GESTION DEL TIEMPO EN PROYECTOS

Profesora: Roula Ghazal

Llega más alto en tu

desarrollo profesional
RIF J-00065477-8

Sede Oriente - Coordinación Regional de la Universidad Metropolitana

G E S T I O N D E L T I E M P O

Contenido
 Objetivos
 Introducción
 Procesos
 Planificar la gestión del cronograma
 Definir las Actividades
 Secuenciar las Actividades
 Estimar los Recursos de las Actividades
 Estimar la Duración de las Actividades
 Desarrollar el Cronograma
 Controlar el Cronograma
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Objetivos

 Comprender los procesos, conceptos y

herramientas y técnicas de la gestión del tiempo en
proyectos, de acuerdo a los estándares y
tendencias internacionales, PMI.
 Habilitar al participante en la valoración del manejo
del tiempo en los proyectos.
 Dar a conocer la importancia de la gestión del
tiempo en los proyectos según el PMI
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Introducción

 Responsabilidad del director de proyectos distinguir

si se puede cumplir con la fecha de finalización
requerida para un proyecto y crear opciones para
hacer que esto suceda, todo esto ANTES de que
inicie la ejecución del proyecto
 Cronogramas realistas
 Software de calendarización
 Planificar la gestión del
cronograma
Procesos

Definir las Actividades

Secuenciar las Actividades

Estimar los Recursos de las

G E S T I O N

Planificación
Actividades

Estimar la Duración de las

D E L

Actividades

Desarrollar el Cronograma
T I E M P O

Controlar el Cronograma
y Control
Seguimiento
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Planificar la gestión del cronograma

Plan de Gestión del Cronograma
Contenido
Implica documentar cómo planificarás, gestionarás y controlarás el cronograma
del proyecto • Metodología y software de calendarización
• Reglas de presentación de estimados:
(horas, días, semanas
Herramientas
• Creación de una línea base del cronograma
• Acta de contra la cual mediry Técnicas • Plan de gestión del
constitución• Identificación de lasdemedidas
• Juicio expertosdel cronograma
• EDT desempeño• Técnicas
para identificar
analíticasvariaciones
• Determinación de la variación aceptable
• Reuniones
• Planificación de cómo se identificarán y
Entradagestionarán las variaciones del cronograma Salida
• La identificación de los procedimientos de
control de cambios al cronograma
• Las plantillas de informe que se usarán
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Definir las actividades

Involucra tomar los paquetesLista de Actividades
de trabajo de la EDT y descomponerlos en las
Ejemplo
actividades que se requieren para producir los entregables y, por ende, lograr los
objetivos del proyecto. Las actividades deben estar a un nivel suficientemente
pequeño para estimar, calendarizar y dar seguimiento y control

Herramientas y
Técnicas
• Plan de gestión • Lista de
del cronograma actividades
• Descomposición
• Línea base del • Lista de hitos
• Planificación
alcance
gradual

Entrada Salida
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Secuenciar las actividades

Involucra tomar las actividades e hitos y secuenciarlos en el orden en que se
realizará el trabajo.
Diagrama de red del cronograma
Ejemplo Diagrama de red (PDM)

Herramientas y
Técnicas
• Plan del • Diagrama de red
cronograma del cronograma
• Lista de actividades • Diagramación por
precedencia
• Atributos
• Determinación de
• Hitos dependencias
• Adelantos y retrasos
Entrada Salida
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Secuenciar las actividades

Método de Diagramación por procedencia
Los nodos se utilizan para representar las actividades y las flechas muestran las
dependencias de las actividades.

Relaciones lógicas:
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Secuenciar las actividades

Técnica de Evaluación y Revisión Gráfica (GERT)

Es una técnica de simulación por computadora que permite ciclos entre las
actividades. El ejemplo más sencillo es cuando tienes una actividad para diseñar
un componente y luego probarlo. Después de probar el componente, quizás se
necesite o no rediseñarlo.
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Secuenciar las actividades

Determinación de dependencias

 Dependencias obligatorias (Lógica Dura): Inherente a la

naturaleza del trabajo (ejemplo: se debe diseñar antes de
construir).
 Dependencias discrecionales (Lógica Blanda): Forma que una
organización ha elegido realizar el trabajo (enfoque preferido).
 Dependencia externa: Se basa en las necesidades o deseos de
una parte externa del proyecto (ejemplo: gobierno o proveedores).
 Dependencia interna: Se basa en las necesidades del proyecto y
puede ser algo que el equipo del proyecto puede controlar.
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Secuenciar las actividades

Adelantos y retrasos
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Estimar los recursos de las actividades

Se determina el tipo y laEstructura
cantidad de recursosde
de desglose necesarios.
recursos Los recursos incluyen
equipos, materiales y personas. Ejemplo

• Plan del cronograma
• Actividades y atributos
• Calendario de recursos
• Estimación de costos de la
actividad
• Registro de riesgos
Entrada
Herramientas y Técnicas
• Requisitos de recursos
• Estructura de desglose de
• Análisis de alternativas recursos
• Datos de estimaciones de
recursos publicados
• Estimación ascendente de
• Software de gestión de
proyectos
Salida
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Estimar la duración de las actividades

Este proceso implica estimar cuánto tiempo llevará cada actividad.

• Plan del cronograma
• Actividades y atributos
• Calendario de recursos
• Estructura de desglose de
recursos
• Registro de riesgos
Entrada
Herramientas y Técnicas
• Duración de las
actividades
• Estimación análoga
• Análisis de reserva
• Técnicas grupales de toma
de decisiones
• Estimación paramétrica
• Estimaciones por 3 valores
Salida
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Estimar la duración de las actividades

Estimación paramétrica

Utiliza parámetros en base a información histórica para poder estimar la duración

de una actividad futura.

Los datos pueden provenir de:

 Registros históricos de proyectos anteriores
 Requisitos de la industria
 Métricas estándar o de otras fuentes. Por ejemplo, el tiempo por línea de
código, tiempo por metro lineal o tiempo por instalación.
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Estimar la duración de las actividades

Estimación por tres valores
Con la técnica de tres valores, los estimadores dan un estimado optimista (0),
pesimista (P) y más probable (M) para cada actividad.
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Desarrollar el Cronograma
Consiste en integrar todas las partes: actividades, secuencias, recursos y
duraciones para generar el cronograma final.

• Plan del cronograma
• Actividades y atributos
• Diagramas de red
• Calendario de recursos
• Duración de las actividades
• RBS
• Registro de riesgos
Herramientas y Técnicas
• Línea base del
cronograma
• Método de la ruta crítica • Cronograma
• Técnicas de modelado • Datos del cronograma
• Método de cadena crítica • Calendarios
• Optimización de recursos
• Compresión cronograma
• Adelantos y retrasos

Entrada Salida
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Desarrollar el Cronograma

Diagrama de barras (Gantt)

Cronograma
Diagrama de red
de
Ejemplo hitos
Ejemplo
Ejemplo
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Desarrollar el Cronograma

Análisis de la red del cronograma

 Método de la ruta crítica

 Compresión del cronograma
 Modelado
 Optimización de recursos
 Método de cadena crítica
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Desarrollar el Cronograma
Análisis de la red del cronograma
 Método de la ruta crítica
Involucra determinar la ruta más larga a través del diagrama de red (la ruta
crítica), lo más temprano y lo más tarde que puede comenzar una
actividad, y lo más temprano y lo más tarde que se puede completar.

 Ruta crítica Es la ruta de más larga duración a través de un diagrama

de red y determina el tiempo más corto que podría llevar completar el
proyecto.

 Sub-ruta crítica Tiene una duración similar a la de la ruta crítica. Algo

podría suceder que acorta la ruta crítica o alarga la sub-ruta crítica a
tal punto donde la sub-ruta crítica se convierte en crítica.
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Desarrollar el Cronograma
Análisis de la red del cronograma
 Método de la ruta crítica Holgura
Ejemplo
 Holgura
 Holgura total Cantidad de tiempo que puede retrasarse una actividad
sin retrasar la fecha de finalización o un hito intermedio del proyecto
 Holgura libre Cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse
sin retrasar la fecha de inicio temprana de su(s) sucesora(s).
 Holgura del proyecto Cantidad de tiempo que un proyecto puede
retrasarse sin retrasar la fecha de conclusión del proyecto impuesta
externamente por el cliente o la gerencia, o la fecha previamente
fijada por el gerente del proyecto.
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Desarrollar el Cronograma
Análisis de la red del cronograma
• Método de la ruta crítica

1. ¿Cuál es la ruta crítica?

2. ¿Cuál es el impacto en el proyecto

si la actividad H aumenta 1
semana?

3. Si el cliente solicita que finalicen el

proyecto 3 semanas antes, ¿Cuál
es la holgura del proyecto?,
¿Cambia la ruta crítica?
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Desarrollar el Cronograma
Análisis de la red del cronograma
• Método de la ruta crítica
1. La ruta crítica es:
Inicio-B-G-D-F-Fin
2. Si la actividad H aumenta :
• Ini-A-C-D-F-Fin = 12 sem.
• Ini-A-C-H-Fin = 12 sem.
• Ini-B-E-H-Fin = 14 sem.
• Ini-B-G-D-F-Fin = 15 sem.
(Camino crítico)
• Ini-B-G-H-Fin = 15 sem.
Los posibles caminos son:
(Camino crítico)
• Inicio-A-C-D-F-Fin = 12 sem.
3. Finalización 3 semanas
• Inicio-A-C-H-Fin = 11 sem.
antes, no cambia ruta crítica.
• Inicio-B-E-H-Fin = 13 sem.
pero, la holgura negativa de -
• Inicio-B-G-D-F-Fin = 15 sem.
3 sem.
• Inicio-B-G-H-Fin = 14 sem.
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Desarrollar el Cronograma
Análisis de la red del cronograma
• Método de la ruta crítica . EJERCICIO

a) ¿Cuánto demora el proyecto?

b) ¿Cuál es la holgura de la actividad B?

c) ¿Cuál es la holgura de la actividad C?

d) ¿Cuál es la holgura del camino de

mayor holgura?

e) ¿Qué impacto tiene el proyecto si la

actividad C dura 8 días?
 G E S T I O N
Desarrollar el Cronograma
Análisis de la red del cronograma
• Método de la ruta crítica - EJERCICIO
a) Los posibles caminos son:
Ini-A-B-D-E-Fin = 14 días (Camino crítico)
Ini-A-C-E-Fin = 11 días (Camino con holgura)
b) La actividad B está sobre la ruta crítica, por lo
tanto no tiene holgura.
c) La actividad C tiene una holgura de 3 días.
D E L T I E M P O
d) Ruta crítica (14 días) – Camino con
holgura (11 días) = 3 días de holgura.
e) La holgura de ese camino baja a 1
día, por lo que el proyecto será más
riesgoso.
Ruta crítica (14 días) – Camino con
holgura (13 días) = 1 día de holgura
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Desarrollar el Cronograma
Análisis de la red del cronograma
 Compresión del cronograma
Consiste en acortar el cronograma del proyecto sin modificar al alcance.
Dos de las técnicas más utilizadas para la compresión del cronograma
son la intensificación y la ejecución rápida.

 Intensificación (Crashing): agregar más recursos al proyecto para

acortar la duración. Por lo general, esta técnica implicará mayores
costos. La clave aquí será cómo obtener la máxima compresión del
cronograma con el mínimo costo posible.

 Ejecución rápida (fast-tracking): realizar actividades en paralelo

para acelerar el proyecto. Por lo general, esta técnica agrega riesgos
al proyecto.
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Desarrollar el Cronograma
Análisis de la red del cronograma
• Compresión del cronograma
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Desarrollar el Cronograma

Análisis de la red del cronograma

• Modelado
Consiste en realizar simulaciones de cómo cambiaría el cronograma del
proyecto si cambia alguna de las variables que lo afectan. Por ejemplo,
la simulación Monte Carlo.
Análisis Monte Carlo: Esta técnica utiliza un software para simular el
resultado de un proyecto, basado en las estimaciones por tres valores
(optimista, pesimista y más probable) para cada actividad y en el diagrama
de red. La simulación puede decirte:
• La probabilidad de concluir el proyecto en cualquier día específico
• La probabilidad de concluir el proyecto a cualquier costo específico
• La probabilidad de que cualquier actividad realmente esté en la ruta
crítica
• Los riesgos generales del proyecto
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Desarrollar el Cronograma

Análisis de la red del cronograma

• Optimización de recursos
Consiste en modificar la programación del proyecto para mejorar la eficiencia
en la asignación de recursos.

Nivelación de recursos Se utiliza para producir un cronograma limitado por

:

los recursos. La nivelación alarga el cronograma e incrementa los costos para

lidiar con una cantidad y disponibilidad de los recursos limitadas y otras
restricciones de recursos.

Suavización de recursos: Es una forma modificada de nivelación de

recursos, en la cual los recursos se nivelan sólo dentro de los límites de la
holgura de sus actividades, de modo que no se retrasen las fechas de
finalización de las actividades.
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Desarrollar el Cronograma

Análisis de la red del cronograma

• Método de cadena crítica

Consiste en modificar el cronograma del proyecto teniendo en cuenta

tanto las dependencias de las actividades como las de los recursos. A
la ruta crítica tradicional se la modifica teniendo en cuenta las
limitaciones de recursos mediante el agregado de colchones de
duración y consideran el riesgo de disponibilidad de recursos de cada
actividad.
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Controlar el Cronograma
Significa medir con respecto al plan. También implica tomar medidas
correctivas y preventivas una y otra vez durante la vida del proyecto para
mantenerlo en línea con el plan.

Herramientas y
• Cronograma, calendarios y Técnicas • Información sobre el
datos del cronograma desempeño del trabajo
• Datos de desempeño del • Revisiones del desempeño • Pronóstico del
trabajo cronograma
• Software.
• Optimización de recursos • Solicitudes de cambio y
• Modelado actualizaciones
• Adelantos y retrasos
• Compresión
Entrada Salida