PRIMERA UNIDAD

LA FUNCIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS................ 12

Autoevaluación
1. Explique porqué es básica la función de compras.
Trátese de su progreso o riqueza personal o como parte de sus funciones ya organizadas
en grupo.

2. ¿Cómo se conceptualiza la compra desde la perspectiva de la administración de

materiales?
como uno o más actos que se relacionan con la planeación, adquisición y utilización de
los materiales en el proceso productivo, dichos actos coordinados por un dirigente
encargado de los materiales

3. Describa el proceso que implica la palabra compras.

- Surgimiento de una necesidad.
- Su ubicación.
- Elección del proveedor.

4. Mencione los elementos que se interrelacionan para lograr el objetivo de las

compras.
calidad, menor precio, y en el mínimo tiempo.

5. Mencione los objetivos fundamentales de toda compra.

1. Mantener la continuidad del abastecimiento.
2. Hacerlo con la inversión mínima en existencia.
3. Evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los materiales.
4. Mantener los niveles de calidad en los materiales, basándose en lo adecuado de los
mismos para el uso que se destinan.
5. Procurar materiales al precio más bajo posible con la calidad y el servicio requeridos.
6. Mantener la posición competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus beneficios
en lo que a costos de materiales se refieren.

6. Explique las razones de la importancia económica de las compras.

No es posible hacer ventas apropiadas a menos que los materiales empleados en la
fabricación se adquieran a un costo final proporcional al que obtienen los competidores.

La operación eficiente de cualquier industria depende de la renovación adecuada de la

inversión, por lo que el área de compras tiene que asegurar la recepción de materiales
adecuados cuando se necesiten, en las cantidades adecuadas para la producción o
venta, y hacer las entregas a tiempo, evitando evitar las inversiones más allá del
inventario necesario para cubrir las necesidades y mantener un margen de
seguridad razonable.

Por sus estrechos contactos con otras muchas compañías y con el mercado en
general, compras está en situación de aconsejar a la empresa sobre:
7. Mencione que aspectos en que el área de compras puede aconsejar a la empresa
considerando sus contactos con otras compañías.
a) Nuevos materiales que pueden usarse con ventaja para sustituir a los que se emplean
en ése momento.

b) Nuevas línea o surtidos posibles de productos para añadir a la producción.

8. Mencione los tipos de compras para abastecer a la empresa.

Compras anticipadas.
Compras de emergencia.
Compra especulativa.
Compras recíprocas.
Compras personales.
Compras de salvamento.
Compras de excedentes.
Compras en el mercado abierto.
Compras de artículos relacionados.
Compras especiales.
Compras de elementos especiales.
Compras de elementos de bajo costo.

9. Explique que entiende por compra anticipada.

son aquellas que pueden ser planeadas y llevarse a cabo de antemano, mediante un
programa, surgiendo de una necesidad normal o consuetudinaria y no de la adquisición
de productos para elaborar proyectos especiales.

10. Mencione las razones y los riesgos de las compras anticipadas. razones
Para comprar anticipadamente como lo son:

Comprar para el inventario o cubrirlo.

Tener reservas.
Cuando se determina que se expandirá la empresa se requiere comprar más artículos.
Llevar a cabo contratos a largo plazo, en donde se prevé la cobertura de artículos en un
determinado tiempo.
Adquirir inventarios a precios económicos.
Mantener estables los costos, por adelantado durante un periodo.
Disponer de artículos cuando surge una necesidad, evitando retrasos, riesgos y
pérdidas, pero sobre todo evitar una compra de emergencia.
Procurar evitar existencias de inventario (J.I.T. just in time = justo a tiempo).

11. Explique las compras de emergencia, especulativas y recíprocas.

Compras de emergencia surgen cuando el factor tiempo no permite utilizar la compra
normal.

Compra especulativa se considera como una variante de la compra anticipada,

combinada con la fluctuación de precios a la alza y relacionada con la ética de comercio.
compras recíprocas son usadas por el proveedor como una medida de presión,
realizándose entre un comprador y un proveedor, en la cuál éste tiene más poder, pues
pone condiciones a su conveniencia. Dicha compra se observa en épocas de depresión,
donde se hace

12. Explique las compras de salvamento, de excedentes y en el mercado abierto.

Las compras de salvamento, también denominadas adquisiciones de salvamento, están

relacionadas con el abastecimiento y ocurren cuando un artículo resulta ser excedente de
uno u otro departamento.
compras de excedentes se adquieren normalmente materiales para cubrir necesidades
normales y quizá futuras de la empresa,
compras en el mercado abierto suceden cuando las solicitudes de un material, artículo
o servicio, son en poco volumen; cuando la tendencia en el mercado es cambiante;

13. Explique las compras de artículos relacionados, de elementos especiales y de

bajo costo.
compras de artículos relacionados se realizan en pequeñas
porciones de artículos o servicios, proporcionando economía en ciertas
actividades diferentes a la fabricación, principalmente para áreas
administrativas, contables o de informática

compras especiales ocurren cuando se solicitan artículos y/o

servicios que no se ocupan rutinariamente en la compañía,

compras de elementos especiales suceden cuando se desean

adquirir artículos, materiales o servicios de costo estable, de elementos
importantes y particulares para la empresa, en los cuáles se pueden
obtener descuentos por el volumen, escogiendo de un alto número de
proveedores.

compras de elementos de bajo costo,

los artículos deben ser analizados en cuanto a su monto, calidad y
necesidad que deben de cubrir, con el fin de saber si son
potencialmente adquiribles.
SEGUNDA UNIDAD
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA COMPRAS Y
ABASTECIMIENTOS..................................................................... 24

Autoevaluación
1. Explique la importancia de la relación de compras con otros departamentos.
implica contar con un sistema de información específico diseñado para las necesidades
de compras y abastecimientos y para los directivos que toman decisiones

2. ¿Como se relacionan las compras con contabilidad?

Debe tener una estrecha coordinación con el área de contabilidad para facilitar la
preparación de registros que permitan el pago oportuno a los proveedores

3. Mencione el ciclo completo de la función de compras

Consideración original de la compra. Decidir si se debe o no
comprar a que precio, de que calidad y rendimiento, en que
cantidad, y en que momento.

Origen de la requisición de compras. La requisición o solicitud de compras

previamente autorizada, da origen a una gestión por la cuál se hará un compromiso, se
determinará un grado de calidad, una cantidad y una fecha de entrega.
Determinación de las fuentes posibles. Basándose en conocimientos y experiencias
con los proveedores especificar al proveedor que ha de surtir la orden de compra.
Selección de la fuente. El representante de compras debe elegir a que proveedor
confiará la orden, dependiendo de las condiciones que éste otorgue en calidad, precio,
crédito y servicio.
Tráfico y rutas. Seleccionar el método más económico y confiable para transportar la
mercancía en caso de que el proveedor no preste ése servicio.
Emisión de la orden de compra. Cuando se llega a un arreglo con el proveedor, los
acuerdos tomados deben registrarse claros y completos en la orden de compra de
manera que ésta representa una obligación contraída por el proveedor y la
empresa.
Rastreo y abastecimiento de la compra. El rastreo se refiere a revisar con el
proveedor, el cumplimiento de su obligación e implica una actividad realizada para
asegurar la entrega pactada en el tiempo programado.
Recepción e inspección. Consiste en recibir el material solicitado, paralelamente con
un exámen físico de éste, para determinar si llegó lo estipulado en la orden de compra.
Verificación de facturas y pagos. Esta función generalmente es efectuada por el área
de contabilidad y consiste en examinar la veracidad de lo facturado; dependiendo de esto,
se procede a dar el visto bueno para pagar al proveedor.
Control de material y de inventarios. Esto pretende asegurar el abastecimiento
suficiente de todos los materiales y abastecimientos de la calidad requerida y en contar
con niveles de inventario mínimos y máximos de existencias para asegurar
la continuidad en la operación.

Análisis del valor e investigación de las compras. El análisis

comprende consideraciones con lo que se debe comprar, a que
precio, porqué razón ésos artículos, que otras alternativas
existen, cuáles son los mejores métodos de adquisición y de
abastecimiento.
Administración de las compras. Consiste en organizar y
supervisar que se cumpla con las actividades y
responsabilidades propias de las compras, informando al
personal sobre los objetivos y el conservar relaciones de trabajo
amistosas para obtener su cooperación en el logro de todo lo
establecido.
Disposiciones de sobrantes y desperdicios de materiales.
Existen tres formas principales para disponer de material
sobrante: que sea reutilizado en otra área de la empresa; que
sea devuelto al proveedor, o que se destine para la venta a
compradores de materiales usados o de segunda.
Auditoria periódica al área de compras. Tiene como objetivo
supervisar los procedimientos seguidos durante el proceso de la
operación de abastecimiento y en caso de existir desviaciones,
dar aviso a la administración para que aplique medidas
correctivas.
Requerimientos físicos para compras. Un grupo de personas
capacitadas, con un adecuado servicio de mecanografía e
informática para formular la documentación, y un archivo para
guardarla, son fundamentales para cumplir parte de las
funciones del área de referencia.

4. Explique que entiende por control de calidad en las compras.

Que un artículo tendrá “calidad“ cuando cubra las expectativas de uso por parte del
comprador.

5. Mencione los dos aspectos fundamentales en el proceso de toma de decisiones

al comprar.
El económico y el técnico.

6. ¿Qué deben contener las requisiciones?

Deben contener la descripción completa de artículo pedido, precisándose la cantidad, la
fecha en que se requiere, la fecha máxima de entrega, y el lugar donde debe efectuarse la
misma.

7. Explique a que se refieren los programas de requerimiento.

El tipo más común se refiere a un listado de partes y de materiales requeridos para un
programa de fabricación, mismo que deberá precisar los requerimientos de cada producto
en forma desglosada, dicho programa señalará la cantidad de artículos a elaborar en un
tiempo determinado.

8. Mencione los tres tipos de pronósticos de elaboración.

El programa confirmado, el programa a largo plazo, y las ratificaciones o confirmaciones

9. Explique que incluyen los inventarios físicos en un sistema de información.

inventarios físicos realizados, los registros de almacén, la programación de la
producción, todo de acuerdo con las necesidades de utilización y los máximos y mínimos
estipulados

10. Mencione los aspectos a considerar para que un sistema de información de

compras sea completo y útil.
Adaptarse a la tecnología de información actual y aprovechar sus oportunidades,
creando los sistemas de apoyo a las decisiones correspondientes.
Utilizar técnicas de planeación y programación de las compras.
Informar del surtimiento y revisión de los materiales entregados.
Llevar un archivo histórico de las compras y abastecimientos.
Utilizar el proceso electrónico de datos en todas las actividades de compras.
Contar con la información de almacenes y existencias actualizada y oportuna.
Verificar la expedición o embarque de los artículos.

TERCERA UNIDAD
PLANEACIÓN DE COMPRAS....................................................... 34

Autoevaluación
1. Explique la importancia de los pronósticos de compras.
Es una ayuda para predecir el costo de sus productos y servicios, la cantidad de ingresos por
ventas y las ganancias que puede anticipar

2. Explique la importancia y el objetivo básico de los pronósticos de

compra.

Importancia la acción de emitir un enunciado sobre lo que es probable que ocurra en el

futuro, en el campo de las finanzas, basándose en análisis y en consideraciones de juicio.

Objetivo básico obtener las partes necesarias para la integración de la producción al mejor
precio, calidad, en las mejores condiciones de pago y entrega, en el volumen requerido tiempo
oportuno y lugar adecuado.

3. Mencione los factores que integran el precio de compra.

• Costo de materiales.
• Costo de mano de obra.
• Costo de indirectos.
• Costo de operación.
• Volumen de compra.
• Facilidades de producción.
• Condiciones del mercado.
• Situación geográfica.
• Transportación.
• Situaciones no previsibles (huelgas, incendios, etc.).
4. Explique la importancia de cada uno de los factores que integran el
precio de compra.

• Costo de materiales.
• Costo de mano de obra.
• Costo de indirectos.
• Costo de operación.
• Volumen de compra.
• Facilidades de producción.
• Condiciones del mercado.
• Situación geográfica.
• Transportación.
• Situaciones no previsibles (huelgas, incendios, etc.).

5. Explique la importancia de las políticas de compra.

son planes en el sentido de que son planteamientos generales o maneras de comprender que
orientan el pensamiento y la acción de los miembros de la empresa, delimitando un área
dentro de la cuál se debe asegurar que las decisiones sean consistentes y contribuyan al logro
de las metas.

6. Mencione los aspectos a considerar al formular políticas de compra y

explique la importancia de cada uno de ellos.
• Deben estar claramente expuestas.
• Ser razonables y fáciles de llevar a la práctica.
• Indicar los factores limitativos y determinantes.
• Toda decisión y aplicación debe basarse en ideas bien concebidas.
• Especificar los niveles que deben abarcar.

7. Mencione las ventajas al implantar políticas de compra.

• Permiten el ejercicio de la autoridad dentro de los límites establecidos.

• Permiten enmarcar el control que debe ejercer.
• Hacen comprensibles y explicativos los objetivos fijados.
• Delimitan y ordenan en un grado más desarrollado la actuación de los miembros de su área.
• Facilitan la resolución de problemas al haber establecido bases generales.

8. Describa el procedimiento general de la función de compras.

• Nacimiento del pedido.
• Elaboración, registro y seguimiento del pedido.
• Recepción, supervisión y colocación en los almacenes de los artículos solicitados
• Controles relativos a la recepción del artículo en el área solicitante.
• Conciliación de documentación y verificación de operaciones para proceder al pago
9. Mencione las ventajas que aportan los procedimientos en el área de
compras.
• Fijan en forma definida las responsabilidades y la autoridad.
• Definen específicamente las funciones y los deberes.
• Sustituyen las instrucciones verbales por las escritas.
• Reducen al mínimo la posibilidad de querer descargar en otros la responsabilidad de cada
quién.
• Presentan un cuadro completo del departamento.
• Establecen las clasificaciones del personal.
• Ayudan para la preparación del presupuesto y para la determinación de costos.
• Establecen una base para los cambios de organización.

10. Explique las ventajas de los programas de compras.

Son el instrumento administrativo que contiene la determinación de los diferentes pasos o
secuencias a seguir para la adquisición racional de materiales

atienden las variaciones que se presenten y cumplir con el control de producción en el

momento requerido

11. ¿ Como se definen y para que sirven los presupuestos?

El presupuesto se define como “la formulación de planes para un futuro periodo dado en
términos numéricos”.

Los presupuestos sirven dentro de la planeación como base de medición en la actuación real
de la empresa, pues sin ellos no se tendrá una medida de comparación que permita evaluar
los resultados

12. Mencione la clasificación de los presupuestos en el área de compras.

• Presupuesto de operación de la gerencia o área de compras.
• Presupuesto de compras de materiales o partes.

13. Explique en que consiste el presupuesto de operación y que conceptos comprende.

se refiere a las estimaciones de gastos a efectuar, necesarios para realizar la operación
normal de la misma

• Sueldos.
• Tiempo extra.
• Gastos de representación.
• Gastos de viaje.
• Comunicación (teléfono, fax, etc.).
• Papelería y artículos de escritorio.
• Mobiliario y equipo.
• Suscripciones.
• Cursos de capacitación.

14. Explique en que consiste el presupuesto de compra de materiales y cuál es la base

para su desarrollo.
incluye todas aquellas partidas que vienen a constituir el costo de los ensambles o partes
principales, esto es, materia prima, mano de obra directa, gastos indirectos y gastos de
operación

La base para el desarrollo del presupuesto se lleva a cabo de la siguiente forma:

• Presupuesto de producción.
• Determinación de compras. Piezas por volumen.
• Comparación contra el presupuesto empleado el año anterior.
• Revisión del resultado comparado con los puntos anteriores.
• Clasificación de los materiales a comprar.
• Análisis del incremento del costo (materiales, mano de obra, gastos indirectos, etc.) de
acuerdo al modelo inflacionario.
• Determinar los materiales vivos de sobrantes de producción del año anterior.
• Recálculo del volumen real a comprar.
• Determinación final del presupuesto.

CUARTA UNIDAD
ORGANIZACIÓN DE COMPRAS................................................... 48

Autoevaluación
1. Mencione los principios fundamentales de organización que se aplican en la
función de compras.
Principio del objetivo
Principio de la ubicación
Principio de la centralización
Principio de la sencillez
Principio de la armonía
Principio de la eficiencia

2. Explique los 7 principios fundamentales en el área de compras.

principio del objetivo, es decir, deben establecerse con claridad los fines que persigue
este departamento.
El principio de la ubicación consiste en definir la posición del área de compras dentro
de la estructura organizacional de la empresa, así como sus relaciones con los demás
sectores de la misma.
El principio de la centralización y descentralización consiste en que actividades
pueden ser centralizadas y cuáles descentralizadas dentro de los niveles y estructura
orgánica de la compañía.
El principio de la sencillez se refiere a que la organización del área o departamento de
compras debe ser lo más sencilla que sea posible con el fin de que se pueda cumplir con
el objetivo.
El principio de la armonía implica que la estructura de la organización debe de
funcionar de tal manera que las relaciones que tenga con los demás departamentos de la
empresa sean positivas.
El principio de la flexibilidad destaca que durante su funcionamiento el área de
compras deberá adaptarse a las cambiantes exigencias de la empresa.
El principio de la eficiencia es el resultado de todos los principios indicados
anteriormente en donde el objetivo de organizar las compras se entiende como el proceso
de combinar el trabajo que los individuos o grupos deben efectuar

3. Mencione los tipos de organización.

• Organización lineal
• Organización funcional
• Organización de línea y staff
4. Explique cada uno de los tipos de organización.
La organización lineal es aquella en la cuál la autoridad y responsabilidad correlativas,
se transmiten íntegramente por una sola línea para cada persona o grupo,
La organización funcional se basa en la especialización de funciones y la división del
trabajo que consiste en dividir las labores de la dirección de modo que cada individuo,
organización de línea y staff se destaca que literalmente la palabra “staff” significa
bastón o báculo que sirve de apoyo y que este tipo de organización se ha popularizado
para apoyar la organización lineal

5. Mencione las responsabilidades inherentes al área de compras.

Las responsabilidades propias e inherentes al departamento o área de compras
son, entre otras:

• Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de materias primas,

suministros y servicios necesarios a la empresa.

• Entrevistar a los proveedores o sus representantes, procurando que estas entrevistas se

hagan solo con personal del área de compras.

• Efectuar visitas a las plantas e instalaciones de los proveedores.

• Cotizar los precios, puntos de entrega, transporte, etc.

• Escoger al proveedor que más convenga a los intereses de la compañía y efectuar la

adjudicación de pedido.

• Negociar los tratos necesarios en caso de rechazos y ajustes.

• Vender los deshechos, sobrantes y artículos en desuso.

• Obrar de acuerdo con las políticas gubernamentales.

6. Explique ampliamente cada una de las responsabilidades señaladas

para el área de compras.

localizar y seleccionar sus fuentes de abastecimiento y ello se puede efectuar

consultando los directorios y periódicos del ramo de que se trate, catálogos, folletos,
panfletos y en general toda la literatura industrial y comercial que interese, así como
agentes de venta y por último el directorio telefónico.

entrevistas, es buena política que las efectúe siempre el personal del área de compras y
solo en aquellos casos en que se requieran aclaraciones de orden técnico, efectuarlos
con personal de otras áreas como ingeniería o producción

visitas a los proveedores diremos que en ellas se basa la confianza que el departamento
de compras puede generar hacia los mismos como tales

elección del proveedor el departamento de compras debe actuar como un juez al

considerar todos los factores que intervienen en la compra misma
sobrantes y artículos obsoletos varían en calidad, cantidad y valor respecto de las
empresas donde se origine,

políticas gubernamentales para comprar forma una de los deberes básicos, sobre todo
por lo que respecta a las importaciones.

7. Mencione las otras responsabilidades compartidas.

otras responsabilidades compartidas con otros departamentos éstas son las siguientes:

• El comprar o el hacer.
• La compra de equipo y construcciones.
• Establecer normas y especificaciones de compra.
• Control de existencias.
• Investigación de las compras

8. Explique a que se refiere el comprar o el hacer.

Al “hacer” deberemos tomar en cuenta varios factores, por lo que respecta a la primera
responsabilidad compartida, esto es, por ejemplo, utilizar parte de la capacidad productiva
de la planta que posiblemente no se ocupe y con esto lograr una producción más
económica.

9. ¿En qué debe basarse la decisión de comprar o hacer?

En tener en cuenta que el cliente lleve a cabo la decisión de querer comprar ya sea al tipo
de cambio o diseño

10. ¿Qué debe tomarse en cuenta en la compra de bienes raíces y

equipo?
su localización, facilidades de establecimiento por parte del gobierno tales como
exenciones de impuestos durante determinado tiempo, agua, electricidad, medios de
transporte, vías de comunicación, condiciones sanitarias, etc.

11. Mencione los factores a considerar en la estructura de la

organización dentro del área de compras.
• El nivel general de la organización que la misma empresa haya logrado y sus
perspectivas de desarrollo.
• Las oportunidades que haya de especializar al personal.
• La coordinación existente entre el almacén y el departamento del control de producción
o sus equivalentes, según el caso.
• La situación de los mercados.
• Las diversas dificultades por las cuáles atraviesan los aprovisionamientos.
• La heterogeneidad de las compras y el número de ellas efectuadas durante algún plazo,
generalmente un año.
• El grado de centralización o descentralización que se tenga previsto.
12. ¿Qué entiende por coordinación de compras con las demás áreas
de la empresa?
El área de compras debe coordinarse y comunicarse con las demás áreas de la empresa
por lo que el jefe o gerente de compras tiene que ser un diplomático con los responsables
de las demás áreas de la misma.
QUINTA UNIDAD
EL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS.......................................... 60

1. Mencione los pasos típicos en los procedimientos de compras.

• Iniciación del procedimiento de compra.
• Determinación de lo que hay que comprar y de cuanto hay que comprar.
• Estudio de las condiciones del mercado.
• Determinación de las fuentes de abastecimiento.
• Obtención de un precio favorable.
• Adjudicar y preparar el contrato de compra.
• Conseguir la entrega de los materiales.
• Comprobar la terminación del contrato.

2. Mencione los medios concretos para la delegación formal de

autoridad para realizar las compras.
• Programa de producción.
• Requisición de compra iniciada en la sección de registros de existencias como
consecuencia del funcionamiento de rutina de los registros de almacén.
• Requisición de compra iniciada por ciertas personas. autorizadas distintas al jefe de
almacén.

3. ¿Qué es una requisición de compras?

Es una forma de uso por medio de la cuál la administración de abastecimientos hace
llegar sus necesidades al área o departamento de compras de los distintos materiales que
se necesitan para la alimentación de las líneas de producción, mantenimiento y mobiliario
de la empresa.

4. Menciones los aspectos que se recomienda revisar antes del

manejo de las requisiciones.
• Traer las firmas de aprobación necesarias.
• Indicar las fechas de entrega solicitadas.

• Estar indicada la cantidad y la unidad.

• Venir acompañada de especificaciones y/o muestras para la identificación correcta del
material o servicio.
• Precisar la cuenta de aplicación correcta.

5. ¿Que implica el estudio de las condiciones del mercado?

puede implicar un análisis de las existencias disponibles del material, la tendencia de la
oferta, los precios corrientes del mercado y otros factores

6. Mencione las fases para el estudio de las fuentes de

abastecimiento.
Primero, hay que localizar las fuentes de abastecimiento; segundo, hay que juzgarlas y
evaluarlas.
7. Mencione las características a estudiar para determinar las fuentes
de suministro.

• Proceso de fabricación.
• Tipo de instalación.
• Maquinaria.
• Capacidad financiera.
• Organización del proveedor.
• Volumen de ventas.
• Clientes que manejan fuentes de materia prima.
• Las líneas de productos que manejan.
• La posibilidad de que quieran trabajar con la empresa.

8. Mencione las maneras de localizar fuentes apropiadas de

abastecimiento.
• Revistas y directorios.
• Archivos de catálogos.
• Vendedores.
• Asociaciones de fabricantes y compradores.
• Visitas a los centros fabriles.
• Registros de cotización de proveedores.

9. Mencione las características a tomar en cuenta para la selección

del proveedor.

• En el proceso efectivo de la selección se debe de considerar el resultado del análisis del

mercado.
• Se deberá efectuar un estudio inquisitivo en el que se calificarán las ventajas o
desventajas de las posibles fuentes.
• El estudio de la negociación que lleva a la selección y a la emisión de un pedido inicial.
• El estudio del comportamiento en cuanto a consideraciones pactadas en ocasiones
anteriores.

10. Explique en que consiste el registro de proveedores.

consiste en abrir un archivo por orden alfabético que servirá para guardar los resúmenes
de cotizaciones, listas de precios, catálogos, circulares y en si, toda la información que
pueda obtenerse sobre las mercancías que se compran o que pueden sustituir a las
mismas

11. ¿Cuál es la función del fomento de proveedores?

tiene como principal responsabilidad la de encontrar, formar y desarrollar un grupo de
proveedores que suministren a la empresa los materiales para su siguiente operación.
12. Mencione las etapas para realizar la función del fomento de
proveedores.
investigación, el análisis de alternativas, la selección definitiva, el desarrollo y la
evaluación de los proveedores.

13. Mencione los aspectos a considerar para una buena relación con
los proveedores.
la situación financiera, la calidad, el equipo y maquinaria adecuada, el deseo de promover
buenas relaciones comerciales y obtener el mejor precio

14. Explique cada uno de los aspectos para tener buenas relaciones
con los proveedores.
• Equidad.
• Integridad.
• Servicio.
• Progresividad.
• Amistad.
• Diversiones o regalos de los proveedores.
• Reciprocidad.

15. Mencione los puntos importantes a los que debe dedicar atención minuciosa un
jefe de compras.
debe enterarse de cuáles son los cauces del mercado por los que se mueven los
materiales que hay que comprar; enterarse de cuáles son los factores y las fuerzas que
actúan en esos mercados

16. Mencione los factores a considerar para realizar la negociación de

la compra.

• La calidad.
• El precio.
• Garantía y servicio.
• Tiempo de entrega.
• Las condiciones de pago.
• Condiciones contractuales.

17. Explique cada uno de los factores a considerar para negociar las
compras.

La calidad es el conjunto de requisitos que debe reunir lo comprado para satisfacer las
necesidades de la empresa.

precio es el valor asignado a un bien material o servicio de acuerdo con su valor

intrínseco, así como a la oferta y demanda existente en ese momento.

garantía y servicio el contrato de compra lleva implícita la garantía de que el vendedor

suministrará mercancías de la clase y descripción exacta que se especifica
tiempo de entrega es un renglón muy importante en la toma de decisión para la
selección del proveedor

Condiciones de pago refleja lo negociado por el comprador con el proveedor en

relación con un presupuesto

condiciones contractuales se especifican en el impreso del que suele hablarse para la

compra, generalmente se le denomina pedido de compra o simplemente pedido, se
convierte, después de aceptado por un proveedor, en un contrato para la venta y la
compra de mercancías y servicios especificado

SEXTA UNIDAD
COMPRAS NACIONALES E INTERNACIONALES..................... 76
Autoevaluación
1. Explique las dos consideraciones en que se basan las compras nacionales.
La primera es que una fuente local puede, frecuentemente, ofrecer un servicio más
confiable que otra que se encuentre localizada a grandes distancias,

Una segunda base para inclinarse por fuentes de abastecimiento locales, es sobre
aspectos bastante razonables, pero menos evidentes: la empresa le debe mucho a la
comunidad regional, es en ésta donde viven la mayor parte de sus empleados, y
frecuentemente una porción substancial de su respaldo financiero, así como una parte
importante de sus ventas provenientes de la localidad.

2. Explique la importancia de las compras nacionales.

son realizadas tanto por el sector privado como por el sector público ya que ambos
representan un factor importante en la economía nacional en virtud de la cantidad de
recursos financieros que se asignan para la adquisición de los bienes y servicios que se
requieren para la operación y el cumplimiento de los objetivos de las empresas privadas y
de las dependencias gubernamentales.

3. Explique los aspectos principales de las compras en las empresas privadas.

deberá enfrentarse a fuertes técnicas de mercadotecnia, con el objeto de asegurarse que
las necesidades de compras de la organización, en un futuro, podrán ser satisfechas
adecuadamente.

4. Mencione que niveles comprende el sector público.

comprende gobiernos federal, estatal, municipal, sistemas escolares del gobierno,
bibliotecas públicas, universidades, empresas paraestatales y demás aspectos
gubernamentales.
5. Explique la importancia de las compras del sector público.
Permite aumentar los beneficios de la empresa, ya que las compras representan unas
cantidades importantes para la empresa.

Condiciona seriamente la calidad del producto final, ya que deben adquirirse las materias
primas y auxiliares adecuadas para que el proceso de producción se realice con eficacia.

6. Mencione los objetivos de las compras del sector público y del

sector privado.
• Asegurar la continuidad de abastecimiento para poder satisfacer las necesidades de
operación y de servicio.
• Evitar duplicación y despilfarro.
• Poder mantener los estándares de calidad requeridos en las compras de bienes y
servicios.
• Desarrollar un ambiente de colaboración entre las áreas de compras, respecto de todas
las áreas, departamentos, dependencias y compañías a quienes se les brinda servicio.
• Obtener el máximo de ahorros a través de innovaciones en compras mediante la
aplicación de técnicas de análisis de valor.
• Administración de la función de compras con una eficiencia interna.
• Efectuar las compras al precio más bajo, con buena calidad, así como los requerimientos
de funcionalidad y oportunidad de entrega.

7. ¿Por qué las compras gubernamentales tienen un procedimiento estandarizado?

Por lo general las compras pequeñas y las de emergencia se negocian por teléfono,
llamando a una o dos fuentes locales de suministro.

8. Explique que implican las compras mayores.

especifica que todas las compras que exceden cierta cantidad, deben ser hechas a través
de concursos públicos, debiendo ser las ofertas abiertas en público

9. ¿Qué entiende por concurso público?

es realizar una obra o servicio cumpliendo una serie de requisitos técnicos y
administrativos y al mejor precio posible para la administración.

10. Explique las razones por las que no existen procedimientos de compras
estándares en el sector privado.
11. Mencione las etapas para realizar transacciones de compras en el
sector privado.
• Reconocimiento de la necesidad.
• Descripción de requerimiento.
• Selección de las fuentes posibles de suministro.
• Descripción del precio y disponibilidad.
• Colocación del pedido.
• Seguimiento y activación del pedido.
• Revisión y recepción.
• Verificación de la factura.
• Discrepancias de procesamiento y rechazos.
• Cierre de los pedidos completos.
• Mantenimiento de registros y archivos.

12. ¿Porqué son importantes las compras al extranjero?

han tomado vital importancia, desde la primera mitad del siglo XX y la aceleración de los
cambios tecnológicos, económicos y sociales que se han suscitado en el mundo en las
últimas dos décadas y actualmente en pleno siglo XXI en el marco de un mundo
globalizado.

13. Explique la tendencia de los administradores al realizar importaciones.

es debido a que se han reducido las tarifas aduanales, mediante convenios mercantiles, a
las innovaciones tecnológicas, a que los medios de transporte son muy rápidos, al
incremento en el uso del inglés en el mercado internacional y a los tratados de libre
comercio y acuerdos internacionales con múltiples países del mundo.

14. Mencione las situaciones que dan origen a compras en el extranjero.

• La obtención de mercancías, maquinaria y equipo de países extranjeros, que no se
producen en México.
• La calidad de productos específicos.
• El precio más bajo en ciertos productos y servicios.
• La adquisición de mercancías en un país extranjero para usarlas en otro.
• Los convenios y bloques de libre comercio y producción.

15. Explique los procedimientos generales para realizar compras en el Extranjero

• Procedimiento para contratar directamente con un fabricante.
• Procedimiento por contrato, por corredor de importaciones.
• Procedimiento al tratar con una gente, comerciante o corredor, exportador extranjero.
16. ¿Cómo se clasifican las restricciones al comercio exterior?
• Limitaciones a cambios en otros, como son las licencias para comprar cantidades
exactas en divisas extranjeras para fines específicos.

• Reglamentación de importaciones; requiere previo permiso para importar mercancías de

procedencia extranjera, casi siempre de la misma clase y cantidad.

• Tarifas aduanales, las cuáles restringen las importaciones extranjeras, cobrando altos
derechos de importación.

17. ¿Qué debe contener un permiso de importación?

declaración de la conversión de la divisa autorizada, mercancía, importe,
especificaciones, pago y límite de tiempo para el embarque o llegada de la mercancía

18. Mencione y explique los documentos que más se usan en una

transacción internacional.
1. Conocimientos de embarques.
Este documento debe ser para enterarse de que será limpio de carga de abordo, emitido
por la compañía de navegación, aceptado el embarque y detallada la cantidad,
descripción y marcas de las mercancías que se van a transportar mismo que comprende:

a) El certificado de origen es una declaración de entradas en las aduanas del país

importador certificando el origen de las mercancías señaladas.

b) El certificado de peso es para determinar el kilaje, obtenido por un pesador de la

oficina de gobierno o un particular, se usa para precisar y dar fe de la cantidad embarcada

2. Certificado de análisis.
Es para artículos de análisis químico o de otra naturaleza o especificación de calidad y lo
determina un analista oficial siendo la base para la aceptación o arreglo del contrato de
compras. El certificado contiene:

a) El certificado de inspección que identifica el material exacto embarcado, para

asegurarse de que las mercancías estén listas para ser recibidas, son exactamente
igual a las especificadas.

b) Póliza o certificado de seguro que es un documento importante para todos los

requisitos de embarque de importación, se da de acuerdo al convenio entre el
comprador y el vendedor para cubrir riesgos en la transacción en términos de
procedimientos normales.
 3 Marcas en los bultos. Los compradores deben conocer y ver cuáles son las
marcas que les exige el gobierno, las autoridades portuarias y aduanales, que deben
aparecer en las facturas respectivas que amparan las mercancías correspondientes.

4. Cartas de crédito. Es el método más común de financiar y arreglar pagos de

importaciones, son emitidas por los bancos que intervienen en el comercio internacional
pudiendo ser revocable o irrevocables.

5. Seguros.
Son documentos que sirven para amparar cargas en transportes trasatlánticos y
embarques nacionales de cabotaje de una costa a otra.

19. ¿Cuál es el objetivo de los acuerdos internacionales de comercio?

regular las economías de los países que los suscriben, dichos acuerdos o tratados giran
en torno al estudio de nuevas formas de comercialización y de eliminación de barreras
arancelarias
SÉPTIMA UNIDAD
COMPRAS DE BIENES DE CAPITAL, REFACCIONES Y
ARTÍCULOS DE OFICINA............................................................ 92

Autoevaluación
1. Explique que son los bienes para múltiples usos, y los bienes para
uso exclusivo.
Una clasificación de bienes de capital se refiere a bienes para múltiples usos y bienes
para uso exclusivo, los primeros se ocupan en varias industrias, tienden a tener una vida
tecnológica más amplia y a haber un valor de deshecho.

Los bienes para uso exclusivo, están diseñados para una o varias operaciones y como
son mercancías de ocupación específica, se restringe su ocupación potencial y su utilidad
se relaciona con las operaciones que realiza, pudiendo ser a un solo cliente o a una
industria

2. Explique las diferencias entre las compras de equipo de capital y

de otros artículos.
es que el equipo principal de producción debe identificarse detalladamente en los
registros, los cuáles se utilizan como base para la depreciación, para los pedidos de
repuesto y para las necesidades operativas y de servicio

3. Mencione las características de los bienes de capital.

A) .- Bienes de múltiples usos: • Tienen un periodo de vida más largo. • Sirven para
realizar diversas actividades básicamente en la industria. • Tienen un valor de deshecho
elevado. • Su valor de compra se capitaliza.

B).- Bienes de uso específico:

• Se ocupan en actividades definidas de una industria o cliente. • Tienen valor de

deshecho más bajo que el de múltiples usos. • Su vida útil se termina antes de que esté
totalmente desgastada.

C).- Bienes de uso menor:

• Son accesorios que se utilizan por su capacidad auxiliar. • No se capitalizan. • Su valor

de deshecho es demasiado bajo. • Son estandarizados.

4. Mencione las situaciones que originan las compras de bienes de capital.

• Más economía en la forma de operar.
• Superior productividad.
• Mejor calidad.
• Confiabilidad en su uso.
• Ahorro de tiempo y costos.
• Más durabilidad. • Mayor seguridad.
• Poder menos contaminante.
• Otros factores de protección en casos de emergencia
5. Mencione la clasificación de los bienes de capital del gobierno federal.
• Mobiliario.
• Equipo de administración.
• Maquinaria y equipo agropecuario.
• Maquinaria y equipo industrial.
• Maquinaria y equipo electrónico.
• Equipos y aparatos de comunicación de telecomunicaciones.
• Equipos de computación electrónica.
• Maquinaria y equipos diversos.
• Vehículos y equipo terrestre.
• Vehículos y equipo marítimo y fluvial.
• Vehículos y equipo de transporte aéreo.
• Equipo y materiales para instalaciones.
• Equipo médico. • Instrumental médico
• Herramientas y máquinas – herramienta.
• Accesorios mayores.

6. Explique la importancia de las compras de refacciones.

implica que toda la empresa cuente con existencias de refacciones, ya que nadie está
exento de que llegue a hacerse necesario el contar con una cantidad de las mismas, para
salir adelante en el momento y no se pare la producción, con todos los inconvenientes
respectivos

7. Mencione las razones para decidir la compra o fabricación de ciertos tipos de

refacciones.
• Ventajas económicas.
• Razones de calidad.
• Seguridad en los suministros.
• Necesidad de posibles fuentes de abastecimientos.
• Instalaciones de investigación y desarrollo de un proveedor.
• Conservación de la buena disposición de la clientela.
• Subcontratación impuesta.

8. Explique en que consiste el mobiliario y equipo así como los enseres.

Se entiende por mobiliario y equipo de oficina a los bienes que amueblan y a los
instrumentos de oficina de uso duradero que equipan un negocio y que cubren una
necesidad específica. Los enseres, se refieren a toda clase de artículos que se van
necesitando durante la operativa misma de la empresa.

9. ¿A qué se refieren los conceptos de bienes muebles, equipos de oficina y

artículos de papelería?
incluye escritorios, sillas, mesas, archiveros, armarios y demás objetos de los que esta
provista una oficina, teniendo como objetivos principales, el mejoramiento substancial en
la eficiencia de ésta, así como la apariencia que de ella se deriven.

El equipo de oficina comprende todos aquellos bienes que independientemente de los

muebles, desempeñan un papel productivo dentro de la oficina
artículos de papelería es tan amplio como los dos anteriores y se compone de todos
aquellos documentos previamente impresos que la empresa necesita para llevar el control
administrativo y dejar evidencia de las operaciones realizadas

10. Explique los elementos mínimos a tomar en cuenta al comprar equipos de

oficina, así como las recomendaciones al respecto.
• Tipo.
• Duración.
• Distribución.
• Precios.

OCTAVA UNIDAD
EL CONTROL DE LAS COMPRAS........................................... 103

Autoevaluación
1. Explique el alcance del control en la función de compras.
El ejercicio del control es llevado a cabo por los diferentes niveles de supervisión
establecidos en el área de compras y viene a ser la respuesta al principio de la delegación
de autoridad, es decir, que es ejecutado por todos aquellos que en la escala jerárquica de
la organización tienen facultad de mando como un instrumento de guía y evaluación de
las metas establecidas.

2. Explique la utilidad de establecer controles en las compras.

• Conocer de inmediato las características de los proveedores.
• Determinar la oportunidad en el abastecimiento de los suministros.
• La consulta constante permite un ahorro de tiempo.
• Permiten llevar registros de las diferentes características de compras hechas
anteriormente.
• Hacen necesario mantener actualizada la información en forma clara y concisa de los
datos, características, especificaciones, cambios y productos o servicios que se requieren.

3. Mencione los principales controles que sirven como fuente de

información al comprador.
• Tarjeta de control de compras.
• Control de especificaciones de materiales.
• Registro de contratos. • Control de requisiciones.
• Control de pedidos y órdenes de compra

4. Mencione que debe contener una tarjeta de control de compras.

• Número de parte, código o alfabeto.
• Descripción de características y especificaciones del producto.
• Nombre de proveedores que han hecho y cotizado el producto.
• Volúmenes y precio de lo cotizado.
• Descuentos. • Fecha.
• Número de requisición.
• Número de orden de compra.
• Cantidad comprada.
• Observaciones.
5. Explique la importancia del control de requisiciones.
El control de requisiciones tiene como fin mantener información constante acerca del flujo
que va registrando la atención de los requerimientos, para que de ésta forma, mediante
un resumen mensual se pueda evaluar el porcentaje de eficiencia que está teniendo el
área de compras y así mismo darse cuenta de los requerimientos que no han sido
atendidos y buscar una solución,

6. Explique para que sirve el control de pedidos.

nos permitirá conocer la situación real que guardan los mismos tanto en sus entregas
como en sus atrasos y poder de esta forma evaluar el nivel de servicios que está teniendo
el grupo de proveedores potenciales.

7. Mencione los reportes e informes más importantes en el área de compras.

• Reporte de pedidos colocados.
• Situación de las muestras iniciales.
• Descuentos por pronto pago.
• Ahorro sobre costos.
• Ventas de material inutilizable.
• Resumen de actuación de proveedores, etc.

8. Explique en que consiste el método de evaluación más usado en el área de

compras.
requieren que los administradores de compras y los niveles directivos tengan una
concepción clara de la naturaleza de la función implicada, en este caso, la función de
compras dentro de la empresa.

9. Mencione las técnicas que se utilizan en el sistema de evaluación

correspondiente al método de los ahorros.
• El uso del análisis del valor para eliminar los costos innecesarios.

• El hallazgo de productos sustitutos que se traduzcan en reducción de costos.

• El desarrollo de mejores fuentes de abastecimiento.

• La mejora en las técnicas de negociación que redundan en mejores precios.

• El uso de técnicas para reducir tiempos de entrega o eliminen la necesidad de mantener

inventarios de mantenimiento.

10.Explique la importancia de la evaluación en la función de compras.

para medir la eficiencia de compras deberá llamar la atención de la dirección ya que
donde la función de compras es desempeñada con eficiencia, eficacia y honradez las
utilidades de la empresa se incrementarán.
NOVENA UNIDAD
LA ÉTICA EN LA FUNCIÓN DE COMPRADORES…………………………112

Autoevaluación
1. Explique la importancia de la ética en las compras
ya que lleva implícita una gran cantidad de poder y por consiguiente existen varias
posibilidades de abusar de él.

2. Mencione principios éticos para las compras según la ANAC.

• Lealtad a su Institución.
• Justicia para aquellos con quién comercia.
• Fe en su profesión

3. Mencione las normas de practica para las compras según la ANAC.

• Considerar, primero, el interés de su empresa en todas las transacciones, creer y seguir
sus políticas.
• Aceptar un consejo competente de sus colegas, siempre que sean competentes con la
dignidad y responsabilidad de su cargo.
• Comprar sin prejuicios, tratando de obtener máximo valor por el dinero gastado.
• Adquirir conocimientos de los materiales y de los procesos de fabricación, implantar
métodos prácticos para la ejecución de su trabajo.
• Ser honrado y veraz cuando compra o vende, así como denunciar todas las formas y
manifestaciones de soborno comercial.
• Conceder una recepción pronta y cortés a todos los que llegan con una misión comercial
legítima.
• Respetar sus obligaciones y exigir que los deberes para con él y con su trabajo, sean
acatados, sin menoscabo de la buena práctica comercial.
• Evitar las prácticas indeseables.
• Aconsejar y ayudar, a sus agentes de compras y compañeros en el cumplimiento de sus
deberes.
• Cooperar con todas las organizaciones y con los individuos dedicados a actividades
tendientes a aumentar el desarrollo y el prestigio de las compras

4.Mencione puntos importantes de la ética en las obligaciones de los compradores

• No debe darse información confidencial a un proveedor competitivo.
• Cuando se soliciten muestras y éstas se entregan, deben estar sujetas a una prueba, así
como notificar al proveedor los resultados de la misma.
• El factor “personalidad “deberá eliminarse cuando se evalúa a un proveedor, el asunto
se verá objetivamente y se comprará de acuerdo a lo que decida, a un proveedor, aunque
éste le desagrade, siempre y cuando ofrezca el mejor producto al precio más bajo y
superior servicio.
• El gerente de compras eficiente se mantendrá mentalmente dispuesto y receptivo a las
nuevas ideas, no debiendo prejuzgar un artículo.