QUÉ ES ARCHIVO?

Autor: Johan Arteaga, Jose Ortiz.

Un archivo o fichero (file) es una colección de información (datos relacionados

entre sí) localizada o almacenada como una unidad en alguna parte de la
computadora. Esta colección de datos sirve para entrada y salida a la
computadora y se manejan con un programa.

La forma en que una computadora organiza, da nombre, almacena y manipula los

archivos se denomina sistema de archivos y suele depender del sistema operativo
y del medio de almacenamiento (disco duro, disco óptico, etc.).

PARA QUÉ SIRVE UN ARCHIVO?

Un archivo sirve para almacenar documentos de importancia o que necesiten ser

almacenados para su uso en tiempo futuro, en un archivo se almacenan
documentos de todo tipo:

Organización y sistematización de archivos

Organización del archivo de una empresa

La importancia de un archivo en una empresa

Sistema de clasificación

Mecánica del archivo

Control seguimiento. Traslado y destrucción

Equipos y sistemas de conservación de documentos.

MODALIDADES DE ARCHIVOS:

Archivos permanentes: contiene información relevante para una aplicación, es

decir, los datos necesarios para el funcionamiento de la misma.

Archivos maestros: contiene el estado de los datos susceptibles de ser

modificados en la aplicación. Es el núcleo central de la aplicación. Todos los
procesos están, en general, orientados a actualizar el archivo maestro o a obtener
resultados de él. Ejemplo: el archivo de un cliente de un banco, en el que los
registros contienen información de identificación de clientes, su saldo en cuenta,
etc.
Archivos constantes: es aquel que contiene datos fijos para la aplicación. En él las
modificación son infrecuentes, normalmente se accede a él solo para consultar.
Serán archivos constantes los que contengan los intereses para distintos tipo de
cuentas bancarias, la ubicación de estantes en una biblioteca, la capacidad de las
aulas de un centro, una tabla de números primos, etc.

Archivos históricos: es aquél que contiene datos que fueron actuales en tiempos
anteriores. Se conservan para poder reconstruir la situación actual o situaciones.
En algunos casos puede estar formado simplemente por los registros borrados del
archivo maestro. Un archivo puede contener, por ejemplo, los clientes que han
dado de baja en una entidad bancaria.

Archivos temporales: contiene información relevante a un determinado proceso

o programa, pero no para el conjunto de las aplicaciones. Se genera a partir de los
datos de archivos permanentes o para actualizar estos, y su vida es generalmente
corta.

Archivos intermedios: se utilizan para almacenar resultados de un programa que

ha de ser utilizado por otro, dentro de una misma tarea.

Archivos maniobras: se utiliza para almacenar datos propios de un programa que

éste no puede conservar en la memoria principal, por falta de espacio en ésta. Se
encuentra normalmente en programas de cálculos numéricos, compiladores y
editores. Su vida es siempre menor de la de ejecutar un programa.

Archivos resultados: se utiliza para almacenar datos elaborados que van a ser
transferidos a un dispositivo de salida, por ejemplo un archivo de impresión, que
contiene datos que van a ser transferidos una impresora.

Campos

los componentes de un registro se denominan campos. Cada campo tiene un

nombre llamado identificador de Campo, que es algún identificador elegido por el
programador cuando se declara el tipo de registro y algún tipo que se especifica
cuando se declara el tipo de dato record. Contiene un grupo de caracteres que
agrupados conforman un dato o atributo de información.

Registro

Un registro (también llamado fila o tupla) es un conjunto de campos que contienen

los datos que pertenecen a una misma repetición de entidad. Se le asigna
automáticamente un número consecutivo (número de registro) que en ocasiones
es usado como índice aunque lo normal y práctico es asignarle a cada registro un
campo clave para su búsqueda.
Organización de archivos

Los archivos y carpetas se organizan jerárquicamente En los sistemas

informáticos modernos, los archivos siempre tienen nombres. Los archivos se
ubican en directorios. El nombre de un archivo debe ser único en ese directorio.
En otras palabras, no puede haber dos archivos con el mismo nombre en el mismo
directorio. El nombre de un archivo y la ruta al directorio del archivo lo identifica de
manera exacta entre todos los demás archivos del sistema informático-no puede
haber dos archivos con el mismo nombre y ruta. La mayoría de las computadoras
organizan los archivos en jerarquías llamadas carpetas, directorios o catálogos. (El
concepto es el mismo independientemente de la terminología usada.) Cuando una
computadora permite el uso de carpetas, cada archivo y carpeta no sólo tiene un
nombre propio, sino también una ruta, que identifica la carpeta o carpetas en las
que reside un archivo o carpeta. En la ruta, se emplea algún tipo de carácter
especial -como un barra- para separar los nombres de los archivos y carpetas.
Muchos (pero no todos) sistemas informáticos usan extensiones en los nombres
de archivo para ayudar a identificar que contienen.

Gestión de archivos

Un sistema de gestión de archivos es el Software que proporciona a los usuarios y

aplicaciones servicios para el uso, acceso y control de accesos, tanto de archivos
como a directorios.

El navegador Nautilus, además de visualizar los archivos y carpetas, también

permite manipularlos. Con el gestor de archivos puede realizarse las tareas más
habituales, como copiar, mover, borrar y renombrar tanto archivos como carpetas.

Estas acciones se van a poder llevar a cabo de diferentes maneras, ya sea con el
menú contextual, con atajos de teclado, desde la barra de menús o, en algunos
casos, arrastrando directamente con el ratón.

ORGANIZACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DE ARCHIVOS

¿En qué consiste?

Este servicio consiste en clasificar los documentos por series y subseries

documentales, ordenarlos de forma cronológica, numérica o alfabética,
según sus características específicas y elaborar un inventario sistematizado.
De acuerdo con las condiciones del archivo y las necesidades del cliente, se
incluye la foliación. Los procedimientos generales son:

 Depuración o descarte natural

  Selección y eliminación (según Tabla de Retención o Tabla de
Valoración Documental)
 Organización
 Empaque
 Inventario sistematizado
 Ubicación Física

¿Quién lo necesita?

.Empresas que no tienen su archivo organizado.

.Empresas con archivo organizado sin inventario detallado o sistematizado.

.Empresas que recibieron o recibirán fondos documentales acumulados sin

organizar, provenientes de empresas liquidadas, absorbidas o fusionadas.

Beneficios

 Archivos organizados de acuerdo con normas técnicas que

garantizan su buen estado y oportuna recuperación.
 Disponibilidad de un registro sistematizado de la información
que se encuentra en el archivo.
 Optimización de la consulta y el préstamo de los documentos.
 Mejoramiento de la gestión administrativa y operativa de la
empresa, mediante la oportuna disponibilidad de la información.
 Cumplimiento de la legislación nacional relacionada con la
conservación de archivos.

FORMA EMPRESARIAL DE ARCHIVOS

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE UNA EMPRESA

Autor: Miguel Angel Fernández García

Para una buena organización de los documentos de una empresa, hace falta una
actitud positiva, querer organizarlo verdaderamente y dedicarle el tiempo
necesario.
El tiempo que no se dedique a archivar, se debe emplear en buscar papeles allá
donde se encuentran.
La labor de archivar, organizar y gestionar un archivo de empresa, debe ser
llevada a cabo por un profesional de la materia.
Archivar no va a ser mañana más sencillo que hoy pero cada día que pasa puede
hacerlo más difícil.
Los resultados de tener un sistema de archivos que funciona son siempre
positivos y duraderos y merecen ese esfuerzo para tenerlo organizado y sus
documentos localizados. De ahí la importancia de que esta labor sea organizada
por un profesional.

LA IMPORTANCIA DE UN ARCHIVO EN UNA EMPRESA MODERNA

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma
importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento.
Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor aunque la gestión y
ordenación sea realizada por un profesional especializado y que el archivo sea
fácil de manejar.
El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del
escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres
tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella.
Tirar es la primera opción. Según Bárbara Hemphill “Si usted no sabe lo que tiene,
o no puede encontrarlo, no vale nada para usted”.
Nos es difícil tirar por los siguientes motivos: el hábito de ojear, no tener los
objetivos claros y el miedo a tirar.
Antes de tirar nos debemos de hacer las siguientes preguntas:
1. ¿Requiere esto alguna acción por mi parte?
2. ¿Puedo encontrarlo en otro sitio?
3. ¿La información es suficientemente reciente para ser útil?
4. ¿Para qué puedo utilizar esta información?
5. ¿Existen implicaciones legales o financieras?
6. ¿Qué es lo peor que me podría pasar si no tengo esta información?
7. ¿Necesita alguien esta información?

Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y

criterios y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones:
almacenar y recuperar de inmediato.
En toda organización las finalidades del archivo son:
 Ser el centro de la información y de la documentación.
 Proporcionar los mejores servicios al menor coste.
 Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.
 Asegurar la conservación de los documentos.
Los fundamentos metodológicos de un archivo son:
- Lógica.
 Como me piden los documentos.
 Como necesitamos la información.

- Rigor.
- Sencillez.
Los criterios para un archivo eficaz son:
- Inequívocos.
- Explícitos.
- Objetivos.
La organización básica de un archivo es la siguiente:
- Existencia de unas normas de archivo o manual.
- Existencia de un índice.
- Instalaciones.
El guión para un manual de archivo de departamento o central sería el siguiente:
1. Introducción general.
2. Relación de tipos de documentos más corrientes.
3. Proceso de llegada del documento al archivo.
4. Normas y sistemas de clasificación.
5. Tipos y niveles de archivos.
6. Tipos y criterios para documentos.
7. Conservación de la documentación en cada nivel.
8. Normas para transferir al archivo semiactivo, inactivo o histórico.
9. Normas de eliminación y conservación.
10. Normas de retención o caducidad.
11. Normas de solicitud de documentación.
12. Normas para préstamos.
13. Medios materiales necesarios.
14. Medios personales necesarios.

Un índice es el nombre de las carpetas de los archivos y permite conocer donde

tenemos nuestra documentación, evitar duplicados, efectuar transferencias y
eliminación.
Tenemos diferentes clases de archivo:
- Centralizado.
- Descentralizado.
- Mixto.
Las ventajas del archivo centralizado son:
- Orden y control.
- Asequible a todos.
- Economiza duplicados.
- Economiza espacio y equipo.
- El procedimiento es uniforme.
Sus inconvenientes:
- Es estático.
- Requiere personal especializado.
- Retrasa la información.
- Riguroso en el préstamo.
Las ventajas del archivo descentralizado son:
- Mayor autonomía.
- Ajuste permanente.
- Rapidez de acceso.
- No requiere personal especializado aunque debería de tenerlo.
- Normas estrictas en cuanto al número de copias.
- Normas para el control y seguimiento de documentos.
Sus inconvenientes son:
- Puede faltar información.
- Falta de conocimiento del personal.
- Incremento de las tareas.
- Búsqueda y control de los documentos difícil.
Las ventajas del archivo mixto son:
- Mayor elasticidad.
- Pronta localización de documentos.
Sus inconvenientes son:
- Coordinación efectiva entre las dependencias.
- El archivo central debe establecer normas.
El ciclo de vida de un archivo tiene las siguientes etapas:
- Creación y clasificación.
- Orden y conservación.
- Transferencia.
- Eliminación

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN
Reglas básicas de los sistemas de archivo
Los conceptos básicos del archivo son:
- Título.
 Alfabético.
 Numérico.
 Alfanumérico.

- Unidad.
- Clasificar.
- Alfabetizar.
La forma en que se deben de clasificar los documentos depende del tipo de
empresa y de la manera en que se soliciten los documentos. No se recomienda
usar un único sistema de archivo, ya que cada archivo tiene sus necesidades.
La alfabetización de nombres de personas se realiza colocando primero los
apellidos y después el nombre y los nombres de corporaciones, sociedades e
instituciones como aparecen registrados.
Los sistemas de clasificación de archivos son los siguientes:
- Alfabéticos.
 Nominal.
 Geográfico.
 Temático.

- Numéricos.
 Natural.
 Cronológico.
 Codificado.
 Terminal.
- Alfanuméricos.
El sistema alfanumérico de clasificación es uno de los más antiguos, sencillos e
indiscutibles. Tenemos cinco claves para el encabezamiento:
- Nombre de la empresa.
- Nombre de quien firma la carta.
- Nombre a quien está dirigida la carta.
- Nombre del tema de la carta.
- Nombre de la localidad geográfica.
Las ventajas del archivo alfabético son que es sencillo de ordenar y permite una
fácil ampliación y sus inconvenientes son que el aumento de los expedientes
complica la búsqueda y la creación de nuevos expedientes obliga a intercalarlos
entre los existentes.
La organización física es muy importante en un archivo. Sus principales elementos
son:
1. Guías primarias.
2. Guías secundarias.
3. Carpetas individuales.

Las guías primarias dividen el archivo en secciones alfabéticas y las guías

secundarias se usan para subdividir una sección y destacar los nombres
importantes.
El archivo alfabético por temas puede ser diccionario o enciclopédico.
El archivo geográfico es una colocación alfabética de acuerdo con la división
geográfica y el nombre o tema.
En el archivo numérico los documentos se ordenan según un código.
Las ventajas del archivo numérico son que permite añadir carpetas, grandes
ampliaciones, ampliar archivos, rápida identificación e indicar temas relacionados
y un gran inconveniente es que necesita un índice auxiliar alfabético.
El archivo numérico consta de:
1. Índice numérico.
2. Índice auxiliar.
3. Índice alfabético.

El índice numérico contiene guías primarias, secundarias y especiales y carpetas

individuales.
Un archivo alfanumérico es un archivo con combinación de números y letras.
MECANICA DEL ARCHIVO
Los pasos que se necesitan para archivar son los siguientes:
1. Inspección.
2. Clasificación.
3. Codificación.
4. Prearchivo.
5. Archivo.

En los archivos de papel se tiende a tener demasiadas categorías. En el

ordenador se tiende a tener demasiado pocas: directorios y subdirectorios.
Los principales consejos para archivar con facilidad son los siguientes:
1. Archivar sobre la marcha.
2. Utilizar carpeta para el pendiente de archivar.
3. Usar separadores.
4. Colocar información reciente en la parte delantera de las carpetas.
5. Sujetar los papeles con grapas.
6. Unir las copias de las respuestas.
7. Alinear los bordes de los papeles que se archivan.
8. No recargar cajones.
9. Archivar la correspondencia por asuntos.
10. Consultar cada cuanto tiempo se debe vaciar archivo.
11. Archivar por apellidos la correspondencia de particulares.
12. Procurar que las carpetas no contengan muchas materias.
13. Apuntar con lápiz la fecha en que se puede eliminar material.
14. Doblar hacia fuera los impresos de gran tamaño.
15. Cuando se retiren documentos del archivo indicar quien lo tiene.
16. Destinar un sitio a cada cosa.

Todas las normas establecidas para los métodos manuales son aplicables a los
procedimientos informáticos.

CONTROL SEGUIMIENTO. TRASLADO Y DESTRUCCIÓN.

Para que un archivo funcione, necesita de un responsable, a ser posible
profesional de la materia y que se encargará de establecer:
 Normas para el funcionamiento del archivo.
 Normas para el control de los documentos.
 Normas para transferencia de documentos.
 Normas para eliminación de archivos.

Tendrán que consensuarse o hacérselas saber al equipo que normalmente utiliza

el archivo, teniendo en cuenta sus necesidades.
El responsable tiene autoridad sobre los documentos que se guarden y autoridad
para imponer que se sigan las normas.
Hay dos maneras de dar salida a los documentos: los que se prestan y los que se
sacan para dar información. Todo documento debe llevar un control sobre las
personas que lo tienen. Para llevar este control podemos disponer de:
 Archivo recordatorio.
 Archivo de asuntos pendientes.

Para llevar este control necesitamos los siguientes materiales:

 Formulario de registro de salida.
 Formulario de comprobante.
 Hojas de colores.
 Archivo recordatorio.
 Archivo de pendiente.

Cada archivo tiene un ciclo de vida. En las normas se tiene que establecer un
período de transferencia. Se suelen hacer cada año pero dependerá del tipo de
empresa y del tipo de documentos. Esto implicará decidir que archivos son
Semiactivos o Inactivos y expurgar los archivos antes de transferir.
Las transferencias deben ser programadas y en un archivo semiactivo se tiene
que expurgar. Se tiene que guardar un índice de los archivos transferidos. Los
pasos para la transferencia son:
1. Preparar lista de carpetas transferidas.
2. Preparar cajas de transferencia.
3. Sacar un índice de lo que se transfiere.

El último paso en la vida de un documento es la eliminación o el paso al archivo

histórico. Todos los documentos obsoletos se deben de eliminar.
El archivo de departamento está formado por documentos recientes, en plena
vigencia jurídica y administrativa, de consulta continua.
El archivo central recibe los documentos tramitados en los departamentos. Tienen
menor vigencia jurídica y administrativa y deben ser tratados por el archivero.
El archivo intermedio forma parte del archivo central y está formado por los
documentos que tienen menos uso.
El archivo histórico recibe los documentos con más de 25 años y su misión
principal es servir de fuente para la investigación histórica.

EQUIPOS Y SISTEMAS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Cuando tenemos que decidir los equipos para los archivos tenemos que tener en
mente algunas consideraciones fundamentales que son las siguientes:
 Estandarización de los equipos.
 La colocación de los despachos.
 Tipo de documentos.
 La durabilidad.
 La estética.

Para guardar los documentos tenemos:

 Archivos verticales.
 Archivos horizontales.
 Archivos de anillas.
 Carpetas colgantes.
 Subcarpetas.
 Guías para el archivo.

También tenemos los tarjeteros y las tarjetas de registro que disponen de las
siguientes ventajas:
1. La información puede ser intercalada.
2. Se puede suprimir información.
3. Se puede arreglar la información.

La microfilmación es un sistema de conservación de documentos que permite

ahorrar espacios. Sus ventajas son:
 Menor capacidad de espacio.
 Ahorro de tiempo.
 Mayor seguridad.
 Mayor economía.
Sus inconvenientes son:
 Es un procedimiento costoso.
 Hay que utilizar compañías externas.
 Se necesitan lectores para los documentos.
 Las películas tienen una vida relativa.