DOCUMENTO
DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES
2 ELECTRÓNICOS
FASE DE
PLANEACIÓN
DOCUMENTAL
1 2
La creación de documentos
debe estar precedida del
análisis legal, tecnológico,
funcional y archivístico, en el
que se determine la utilidad de
los mismos como evidencia de
las actuaciones de la
administración pública. El
resultado de esta fase
permitirá establecer si debe
crearse o no un documento y
sus características.
METADATOS
Datos que describen el contexto,
el contenido y la estructura de
los documentos de archivo y su
gestión a lo largo del tiempo.
FIRMA
(AUTOR)
FICHERO
ARCHIVO
DE APOYO ELECTRÓNICO
Generado por la misma oficina o
por otras oficinas o
instituciones, que no hace parte
de sus series documentales
pero es de utilidad para el
cumplimiento de sus funciones.
Conjunto de documentos
electrónicos producidos y
tratados conforme a los
principios y procesos
archivísticos.
FASE
PREARCHIVÍSTICA
4
3 FASE ARCHIVÍSTICA
4
DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS 2
Información creada, recibida, 5 6 2 7
almacenada y transmitida por
medios electrónicos.
8
2
DOCUMENTO EXPEDIENTE PROCESOS DE
DOCUMENTOS NATIVOS ELECTRÓNICO
ELECTRÓNICOS DIGITALIZACIÓN ELECTRÓNICO GESTIÓN DOCUMENTAL
DE ARCHIVO
información creada o recibida Técnica que permite la Registro de información Conjunto de documentos 1 Planeación
electrónicamente en o por las reproducción de información generada, recibida, almacenada electrónicos correspondientes a
entidades fruto de la que se encuentra registrada en y comunicada por medios un mismo trámite o asunto
automatización de procesos. soportes análogos (papel, 2 Valoración
video, casetes, cinta, película, electrónicos, que permanece en administrativo, cualquiera que
microfilme y otros), en uno que estos medios durante su ciclo sea el tipo de información que
sólo puede leerse o vital; es producida por una contengan, manteniendo su 3 Producción
interpretarse mediante persona o entidad en razón de vínculo archivístico.
ESTRUCTURA DEL
DOCUMENTO
un computador. sus actividades y debe ser 4 Gestión y trámite
tratada conforme a los
ELECTRÓNICO principios y procesos
Requieren procesos de EXPEDIENTE HÍBRIDO 5 Organización
archivísticos.
Contenido Expediente conformado por
DOCUMENTOS ANÁLOGOS documentos de archivo 6 Transferencia
análogos y electrónicos, que
DE CONTENIDO
Descriptivos
Conceptuales Información creada, recibida corresponden a un mismo 7 Disposición de documentos
Relación
y/o almacenada cuyo soporte es asunto, conservados en sus
Control de acceso
un material análogo. soportes nativos, manteniendo
su vínculo archivístico. 8 Preservación a largo plazo
Trazabilidad
ADMINISTRATIVOS
Conservación
Firma
VERSIÓN 171112
Copia
Créditos de pictogramas
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de Archivos Electrónicos
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