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1. OBJETIVOS
Definir e implementar una metodología estándar que permita elaborar, aprobar revisar,
modificar y controlar los documentos del Sistema Integral de Gestión de Seguridad, Salud
en el Trabajo, Medio Ambiente, y Calidad y demás documentos de los procesos de la
organización establezca.
Definir los criterios que deben contener cada uno de ellos, los criterios a seguir para
garantizar la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención
y disposición de los registros generados en el Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en
el Trabajo Y Medio Ambiente.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los documentos, datos y registros que se
generen como resultado de los procesos administrativos y operativos que la
empresa ejecute, control a los documentos externos requeridos para dar
cumplimiento al sistema. (Manual del Sistema de SIG HSEQ, plan HSE, plan de
calidad, procedimientos, Instructivos y documentos externos)
3. RESPONSABILIDADES
El responsable de la elaboración y actualización de este procedimiento es
el Coordinador del HSE.
El Coordinador de HSE es el responsable de la divulgación de este
procedimiento.
Es responsabilidad de cada líder de proceso la actualización y entrega de
la información al coordinador HSE para la respectiva actualización de
Listado Maestro de Documentos.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
ISO 9001:2015
OHSAS 18001:2017
ISO 14001:2015
GUIA RUC – Concejo Colombiano de Seguridad
Decreto 1072 de 2015 Capitulo 6 Articulo 2.2.4.6.12
5. DEFINICIONES.
Documento: Información consignada en un medio de soporte (papel, disco
magnético, óptico o electrónico, una fotografía o muestra patrón o
combinación de estos) Ejemplo: Manual, Procedimiento documentado,
registro, etc.
Documento Controlado: Documento del Sistema cuya distribución es
restringida y en donde cada copia entregada ha de ser remplazada cada vez
que se emita una nueva versión del documento.
6. ABREVIATURAS
SIG HSEQ: Sistema Integral de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo,
Medio Ambiente y Calidad
HSE: Salud, seguridad y Medio Ambiente.
Rev.: Revisión
7. PROCEDIMIENTO
El tamaño de la letra se ajustara a la necesidad del formato de tal forma que sea
legible y visible.
MARGENES: Se ajustaran a las normas de ICONTEC Vigentes.
Manual MAN
Programa PRG
Procedimiento PRO
Plan PLN
Instructivo INT
Matriz MTR
Formato FOR
Documento Informativo DI
PROCESO: Dos o tres caracteres los cuales indican el proceso que emite el
documento.
Control Calidad QC
NUMERO CONSECUTIVO: Tres dígitos numéricos los cuales indican el consecutivo interno
de cada proceso y consecutivo de tipo de documento.
6.1.3. ENCABEZADO
GLOBAL-FOR-HSE-035
REGISTRO DE ASISTENCIA REV. 02
01/11/2016
Los demás documentos deberán:
Portada Todo documento tendrá una primera página, denominada portada
estructurada así:
Encabezado (Excepto para formatos, tablas de Excel información digital y física):
Primera Columna LOGO EMPRESA
Segunda Columna TITULO DEL DOCUMENTO
Tercera Columna se subdivide en tres filas
Fila I; Código del documento
Fila II: Rev. 00 /Fecha de Ultima Revisión
Fila III: Pagina de 0 de 0
Ver Ejemplo:
GLOBAL-PRO-HSE-010
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
REV. 01 / 24/12/2016
DOCUMENTOS, DATOS Y REGISTROS
Página 7 de 15
Ejemplo:
Pie de Pagina
Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un periodo mínimo
de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del
trabajador con la empresa:
10.3 ALMACENAMIENTO
MEDIO FISICO
AZ – Marcadas como se indica a continuación:
Logo Empresa
MEDIO MAGNETICO
Cuando se realice un cambio en algún documento o formato, este deberá ser guardado en
una carpeta OBSOLETOS
Toda copia OBSOLETA se debe marcar con letra grande y color rojo la palabra OBSOLETO
o FORMATO ANULADO.
Una vez los documentos y registros han cumplido su ciclo de vida o tiempo de
retención, se debe proceder a depurar o eliminar los registros almacenados en
cualquier medio.