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Curso.
Administración Documental en el Entorno Laboral.
Código. 1606238
Presentado a:
Lily Rose Robinson May
Instructora y compañeros aprendices
EVIDENCIA 3.
De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de
aprendizaje
Cada aprendiz entregará un informe del paso a paso para la recepción o
radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente
contexto.
Desarrollo
Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del
funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.
1)CARTA
Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con
la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos,
entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.
ENTRADA
Nº Fecha de
orden entrada Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos
de Día Mes
entrada
SALIDA
3. Correspondencia interna:
En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva
un registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de
comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser:
único
o existir tantos como departamentos haya
(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)
2) CORRESPONDENCIA
Correspondencia Recibida
Recepción
Registro en el Sistema
Correspondencia enviada
Elaboración
Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias
cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento
no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados
con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben
llevar el visto bueno del
Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una
numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble
ejemplar.
Entrega
Registro en el sistema
Archivo de la correspondencia
4)FACTURA
5)DERECHO DE PETICIÓN
8. Se diligencian los datos faltantes como Asunto, Tipo de documento (en este
caso solo aparece Memorando Interno), dependencia y usuario actual (Cuando el
memorando es anexo de un radicado padre debe aparecer la dependencia y el
usuario que realiza la radicación)
16. En la vista "Documentos" dar click al vínculo llamado "Anexar Archivo" el cual
lo lleva a una ventana preliminar donde se debe seleccionar el Tipo de documento
a anexar. En esta lista desplegable solo se podrán anexar aquellos documentos
que cada dependencia puede manejar.
17. Se selecciona el tipo de documento (Memorando Interno) y se da click en el
botón "Aceptar"
18. Inmediatamente se despliega una ventana para seleccionar los datos del
destinatario y seleccionar la plantilla ya preparada correspondiente al Memorando.
a. Seleccionar el destinatario al cual se radica el memorando.
b. Seleccionar el tipo de anexo: " Procesador de texto (.odt)".
c. Marcar la caja de chequeo que indica que el documento que va a
anexar requiere ser radicado.
d. Escribir una breve referencia que describa el documento que va a
anexar.
e. Adjuntar el documento que ya ha preparado y que va a anexar para
su respectiva radicación.
Toda entidad pública o privada con funciones públicas está en obligación de tener
centralizada y organizada la información, permitiendo un mayor control, mayor
eficiencia y transparencia a la hora de ser solicitada por los entes de control,
dando cumplimiento a las normas establecidas por el gobierno nacional y los entes
directivos encargados de regular la función archivística del país.
--------. Acuerdo 049 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7
“Conservación de Documentos” del
Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales
destinados a archivos”.
--------. Acuerdo 056 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 45, “Requisitos
para la Consulta” del cápitulo V,
“Acceso a los documentos de archivo”, del reglamento general de archivos.
------
https://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-de-
documentos.pdf
https://www.enelchile.cl/content/dam/enel-
cl/conocenos/proveedores/documentos/Pol%C3%ADtica%20recepci%C3%B3n%2
0de%20documentos%20tributarios.pdf
http://recedocumen63623.blogspot.com.co/