Instructivo de Procesos

Nombre Procedimiento Realizar inventario físico en los Centros de Operación.

Código INVEN-06 Versión 5 Fecha de documentación 2015/04/25

Dueño del proceso o

Coordinador de Inventarios
procedimiento
Director de Tienda
Jefe de Bodega
Responsable(s) Auxiliar de Inventarios
Auxiliar Punto de Venta
Auxiliar Contable

Realizar el inventario físico de los productos existentes en Bodegas y Punto de venta de los
1. Objetivo Centros de Operación y/o CEDI, de tal manera que se satisfagan correctamente las
necesidades reales de la empresa en cuanto a existencias y rotación de productos.
Inicia con la necesidad de realizar inventario físico emitida por la Dirección de Ventas y
2. Alcance finaliza con el archivo de los ajustes aprobados por parte de Gerencia General.
Este procedimiento aplica para todos los C.O y CEDI.

3. Descripción del Proceso

Actividad
Documentos
Responsable Descripción
Nº Nombre requeridos
directo
Identificar la Coordinador Identificar la necesidad de realizar inventario de
1 necesidad de de Inventarios acuerdo a las necesidades emitidas por las Directivas
inventario físico de Inversiones Euro S.A. o Proveedores.
Programar y Coordinador Programar y comunicar la fecha de los inventarios Correo electrónico
comunicar la de Inventarios físicos por medio de correo corporativo a:
fecha de los  Gerencia Comercial
inventarios  Director de Tienda
físicos  Supervisor de Bodega
2  Supervisor Punto de Venta
 Comprador de línea del producto
 Auxiliar de Inventario
Nota: De ser necesario, los Directores de Tienda
deben gestionar con el proveedor los mercaderistas
que apoyarán el desarrollo del inventario físico en
cada Centro de Operación.

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Dueño del proceso o

Coordinador de Inventarios
procedimiento
Director de Tienda
Jefe de Bodega
Responsable(s) Auxiliar de Inventarios
Auxiliar Punto de Venta
Auxiliar Contable

Actividad
Documentos
Responsable Descripción
Nº Nombre requeridos
directo
Coordinar la Coordinador de Coordinar con el Supervisor de Bodega la selección
3 selección de Inventarios del personal idóneo que participará en el inventario
personal físico; así mismo comunicarles los productos a
inventariar y el día del inventario.
Realizar Supervisor de Realizar el proceso de acumulación de ventas VENTA-02
proceso de Bodega/Auxiliar diarias. Este proceso se debe realizar antes de Acumulación de
4
acumulación de de Inventarios imprimir planillas con el fin de descargar del Ventas Diarias
ventas diarias inventario las ventas del día.
Ver Procedimiento VENTA-02.
Alistar Bodega y Auxiliar de Organizar la Bodega y el Punto de Venta para la
5 Punto de Venta Bodega/Auxiliar toma del inventario físico, separando la mercancía a
Punto de Venta inventariar.
Imprimir Coordinador de Imprimir dos planillas para la toma del inventario
planillas de los Inventarios físico de los productos, ingresando al Sistema S1ESA
6
productos a a la ruta: Modulo Comercial/Inventarios/Consultas y
inventariar Reportes/Existencias a la fecha por bodega.
Distribuir el Coordinador de Distribuir el personal en dos grupos con el fin de
personal para la Inventarios realizar dos conteos (Bodega y Punto de Venta)
toma del utilizando las planillas.
7 inventario físico Nota: Los conteos son realizados por grupos Planillas
diferentes, por ejemplo; el grupo que realiza conteo
1 en Punto de Venta, posteriormente realizará
conteo 2 en Bodega y viceversa.

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Dueño del proceso o

Coordinador de Inventarios
procedimiento
Director de Tienda
Jefe de Bodega
Responsable(s) Auxiliar de Inventarios
Auxiliar Punto de Venta
Auxiliar Contable

Actividad
Documentos
Responsable Descripción
Nº Nombre requeridos
directo
Realizar el Auxiliar de Contar los productos a inventariar y diligenciar
8 conteo de Bodega/Auxiliar completamente la planilla de acuerdo a las unidades Planillas
productos Punto de Venta encontradas en bodega y punto de venta.
Registrar la Director de Registrar la información del conteo realizado en el
9 información Tienda / archivo de Excel que fue exportado desde SIESA en la
del conteo Supervisor actividad 6. Ver ejemplo
¿Existen Si la respuesta es positiva sigue a la actividad 10
diferencias Si la respuesta es negativa sigue a la actividad 12
entre conteo 1
y conteo 2?
Realizar conteo Auxiliar de Realizar conteo físico de los productos que tienen Planillas
físico de los bodega/Auxiliar diferencias en bodega o punto de venta, registrando
10 productos que Punto de Venta la información en la planilla en el campo Tercer
tienen Conteo.
diferencias Nota: Se debe verificar también la información
suministrada en las planillas de conteos 1 y 2.
Registrar el Director de Registrar el tercer conteo de los ítems que presentan
11
tercer conteo Tienda/Auxiliar diferencia en el archivo de Excel como total
de los ítems de Inventarios existencia física.
Analizar las Director de Analizar las diferencias de los ítems entre la cantidad
diferencias del Tienda/Auxiliar física y la existencia (la que muestra SIESA), según los
12
inventario de Inventarios registros de movimientos (ENA, TRI, EAA, EDI) en el
sistema SIESA. El análisis se registra en el campo
observaciones.
Actividad Descripción Documentos

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Coordinador de Inventarios
procedimiento
Director de Tienda
Jefe de Bodega
Responsable(s) Auxiliar de Inventarios
Auxiliar Punto de Venta
Auxiliar Contable

Responsable requeridos
Nº Nombre
directo
Tramitar la Coordinador de Tramitar la aprobación de los ajustes (diferencias) del
aprobación de Inventarios inventario físico con la Gerencia General brindándole
13 los ajustes de las explicaciones pertinentes. Se debe tener firma de
inventario Gerencia General en aprobación de ajustes.
Nota: La aprobación de ajuste por correo corporativo
también es válida.
¿Aprobado Si la respuesta es positiva sigue a la actividad 14
ajuste de Si la respuesta es negativa sigue a la FIN
inventario?
Realizar ajuste Director de Realizar ajuste del inventario en el sistema SIESA
de inventario Tienda aprobado por la Gerencia General, haciendo una EDI
(Entrada de Inventario) o SDI (Salida de Inventario)
14 según corresponda.
Ruta EDI: Modulo Comercial/Inventarios/Documentos
/ Entradas / Directas.
Ruta SDI: Modulo Comercial/Inventarios/Documentos
/Salidas.

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Coordinador de Inventarios
procedimiento
Director de Tienda
Jefe de Bodega
Responsable(s) Auxiliar de Inventarios
Auxiliar Punto de Venta
Auxiliar Contable

Actividad
Documentos
Responsable Descripción
Nº Nombre requeridos
directo
Entregar ajustes Director de Entregar a Dirección de Contabilidad los ajustes del
del inventario Tienda/Auxiliar inventario físico para su archivo final.
físico de Inventarios Tener en cuenta lo siguiente:
 Enviar los primeros 3 días hábiles del mes
siguiente.
 Todos los Ajustes deben tener la aprobación de la
15 Gerencia General (Firma autógrafa o correo
electrónico)
 Se debe imprimir el documento realizado en el
sistema y firmado por quien lo elaboró.
 Anexar soporte de ajuste y/o su respectiva
explicación
 Estar ordenado en forma cronológica (Consecutivo
y Fecha).
Archivar ajustes Dirección de Archivar en la carpeta de “Ajustes”, todos los ajustes
16
del inventario Contabilidad de inventario físico de todos los Centros de Operación
físico. para efectos de control interno.
FIN Fin de Procedimiento Realizar inventario físico en los Centros de
Operación.

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Responsable(s) Auxiliar de Inventarios
Auxiliar Punto de Venta
Auxiliar Contable

4. Hipervínculos

Imprimir planillas de los productos a inventariar del sistema S1ESA.

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Director de Tienda
Jefe de Bodega
Responsable(s) Auxiliar de Inventarios
Auxiliar Punto de Venta
Auxiliar Contable

Seleccionar cada uno de los campos que aparecen en la pantalla, como son:
 Centro de Operación
 Bodega (De acuerdo a la consulta que se requiera hacer se elige la bodega o se filtra la consulta por
todas las bodegas que tenga el Centro de Operación).
 Plan ítem 1 (Se puede filtrar la consulta por: clase, departamento, categoría, subcategoría, segmento,
subsegmento, proveedor o marca). Es opcional de acuerdo al inventario o a la consulta que se requiera
hacer.
 Existencias (Todos)

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procedimiento
Director de Tienda
Jefe de Bodega
Responsable(s) Auxiliar de Inventarios
Auxiliar Punto de Venta
Auxiliar Contable

 Disponible (Todos)
 Seleccionar el informe “CONSULTA EXISTENCIAS”
 Dar clic en Consultar
 Al generar el listado, dar clic en el icono “exportar” .
 Guardar el archivo en formato .txt.
 Abrir el archivo y seleccionarlo presionando las teclas Ctrl + E, luego presionar las teclas Ctrl + C para
copiar, posteriormente abrir un archivo en Excel y presionar las teclas Ctrl + V para pegar la
información.
Nota: Los campos que contiene el archivo son necesarios para generar el análisis e informe del
inventario. Los datos que se entregan impresos en la planilla para generar el conteo físico son:
 Código de barras
 Descripción del producto
 Dos campos especificando conteo 1 y conteo 2.

Regresar a Actividad 6

Registrar la información del conteo

Aplica para los Centros de Operación que separan la existencia del Punto de Venta y Bodega, para los que no;
solo generan la columna “total existencia física”.
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Responsable(s) Auxiliar de Inventarios
Auxiliar Punto de Venta
Auxiliar Contable

Realizar ajuste ENTRADA DE INVENTARIO

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Director de Tienda
Jefe de Bodega
Responsable(s) Auxiliar de Inventarios
Auxiliar Punto de Venta
Auxiliar Contable

Seleccionar cada uno de los campos que aparecen en la pantalla, como son:
C.O.
Tipo de documento (EDI-Entrada de inventario).

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Jefe de Bodega
Responsable(s) Auxiliar de Inventarios
Auxiliar Punto de Venta
Auxiliar Contable

 Fecha del día en que se realizó el inventario.

 En el campo notas, especificar que el motivo de la entrada es por ajuste de inventario, de qué proveedor
o característica referente al tipo de inventario se realizó y en qué fecha lo realizaron
 Dar clic en “Adicionar”.

Seleccionar cada uno de los campos que aparecen en la pantalla, como son:
Referencia del producto.

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Jefe de Bodega
Responsable(s) Auxiliar de Inventarios
Auxiliar Punto de Venta
Auxiliar Contable

 Bodega general del C.O. donde se realizó el inventario.

Motivo (70-Entrada Ajuste Descuadre).
Cantidad de la diferencia sobrante
 Dar clic en “Adicionar”.
 Ingresar tantos ítems se tengan con sobrantes y dar clic en cancelar.

 Finalmente dar clic en el icono “Aprobar”.

Regresar a Actividad 14

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Auxiliar Punto de Venta
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Realizar ajuste SALIDA DE INVENTARIO

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Jefe de Bodega
Responsable(s) Auxiliar de Inventarios
Auxiliar Punto de Venta
Auxiliar Contable

Seleccionar cada uno de los campos que aparecen en la pantalla, como son:
C.O.
Tipo de documento (SDI-Salida de inventario).
 Fecha del día en que se realizó el inventario.
 En el campo notas, especificar que el motivo de la entrada es por ajuste de inventario, de qué proveedor
o característica referente al tipo de inventario que se realizó y en qué fecha lo realizaron
 Dar clic en “Adicionar”.

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Responsable(s) Auxiliar de Inventarios
Auxiliar Punto de Venta
Auxiliar Contable

Seleccionar cada uno de los campos que aparecen en la pantalla, como son:
Referencia del producto.
 Bodega general del C.O. donde se realizó el inventario.

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Auxiliar Punto de Venta
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Motivo (60-Salida Ajuste Descuadre).

Cantidad de la diferencia del faltante
 Dar clic en “Adicionar”.
 Ingresar tantos ítems se tengan con faltantes y dar clic en cancelar.

 Finalmente dar clic en el icono “Aprobar”.

Regresar a Actividad 14

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5. Glosario de términos
Término Significado
A.J.I Documento Ajuste de Inventario.

AJUSTE DE Es un documento que se realiza en el sistema donde se concilia los datos físicos contra
INVENTARIO datos del sistema de información y llevar estos dos datos al mismo en ambas
instancias.
C.I.I Documento Consumo Interno de Inventario.-
D.E.C Documento Devolución de Inventario.
E.A.A Documento Entrada Ajuste Automático.
E.D.I Entrada de Inventario.
E.N.A Documento Entrada a almacén.
F.A.M Documento Factura de Mercancía.
Verificación o confirmación de la existencia de los productos o bienes patrimoniales de
Inventario físico la empresa. El inventario es una estadística física o conteo de los productos existentes,
para confrontar las unidades físicas con las unidades cargadas en un sistema de datos.
P.R.E Documento Proceso Ensamble.
S.D.I Documento Salida de Inventario.
Stock de productos Existencias de un producto en un momento determinado.
T.R.I Documento Transferencia de Inventario.

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Flujograma

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Fecha de publicación: 2015/05/14

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