HOJA DE TRABAJO Y PROCESO DE CIERRE

La Hoja de Trabajo se define como un documento que utilizan los contadores para
organizar cómoda y ordenadamente, la información contable que se necesitará en la
preparación de los asientos de ajustes, los estados financieros y los asientos de cierre.

CARACTERÍSTICA DE LA HOJA DE TRABAJO:

1. Un encabezado que indique "NOMBRE DE LA EMPRESA", "NOMBRE DEL INFORME" y "FECHA"

(Período) a que se refiere
2. Una doble columna para el Balance de Comprobación
3. Una doble columna para los Ajustes
4. Una doble columna para el Balance de Comprobación Ajustado
5. Una doble columna para el Costo de Ventas
6. Una doble columna para las Ganancias y Pérdidas
7. Una doble columna para el Balance General

AJUSTES:
Al finalizar el período contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos
valores servirán de base para preparar estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no
son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable
llamado asiento de ajuste.

PROCEDIMIENTO:
Los ajustes son muy diversos y ningún cuadro de clasificación abarca todos los ajustes
posibles. La lista siguiente contiene los asientos más comunes y sirve de esquema para orientar
su estudio y ejercitación.

1. Ajustes para registrar gastos pagados por anticipado.

2. Ajustes para registrar ingresos cobrados por anticipado.
3. Ajustes para reconocer gastos ocasionados y no pagados.
4. Ajustes para registrar ingresos devengados y no cobrados.
5. Ajustes para reconocer la depreciación, amortización y agotamiento de activos.
6. Ajustes para registrar la provisión para cuentas dudosas.

Ajustes para registrar gastos pagados por anticipado:

Se entiende por gastos pagados por anticipado aquellos desembolsos o gastos pagados
por la empresa pero que a la fecha del cierre del ejercicio NO SE HAN CAUSADO, es decir
gastos que se van consumiendo a medida que transcurre el tiempo, por espacio máximo de
doce meses.
Ejemplos: primas de seguros, intereses sobre créditos recibidos, gastos de publicidad,
gastos de alquiler.
Estas cuentas se ajustan de acuerdo a la forma como se han asentado originalmente en el
diario principal. Existen dos métodos para realizar su contabilización:

1. Cuando se ha cargado originalmente a una cuenta de gastos: El ajuste debe

realizarse por la porción no consumida cargando a la cuenta de activo pagado por
anticipado y abonando a la cuenta de gastos.

Lcda. María A. Contreras S.

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UCAT Página 1
 Fecha Cuentas y Explicación Ref. Debe Haber
xxx Activo pagado por anticipado xxx
Cuenta de Gastos xxx
P/r ajuste de la porción no consumida de.....

2. Cuando se ha cargado originalmente a una cuenta de activo (pagado por

anticipado): El ajuste se realiza por la parte consumida cargando a la cuenta de
gastos y un crédito a la cuenta de activo.

Fecha Cuentas y Explicación Ref. Debe Haber

xxx Cuenta de Gastos xxx
Activo pagado por anticipado xxx
P/r ajuste de la porción consumida de.......

Ajustes para registrar ingresos cobrados por anticipado:

Son ingresos cobrados efectivamente pero no causados a la fecha del cierre, es decir
aquellos ingresos cobrados por anticipado, son los ingresos recibidos antes de que se
entregue el valor total o parcial del servicio o bien, los más comunes son intereses sobre
créditos otorgados o concedidos, alquileres, etc

Estas cuentas se ajustan dependiendo de la forma como fueron asentadas en los libros en el
momento de entrada del efectivo, pues pudo haber sido tomada como un ingreso o como
un pasivo; para registrar su procedimiento contable tenemos dos métodos:

1. Cuando se ha cargado originalmente como un ingreso (cuenta nominal): En este

método el ajuste se realiza por la parte no devengada cargando a la cuenta de
ingresos y abonando a una cuenta de pasivo.

Fecha Cuentas y Explicación Ref. Debe Haber

xxx Cuenta de Ingreso xxx
Ingreso cobrado por anticipado xxx
P/r ajuste de la porción no devengada
de......

2. Cuando se ha cargado originalmente a una cuenta de pasivo (cobrado por

anticipado):

El asiento de ajuste se tomará por la porción devengada y se cargará a una cuenta de

pasivo y abonará a una cuenta de ingreso.

Fecha Cuentas y Explicación Ref. Debe Haber

xxx Ingreso cobrado por anticipado xxx
Cuenta de Ingreso xxx
P/r ajuste de la porción devengada de.......

Lcda. María A. Contreras S.

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UCAT Página 2

Ajustes para registrar la acumulación de gastos ocasionados y no pagados (Gastos
acumulados por pagar):

Los gastos acumulados, son los gastos incurridos por la empresa, cuyo desembolso
financiero no se ha efectuado, pero se realizará en el ejercicio siguiente, es decir la empresa
ya recibió el bien o servicio pero no ha cancelado. Las partidas más comunes son: sueldos y
salarios, impuestos, intereses sobre créditos recibidos, o sobre bonos emitidos, comisiones,
servicios públicos, etc.

El ajuste se realiza cargándole a una cuenta de gastos y abonándole a una cuenta por
pagar.
Fecha Cuentas y Explicación Ref. Debe Haber
xxx Cuenta de Gastos xxx
Pasivo por pagar xxx
P/r.............. por pagar

Ajustes para registrar ingresos devengados y no cobrados:

Los ingresos devengados, son todas aquellas partidas de ingresos devengados por la
empresa, pero no se han cobrado dentro del ejercicio económico que se cierra, se le llama
también ingresos acumulados por cobrar.
Ej. Intereses sobre créditos o sobre inversiones, alquileres sobre bienes inmuebles, comisiones,
etc.

El ajuste de los ingresos devengados se realiza cargando a una cuenta de activo y

abonado a una cuenta de ingreso.
Fecha Cuentas y Explicación Ref. Debe Haber
xxx Activo por cobrar xxx
Ingreso.......... xxx
P/r................... por cobrar

Ajustes para reconocer la depreciación, amortización y agotamiento de activo.

1. Depreciación sobre activos fijos tangibles

Es el gasto en que incurre una empresa por concepto de la expiración de la inversión en

activos fijos tangibles. Es un cargo periódico y sistemático que se hace a los gastos del
periodo de la parte del costo del bien que tal periodo debe absorber
Pueden estimarse que el activo se consume totalmente durante su vida útil o puede
considerarse su valor residual, cuota de rescate o salvamento teniendo en cuenta el valor que
tendrá el activo al final de su vida útil.

La depreciación puede determinarse por varios métodos:

-Línea recta,
-Decreciente (%fijo sobre el valor según libros, #s dígitos)
-Horas trabajadas
-Unidades producidas
-Método del Inventario.

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 Después de calculada la depreciación, el ajuste contable se realizaría cargando a la
cuenta de gastos “Depreciación......... (Activo respectivo)” y abonando a la “Depreciación
acumulada del activo respectivo”:
Fecha Cuentas y Explicación Ref. Debe Haber
xxx Depreciación...... xxx
Depreciación Acumulada (Activo Fijo) xxx
Para registrar la depreciación del ejercicio.

Si los activos fijos prestaron servicio desde el inicio del ejercicio hasta el final la
depreciación del ejercicio será el resultado de aplicar la formula. Para los activos que se
adquieren en una fecha intermedia del ejercicio y prestaron servicio hasta el final del ejercicio,
la depreciación será la porción correspondiente a los meses que se uso el activo.

En el caso de los bienes que se desincorporen activos fijos por cualquier causa (venta,
permuta, retiro) la depreciación del activo será la porción desde el inicio de ejercicio hasta la
fecha del retiro.

2. Amortización de los activos fijos intangibles:

Los activos fijos intangibles son aquellos derechos que tiene la empresa que tendrán
vigencia por un largo tiempo, pudiendo ser comprados, como un derecho de autor o
desarrollados, como una patente y con vida limitada o determinada: las patentes, derecho
de autor o vida ilimitada como las plusvalías, fórmulas secreta.

Su amortización se hace por el método de la línea recta, dividiendo el costo entre la

vida legal o vida estimada,

El asiento de registro se hace: cargando a la cuenta “Amortización respectivo activo”,

con abono a la cuenta “Amortización acumulada “ respectivo activo.
Fecha Cuentas y Explicación Ref. Debe Haber
xxx Amortización patentes xxx
Amortización Acumulada patentes xxx
Para registrar la amortización del período.
3. Agotamiento:

4. Es la disminución en el valor de un activo fijo debido al vaciamiento gradual de las

unidades extraídas o explotadas. El ajuste contable sería cargarle a una cuenta de gastos y
abonarle a la cuenta de activo sujeta a agotamiento. Ej.
Fecha Cuentas y Explicación Ref. Debe Haber
xxx Agotamiento minas xxx
Agotamiento Acumulado Minas xxx
Para registrar agotamiento del período.

Amortización de Cargos diferidos:

En los casos de los créditos diferidos, que son los desembolsos o pagos efectuados por
servicios ya recibidos que beneficiarán a una empresa durante varios ejercicios económicos, se
amortizan por el método de línea recta y el ajuste se realizará cargando a una cuenta de gasto
y abonando directamente a la cuenta del activo que se esté amortizando, tomando en

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consideración bases razonables como: periodo del contrato de arrendamiento, periodo de
beneficio del gasto y otros.
Fecha Cuentas y Explicación Ref. Debe Haber
xxx Amortización Gastos de Constitución xxx
Gastos de Constitución xxx
Para registrar el gasto del presente
ejercicio.

Amortización de Créditos diferidos:

Los créditos diferidos son ingresos causados o utilidades realizadas, pero, que por determinadas
razones no fueron abonados a ingresos del ejercicio en el cual ingresaron o se recibieron, sino
que fueron diferidos para periodos subsiguientes.
Ej. Prima en emisión de bonos, utilidad bruta diferida en ventas a plazo, y otros.

El asiento se hace cargando al crédito diferido que se esta amortizando contra una cuenta de
ingresos.
Fecha Cuentas y Explicación Ref. Debe Haber
xxx Prima en emisión de bonos xxx
Ingresos por intereses xxx
Para registrar la amortización de la prima
en emisión de bonos por el periodo xx.xx.xx

Ajustes para registrar la provisión para cuentas incobrables:

La provisión es una cuenta donde se registran las posibles pérdidas estimadas de las
cuentas por cobrar, atendiendo al principio de la Prudencia, que establece que las posibles
pérdidas deben contabilizarse o crearse una provisión en el ejercicio económico en el cual
se tenga la incertidumbre.

La provisión puede determinarse por varios métodos:

1- Un porcentaje sobre el saldo de las cuentas por cobrar: en este método se aplica un
% sobre el saldo al final de ejercicio de las cuentas por cobrar clientes y si el saldo de
la provisión es acreedor, el ajuste se hará por la diferencia entre el monto calculado
de provisión y el saldo de la cuenta provisión. Cuando el saldo de la cuenta es
deudor, el ajuste se hace por la suma del resultado del cálculo y el saldo deudor
existente en la provisión.
2- Una determinada cantidad con base a un estudio del análisis de antigüedad de las
cuentas por cobrar. En este caso a cada estrato de análisis de vencimiento se le
aplica un porcentaje y la suma total de aplicar este método será el total de la
provisión.
3- Un porcentaje sobre el saldo de las ventas a crédito del periodo. El monto del ajuste
será el resultado de aplicar un % al monto de las ventas netas.

Lcda. María A. Contreras S.

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 Después de calculado el monto el ajuste por cualquiera de los métodos el asiento contable
será

Fecha Cuentas y Explicación Ref. Debe Haber

xxx Pérdida por cuentas incobrables xxx
Provisión para cuentas dudosas xxx
Para registrar provisión para cuentas
dudosas del período.

ASIENTOS DE CIERRE

Consiste en contabilizar en el libro diario los asientos para cerrar las cuentas
nominales o temporales al finalizar el ejercicio contable.

Lcda. María A. Contreras S.

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