Nombre de integrantes:

Gomez Uscanga Grecia Patricia

Gallegos Uscanga Alan Rafael
Montoya Chaparro Yajhaira del Carmen
Mata Alarcón Emilio
Uscanga Yañez Martin Eduardo
Grado: 2º
Grupo: A
Especialidad: Administración Recursos Humanos
Maestra:
Archivonomia
Fecha: 30/Mayo/2017

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Introducción……………………………………………………3
Clasificación de los archivos…………………………………2
Niveles de archivo……………………………………………..2
Archivo activo…………………………………………………..5
Archivo semiactivo…………………………………………….5
Archivo inactivo………………………………………………..6
Transferencia y eliminación de documentos……………….6
Equipos y materiales de transferencia………………………7
Transferencia perpetúa……………………………………….7
Preparación para efectuar la trasferencia…………………..7
Métodos de eliminación………………………………………7
Microfotografía o microfilmación…………………………….7
Conclusión……………………………………………………..9
Anexo…………………………………………………………..10
Bibliografía……………………………………………………..11
Proyecto………………………………………………………...12

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INTRODUCCION
En este trabajo hablaremos sobre la clasificación de los archivos, para poder
aplicarlos en un futuro, saber que documentos contiene cada archivo al igual que
conocer sus procedimientos. Nosotros mostraremos también de la transferencia,
desde los materiales hasta su preparación, encontraremos el método de eliminación
y la microfilmación, con el fin de aprender cada uno de ellos para aplicarlo en la
oficina.
Como tema general, las gavetas de los archivadores deben utilizarse de manera
óptima. Por ello, es necesario saber qué documentos se guardan en cada uno de
los sectores que existen: activo, semiactivo e inactivo.

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CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS
Al tomar la decisión sobre el sistema que se establecerá en una oficina, será
importante determinar cómo se utilizarán las gavetas de los archivadores con los
que se cuentan. Será conveniente hacerse las siguientes preguntas:
1. ¿Qué tipo de carpeta resulta conveniente para albergar estos documentos?
2. ¿Qué fin cumple?
3. ¿Por qué debe ser conservado?

 ¿Necesidades operativas?
 ¿Exigencias legales?
 ¿Necesidades financieras o fiscales?
 ¿Exigencias históricas?
En el caso de que los documentos no sean necesarios por al menos una de las
necesidades indicadas, pueden ser eliminados.
 Posibles eventualidades, o
 Nunca se sabe lo que puede ocurrir.

4. ¿Con qué frecuencia se consulta?

5. ¿Qué ocurriría en el caso de no disponer de ellos?
6. ¿Podría obtenerse la misma información de otra forma?
7. ¿Cuánto tiempo se debe conservarlos?
NIVELES DE ARCHIVO
Un archivo que debe hacer frente a sus funciones institucionales de modo apropiado
debe estar repartido en varios niveles, dependiendo del grado de actualidad de los
documentos que lo componen.

1. Primer sector llamado activo, que comprende todos los documentos cuya
consulta es bastante alta. En él se conservan los documentos y las cartas
que acaban de entrar a la empresa y que requieren el inicio o la continuación
de actuaciones particulares y urgentes. Éste es el archivo activo.
2. Segundo sector llamado semiactivo está vinculado al nivel de las
direcciones operativas. Su denominación es la de archivo semiactivo y
recoge todos los papeles que han perdido casi todo valor operativo para
pasar a tener un puramente documental.
3. Tercer sector llamado inactivo, el cual se caracteriza por una frecuencia de
consulta medianamente baja. En él se conservan todos los documentos que

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 4. tienen un valor permanentemente documental hasta que llega el momento
de proceder a su destrucción, También se le conoce como archivo muerto.

Archivo activo
La mayoría de los documentos que afluyen a un archivo proceden del correo. La
entrada de la correspondencia es controlada por los asistentes ejecutivas y las
secretarias de las distintas oficinas, que se encargan de distribuirlas entre las
secciones interesadas.
A fin de ganar tiempo, los encargados de este trabajo efectúen una clasificación
previa de la correspondencia, separan las cartas que se refieren a problemas
importantes o urgentes con un interés informativo y documental.
Puede establecerse estos cuatro grupos de cartas:
1. De gestión
2. De información
3. De documentación
4. Personal y confidencial.
(Véase en anexo imágenes 1.1 y 1.2).
Archivo semiactivo
Al archivo semiactivo se le ha asignado el papel de archivo a nivel de los puestos
de dirección (administrativa, comercial, etc.).
Las tareas principales encomendadas a los responsables de la conservación y el
manejo de los archivos semiactivos deben ser las siguientes:
1. Cuidar la perfecta conservación de los documentos.
2. Procurar que los ficheros o catálogos auxiliares estén actualizados.
3. Despachar con mayor rapidez las consultas y vigilar el correcto cumplimiento
de todas las formalidades requeridas
4. Aligerar el archivo mediante el envío al nivel inactivo de los documentos que
han perdido actualidad.
5. Controlar y coordinar el movimiento de documentación entre el archivo
semiactivo y los eventuales peticionarios.
El archivo semiactivo contiene documentos de muy diversa índole, cada uno de los
cuales exige una clasificación distinta. Dado que este sector del archivador suele
contener un volumen notable de documentos. (Véase en anexo imagen 1.3)
Archivo activo o archivo “muerto”
El archivo inactivo debe mostrar la eficacia de todo el sistema.
El archivo inactivo se nutre de:

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 1. El archivo activo que le envía directamente aquellos documentos que no
estima sea necesario hacer pasar el archivo semiactivo.
2. El archivo semiactivo, que le envía la mayor parte de la documentación,
según las normas en vigor dentro de cada empresa.
El archivo inactivo funcionará del siguiente modo:
a) En la fecha señalada, el responsable del archivo semiactivo extraerá de las
carpetas los documentos y las cartas que han caducado y no ofrecen ya
utilidad inmediata.
b) Los envíos de documentación al archivo inactivo se regularán de tal modo
que no se originen obstrucciones, distribuyendo gradualmente las tareas en
este servicio.
c) Para facilitar la rápida extracción de los documentos que ya no ofrecen más
interés que el puramente histórico.
Estas reglas permiten al responsable seguir día a día la marcha del archivo
semiactivo y evitan tener que revisar el archivo completo en el momento de realizar
la depuración.
El elevado volumen de algunos archivos inactivos hace aconsejable su
microfilmación, para lo que se requiere maquina especial (Véase en anexo imagen
1.4)
TRANSFERENCIA Y ELIMINACION DE DOCUMENTOS.
Para determinar el valor de sus documentos muchas empresas los analizaran y
clasificaran, de la siguiente manera:

1. Documentos vitales. Incluyen documentos legales de incorporación,

escrituras, contratos importantes, planos de la propiedad, informes para los
accionistas, actas de las reuniones de la Junta Directiva y pólizas de seguro.
Estos documentos nunca deben ser destruidos y son irremplazables.
2. Documentos importantes. Incluyen facturas, cuentas por cobrar, registros
de ventas, cotizaciones, estados financieros. Estos documentos pueden ser
trasladados al nivel inactivo por un periodo determinado y después se pueden
transferir al archivo muerto.
3. Documentos útiles. Incluyen correspondencia general, memorada y
estados de cuentas bancarias. A menudo se destruyen hasta un año después
de la fecha en que fueron recibidos.
4. Documentos no esenciales. Incluyen indignaciones rutinarias, anuncios y
acuses de recibo. Esta categoría nunca se deben archivar con otros más
importantes.

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Una vez que se ha determinado el valor de los documentos, es necesario decidir la
cantidad de tiempo que van a ser conservados o el periodo de retención.
EQUIPOS Y MATERIALES DE TRANSFERENCIA
Para realizar una transferencia, los documentos se requieren: a) tarjeteros que
indican el contenido de los archivos de transferencia y la fecha de destrucción de
los documentos; b) accesorios para archivo de transferencia, tales como rótulos,
separadores de gavetas y c) unidades de estantería abierta que encajan unas en
otras para el almacenamiento de tarjetas perforadas.
Cuando los documentos se transfieren, las guías generalmente de dejan en los
archivos activos y las carpetas misceláneas antiguas se colocan en frente de las
carpetas individuales en los archivos de transferencia para que sirvan como guías.
TRANSFERENCIA PERPETUA
Este plan, los documentos se transfieren de los archivos inactivos a los de
transferencia perpetua o archivo muerto cuando se ha completado un trabajo o un
caso.
PREPARACIÓN PARA EFECTUAR LA TRANSFERENCIA
1. Preparar nuevas carpetas para los archivos activos.
2. Asegurarse de que las cajas de transferencia estén disponibles.
3. Pegar los rótulos que muestren claramente el contenido, las fechas y la
ubicación necesaria para su localización.
4. Sacar de los archivadores de trasferencia antiguos los documentos que ya
no será necesario guardar y proceder a eliminarlos. No se debe destruir
ningún elemento sin autorización.
METODOS DE ELIMINACIÓN
Algunos documentos se destruyen introduciéndolos en una máquina especialmente
diseñada, la cual los corta en tiras delgadas. Otros métodos que se utilizan son
quemarlos o venderlos como desperdicios. (Véase en anexo imagen 1.5)
MICROFOTOGRAFÍA O MICROFILMACIÓN
En París, en 1871, un fabricante de curiosidades fotográficas desarrolló un plan para
desbloquear el aislamiento de la capital francesa.
Prudent René Dagrón propuso que las cartas importantes fuesen reducidas
fotográficamente y enviadas por medio de palomas desde Tours a París.
A causa de una necesidad, en 1925, George L. Mc Carthy, empleado de un banco
en la ciudad de Nueva York, en virtud de una ola de cheques fraudulentos recibidos
en ese banco, desarrolló el sistema de fotografiar los cheques, así como las listas

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de las sumadores, ofreciendo a los bancos un registro permanente de las
operaciones con cheques.
Posteriormente, en 1924, el norteamericano Ray M. Hasset inventó la cámara
microfilmadora automática que lanzó al mercado en 1928.
Esta técnica también las utilizan oficinas para almacenamiento de documentos de
transferencia. Así, los documentos originales de tamaño y peso considerable
pueden ser destruidos y la película se archiva en una pequeñísima fracción del
espacio que se hubiera requerido para guardar los documentos originales. (Véase
en anexo imagen 1.6)
La microfilmación se recomienda cuando:
a) Los documentos son muy valiosos e irremplazables. La película debe
guardarse en un sitio lejos de los documentos original.
b) Cuando los documentos deben ser retenidos más de 12 años.
La microfilmación tiene las siguientes ventajas:
1. Se ahora el 98% de espacio del archivo corriente.
2. Se disminuye el costo de los gabinetes y equipo de archivo.
3. Los documentos permanecen en el área principal de la oficina y no se
mandan a cuartos de almacenamiento.
4. Cualquier documento es un rollo de película está en una secuencia
permanente y no se puede perder.
5. Gran cantidad de valiosos documentos microfotografiados pueden ser
guardados en empaques relativamente pequeños y resistentes al fuego.
6. Los documentos microfotografiados son más duraderos y por lo general son
aceptados como evidencia legal en los tribunales.

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CONCLUSIÓN
Podemos recalcar que es importante saber la clasificación de los archivos y para
finalizar saber que se dividen en 3 niveles de archivo, que cada uno tiene una
función importante dentro de la oficina, cada uno es necesario para poder hacer que
funcione.
En instituciones grandes, como los bancos, es aconsejable la microfilmación o
microfotografía para eliminar grandes volúmenes de correspondencia como
anteriormente vimos.
Otro proceso que vimos que es importante para archivonomia es la trasferencia de
documentos al archivo perpetuo y eliminación de algunos, con base en las normas
establecidas sobre retención de documentos.

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 ANEXO

1.2 Documentos que contiene la primera gaveta de un

archivador con el sector activo.

1.1 Organización de los sectores dentro de un

archivador de tres gavetas.

1.4 Digitalizador de documentos

moderno.

1.3 Documentos que contiene el sector semiactivo

en la segunda gaveta de un archivador.

1.6 Máquina lectora de microfichas.

1.5 Destructora de documentos para uso personal
en cada escritorio.

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BIBLIOGRAFIA
Archivonomía, Thalia Domínguez, Segunda Edición, Mc Graw Hill.

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PROYECTO
En este proyecto mostramos la clasificación de los archivos que están divididos en
3 niveles, en los cuales se busca mostrar la importancia de cada uno de ellos
mediante una representación pequeña de estos, archivo activo, archivo semiactivo
y archivo “muerto” o inactivo.

Y en cada gaveta, agregamos documentos de diferente Índole de acuerdo a los

documentos que deben contener cada uno de estos niveles ya dicho anteriormente.

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