ADMINISRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD 1- EVIDENCIA 3- “IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”

El término archivo (latín archīvum). Es el conjunto de documentos fuera cual fuere su fecha, forma
y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada,
en el trascurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la
historia.

No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere al fondo documental, como
conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de
sus actividades y el lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental. Los archivos son
importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son
imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes.

Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente, parte del patrimonio cultural y de la
identidad nacional. El manejo de la información, entonces, tiene su punto de partida desde el
comienzo de la historia de la humanidad. Entre las culturas que más aportaron a este surgimiento
documental, se encuentran los egipcios, ya que éstos reflejaban en los templos del clérigo
inscripciones dirigidas a la doctrina. Esto también ocurría en China e India. Las civilizaciones
de Roma y Grecia dejaban por escrito testamentos y otros documentos, en vestigios en madera y
mármol. Los arcadios, sumerios y babilonios tallaban sus escritos en pieles, en madera y mármol
con implementos metálicos, y en tablillas de arcilla blanda para dejar escrituras con instrumentos
en forma de cuña. Con la Revolución francesa, se produce una revolución en los archivos.

El 25 de junio de 1794 se nacionalizan los archivos franceses. Se crea el Archivo Nacional, y se

reconoce el derecho a la consulta de los documentos públicos. Este derecho, se reconoce en
España en1844. El Archivo Nacional de España se crea en 1868. Se crean las Escuelas de
Archivística y se inicia la publicación periódica de los documentos más importantes de los
archivos. Las necesidades informativas y el derecho al libre acceso han creado el campo del
derecho y ha dado lugar a un nuevo concepto sobre usuarios. El mundo archivístico desborda el
ámbito nacional y trasciende a lo universal.

Hasta el comienzo del siglo XX, los archivos estaban aislados porque funcionaban por libre. Con
la llegada del siglo XX, se acaba el aislamiento de los archivos, ya que se creen redes de
cooperación y sistemas de archivos. Actualmente, en los países más desarrollados el interés por la
investigación se apoya en los archivos existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio, dado
que, ya no se poseen sólo documentos textuales, sino, otra clase de soportes documentales. Es
así como se incorpora tecnología que regula, a nivel general, el manejo archivístico

Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada ó recibida por una
entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.

Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel ó cualquier otro soporte:
medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas ó discos de computadora, microfilms,
fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pintura, dibujos, mapas, etc.

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.El archivo es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión. Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos
que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la información
contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, por cuanto en
su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y
actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor que tiene para: la
administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y
tecnológico, el fomento de la cultura y la consolidación de la identidad nacional. Por razones de
orden práctico se explicará cada componente, no sin antes advertir que no es posible determinar
los límites entre uno y otro, toda vez que en conjunto son interdependientes.

PARA LA ADMINISTRACIÓN
Si partimos del supuesto básico de que los archivos, son creados orgánicamente por personas e
instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, hemos de concluir que todo
gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha
producido o recibido, para determinar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o
pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de
orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de ciudadanos.

La función de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a medida que pasa
el tiempo. Con archivos bien organizados no tendrán los funcionarios que partir de cero, o invertir
tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de información, elevando los costos de operación,
produciendo ineficiencia, atraso, confusión y, en general, una deficiente administración.

PARA LA INVESTIGACIÓN
Los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes primarias de ilustración y mejoramiento para
todos los sectores de la comunidad, en tanto contienen información en documentos que son texto
de primera mano, que pueden y deben aprovecharse en el trabajo creador, por parte de
investigadores y estudiosos. Los archivos sirven para descubrir la verdad, para encontrar
versiones, a veces disidentes, sobre los acontecimientos; son útiles para las investigaciones
relativas a la historia, la administración, la economía, la geografía, los procesos sociales, políticos,
la ciencia, la tecnología y otras disciplinas.

PARA LA COMUNIDAD Y EL ESTADO

Al estar debidamente organizados los archivos, tienen la capacidad de documentar derechos y
deberes de las personas, de las organizaciones, del Estado mismo, y de éste con otros Estados.

Toda persona desde su nacimiento inicia una relación con la documentación que se acrecienta en
el transcurso de su vida: esta relación le permite ejercer como ciudadano. Igual sucede con las
entidades y organizaciones al crearse y emprender sus actividades.

Su creación, existencia, desempeño y desaparición son siempre demostrables a través de

documentos.

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Por otra parte los archivos son un instrumento fundamental para el control público y social, lo cual
favorece la participación ciudadana, la lucha contra la vulnerabilidad del Estado. Así mismo, los
archivos fortalecen la implementación de estrategias que se privilegian en los Planes Nacionales
de Desarrollo, pues como centros y sistemas de información inciden de manera transversal en
todas las estrategias. En consecuencia, es un deber del Estado, representado en todo su aparato
político-administrativo, hacer los mayores esfuerzos por posesionar los archivos en estrecha
concordancia con los principales desafíos del orden económico, político, social y cultural a fin de
atender las demandas y expectativas de desarrollo de la comunidad y del país.

PARA EL DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL

El mejoramiento de las condiciones de vida de la población es un objetivo constante en todas las
políticas, planes y programas de desarrollo económico y social de los gobiernos. Para llevar a
cabo nuevas iniciativas, el conocimiento y la comprensión de los antecedentes sobre proyectos,
medidas y procedimientos, logros y fracasos, que son de mucho valor.

Al recurrir a los archivos, gobernantes y planificadores tendrán la garantía de tomar y proyectar

decisiones con bases sólidas, pues éstos acumulan gran cantidad de información sobre: población,
funcionamiento de los sectores productivo y de servicios, industria, comercio, agricultura, bienestar,
asistencia social y educación, etc..

PARA EL DESARROLLO CIENTÍFICO Y TECNOLÓGICO

La investigación es condición para el avance científico y tecnológico; sus resultados permiten
aplicaciones prácticas y la generación de conocimientos pertinentes para las necesidades de los
diferentes sectores del país. Gran parte de la contribución de los archivos al desarrollo científico y
tecnológico está dado por su capacidad de proporcionar información sobre insumos y resultados
obtenidos durante los procesos de investigación realizados anteriormente.

PARA EL FOMENTO DE LA CULTURA Y EL DESARROLLO DE LA IDENTIDAD NACIONAL

Los archivos documentan, desde sus orígenes, la vida de las comunidades y de las naciones a las
que pertenecen, su entorno, las relaciones entre sí y con otras comunidades, pueblos y
naciones. De igual manera, conservan los registros de las distintas expresiones creativas,
artísticas, asociadas al desarrollo económico, político, cultura.

Los archivos están íntimamente ligados al surgimiento del Estado. Con el tiempo fueron
definiéndose como partes esenciales del patrimonio cultural de la nación: sustentan su identidad,
permiten conocer las raíces, registran la experiencia colectiva de la comunidad y son esenciales
para el reconocimiento de los derechos del pasado que se constituye en fundamento del presente
y en soporte del futuro. El acervo histórico preservado y custodiado por la sociedad permite que
nos sintamos miembros solidarios de nuestro país, protagonistas y forjadores de nuestro propio
desarrollo en armonía con el mundo que nos rodea.

CLASIFICACIÒN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican de acuerdo al Tiempo establecido en cada una de las etapas, es decir,
archivo de gestión, central o histórico.

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Según la Organización podemos encontrar:

 Archivo centralizado que es cuando una sola dependencia controla toda la documentación
de la organización.
 El Archivo descentralizado es aquel que lleva cada una de las dependencias de la
organización, es decir, es independiente de todo proceso archivístico.
 El Archivo descentralizado con control descentralizado es aquel depósito de información
que lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.
 El Archivo descentralizado con control centralizado es el depósito de archivo que se
maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo
descentralizado, pero que a su vez se controla desde el archivo central.

Según su Uso el archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de
las etapas documentales, sujetándose a los requerimientos de la organización.
 El Archivo activo está compuesto por documentos del año actual o años anteriores, que se
encuentren en proceso de tramitación, como: historias laborales, resoluciones, contratos y
demás documentos que se encuentren en el proceso de consulta. Por tanto, es el que
satisface las necesidades de conservación y consulta permanente.
 El Archivo Semiactivos contienen los documentos que varían en su periodo de
conservación y su consulta es menor.
 El Archivo inactivo son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de
conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas.

Según su Naturaleza se clasifica de acuerdo con el tipo de entidad que realiza el proceso de
archivo.

 El Archivo público es todo documento que pertenece a las entidades del Estado.
 El Archivo privado de interés público son aquellos documentos que por su valor histórico,
investigativo, científico o cultural son de interés público.
 El Archivo privado son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas.

Según su Ciclo Vital, se clasifican en:

 El Archivo de gestión corresponde a la documentación que se encuentra depositada y está

sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
 El Archivo central es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes
archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en
vigencia.
 El Archivo histórico aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al
archivo de conservación permanente.

CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Las cualidades de los archivos tienen que ver propiamente con las ventajas que este sistema
presta a la organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos de
competitividad al contar con herramientas sustentables de la información generada, patrimonio

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invaluable de conocimiento institucional. Las características de los documentos que componen un

archivo son:

 Económico que Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas
de documentación.
 Simples que identifica el contenido de la información de manera sencilla, Funcionales que
permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente.
 Exactos porque su clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.
 Técnicos que registran las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no
delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.

CUALIDADES DEL ARCHIVISTA

Las cualidades del archivista, en la actualidad, y como consecuencia de la humanidad globalizada

que es afectada por los grandes avances en las nuevas tecnologías de la información la
comunicación, se reconoce el factor económico que aporta la era de la información y el
conocimiento. Esto trae como consecuencia el surgimiento de nuevos valores agregados para
el profesional en archivística, exigiéndole una preparación continua en procesos y
procedimientos basados en herramienta e instrumentos informáticos en los cuales se apoya la
ciencia documental hoy día.
Las características esenciales que deben acompañar la acción eficaz del archivista, se resume en
los siguientes aspectos:

 Orden que es el método que se utiliza para organizarlos elementos y documentos,

permitiendo ejercer un control y ubicación de los mismos.
 Responsabilidad que es una tarea de dedicación y actualización.
 Prontitud que es la disponibilidad inmediata de archivos cuando se los solicite,
encontrarlos inmediatamente.
 Cordialidad uno de los valores que el funcionario responsable del archivo debe tener, para
generar buena disposición en el momento de dar información en la búsqueda y suministro
de los documentos.
 El Sigilo Profesional que deben mantener las personas que desarrollen funciones
administrativas, secretariales o archivísticas, ser reservadas en el manejo de la información
por el grado de confidencialidad que esta requiere.
 La concentración que se debe mantener en la ejecución de las actividades de archivo,
realizar minuciosamente para evitar errores, que no permiten lograr su funcionalidad.

En la categorización de los archivos podemos encontrar que los archivos se clasifican de acuerdo
al orden territorial que en ellos se administra, tal y como lo específica el Archivo General de la
Nación, en el artículo 7 de la Ley General de Archivos de Colombia. Los archivos desde el punto
de vista de su jurisdicción de competencias se clasifican en

Archivo General De La Nación que es un ente que regula las sanciones y responsabilidades del
archivo, de acuerdo con la pertinencia pública de cada una de sus entidades entre ellos está el
Archivo general del departamento, Archivo general del municipio, Archivo general del distrito.

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Territorialidad. Según el artículo 8 de la Ley General de Archivos de Colombia, los archivos desde
el punto de vista territorial se clasifican en Archivos de entidades del orden nacional, Archivos de
entidades del orden departamental, Archivos de entidades del orden distrital, Archivos de entidades
del orden metropolitano, Archivos de entidades del orden municipal, Archivos de entidades del
orden local, Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley y Archivos de los
territorios indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle.

Organización del Estado, Según el artículo 9 de la ley general de archivos de Colombia, los
archivos desde el punto de vista de la organización del estado se clasifican en Archivos de la rama
ejecutiva, Archivos de la rama legislativa, Archivos de la rama judicial, Archivos de los organismos
de orden de control y Archivos de los organismos autónomos. Actualmente el archivero moderno
utiliza las tecnologías de la información como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal
manera, que los documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza, describe,
conserva y los pone al uso del productor del documento y al usuario externo,

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