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Archivo Documentario
Antigüedad
a) Concepto de documento:
Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda información o hecho fijado o
registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar
algo.
El documento oficial reúne, en general, las mismas características que los demás
documentos aunque con algunas salvedades:
En ellos se establece una relación entre las personas físicas o jurídicas con la
Administración Pública o de diferentes organismos públicos entre sí.
Como se desprende de lo visto hasta ahora, el soporte material puede ser muy variado y
cada vez con más frecuencia se utilizan los soportes audiovisuales, gráficos, informáticos,
nos centraremos en el documento escrito que sigue siendo el más utilizado y el que con
más frecuencia vamos a manejar.
b) Impreso y documento:
El impreso sería el soporte del documento escrito. Una vez que éste ha sido
cumplimentado, firmado y sellado por el órgano competente adquiere la
consideración de documento.
Aunque los tipos de impresos son muy variados, según la finalidad que cumplan y el
organismo que los emita, éstos deben reunir unas características básicas. Entre otras, las
siguientes:
Debe facilitar su cumplimentación por parte del interesado. Para ello los impresos cuentan
con instrucciones generalmente al dorso, que explican el modo de cumplimentarlos
simplificando la tarea al máximo.
Cuando un impreso conste de varias copias, éstas serán de diferentes colores para evitar
errores en la entrega de los mismos (al interesado, a la administración, etc.) y facilitar la
clasificación en su caso.
El contenido, aunque muy diferente según la finalidad que cumpla, constará básicamente
de:
Parte superior o encabezamiento: figuran los datos relativos a la definición del impreso; un
número de referencia correlativo que permitirá su identificación; identificación del
organismo que lo emite; instrucciones: pueden ir en el encabezamiento y en caso de que
san muy extensas se recogerán al dorso.
Parte central o cuerpo: está directamente relacionado con la finalidad con la que ha sido
elaborado el informe. Contienen los datos a cumplimentar por cada interesado y referidos
directamente con el asunto de que tratar el impreso (por ejemplo solicitud para acceder a
pruebas de oposición, declaración del I.R.P.F....)
Parte inferior o pie: incluye: la fecha en le que fue cumplimentado; la firma del interesado;
el sello del organismo que recibe el impreso.
Los documentos serán objeto de normalización, para que cada serie o tipo de los mismos
obedezcan a iguales características o formato, facilitando al mismo tiempo las tareas de
archivar, clasificar, extraer datos, mecanización e informatización, etc.
3º EL ARCHIVO:
Concepto de archivo:
La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres acepciones distintas de acuerdo con
el Diccionario de la R.A.L.E.:
Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que permite relacionar
los nuevos documentos con los ya archivados. Además sirve como medio de
consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. También el archivo
sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la
realización de un acto o la forma de hacerlo.
Clases de arch98ivos:
Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y
funcional, conservan valor histórico, político, o documental.
Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la
persona que trabaja con ellos.
Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan entre sí.
El archivo de gestión:
Es el archivo realizado directamente por el empleado o funcionario en su puesto de
trabajo. El número de consultas de este archivo es muy amplio y los documentos
archivados pueden provenir de otros organismos departamentos o bien has sido
entregados directamente por los interesados.
Conservación de la información:
CLASES DE ARCHIVOS