PROCEDIMIENTO DE SISTEMAS DE FECHA REVISIÓN:

03 JUN 2013
GESTIÓN DE LA CALIDAD
REVISIÓN: 03

CÓDIGO:
TÍTULO: SGC/PR 4.2.3/01
CONTROL DE DOCUMENTOS HOJAS: 1 de 9

1. OBJETIVO

Contar con un control sistemático incluyendo la aprobación, revisión, actualización,

identificación, control de cambios, disponibilidad de uso, legible y fácilmente identificable de
la documentación del Sistema de gestión de la calidad de Metalworking Stamping S. de R.L.
de C.V.

2. ALCANCE

Aplicable a todos los documentos que forman parte del sistema de gestión de calidad,
origen interno o externo estos documentos pueden estar en forma escrita o electrónica.

Documentos de origen interno

- Instrucciones trabajo.
- Procedimientos.
- Manual de gestión de calidad.
- Especificaciones.
- Cambios de ingeniería.
- Ordenes de compra.
- Documentación de PPAP

Documentos de origen externo

- Planos del cliente.
- Especificaciones del cliente.
- Normas.
- Manuales.

3. RESPONSABILIDADES/POLÍTICAS
3.1. Responsabilidades
3.1.1. De los jefes de Área y/o dueños de proceso: Conocer y aplicar los documentos
que estén relacionados en el sistema de gestión de calidad con su área. Cumplir
con las políticas descritas en este procedimiento requeridas para la realización de
cambios o modificaciones a los documentos relacionados con sus respectivos
procesos, así como eliminar de todo formato obsoleto con el fin de evitar el uso no
intencionado de estos. Ser facilitador para la aplicación del presente procedimiento.

3.1.2. De Gestión de Calidad: Mantener el control de los documentos relacionados con

el Sistema de Gestión de Calidad lo cual deriva en las siguientes actividades:

- Desarrollar una lista maestra de documentos ordenados bajo criterios establecidos

- Asegurarse de que todo documento utilizado para dar cumplimiento a esta norma cuente
con :
- Aprobación y Revisión (firmas) del Dueño del proceso y del Representante de la
dirección respectivamente.
- Código asignado por el responsable del SGC

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- Nombre asignado por el usuario o dueño del proceso

- Número de revisión, fecha de revisión y número de documento.
Nota: Todos los documentos del sistema deben de estar firmados por los responsables antes descritos.

3.1.3. De los usuarios: Identificar, conservar en buen estado y dar un uso adecuado a
los documentos del sistema de gestión de calidad correspondientes a cada área.
Estos deben estar siempre en disponibilidad.

3.1.4. Es responsabilidad del área de Ingeniería:

 Distribuir los documentos de ingeniería a las áreas que corresponda y verificar su
correcta aplicación.
 Conservar un respaldo de la documentación distribuida, retenerla por un periodo
de tiempo no menor a 5 años o en su defecto el tiempo que sea requerido por el
cliente.
 Asegurar que en las áreas solo exista la documentación aprobada
oportunamente.

3.2. Políticas.

3.2.1. Los documentos controlados no deben contener ningún tipo de corrección o

enmendadura.

3.2.2. Los documentos controlados, ya sean del área de Ingeniería(PPAP) o del

SGC(Procedimientos y Manual de Calidad),que sean distribuidos y no hayan sido
sellados, son considerados nulos.

4. DESARROLLO

4.1. Aprobación, autorización y emisión.

Una vez elaborados los diferentes documentos del Sistema, son revisados y firmados
de aprobación por los responsables y dueño del proceso y colocados en una carpeta de
documentos aprobados responsabilidad del Sistema de Gestión de calidad mantenerla
actualizada de acuerdo a últimas revisiones.

4.1.1. Codificación.

Ejemplo: SGC/FR 4.2.3/03 Rev. 00

Las primeras Luego se Los siguientes Los siguientes dígitos Luego se Los siguientes La revisión
letras son coloca una dígitos indican el son el elemento coloca una dígitos indican el consta de dos
constantes y diagonal. tipo de documento. diagonal. consecutivo de los dígitos que

ELABORO APROBÓ
NOMBRE: Sergio Claustro Zamora NOMBRE: Miguel Guerrero Rivera

PUESTO: SGC/Líder Lean PUESTO: Gerente General

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significa que es correspondiente del documentos nos indican el

Sistema de proceso. creados del mismo número de
Gestión de la departamento. veces que ha
Calidad. sido
modificado
MGC= Manual
PR= Procedimiento
SGC / Ejemplo: 4.2.3 / XX o XXX XX
IN= Instructivo
FR= Formato

4.2. Distribución.
Los documentos no son distribuidos, se encuentran únicamente en electrónico con
acceso a todos los usuarios para su consulta.

Nota: Los documentos en electrónico tienen restricción de edición, para evitar su modificación de forma no
intencional y evitar cambios sin previo control y autorización.

4.2.1. Documentos controlados.

4.2.1.1. Los documentos controlados del Sistema de Gestión de la Calidad

incluyen:
 Manual de Gestión de Calidad.
Se distribuye o controla de acuerdo a este procedimiento.
 Procedimientos, Instructivos, Especificaciones Técnicas.
Los documentos referentes al control de Procedimientos, Instructivos,
Especificaciones Técnicas se manejan de la misma forma como se establece en el
presente procedimiento.

Nota: Para el control de documentos de ingeniería ver punto 4.6.

4.2.2. Documentos no controlados.

4.2.2.1. De la documentación del Sistema de Gestión de Calidad se pueden emitir

documentos no controlados, los que son identificados por el emisor y antes
de distribuirlos son sellados con la leyenda “DOCUMENTO NO
CONTROLADO” para dichos documentos no se actualizan las revisiones
posteriores.

4.3. Cambios a documentos.

4.3.1. Los cambios a documentos del sistema de gestión de calidad los puede solicitar
cualquier persona, área o función en el formato Solicitud de elaboración o
modificación de documento SGC/FR 4.2.3/04. Esta solicitud se le entrega al
Representante de la Dirección.

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4.3.2. Sistema de gestión de calidad resguarda la solicitud de cambio, le asigna el

número de registro correspondiente.

4.3.3. Para la revisión y cambio del documento, intervienen las áreas que tengan
relación con el proceso. Una vez revisado es aprobado por el responsable del
proceso.

4.3.4. Después de la aprobación y autorización del documento el Representante de la

Dirección se encarga de hacer los cambios pertinentes y retira o envía a carpeta
electrónica de documentos anteriores los documentos con la revisión anterior.

NOTA: Cuando se realicen cambios en los documentos por revisión general al sistema de gestión de
calidad, no es necesario elaborar la solicitud de nueva elaboración o modificación de documento.
Y se notifica a los responsables.

4.4. Documentos obsoletos.

4.4.1. Los documentos originales de revisiones anteriores que se han vuelto obsoletos
son identificados con la leyenda “DOCUMENTO OBSOLETO” y conservados de
acuerdo al plazo especificado por cada usuario o por el cliente.

4.4.2. Los documentos del punto anterior que cumplen el plazo de conservación pasan
a un archivo muerto.

4.5. Modificación del documento.

4.5.1. Para facilitar la identificación del cambio efectuado en un documento, se registran
los puntos de cambio del documento en la lista de control de cambios a
documentos.

Control de documentos de Ingeniería

4.6 Aprobación del documento controlado.

4.6.1 El departamento de ingeniería direcciona los documentos proporcionados por el

cliente tales como planos, especificaciones, normas, etc. Y proyecta la
información de acuerdo a los formatos que aplique. Ver tabla 1

Tabla 1
Tipo de documento Código SGC Aplicación Responsable
Plano del cliente N/A Necesidades del cliente Ing. Producto
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Especificación Técnica Ing. Producto

SGC/FR 7.1.1/01 Normas y especificaciones
de la materia prima
Hoja técnica de la parte Ing. Producto
SGC/FR 7.1.1/002 Especificaciones
de acabado
Diagrama de flujo del Ing. Producto
SGC/FR 7.1/012 Proceso
proceso
Lista maestra de partes SGC/FR 7.1/011 Productos en proceso Ing. Producto
Instrucción de empaque y Ing. Manufactura
SGC/FR 7.5.5/008 Necesidades del cliente
embarque
Hoja de instrucción de SGC/FR 7.5.1.2/001 Ing. Manufactura
Proceso
trabajo/ayuda visual SGC/FR 7.5.1/001

4.6.2 Emitida toda esta documentación el área de ingeniería la controla mediante un

sello de color verde (ver dibujo 1), en caso de dibujo para dimensionar (ver dibujo
2), los documentos provisionales son sellados como copia no controlada. (ver
dibujo 3).

4.6.2.1 La codificación del sello se hace de la siguiente manera:

1.- Los dos primeros números corresponden al número de departamento (Ver
tabla 2).
2.- Los dos números siguientes corresponden al número de copias controladas.
3.- Los siguientes dígitos corresponden a la fecha de emisión (día/mes/año) del
documento.
Ejemplo:

01 02 310707

1 2 3

Tabla 2
01 Producción 02 Control de calidad
03 Proveedor 04 Compras
05 planeación 06 Taller Mecánico
07 Almacén

Dibujo 1 Dibujo 2 Dibujo 5

INGENIERÍA

DOCUMENTO CONTROLADO INGENIERÍA

No.______________________

DOCUMENTO OBSOLETO

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Dibujo 3 Dibujo 4
INGENIERÍA INGENIERIA
DOCUMENTO NO CONTROLADO REFERENCIA
No.______________________ PROTOTIPO
COTIZAR

4.7 Distribución del documento.

4.7.1 Ingeniería anota nombre y puesto de quien recibe la documentación en el formato

control de documentos distribuidos SGC/FR 4.2.3/011 y lo distribuye.

4.8 Implementar el documento.

4.8.1 Cada área es responsable de implementar y llevar acabo las actividades y/o
funciones descritas en el documento emitido.

4.9 Manejo de documentos obsoletos de ingeniería.

4.9.1 Los documentos obsoletos son retirados por el área responsable.

4.9.2 Si un documento controlado ya sea original o copia sufre modificaciones o deja

de ser aplicable se le considera obsoleto dentro del sistema. Los documentos
obsoletos son sellados con la leyenda “Documento Obsoleto”. Los documentos
obsoletos originales serán retenidos 5 años ó en cuando así aplique, lo que
indique el cliente.

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5. FLUJOGRAMA INTERFUNCIONAL

SGC INGENIERÍA JEFE DE PROCESO ORGANIZACIÓN

INICIO

Se genera o recibe
documento
Se revisa, aprueba y se direccionan los documentos

Son codificados los

documentos

Son de forma electrónica

Si se requiere, se
solicita un cambio
al documento. (No
aplica para los
emitidos por el
Se lleva a cabo la modificación cliente).
del documento en el SGC. Es aprobado el cambio

Se genera cambio
en archivo
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Cuando el documento es
obsoleto es identificado y se
resguarda el área
correspondiente.

FIN

6. REGISTROS

Nombre Código Lugar de Tiempo de Responsable

conservación retención
Lista de Distribución SGC/FR4.2.3/011 Ingeniería 1 año Ingeniería
Solicitud de
Elaboración o
SGC/FR4.2.3/04 SGC 1 año SGC
Modificación de
documentos

7. DEFINICIONES

PALABRA SIGNIFICADO
Documento Documento vigente que fue sujeto a revisión y aprobacion.
Controlado
Documento no Documento sin control de vigencia y que no está sujeto a
Controlado aprobacion.
Documento Obsoleto Documento no vigente reemplazado por una nueva revisión.
SGC Sistema de gestion de calidad.

8. REFERENCIAS

 Punto 4.2.3 control de documentos de la norma ISO 9001:2008.

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CÓDIGO:
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CONTROL DE DOCUMENTOS HOJAS: 9 de 9

9. ANEXOS

 Sellos para el control de documentos.

 Diagrama de proceso de control de documentos

SELLOS:

Sistema de Gestión de la Calidad Sistema de Gestión de la Calidad

DOCUMENTO ORIGINAL COPIA CONTROLADA

Sistema de Gestión de la Calidad

Sistema de Gestión de la Calidad

DOCUMENTO NO CONTROLADO
DOCUMENTO OBSOLETO

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