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GLOBAL-PRO-HSE-010

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE


REV. 01 - 05/04/2017
DOCUMENTOS, DATOS Y REGISTROS
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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS, DATOS Y


REGISTROS

APROBACIÓN E HISTORIA DEL CAMBIOS

01 05/04/2017 R.J. J.A. A.L. REVISION PARCIAL DEL DOCUMENTO,


Coord. HSE Ing. Proyectos Gerente FRECUENCIA, DESARROLLO.
00 24/JUN/2010 J.A J.A A.L EMISION INICIAL DEL DOCUMENTO

REV FECHA ELABORA REVISA APRUEBA DESCRIPCIÓN CAMBIO


APROBACIÓN

Copia Controlada – Proceso HSE


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DOCUMENTOS, DATOS Y REGISTROS
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1. OBJETIVOS
 Definir e implementar una metodología estándar que permita elaborar, aprobar revisar,
modificar y controlar los documentos del Sistema Integral de Gestión de Seguridad, Salud
en el Trabajo, Medio Ambiente, y Calidad y demás documentos de los procesos de la
organización establezca.
 Definir los criterios que deben contener cada uno de ellos, los criterios a seguir para
garantizar la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención
y disposición de los registros generados en el Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en
el Trabajo Y Medio Ambiente.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los documentos, datos y registros que se
generen como resultado de los procesos administrativos y operativos que la
empresa ejecute, control a los documentos externos requeridos para dar
cumplimiento al sistema. (Manual del Sistema de SIG HSEQ, plan HSE, plan de
calidad, procedimientos, Instructivos y documentos externos)
3. RESPONSABILIDADES
 El responsable de la elaboración y actualización de este procedimiento es
el Coordinador del HSE.
 El Coordinador de HSE es el responsable de la divulgación de este
procedimiento.
 Es responsabilidad de cada líder de proceso la actualización y entrega de
la información al coordinador HSE para la respectiva actualización de
Listado Maestro de Documentos.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 ISO 9001:2015
 OHSAS 18001:2017
 ISO 14001:2015
 GUIA RUC – Concejo Colombiano de Seguridad
 Decreto 1072 de 2015 Capitulo 6 Articulo 2.2.4.6.12
5. DEFINICIONES.
 Documento: Información consignada en un medio de soporte (papel, disco
magnético, óptico o electrónico, una fotografía o muestra patrón o
combinación de estos) Ejemplo: Manual, Procedimiento documentado,
registro, etc.
 Documento Controlado: Documento del Sistema cuya distribución es
restringida y en donde cada copia entregada ha de ser remplazada cada vez
que se emita una nueva versión del documento.

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 Documento No Controlado: Copia de un documento del Sistema de la cual


es entregada a agentes internos o externos pero donde GLOBAL TECH, no
se responsabiliza por realizar la actualización cuando se emitan nuevas
versiones.
 Documento Obsoleto: Documento que ha perdido su vigencia.
 Documento interno: Documento que elabora la organización para el SIG
HSEQ
 Documentos externos: Son aquellos emitidos por organizaciones
externas, pero que de una u otra forma influyen en los procesos
administrativos y operativos y es necesario para el desempeño del SIG
HSEQ
 Formato: Plantilla para registrar información, evidencia de una actividad o
de un resultado. Una vez diligenciado es un registro, el cual proporciona
evidencia objetiva de actividades desempeñadas.
 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o que proporciona
evidencia de las actividades realizadas. Los registros pueden generarse en
medios físicos, electrónicos o digitales.
 Revisión: Es la identificación del estado actual del documento la cual indica
cual es el documento que debe ser utilizado.
 Protección: Mecanismos utilizados para preservar o salvaguardar los
registros evitando su pérdida o deterioro para posteriores consultas; los
mecanismos de protección dependen de la forma de almacenamiento y
niveles de confidencialidad definidos.
 Recuperación: Forma de localizar, controlar el acceso y consulta de los
registros fácilmente. Por ejemplo, cronológico, por área geográfica, por
producto, entre otros.
 Tiempo De Retención: Tiempo durante el cual se conservan o guardan los
registros, para lo cual se requiere considerar aspectos legales,
contractuales, requisitos internos, ciclo de vida del producto, servicio o del
proyecto, experiencia, entre otros.
 Documento o registro Físico: Información disponible (impresos o escritos),
Información en cualquier formato de archivo, disponible en cámaras o
tarjetas magnéticas, microfilmaciones, cintas de video, entre otros.
 Los documentos y registros que se reciben por fax, deben ser fotocopiados
para evitar que se borren en el tiempo.
 Documento o registro Digital o Electrónico: Información en cualquier
formato de archivo, disponible en discos duros, servidores.

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 Programa: Documento que especifica actividades, responsables, fechas,


indicadores, metas para el cumplimiento de objetivos.

 Plan: Documento que especifica actividades, recursos asociados, por quien


y cuando.

 Procedimientos: Documentos que especifican los criterios, metodología,


recursos, herramientas, establecidos para asegurar la eficaz operación y
control de un proceso o actividad específica dentro de la empresa.

 Instructivos de trabajo: Documentos que contienen descripción detallada


de cómo realizar una actividad.

 Matriz: Se constituyen como una herramienta de control e información de


gestión.

6. ABREVIATURAS
 SIG HSEQ: Sistema Integral de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo,
Medio Ambiente y Calidad
 HSE: Salud, seguridad y Medio Ambiente.
 Rev.: Revisión

7. PROCEDIMIENTO

6.1. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS


Cuando se requiera elaborar un documento se debe:

 Coherencia de las disposiciones


 Aplicabilidad de las disposiciones
 Existencia de recursos para aplicar las disposiciones
 Coherencia con otros documentos
 Estructura y Contenido
 Redacción
 Empleo de textos descriptivos, diagramas de flujo o tablas para facilitar
la comprensión y aplicación por parte de los usuarios.

TIPO LETRA: Arial


TAMAÑO DE LETRA: Para efectos de Cuadros de Excel, cuadros de texto

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El tamaño de la letra se ajustara a la necesidad del formato de tal forma que sea
legible y visible.
MARGENES: Se ajustaran a las normas de ICONTEC Vigentes.

6.1.1 Proceso para crear o actualizar un documento o formato.


1. Se detecta la necesidad de elaborar o modificar un documento
(procedimiento, formato, programa etc.)
2. Se evalúa la propuesta de elaboración y/o modificación del documento con
las personas que conocen la operación.
3. Si el documento requiere correcciones se le informa al solicitante para que
verifique la aplicabilidad de los cambios al documento en borrador y regresa
al ( Numeral 2)
4. Si el documento no es avalado, se informa al solicitante la decisión tomada,
y termina el proceso.
5. Si la propuesta del documento es avalado se procede a su aprobación.
6. Si el documento es aprobado se comunica la decisión al solicitante para que
este a su vez actualice el documento con la información necesaria aprobada
actualice la REVISION (REV) del documento.
7. Si el documento es nuevo, se le debe asignar el código consecutivo de su
proceso interno y entrega copia al coordinador HSE para incluirlo en el
listado maestro e incluir los documentos a disco de almacenamiento de
información.
8. Se debe divulgar todo documento de los diferentes procesos y a los cargos
relacionados, enfatizando en la utilización, conservación y control del
documento.
6.1.2 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.
Todos los documentos y registros tendrán la siguiente estructura en el código:
Empresa - Tipo de documento – Proceso - Numero Consecutivo.
Ejemplo:
GLOBAL- FOR-HSE-002. Acta de Reunión
Empresa: Caracteres del primero nombre de la razón social de la empresa
GLOBAL.

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TIPO DE DOCUMENTO: Dos o tres caracteres que identifican al tipo de documento


de la siguiente manera:

Manual MAN

Programa PRG

Procedimiento PRO

Plan PLN

Instructivo INT

Matriz MTR

Formato FOR

Listo Maestro LTM

Documento Informativo DI
PROCESO: Dos o tres caracteres los cuales indican el proceso que emite el
documento.

Proceso de Planificación (Gestión Gerencial) GG

Proceso de Gestión Comercial COM

Proceso Ejecución de Obra EDO

Control Calidad QC

Proceso de Mantenimiento MTO

Proceso Gestión Admirativa (Talento Humano) ADM

Procedo de Gestión Compras y Almacén CA

Proceso Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente HSE

 NUMERO CONSECUTIVO: Tres dígitos numéricos los cuales indican el consecutivo interno
de cada proceso y consecutivo de tipo de documento.

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6.1.3. ENCABEZADO
GLOBAL-FOR-HSE-035
REGISTRO DE ASISTENCIA REV. 02
01/11/2016
Los demás documentos deberán:
Portada Todo documento tendrá una primera página, denominada portada
estructurada así:
Encabezado (Excepto para formatos, tablas de Excel información digital y física):
Primera Columna LOGO EMPRESA
Segunda Columna TITULO DEL DOCUMENTO
Tercera Columna se subdivide en tres filas
Fila I; Código del documento
Fila II: Rev. 00 /Fecha de Ultima Revisión
Fila III: Pagina de 0 de 0
Ver Ejemplo:

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REV. 01 / 24/12/2016
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 Título del Documento


Debe ir todo en letra MAYUSCULA y centrado en la página como lo muestra la
imagen a continuación.

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*NOTA IMPORTANTE: Los encabezados de documentos pueden ser diferentes a


los antes relacionados, sin embargo no debe cambiarse la estructura de la
codificación la cual debe registrarse en el documento para identificar el documento
y su Revisión actual.

6.1.4 PROBACIÓN E HISTORIA DEL CAMBIOS

Aprobación del documento e historial de Cambios (No aplica para formatos).


1. Los documentos se pueden actualizar o modificar como resultado de una
acción correctiva, una acción de mejora, cambios en el proceso o actividad,
para ello el usuario debe informar al coordinador HSE los cambios propuestos
y las razones para dicho cambio. Para garantizar la adecuación
2. Antes de su distribución los documentos (nuevos o modificados) son
revisados para verificar su adecuación.
Cuadro situado en el parte inferior de la portada (No, pie de página)
Columna I: Revisión vigente
Columna II: Fecha de última revisión
Columna III: Iniciales de quien Elabora y Cargo
Columna IV: Iniciales de quien Revisa y Cargo
Columna V: Iniciales de quien Aprueba y Cargo
Columna VI: Descripción de cambios hechos al documento

Ejemplo:

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APROBACIÓN E HISTORIA DEL CAMBIOS

01 10/OCT/2016 R.J. A.L A.L. REVISION PARCIAL DEL DOCUMENTO,


Coord. Gerente Gerente FRECUENCIA, DESARROLLO.
HSE
00 24/JUN/2010 J.A J.A A.L EMISION INICIAL DEL DOCUMENTO
Proyectos Proyectos Gerente

REV FECHA ELABORA REVISA APRUEBA DESCRIPCIÓN CAMBIO


APROBACIÓN

 Quien Elabora: Líder de proceso o delegado por el responsable del proceso


 Quien Revisa: Calidad y/o HSE cuando aplique
 Quien aprueba: Gerencia GLOBAL TECH

Procedimientos OPERATIVOS ESPECIFICOS PARA PROYECTOS:

 Quien Elabora: Supervisor, Ing. Residente, o Ingeniero Proyectos


 Quien Revisa: Ing. Calidad
 Quien aprueba: Cliente

Deberá Consignarse Iniciales de Nombre y Primer apellido de los que intervienen


en la aprobación y cargo del mismo, como se muestra.

6.2. ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS GENERALES

1. Objetivo: Describe lo que se pretende alcanzar con el documento en


mención. Pueden contener tanto objetivos generales como específicos.
2. Alcance: Extensión y campo de aplicación del documento, define los límites
de aplicación del documento. Evidencia el personal, los procesos o las áreas
que interactúan con el documento.
3. Responsabilidades Menciona los Cargos que tienen la responsabilidad de
la ejecución del documento
4. Documentos de Referencia: (Cuando aplique) Es el listado de los
documentos relacionados con el documento, normas legales, o documentos
externos exigidos por el cliente o entidad especifica.
5. Definiciones: (Cuando Aplique) describen los conceptos de cada uno de los
ítems que se desarrollan.
6. Abreviaturas: (Cuando Aplique), Son las siglas para identificar un concepto
u cualquier termino que aplica en el documento.

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7. Procedimiento: Se detallan las actividades paso a paso que se describen


en los objetivos del documento. Dando las pautas que se deben cumplir para
su ejecución describiendo en forma gráfica o escrita el método para el
desarrollo de las actividades. (La descripción puede hacerse en flujo grama,
cuadros, textos imágenes) Debe ser claro, puntual y aplicable a la realidad.
8. Requerimientos Salud y Seguridad HSE; (En este ítem se debe definir los
parámetros de seguridad para desarrollar las actividades de la naturaleza
del procedimiento,
9. Formatos relacionados: (Cuando palique) Se debe relacionar formatos que
están relacionados para la ejecución del procedimiento.

6.3 ESTRUCTURA PROCEDIMIENTO OPERATIVOS


1. Portada Estándar por la empresa
2. Objetivo
3. Descripción del procedimiento – Cuadros- Flujogramas, etc.
4. Requerimientos de Seguridad, Salud y Ambiente
Nota: En la descripción del procedimiento de debe citar los formatos donde se
llevaran los registros cuando aplique.

7. CARTAS Y/O OFICIOS


Cartas, Oficios Emitidas por Gerencia o líder de proceso que requiera emitir una
carta (Solitudes, memorandos, certificados etc.)
Encabezado:

Logo Nombre Completo de la Organización, NIT de la Organización.

Pie de Pagina

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 Dirección de Empresa, Número de Contacto telefónico, Contacto e


mail.
 El contenido, márgenes, tipo de letra del documento se deben regir
con los criterios de la ICONTEC NTC 3393
 Anexar Código del Documento o formato y Rev. Actual (Posición parte
superior o inferior margen derecho de la página)
 Debe indicar el número de página margen derecha inferior en pie de
página.
 Dentro de la página cada líder d proceso llevara un consecutivo de
nuero de oficio externo que es enviado indicando el proceso que lo
emite. Ejemplo (ADM-01, HSE-01)
 De igual forma llevara un consecutivo alfanumérico indicando el
proceso y número consecutivo interno del proceso.
Estos consecutivos cierran anualmente. Es decir que finalizado el año calendario
se reiniciara el consecutivo numérico para el año vigente.
8. EMISIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
 Es responsabilidad del coordinador HSE, mantener actualizados el Listado
Maestro de Documentos GLOBAL-LTM-HSE-001.

 Es responsabilidad de cada líder de proceso informar y entregar al


Coordinador HSE Documentos y formatos en las Revisiones actualizas.

 En el Listado Maestro de Documentos GLOBAL-LMT-HSE-001 se identifica


quienes poseen copia de cada documento, cuando este es actualizado.

 En la Matriz de Documentos y registros se debe incluir libros- bitácoras que


contenga información relacionada con HSEQ.

8.1 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS


Las copias distribuidas en medio magnético deben tener protección contra escritura
por esta razón se enviaran en PDF para de esta manera evitar modificaciones sin
el control respectivo.

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8.2 Copias Controladas

Se denominara (COPIA CONTROLADA) A documentos impresos que se vayan a


distribuir a los diferentes procesos, donde el responsable del control es el
(coordinador HSE) Quien es el encargado de notificar los cambios, actualizaciones
y/o modificaciones a los poseedores de tales copias. (Se le insertara al documento
en marca de agua “Copia Controlada” Parte Inferior del documento – Pie de Página)

8.3 Copia No Controlada

Se considera copia no controlada a la documentación del SIG HSEQ enviada por


Internet, y cuando el documento es impreso por un usuario diferente al responsable
del SIG HSEQ

Los poseedores de los documentos son responsables de conservar y mantener las


copias controladas entregadas por el departamento de HSE. (Se le insertara al
documento en marca de agua “Copia No Controlada” Parte Inferior del documento
– Pie de Página)

8.4 Documentos Externos


Son los instructivos de operación de equipos, informes de los proveedores,
necesarios para cumplir exigencias contractuales y para el desarrollo del sistema
de Gestión.
Los documentos de origen externo deben registrar en el listado maestro de
documentos y cada líder de proceso entregara al Coordinador HSE el listado de
documentos externos para ser incluidos en el listado maestro de documentos.
9. PROTECCION DE REGISTROS.

Los registros que se encuentran en medio físicos deben estar en carpetas, AZ o


cajas debidamente rotuladas, además se deben seguir las siguientes
recomendaciones:
 La ubicación de las carpetas, deben quedar ajustada para evitar
deformaciones.
 No hacer anotaciones sobre los documentos originales.
 No doblar los documentos. Si se tienen que doblar, tratar de hacer la
menor cantidad de pliegues.
 Cuando sea necesario archivar documentos enviados por fax, es
conveniente sacar fotocopias y archivar estas.
 Deben estar totalmente diligenciados.
 No debe haber enmendaduras, “tachones” o uso de corrector,

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La protección está relacionada con las condiciones de seguridad física y ambiental


que se deben mantener para salvaguardar los registros almacenados en cualquier
medio. Asegurando el acceso, custodia y conservación de la información.

El computador que contiene el sistema de gestión el cual está ubicado en el proceso


HSE.
La confidencialidad de la información es responsabilidad de cada funcionario del
proceso asegurar el establecimiento y cumplimiento de las mismas.

Los lidere de procesos deberán entregar la información parcial al Coordinador


parcial digital para unificar los documentos del SIG.

10. DISPONIBILIDAD, TIEMPO DE RETENCIÓN, RECUPERACIÓN Y/O CONSULTA

10.1 Conservación y recuperación de Documentos;

Artículo 2.2.4.6.13. Conservación de los documentos. El empleador debe conservar los


registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de manera controlada,
garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos
contra daño, deterioro o pérdida.

Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un periodo mínimo
de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del
trabajador con la empresa:

 Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores,


así como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro
de los trabajadores, en caso que no cuente con los servicios de médico
especialista en áreas afines a la seguridad y salud en el trabajo;

 Cuando la empresa cuente con médico especialista en áreas afines a la


seguridad y salud en el trabajo, los resultados de exámenes de ingreso,
periódicos y de egreso, así como los resultados de los exámenes
complementarios tales como paraclínicos, pruebas de monitoreo biológico,
audiometrías, espirómetros, radiografías de tórax y en general, las que se
realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia la salud de la
exposición a peligros y riesgos; cuya reserva y custodia está a cargo del
médico correspondiente;

 Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como


resultado de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos
en seguridad y salud en el trabajo;

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 Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en


seguridad y salud en el trabajo; y, registro del suministro de elementos y
equipos de protección personal.

 Se deberá realizar back up mensualmente de los documentos y registros en medio


magnético (DISCO DURO O SERVIDOR), las cuales solo se manejaran por la dirección
de HSE.
 En el caso del archivo del sistema de gestión cuando termine el año en curso
se archivan en carpeta de 4 solapas o cajas indicando año – proceso –
contenido general.
 Para la recuperación de los documentos o registros estos son archivados de
la fecha más antigua a la más reciente.

10.2 COPIAS DE SEGURIDAD DE ARCHIVOS MAGNÉTICOS - BACK UP.

Los documentos del SIG HSEQ y registros, que se encuentren en dispositivos de


almacenamiento magnéticos (discos duros, memorias USB, servidores de Internet,
etc.) deben tener una copia o back –up de respaldo, que se deben salvaguardar y
proteger de agentes externos que pueden deteriorar esta clase de documentos y
medios de almacenamiento.

Para garantizar el acceso a la información en caso de emergencia se deberá


tener una copia externa a la organización. Gerencia será la responsable de
la tenencia.- Mensualmente deberá realizar copias.

10.3 ALMACENAMIENTO

 MEDIO FISICO
AZ – Marcadas como se indica a continuación:

Logo Empresa

Contenido de la AZ General o Detallado Títulos

Proceso responsable de los registros


Tomo consecutivo del Año
Año del cual se almacena la información para consulta
 Internamente se deben almacenar de la fecha más reciente a la más
antigua.

 Los documentos se conservaran hasta que se realice una modificación, en


cuyo caso serán remplazados y actualizados por la nueva Revisión.

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 MEDIO MAGNETICO

Se debe almacenar y ordenar información por:


 Años – Temática
 Para el caso de los formatos Indicando los dos Últimos dos números de código del formato.
Seguido del nombre del documento. Para los demás documentos es opcional.

 Cuando se realice un cambio en algún documento o formato, este deberá ser guardado en
una carpeta OBSOLETOS

 Toda copia OBSOLETA se debe marcar con letra grande y color rojo la palabra OBSOLETO
o FORMATO ANULADO.

11. REQUERIMIENTOS DE SEGURIDAD Y GESTION AMBIENTAL

Una vez los documentos y registros han cumplido su ciclo de vida o tiempo de
retención, se debe proceder a depurar o eliminar los registros almacenados en
cualquier medio.

Reutilización: Para asegurar la NO utilización de documentos vigentes, las copias


desactualizadas de los documentos deben ser marcadas la cara usada y se
ubicaran en un lugar con el nombre (PAPEL REUTILIZABLE).

Se ubicara en el área asignada con el nombre (PAPEL RECICLABLE), Si las dos


caras de la hoja ya fueron usadas se ubicara en el área asignada por HSE.

Toda la documentación reciclable se entregara roto manualmente o


mecánicamente y se almacenara según codificación de Colores para la
clasificación de Residuos Sólidos.

Está prohibido reutilizar papel que contenga información contable – facturas


 Información Exámenes médicos Ocupacionales
 Informes de Investigación de AT o Enfermedades Laborales
 No se debe reutilizar papel machado con suciedad o degradados de tintas por humedad.
 Cualquier otro tipo de información de interés exclusivamente de la empresa.

12. DOCUMENTOS RELACIONADOS

GLOBAL-LTM-HSE-001 Listado maestro de documentos.

Copia Controlada – Proceso HSE

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