CAPÍTULO IV

PROPUESTA
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4.1 Propuesta
4.1.1 Introducción

El presente Manual de Procedimientos para el Archivo del Instituto Tecnológico Superior

Daniel Álvarez Burneo, será utilizado como una herramienta que norma los procedimientos
para el buen desempeño organizacional de la persona encargada del archivo, en el mismo se
definen las actividades a cumplir, su intervención en las diferentes etapas del proceso, la
responsabilidad y participación; finalmente proporciona información al personal de cómo se
debe llevar los diferentes procesos respecto al funcionamiento del archivo. Además otorga
un orden lógico a todas las actividades con el fin de agilizar los trámites que el usuario realiza
dentro de la institución, evitando la duplicidad de funciones, optimizando de esta manera los
recursos y logrando cumplir los objetivos institucionales de una manera eficiente y eficaz.

La estructuración adecuada del Manual de Procedimientos Administrativos refleja los

procesos que se llevan a cabo dentro de la Institución; así como los medios a utilizarse para
la consecución de objetivos, ésto permite que se facilite la ejecución, seguimiento y evaluación
del desempeño organizacional, otorgando a cada proceso un orden lógico y adecuado que
apoye el procedimiento de actualización y mejora, mediante la simplificación de las diferentes
funciones.

Esta herramienta de trabajo se convierte en indispensable para el normal desempeño del

personal dentro de la institución, ya que permite realizar las actividades siguiendo un proceso,
aprovechando la utilización de los recursos y garantizando eficiencia y eficacia en el
cumplimento de los objetivos.

4.1.2 Marco Legal

El Marco Legal utilizado para el desarrollo del presente Manual de procedimientos es:

 Constitución de la República del Ecuador

 Ley Orgánica de Servicio Público (LOSEP)
 Ley Orgánica de Educación Superior (LOES)
 Reglamento Interno Del Instituto Tecnológico Superior “Daniel Álvarez Burneo”.
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4.1.3 Organigrama Funcional de la Institución (Propuesta)

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4.1.4 Simbología utilizada para la elaboración de los diagramas de flujo

Para la elaboración de los diagramas de flujo se utiliza la simbología estándar y especial que
se requieren con frecuencia para diagramar programas de computación que se muestran a
continuación:

Este se utiliza para representar el inicio o el fin de un

algoritmo. También puede representar una parada o una
interrupción programada que sea necesaria realizar en un
programa.

Éste se utiliza para un proceso determinado, es el que se

utiliza comúnmente para representar una instrucción, o
cualquier tipo de operación que origine un cambio de valor.

Este símbolo es utilizado para representar una entrada o

salida de información, que sea procesada o registrada por
medio de un periférico.

Este es utilizado para la toma de decisiones, ramificaciones,

para la indicación de operaciones lógicas o de comparación
entre datos.

Éste es utilizado para enlazar dos partes cualesquiera de un

diagrama a través de un conector de salida y un conector de
entrada. Esta forma un enlace en la misma página del
diagrama.

Éste es utilizado para enlazar dos partes de un diagrama

pero que no se encuentren en la misma página.

Éste es utilizado para indicar la secuencia del diagrama de

flujo, es decir; para indicar el sentido de las operaciones
dentro del mismo.

Éste es utilizado para representar la salida de información

por medio de la impresora.

Éste es utilizado para representar la salida o para mostrar la

información por medio del monitor o la pantalla.
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4.1.5 Identificación de los Macro Procesos, Sub procesos y Procesos

Macro Cliente
Subprocesos Procesos
Procesos

Estudiantes
Asignación de cupos
(matriculación)
estudiantes
Admisión Y
Inducción de
Matrícula estudiantes de nuevo
ingreso.
Matrícula
Instituto
Tecnológico Académico Estudiantes
Superior Recepción de hojas Docentes
valoradas
Daniel Álvarez
Expedición de
Burneo certificados
Gestión
Justificación de faltas
Administrativa alumnos
Registro de asistencia
docentes

Archivo de Secretaria
documentos enviados
Administrativo Archivo y recibidos
Control y registro de
especies valorados

4.1.6 Funciones del Encargado de Archivo

Entre las funciones que cumple la persona encargada del buen funcionamiento del archivo y
sus procesos tenemos los siguientes:

 Asignación de Cupos a los nuevos estudiantes

 Recepción de requisitos para el procesos de matrículas
 Venta de hojas valoradas
 Justificación de faltas
 Expedición de certificados
 Registro asistencia a docentes
 Encargada del biblioteca.
 Emite informes de dinero receptado por venta de papel valorado y derechos
 Encargada de entrega de copias a docentes
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4.1.7 Cálculo del Tiempo

 Se acudió en varias ocasiones al área de Archivo del Instituto

 Con ayuda de un cronómetro se procedió a realizar el cálculo del tiempo realizado en
cada proceso. Se debe indicar que se realizó estas mediciones en varias ocasiones.
 Con los diferentes tiempos tomados para cada proceso, se procedió a realizar el cálculo
del tiempo promedio, que consta en cada cuadro.

4.1.8 Cálculo del Costo

 Para determinar el costo por minuto de los participantes del área de archivo en cada uno
de los procesos se realizó la siguiente:
 En primer lugar, se estableció el número de minutos trabajados en el mes, considerando
un promedio de 22 días laborables lo que multiplicado por 8 horas diarias y 60 minutos
que tiene la hora, se obtuvo un total mensual de 10560 minutos.
 Para el cálculo del sueldo, tanto de la secretaria como del técnico en mantenimiento, se
investigó en el instituto y en otros institutos privados de la localidad, obteniendo un sueldo
promedio para la secretaria de 650 dólares y para el técnico de mantenimiento de 500
dólares.
 Luego se dividió el sueldo mensual para el número de minutos trabajados en el mes,
obteniendo un costo por minuto:

Cargo: Secretaria
Sueldo mensual 650
Número minutos mensuales 10560
Costo minuto 0,06

Cargo: Técnico Mantenimiento

Sueldo mensual 500
Número minutos mensuales 10560
Costo minuto 0,05

Con los valores de tiempo y costo calculados se presenta a continuación la propuesta, para
cada uno de los procesos:
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

IDENTIFICACION

MACRO PROCESO: Académico PROCESO: Asignación de cupos (matriculación)

estudiantes

SUB PROCESO: Admisión y Matrícula CÓDIGO: ACD-01

OBJETIVO

Dar oportunidad a estudiantes para que puedan obtener un título profesional

PROCEDIMIENTOS TIEMPO COSTO

 El Consejo Directivo y Rector se reúnen para definir la

cantidad de cupos por carrera y la fecha de asignación.
 El estudiante deberá acercarse en las fechas
establecidas para la asignación de cupos y cancela el
costo de la inscripción en este caso el valor es de $
10,00.
 La secretaria recauda el costo de la inscripción y asigna
2 min. 0,06
el respectivo cupo
 La secretaria informa al estudiante sobre los requisitos 1 min. 0,06
que se deben cumplir para el ingreso a la institución.
 La secretaria indica las fechas en que se va a realizar la
matrícula y la documentación que debe presentar. 1 min. 0,06

Cálculo de costo: Secretaria 4 minutos Costo = 0,06

Total = 0,24 dólares
 41

DIAGRAMA DE FLUJO Y RECORRIDO

Alumno Rector Secretaria

INICIO

Estudiante Se definen fechas y

pide cupos por carrera
información

NO
Cupos
disponibles

SÍ
Se recepta el valor de
la inscripción y se
asigna el cupo

Se recauda el
dinero

Se informa los requisitos

a cumplir para el ingreso

Se indica fechas
de matrícula y
documentación a
presentar

FIN
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
MACRO PROCESO: Académico PROCESO: Matrícula
SUB PROCESO: Admisión y Matrícula CÓDIGO: ACD-02
OBJETIVO
Cumplir con todos los procesos para la matriculación

PROCEDIMIENTOS TIEMPO COSTO

 Estudiante realiza pago mediante depósito.

 Estudiante hace facturar el pago con la contadora
 La secretaría recepta los requisitos para validar la
matrícula, a continuación se detalla los requisitos: 5 min 0,06

o El estudiante deberá presentar a secretaría la

solicitud en papel valorado dirigida al rector
del instituto.
o Copia del título de bachiller y acta de grado
legalizada
o Copia a color de cédula y certificado de
votación
o Comprobante de inscripción
o 3 fotos a color actualizadas tamaño carnet
o Certificado médico de cualquier centro de
salud
o Copia del depósito del arancel de matrícula y
la factura del pago emitida en la fundación
Álvarez.
o Todos estos documentos serán entregados
en una carpeta plástica color celeste

 Si el estudiante cumple con los requisitos se procede

con la matricula
 Luego de haber receptado los requisitos la secretaría
procede a llenar la ficha de información socio 10 min 0,06
económica del estudiante
 La secretaria procede a legalizar la matrícula del
estudiante ingresando los datos del estudiante al 2 min 0,06
sistema.
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Cálculo de costo: Secretaria 17 minutos Costo = 0,06

Total = 1,02 dólares

DIAGRAMA DE FLUJO Y RECORRIDO

Alumno Contadora Secretaria

INICIO

Realiza Facturación del Recepción de

depósito valor matrícula requisitos

NO Cumple con
todos los
requisitos

SÍ
Se procede a llenar la
ficha socio económica.

Se legaliza la matrícula
con el ingreso de
información al sistema

FIN
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

IDENTIFICACION

MACRO PROCESO: Académico PROCESO: Recepción de hojas valoradas

para diferentes peticiones por parte de
estudiante

SUB PROCESO: Gestión Administrativa CÓDIGO: ACD-03

OBJETIVO
Cumplir con todas las necesidades del estudiantado

PROCEDIMIENTOS TIEMPO COSTO

 El estudiante adquiere la hoja de papel valorada para el

respectivo trámite.
 El estudiante realiza la petición
 La secretaria procede a entregar petición al rector 1 min 0,06

 Rector autoriza con su respectiva firma y sello

 La secretaria entrega la respuesta a la petición hecha por
1 min 0,06
el estudiante de 1 a dos días según el trámite a solicitar.
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Cálculo de costo: Secretaria 2 minutos Costo = 0,06

Total = 0,12 dólares

DIAGRAMA DE FLUJO Y RECORRIDO

Alumno Secretaria Rector

INICIO

Adquiere la hoja de
papel valorada

El estudiante
realiza la petición

NO
Cumple con
lo requerido

SÍ

Secretaria entrega Rector autoriza

petición al rector con su firma

Secretaria entrega o
registra lo solicitado

FIN
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

IDENTICACION

MACRO PROCESO: Académico PROCESO: Expedición de certificados

SUB PROCESO: Gestión Administrativa CÓDIGO: ACD-04

OBJETIVO

Dar a conocer de forma eficiente las promociones de todos los años académicos.

PROCEDIMIENTOS TIEMPO COSTO

 El estudiante adquiere la hoja de papel valorado

 El o la estudiante, realiza la petición respectiva
 La secretaria extrae del sistema la promoción a la que
pertenece el estudiante, siempre y cuando dicha 5 min 0,06
información esté subida al sistema, sino lo realizará
manualmente a la misma
 El Rector legalizan con su firma y el sello
 La secretaria entrega lo solicitado al estudiante en uno a dos 1 min 0,06
días según el trámite.
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Cálculo de costo: Secretaria 6 minutos Costo = 0,06

Total = 0,36 dólares

DIAGRAMA DE FLUJO

Alumno Secretaria Rector

INICIO

Adquiere hoja de
papel valorada

Realiza la petición
respectiva

NO Busca en el archivo
Verifica en físico y elabora
el sistema manualmente la
misma
SI

Extrae del Rector

sistema la Legalizan con
promoción su firma y sello

Entrega lo
solicitado

FIN
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

IIDENTIFICACION

MACRO PROCESO: Académico PROCESO: Justificación de faltas

SUB PROCESO: Gestión Administrativa CÓDIGO: ACD-05

OBJETIVO

Cumplir con todas las funciones a tiempo y de forma inmediata

PROCEDIMIENTOS TIEMPO COSTO

 El alumno adquiere la hoja de papel valorada.

 El alumno realiza la petición respectiva petición
 La secretaria procede a verificar en el sistema, si el alumno
puede justificar con el 10% permitido de inasistencias. 2 min 0,06

 Si es así, la secretaria recepta la petición, y procede a 1 min 0,06

hacer firmar al rector para que autorice la respectiva
justificación
 La secretaria procede a registrar la justificación de faltas en 3 min 0,06
el sistema.

Cálculo de costo: Secretaria 6 minutos Costo = 0,06

 49

Total = 0,36 dólares

DIAGRAMA DE FLUJO

Alumno Secretaria Rector

INICIO

Adquiere hoja de
papel valorado

Alumno Realiza la Procede a

petición respectiva verificar en
el sistema

Se procede a NO SÍ Rector autoriza la

Cumple con
denegar la justificación de la
el límite
petición falta con su firma

Procede a registrar
la justificación

FIN
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IIDENTIFICACION
MACRO PROCESO: Académico PROCESO: Registro asistencia docentes reloj
biométrico y hojas de registro

SUB PROCESO: Gestión Administrativa CÓDIGO: ACD-06

OBJETIVO
Llevar un control y registro de las asistencias de los docentes en la institución.
PROCEDIMIENTOS TIEMPO COSTO

 El docente registra su asistencia a la hora de entrada y

salida por medio del reloj Biométrico y hojas de registro
de asistencia en físico proporcionado por la secretaria.
 El técnico encargado sube al sistema asistencia de 180 min 0,05
docente registrada en reloj biométrico
 Secretaria al final de cada mes verifica asistencias
180 min 0,06
subidas al sistema por el técnico y verifica con sus hojas
de registro
 La secretaria al final del mes se encarga de contabilizar y
120 min 0,06
registrar la asistencia
 Luego envía informe al rector, encargado de realizar los
diferentes trámites para el pago de los servicios
prestados.

Cálculo de costo: Secretaria 300 minutos Costo = 0,06

 51

Técnico 180 minutos Costo = 0,05

Total = 27,00 dólares

DIAGRAMA DE FLUJO

Docente Técnico Secretaria Rector

INICIO

Registra
asistencia reloj
biométrico

Registra Sube Verifica

asistencia en información información en
hojas de registro al sistema sistema y hojas
de registro

NO
Registró
Presenta
su
justificativo
asistencia

SÍ

Se procede a
contabilizar y
registrar la asistencia

Se realiza el
informe y se
entrega al Rector

FIN
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

IIDENTIFICACION

MACRO PROCESO: Académico PROCESO: Archivo de documentos de

estudiantes.

SUB PROCESO: Secretaría CÓDIGO: ADM-07

OBJETIVO

Llevar un control adecuado de la documentación que ingresa al área de archivo, evitando

demoras al momento de solicitar información.

PROCEDIMIENTOS TIEMPO COSTO

 Secretaria recibe documentación del estudiante al inicio 1 min 0,06

de semestre
 Verifica que la documentación esté completa 1 min 0,06
 Se archiva la documentación del alumno por promoción
 Cada carrera tendrá un color de carpeta para
5 min 0,06
diferenciarse de las demás y evitar errores.
 Se irá archivando por orden alfabético y por apellido para
2 min 0,06
que sea más fácil encontrar la información deseada
 Las diferentes promociones se mantendrá en el archivo
principal por cuatro años
 Cumplido el tiempo pasará a un archivo general.

Cálculo de costo: Secretaria 9 minutos Costo = 0,06

Total = 0,54 dólares
 53

DIAGRAMA DE FLUJO

Secretaria Alumno Rector

INICIO

Recibe
documentación
del estudiante

NO
Verifica que los Pide prorroga Autoriza prorroga
documentos para entrega de (casos especiales)
estén completos documentos

SÍ
Procede a archivar Completa la
por promoción documentación

Cada carrera será

identificada por
color

Los documentos de
cada estudiante se
archivarán por orden
alfabético y por apellido

Cada promoción se
encontrará archivada
por cuatro años

Cumplido el tiempo
pasará a archivo
un general
54

FIN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

IDENTIFICACION

MACRO PROCESO: Administrativo PROCESO: Control de dinero recaudado por

hojas valoras

SUB PROCESO: Secretaria CÓDIGO: ADM-08

OBJETIVO

Llevar un control y registro de la venta de especies valoradas.

PROCEDIMIENTOS TIEMPO COSTO

 La secretaria procede a recibir y contar las hojas de papel 3 min 0,06

valorada a su cargo.


 Realiza una tarjeta kardex para llevar un control ordenado 2 min 0,06

de la recepción, venta y sobrantes.

 Al finalizar la jornada procede a contabilizar las hojas de 3 min 0,06
papel valorado vendidas.
 Realiza arqueo de caja con la cantidad de hojas vendidas,
5 min 0,06
entregadas y los sobrantes
 Realiza el respectivo informe y entrega el dinero a la
2 min 0,06
contadora.

Cálculo de costo: Secretaria 15 minutos Costo = 0,06

Total = 0,90 dólares
 55

DIAGRAMA DE FLUJO Y RECORRIDO

Secretaria Contadora

INICIO

Procede a recibir y
contar las hojas de papel
valorada a su cargo

Realiza una tarjeta kardex

para registrar la recepción,
venta y sobrantes

Contabiliza en
la kardex las
hojas vendidas

Realiza arqueo
de caja

Entrega de
informe

Entrega de
dinero
recaudado

FIN
56

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

IDENTIFICACION

MACRO PROCESO: Administrativo PROCESO: Control de dinero recaudado por

Derechos

SUB PROCESO: Secretaria CÓDIGO: ADM-08

OBJETIVO

Llevar un control y registro de la venta de especies valoradas.

PROCEDIMIENTOS TIEMPO COSTO

 La secretaria recibe un talonario de derechos impresos y 2 min 0,06

con la serie numérica respectiva.
 Al finalizar la jornada procede a contabilizar los derechos
2 min 0,06
vendidos en el día.
 Realiza arqueo de caja.
3 min 0,06
 Realiza el respectivo informe
2 min 0,06
 Entrega el dinero recaudado a la contadora.

Cálculo de costo: Secretaria 9 minutos Costo = 0,06

Total = 0,54 dólares
56

DIAGRAMA DE FLUJO Y RECORRIDO

Secretaria Contadora

INICIO

Recibe un talonario recibe un

talonario de derechos impresos
y con la serie numérica
respectiva de derechos
impresos y con la serie
Al finalizarrespectiva
numérica la jornada
procede a contabilizar
los derechos vendidos
en el día

Realiza arqueo
de caja

Entrega de
informe

Entrega de
dinero
recaudado

FIN
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

IDENTIFICACION

MACRO PROCESO: Administrativo PROCESO: Biblioteca

SUB PROCESO: Secretaria CÓDIGO: ADM-08

OBJETIVO

Controlar la recepción y devolución de material de estudio entregado a los estudiantes.

PROCEDIMIENTOS TIEMPO COSTO

 Estudiante solicita material de estudio en biblioteca

 Secretaria entrega material solicitado 2 min 0,06
 Secretaria hace firmar hoja de responsabilidad por lo
1 min 0,06
entregado
 Estudiante realiza la devolución de material de estudio
 Secretaria registra la devolución
1 min 0,06

Cálculo de costo: Secretaria 4 minutos Costo = 0,06

Total = 0,24 dólares
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DIAGRAMA DE FLUJO Y RECORRIDO

Alumno Secretaria

INICIO

Solicita material de Secretaria entrega

estudio en biblioteca material solicitado
en el día
Firma hoja de
responsabilidad

Realiza la
devolución de
material

Secretaria registra
la devolución

FIN