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Informe “Administración Documental”.

Curso.
Administración Documental en el Entorno Laboral.
Código. 1606238

Yurley Cardenas Riaño


Aprendiz

Presentado a:
Lily Rose Robinson May
Instructora y compañeros aprendices

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA,


Administración documental en el entorno laboral
Cimitarra/Santander
Febrero del 2018
INTRODUCCION

Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o


departamentos que se encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tamaño e
importancia de la empresa, esa persona o departamento se dedicará
exclusivamente a ello o, por el contrario, realizará además otras funciones.

“El artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia


señalaque las entidades deberan elaborar programad de gestión de documentos
pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas
aplicaciones deberán observarse los principios y los procesos archivísticos.”

Es por ello que se realiza este informe “Administración Documental” para


mostrar paso a paso la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de
documentos de diferente contexto de las comunicaciones que entran y salen de la
empresa, para las que es conveniente establecer un registro, ya que; permite
mayor rapidez en su localización; los escritos pueden extraviarse en el envío de
una sección a otra; constituye un control interno de las comunicaciones recibidas y
emitidas.
Existen tres tipos de registros: Registro de entrada - Registro de salida -
Correspondencia interna (comunicación interna).
INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”.

Tras la realización de las actividades anteriores en este momento, se ha logrado


reflexionar, contextualizar y apropiar los conceptos más representativos que
permiten reconocer y asimilar la definición de administración, los pasos para la
administración documental, principios y normas archivísticas aplicados en los
procesos técnicos de recepción y despacho de comunicaciones oficiales, las
disposiciones de la Norma Icontec 185, las comunicaciones internas y
documentación para recepción y despacho de documento y el embalaje de los
mismos. Para cumplir con esta evidencia, es importante haber revisado, leído y
comprendido el material de estudio presentando en esta guía.

 EVIDENCIA 3.
De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de
aprendizaje
Cada aprendiz entregará un informe del paso a paso para la recepción o
radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente
contexto.

Desarrollo

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de


verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o


producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del
funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

Definición de medios de recepción


Recibo de documentos oficiales
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo
Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)
Asignación consecutivo de envíos

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:


Asignación de consecutivo, fecha y hora
Impresión de rótulo de radicación
Relación entre los documentos recibidos y enviados
Registro impreso de planillas de radicación y control
Elaboración de estadísticas

1)CARTA

Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con
la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos,
entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.

A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia


y será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.

 Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:


REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA

ENTRADA

Nº Fecha de
orden entrada Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos
de Día Mes
entrada

Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:


2. Registro de salida carta:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y


prepararla para su emisión.

Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y


estampados con el mismo sello.

En el sello debe aparecer:


 el número de registro
 la fecha
 el destinatario
-Original: se envía al correo
-Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente
comunicación
 Formato del registro de salida:
REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA

SALIDA

Referencia Fecha Nº Clase Anexos Destinatario Asunto


orden
de
salida

3. Correspondencia interna:
En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva
un registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de
comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser:
 único
 o existir tantos como departamentos haya
(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)

2) CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja


de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema
de Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el
efecto.

Correspondencia Recibida

Recepción

Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de


información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:

1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de


Información.
2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de
origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento
manual).
5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su
conocimiento, registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema

El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la


correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en
el sistema el o los responsables(s) de la ejecución del requerimiento. El número
correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento para su
posterior seguimiento.

Correspondencia enviada

Elaboración
Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias
cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento
no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados
con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben
llevar el visto bueno del
Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una
numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble
ejemplar.

Entrega

La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada


funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio
tiempo asignado al departamento, quien entregará el documento original en el
departamento de destino y hará sellar la copia del mismo.

Registro en el sistema

Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de


Sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de
Correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo que emite
el sistema en la copia de la correspondencia enviada.

Archivo de la correspondencia

Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I.


devolverá la copia al asistente para que la guarde en el archivador
correspondiente.
3) CUENTAS DE COBRO:

*Cuando un oficio o cuenta de cobro llega, se realiza la recepción revisando los


datos más importantes como fecha, número de documento, anexos y también las
copias (si se trata de una cuenta de cobro son dos copias, una que reposará en el
archivo de la oficina y una dirigida a la Secretaría de Hacienda del distrito).

*Una vez realizada la revisión se procede a recepcionar el documento a través de


un formato donde se registran los datos más relevantes como la fecha de
recepción, tipo de documento, nombre y firma de la persona que entrega el
documento.

*Luego se entrega la carta de recibido a la persona que entrego el documento.

*La persona encargada de la recepción de la documentación que en este caso es


la asistente en ventanilla procede a guardar la documentación y anexos si fuera el
caso en una carpeta (si se trata de una cuenta de cobro los documentos se
trasladan a otras dependencias de la secretaría de Hacienda para hacer efectivo
el pago de la misma).

4)FACTURA

Recepción: Se recibe en la ventanilla única de archivo


Radicación: se radica mediante un software que emite un sticker con el número de
radicado, fecha de recepción y entidad que envía
Registro: se registra en el software de correspondencia
Distribución: se lleva al área de Contabilidad

5)DERECHO DE PETICIÓN

Recepción: Llega el derecho de petición solicitando una indemnización sustitutiva


de pension.
Clasificación: Se separa en los documentos con términos de tiempo para la
respuesta.
Distribución: Se direcciona a la oficina de Fondo de Pensiones de la entidad.
Proceso: Se verifica la información laboral del solicitante y se procede a iniciar el
trámite indicando documentación requerida para el lleno de los requisitos oficiando
al solicitante.
Salida: Cuando se emite el comunicado de respuesta informando al solicitante los
requisitos exigidos para el lleno de los requisitos para acceder al derecho.
6). MEMORANDO

Las Comunicaciones Oficiales Internas corresponden al conjunto de documentos


generados por las diferentes dependencias de la Entidad en desarrollo de sus
funciones con destino interno.

Para radicar un memorando interno se debe:

1. Tener los permisos establecidos para la radicación de Memorandos.

2. Elaborar el archivo con el memorando previamente en formato odt, en la


plantilla diseñada para tal fin (Memorando_Interno), que se encuentra disponible
en la barra superior derecha de la interface web de orfeo:

3. Ingresar por el módulo de carpetas en “RADICACION Memorando”


4. El sistema despliega un formulario donde se realiza una verificación previa para
saber si el memorando que se radicará es una respuesta generada a un radicado
ya existente y asi realizar las relaciones de anexo o de asociado según sea el
caso.

Cuando se va a anexar el memorando a un radicado padre, este deberá estar


asignado en Orfeo al mismo usuario que realiza la radicación.

5. Para anexar el memorando a un radicado padre se digita el No. del Radicado,


en el campo asignado, se selecciona el rango de fecha y se da click sobre el botón
“BUSCAR”,

6. Cuando el documento es encontrado por el sistema se marca el botón de


selección, y se da click en el botón "Como Anexo"

7. El sistema ingresa a un módulo de radicación donde se debe digitar la fecha del


documento y luego pasar a los datos generales del documento que son
diligenciados en tres pestañas diferentes de acuerdo a las siguientes indicaciones:
Remitente: Persona o empresa que remite el documento a la entidad.

Predio: Persona o empresa que se encuentra afectada.

Empresa: Empresa de Servicios Públicos ESP, contra la que se presenta la


denuncia.

Cuando se hace anexo a un radicado ya existente estas pestañas aparecerán


alimentadas con la información correspondiente, de lo contrario se ingresa por el
botón Buscar para diligenciar esta información.

Para el caso de los memorando internos se puede realizar la búsqueda por


FUNCIONARIO

8. Se diligencian los datos faltantes como Asunto, Tipo de documento (en este
caso solo aparece Memorando Interno), dependencia y usuario actual (Cuando el
memorando es anexo de un radicado padre debe aparecer la dependencia y el
usuario que realiza la radicación)

9. Cuando la información se encuentra completa se da clic en el botón RADICAR.

10. El sistema despliega una pantalla con la confirmación del número de


radicación de la Resolución. Esta numeración tiene la misma estructura y su
secuencia se maneja de la misma forma que la de correspondencia de salida. Es
decir, un consecutivo único para el nivel central y uno para cada una de las
territoriales, pero en lugar de raya uno (-1), los Memorandos Internos tienen
número de identificación raya cinco (-3) al final. Ejemplos: (AAAA DEP 000000 3)
= 2005 524 000001 3, 2005 800 000002 3 , 2005 400 000003 3 , 2005 600
000004 3, 2005 100 000005 3, etc...)

11. Hacer click sobre el botón "CERRAR VENTANA".

12. El documento que ha sido radicado queda ubicado en la carpeta de "Memos"


del usuario.

13. Ingresar a la carpeta Memos

14. Ubicar el radicado perteneciente al memorando y hacer click sobre el vínculo


de "Fecha de radicado"

15. Hacer click sobre la pestaña "Documentos".

16. En la vista "Documentos" dar click al vínculo llamado "Anexar Archivo" el cual
lo lleva a una ventana preliminar donde se debe seleccionar el Tipo de documento
a anexar. En esta lista desplegable solo se podrán anexar aquellos documentos
que cada dependencia puede manejar.
17. Se selecciona el tipo de documento (Memorando Interno) y se da click en el
botón "Aceptar"

18. Inmediatamente se despliega una ventana para seleccionar los datos del
destinatario y seleccionar la plantilla ya preparada correspondiente al Memorando.
a. Seleccionar el destinatario al cual se radica el memorando.
b. Seleccionar el tipo de anexo: " Procesador de texto (.odt)".
c. Marcar la caja de chequeo que indica que el documento que va a
anexar requiere ser radicado.
d. Escribir una breve referencia que describa el documento que va a
anexar.
e. Adjuntar el documento que ya ha preparado y que va a anexar para
su respectiva radicación.

19. Al hacer click sobre el botón "ACTUALIZAR" el archivo se anexa y la ventana


muestra un aviso que indica que se llevó a cabo la operación con éxito. Hacer click
sobre el botón "cerrar" para salir de esta ventana. Es importante esperar que
aparezca la confirmación del archivo anexado correctamente, antes de dar click en
el botón "Cerrar", de lo contrario el archivo no será anexado correctamente
presentándose posteriormente problemas al intentar abrirlo.

20. La vista “Documentos” mostrará entonces el registro correspondiente al


documento que ha anexado.

21. Si ya se ha revisado el documento y está satisfecho con el contenido hacer


click sobre el vínculo "Asignar Radicado" (este vínculo sólo aparecerá a aquellos
usuarios que tengan este permiso). El sistema le preguntará si está seguro de
realizar la operación. Para confirmar hacer click sobre el botón "Aceptar" o de lo
contrario hacer click sobre el botón "Cancelar" para volver a la forma anterior.
22. Al seleccionar la opción “Aceptar”, el sistema muestra una pantalla en la cual
aparece el número de radicado que le ha sido asignado al documento. (Este
corresponde al mismo número de radicado realizado inicialmente)

Al ingresar por el vínculo “Ver Archivo” se puede ingresar al documento para


imprimirlo.

23. Despues de imprimir el documento y una vez se haya firmado el memorando,


el funcionario encargado deberá entregar el original en el Grupo Centro de Gestión
Documental y Correspondencia para su digitalización y reemplazo de la imagen
con la firma correspondiente.

Una vez digitalizado el Memorando y en caso que vaya dirigido a varios


destinatarios, el funcionario que tenga el Memorando en su bandeja de Orfeo,
realizará los informados a partir del segundo destinatario. La actividad de
reasignar al primer destinatario la realizará el responsable de la dependencia o
grupo en Orfeo.
CONCLUSIONES

Como podemos ver la Unidad de correspondencia es de vital importancia la cual


debe crearse e implementarse en todas las entidades que manejen flujo de
información para el manejo de la documentación producida y recibida por una
entidad, la cual facilita el manejo organizado de la información, optimizando la
entrega de las solicitudes y requerimientos a cada dependencia competente según
sea el asunto.

Toda entidad pública o privada con funciones públicas está en obligación de tener
centralizada y organizada la información, permitiendo un mayor control, mayor
eficiencia y transparencia a la hora de ser solicitada por los entes de control,
dando cumplimiento a las normas establecidas por el gobierno nacional y los entes
directivos encargados de regular la función archivística del país.

Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas,


que se reciban o envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y
local, a través de los Centros de recepción y distribución de Comunicaciones es el
objetivo primordial de este informe “Administración Documental”
BIBLIOGRAFÍA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Acuerdo No. 047 de 2000,


Por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los Documentos
de Archivo”, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones
por razones de conservación

--------. Acuerdo 049 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7
“Conservación de Documentos” del
Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales
destinados a archivos”.

--------. Acuerdo 056 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 45, “Requisitos
para la Consulta” del cápitulo V,
“Acceso a los documentos de archivo”, del reglamento general de archivos.
------
https://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-de-
documentos.pdf
https://www.enelchile.cl/content/dam/enel-
cl/conocenos/proveedores/documentos/Pol%C3%ADtica%20recepci%C3%B3n%2
0de%20documentos%20tributarios.pdf

http://recedocumen63623.blogspot.com.co/

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