Professional Documents
Culture Documents
CONSTANCIA DE ACEPTACIÓN
CONTENIDO
pp
INTRODUCCIÓN……………………………………………………………...……6
CAPÍTULO
I LA EMPRESA
1.1. Ubicación de la empresa……………………………...………………5
1.2. Reseña histórica…………………….…………………...……………5
1.3. Misión……………………………………...…………………………5
1.4. Visión………………………………...………………...….………….5
1.5. Objetivos…………………………..…………………….....…………5
1.6. Estructura organizativa de la empresa…….….………………………6
1.7. Actividades realizadas durante el periodo de pasantías…..………..…6
II PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA……...………………...………8
2.1. Formulación del problema………………………...…………..……..9
2.2. Objetivos………...…………………………………………..……….9
2.3. Justificación……...…………………………………………….…...10
2.4 alcance……...………………………………………………..……...10
III MARCO REFERENCIA CONCEPTUAL……………………………...12
3.1. Antecedentes………………..……………………..……….……….12
3.2. Bases teóricas…………………..…………………...………………13
3.3. Definición de términos básicos…..…………………………………17
IV FASES METODOLÓGICAS…………………..………………………18
4.1. Fase I………………………..…………..……………………...…..18
4.2. Fase II……………………………..………………..………………19
4.3. Fase III……………………………………………………………...20
V RESULTADOS
5.1.Presentación de los resultados…………..…………………………22
5.2. Fase I……………………………………………………………….23
5.3. Fase II………………………………………………………………24
5.4. Fase III……………………………………………………………..25
VI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1. Conclusiones………………...…………..…………………………30
6.2. Recomendaciones……..…………………...……………………….31
VI REFERENCIAS
7.1. Bibliográficas……………...…………..………………………...…33
INTRODUCCIÓN
En toda empresa siempre habrá compras de montos pequeños que necesitan ser
contabilizados y controlados, es por ello que debe existir una caja chica para así
controlar los gastos menores e imprevistos del día a día que se deban pagar en
efectivo, dado que la empresa Transporte Leoar C.A. no presenta la caja chica, es de
gran importancia la creación de la misma, quienes refieren que su existencia es un
medio para hacer frente a gastos que se generan en la operación habitual de PYMES y
que requieren de disposición inmediata de efectivo.
Capítulo IV: Fases Metodológicas: en este capítulo se explica cuál fue el tipo y el
diseño de la investigación para la estructuración del informe y como se estructuran las
fases metodológicas a desarrollar.
Y por último se realizan las conclusiones a las que se llegaron con el desarrollo
del presente informe de pasantías y las Recomendaciones propuestas con la intención
de mejorar los aspectos negativos visualizados en la empresa al momento de realizar
dicho informe.
CAPITULO I
LA EMPRESA
1.2 Misión
1.3 Visión
Ser reconocida como una organización líder en el sector por la calidad de sus
servicios, siendo competitivos, innovadores, construyendo alianzas estratégicas que
permitan el desarrollo integral y dinámico de las relaciones comerciales nacional e
internacional.
1.4 Objetivos
Transporte Leoar C.A. está compuesto por una estructura organizativa vertical,
lineal y funcional donde demuestra cómo están relacionados los departamentos y las
funciones que ejercen coordinadamente de manera tal que cumplan con el logro de
los objetivos de la empresa. La empresa cuenta con los siguientes departamentos:
• Gerencia General,
General que ejerce la autoridad de la empresa y en los diferentes
departamentos
os que la conforman la organización.
• Área Operacional,
Operacional se ocupa de velar por la obtención de buenos resultados de las
líneas o viajes además con el debido mantenimiento que requiere,
requiere y garantizar el
control y eficiencia en el traslado.
Organigrama General
Gerente
General
Jefe de Jefe de
Jefe de
Administración Recursos
Operaciones
y Finanzas Humanos
Pasante
El PROBLEMA
En todas las empresas tanto públicas como privadas, debe existir una caja chica
para la ejecución los gastos menores dentro de la entidad, que se deben pagar en
efectivo, al igual que todos aquellos pagos que deben hacerse por medio de cheques o
transferencia bancaria, por lo tanto es necesario disponer de un fondo en efectivo para
llevar a cabo dichas erogaciones. En toda empresa siempre habrá compras de montos
pequeños que necesitan ser contabilizados, controlados y así tomarlos en cuenta a la
hora de la declaración de impuestos fiscales. Recordando que este tipo de gastos son
aceptados por el fisco, y pueden salir de las cuentas de la empresa en lugar de cuentas
personales.
2.4 Justificación
Es necesario contar con una caja chica para poder resolver contratiempos, o
alguna pequeña emergencia de tipo financiero, y tener disponible un dinero que puede
ayudar en casos puntuales o pagos mínimos que no necesiten de una orden de compra
para poder efectuar su adquisición.
Para solicitar compras por caja chica solamente si se cumplen las siguientes
condiciones:
• Consumo Inmediato.
• Urgencia.
• Indispensabilidad.
• Baja Cuantía.
• Que la urgencia indicada en la justificación de la compra, no sea en realidad
falta de previsión y de programación del servicio.
2.5 Alcance
3.1. Antecedentes
Otro factor que incide en el control del efectivo, se origina de la ausencia de caja
chica para el registro de gastos menores. En virtud de lo expuesto, surge en esta
investigación la propuesta que se orientó al apoyo de la actividad administrativa por
identificarlas normas y procedimientos establecidos para el control interno del
efectivo en la Unidad de Servicio.
Como podemos ver, los procedimientos contables surgen para el avance, mejora y
aplicación de la contabilidad, de manera que la información que se presente sea
correcta y transparente. Durante el ciclo contable el personal financiero se encuentra
con varios obstáculos que sugieren implantar, corregir o ampliar ciertos
procedimientos, que no satisfacen las necesidades actuales, pero que a pesar de sus
resultados se siguen aplicando. Es de gran importancia que estos procedimientos sean
elaborados con el fin de facilitar, mejorar y controlar los registros contables. La
exactitud e integridad con que se manejen los registro contables inciden en los
resultados económicos financieros que está produce.
El cometido primordial que cumplen las bases teóricas es, situar al problema
planteado dentro de un conjunto de conocimientos sólidos y confiables que permita
orientar la búsqueda realizada y se ofrezca una conceptualización de los términos que
fueron utilizados. Es decir, es un sistema coordinado y coherente de conceptos y
proposiciones que permiten abordar el problema.
Efectivo
El efectivo y los valores negociables se consideran los activos con mayor liquidez
en una empresa Gitman (2003), establece:
“Que el efectivo es el circulante al cual todos los activos líquidos
pueden ser reducidos. Dada su naturaleza y disponibilidad, el efectivo
generalmente debe ser presentado como primera partida del balance,
salvo aquellos casos en que los fondos de caja estén sujetos a
restricciones o limitaciones para su disponibilidad, razón por la cual
deberán excluirse de la sección de activos corrientes. Una adecuada
administración del efectivo es de suma importancia, ya que es el
instrumento o medio aceptado para la adquisición de bienes y servicios.
Se requiere que las empresas establezcan eficientes sistemas y
procedimientos de control para protegerlos y salvaguardarlos de robos y
fraudes”. (p.215)
De acuerdo a lo expuesto con Catacora (2000), “el efectivo está compuesto por
partidas que son manejadas mediante diferentes cuentas contables, las cuales
representan el numerario o sus equivalentes a una fecha determinada. El efectivo por
lo tanto puede estar representado por los siguientes rubros o conceptos: Caja, Fondos
fijos, Bancos, Depósitos a plazo fijo, otros conceptos equivalentes de efectivo”.
(p.121)
Bancos
Caja chica
Está representada por una cantidad pequeña de efectivo que las entidades tienen
disponibles para desembolsos menores. Se crea mediante un cheque emitido por la
empresa a nombre de la persona responsable de la misma.
Realización de Pagos
Después que el cajero realiza los pagos este debe guardar todas las facturas o
recibos correspondientes, debe llevar un control de estas cancelaciones y estar
pendiente cuando llegue al mínimo de efectivo establecido, para solicitar una
reposición o reembolso de caja chica, la cual consiste en presentar los comprobantes
junto con la relación anexa
Reposición de caja chica
Una vez que el cajero presenta la revisión de gastos junto con los comprobantes, y
el administrador le emita un cheque por el monto total del rembolso, este debe
hacerlo efectivo para poder disponer del monto establecido en la caja chica para
realizar los pagos.
Este reembolso no se debe hacer con dinero efectivo, sino a través de un cheque.
El asiento para registrar el reembolso, consiste en cargar todas aquellas cuentas que
se afectan con dicha factura o recibo entregado junto con la relación hecha por el
cajero y se abona el total a la cuenta de banco.
Control
Mantilla (2005), señala que cada quien en una organización es responsable del
control interno; los administradores, el consejo de directores, los auditores internos y
otro personal.
“Administradores; el director ejecutivo jefe es el responsable último y
debe asumir la propiedad del sistema. Más que cualquier otro individuo,
el director ejecutivo da el tono por lo alto, el cual afecta la integridad y la
ética así como los otros factores de un ambiente de control positivo;
Consejo de directores, la administración es responsabilidad del consejo de
directores, el cual proporciona gobierno, guía y supervisión reguladora.
Los miembros de un consejo efectivo son objetivos, competentes
inquisitivos. También tiene un conocimiento de las actividades y del
ambiente de la entidad, y aporte el tiempo necesario para cumplir
plenamente sus responsabilidades como consejo. Auditores internos;
juegan un papel importante en la evaluación de la efectividad de las
sistemas de control. A causas de su posición organizacional y su
autoridad en una entidad, una función de auditoría interna juega a menudo
un papel de monitoreo significativo. Otro personal; es en algún grado,
responsabilidad de cada quien en una organización y por consiguiente
debe ser una parte explícita o implícita de la descripción del trabajo de
cada uno” (p.8)
Flujo de caja
Activo: Esta representado por un bien, derechos que posee la empresa y que sea
posible su valoración en términos monetarios.
Caja chica: Es una cantidad de dinero en efectivo reembolsable, que sirve para
cancelar obligaciones no previstas y urgentes, de valor reducido y que no sean
factibles de satisfacer mediante la emisión de cheques.
Control: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de
acuerdo con los planes establecidos.
Control interno: Son planes, métodos y medidas que adoptan las organizaciones con
el fin de salvaguardar sus bienes.
Eficacia: Capacidad para determinar los objetivos apropiados en una organización, es
decir, hacer las cosas correctamente.
FASES METODOLÓGICAS
En este capítulo se describen las diferentes fases metodológicas que sirven para
recolectar, presentar y analizar los datos pertinentes de acuerdo con las definiciones y
teorías que conllevan a la realización de los objetivos planteados. Detallando los
métodos, técnicas e instrumentos utilizados en las diversas fases del trabajo de
investigación, distribuidos acorde a los objetivos y considerando las características y
limitaciones de cada uno de ellos.
En este sentido el autor Méndez (1999), “define las fuentes como hechos o
documentos a los que el investigador acude y que le permiten tener información. Las
técnicas son los medios empleados para recolectar la información”. (p.142).
Por otra parte Moret, Labrador y Palencia (2002),“señalan a las técnicas, medios e
instrumentos de recolección de la información, como establecimiento de los medios y
precisión de las técnicas utilizadas para la recolección de los datos, el tipo de
instrumento, la escala de medición, la validez y confiabilidad de los instrumentos”
(p.42).
Esta técnica sirve para conocer la realidad y permite definir previamente los datos
e información más importantes mediante la percepción visual que deben recogerse
por tener relación directa con el problema de investigación. Para llevar a cabo esta
técnica, se empleó una guía de observación que proporcionó la información necesaria
sobre los procedimientos utilizados en el pago de gastos menores de la empresa de
Transporte Leoar C.A.
En esta fase se tomó como población a veinte (20) empleados que laboran en la
empresa de Transporte Leoar, C.A. Zarcovich (2002) define la población: “como la
totalidad del fenómeno a estudiar en donde las unidades de población poseen una
característica común, la cual se estudia y da origen a los datos de investigación”.
(pág. 114).
Con lo anterior antes descrito, la muestra utilizada está formada por los siguientes
empleados: el gerente general, jefe de Administración y Finanzas administrativo con
los integrantes su departamento, de igual forma el jefe de operación, choferes y
ayudantes de choferes.
Sabino (2002), señala que “un cuestionario es un formato que contiene una serie
de preguntas en función de la información que se desea obtener y que se responde por
escrito”. (pág. 78)
RESULTADOS
10%
Si
No
90%
Análisis: Dado que la caja chica son fondos fijos que se tienen en una empresa con la
finalidad de pagar o cubrir gastos menores. El 90% de las personas encuestadas
opinaron que
ue si tienen conocimiento de caja chica, mientras que el 10% restante lo
desconoce. Este resultado
sultado refleja que la mayoría de los trabajadores conoce la
importancia del procedimiento para la apertura de caja chica para el registro de gastos
menores.
Ítem N° 2 ¿Conoce usted los beneficios de
d la caja chica en la empresa?
Cuadro No 2: Beneficios
eneficios de la Caja Chica
Alternativa Frecuencia Porcentaje
Si 14 70
70%
No 6 3
30%
TOTAL 20 100%
Fuente: Trasporte Leoar, C.A (2014)
30%
Si
70% No
40%
Si
60%
No
Análisis: se observóó en los resultados obtenidos que el 40% del personal encuestado
tiene conocimiento para el manejo de uunaa caja chica, mientras que el 60%
60 restante no.
El resultado refleja que existe personal capacitado para el realizar las operaciones de
la caja chica.
Ítem N° 4 ¿Considera
Considera usted que la empresa cumple con un control de
planificación para
ra cancelar los gastos menores?
20%
Si
No
80%
Análisis: En laa planificación para cancelar los gastos menores merece la pena
planificar sus actividades, en momentos de tanta incertidumbre
bre y cambio como los
actuales. En vista de que ell futuro se caracteriza por la incertidumbre y el cambio,
cambio
esto hace que la planificación
lanificación sea una necesidad. Laa muestra tomada afirma un 20%
que la empresa cumple con un control,
control mientras que el 80% restante indica que la
empresa no cumple con una planificación
planificación, demostrando así que no tienen establecidos
cuáles serán los gastos por los
os cuales se harán los desembolsos debido a que en
ocasiones anteriores se han postergadoo la cancelación de los mismos.
Ítem N° 5 ¿Considera usted que lla autorización previa para la cancelación de los
gastos menores suele ser eficaz y oportuna?
oportuna
25%
Si
No
75%
Análisis: La caja chica permite realizar de forma ágil las compras directas de bienes
y servicios con pagos en efectivo a las instancias donde éstas han sido autorizadas por
cada departamento,, lo cual permite mayor eficacia en el desempeño de sus funciones
En la encuesta realizada a los empleados de empresa see observó que el 75% afirma
que para una autorización previa para cancelar los gastos menores, en algunos casos
suele ser engorroso el proceso
pr de autorización ya que estos son a criterio de los
dueños exclusivamente. El 25% restante considera que si es eficiente y oportuna la
aprobación para cancelar los gastos menores.
0%
Si
No
100%
Análisis: Los resultados obtenidos en este ítem arrojan que el 100% de los empleados
encuestados afirman que todos los desembolsos se realizan con cheques nominativos,
obteniendo como consecuencia que en algunos casos no está disponible a tiempo el
cheque para el pago de los gastos menores.
Ítem N° 7 ¿Considera
onsidera usted que existe atraso en la cancelación de los gastos
menores de la empresa
empresa?
10%
Si
No
90%
Si
No
100%
20%
Si
No
80%
20%
Si
No
80%
Se observa que la empresa Transporte Leoar, C.A, no posee una caja chica para
las operaciones y desembolsos que realiza, lo que ha ocasionado molestias entre los
choferes del transporte al tener ellos mismo que cubrir sus viáticos, mantenimientos
de los vehículos, además la demora en el pago de algunos proveedores entre otros. En
tal sentido, es importante destacar que de acuerdo al tamaño de la empresa y el
número de operaciones que realiza, se debería establecer un monto con el cual se
creara la caja chica y el límite en base al cual se van a realizar los pagos.
Por otro lado, de acuerdo a los resultados obtenidos en la lista de cotejo, se pudo
observar que se generan erogaciones repetitivas y de bajo monto, que hacen poco
práctico pagarlas con cheque como por ejemplo: periódico, café, gasolina, etc. de allí
la importancia de la caja chica, ya que no resulta económico para la empresa extender
un cheque individual para cada pago pequeño.
Por último se observa, que la empresa cuenta con un personal capacitado para el
desarrollo de sus actividades a pesar de los problemas que viene presentando con el
manejo del efectivo de caja chica.
5. Sólo podrá autorizar gastos con cargo a la caja chica el Gerente, o Jefes de
Departamento asignado para tal fin.
6. Las facturas que sustenten un gasto con cargo a la caja chica deben cumplir
con los requisitos establecidos por el SENIAT, además deben presentarse sin
tachaduras, enmendaduras y/o modificaciones.
7. En caso que se deba asignar un sustituto del custodio de caja chica se debe
realizar un arqueo de caja y un acta de entrega (con al menos un (01) testigo),
realizar el cierre respectivo e informar la Coordinación de Servicios con copia
a Auditaría Interna.
11. El cierre de la caja chica se realizará con el cierre del ejercicio económico.
12. La solicitud de reposición de caja chica debe estar acompañada de: Formato
Reposición de Caja Chica, Formato de Recibo de Pago y los soportes del
respectivo pago (Facturas originales).
RESPONSABLE ACCIÓN
Departamento de 1. Envía un memorando de solicitud de apertura de caja
Tesorería chica
2. Recibe el memorando, verifica la solicitud y
determina la conveniencia del mismo.
Jefe de Administración
y Finanzas
3. Envía un memorando notificando al departamento de
tesorería de la aprobación de la misma.
4. Recibe memorando y elabora orden de pago por el
monto de la creación de Caja Chica.
Departamento de
5. Emite cheque.
Tesorería
6. Entrega cheque a los propietarios de la empresa para
la firma.
Propietarios de la 7. Firma cheque y lo entrega al departamento de
empresa tesorería
8. Recibe el cheque y lo registra en el libro de control
de cheques entregados.
Departamento de
9. Cobra el cheque
Tesorería
10. Recibe el efectivo y registra el cheque por medio del
sistema por el monto de la apertura de la caja chica.
Departamento de Jefe de Administración y Propietarios de la empresa
Tesorería Finanzas
Prepara memorando de
Memorando Cheque
solicitud de apertura de
caja chica
Cheque
Memorando
Memorando
Cheque
Cheque
Registra en el libro de
control de cheques
entregados. Cobra y
registra el cheque por medio
del sistema por el monto de
la apertura de la caja chica.
CONCLUSIONES
Bibliográficas