
7
DOCUMENTOS
1.1 TIPOS DE DOCUMENTOS
Documentos Textuales: como su nombre lo indica, este tipo de

documentos son todos aquellos que se basan en el lenguaje escrito. Es
decir, que contienen informacin escrita sobre algn aspecto.
Evidentemente, los documentos de este tipo tienen un soporte en papel, lo
que los hace perecederos e incluso difciles de almacenar. Dentro de este
tipo de documentos podemos encontrar libros, revistas, actas de
nacimiento y matrimonio, historiales mdicos y acadmicos, etc. Estos
documentos, por sus caractersticas, se les suele almacenar en grandes
archivos.
Ilustracin 1 Documento textual 1
8
Ilustracin 2 Documento textual 2
Documentos Sonoros: este tipo de documentos son todos aquellos que
se almacenan en algn soporte magnetofnico o que registre y almacene
sonido. Por lo tanto, estamos hablando de documentos que se basan
principalmente en el lenguaje oral o en sonidos como piezas musicales.
Para grabarlos se necesita de algn medio tecnolgico como una
grabadora de sonidos. Este tipo de documentos pueden tener un soporte
fsico, como cintas, o ms recientemente se pueden almacenar
digitalmente, lo que no ocupa espacio. Como lo decamos, estos archivos
pueden ser msica, entrevistas, historias de vida, etc.
Ilustracin 3 Documento sonoro 1
9
Ilustracin 4 Documento sonoro 2
Documentos Audiovisuales: este tipo de documentos, tal y como lo indica

su nombre, son todos aquellos que se basan en imagen y sonido, por lo
que se almacena igualmente en cintas. Evidentemente se trata de videos
donde se registra algn hecho o evento con ayuda de una cmara de video.
En este caso podemos mencionar como ejemplos las pelculas, la
programacin que emiten las televisoras, videos caseros, etc.
Ilustracin 5 Documento audiovisual 1
10
Ilustracin 6 Documento audiovisual 2
Documentos Fotogrficos: Es ms que obvio que este tipo de

documentos se refieren a fotografas que se hayan tomado mediante la
utilizacin de cualquier tipo de tcnica, ya sea anloga o, ms
recientemente, digital. Las fotografas, al igual que los dems documentos,
transmiten un mensaje o informacin relacionada con algn evento o hecho
concreto.
Ilustracin 7 Documento fotogrfico 1
11
Ilustracin 8 Documento fotogrfico 2
Documentos Digitales: debido a los avances tecnolgicos los

documentos se pueden almacenar digitalmente, adems de que se
pueden producir de esa manera. Hoy en da podemos crear documentos
textuales por medio de procesadores de texto, grabar sonidos a travs de
la computadora y tomar fotografas con cmaras digitales. Es por ello que
este tipo de almacenamiento se est volviendo muy popular. La gran
ventaja de estos documentos es que no ocupan espacio fsico, por lo que
es ms fcil guardarlos y llevarlos a todas partes.
Ilustracin 9 Documento digital 1
12
Ilustracin 10 Documento digital 2
Documentos Administrativos: La actividad administrativa se distingue

por su carcter documental, es decir, por reflejarse en documentos que
constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos
administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos
de la Administracin Pblica, la forma externa de dichos actos.
Funciones
Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos

administrativos:
1.- Funcin de constancia. El documento asegura la pervivencia de las

actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se
garantiza as la conservacin de los actos y la posibilidad de demostrar su
existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, as como el derecho
de los ciudadanos a acceder a los mismos.
2.- Funcin de comunicacin. Los documentos administrativos sirven como

medio de comunicacin de los actos de la Administracin. Dicha
comunicacin es tanto interna - entre las unidades que componen la
organizacin administrativa - como externa - de la Administracin con los
ciudadanos y con otras organizaciones.
13
Ilustracin 11 Documento administrativo 1
1.2 CLASES DE DOCUMENTOS
Ilustracin 12 Clases de documentos 1
14
1.3 VALORACION DOCUMENTAL
La valoracin documental es la fase del tratamiento archivstico que

consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las
series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y
conservacin o eliminacin parcial o total.
Ilustracin 13 Clases de documentos 2
15
Ilustracin 14 Valoracin documental
Valor primario de los documentos:
Es el valor que tienen los documentos mientras sirven a la organizacin que

los produce y al productor, destinatario o beneficiario del documento. Es
decir, a los involucrados en un tema. El valor primario contempla
adicionalmente los siguientes valores:
Administrativo
Legal
Fiscal
Contable
Tcnico
Valor secundario de los documentos:
Es el valor que adquieren los documentos una vez pierden sus valores
primarios y tienen utilidad cultural, histrica o cientfica. Porque la
informacin que contienen es relevante para la sociedad por ser testimonio
del origen, desarrollo y evolucin de un acontecimiento y sirve como fuente
para futuras investigaciones.
16
Valor histrico
Valor cultural
Valor cientfico
Valor tcnico
CICLO DOCUMENTAL
Ilustracin 15 Ciclo documental 1
17
18
2.1 Produccin
Produccin Documental, se orientan los formatos que son de uso comn a

la administracin, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad,
sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de
procedimientos, en desarrollo de sus funciones especficas.
Creacin y diseo de documentos.

Medios y tcnicas de produccin y de impresin (mquinas de
escribir y procesadores de texto).
Determinacin y seleccin de soportes documentales (cintas
magnticas, CD-ROM, discos pticos, disquetes, discos duros,
microfilme, video).
Determinacin de tamaos, calidad y tipos de soportes, gramaje,
tintas.
Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
Determinacin de uso y finalidad de los documentos.
Diplomtica en trminos de formalidad, imagen corporativa o
logotipo de la entidad, caractersticas internas y externas, tipo de
letra, firmas autorizadas.
Adecuado uso de la reprografa.
Normalizacin de la produccin documental:
Identificacin de dependencias productoras.

Definicin de tipologas documentales, conforme a formatos y
formularios regulados en los manuales de procesos y
procedimientos e identificados en la TRD.
Directrices relacionadas con el nmero de copias.
Control de la produccin de nuevos documentos.
Determinacin de la periodicidad de la produccin documental.
Ilustracin 18 Produccin documental
19
1.1.1 NORMATIVIDAD
Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos

oficiales.
Ley 527 de 1999 Artculo 7. Sobre mensajes de datos y firmas
digitales.
Cdigo Penal, Artculos 218 a 228. Sobre las disposiciones
relacionadas con falsificacin de los documentos pblicos.
Artculo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y
documentos.
1.2 Recepcin
En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:
Identificacin de medios de recepcin: mensajera, fax, correo

tradicional, correo electrnico, pgina web, otros.
Recibo de documentos oficiales.
Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo (sello, reloj radicador).
Radicacin de documentos
Asignacin de un nmero consecutivo a los documentos en los

trminos establecidos en el artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo.
Impresin de rtulo de la radicacin.
Registro impreso de planillas de radicacin y control.
Registro de documentos
Recibo de documentos oficiales.

Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo.
Asignacin de datos conforme al artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de
2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o
destinataria, Nombre o cdigo de la(s) Dependencia(s)
competente(s), Nmero de radicacin, Nombre del funcionario
responsable del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo
amerita), entre otros.
Conformacin del consecutivo de comunicaciones oficiales
despachadas.
Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelacin
de documentos recibidos y enviados.
20
Ilustracin 19 Tipos de radicado
Ilustracin 20 Procedimiento para el recibo de

documentos
1.2.1 Normatividad
Constitucin Poltica, Artculo 15. Prrafo 3: La correspondencia

y dems formas de comunicacin privada son inviolables. Slo
pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en
los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma
Acto Legislativo 02 de 2003.
Decreto 2150 de 1995, Artculos 1, 11 y 32. Supresin de
autenticacin de documentos originales y uso de sellos, ventanilla
nica.
21
Acuerdo AGN 060 de 2001, Artculos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre
las unidades de correspondencia, radicacin y control de las
comunicaciones recibidas y enviadas.
1.3 Distribucin
En este proceso se distinguen actividades como:
Distribucin de documentos externos
Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la

competencia.
Clasificacin de las comunicaciones.
Organizacin de documentos en buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Reasignacin de documentos mal direccionados.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.
Distribucin de documentos internos
Identificacin de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos internos.
Distribucin de documentos enviados
Definicin de medios de distribucin: personal, fax, correo

tradicional, correo electrnico, apartado areo, trmite en lnea,
pgina web, otros.
Control del cumplimiento de requisitos del documento.
Mtodos de empaque y embalaje.
Peso y porteo de documentos.
Gestin del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
Control y firma de guas y planillas de entrega.
Control de devoluciones.
Organizacin mensajera externa.
Registro de control de envo de documentos.
22
Ilustracin 21 Distribucin documental
Ilustracin 22 Distribucin, profesional documental

1.3.1 Normatividad
Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones

reglamentarias.
Decreto 2150 de 1995, Artculo 25. Utilizacin del correo para el
envo de informacin.
Acuerdo 060 de 2001, Artculo 3. Centralizacin de los servicios de
distribucin de las comunicaciones oficiales.
1.4 Consulta
Las actividades bsicas en esta fase son:
Formulacin de la consulta
Determinacin de la necesidad y precisin de la consulta.

Determinacin de competencia de la consulta.
Condiciones de acceso.
23
Disponibilidad de informacin en trminos de restricciones por
reserva o por conservacin.
Reglamento de consulta.
Estrategia de bsqueda.
Disponibilidad de expedientes.
Disponibilidad de fuentes de informacin:
Establecimiento de herramientas de consulta.
Ubicacin de los documentos.

Respuesta a consulta.
Atencin y servicio al usuario.
Infraestructura de servicios de archivo.
Sistemas de registro y control de prstamo.
Uso de testigos y formatos para el control de devolucin.
Implantacin de medios manuales o automticos para localizacin
de informacin.
Ilustracin 23 Consulta de documentos
24
Ilustracin 24 Bsqueda de documentacin requerida
1.4.1 Normatividad
Ley 57 de 1985, Artculos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso

a los documentos pblicos.
Decreto 01 de 1984. Cdigo Contencioso Administrativo, sobre el
Derecho de peticin de informacin.
Decreto 2126 de 1992, Artculo 51. Reserva Archivo Ministerio de
Relaciones Exteriores.
Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos.
Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta.
1.5 Conservacin
En este proceso la actividad ms importante consiste en la implantacin del
Sistema Integrado de Conservacin que conlleva las siguientes acciones:
Diagnstico integral.
Sensibilizacin y toma de conciencia.
Prevencin y atencin de desastres.
Inspeccin y mantenimiento de instalaciones.
Monitoreo y control de condiciones ambientales.
Limpieza de reas y documentos.
Control de plagas.
Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia.
Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernacin
(Determinacin de espacios y reas locativas, determinacin de
mobiliario y equipo, determinacin de Unidades de conservacin y
almacenamiento).
Apoyo a la reproduccin.
Intervenciones de primeros auxilios para documentos.
Establecimiento de medidas preventivas.
Implantacin de Planes de contingencia.
25
Aseguramiento de la informacin en diferentes medios y soportes.
Ilustracin 25 Conservacin documental
Ilustracin 26 Conservacin preventiva

1.5.1 Normatividad
Ley 47 de 1920, Artculo 22. Defensa y conservacin de los bienes

muebles e inmuebles.
Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del
patrimonio cultural.
Ley 39 de 1981, Artculos 1,2,3 y 4. Sobre conservacin copias
mediante microfilmacin.
Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohbe la importacin,
exportacin y transferencia ilegal de bienes culturales.
26
1.6 Disposicin final
La conservacin total se aplica a aquellos documentos que tienen valor

permanente, es decir, los que lo tienen por disposicin legal o los que por
su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura,
procedimientos y polticas de la entidad productora, convirtindose en
testimonio de su actividad y trascendencia.
Recepcin de transferencias secundarias.

Organizacin de documentos para disponerlos al servicio de los
usuarios.
Conservacin y preservacin de los documentos.
Eliminacin de documentos: Actividad resultante de la disposicin final

sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental, para
aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios,
sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes. (GRGA).
Aplicacin de lo estipulado en la TRD o TVD.

Valoracin avalada por el Comit de Archivo.
Levantamiento de acta y determinacin del procedimiento de
eliminacin.
Seleccin documental: Actividad de la disposicin final sealada en las

tablas de retencin o de valoracin documental y realizada en el archivo
central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carcter
representativo, para su conservacin permanente (GRGA).
Aplicacin de mtodo elegido.

Eleccin de documentos para conservacin total y/o reproduccin en
otro medio.
Microfilmacin: Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener

pequeas imgenes en pelcula. (RGA)
Determinacin de metodologa y plan de trabajo.

Fines en la utilizacin de la tcnica.
Control de calidad durante todo el proceso.
Digitalizacin: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se

encuentra de manera analgica (papel, video, sonido, cine, microfilme y
otros) en otra, que slo puede ser leda o interpretada por computador.
(GRGA)
27
Determinacin de la metodologa y plan de trabajo.
Definicin de calidad, segn la fase del ciclo vital en la cual se
requiere.
Control de calidad durante todo el proceso.
Ilustracin 27 Fase de disposicin final

1.6.1 Normatividad
Ley 47 de 1920. Proteccin del patrimonio documental y artstico.

Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del
patrimonio cultural.
Ley 163 de 1959. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y
conservacin del patrimonio histrico, artstico y monumentos
pblicos de la Nacin.
Ley 39 de 1981, Artculos 1,2,3 y 4. Sobre la microfilmacin y
certificacin de archivos, las entidades bajo cuya custodia reposen
archivos de los cuales deban dar fe, estn obligadas a conservar por
su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de
microfilmacin o de cualquiera otro tcnicamente adecuado y
aceptado por el Gobierno Nacional.
28
FORMATO RECEPCIN DOCUMENTO EXTERNO
Fecha:
Elaborado por:
rea:
NO. FECHA HORA No TIPO ASUNTO REMITENTE ANEXOS OBSERVACIN

RADICADO RADICADO DOCUMENTO
1
Importancia:
Este formato sirve para el registro de documentos que llegan a la empresa
por parte de otras organizaciones, adems tambin funcionan como
soporte de algn problema que pueda presentarse en la compaa.
29
FORMATO RECEPCIN DOCUMENTO INTERNO
Fecha:
Elaborado por:
rea:
NO. TIPO FECHA HORA DESTINATARIO ASUNTO REMITENTE ANEXOS OBSERVACIN

DOCUMENTO
1
Importancia:
Este formato sirve para llevar un control de los documentos que se
producen dentro de la compaa teniendo en cuenta los datos de cada
persona, para llevar un orden adecuado.
30
FORMATO DISTRIBUCIN DOCUMENTO EXTERNO
Fecha:
Elaborado por:
rea:
NO. TIPO FECHA No DESTINATARIO ASUNTO REMITENTE ANEXOS

DOCUMENTO ELABORACIN CONSECUTIVO
PRODUCCIN
1
Importancia:
Este formato es el encargado de llevar el registro de documentos que llegan
de otras organizaciones y en donde se lleva un control de a quien se le est
haciendo la entrega de la correspondencia.
31
FORMATO DISTRIBUCIN DOCUMENTO INTERNO
Fecha:
Elaborado por:
rea:
NO. TIPO No DEPENDENCIA NOMBRE DEL ASUNTO ANEXOS NOMBRE DEL FIRMA FECHA
DOC. CONSECUTIVO FUNCIONARIO FUNCIONARIO RECIBIDO
PRODUCCIN
1
2
3
4
5
7
8
9
Importancia:
Este formato permite llevar un registro con los datos de las personas a
quien se les va a hacer entrega de documentos que se producen dentro de
la compaa.
32
FORMATO PRESTAMO DOCUMENTO
Fecha:
Elaborado por:
rea:
N FECHA HORA TIPO ASUNT No No ANEXOS NOMBRE DEL FIRMA FIRMA OBSERVACI
O. PRESTAMO DOC. O CARPET FOLI FUNCIONARIO FUNCIONARIO DEVOLUCIN N
A O
1
2
3
8
9
Importancia:
Este formato permite llevar el control de los documentos que se estn

prestando por medio del registro de los diferentes datos como lo son
nombre de quien presta y a quien se le va a hacer el prstamo, fecha y hora
y fecha de devolucin.
33
CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS DE GESTIN
1. La organizacin de los archivos debe ser establecida en la tabla de

retencin documental.
2. La identificacin de las carpetas debe notar las series y sub series a
cada unidad administrativa.
3. La ubicacin de los documentos debe corresponder a la
conformacin de los expedientes y sus tipos de documentos. Se
ordenaran de aquella manera donde se puedan evidenciar el
desarrollo de sus trmites, el documento con la fecha ms antigua
de produccin, es el primer documento que se encontrara al abrir la
carpeta.
4. Los tipos de documentos que conforman las unidades documentales
de las series y sub series deben encontrarse bien foliados con el fin
de facilitar su ordenacin, control y consulta.
5. Todas las carpetas de conservacin se deben identificar marcar y
rotular de cierta manera que permita su ubicacin y recuperacin de
aquella informacin general: fondo, seccin, sub seccin, serie, sub
serie, nmero de expediente, numero de folios con sus fechas
extremas, numero de carpetas y su nmero de cajas
correspondiente.
6. Las trasferencias primarias deben ser efectuadas con la
conformidad de lo estipulado en la tabla de retencin documental,
para este caso se continuara con la misma metodologa y
recomendaciones que el jefe de archivo central disponga, ya que se
encuentra diligenciado en el formato nico de inventario regulado por
el archivo general de la nacin.
7. Las cajas que sean utilizadas para la transferencia sern
identificadas as: cdigo de la dependencia cuando se trate de
transferencias primarias, fondo, seccin, legajados e identificados
con su nmero correspondiente, numero consecutivo de caja y sus
nmeros de expedientes extremos y de fechas extremas de los
mismos.
34
ELEMENTOS PARA LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS DE
GESTIN DOCUMENTAL
Caja De Archivos Activos: Estas cajas son prcticas para organizar

los documentos y su registro, ellas facilitan la bsqueda de la
informacin adems la proteccin y conservacin interna.
Ilustracin 28 CAJA DE ARCHIVOS ACTIVOS
Caja De Archivos Inactivos: Estas cajas son de un mayor tamao ya

que en ocasiones se emplean para archivar cajas de archivo que no
se usan con mayor frecuencia, teniendo en cuenta que su consulta
no es frecuente.
Ilustracin 29 CAJA DE ARCHIVOS INACTIVOS
35
Carpetas
Colgantes: Es un archivador constituido por dos caras unidas entre si

con una lmina o pasta de deslizamiento.
Ilustracin 30 COLGANTES
Porta Gua: Contiene 6 divisiones en material plstico en colores para

facilitar la divisin
Ilustracin 31 PORTA GUIA
Folder: La forma es de un libro grueso sujeto por un gancho con la

capacidad de almacenar una gran cantidad de hojas.
Ilustracin 32 FOLDER
36
Legajo: Se emplea para incluir en ellos un gancho, los documentos
que contiene un gran nmero de papeles o evidencias
.
Ilustracin 33 LEGAJO
Forma De Computador: Su funcin es para guardar documentos de

forma universal y sus diferentes tamaos.
Ilustracin 34 FORMA DE COMPUTADOR
Normales: Son las carpetas diseadas en forma de acorden para

facilitar el trabajo en los archivos.
Ilustracin 35 NORMALES
37
Sobres
Sobre: utilizados para introducir cartas y documentos.
Ilustracin 36 SOBRE
Sobre De Cordel: son usados para implorar documentos.
Ilustracin 37 SOBRE DE CORDEL
Separadores
Pestaas A-1: Permiten visualizar rpidamente la ubicacin de las

carpetas.
Ilustracin 38 PESTAAS
38
Rtulos: Es una etiqueta utilizada en la marcacin de las carpetas de
archivo.
Ilustracin 39 ROTULOS
Guas: Sirven para dividir los documentos entre las gavetas o

carpetas
Ilustracin 40 GUIAS
Sellos
Fechador: Es un elemento con imgenes grabadas y piezas mviles

que permiten modificar la fecha para marcar sobre la superficie.
Ilustracin 41 SELLADOR
39
Con Relieve: Es una pieza metlica compuesta por gravados, su
funcin es marcar los documentos e identificar y proteger los que
faciliten.
Ilustracin 42 CON RELIEVE
Reloj Radicador: Se utiliza con la unidad de correspondencia para la

radicacin de las comunicaciones y facilita su recepcin, control y
hora en un nmero de orden.
Ilustracin 43 RELOJ RADICADOR
Recomendaciones para clasificar documentos:
1 La lnea de asunto debe contener una sntesis del contenido de la

comunicacin y en lo posible incluir el nombre de la serie o subserie
documental a la cual pertenece, acompaada de los datos adicionales que
se requiera, para facilitar la adecuada organizacin del archivo de gestin.
40
Ej.: Contrato No. _____ De 201__. De igual forma cuando lo solicite el
remitente, registrar el nmero de proceso o radicado del antecedente.
Ilustracin 44 RECOMENDACIN CLASIFICACIN
2 En la ltima lnea de todas las comunicaciones se debe escribir el nmero

de radicado del antecedente y el NIS (Nmero interno y automtico de
OnBase, que le asigna a cada una de las comunicaciones con el fin de
poder relacionarlas cuando se trate de un mismo asunto, trmite o
procedimiento). De esta forma se asegura que cuando se radique la
respuesta, el indexador lo registre y relacione antecedente con respuesta,
para cambiar en el aplicativo el estado de la comunicacin, de pendiente
de trmite, a respuesta generada.
Ilustracin 45 RECOMENDACIN CLASIFICACIN 1
41
3 Ningn documento oficial podr elaborarse en papel reciclado.
Ilustracin 46 RECOMENDACIN CLASIFICACIN 2
Seleccin y descarte de documentos

En cualquier procedimiento de una empresa, debe haber una seleccin de
documentos que se vallan a necesitar para realizar un proceso dentro de la
compaa as eligiendo los documentos correctos y descartando los
documentos ajenos para dicho procedimiento, como por ejemplo; para la
realizacin de un crdito en un banco se necesita una documentacin
bsica como; Comprobante de ingresos, Identificacin oficial, Comprobante
de domicilio pero si se entregan datos que no son del proceso como una
certificacin de estudio, fotocopia del carnet de salud, esos documentos
son descartados del procedimiento que se est llevando acabo porque la
informacin no es til para la realizacin del crdito.
Ilustracin 47 SELECCIN Y DESCARTE DE DOCUMENTOS
42
Ilustracin 48 SELECCIN Y DESCARTE DE DOCUMENTOS 1
Ilustracin 49 DESCARTE DE DOCUMENTOS
Aplicacin De La Tabla De Retencin Documental (TRD)
Ilustracin 50 TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
43
Informacin que aparece en la tabla de retencin:
Dependencia Productora:
Se refiere a la dependencia para la cual se ha elaborado cada tabla
de retencin documental.
Cdigo Dependencia Productora:

Es un cdigo nico e irrepetible. Este cdigo es utilizado por el Grupo
de Nmina, por la Oficina de Sistemas, por la Oficina de Planeacin
y en el caso de las TRD, por el Grupo de Archivo Central.
Cdigo de Serie y Subserie:

Los cdigos utilizados para las series y las subseries de cada tabla
de retencin documental fueron asignados por el consultor que
dise las TRD y corresponden a una mnemotecnia definida para
ese fin dentro de las tcnicas de clasificacin archivstica. Esos
cdigos que aparecen en cada TRD deben dejarse sin introducirles
ninguna modificacin.
Series y Tipos Documentales:

En esta columna aparecen los nombres de las series documentales
y, en ocasiones, los tipos documentales que se producen dentro de
las series y que corresponden a los documentos que produce o
mantiene cada dependencia, de acuerdo con sus actividades,
derivadas de las funciones que debe cumplir.
Ejemplos:
SERIE: DERECHOS DE PETICION

TIPOS DOCUMENTALES
- SOLICITUD
- RESPUESTA
- ANEXOS
RETENCION DOCUMENTAL
Esta columna se divide en dos columnas menores:
ARCHIVO GESTION
ARCHIVO CENTRAL
Debajo de cada columna de estas aparece un nmero para cada

Serie Documental. Este nmero, que aparece al frente de cada
serie, corresponde al nmero de aos que los documentos deben
conservarse en cada fase del archivo.
Ejemplo:
44
Puede observarse que al frente de la serie DERECHOS DE PETICION
aparece debajo de ARCHIVO GESTION 2 y debajo de ARCHIVO
CENTRAL 3. Esto quiere decir que los derechos de peticin deben
conservarse en los archivos de gestin, o sea en los archivos de cada
dependencia, durante dos (2) aos y al iniciarse el tercer ao, la
dependencia debe hacer la transferencia de esos documentos al ARCHIVO
CENTRAL. Segn lo indicado en la figura 1, el Archivo Central debe, a su
vez, conservar los derechos de peticin por un lapso de tres (3) aos.
Aplicacin
Ilustracin 51 TABLA TRD
Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusin

indicando:
- Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento.

- Instructivo para su aplicacin
- Normas para la organizacin de los archivos de gestin en concordancia
con la TRD de cada oficina.
Las instancias evaluadoras verificarn la aplicacin de las Tablas de

Retencin Documental y el Archivo General de la Nacin, por su parte,
ejercer funciones de inspeccin y vigilancia en concordancia con el
artculo 32 de la Ley 594 de 2000.
45
Ilustracin 52 FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Apertura De Series Y Subseries

Una serie documental es un Conjunto de unidades documentales de
estructura y contenido homogneos, emanadas de un mismo rgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
especficas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes,
entre otros.
La subserie es el Conjunto de unidades documentales que forman parte

de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y
sus caractersticas especficas.
Ilustracin 53 APERTURA DE EXPEDIENTES
46
Cmo se hace la apertura de series y subseries?
1. Identifique las series y sub-series documentales que se han

establecido.
2. Al iniciar cada ao, se debe calcular la cantidad de
expedientes que se deben abrir para cada serie y subserie,
proyectando el crecimiento de cada uno de ellos y as
reservar el espacio necesario para evitar que su crecimiento
disminuya la facilidad de consulta por efecto de reduccin de
espacio.
Ejemplo:
Ilustracin 54 ACTA 1
Ilustracin 55 ACTA DE COMITE
47
Sistema De Ordenacin
Ilustracin 56 SISTEMA DE ORDENACIN
El sistema ordenacin es la operacin de unir los elementos o unidades de

un conjunto relacionndolos unos con otros. En el caso de los archivos,
estos elementos sern las series dentro de las secciones o las unidades
documentales dentro de las series. Es importante resaltar que la
ordenacin debe hacerse a las series documentales, segn las
caractersticas propias de cada una de ellas. Dicho orden se determina
mediante la aplicacin de los sistemas de ordenacin, los cuales
materializan la idea de secuencia y se clasifican en: alfabticos, numricos
y mixtos.
Sistema Onomstico
Este sistema se utiliza para ordenar nombres, los cuales pueden ser:
Nombres de Personas Naturales: segn el Cdigo Civil, son personas
naturales todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su
edad, sexo, estirpe o condicin
Nombres de Razones o Firmas Sociales: Es el nombre bajo el cual se
conoce la empresa. Este corresponde al Registro en la Cmara de
Comercio.
48
Ilustracin 57 SISTEMA ONOMASTICO
Sistema Toponmico
El sistema toponmico o alfabtico geogrfico, como su nombre lo indica,

es la ordenacin de las series y subseries documentales alfabticamente
por nombres lugares. Este tipo de ordenacin puede basarse en pases,
estados, territorios, zonas, direcciones, entre otros. Siempre teniendo en
cuenta el criterio que ms se ajuste a la documentacin y a las necesidades
administrativas.
Ilustracin 58 SISTEMA TOPONIMICO
49
El sistema toponmico tiene un campo de accin sujeto a restricciones de
carcter territorial. Para la identificacin de las guas y subguas siempre se
hace necesario un mapa.
Sistema Temtico

Es la ordenacin alfabtica de las series y subseries documentales, por el
asunto o tema de su contenido. Es un sistema que permite tener juntos
todos los documentos que se generan alrededor de una misma gestin
administrativa.
Este sistema supone una definicin exacta concisa, especfica y clara de
los asuntos que se tramitan en las dependencias y la difusin de los
mismos, para que todas las dependencias conservan hasta donde les sea
posible, los mismos asuntos generales.
50
Ilustracin 59 SISTEMA TEMATICO
Sistema Numrico
Los sistemas numricos representan el ordenamiento basado en nmeros;

stos se usan para rotular las guas, subguas, carpetas e ndice.
El principio numrico se considera indirecto porque en el momento de
archivar y/o localizar un documento se requiere consultar una base de
datos, un ndice o un registro numrico, para determinar el nmero que le
corresponde.
Ilustracin 60 SISTEMA NUMERICO
51
Sistema Cronolgico
Este sistema toma el tiempo como elemento fundamental. El orden

cronolgico tiene gran importancia en todas las manifestaciones humanas.
Su uso indirecto abarca todos los sistemas de ordenamiento.
Mtodos: Pueden distinguirse diferentes mtodos de ordenacin
cronolgica, entre ellos se destacan los siguientes:
Cronologa Rgida: se basa en una ciega ordenacin por fechas. La
ordenacin por este mtodo consiste en ubicar un documento detrs del
otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentacin
ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el ao, seguido del
mes y al final el da. Las unidades documentales simples con ordenacin
cronolgica se presentan en la serie, Consecutivo de Correspondencia
Despachada cuya ordenacin puede ejemplificarse as:
2004, 02, 28
2004, 03, 01
2004, 03, 03
2004, 03, 04
Ilustracin 61 SISTEMA CRONOLOGICO
Foliacin en archivos
52
Ilustracin 62 FOLIACIN EN ARCHIVOS
La foliacin es el respaldo tcnico y legal de la gestin administrativa,

permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliacin es
necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios,
formatos de control de prstamos, TRD) y de consulta (inventarios, guas,
catlogos). De otra parte, la foliacin es requisitos ineludibles para las
transferencias tanto primarias (archivo de gestin al archivo central) como
secundarios (archivo central al archivo histrico).
Definiciones
1. Folio: Hoja.
2. Foliar: Accin de numerar hojas.
3. Foliacin: Acto de enumerar los folios solo por su cara recta //

Operacin incluida en los trabajos de ordenacin que consiste en
numerar correlativamente todos los folios de cada unidad
documental
4. Folio recto: Primera cara de un folio, cuya numeracin se aplica
solamente a esta.
5. Folio vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe

nmero.
6. Pgina: Cara de una hoja. // Lo escrito o impreso en una cara.
7. Paginar: Accin de numerar pginas.
53
Procedimiento
1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir

nmeros.
Ilustracin 63 FOLIACIN PASO 1
2. No se debe foliar utilizando nmeros con el suplemento A, B, C, bis.

En documentos de archivo que contienen texto por ambas caras, se
registrar el nmero correspondiente en la cara recta del folio.
3. Se debe escribir el nmero en la esquina superior derecha de la cara

recta del folio en el mismo sentido del texto del documento.
54
4. Se debe escribir el nmero de manera legible y sin enmendaduras
sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o
numeraciones originales.
5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar dao

irreversible al soporte papel.
6. No se deben foliar las pastas ni las hojas guardadas en blanco.
55
7. Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrn el

nmero de folio consecutivo que les corresponde, aun cuando estn
plegados. En el rea de notas del instrumento de control o de consulta
se debe dejar constancia de las caractersticas del documento foliado:
tamao, colores, ttulo, asunto, fechas y otros datos que se consideren
pertinentes.
8. Los anexos impresos (folletos, boletines, peridico s, revistas.) que se

encuentren se numerarn como un solo folio. En el rea de notas el
instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de
ttulo, ao y nmero total de pginas.
56
9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeo
adheridos a una hoja, a sta se le escribir su respectivo nmero de
folio.
10. Las fotografas cuando estn sueltas se foliarn en la cara vuelta,

utilizando lpiz de mina negra y blanda, tipo HB B, correspondiendo
un nmero para cada una de ellas.
11. Las radiografas, diapositivas, negativos o documentos en soportes

similares, deben colocarse en un sobre de proteccin y se har la
foliacin al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas.
57
12. En caso de unidades de conservacin (copiadores de
correspondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya
vienen empastados, foliados y/o paginados de fbrica, puede
aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a
mano.
13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por

impresora, se dejar esta foliacin siempre y cuando en una unidad
de conservacin no haya ms de una, en caso contrario, cuando haya
ms de una, deber refoliar toda la unidad de conservacin.
14. Si existen errores en la foliacin, sta se anular con una lnea

oblicua, evitando tachones.
58
15. La foliacin es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de
descripcin o proceso tcnico de reprografa (microfilmacin o
digitalizacin).
16. La documentacin que ya se encuentra haciendo parte del acervo

documental en Archivos Histricos, cuyos folios estn sueltos y en
blanco, se retirarn. Si por el contrario, se encuentran empastados o
cosidos debern foliarse y se dejar la anotacin respectiva en el rea
de notas del instrumento de control o de consulta
17. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o

empastados) que se encuentren en tomos o legajos en archivos de
gestin o archivos centrales, pero s dejar la constancia en el rea de
notas del instrumento de control o de consulta.
18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando stos
cumplen una funcin de conservacin como: aislamiento de
manifestacin de deterioro biolgico, proteccin de fotografas,
59
dibujos, grabados u otros, o para evitar migracin de tintas por
contacto.
19. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes,

discos digitales CDs-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar
constancia de su existencia y de la unidad documental a la que
pertenecen.
Definicin de Rotulacin
En el mbito del manejo de archivos, se conoce como Rotular, a la accin
de elaborar y pegar rtulos en las distintas carpetas, contentivas de los
documentos de una direccin o departamento, en los cuales deben ir
anotados los datos que permitan identificar rpidamente el contenido y la
ubicacin de cada carpeta.
Por lo general, la tcnica de rotulacin se lleva a cabo a la hora de llevar
una carpeta al archivo, bien si se trata del Archivo de cada oficina, y cunto
ms si dicha carpeta se encuentra destinada al Archivo Central de la
Institucin, por lo que entre ms precisa y visible sea la informacin
reseada en el rtulo, mucho ms fcil ser el manejo y archivo de estas.
60
Ilustracin 82 ROTULACIN
Pasos para rotular una carpeta

Paso 1: Inicia tu programa de procesador de palabras y crea un documento
nuevo.
Paso 2: Inserta una tabla en tu nuevo documento con los siguientes
parmetros: Sin ancho de preferencia, sangra de 1 pulgada (2,5 cm),
alineado a la izquierda, texto sin justificacin, altura de rengln
exactamente de la mitad del ancho de la carpeta, 9 pulgadas (23 cm) es el
ancho preferible para la columna y la celda y sin bordes o sombreado.
Paso 3: Haz clic en la celda hasta que el cursor aparezca y despus teclea
en el texto para la etiqueta de la carpeta.
Paso 4: Selecciona el texto y escoge tu fondo y las opciones de fondo,
incluyendo el tamao, el color, el estilo y el peso. Decdete por un fondo
que sea sencillo de leer y de un largo aceptable para que se pueda ver y
tan pequeo para permitir que quede en una lnea. La uniformidad en los
fondos permite ms orden de las carpetas en una repisa y hace que sea
ms fcil encontrar la carpeta que necesites.
Paso 5: Revisa la vista preliminar del documento en "Print Preview"
(Impresin preliminar) para asegurarte de que ests satisfecho con la
apariencia de tu etiqueta lateral de la carpeta. Imprime el documento.
Paso 6: Dobla la pgina con las palabras centradas verticalmente con el
ancho apropiado para colocarlo en el lado de la carpeta.
Paso 7: Desliza la etiqueta por el lado de la carpeta.
Paso 8: Guarda el documento como plantilla y cierra
61
Ejemplo:
Ilustracin 83 ROTULACIN CARPETA
:
Ilustracin 84 ROTULACIN CARPETA 1
Como se rotula una caja pasos

Solamente para el caso de cajas para archivo central (tipo X200 o X300).
Que requieren algn tipo de unin permanente, se puede optar por el uso
de adhesivos que cumplan con las especificaciones de la NTC 5397.2005
Materiales para documentos de archivo con soporte en papel.
Caractersticas de calidad numeral 4.9., as: Los adhesivos deben formar
una adhesin durable y permanente. No debe alterar las propiedades de
los materiales adheridos. Deben ser resistentes al paso del tiempo,
reversibles y estables en condiciones ptimas de humedad relativa y
temperatura Los adhesivos deben impedir la propagacin y contaminacin
por microorganismos, como hongos bacterias e insectos. El color de los
adhesivos debe ser permanente, o sea no se debe decolorar, volverse
oscuro o amarillo o producir manchas.
62
Ilustracin 85 ROTULACIN CAJA
Ejemplo:
Ilustracin 86 ROTULACIN CAJA 1
Que es un estn:
Es un mueble con tablas horizontales que sirve para almacenar libros, o en
general, cualquier otro tipo de objetos.
Importancia de los estantes de archivo
Es importante mantener la esttica en su oficina, por ello disponemos de
estanteras diseadas para tal fin con la posibilidad de combinar colores y
adaptarlos a su entorno, estantes vlidos para carpetas colgantes.
Ilustracin 87 ROTULACIN ESTAN
Formato de inventario documental
63
El inventario documental constituye un instrumento archivstico de
recuperacin de informacin que describe de manera exacta y precisa las
series o asuntos de un fondo documental.
Ilustracin 88 FORMULARIO INVENTARIO DOCUMENTAL
Transferencias primarias
Ilustracin 89 TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
La transferencia documental primaria es un procedimiento mediante el cual,

una vez cumplidos los tiempos de retencin estipulados en la Tabla de
64
Retencin Documental, se trasladan los documentos del Archivo de
Gestin al Archivo Central.
Todas las dependencias de la Entidad deben preparar los documentos a
transferir de conformidad con las series, subseries y tiempos de retencin
estipulados en las Tablas de Retencin Documental vigentes relacionadas
con cada uno de los procesos. Para la remisin de documentos al Archivo
Central, se debe diligenciar el formato Inventario nico Documental, en
original y copia que se devolver firmada despus de cotejados los datos.
Para el diligenciamiento del formato se debe tener en cuenta lo siguiente:
De acuerdo con lo establecido en el Art. 7 del acuerdo 042 de 2002 Se
recibir la documentacin en el Archivo Central 2. Piso, cumpliendo con el
cronograma de transferencias establecido, en donde se proceder a
efectuar cotejo de la informacin registrada en inventario documental con
el contenido fsico de los archivos transferidos.
Anualmente el Despacho del Vice veedor Distrital y el Archivo Central
elaboran un calendario de transferencias documentales primarias, en el
cual se registra la fecha en la cual se recibirn las transferencias
documentales de cada Centro de Gestin.
65
CONCLUSIONES
En esta cartilla se encuentran plasmados los diferentes temas y

metodologas que se pueden realizar para la correcta organizacin
de los diferentes documentos, teniendo claridad en cada uno de los
pasos que se requieren para obtener el resultado que se desea
alcanzar.
Aqu se pueden encontrar la valoracin de las series
documentales, permitiendo la transferencia de archivos, analizando
los diferentes sistemas de gestin documental, encontrando los
diferentes pasos para la foliacin de documentos, que no se
pueden ni se deben separar ya que son resultado de trmites
administrativos que se deben ser respetados y controlados.
Los archivos documentales sirven para la preservacin de datos
que existen en la documentacin, en donde puede existir la plena
confiabilidad del cuidado de los mismos.
Para la realizacin de los diferentes procesos se debe tener
absoluto orden y concentracin al momento de archivar o darle
proceso a algn documento administrativo.
As como futuros gestores administrativos debemos tener clara la
importancia y el buen manejo de los documentos, colaborando de
manera adecuada a los clientes cuando se requiera un documento
de manera urgente.
66
CIBERGAFRIA
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para documentos de archivo con soporte en papel. Caractersticas de
calidad. En e studio.
https://www.emaze.com/@ACRFFRFL/foliacion-de-documentos
https://es.slideshare.net/JorgeArmando2/tecnicas-de-archivo-12194990
https://es.slideshare.net/karlajulianamunozfranco/transferencias-
documentales-54628075
https://revelacionovni.wordpress.com/category/ufo/page/2/
http://eikpiamonte.blogspot.com.co/
http://www.arkiplus.com/tipos-de-planos-arquitectonicos
https://phys.org/news/2010-11-nifty-scanner-eases-farewell-paper.html
https://ar.pinterest.com/pin/498421883741185640/
https://educacion.elpensante.com/rotulacion-de-carpetas-de-archivo/
https://techlandia.com/plantilla-etiqueta-lateral-carpeta-como_113361/
ttps://https://image.slidesharecdn.com/presentacionsgd2015
www.mecalux.com.co/
69

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INTERACTUANDO ORDENADAMENTE CON LOS DOCUMENTOS

YSICA DANIELA QUINTERO ARISTIZBAL

TECNLOGO EN GESTIN ADMINISTRATIVA

INSTRUCTOR: MARISOL CORREDOR

COMPETENCIA: ORGANIZAR LA DOCUMENTACIN TENIENDO EN

CENTRO DE GESTIN ADMINISTRATIVA

COMPETENCIA: ORGANIZAR LA DOCUMENTACIN TENIENDO EN CUENTA LAS

ILUSTRACIN 1 DOCUMENTO TEXTUAL 1 ......................................................................................... 8

Obtener y aplicar tcnicas necesarias para facilitar el proceso

Analizar el manejo de la gestin documental e implementarla.

1.1 TIPOS DE DOCUMENTOS

Documentos Textuales: como su nombre lo indica, este tipo de

Ilustracin 1 Documento textual 1

Ilustracin 3 Documento sonoro 1

Documentos Audiovisuales: este tipo de documentos, tal y como lo indica

Ilustracin 5 Documento audiovisual 1

Documentos Fotogrficos: Es ms que obvio que este tipo de

Ilustracin 7 Documento fotogrfico 1

Documentos Digitales: debido a los avances tecnolgicos los

Ilustracin 9 Documento digital 1

Documentos Administrativos: La actividad administrativa se distingue

Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos

1.- Funcin de constancia. El documento asegura la pervivencia de las

2.- Funcin de comunicacin. Los documentos administrativos sirven como

1.2 CLASES DE DOCUMENTOS

Ilustracin 12 Clases de documentos 1

La valoracin documental es la fase del tratamiento archivstico que

Ilustracin 13 Clases de documentos 2

Valor primario de los documentos:

Es el valor que tienen los documentos mientras sirven a la organizacin que

Valor secundario de los documentos:

Ilustracin 15 Ciclo documental 1

Ilustracin 17 Ciclo documental 3

Produccin Documental, se orientan los formatos que son de uso comn a

Creacin y diseo de documentos.

Normalizacin de la produccin documental:

Identificacin de dependencias productoras.

Ilustracin 18 Produccin documental

Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos

En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

Identificacin de medios de recepcin: mensajera, fax, correo

Asignacin de un nmero consecutivo a los documentos en los

Recibo de documentos oficiales.

Ilustracin 20 Procedimiento para el recibo de

Constitucin Poltica, Artculo 15. Prrafo 3: La correspondencia

En este proceso se distinguen actividades como:

Distribucin de documentos externos

Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la

Distribucin de documentos internos

Distribucin de documentos enviados

Definicin de medios de distribucin: personal, fax, correo

Ilustracin 22 Distribucin, profesional documental

Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones

Determinacin de la necesidad y precisin de la consulta.

Disponibilidad de fuentes de informacin:

Establecimiento de herramientas de consulta.

Ubicacin de los documentos.

Ilustracin 23 Consulta de documentos

Ley 57 de 1985, Artculos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso

Ilustracin 25 Conservacin documental

Ilustracin 26 Conservacin preventiva

Ley 47 de 1920, Artculo 22. Defensa y conservacin de los bienes

La conservacin total se aplica a aquellos documentos que tienen valor