Tutorial Práctico de MS Word 2003

TUTORIAL PRÁCTICO DE MS WORD 2003

CONTENIDO
TUTORIAL PRÁCTICO DE MS WORD 2003...............................................................1
CONTENIDO....................................................................................................................1
INTRODUCCION.............................................................................................................2
COMO ELABORAR UNA PLANTILLA PARA UN TIPO DE DOCUMENTO............3
CREAR UN ESQUEMA...............................................................................................4
DEFINIR EL FORMATO............................................................................................10
CREAR UN RESUMEN DEL ESQUEMA................................................................15
CREAR ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA...........................................................18
GUARDAR LA PLANTILLA....................................................................................20
GLOSARIO.....................................................................................................................22

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INTRODUCCION
Esta tutoría es un primer paso para el usuario inexperto en el uso y
aprovechamiento de las características que ofrecen las herramientas
ofimáticas, para el desarrollo de sus labores tanto en el ámbito personal como
laboral. La idea central es potenciar al usuario para que realice sus tareas en el
menor tiempo y de la forma más fácil y sencilla, dedicando su esfuerzo real a
cosas importantes como el contenido.
Se toma por descontando que el usuario conoce el uso básico de las
herramientas ofimáticas y los conceptos relacionados, como aplicar formato,
cambiar tipo de fuente, etc.
En esta edición no se piensa cubrir todas las características, sino
aquellas que nos puedan servir de forma rutinaria, en otras ediciones, se
continuara descubriendo mas características. Espero que esta guía sea de su
agrado, y cumpla con su fin, hacerte mas eficiente y productivo en la
elaboración de textos.
Cualquier colaboración, dudas o comentarios sobre esta tutoría, estaré
gustoso de recibirla a rafoelhonrado@hotmail.com.
Saludos
Rafael Reyna Camones
Autor

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COMO ELABORAR UNA PLANTILLA PARA UN TIPO DE

DOCUMENTO
En la vida cotidiana y laboral, muchas personas realizan de forma
rutinaria la elaboración de documentos, lo cual para muchos es aparentemente
algo engorroso y aburrido, puesto que redactan de forma manual una y otra
vez, el mismo tipo de documento (cartas, oficios, monografías, manuales,
reportes etc.). Pero nadie se pregunta si habrá una forma de evitar este
problema.
¿Habrá alguna forma de solucionarlo?
Por supuesto que la hay, y es aprovechar las ventajas que ofrece las
herramientas ofimáticas, como son la creación de Plantillas, es decir de
documentos que contienen una estructura y características preestablecidas,
que se pueden reutilizar y con lo cual ahorrar tiempo y dinero (en el caso
laboral) a las personas y empresas.
¿Cómo logra ahorrarnos tiempo y dinero una plantilla?
Porque al utilizar una plantilla solo nos dedicamos al llenado del
contenido del documento particular, y no perdemos tiempo en la estructura y
formato del mismo, además al estar este preestablecido la edición es uniforme
y automática. Esto es fácil de explicar con un ejemplo:
Si nosotros elaboramos constantemente oficios, nos daremos cuenta
que todos ellos comparten ítems o puntos similares, y un formato común,
entonces podemos aprovechar eso para generar un plantilla que incluya dichos
puntos y el formato correspondiente, y solo dedicarnos a llenar la información
particular a cada oficio.
Además otro beneficio de elaborar plantillas es la uniformidad que se
obtiene de los documentos, al presentar características homogéneas en todos
ellos.
Para elaborar una plantilla se debe tener ciertas pautas como:
 Crear un esquema o estructura del documento, que incluirá los puntos o
ítems que debe cubrir el documento.
 Definir el formato con el que deseamos trabajar, para que este se aplique
de manera uniforme a lo largo del documento.
 Insertar un resumen del esquema o estructura del documento, siempre y
cuando el tipo de documento lo requiera, por ejemplo en una monografía
es un requisito incluir un resumen de la estructura o esquema, pero en
una carta esto no es necesario.
 Crear un encabezado y pie de página respectivo.
 Guardar el documento de forma que permita su reutilización.
En el caso práctico de esta tutoría elaboraremos una plantilla para un
Informe de Practicas Profesionales. A continuación veremos como realizarlo.

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CREAR UN ESQUEMA
Ante todo, cuando nos iniciamos en la odisea de elaborar un documento,
debemos definir el esqueleto del mismo, es decir el esquema del documento.
Este esquema contiene los puntos principales a tratar en el documento, como
son los títulos, subtítulos además de secciones comunes a todos como son la
introducción, índice, bibliografía.
El primer paso será cambiar la vista, para realizar esto en MS Word
haremos lo siguiente:
 Ejecutamos el Microsoft Office Word 2003.
 En el documento abierto pasamos la vista actual (por defecto se
encuentra en la vista Diseño de Impresión) a la Vista Esquema, esto se
logra de las siguientes formas:
o En el menú Ver, clic en Esquema.

o Haciendo clic en Vista Esquema, o presionando la combinación de

teclas ALT+CTRL +Q.

 Con lo cual la pantalla que tendremos será la siguiente:

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Cabe mencionar que al pasar a esta vista, por defecto se hará visible la
barra de herramientas Esquema, lo cual nos facilitara el trabajo mas adelante.
 Ahora en esta vista comenzaremos a ingresar los diferentes puntos o
ítems que contendrá el documento. En nuestro caso particular la
estructura del documento es la siguiente
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
CAPITULO I: GENERALIDADES
1.1. OBJETIVOS
1.2. IMPORTANCIA
1.3. ALCANCES Y/O LIMITACIONES
1.4. RESUMEN
CAPITULO II: SITUACIÓN ACTUAL
2.1. RESEÑA HISTÓRICA
2.2. ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA
2.3. VISIÓN Y MISIÓN
2.4. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO
2.5. PROCESO PRODUCTIVO O DE SERVICIO DE LA EMPRESA
2.6. RECURSOS UTILIZADOS
2.7. VOLUMEN DE PRODUCCCION O SERVICIO ACTUAL
2.8. SITUACIÓN ACTUAL DEL ÁREA DE ESTUDIO
2.9. PROBLEMÁTICA DE LA EMPRESA RESPECTO AL AREA DE
ESTUDIO
CAPITULO III: MARCO CONCEPTUAL
CAPITULO IV: METODOLOGÍA DEL PROYECTO
4.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
4.2. PREMISAS
4.3. OBJETIVOS
4.4. METODOLOGÍA UTILIZADA
4.5. PROCEDIMIENTO
4.6. DESARROLLO / EJECUCION
4.7. RESULTADOS
4.8. DISCUSIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
CAPITULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

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5.1. CONCLUSIONES
5.2. RECOMENDACIONES
ANEXOS
BIBLIOGRAFIA
 Comenzaremos a ingresar los primeros 3 ítems como se ve a
continuación:

 Se debe presionar la tecla ENTER o RETURN después de cada uno para

ingresar el siguiente.
 Ahora para ingresar el cuarto ítem, debemos detenernos y tomar en
cuenta la jerarquía o nivel que presenta la estructura del documento, si
apreciamos el cuarto ítem Objetivos, en la estructura se encuentra
formando parte del tercero por lo tanto debemos descender un nivel en la
jerarquía, es decir al Nivel 2, esto se logra de las siguientes maneras:
o Presionando la tecla TAB o la combinación ALT+MAYUSCULAS +
DERECHA ( Flecha Derecha )
o Haciendo clic el botón Disminuir Nivel, de la barra de herramientas
Esquema.

 Con lo cual conseguiremos lo siguiente:

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 Haciendo posible continuar registrando los demás ítems que pertenecen

al capitulo 1.

 Pero en este punto nos volvemos a encontrar con un inconveniente,

queremos ingresar el capitulo II, pero por defecto al presionar la tecla
ENTER este se coloca dentro del capitulo I. Para dar solución a esto
necesitamos subir un nivel en la jerarquía, es decir volver al nivel 1. Esto
se logra de la siguiente manera:
o Presionando la tecla MAYUSCULAS + TAB o la combinación de
teclas ALT+ MAYUSCULAS + IZQUIERDA ( Flecha Izquierda )
o Haciendo clic el botón Disminuir Nivel, de la barra de herramientas
Esquema

 Con lo cual obtendremos el siguiente resultado:

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 Permitiendo el ingreso del ítem siguiente, en nuestro caso Capitulo II.

Ahora que ya conoce como moverse entre los niveles de la jerarquía

procederemos de forma similar con los demás ítems de la estructura del
documento.
Se habrá podido dar cuenta en la barra de herramientas Esquema de un
Combo que muestra el nivel correspondiente a la ubicación del cursor, pues
este combo también nos permite cambiar el nivel actual al que uno desee de
forma mucho mas rápida

También puede reordenar los ítems (sea por un error al ingresarlos u

otro motivo en particular) de la forma siguiente:
 Para subir un ítem
o Haga clic en el botón Subir de la barra de herramientas Esquema, o
la combinación de teclas ALT + MAYUSCULAS + ARRIBA.

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 Para bajar un ítem

o Haga clic en el botón Bajar de la barra de herramientas Esquema, o
la combinación de teclas ALT + MAYUSCULAS + ABAJO.

DEFINIR EL FORMATO
Continuando con el desarrollo de la plantilla para el tipo de documento
Informe de Prácticas Pre Profesionales, y ya completado la estructura del
documento, es necesario reparar en las características de formato que
presentaran los puntos o ítems de la estructura, así mismo el texto
independiente, el texto en negrita, etc.
Pero nos encontramos con un problema aplicar cada una de las
características de formato a cada uno de los ítems, así mismo recordar las
características que se le han aplicado, resulta ser algo muy engorroso.
¿Como solucionamos esto?
Con otra característica que se encuentra presente en las herramientas
ofimáticas, la creación y uso de estilos, lo cual nos permite agrupar un conjunto
de características de formato bajo un nombre, poder aplicarlo sin tener que
repetir cada uno de los pasos individualmente, y con el beneficio de poder
reutilizarlo a través del documento.
Para acceder al panel Estilos y formato, tenemos las siguientes
alternativas:
 Seleccionar el menú Formato y clic en Estilos y Formato

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 Haciendo clic directamente en el botón Estilos y Formato de la barra de

herramientas Edición.

 O si se encuentra cargado el panel de tareas seleccionarlo directamente.

Ahora que ya conocemos como acceder a este panel, continuaremos

con la creación de un nuevo estilo, continuando con el ejemplo, crearemos un
nuevo estilo llamado MiParrafo, el cual nos servirá para definir las
características de formato que tendrán los párrafos dentro del documento. El
procedimiento es el siguiente:
 Pulsamos el botón Nuevo Estilo.

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Lo cual cargara el formulario que nos permitirá ingresar un nuevo estilo,

este formulario cuenta con muchas opciones, pero no es necesario
configurarlas todas para crear un nuevo estilo, solo aquellas que consideremos
necesarias. A manera de explicación comentare algunos de los campos y que
debemos ingresar en ellos.
Nombre: En este campos debemos ingresar el nombre que queremos
asignarle a nuestro estilo.
Tipo de Estilo: Este combo nos permite seleccionar si nuestro estilo se
aplicara a un párrafo, un carácter, una tabla o una lista.
Estilo basado en: Define el estilo del cual se tomaran las características
iniciales para nuestro estilo o aquellas que no hemos definido.
Estilo del párrafo siguiente: Nos permite indicar cual queremos que sea
el estilo para el párrafo siguiente.

 Entonces ingresamos el nombre MiParrafo, seleccionamos en Tipo de

Estilo la opción Párrafo, porque el estilo que estamos creando es para
aplicarlo a los párrafos del documento, seleccionamos en Estilo basado
en al estilo Normal, y en Estilo del párrafo siguiente el mismo estilo que
estamos creando, para que así al terminar un párrafo con este estilo,
este continúe y no tengamos que volver aplicarlo al nuevo párrafo.

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También creamos estilos para el texto en negrita (MiNegrita), texto en

cursiva (MiCursiva), de la misma forma como lo hemos hecho para el estilo Mí
párrafo. También podemos crear cualquier otro estilo que consideremos
pertinente. Entonces tendremos una lista como se aprecia a continuación:

Hasta aquí podríamos dar por terminado esta parte, pero hay un
problema con el estilo Titulo 1, deseamos que este se encuentre centrado, para
eso debemos modificarlo. Esto se hace de la siguiente manera:
 Haciendo clic con el botón derecho del Mouse sobre el estilo Titulo, lo
cual mostrara un menú desplegable, del cual seleccionamos la opción
Modificar.

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 En el formulario Modificar el estilo, cambiamos la alineación haciendo clic

en el botón Centrar, dejándolo así:

Si en algún momento, desea prescindir de algún estilo, bastara con

hacer clic con el botón derecho sobre el mismo y seleccionar la opción eliminar.
Se preguntara porque esta opción no estuvo habilitada para el estilo Titulo1,
esto se debe a que Titulo1 es un estilo propio del Microsoft Office Word,
utilizado internamente por el programa por lo que su eliminación podría causar
un malfuncionamiento del mismo. Lo mismo se aplica a otros estilos como
Titulo2, Titulo3, Normal, etc. De la misma forma como modifico el estilo Titulo1,
puede hacerlo con otros estilos internos Encabezado, Pie de pagina, etc. si es
que planea utilizarlos en etapas posteriores.
Como recomendación, en la creación y utilización de estilo, es bueno
mantener nombres cortos que tengan significado, porque los nombres largos
ocuparan mucho espacio de pantalla, lo que obligara a hacer un
desplazamiento horizontal perdiendo algo de tiempo, tampoco es bueno tener
una cantidad sin fin de estilos, porque esto haría perder la utilidad de usarlos,
¿Se imaginar estar buscando en el listado un estilo entre 200? Claro que no,
verdad.

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CREAR UN RESUMEN DEL ESQUEMA

Tenemos la estructura, los estilos que definen las características de
formato de forma uniforme a los largo del documento, pero ahora necesitamos
un resumen de la estructura del mismo, una tabla que nos permita mostrar la
estructura ordenada para una referencia y consulta rápida sobre su ubicación.
Frecuentemente la mayoría de personas realiza este resumen de
manera manual, navegando por el documento para capturar la estructura, su
orden y en la mayoría de casos su ubicación (numero de pagina).
Los inconvenientes que acarrea esto, son la perdida de tiempo en
ubicar las secciones, y el mantener actualizado el orden y su ubicación,
imagínese que tiene un trabajo de 100 paginas y desea crear un resumen del
contenido, deberá navegar por la cien paginas para saber exactamente en que
pagina se encuentra cada ítem que considere relevante colocar en su resumen.
Y para dificultar esta labor, cada vez que actualice su documento sea por el
ingreso de nuevo contenido, o reorganización del mismo, tendrá también que
actualizar nuevamente su resumen. Lo que se necesita es un resumen que se
pueda generar y actualizar de forma automática.
¿Eso existe?
Claro que si, y en MS Word se llama Tabla de Contenido, y es muy fácil
de usar y generar. Pero para ello debemos tener las siguientes
consideraciones:
 La Tabla de contenido generara por defecto, el resumen de la estructura
basándose en los estilos Titulo1, Titulo2, Titulo3… Titulo9.
Recuerda que en la vista esquema ingresamos la estructura de nuestro
documento de ejemplo, y este adoptaba el estilo Titulo1 por defecto, Titulo2 si
disminuíamos un nivel, y así sucesivamente continuábamos descendiendo en
la jerarquía. Pues lo que hizo sin saber, es facilitar la creación de la tabla de
contenido, el cual es otro de los beneficios de utilizar la vista Esquema.
 Si cuando creo el documento, no utilizo los estilos Titulo1…Titulo9, se
vera en la obligación de personalizar la tabla de contenido agregando los
estilos que desee aparezcan en el resumen y a la vez determinando su
nivel de jerarquía en la tabla de contenido. Si usó estilos o formato de
manera indiscriminada en los diversos ítems o puntos de la estructura de
su documento, será todo un tormento organizar su tabla de contenido.
Por ello siempre es recomendado seguir la pauta de crear un esquema
de forma previa al ingreso del contenido, ahorrándose dolores de cabeza
(Vaya que si no lo dude, yo puedo dar fe de ello).
 La tabla de contenido puede personalizarse para una presentación
acorde a los gustos o requerimientos del documento, para ello tendremos
que escoger entre los 7 estilos disponibles.
 La tabla de contenido generara la estructura y el nivel de detalle, de
forma predeterminada, hasta el nivel 3 de la jerarquía, es decir incluirá
los estilos Titulo1, Titulo2, Titulo3. Si deseamos incluir un mayor nivel de
detalle debemos especificarlo, el máximo nivel es el nivel 9.

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Bueno basta de teoría, manos a la obra, para crear una tabla de

contenido necesitamos ejecutar los siguientes pasos:
 Seleccionar el menú Insertar, desplegar el submenú Referencia, y
seleccionar Índice y tablas.

 En el formulario Índice y Tablas, seleccionar la pestaña Tabla de

Contenido.

 Seleccionamos las opciones que sean convenientes, en nuestro caso

dejamos las opciones por defecto, solo nos limitamos a cambiar el
formato a Estilo clásico para darle una mejor presentación. Una vez
hecho esto haremos clic en el botón Aceptar.
Si deseáramos un mayo nivel de detalle en la tabla de contenido,
bastara con incrementar el valor en la opción Mostrar niveles, de acuerdo al
nivel deseado como se explico anteriormente.

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Ahora tendremos una tabla de contenido como esta:

Como se puede apreciar esta tabla presenta la estructura o esquema de

nuestro de forma ordenada y jerárquica, mostrando además el número de
página y el relleno respectivo. Si es curioso, se estará preguntando que
significa el mensaje: Documento activo CTRL + clic para seguir hipervínculo.
Esto quiere decir que presionando CTRL y haciendo clic en uno de los ítems
que aparecen en la tabla, iremos a la página donde se encuentre ubicado dicho
ítem.
Ahora solo bastara con actualizar la tabla de contenido cada vez que
hagamos alguna modificación en el documento. Esto se hace de la siguiente
manera:
 Colocarse el cursor sobre la tabla de contenido.
 Pulsar el botón derecho del Mouse, esto desplegara un submenú, de
este submenú escoger la opción Actualizar Campos.

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CREAR ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA

Todo documento debe contar con un encabezado y pie de página en el
cual se muestran algunos datos como el titulo del documento, el número de
página, el autor, etc.
Para insertar el encabezado y pie de página haremos lo siguiente:
 Seleccionamos el menú Ver, pulsamos el botón izquierdo del Mouse,
sobre la opción Encabezado y pie de pagina. Esto nos permitirá
visualizar tanto el encabezado como pie de pagina, cabe recalcar que al
hacerlo, por defecto sea cual fuere la vista en que nos encontremos
pasaremos a la de Diseño de Impresión.

Esto hará que se visualicen las zonas respectivas al encabezado y pie

de página, así mismo hará visible también la barra de herramientas
Encabezado y pie de página.

 Ingresamos el texto respectivo a nuestro documento, en el caso del

Encabezado será “Informe de Practicas Pre Profesionales”.

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 Y en el pie de página se incluirá el número de página y la cantidad total

de las mismas, para hacer esto deberemos valernos de los botones
Insertar numero de pagina e Insertar numero de paginas de la barra
de herramientas Encabezado y pie de página.

 Una vez ingresado el encabezado y pie de pagina procedemos a hacer

clic en el botón Cerrar de la barra de herramientas Encabezado y pie de
pagina.
Los datos consignados pueden variar de acuerdo a las preferencias o
requerimientos pertinentes.

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GUARDAR LA PLANTILLA
Lo último que nos falta es guardar el documento, pero para poder
reutilizarlo, debemos guardarlo como una plantilla, lo cual le brindara la
característica de ser reutilizable, además de características particulares
dependiendo la herramienta ofimática.
El procedimiento en MS Word es el siguiente:
 Seleccionar el menú Archivo, clic en Guardar como…
 Se visualizara el cuadro de dialogo Guardar como, en el campo Nombre
de Archivo ingrese el texto “Informe de Practicas” y en Guardar como
tipo: escoja la opción Plantilla de documento.

 Ahora solo bastara con hacer clic en el botón Guardar.

Se estará preguntando porque no puede guardarlo como cualquier otro
documento, y la razón es que de hacerlo así, tendría que estar siempre
copiando y pegando dicho archivo, recalco archivo porque sino lo guarda como
plantilla solo es otro archivo mas, como cualquier otro documento que ha
redactado, o en su defecto teniendo el cuidado de grabarlo con un nombre
diferente cada vez que lo utilice, sin mencionar que previamente estará
buscándolo para poder trabajar con el.
Si por el contrario, lo guarda como plantilla, estará disponible cada vez
que lo requiera sin preocuparse de su ubicación o de sobrescribirlo, porque se
generara automáticamente un documento nuevo cada vez que lo abra.
Para usar la plantilla debemos:
 Seleccionar el menú Archivo, clic en Nuevo… esto cargara el panel
tareas Nuevo documento.
 En el panel Nuevo documento, en la sección Plantillas, clic en En mi
PC…

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 Se cargara el formulario Plantillas, en la pestaña General,

encontraremos la plantilla “Informe de Practicas”, que recién acabamos
de crear, la seleccionamos y pulsamos el botón Aceptar.

Una vez pulsado el botón Aceptar, se creara un nuevo documento

basado en la plantilla.

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GLOSARIO
Estilo: combinación de características de formato, como fuente, tamaño
de fuente y sangría, que se nombra y almacena como un conjunto. Cuando
aplique un estilo, todas las instrucciones de formato de ese estilo se aplican al
mismo tiempo.).
Nivel de esquema: Formato de párrafos que puede utilizar para asignar
un nivel jerárquico (Nivel 1 a Nivel 9) a los párrafos del documento. Por
ejemplo, después vez asignados los niveles de esquema, puede trabajar con el
documento en la vista Esquema o en el Mapa del documento.
Plantilla: Archivo o archivos que contienen la estructura y las
herramientas para dar forma a elementos como el estilo y el diseño de página
de los archivos terminados. Por ejemplo, las plantillas de Word puede dar
forma a un único documento y las plantillas de FrontPage pueden dar forma a
todo un sitio Web.
Vista de esquema: Vista que muestra los títulos de un documento con
sangría para representar su nivel en la estructura del documento. La vista de
esquema también puede utilizarse para trabajar con documentos maestros.

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