Bao Cao Tot Nghiep - Hien 2702

B¸o ço tèt nghiÖp  NguyÔn ThÞ Thu HiÒn
K43 – DT 3
Lêi më ®Çu
Trong nh÷ng n¨m qua ngµnh Bu chÝnh ViÔn th«ng níc ta ®· ®Æt ®îc
nh÷ng thµnh tùu to lín trong viÖc t¨ng tèc ®é ph¸t triÓn vÒ mäi mÆt, ®ãng
gãp kh«ng nhá vµo sù nghiÖp c«ng nghiÖp ho¸, hiÖn ®¹i ho¸ ®Êt níc, c¶i
thiÖn ®êi sèng nh©n d©n, ®¶m b¶o an ninh quèc phßng. Cã thÓ nãi m¹ng l-
íi bu chÝnh viÔn th«ng níc ta ®¸p øng nhu cÇu ngµy cµng cao cña x· héi
®ång thêi m¹ng líi ®· v¬n tíi çc vïng s©u. vïng xa, biªn giíi, h¶i ®¶o.
Tõ khi nhµ níc ta ®Ó ra viÖc thùc hiÖn ®êng lèi ®æi míi, tõ c¬ chÕ quan
liªu bao cÊp chuyÓn sang c¬ chÕ thÞ trêng, héi nhËp víi thÕ giíi th× viÖc dÇn
dÇn më cña bu chÝnh viÔn th«ng lµ ®iÒu tÊt yÕu ph¶i thùc hiÖn, ngµnh Bu
chÝnh – ViÔn th«ng kh«ng thÓ ®éc quyÒn.
§Ó ph¸t triÓn nhanh vµ hiÖn ®¹i ho¸ m¹ng Bu chÝnh ViÔn th«ng trong m«i
trêng c¹nh tranh vµ héi nhËp quèc tÕ, tËp ®oµn bu chÝnh viÔn th«ng ®·
kh«ng ngõng n©ng cao chÊt lîng çc dÞch vô vµ chÊt lîng phôc vô cña ®éi
ngò CBCNV trong toµn ngµnh. Híng chuyÓn ®æi c¬ cÊu tæ chøc, qu¶n lý tõ
tæng c«ng ty bu chÝnh viÔn th«ng sang tËp ®oµn Bu chÝnh ViÔn th«ng,
thµnh lËp c«ng ty mÑ, c«ng ty con vµ çc c«ng ty cæ phÇn vv…®· kh¼ng
®Þnh híng ®óng ®¾n cña ngµnh chuÈn bÞ cho héi nhËp tÊt yÕu.
Nh÷ng thµnh tùu vµ søc m¹nh tinh thÇn ®ã t¹o ra thÕ vµ lùc míi cho phÐp
ngµnh Bu ®iÖn chuyÓn sang mét giai ®o¹n ph¸t triÓn míi trong thêi kú ®Èy
m¹nh c«ng nghiÖp ho¸, hiÖn ®¹i ho¸ toµn ngµnh.
Qua thêi gian häc t¹i trêng Trung häc BCVT vµ CNTT miÒn bói ®îc sù híng
dÉn tËn t×nh cña çc thÇy coo gi¸o céng víi sù cè g¾ng häc tËp trau dåi kiÕn
thøc cña b¶n th©n em ®Õn nay ®· hoµn thµnh çc m«n häc lý thuyÕt. Nh»m
1
K43 – DT 3
cñng cè lý thuyÕt ®i ®«i víi thùc hµnh trong d©y truyÒn s¶n xuÊt, vËn dông
lý thuyÕt ®· häc vµo thùc tÕ s¶n xuÊt, t¹o ®iÒu kiÖn lµm b¸o ço tèt nghiÖp,
em ®îc ph©n c«ng vÒ thùc tËp t¹i Bu ®iÖn Phæ Yªn thuéc tØnh Th¸i Nguyªn.
Kh¸i qu¸t chung
1. Kh¸i qu¸t vÒ nghiÖp vô bu chÝnh:

Bu chÝnh lµ ngµnh ho¹t ®éng víi tÝnh chÊt võa kinh doanh võa phôc vô, cã
mÆt kh¾p mäi miÒn tæ quèc tõ thµnh phè ®Õn n«ng th«n, tõ ®ång b»ng
®Õn vïng s©u vïng xa, biªn giíi, h¶i ®¶o lµ cÇu nèi liÒn giao lu t×nh c¶m cña
nh©n d©n trong níc vµ më réng quan hÖ quèc tÕ.
Bu chÝnh lµ ph¬ng tiÖn ®Ó thóc ®Èy ho¹t ®éng x· héi vµ lµ thíc ®o sù
ph¸t triÓn kinh tÕ x· héi, lµ nh©n tè quan träng ®Ó lµm nªn khèi ®¹i ®oµn
kÕt toµn d©n. Bu chÝnh ®· gãp phÇn truyÒn ®¹t nh÷ng chØ thÞ, ghÞ quyÕt
cña §¶ng, nhµ níc xuèng ®Õn tõng ngêi d©n. Bu chÝnh cã mèi quan hÖ mËt
thiÕt víi viÔn th«ng t¹o thµnh hÖ thèng tin thuËn tiÖn vµ v÷ng ch¾c, cã vai
trß quan träng trong nÒn kinh tÕ quèc d©n. B»ng nh÷ng h×nh thøc phôc vô
®a d¹ng thu hót ®îc ®«ng ®¶o kh¸ch hµng trong níc vµ quèc tÕ.
* §Æc ®iÓm cña nghiÖp vô Bu chÝnh:
- Ngµnh Bu chÝnh lµ mét ngµnh s¶n xuÊt vËt chÊt ®Æc biÖt cã ®Çy ®ñ
çc ®Æc thï riªng kh¸c b¼n víi çc ngµnh s¶n xuÊt kh¸c.
- Bu chÝnh thùc hiÖn nhiÖm vô chÝnh trÞ phôc vô sù chØ ®¹o cña §¶ng vµ
Nhµ níc, ®¸p øng nhu cÇu cña nÒn kinh tÕ quèc d©n vµ giao lu t×nh c¶m
cña nh©n d©n b»ng çch nhËn göi, chuyÓn ph¸t bu phÈm , bu kiÖn, chuyÓn
2
K43 – DT 3
tiÒn…qua çc h×nh thøc dÞch vô ®a dµng ®¶m b¶o “nhanh chãng, chÝnh
x¸c, an toµn, tiÖn lîi, v¨n minh”.
- §èi tîng phôc vô lµ c¬ quan ®oµn thÓ, çc tÇng líp nh©n d©n cã nhu cÇu
sö dông th«ng tin bu chÝnh.
- Qóa tr×nh s¶n xuÊt phôc thuéc rÊt nhiÒu vµo nhu cÇu x· héi, vµo m¹ng l íi
giao th«ng vµ ph¬ng tiÖn vËn chuyÓn.
- Çc dÞch vô bu chÝnh mang tÝnh chÊt ®a d¹ng, phøc t¹p.
- Ngoµi tr¸ch nhiÖm phôc vô chÝnh trÞ nh truyÒn ®a tin tøc ngµnh cßn
tham gia vµo c«ng viÖc lu th«ng hµng ho¸, tiÒn tÖ, s¶n xuÊt kinh doanh.
- Th«ng tin bu chÝnh lµ lo¹i nghiÖp vô thùc hiÖn qu¸ tr×nh nhËn, chuyÓn,
phh¸t çc lo¹i th, bu thiÕp…tõ ngêi göi ®Õn ngêi nhËn. Qu¸ tr×nh truúªn ®a
®¶m b¶o nguyªn vÑn néi dung vµ h×nh thøc cña th«ng tin ®Õn ngêi nhËn.
Th«ng tin Bu chÝnh ®ßi hái ph¶i chÝnh x¸c, an toµn tuyÖt ®èi.
* VÞ trÝ cña nghiÖp vô Bu chÝnh:
- Th«ng tin bu chÝnh cã ý nghÜa quan träng vÒ chÝnh trÞ, kinh tÕ, v¨n ho¸
x· héi, quèc phßng an ninh còng nh ®êi sèng cña nh©n d©n vµ cã ý nghÜa
quèc tÕ.
- Th«ng tin bu chÝnh lµ sîi d©y nèi liÒn t×nh c¶m cña çc thµnh viªn trong
tõng gia ®×nh vµ x· héi, rót ng¾n thêi gian vµ kh«ng gian gi÷a ®« thÞ vµ
n«ng th«n, ®ång b»ng vµ miÒn nói, ®Êt liÒn vµ h¶i ®¶o.
- Th«ng qua viÖc thi hµnh çc v¨n b¶n Nhµ níc, çc hiÖn ®Þnh kÝ kÕt,
hiÕn ch¬ng c«ng íc cña liªn minh Bu chÝnh (UPU). Th«ng qua Bu chÝnh thÕ
giíi, th¾t chÆt t×nh ®oµn kÕt h÷u nghÞ cña nh©n d©n ta vµ nh©n d©n
thÕ giíi v× hoµ b×nh, h÷u nghÞ cïng ph¸t triÓn.
2. Vµi nÐt s¬ lîc vÒ Bu ®iÖn tØnh Th¸i Nguyªn:
- Bu ®iÖn tØnh Th¸i Nguyªn lµ tæ chøc kinh tÕ, ®¬n vÞ thµnh viªn h¹ch
to¸n phô thuéc Tæng c«ng ty Bu chÝnh viÔn th«ng ViÖt Nam.
3
K43 – DT 3
- Bu ®iÖn tØnh cã t çch ph¸p nh©n, cã ®iÒu lÖ tæ chøc vµ ho¹t ®éng,
bé m¸y qu¶n lý ®iÒu hµnh. Cã con dÊu riªng, ®îc më tµi kho¶n t¹i ng©n
hµng nhµ níc vµ kho b¹c nhµ níc. §îc Tæng c«ng ty giao quyÒn qu¶n lý vèn
vµi tµi s¶n t¬ng øng víi nhiÖm vô kinh doanh vµ phôc vô cña ®¬n vÞ. ChÞu
tr¸ch nhiÖm vÒ viÖc hoµn thµnh kÕ ho¹ch kinh doanh vµ phôc vô ®· ®îc
Tæng c«ng ty giao gãp phÇn b¶o toµn vµ ph¸t triÓn sè vèn.
- Bu ®iÖn tØnh Th¸i Nguyªn cã chøc n¨ng:
Tæ chøc, x©y dùng, qu¶n lý, vËn hµnh vµ khai th¸c m¹ng líi Bu chÝnh –
viÔn th«ng ®Ó kinh doanh vµ phôc vô theo quy ho¹ch, kÕ ho¹ch vµ ph¬ng h-
íng ph¸t triÓn do Tæng c«ng ty giao. §¶m b¶o th«ng tin liªn l¹c phôc vô sù
chØ ®¹o cña c¬ quan §¶ng, chÝnh quyÒn çc cÊp, phôc vô çc yªu cÇu th«ng
tin trong ®êi sèng x· héi, quèc phßng, an ninh.
* §èi víi Bu ®iÖn Phæ Yªn.
Bu ®iÖn huyÖn Phæ Yªn lµ mét ®¬n vÞ kinh tÕ c¬ së, h¹ch to¸n phô
thuéc Bu ®iÖn tØnh Th¸i Nguyªn, lµ mét phÇn cÊu thµnh trong hÖ thèng tæ
chøc vµ ho¹t ®éng cña bu ®iÖn tØnh Th¸i Nguyªn, ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh
doanh vµ ho¹t ®éng c«ng Ých cïng çc mèi quan hÖ mËt thiÕt víi nhau vÒ tæ
chøc m¹ng líi, lîi Ých kinh tÕ tµi chÝnh, ph¸t triÓn dÞch vô bu chÝnh viÔn
th«ng ®Ó thùc hiÖn nh÷ng môc tiªu, kÕ ho¹ch chung cña bu ®iÖn TØnh.
Bu ®iÖn huyÖn Phæ Yªn cã t çch ph¸p nh©n, cã dÊu riªng, ®îc më tµi
kho¶n t¹i ng©n hµnh vµ kho b¹c Nhµ níc trªn ®Þa bµn tØnh Th¸i Nguyªn. §îc
Bu ®iÖn tØnh giao quyÒn vµ ®¶m b¶o nhiÖm vô SXKD cña ®¬n vÞ. ChÞu
tr¸ch nhiÖm vÒ viÖc hoµn thµnh kÕ ho¹ch kinh doanh vµ phôc vô ®îc Bu
®iÖn tØnh giao. ChÞu sù l·nh ®¹o cña Bu ®iÖn tØnh, thÞ uû, §HND, UBND
trªn ®Þa bµn.
Bu ®iÖn huyÖn Phæ Yªn cã chøc n¨ng, nhiÖm vô:
4
K43 – DT 3
- Tæ chøc, x©y dùng, qu¶n lý, vËn hµnh vµ khai kh¸c m¹ng líi BC – PHBC,
TKB§ ®Ó kinh doanh vµ phôc vô theo quy ho¹ch,. KÕ ho¹ch vµ ph¬ng h¬ng
ph¸t triÓn do Gi¸m ®èc Bu ®iÖn tØnh giao, ®¶m b¶o th«ng tin liªn l¹c, phôc
vô th«ng tin nhu cÇu trong ®êi sèng, kinh tÕ x· héi cña çc ngµnh vµ nh©n
d©n trªn ®Þa bµn huyÖn nh»m hoµn thµnh kÕ ho¹ch ®îc giao. Lµ ®¹i diÖn
cña bu ®iÖn tØnh, lµ ®Çu mèi ®Ó tiÖp nhËn çc yªu cÇu th«ng tin ®ét xuÊt
cña çc cÊp §Èng uû, chÝnh quyÒn ®Þa ph¬ng vµ cña cÊp trªn. Bu ®iÖn
huyÖn gièng nh mét tæng ®¹i lý cung cÊp çc dÞch vô viÔn th«ng c«ng céng
t¹i çc ®iÓm giao dÞch vµ thùc hiÖn çc dÞch vô hç trî kinh doanh viÔn th«ng
trªn ®Þa bµn huyÖn.
- Tæ chøc, x©y dùng, qu¶n lý, vËn hµnh vµ khai dÞch vô Bu chÝnh – ViÔn
th«ng ®Ó kinh doanh vµ phôc vô cho quy ho¹ch vµ ph¬ng híng ph¸t triÓn do
tæng c«ng ty giao. §¶m b¶o th«ng tin liªn l¹c phôc vô chØ ®¹o cña çc c¬
quan §¶ng, chÝnh quyÒn çc cÊp, phôc vô çc yªu cÇu th«ng tin trong ®êi
sèng x· héi quèc phßng, an ninh.
Néi dung
5
K43 – DT 3
b¸o ço thùc tËp tèt nghiÖp
(Thêi gian thùc tËp 7 tuÇn tõ 14/01 – 04/03/2009)
I: - Bé phËn giao dÞch

A. §iÖn tho¹i - FAX
- NhËn göi, ph¸t çc bøc fax trong vµ ngoµi níc.
- TiÕp nhËn çc yªu cÇu ®µm tho¹i trong níc vµ quèc tÕ.
- Xö lý çc yªu cÇu ®µm tho¹i t¹i giao dÞch.
- KÕ to¸n sæ s¸ch cuèi ngµy t¹i giao dÞch.
B. Bu phÈm- Bu kiÖn
- B¸n tem th, phong b×.
- NhËn göi çc lo¹i BP – BK, bu göi EMS, Bu chÝnh uû th¸c, COD, Bu phÈm
kh«ng ®Þa chØ… göi trong vµ ngoµi níc.
- NhËp d÷ liÖu vµ khai th¸c ch¬ng tr×nh EMS trªn m¸y vi tÝnh
- Ph¸t çc lo¹i PB - BK víi bé phËn khai th¸c BC – PHBC
- Xö lý çc trêng hîp ®Æc biÖt( nÕu cã)
- KÕ to¸n sæ s¸ch cuèi ngµy t¹i giao dÞch.
C. ChuyÓn tiÒn
- NhËn göi TCT, CNT, §iÖn hoa.
- Giao nhËn TCT, ®iÖn hoa víi çc bé phËn khai th¸c
- ChuyÓn nhËn CTN
- Tr¶ TCT, CTN
- Ph¸t §iÖn hoa.
- Xö lý çc trêng hîp ®Æc biÖt (nÕu cã)
- KÕ to¸n sæ s¸ch cuèi ngµy, cuèi th¸ng tai giao dÞch.
- NhËp d÷ liÖu vµ khai th¸c ch¬ng tr×nh chuyÓn tiÒn PO.
D. Ph¸t hµnh b¸o chÝ
6
K43 – DT 3
- NhËn ®Æt mua b¸o chÝ trong níc vµ b¸o chÝ nhËp khÈu.
- Tæ chøc b¸n lÎ b¸o chÝ.
- Xö lý çc trêng hîp ®Æc biÖt ( nÕu cã)
- NhËp d÷ liÖu vµ khai th¸c ch¬ng tr×nh PHBC trªn m¸y vi tÝnh ( theo ch-
¬ng tr×nh cña PHBC TW)
E. TiÕt kiÖm Bu ®iÖn
- NhËn göi vµ tr¶ tiÒn TKB§.
- Xö lý çc trêng hîp ®Æc biÖt ( nÕu co)
- KÕ to¸n sæ s¸ch cuèi ngµy, cuèi th¸ng t¹i bu côc.
- KiÓm so¸t vµ bæ cøu çc sai sãt trong qua tr×nh khai th¸c.
- NhËp d÷ liÖu vµ khai th¸c ch¬ng tr×nh tÕt kiÖm Bu ®iÖn trªn m¸y vi
tinh t¹i çc bu côc kh«ng nèi m¹ng tin häc.
II. – Bé phËn khai th¸c
A. Bu phÈm, Bu kiÖn.
- §ãng – më chuyÓn th.
- Xö lý çc trêng hîp ®Æc biÖt sau khi më chuyÓn th ( nÕu cã)
- Giao nhËn TCT, BP – BK cho bé phËn giao dÞch vµ Bu t¸.
- Xö lý çc trêng hîp kh«ng ph¸t ®îc (nÕu cã)
B. Ph¸t hµnh b¸o chÝ
- Ph©n phèi b¸o chÝ, ®ãng b¸o chÝ cho çc ®¬n vÞ trùc thuéc.
- Theo dâi qu¶n lý ®éc gi¶ dµi h¹n, b¸o chÝ b¸n lÎ, b¸o lu ký.
- Tæng hîp nhu cÇu b¸o chÝ cho th¸ng sau vµ nhu cÇu ®iÒu chØnh ( nÕu
cã)
7
K43 – DT 3
Çc dÞch vô bu ®iÖn huyÖn phæ yªn ®ang cung cÊp
Cung cÊp çc dÞch vô bu chÝnh c«ng Ých

- Tem bu chÝnh
- Bu phÈm thêng díi 2kg
- Ph¸t hµnh b¸o chÝ
Cng cÊp çc dÞch vô bu chÝnh
- Bu phÊm , bu kiÖn, chuyÓn ph¸t nhanh EMS, Vexpress.
-Bu chÝnh uû th¸c, Bu phÈm kh«ng ®Þa chØ.
- Quµ tÆng
- VËn t¶i hµnh kh¸ch, hµng ho¸.
- CÊp ®æi hé chiÕu, thu hé phÝ b¶o hiÓm Prudential.
Cung cÊp çc dÞch vô tµi chÝnh bu chÝnh
- TiÕt kiÖm Bu ®iÖn
- Th chuyÓn tiÒn, chuyÓn tiÒn nhanh, chuyÓn tiÒn quèc tÕ.
- B¶o hiÓm : B¶o hiÓm nh©n thä, phÝ nh©n thä
Cung cÊp çc dÞch vô viÔn th«ng
- §iÖn tho¹i ,.fax c«ng céng
- ThÎ ®iÖn tho¹i
- NhËn hîp ®ång l¾p ®¹t thuª bao ®iÖn tho¹i, Internet.
- Thu cíc phÝ viÔn th«ng.
8
K43 – DT 3
I. bé phËn giao dÞch
Giao dÞch lµ n¬i thùc hiÖn çc c«ng viÖc chÊp nhËn tr¶ bu phÈm bu kiÖn,
chuyÓn tiÒn, tiÕt kiÖm bu ®iÖn….§©y lµ n¬i trùc tiÕp diÔn ra qu¸ tr×nh
giao tiÕp víi kh¸ch hµng, ®ång thêi còng lµ kh©u thùc hiÖn chØ tiªu kÕ
ho¹ch doanh thu cña bu ®iÖn huyÖn. Do vËy ph¶i chó träng ®Õn chÊt lîng
dÞch vô (chÊt lîng s¶n phÈm còng nh chÊt lîng phôc vô ) ph¶i ®Çu t trang
thiÕt bÞ hiÖn ®¹i c«ng nghÖ cao n¬i giao dÞch ph¶i khang trang s¹ch sÏ, ®éi
ngò giao dÞch viªn ph¶i cã tr×nh ®é tay nghÒ cao vµ kÜ n¨ng giao tiÕp
tèt.T¹i Bu ®iÖn tØnh ®· vµ ®ang thùc hiÖn yªu cÇu trªn.
A/ §iÖn tho¹i –Fax
A1 /Th«ng tin Facsimile ( nghiÖp vô Fax)
NghiÖp vô th«ng tin Facsimile ( gäi tÆt lµ nghiÖp vô FAX) gäi t¾t lµ nghiÖp
Bu ®iÖn dïng ®Ó truyÒn ®a nguyªn b¶n nh÷ng tin tøc cã s·n trªn giÊy ( s¬
®å v¨n b¶n, h×nh ¶nh, b¶n vÏ) ®îc gäi chung lµ bøc fax tõ n¬i nµy ®Õn n¬i
kh¸c th«ng qua thiÕt bÞ m¹ng líi viÔn th«ng trong níc vµ quèc tÕ.
I. NhËn göi, truyÒn fax, ph¸t çc bøc trong vµ ngoµi níc , kÕ to¸n
1. NhËn göi vµ truyÒn.
* §iÒu kiÖn nhËn göi çc bøc fax.
a. KÝch thíc
- ChØ nhËn nh÷ng trang fax kh«ng vît qóa mÉu chuÈn A4 quèc tÕ lµ:
ChiÒu réng x chiÒu dµi = 210mm x 297mm.
9
K43 – DT 3
KÝch thíc tèi thiÕu cña trang fax kh«ng ®îc nhá h¬n mÉu chuÈn A6 quèc
tÕ lµ: ChiÒu réng x chiÒu dµi = 105mm x 148mm.
- §é dµy cña bøc fax cho phÐp tõ 0.05mm – 0.15mm. Nõu trang fax cã
kÝch cì l¬n h¬n A4 ngêi göi fax ph¶i tù sö lý ph©n trang ®Ó theo nh mÉu
quy ®Þnh.
b. MÇu s¾c
Bøc fax ph¶i ®¶m b¶o ®é t¬ng ph¶n ®en tr¾ng râ dµng, s¾c nÐt. Bøc
fax cã nhiÒu mÇu s¾c ph¶i yªu cÇu kh¸ch hµng ph«tcopy l¹i v× m¸y fax
kh«ng truyÓn mÇu s¾c.
c. Xö lý bøc fax kh«ng ®¹t tiªu chuÈn
- Bøc fax kh«ng ®Æt tiªu chuÈn mag ngêi göi vÉn yªu cÇu chÊp nhËn, giao
dich viªn khoanh trßn vµ viÕt ch÷ Re vµo trong vßng trßn ®ã trªn gãc ph¶i
cña trang ®Çu vµ nh÷ng trang tiÕp theo sau ®ã giao dÞch viªn ký hiÖu Re
vµo phiÕu fax 2.
Trêng hîp Bøc fax giÊy nh¨n, gÊp nÕp, qu¸ máng yªu cÇu kh¸ch hµng
ph«t«copy l¹i ®Ó ®¶m ®¶m chuyÒn fax cã chÊt lîng.
d. §Þa chØ bøc fax: “Bao gåm”
§Þa chØ hoµn chØnh, ®Þa chØ ®¨ng ký, ®Þa chØ sè m¸y, thuª bao, ®Þa
chØ hép th bu chÝnh, ®Þa chØ lu ký.
e. §iÒu kiÖn nhËn göi bøc fax
- Kh¸ch hµng göi fax cã thÓ viÕt trªn Ên phÈm fax 1 hoÆc bc fax ®· viÕt
s·n ë nhµ ®iÒu ph¶i kÌm theo phiÕu göi fax2.
* Thñ tôc göi:
a. Çc viÕt fax 1
- PhÇn mµo ®Çu dµnh cho Bu ®iÖn nghi: Giê, ngµy th¸ng ký göi fax, sè
mµo ®Çu VT06, sè trang, ký hiÖu dÞch vô.
10
K43 – DT 3
- PhÇn ®Þa chØ dµnh cho kh¸ch hµng: Tªn c¬ quan nhËn hay ngêi nhËn,
®Þa chØ bu chÝnh, sè m¸y fax, ®iÖn tho¹i, Telex, phÇn ®Þa chØ ngêi göi. §Ó
®¶m b¶o chÊt lîng truyÒn fax néi dung ®îc viÕt trong khu«n khæ quy ®Þnh
cña fax1. ViÕt çch 4 mÐp giÊy, mçi bªn 10mm.
b. Çch viÕt fax 2:
- PhÇn mµo ®Çu dµnh cho bu ®iÖn nghi t¬ng tù nh fax1.
- ViÕt xong giao dÞch viªn ký, ngêi göi ký.
c. Vµo sæ VT06.
- Khi lµm xong thñ tôc nhËn göi fax, Bu ®iÖn tÝnh tiÒn, thu tiÒn cíc khi
truyÒn xong bøc fax, giao phiÕu thu tiÒn hay ho¸ ®¬n VT01 cho kh¸ch hµng.
(NÕu kh¸ch hµng nî ghi cíc vµo b¶ng kª VT07)
* Ph¬ng thøc truyÒn bøc fax:
a. Thao t¸c truyÒn.
- XÕp bøc fax theo thø tù tõ ®Çu trang ®Õn cuèi trang.
- §Æt bøc fax theo chiÒu däc híng giÊy ch¹y, mÆt v¨n b¶n óp xuèng.
- Quay gäi nh thùc hiÖn cuéc ®µm tho¹i néi tØnh hay ®êng dµi trong níc
hoÆc ngoµi níc.
- Trong khi quay gäi, khai th¸c viªn kiÓm tra sè m¸y trªn mµn h×nh khíp víi
sè m¸y ghi trªn fax2.
- Khi nghe cã tin hiÖu fax nÕu ë chÕ ®é tù ®éng th× sau 2 håi chu«ng
m¸y sÏ tù ®éng truyÒn.
- TruyÒn xong cã tÝn hiÖu b¸o hÕt m¸y sÏ in ra ACTIVITY REPORT
- Vµo fax4 theo chØ dÉn.
b. Tr¶ bøc fax cho ngêi göi:
- Khi tryÒn xong bøc fax ký tªn vµo fax2, Fax1, phiÕu b¸o ço (report) cho
giao dÞch viªn viÕt ch÷ R (råi) lµm thñ tôc tr¶ Fax1, phiÕu b¸o ço vµ phiÕu
thu tiÒn VT06 cho kh¸ch hµng, phiÕu Fax2 lu.
11
K43 – DT 3
- trêng hîp phiÕu b¸o ço cho nhiÒu bøc fax truyÒn cïng mét lóc th× ph¶i
ph«t«copy theo sè lîng bøc fax cho kh¸ch hµng.
c. Xö lý khi liªn l¹c bøc fax khã kh¨n.
- Trong khi truyÒn fax nÕu cã trë ng¹i v× do kü thuËt th× ®îc truyÒn l¹i
ngay khi kü thuËt cho phÐp.
- Sè lÇn göi fax giai ®o¹n nhiÒu nhÊt lµ 3 lÇn.
- Sau 3 lÇn kh«ng ®îc giao dÞch viªn th«ng b¸o cho kh¸ch hµng biÕt. Nõu
kh¸ch hµng vÉn yªu cÇu truyÒn tiÕp, bu ®iÖn tiÕp tôc phô vô vµ hÑn kh¸ch
hµng sau 4 tiÕng ®Õn nhËn bøc fax.
- NÕu bøc fax vÉn kh«ng truyÒn ®îc th× tuú t×nh h×nh cô thÓ mµ gi¶i
quyÕt, nÕu cã thÓ th× hÑn kh¸ch hµng lu l¹i bøc fax thêi gian do hai bªn th¶o
thuËn.
- Trêng hîp bøc fax ph¶i lu l¹i giao dich viªn hÑn kh¸ch hµng bµng VT18 ghi
ngµy, giê tr¶ bøc fax.
- Khi ngêi göi ®Õn nhËn bøc fax, giao dÞch viªn thu VT18 ®èi chiÕu víi bøc
fax, gi¶i quyÕt çc thñ tôc liªn quan, VT18 lu.
2. Ph¸t çc bøc fax t¹i giao dÞch
- T¹i giao dich chØ ph¸t çc bøc fax cã ®Þa chØ lu ký, cßn çc bøc fax kh¸c
vµo sæ s¸ch giao cho bu ta ®i ph¸t.
3. KÕ to¸n sæ s¸ch cuèi ngµy taÞ giao dÞch.

a.KÕ to¸n
- Çc kho¶n thu: Cíc truyÒn fax, cíc sö dông çc dich vô vÒ fax, cíc göi ph¸t
qua m¸y fax.
- Çc kho¶n chi: Chi hoµn tr¶ çc dÞch vô ®Æc biÖt khi kh«ng sö dông
hoÆc cßn thõa, chi thuª ph¸t.
12
K43 – DT 3
- Céng cuèi ngµy trªn VT06 vµ thùc hiÖn ®iÒu chØnh trªn VT06 theo quy
®Þnh(Nªó ph¶i ®iÒu t¨ng hay gi¶m)
b. Thèng kª.
- Fax néi tØnh vµ liªn tØnh
+ Fax ®i t¹i ghi Sª: Sè bøc, sè trang, tiÒn mÆt (VND, USD), ghi nî (VN§,
USD).
+ Fax ®i nghiÖp vô: sè bøc, sè trang.
+ Fax ®Õn: sè bøc, sè trang, cíc phÝ
+ Fax qua: Sè bøc, sè trang.
- Fax quèc tÕ vµ khø håi:
+ Th«ng kÕ nh fax néi tØnh vµ liªn tØnh
c. Lu tr÷:
- Nh÷ng tµi liÖu ph¶i lu tr÷: NhËt b¹ fax VT06, sæ theo dâi fax ®Õn fax3,
sæ theo dâi fax ®i fax4, sæ theo dâi fax nghiÖp vô VT10, phiÕu ky nhËn fax
fax6, ho¸ ®¬n dÞch vô VT07, b¶ng kª nî fax ®i VT07, ho¸ ®¬n bu ®iÖn
BC01.
- §ãng tËp gèc fax lu tr÷ theo quy ®Þnh
A2: §iÖn tho¹i:
I. TiÕp nhËn çc yªu cÇu ®iÖn tho¹i trong níc vµ quèc tÕ
1. Thñ tôc chÊp nhËn chuyÓn yªu cÇu ®iÖn tho¹i gäi sè:
- Khi kh¸ch hµng ®Õn ®¨ng ký ®iÖn tho¹i gäi sè, giao dÞch viªn ®a phiÕu
TH1a cho kh¸ch hµng viÕt.
- C¨n cø vµo Th1a giao dÞch viªn quay sè thuª bao cÇn gäi. Khi cã tÝn hiÖu
b¸o råi mêi kh¸ch hµng vµo cabin ®Ó ®µm tho¹i.
- C¨n cø vµo Th1a ®Ó vµo b¶n kª chi tiÕt TH2 ( nh÷ng n¬i ®· øng dông tin
häc vÉn ph¶i vµo TH2 ®Ó theo dâi nh÷ng cuéc kh«ng thu ®îc cíc, thu thñ
tôc phÝ, cuéc cã sù cè kü thuËt..)
13
K43 – DT 3
- Khi cuéc gäi kÕt thóc giao dÞch viªn tÝnh cíc ( hoÆc c¨n cø vµo cíc trªn vi
tÝnh) ®Ó ghi vµo TH1a vµ Th2.
- Thu tiÒn vµ giao ho¸ ®¬n VT01 ( NÕu tiÒn cíc tõ 100.000® trë lªn hay
kh¸ch hµng yªu cÇu giao ho¸ ®¬n) vµ c¶m ¬n kh¸ch hµng.
2. Thñ tôc chÊp nhËn chuyÓn yªu cÇu ®iÖn tho¹i giÊy mêi
a. T¹i bu côc chÊp nh©n yªu cÇu ( Bu côc gèc)
* Thñ tôc chÊp nhËn yªu cÇu:
- Khi cã kh¸ch hµng ®Õn ®¨ng ký ®iÖn tho¹i giÊy mêi, giao dÞch viªn cÇn
híng dÉn cho kh¸ch hµng ®Ó thùc hiÖn ®óng çc quy ®Þnh cña dÞch vô giÊy
mêi. Chó ý xem thêi gian tèi thiÓu tõ lóc chÊp nhËn yªu cÇu ®Õn giê hÑn
®µm tho¹i cã ®¶m b¶o kh«ng?
- Gi¸o dÞch viªn ®a phiÕu TH1b cho kh¸ch hµng viªt theo çc chØ dÉn ®·
in s½n.
- Kh¸ch hµng ghi xong giao dÞch viªn kiÓm so¸t l¹i vµ yªu cÇu kh¸ch hµng
tù ®iÒu chØnh nÕu cã sai sãt.
- Lµm thñ tôc chÊp nhËn yªu cÇu vµo gãc trªn bªn ph¶i cña TH1b.
- §ãng nhËt Ên.
- Vµo b¶n kª chi tiÕt TH2 cét ghi chó ghi: GiÊy mêi, giê hÑn, XPx (nÕu cã),
lÊp sè thø tù Th2 ghi trªn TH1b.
- Thu tiÒn vµ nh¾c kh¸ch hµng lu ý ®óng giê hÑn ®Õn ®Ó nãi chuyÖn.
- Fax Th1b ®Õn bu côc ®Õn.
* TiÕp th«ng ®Ó kh¸ch hµng nãi chuyÖn
- §Õn ngµy giê hÑn ngêi gäi ®· cã mÆt ë giao dÞch, giao dÞch viªn ®a
TH1a ®Ó kh¸ch hµng viÕt ®¨ng ký t¬ng tù nh trªn ®iÖn tho¹i gäi sè.
- Giao dÞch viÖn chñ ®éng t¹o ®iÒu kiÖn ®óng giê hÑn lµm thñ tôc tiÕp
nhËn th«ng cho cuéc gäi.
14
K43 – DT 3
- Kh¸ch hµng nãi xong giao dÞch viªn tiÕn hµnh vµo TH2, tÝch cíc, thu tiÒn,
t¬ng ù nh cuéc ®iÖn tho¹i gäi sè vµ ®õng quªn c¶m ¬n kh¸ch hµng.
b Thñ chÊp nhËn t¹i bu côc ®Õn
- Khi nhËn ®îc TH1b fax ®Õn, chuyÓn ®Ón §B2
- Bé phËn giao dich c¨n cø vµo §B2 ®Ó lËp TH4
- Vµo sæ §B3 lËp §B5 lµm thñ tôc cho ®i ph¸t giÊy mêi TH4.
- NÕu cã dÞch vô thuª ph¸t nhanh (XPx) th× lËp 2 §B5 mét b¶n cho ®i ph¸t
cïng TH4, mét b¶n ®Ó thanh to¸n víi bé phËn tµi chÝnh cña ®¬n vÞ.
- NÕu tiÒn thuª ph¸t tõ 2km trë lªn th× lµm thñ tôc hoµn l¹i cho ngêi gäi,
thõa díi møc ®é ®ã kh«ng hoµn l¹i.
- NÕu tiÒn thuª ph¸t phiÕu th× lµm thñ tôc thu thªm ë ngêi ®îc gäi, nÕu
ngêi ®îc gäi kh«ng thanh to¸n th× thu thªm ¬ ngêi gäi.
- NÕu kh«ng ph¸t ®îc giÊy mêi v× lý do nao ®ã ph¶i b¸o ngay cho bu côc
gèc ®Ó th«ng tin cho ngêi gäi biÕt
- §Õn giê hÑn khi ngêi ®uîc gäi ®· cã mÆt t¹i giao dÞch giao dÞch viªn
ph¶i chñ ®éng t¹o ®iÒu kiÖn tiÕp th«ng cuéc ®µm tho¹i ®óng giê hÑn cho
kh¸ch
- Kh¸ch hµng nãi xong giao dÞch vµo TH2 s¶n lîng ®Õn
3. Thñ tôc chÊp nhËn ®iÖn tho¹i quèc tÕ
- Khi kh¸ch hµng ®Õn sö dông dÞch vô ®iÖn tho¹i quèc tÕ nh©n viªn giao
dÞch cÇn híng dÉn kh¸ch hµng sö dông ®óng çc quy ®Þnh cña tõng dÞch vô
- Yªu cÇu kh¸ch hµng ®¨ng ký yªu cÇu trªn TH1b giao dÞch viªn cÇn hãng
dÉn theo ®óng quy ®Þnh cña dÞch vô vµ çch ghi trªn TH1b
- Giao dÞch viªn kiÓm so¸t l¹i TH1b vµ lµm thñ tôc liªn hÖ víi tæng ®µi
quèc tÕ (110) ®Ó thiÕt lËp cuéc gäi cho kh¸ch hµng
- Vµo b¶n kª chi tiªt TH2 lµm thñ tôc bªn gãc ph¶i TH1b nh thêng lÖ
15
K43 – DT 3
- Thu tiÒn giao ho¸ ®¬n cho ngêi gäi vµ ®õng quªn c¶m ¬n cho kh¸ch
hµng.
II. Xö lý çc yªu cÇu ®µm tho¹i t¹i giao dÞch.
1. Huû hoÆc söa ®æi ®¨ng ký ®µm tho¹i
- Huû bá ®¨ng ký ®iÖn tho¹i gäi sè
* Trong nø¬c: NÕu cha ®îc th«ng b¸o chuÈn bÞ nãi chuyÖn ngêi gäi tù ý
huû bá th× kh«ng ph¶i tr¶ cíc xin huû bá.
+ NÕu ®· ®îc b¸o chuÈn bÞ nãi chuyÖn mµ xin huû bá th× ph¶i tr¶ cíc thñ
tôc xin huû bá b»ng 1’ ®iÖn ®µm thuéc vïng t¬ng øng.
* Quèc tÕ: NÕu Cuéc gäi ®· kÕt nèi thµnh c«ng nhng kh«ng kiªn l¹c ®îc
ngêi gäi xin huû bá th× thu cíc b»ng 1’ ®Çu vµ kh«ng thu cíc phôc vô.
- Huû bá ®¨ng ký dÞch vô giÊy mêi hay tim ngêi: Thùc hiÖn theo quy
®Þnh ®· nªu ë dÞch vô t×m ngêi vµ dÞch vô t×m ngêi.
- Huû bá ®¨ng ký dÞch vô Collectcall: thùc hiÖn theo quy ®Þnh dÞch vô
Collectcall.
- Söa ®æi ®¨ng ký dÞch vô nµy sang dÞch vô kh¸c: Ngêi gäi ph¶i lµm thñ
tôc huû bá dÞch vô tríc vµ lµm thñ tôc ®¨ng ký cho dÞch vô thay ®æi, thùc
hiÖn theo quy ®Þnh cña dÞch vô tríc vµ dÞch vô thay ®æi.
2. Xin nhÇm sè m¸y
- Trêng hîp kh¸ch hµng ®¨ng ký nhÇm sè m¸y cuéc gäi ®îc tiÕp th«ng råi
sau ®ã xin huye bæ th× tï theo dÞch vô ®¨ng ký kh¸ch hµng ph¶i tr¶ cíc cho
cuéc huû bá, cuéc gäi nhÇm theo quy ®Þnh cô thÓ cña dÞch vô do.
3. R¬i m¹ch cuéc gäi.
Trong khi ®ang ®µm tho¹i do lçi kü thuËt mµ cuéc gäi bÞ d¸n ®o¹n th×
toµn bé th¬ig gian d¸n ®o¹n bÞ mÊt liªn l¹c sÏ kh«ng tinh cíc.
III. KÕ to¸n nghiÖp vô ®iÖn tho¹i
1 KÕ to¸n nghiÖp vô ®iÖn tho¹i
16
K43 – DT 3
a. KÕ to¸n thu
- Çc kho¶n thu
+ Thu cíc ®iÖn tho¹i tõ buång c«ng céng
+ Cíc ®iÖn tho¹i tõ m¸y thuª riªng
+ Cíc l¾p ®¹t dÞch chuyÓn, th¸o dì, cho thuª hay b¸n thiÕt bÞ m¸y mãc.
+ Cíc thu bÊt thêng kh¸c
- Ghi thu cíc
+ ViÖc thu cíc ®µm tho¹i t¹i thu nhËn, ph¶i ghi chÐp ®Çy ®ñ trªn TH1a,
TH1b, TH2, VT01.
- Thu cíc ghi nî
+ LËp b¶ng kª lîi cho çc thuª bao: Cíc thuª bao, cíc ®µm tho¹i tõ may thuª
bao ®Òu do tæng ®µi qu¶n lý vµ theo dâi, hµng thang in cíc ®Ó kª chi tiÕt
cho tõng nhµ thuª bao.
+ Vµo b¶ng kª nî tæng qu¸t: Cuèi th¸ng ngoµi viÖc b¶n in chi tiÕt mçi ®în
vÞ cã ®èi tîng nî vÒ cíc viÔn th«ng ®iÒu ph¶i lËp b¶n kª nî tæng qu¸t VT07,
VT07 ®îc lËp thµnh 2 b¶n, mét b¶n lu cïng b¶n kª chi tiÕt, mét b¶n göi cho
bé phËn tµi chÝnh cña ®¬n vÞ ®Ó lªn thÎ nî.
b. KÕ to¸n çc kho¶n chi
- Çc kho¶n chi
+ Cíc chi hoµn ®µm tho¹i thu thõa
+ Chi thuª ngêi ®i ph¸t giÊy míi ®µm tho¹i cã thuª ph¸t
+ Chi hoµn tr¶ l¹i tiÒn thõa trêng hîp, hîp ®ång n¾p ®Æt dÞch chuyÓn
th¸o gì khi ®· h¹ch to¸n
- Nh÷ng trêng hîp ®îc c¬ së chñ ®éng chi
+ Bu côc gèc chi tr¶ cho ngêi gäi, phÇn cíc ®µm tho¹i chi chéi v× tÝnh
nhÇm, cíc dÞch vô ®Æc biÖt cha sö dông, trêng hîp ngêi gäi huû bá ®¨ng ký
cíc XPx cßn thõa.
17
K43 – DT 3
+ Bu côc ®Õn chi tiÒn thuª ph¸t cho ngêi ®i ph¸t giÊy mêi ®µm tho¹i cã
XPx.
- Nh÷ng trêng hîp chi theo ®iÒu lÖnh cña Bu ®iÖn cÊp trªn ho¹c theo
th«ng b¸o cña c¬ s¬ ban.
+ Chi hoµn cíc nÕu do sai sãt cña bu ®iÖn mµ kh«ng vô ®óng yªu cÇu cña
dÞch vô hoÆc kh«ng phôc vô kÞp thêi lµm mÊt t¸c dông cña dÞch vô.
+ PhÇn cíc l¾p ®Æt d©y m¸y, thu thõa ®· ho¹ch to¸n. Çc trêng hîp nµy
®Òu ph¶i chi hoµn theo lÖnh chi cña cÊp trªn.
+ Chi hoµn Cíc XPx cßn thõa tõ 3636® trë lªn (2km) theo th«ng b¸o cña c¬
së bu ®iÖn b¹n.
- Thñ tôc chi:
+ Çc kho¶n chi hoµn cíc ®iÖn tho¹i ®Òu lËp phiÕu chi VT08
+ VT08 cã thÓ lËp trung cho nhiÒu kho¶n chi
+ Mçi kho¶n chi ®Òu ph¶i kÌm theo kho¶n chi co dÊu, ch÷ ký duyÖt cña
ngêi cã tr¸ch nhiÖm.
+ NÕu chi tiÒn ®Ó thuª ph¸t th× kh«ng ph¶i lËp VT08 mµ lËp 2§B5
2. Thèng kÕ nghiÖp vô ®iÖn tho¹i
a. S¬ kÕt s¶n lîng trªn doanh thu TH3
- TH3 cã 2 lo¹i:
+ TH3a: lµ b¶ng tæng hîp s¶n lîng doanh thu ( sè liÖu ph¸t sinh) lµ b¶n kª
çc cuéc ®µm tho¹i ghi trong b¨ng cíc cña tæng ®µi.
+ TH3b: lµ b¶ng tæng hîp s¶n lîng doanh thu ( sè liÖu thùc thu) lµ b¶n kª
çc cuéc ®iÖn ®µm ®· lo¹i bá, çc cuéc kh«ng thu ®îc cíc.
- Hµng ngµy c¨n cø vµo sè liÖu trªn TH2, çc TH1a, TH1b ®Ó s¬ kÕt t×nh
h×nh s¶n lîng doanh thu trªn TH3.
+ Thèng kª çc cuéc gäi ®i néi h¹t, liªn tØnh, quèc tÕ ( IDD) quèc tÕ ( PO),
nh¾n tin toµn quèc vv…
18
K43 – DT 3
- Sè liÖu s¬ kÕt trªn TH3 ph¶i khíp víi çc b¶n kª nî chi tiÕt, bane kª chi tiªt
Th2 vµ çc sæ s¸ch giÊy tê cã liªn quan.
- Sè liÖu s¬ kÕt trªn TH3 ph¶i chÝnh x¸c ®Ó lµm c¬ së cho viÖc theo dâi
s¶n lîng doanh thu. S/TK1.BD
b. Sæ theo dâi s¶n lîng doanh thu S/TK1.BD
- Sæ S/TK1.BD lµ sæ theo dâi s¶n lîng doanh thu çc dÞch vô bu ®iÖn t¹i
giao dÞch.
- Sè gåm 42 cét 31 dßng, mçi ngµy sö dông 1 dßng.
- 42 cét ®îc chia lµm nhiÒu khoang mçi khoang cã 5 cét ®Ó sö dông cho
dÞch vô.
- Khi sö dông ghi tªn dÞch vô, ghi s¶n lîng tÝnh b»ng cuéc, phót ®µm tho¹i,
cíc dÞch vô, thuÕ, tæng cíc. Cø 10 ngµy th× céng 10 ngµy ®ång thêi céng
duæi ®Ó cã sè liÖu c¶ th¸ng. Sau khi céng c¶ th¸ng, céng víi sè luü kÕ cña
çc th¸ng tríc tõ ®Çu n¨m ®Ó cã sè liÖu cña c¶ n¨m.
- Sè liÖu S/TK1.BD Ph¶i ®¶m b¶o ®Çy ®ñ chÝnh x¸c ®Ó phô vô cho sù
chØ ®¹o qu¶n lý ®¸nh gi¸ t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch, ho¹ch to¸n s¶n
xuÊt thuËn lîi.
II Bu phÈm _Bu kiÖn
I/ B¸n tem th , phong b×
- Khi cã kh¸ch hµng ®Õn giao dÞch mua tem phong b×, giao dÞch viªn hái
kh¸ch hµng vÒ chñng lo¹i cña phong b× (to, nhá…) ®Þ chØ còng nh khèi lîng
kÝch thíc cñ th ®Ó b¸n tem th phong b× cho hîp lý vµ thuËn tiÖn.
- §a tem th phßng b× cho kh¸ch hµng tÝnh tiÒn thu tiÒn
II NhËn göi çc lo¹i bu phÈm bu kiÖn trong níc vµ quèc tÕ
1 NhËn göi bu phÈm thêng
a NhËn göi th vµ bu thiÕp
- NhËn göi th vµ bu thiÕp
19
K43 – DT 3
- NhËn göi t¹i giao dÞch giao dÞch viªn thùc hiªn nh sau :
+ KiÓm tra viÖc ghi hä tªn ®Þa chØ göi ®Þa chØ nhËn yªu cÇu kh¸ch
hµng d¸n kÝn nÕu lµ th
+ C©n bu phÈm tÝnh cíc vµ thu tiªn
+ D¸n tem hoÆc in cíc thay tem hoÆc giao cho kh¸ch hµng tù d¸n
- NhËn qua thïng th : ViÖc thu gom th t¹i çc thïn th cÇn thùc hiÖn ®óng
tÇn suÊt më kho¸ theo quy ®Þnh
- Th vµ bu thiÕp göi thêng cã thÓ sö dông dÞch ®Æc biÖt nh m¸y bay,
ph¸t nhanh , lu kÝ ngêi göi ph¶i tr¶ ®ñ tiÒn cíc phÝ
b NhËn göi Ên phÈm häc phÈm ngêi mï tói M
- Giao dich viªn cÇn tiÕn hµnh kiÓm so¸t ph¸t hiÖn kh«ng nhËn göi çc lo¹i
v¨n ho¸ ®åi truþ, ph¶n ®éng ,Ên phÈm lµ tµi liÖu nh»m ph¸ ho¹i trËt tù an
ninh níc Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam , Ên phÈm cÊm nhËp vµo níc
nhËn.
- C©n Ên phÈm ghi khèi lîng bu phÈm hoÆc nh·n tói M khèi lîng ®îc tÝnh
trßn ®Õn 10g nhá h¬n5 g khoong tÝnh trªn 5g th× tÝnh thµnh 10 g
- NÕu lµ Ên phÈm tÝnh cíc vµ b¸o sè cíc ngêi göi mua tem d¸n lªn Ên
phÈm. NÕu lµ tói M th× cÊp ho¸ ®¬n hoÆc ghi nî theo yªu cÇu
- NÕu ngêi nhËn tói M trªn c¬ së hîp ®ång ®· kÝ th× khi nhËn göi ph¶i
thùc hiÖn çc bíc sau
+ Kh¸ch hµng ph¶i lËp b¶n kª 1 lÇn qua giÊy than sè lîng tói M
+ Nh·n tói ph¶i do ngêi göi tù lµm cã ghi ®Þa chØ ngêi göi ngêi nhËn.
+ NÕu ngêi göi sñ dông tói cña bu ®iÖn th× phai thùc hiÖn hoµn tr¶ vµ
thanh to¸n tói rçng víi bu ®iÖn
+ Tói M ph¶i ®îc lµm b»ng chÊt liÖu dai bÒn kh«ng thñng vµ r¸ch ®¶m
b¶o vËt göi bªn trong kh«ng bÞ r¬i v·i
+ Khèi lîng mçi tói kh«ng vùot qu¸ 30kg
20
K43 – DT 3
+ Sau khi kiªm tra bao g× néi dung nh·n tói tªn ®Þa chØ ngêi nhËn ®èi
chiÕu khíp víi b¶n kª thi thùc hiÖn viÖc tÝnh tiÒn thu tiÒn
+ KÝ nhËn vµo b¶n kª biªn lai 1 lu 1 tr¶ cho kh¸ch hµng
+ NÕu kh¸ch hµng sö dông dÞch vô céng thªm th× híng dÉn vµ thu cíc
theo quy ®Þnh chung
2 NhËn göi bu phÈm ghi sè

a NhËn göi bu phÈm ghi sè ®¬n lÎ
- Híng dÉn kiÓm tra ®iÒu kiÖn nhËn göi, kÝch thíc khèi lîng, çch gãi bäc,
çch ghi hä tªn ®Þa chØ ngßi göi ngêi nhËn trªn bu phÈm. Trêng hîp kh¸ch
hµng ph¶i gãi bäc l¹i th× giao dÞch viªn ph¶i gi¸m s¸t viÖc gãi bäc ®ã hoÆc
kh¸ch hµng ph¶i söa ch÷a th«ng tin vÒ ngêi göi ngßi nhËn th× kh¸ch hµng
ph¶i kiÓm tra.
- Cung cÊp phiÕu göi B§1 ngêi göi ph¶i ®äc l¹i nhng th«ng tin ë mÆt sau
vµ híng dÉn kh¸ch hµng ®iÒn vµo nh÷ng th«ng tin sau :
+ Hä tªn ®Þa chØ ngêi göi ngêi nhËn sè ®iÖn tho¹i nÕu cã
+ §¸nh gi¸ lùa chän h×nh thøc göi khai gi¸ hay kh«ng khai gi¸
+ Kª khai chi tiÕt néi dung hµng göi
+ Ch÷ kÝ cña ngêi göi ngµy giê göi
- NÕu kh¸ch hµng kh¸ch hµng lùa chän khai gi¸ th× híng ®Én kh¸ch hµng
sö dông dÞch vô
- Kh¸ch hµng sö dông dÞch vô céng thªm th× thÓ tªn dÞch vô b»ng ®ãng
dÊu hoÆc d¸n nh·n lªn B§1 hoÆc vá bäc bu phÈm
- Ghi lo¹i bu ph¼m lªn vá bäc bu bu phÈm vµ ®¸nh dÊu lo¹i bu phÈm lªn
B§1
- D¸n nh·n B§2 lªn bu phÈm nh·n ph¶i cã sè hiÖu bu côc tªn bu côc ®ång
thêi thêi thÓ hiÖn B§2 lªn B§1
21
K43 – DT 3
- C©n vµ thÓ hiÖn khèi lîng trªn B§1 vµ vá bäc bu phÈm
- TÝnh cíc vµ thÓ hiÖn cíc lªn B§1 vµ vá bäc bu phÈm vµ thu tiÒn cíc
- Ký tªn ®ãng dÊu nhËt Ên lªn 2 liªn cña B§1
- D¸n tem huû tem b»ng nhËt Ên hoÆc in cíc thay tem lªn bu phÈm
- Liªn 1 cña B§1 lu , liªn 2 giao cho kh¸ch hµng
- Vµo sæ xuÊt nhËp BC 28 ®Õn giê ®ãng chuyÕn th vµo B§3 giao cho bé
phËn khai th¸c.
b. NhËn göi bu phÈm ghi sè víi sè lîng lín
- Kh¸ch hµng göi ghi sè víi sè lîng lín quy ®Þnh t¬ng tù nh bu phÈm ghi sè
göi lÎ chØ kh¸c :
+ Cung cÊp kh¸ch hµng kª vµo b¶n kª BC16 thµnh 2 liªn
+ §èi chiÕu tõng bu phÈm víi b¶n kª
+ C©n, ghi khèi lîng tiÒn cíc tõng bu phÈm t¬ng øng víi BC16
+ Ghi tæng sè lîng bu phÈm ®· nhËn b»ng sè b»ng ch÷ vµ ®ãng dÊu c¶ 2
liªn BC16.
+ Thu tiÒn cÊp cho ho¸ ®¬n BC01 cho kh¸ch hµng theo quy ®Þnh hoÆc
vµo sæ theo dâi nghi nî.
+ §Ò nghÞ kh¸ch hµng nghi râ hä tªn trªn b¶ng kª giao 1 liªn cho ngêi göi 1
lu t¹i bu côc.
- Çc bu côc cã thÓ cÊp tríc BC16, nh½n sè, bu phÈm cho kh¸ch hµng th-
êng xuyªn göi víi sè lîng lín, ®Ó kh¸ch hµng tù lËp b¶ng kª thÓ hiÖn sè hiÖu
lªn bu phÈm, tríc khi ®Õn bu côc (trõ bu göi göi hµng hãa).
3. NhËn göi EMS.
a. NhËn göi bu göi EMS trong nø¬c:
- NÕu lµ EMS göi hµng ho¸ tiÕn hµnh kiÓm tra vËt phÈm hµng ho¸ nh bu
phÈm, bu kiÖn.
22
K43 – DT 3
- KiÓm tra ®Þa chØ ngêi nhËn vµ nÕu ®Þa chØ ngêi nhËn lµ hßm th qu©n
®éi vµ ®Þa chØ qu©n ®éi, hép th lu ký, hép th thuª bao, hép th gia ®×nh,
sinh viªn çc trêng ®¹i häc cao ®¼ng, trung häc chuyªn nghiÖp… th× giao
dÞch viªn th«ng b¸o víi kh¸ch hµng, doanh nghiÖp cung cÊp dÞch vô chØ ph¸t
giÊy mêi ®Õn ®Þa chØ cßn viÖc ph¸t bu göi thùc hiÖn t¹i bu côc. §ång thêi
kh¸ch hµng ph¶i cam kÕt kh«ng khiÕu n¹i nÕu chËm chØ tiªu thêi gian toµn
tr×nh vµo phiÕu E1 vµ ph¶i tr¶ cíc chuyÓn hoµn trong trêng hîp kh«ng ph¸t
®îc cho ngêi nhËn.
- Trêng hîp ®Þa chØ nhËn ngoµi vïng ph¸t quy ®Þnh, híng dÉn kh¸ch hµng
sö dông EMS nÕu cã tªn çn bé cña nhµ trêng ký tóc x¸, tr¹i giam.
- Trêng hîp kh¸ch hµng cã yªu cÇu göi EMS cho häc sinh sinh viªn, kh¸ch
v·ng lai yªu cÇu kh¸ch hµng viÕt cam kÕt t¬ng tù çc trêng hîp trªn.
- Cung cÊp phiÕu göi E1 híng dÉn kh¸ch hµng viÕt nÕu bu göi lµ th tõ tµi
liÖu cung cÊp thªm phong b× A5 ®Ó cho kh¸ch hµng ghi. Lu ý ngêi göi
nh÷ng th«ng tin vÒ mÆt sau cña phiÕu göi.
- Híng dÉn kh¸ch hµng çch ghi ®Þa chØ ngêi göi, ngêi nhËn vµ gãi bäc. Lu
ý kh¸ch hµng lùa chän th«ng tin mÆt tríc E1. Nªn ®Ò nghÞ ngêi göi ghi sè
®iÖn tho¹i cña ngêi göi, ngêi nhËn ®Ó tiÖn liªn l¹c. Giao dÞch viªn híng dÉn
vµ theo dâi çch gãi gäc. Niªm phong b»ng b¨ng keo ®Æc thï, b»ng buéc
d©y, kÑp tr× niªm phong.
- NÕu lµ hµng ho¸ kinh doanh ph¶i cã çc chøng tõ hîp ph¸p, th× c¨n cø
vµo çc quy ®Þnh th«ng t hiÖn hµnh cu¶ çc c¬ quan chøc n¨ng liªn quan.
- C©n, tÝnh cíc, hoµn chØnh phiÕu E1 vµ mÆt th göi EMS.
- NÕu kh¸ch hµng sö dông dÞch vô céng thªm, th× híng dÉn kh¸ch hµng sö
dông (cÇn lu ý çc dÞch vô dµnh riªng cho EMS).
- Thu tiÒn cíc chÝnh, cuíc phô cÊp liªn 3 cña E1 cho kh¸ch hµng hoÆc ho¸
®¬n BC01 theo quy ®Þnh, liªn 1 xÕp theo thø tù vµ cËp nhËt d÷ liÖu vµo
23
K43 – DT 3
m¸y tÝnh, cuèi ngµy ®ãng thµnh tËp ®Ó lu t¹i bu côc, liªn 2 ®Ýnh theo bu
göi sao cho kh«ng bÞ r¬i trong qu¸ tr×nh vËn chuyÓn.
- LËp b¶ng kª E2 giao cho bé phËn kh¸c ®Ó chuyÓn ®i.
- Cuèi ca cuèi ngµy giao dÞch viªn ghi s¶n lîng doanh thu vµo sæ s¶n lîng
doanh thu.
b. NhËn bu göi EMS ®i quèc tÕ.
- §èi víi bu göi lµ th t¹i liÖu viÖc nhËn göi theo ®óng çc bíc nh nhËn göi
EMS trong níc, lu ý kh¸ch hµng ghi m· bu chÝnh cña níc Êy.
- NÕu bu göi lµ hµng ho¸ ngoµi c«ng viÖc nhËn göi nh bu göi trong níc cÇn
híng dÉn kh¸ch hµng kª khai néi dung bu göi chi tiÕt vµo b¶ng kª CN22, CN23
göi kÌm bu göi .Th«ng b¸o víi kh¸ch hµng vÒ viÖc kiÓm tra h¶i quan khi xuÊt
còng nh khi nhËp bu göi. Bu göi ph¶i chÞu thÕu xuÊt nhËp khÈu ,lÖ phÝ h¶i
quan ,phô phÝ x¨ng dÇu phô phÝ vïng xa vµ tÊt c¶ thu theo quy ®Þnh.
- §Ò nghÞ kh¸ch hµng ghi râ sè ®iÖn tho¹i cña ngêi göi, ngêi nhËn lªn E1
®Ó tiÖn viÖc liªn l¹c khi lµm thñ tôc h¶i quan.
4. NhËn göi bu phÈm kh«ng ®Þa chØ
a. §iÒu kiÖn göi bu phÈm kh«ng ®Þa chØ
* Göi trong níc
- Ngêi göi ph¶i xuÊt tr×nh mÉu bu phÈm kh«ng ®Þa chØ kÌm theo giÊy
phÐp cña c¬ quan h÷u quan. …..
- Bu phÈm kh«ng ®Þa chØ ph¶i ®îc giao cho bu ®iÖn nhËn göi chËm nhÊt
lµ 7 ngµy so víi ngµy dù ®Þnh ph¸t.
* Göi ra níc ngoµi
- ChØ nh÷ng bu ®iÖn trung t©m tØnh thµnh phè míi nhËn ®îc bu phÈm
kh«ng ®Þa chØ göi ®i níc ngoµi.
- Kh¸ch hµng ph¶i xuÊt tr×nh giÊy phÐp liªn quan ®Ó ®iÒn vµo phiÕu göu
§K4 (4 liªn) mçi liªn kÌm mét mÉu liªn phÈm vµ danh môc ph¸t.
24
K43 – DT 3
- Nh©n viªn bu ®iÖn ghi vµ thu tôc phÝ vµo « sè 4 cña §K4. Sau ®ã liªn 1
vµ liªn 2 göi VPS, liªn 3 lu, liªn 4 giao cho kh¸ch hµng.
- NhËn göi bu phÈm ra níc ngoµi, chi ®îc thùc hiÖn khi cã sù ®ång ý cña b-
u côc níc nhËn.
- Bu phÈm kh«ng ®Þa chØ chØ göi ra níc ngoµi ph¶i ®îc giao cho bu ®iÖn
chËm nhÊt lµ 14 ngµy so víi dù ®Þnh ph¸t.
* Bu phÈm kh«ng ®Þa chØ tõ níc ngoµi göi ®Õn:
- Bu phÈm kh«ng ®Þa chØ tõ níc ngoµi göi ®Õn, nÕu kh«ng ph¶i chÞu
thuÕ nhËp khÈu, th× khi nhËn ®îc phiÕu yªu cÇu kÌm mÉu bu phÈm, danh
môc ph¸t, c«ng ty VPS cã tr¸ch nhiÖm lµm thñ tôc nhËp khÈu v¬i c¬ quan
h¶i quan vµ tr¶ lêi ngay cho níc ®Ò nghÞ göi.
- Bu phÈm kh«ng ®Þa chØ ph¶i chÞu thuÕ nhËp khÈu, th× VPS lµm thñ tôc
nhËp khÈu vµ phèi hîp víi c¬ quan h¶i quan ®Ó x¸c nhËn møc thuÕ, VPS
th«ng b¸o thuÕ vµ yªu cÇu ngêi göi thanh to¸n tiÒn thuÕ vµo tµi kho¶n cña
VPS.
- ViÖc nhËn göi kh«ng ®Þa chØ tõ níc ngoµi göi ®Õn chØ thùc hiÖn sau
khi c«ng ty VPS nhËn ®îc th«ng b¸o ®ång ý tr¶ tiÒn thuÕ cña bu côc níc göi.
b. Thñ tôc nhËn göi bu phÈm kh«ng ®Þa chØ:
- Giao dÞch viªn tiÕn hµnh kiÓm tra mÉu bu phÈm mÉu kÝch thíc, khèi lîng
theo ®óng mÉu quy ®Þnh kh«ng.
- C¨n cø vµo mÉu bu phÈm vµ giÊy phÐp liªn quan ®ñ ®iÒu kiÖn th× tiÕn
hµnh nhËn göi.
- §a phiÕu göi K§1 (3 liªn) híng dÉn kh¸ch hµnh viÕt kÌm theo danh môc
ph¸t, 1 liªn K§1 giao cho kh¸ch hµng, 1 liªn giao cho bé mÆt khai th¸c, 1 lu.
Mçi liªn ph¶i kÌm mét danh môc ph¸t.
- C¨n cø vµo K§1, tÝnh cíc, thu tiÒn, giao biªn lai hay ho¸ ®¬n quy ®Þnh.
25
K43 – DT 3
- Ngêi göi cã quyÒn yªu cÇu bu ®iÖn thùc hiÖn nhËn bu phÈm kh«ng ®Þa
chØ t¹i ®Þa chØ, th× ngêi göi ph¶i tr¶ thªm cøíc nhËn göi t¹i ®Þa chØ theo
quy ®Þnh.
5. NhËn göi bu kiÖn

a. NhËn göi bu kiÖn ®¬n lÎ:
- Híng dÉn kiÓm tra ®iÒu kiÖn göi: KÝch thíc, khèi lîng, çc gãi bäc, çc
nghi roc hä tªn ngêi göi, ngêi nhËn trªn bu kiÖn. Trêng hîp kh¸ch hµng ph¶i
gãi bäc l¹i hoÆc ph¶i s÷u ch÷a nh÷ng th«ng tin trªn bu kiÖn nh©n viªn nhËn
göi ph¸i d¸m s¸t qu¸ tr×nh gãi bäc vµ kiÓm tra nh÷ng th«ng tin kh¸ch hµng
®· s¶.
- Cung cÊp phiÕu göu BK1 lu ý ngêi göi ®äc l¹i nh÷ng ®iÒu kho¶n mÆt
sau BK1, híng dÉn ngêi göi ®iÒn nh÷ng th«ng tin sau:
+ Hä tªn ®Þa chØ ngêi göi, ngêi nhËn, sè ®iÖn tho¹i, sè chøng minh th
nh©n d©n ngêi nhËn (NÕu thÊy cÇn thiÕt ®Ó bu ®iÖn cã thªm th«ng tin x¸c
nhËn chÝnh x¸c ngêi nhËn ë ®Þa bµn cã nhiÒu ngêi trïng tªn nh tæ, ®éi,
th«n, xãm, trêng häc, xi nghiÖp…tr¸nh ph¸t nhÇm).
+ §¸nh dÊu vµo « lùa trän h×nh thùc göi (khai gi¸ hay kh«ng khai gi¸).
+ §¸nh dÊu vµo « chØ dÉn trêng hîp bu kiÖn kh«ng ®îc ph¸t, chuyÓn tiÕp.
+ Kª khai néi dung bu göi
+ Ghi ngµy göi vµ ký tªn.
- NÕu ngêi göi lùu trän dÞch vô khai gi¸ th× híng dÉn ngêi göi sö dông
dÞch vô.
- NÕu kh¸ch hµng sö dông dÞch vô c«ng thªm th× ®ãng dÊu, d¸n nh½n lªn
BK1 vµ vá bäc bu kiÖn.
26
K43 – DT 3
- Giao dich viªn t¸ch nh½n sè hiÖu BK1 lªn bu kiÖn.
- C©n bu kiÖn thÓ hiÖn sè lîng bu göi lªn BK1, vá bäc bu kiÖn.
- TÝnh cíc, thÓ hiÖn cíc chÝnh, dÞch vô céng thªm Bk1 vµ thÓ hiÖn tæng
sè tiÕn cíc lªn vá bäc bu kiÖn.
-Thu tiÒn ®ãng dÊu ngµy cÊp liªn 3 phiÕu göi BK1 hoÆc ho¸ ®¬n BC01
(theo quy ®Þnh) cho kh¸ch hµng.
- G¾n liªn 2 BK1 vµo bu kiÖn ®¶m b¶o kh«ng bÞ r¬i trong qu¸ tr×nh khai
th¸c vËn chuyÓn.
- Liªn 1 BK1 ®Ó lu xÕp theo th tù cuèi ngµy ®ãng thµnh lËp.
- Vµo BK3 chuyÓn bu kiÖn cho bé khai th¸c chuyÓn ®i.
b. NhËn göi bu kiÖn theo sè lîng lín:

Tr×nh tù c«ng viÖc nhËn göi nh nhËn göi bu kiªn ®¬n lÎ chØ kh¸c.
- Cung cÊp, híng dÉn kh¸ch hµng ®iÒn th«ng tin vµo b¶ng kª BC16 lËp 2
liªn.
- §èi chiÕu tõng bu kiÖn víi b¶ng kª sau khi d¸n nh½n BK2 lªn tõng bu kiÖn
ghi sè bu kiªn.
- Khèi lîng, tiÒn cíc lªn bu kiÖn vµ dßng t¬ng øng trªn b¶ng kª BC16.
- Ghi tæng sæ bu kiÖn ®· nhËn b»ng sè b»ng ch÷, ghi ngµy th¸ng n¨m ky
tªn ®ãng dÊu ngµy lªn c¶ 2 liªn BC16, lÊy ch÷ ký cña kh¸ch hµng.
- Thu tiÒn cíc giao 1 liªn BC16 cho ngêi göi, 1 liªn lu t¹i bu côc.
- Sau ®ã c¨n cø vµo th«ng tin BC16 lËp çc phiÕu göi BK1 thay cho kh¸ch
hµng, mçi bu kiÖn ®îc vµo mét phiÕu göi BK1 riªng.
6 NhËn göi hµng lµ bu chÝnh uû th¸c
a. Ph¬ng thøc nhËn göi
* DÞch vô bu chÝnh uû th¸c ®îc t¹i giao dÞch hay nhËn göi t¹i ®Þa chØ teo
yªu cÇu cña ngêi göi theo 2 ph¬ng thøc sau:
27
K43 – DT 3
+ NhËn göi theo hîp ®ång
+ NhËn göi th«ng thêng
b. NhËn göi t¹i giao dÞch cña bu côc
- Giao dÞch viªn tiªn hµnh kªm tra hµng ho¸ híng dÉn kh¸ch hµng vÒ néi
dung hµng ho¸ ®îc phÐp göi çch gãi bäc, kÝch thíc, khèi lîng, hä tªn ®Þa
chØ ngêi göi , ngêi nhËn lªn bu göi .Trêng hîp kh¸ch hµng gãi bäc l¹i sau khi
®· kiÓm tra th× ph¶i cã sù chøng kiÕn cña giao dÞch viªn.
- Cung ccÊp phiÕu göi C1 vµ híng dÉn kh¸ch hµng viÕt kh¸ch hµng viÕt
xong giao dÞch viªn tiÕn hµnh kiÓm tra l¹i vµ tiÕn hµnh phÇn cßn l¹i trªn
phiªó göi.
- ViÕt sè hiÖu bu göi b»ng bót d¹ lªn bu göi. Sè hiÖu bu göi lµ sè in trªn C1.
- TÝnh cíc bu göi liªn 3 cña C1 giao cho kh¸ch hµng liªn 1 lu.
- NÕu bu chÝnh uû th¸c lµ hµng dÔ vì th× d¸n nh½n (hµng dÔ vì) lªn bu
göi.
- NÕu lµ hµng nÆng th× ph¶i trao ®æi víi bu côc ph¸t ®· xem kh¶ n¨ng
ph¸t cña bu göi.
- Vµo C2 chuyÓn cho bé phËn khai th¸c.
7. NhËn göi bu göi lµ qïa tÆng.
- Giao dich viªn cung cÊp çc th«ng tin vÒ dÞch vô vµ híng dÉn kh¸ch hµng
sö dông dÞch vô.
- KiÓm tra dÞch vô nhËn göi.
+ Hái th«ng tin ®Ó xem xÐt yªu cÇu: Ph¬ng tiÖn vËn chuyÓnm thêi gian,
®Þa chØ, kh¶ n¨ng phôc vô.
+ NÕu cã ®ñ ®iÒu kiÖn cung cÊp, kiÓm tra vá bäc, vËt phÈm, hìng dÉn
çch gãi bäc.
+ Cung cÊp híng dÉn phiÕu göi, giíi thiÖu çc çc dÞch vô c«ng thªm.
+ KiÓm so¸t vµ ®iÒu chØnh nÕu cã.
28
K43 – DT 3
- C©n khèi lîng, tÝnh cíc phÝ, ghi lo¹i khèi lªn phiÕu göi hay tõng dßng cña
b¶ng kª.
- Ghi sè hiÖu phiÕu göi hay b¶ng kª lªn bu göi.
- LËp ho¸ ®¬n BC01 theo quy ®Þnh.
- Thu tiÒn cÊp biªn lai cho kh¸ch hµng (BC01).
- Vµo sæ chuyÓn giao giao cho bé phËn tiÕp theo ®Ó chuyÓn ®i.
* Lu ý: NÕu kh¸ch hµng uû th¸c cho bu ®iÖn chuÈn bÞ qïa ngoµi çc bíc
nh trªn cÇn ph¶i tho¶ thuËn sè tiÒn mua qïa, chÊt lîng, chñng lo¹i, thu tiÒn c-
íc, tiÒn mua quµ vµ lµm thñ tôc.
8. NhËn göi COD.
- Giao dÞch viÖn thùc hiÖn quy tr×nh nhËn göi theo quy ®Þnh vÒ dÞch vô
c¬ b¶n mµ kh¸ch hµng sö dông.
- Trêng hîp hµng ho¸ cã niªm phong cña nhµ m¸y th× miÔm kiÓm tra néi
dung ph¶i cã hîp ®ång sö dông dÞch vô…
- Cung cÊp phiÕu COD1 híng dÉn kh¸ch hµng viÕt cïng phiÕu göi c¬ b¶n.
- C©n bu göi chÝnh x¸c ®Õn ®¬n vÞ gam, c¨n cø vµo sù lùa chän cña
kh¸c hµng vÒ tr¸ch nhiÖm tr¶ cíc thÓ hiÖn trªn COD1 ®Ó x¸c ®Þnh viÖc thu
cíc. NÕu ngêi göi tr¶ cíc dÞch vô th× tÝnh cíc vµ thu cíc cïng víi cíc c¬ b¶n,
vµo sæ s¸ch thu cíc theo quy ®Þnh cña dÞch vô.
- §ãng dÊu dich vô COD trªn bu göi, phiªu göi.
- Hoµn thiÖn phiÕu göi COD1 theo çc chØ dÉn in s½n, nÕu cã ho¸ ®¬n
hµng ho¸ th× ghi sè ho¸ ®¬n hµng ho¸ COD1.
- PhiÕu göi COD1 ho¸ ®¬n hµng ho¸ vµ çc giÊy tê kh¸c nÕu cã vµo phong
b× ®ãng dÊu COD g¾n chÆt lªn bu göi sao cho kh«ng bÞ r¬i trong qu¸
tr×nh vËn chuyÓn.
III. NhËp d÷ liÖu vµ khai th¸c ch¬ng tr×nh EMS trªn m¸y tÝnh
IV. Giao nhËn BP – BK víi bé phËn khai th¸c BC- BHBC.
29
K43 – DT 3
- Sau khi nhËn göi çc lo¹i bu kiÖn giao dÞch viªn giao hÕt bu phÈm ghi sè
bu kiÖn, EMS, BCUT, …cho çc bé phËn khai th¸c BC – BHBC. Nh÷ng bu
phÈm, bu kiÖn giao cho bé phËn khai th¸c ®îc kÓ trªn çc phiÕu chuyÓn nh
sau.
+ Çc bu phÈm ghi sè ®îc ghi trªn B§3, mçi bu phÈm ghi sè vµo mét dßng
cña B§3, nÕu bu phÈm cã sö dông ®Æc biÖt th× ghi vµo cét ghi chó.
+ Çc bu kiÖn ®îc ghi trªn BK3, mçi bu kiÖn ghi vµo mét dßng cña BK3,
nÕu bu kiÖn cã sö dông ®Æc biÖt thi ghi vµo cét ghi chó, BK1 ®Ýnh kÌm BK3
giao cho bé phËn khai th¸c kh¸c.
+ Çc bu göi EMS ®îc kª vµo phiÕu chuyÓn E2, ghi ®Çy ®ñ sè hiÖu, khèi
lîng cíc phÝ cña tõng bu göi vµo çc dßng t¬ng øng.
+ Çc bu göi BCUT còng ®îc kª vµo phiÕu chuyÓn C2, mçi bu göi ®îc ghi
vµo dong t¬ng øng C2…
+ §èi víi bu phÈm kh«ng ®Þa chØ ®îc kª trªn K§2 vµ kÌm víi danh môc ph¸t
cho bé phËn khai th¸c kh¸c
- TÈt c¶ çc phiÕu chuyÓn do giao dÞch lËp cã ch÷ kÝ cña nh©n viªn lËp
phiÕu ghi ngµy th¸ng n¨m vµ ®ãng dÊu ngµy kÌm theo çc bu göi chuyÓn
cho bé phËn khai th¸c
V Ph¸t çc lo¹i bu phÈm bu kiÖn t¹i giao dÞch
- Khi ph¸t bu kiÖn bu phÈm t¹i giao dÞch giao di¹ch viªn yªu cÇu kh¸ch
hµng xuÊt tr×nh giÊy tê c¨n cíc vµ giÊy mêi theo quy ®Þnh giÊy tê c¨n cíc cã
thÓ lµ CMND, hé chiÕu ®èi víi ngßi níc ngoµi, thÎ qu©n ®éi………GiÊy chøng
nhËn cã dÊu ®á cña c¬ quan
- Cã thÓ ph¸t cho ngêi quen cña nh©n viªn bu ®iÖn nh©n viªn bu ®iÖn
ph¶i cã tr¸ch nhiÞem vµ ph¸t th cã ngêi lµm chøng.
- NÕu ph¸t cho ngêi nhËn thay ngoµi giÊy tê c¨n cíc, ngêi nhËn ph¶i xuÊt
tr×nh giÊy uû quyÒn cã ch÷ ký, dÊu cña c¬ quan, tæ chøc cÊp.
30
K43 – DT 3
- Giao dÞch viÖn ghi giÊy tê c¨n cíc cña ngêi nhËn vµo phiÕu ph¸t, yªu cÇu
ngêi nhËn ký nhËn vµo phÇn quy ®Þnh trªn phiÕu.
- Giao dÞch viªn thu l¹i phiÕu ph¸t vµ giÊy mêi sau ®ã ®a bu phÈm bu
kiÖn cho ngêi nhËn.
- Sau khi ph¸t xong bu phÈm bu kiÖn cho kh¸ch hµng giao dÞch tr¶ l¹i
kh¸ch hµng giÊy uû quyÒn thêng xuyªn, GCMDN, thu l¹i giÊy chøng nhËn,
giÊy uû quyÒn mét lÇn ®Ýnh vµo giÊy ph¸t cïng giÊy mêi ®Ó lu l¹i.
* §èi víi bu phÈm, bu kiÖn cã sö dông dÞch vô ®Æc biÖt giao dÞch viªn
xem xÐt tõng trêng hîp cô thÓ råi xö lý nhanh trãng, kÞp thêi theo yªu cÇu
cña kh¸ch hµng.
VI.Xö lý mét sè trêng hîp ®Æc biÖt khi nhËn göi bu phÈm – bu
kiÖn.
a. Ngêi göi xin rót bu phÈm bu kiÖn khi cha göi ®i:
- Khi cã kh¸ch hµng ®Õn giao dich xin rót bu phÈm bu kiÖn khi cha
chuyÓn ®i giao dÞch viªn yªu cÇu kh¸ch hµng xuÊt tr×nh phiÕu göi bu phÈm
bu kiÖn, giÊy tê c¨n cíc ®Ó chøng nhËn bu phÈm bu kiÖn truéc quyÒn së hu
cña m×nh.
- Trêng hîp phiÕu göi bu phÈm bu kiÖn bÞ mÊt yªu cÇu kh¸ch hµng cung
cÊp sè hiÖu, ngµy th¸ng n¨m göi, sè lîng, çch gãi bäc, hä tªn ®Þa chØ ngêi
göi, ngêi nhËn, kÌm theo giÊy tê c¨n cíc.
- Lu ý:
+ ChØ ®îc rót víi bu phÈm bu kiÖn thuéc diÖn bÞ tÞch thu.
+ §èi víi bu phÈm thêng hoÆc céng v¨n ph¶i yªu cÇu ngêi göi viÕt giÊy tê
ghi roc ngµy th¸ng göi, tªn c¬ quan göi, tªn ®Þa chØ ngêi nhËn, c¬ quan
nhËn, chØ yªu cÇu ®èi víi bu phÈm göi t¹i bu côc vµ biÕt ch¾c ch¾n cßn t¹i
bu côc gèc.
* Thñ tôc xö lý ®èi víi bu phÈm thêng.
31
K43 – DT 3
- Sau khi xem xÐt ®ñ ®iÒu kiÖn giao dÞch viªn t×m bu phÈm liªn quan.
- NÕu bu phÈm ®· göi tem hoÆc in cíc thay tem thi tr¶ l¹i bu phÈm ®ã cho
ngêi göi sau khi ®· g¹ch chÐo sè cíc ghi trªn bu phÈm.
- NÕu bu phÈm cha huû tem th× tr¶ l¹i kh¸ch hµng sau khi ®· ®ãng dÊu
huû b»ng dÊu ngµy.
- §Ò nghÞ kh¸ch hµng ký tªn lªn giÊy ®Ò nghÞ vµ viÕt ®· nhËn l¹i khi tr¶.
* Thñ tôc xö lý ®èi víi bu phÈm ghi sè vµ bu kiÖn.
- Sau khi sem xÐt ®ñ ®iÒu kiÖn giao dÞch viªn tim bu ph©me bu kiÖn liªn
quan.
- Vµo phiÕu ph¸t ®èi víi bu phÈm ghi sè vµ bu kiÖm.
- GiÊy tê chøng minh c¨n cíc vµ lÊy ch÷ ký nhËn cña kh¸ch hµng vµo BC18
vµ ghi chó: “ngêi g÷i ®· rót bu phÈm ngµy …” vµo phiÕu göi liªn quan.
- Thu l¹i phiÕu göi xo¸ b»ng 2 g¹ch chÐo.
- NÕu mÊt phiÕu göi yªu cÇu ngêi nhËn lµm giÊy x¸c nhËn thay thÕ.
- §èi víi bu kiÖn ®îc hoµn l¹i cíc phÝ sau khi trõ thñ tôc cíc phÝ b»ng BC67
vµ yªu cÇu ký nhËn, thñ tôc phÝ b¨ng 909® (cha cã VAT) trªn BC06.
- §èi víi bu phÈm ®· huû tem kh«ng hoµn l¹i cíc phÝ vµ miÔn thñ tôc phÝ,
bu phÈm cha huû tem hoÆc in cíc thay tem ®îc hoan l¹i cíc cho ngêi göi sau
khi trõ thñ tôc phÝ.
- Thu håi l¹i biªn lai vµ ghim cïng phiÕu ph¸t
b. Thay ®æi hä tªn ®Þa chØ ngêi nhËn bu phÈm bu kiÖn.
* §èi víi bu phÈm thêng:
- Sau khi xem xÐt ®Çy ®ñ ®iÒu kiÖn giao dÞch viªn t×m bu phÈm liªn
quan ®Ó ngêi göi tù söa ch÷a nh÷ng ®iÓm cÇn thiÕt ký nhËn vµo phong b×
hay vá bäc bu phÈm.
- Thu thñ tôc ký theo quy ®Þnh.
32
K43 – DT 3
- NhËn l¹i bu phÈm sau khi kh¸c hµng söa chöa xong ®Ó chuyÓn tiÕp ®Õn
®Þa chØ míi.
* §èi víi bu phÈm ghi sè vµ bu kiÖn.
- T×m bu phÈm bu kiÖn liªn quan.
- NÕu lµ bu kiÖn giao dÞch viÖn xem xÐt l¹i ®Þa chØ míi ®· më dÞch vô
cha vµ khèi lîng cã phï hîp víi yªu cÇu cña kh¸ch hµng kh«ng?
- Giao bu phÈm cung phiÕu göi liªn quan ®Ó kh¸ch hµng tù söa chöa l¹i
®Þa chØ nhËn vµ ký x¸c nhËn lªn bu phÈm hay bu kiÖn vµ çc chøng tõ kÌm
theo.
- Thñ tôc phÝ vµ tÝnh l¹i tiÒn cíc nÕu cã thay ®æi, lµm thñ tôc thu thªm
hay tr¶ l¹i tiÒn thõa.
- Çc giÊy tõ liªn quan ®Õn viÖc thay ®æi ®Þa chØ theo yªu cÇu cña ngêi
göi ®îc göi l¹i t¹i bu côc cÇn thiÕt.
c. Thñ tôc xö lý khi bu phÈm bu kiÖn chuyÓn khái bu côc
* C.1. Yªu cÇu b»ng ®êng th
- Giao dÞch viªn lËp phiÕu BC19
- Thu thñ tôc phÝ theo quy ®Þnh vµ thÓ hiÖn b»ng tem d¸n lªn BC19 huû
b»ng dÊu ngµy.
- §èi víi bu kiÖn:
+ NÕu ngêi göi tr¶ ngay cøíc chuyÓn hoµn, chuyÓn tiÕp th× thu tiÒn cíc
chuyÓn hoµn hoÆc chuyÓn tiÕp vµ thÓ hiÖn trªn BC06 hÆc BC01 vµ ghi chó
“ Cíc ph¶i chuyÓn hoµn cíc ph¸i chuyÓn tiÕp bu kiÖn …. ngµy “
+ trªn BC19 ghi nguêi göi ®· tr¶ cøoc phÝ vµ chuyÓn bu côc ph¸t b»ng sù
vô
+ Hoµn l¹i biªn lai vµ ho¸ ®¬n cho ngêi göi kÌm theo ho¸ ®¬n thu cíc
chuyÓn tiÕp hoÆc chuyÓn hoµn
c.2 Yªu cÇu b»ng ®êng th
33
K43 – DT 3
- Giao dÞch viªn híng dÉn kh¸ch hµng ghi vµo fax sù vô
- Fax ®i cho bu côc ®Õn b»ng ®¬ng fax
- LËp BC19
- Yªu cÇu kh¸ch hµng viÕt giÊy cam ®oan vµ giÊy ®Ò nghÞ ®Ýnh kÌm
chuyÓn ®Õn bu côc ph¸t b»ng ghi sè sù vô ®Ó x¸c nhËn viÖc thay ®æi hay
rót bu phÈm bu kiÖn
d. Thñ tôc rót bu göi EMS ®· chuyÓn ®i
- Giao dÞch viªn hái ngêi göi vÒ thêi gian tr×nh cña bu göi. NÕu thêi gian
tõ lóc göi ®Õn thêi ®iÓm kh¸ch hµng ®Ò nghÞ rót ®· vît qu¸ chØ tiªu thêi
gian toµn tr×nh th× kh«ng chÊp nhËn.
- Trêng hîp cha vît qu¸ chØ tiªu toµn tr×nh th× th«ng b¸o cho kh¸ch hµng
viÕt vÒ viÖc bu göi ®· ph¸t xÏ kh«ng hoµn tr¶ cíc xin rót. NÕu kh¸ch hµng
chÊp nhËn th× lµm thñ tôc nh sau:
+ LËp E6 thu thñ tôc phÝ vµ cíc 2 b¶n fax c«ng ccäng theo b¶ng quy ®Þnh
hiÖn hµnh
+ Giao liªn 2 E6 cho kh¸ch hµng
+ Fax E6 ®Õn bu ®iÖn tØnh thµnh phè n¬i ph¸t.
+ L E6 b¶n gèc cïng liªn 1 vµ liªn 3 cña E1
- Khi bu göi EMS ®· chuyÓn hoµn vÒ bu côc gèc giao dÞch viªn mêi kh¸ch
hµng ®Õn nhËn l¹i bu phÈm ®· chuyÓn hoµn vµ ph¸t l¹i cho kh¸ch hµng.
- Trêng hîp bu göi ®îc ph¸t tríc chØ tiªu tiµn tr×nh, sau khi cã th«ng b¸o
cña bu côc cã tr¸ch nhiÖm th«ng b¸o cho kh¸ch hµng biÕt
VI KÕ to¸n sæ s¸ch cuèi ngµy t¹i giao dÞch
- Hµng ngµy sau khi kÕt thóc g×¬ lµm viÖc giao dÞch viªn ph¶i kÕ to¸n sè
lîng çc lo¹i bu göi: Bu phÈm ghi sè , bu kiÖn , EMS, COD, BCUT ….
34
K43 – DT 3
- ViÖc kÕ to¸n cã thÓ thùc hiÖn mçi ngµy lÇn vµo cuèi ngµy lµm viÖc nÕu
trong ngµy cã nhiÒu ca lµm viÖc ph¶i kÕ to¸n 1 lÇn ®Ó giao sè lîng çc bu
göi
- Mçi lo¹i bu göi ®îc kª vµo 1 sè kÕ to¸n riªng
* KÕ to¸n trªn sè xuÊt nhËp BC28:
- §Çu ngµy lµm viÖc giao dÞch viªn ®ãng dÊu vµo dßng ®Çu tiªn trªn sæ
BC28 ®Ó x¸c nhËn thêi gian kÕ to¸n
- Ghi sè lîng cuèi ngµy h«m tríc mang sang h«m trøoc cßn l¹i ë phµn lý do
nhËp
- Sè lîng cßn l¹i cña ngµy h«m tríc ghi vµo cét co sè lîng nhËp
- Tuú theo sæ kÕ to¸n cña mçi bu phÈm vµ ghi ®óng vµo luý do nhËp xuÊt
- Cuèi ngµy, mçi ca ®Òu ph¶i céng sæ ssã cßn l¹i thùc tÕ ghi vµo bªn xuÊt
-Sè nh¹p vµ xuÊt lu«n b»ng nhau
- Sè läng bu phÈm bu kÞªn cßn l¹i cuèi ngµy, cuèi ca trong sæ BC28 ph¶i
lu«n khíp víi sè bu göi cßn l¹i thùc tÕ
* Vµo sæ thèng kª s¶n lîng doanh thu S/TK1-B§1
- Cuèi ngµu c¨n cø vµo çc kho¶n thu cøoc trªn ho¸ ®¬n, biªn lai vµo sæ
thèng kª s¶n lîng doanh thu, céng tÊt c¶ sè tiÒn nép vµo quü doanh thu
- Sau khi thèng kª doanh thu cuèi ngµy trªn sæ céng víi sè liÖu tõ ngµy
®Çu th¸ng ®Ó lÊy tæng sè tõ ®Çu th¸ng ®Õn ngµy thènh kª
* KÕ to¸n quü tem
- Mçi khi nhËn dùoc tem tõ bé phËn kª to¸n giao dÞch viªn vµo sæ nhËp
xuÊt tem
- Cuèi ca mçi ngµy ph¶i céng sæ ®Ó x¸c ®Þnh tiÒn b¸n tem vµ sè tem cßn
- Sè tiÒn b¸n tem cuèi ca ph¶i nép vao quü doanh thu
C chuyÓn tiÒn
I/ NhËn göi TCT, CTN, §iÖn hoa
35
K43 – DT 3
1. NhËn göi TCT
- Khi cã kh¸ch hµng ®Õn göi tiÒn b»n ®êng th giao dÞch viªn ®a Ên
phÈm CT1 cho kh¸ch hµng vµ híng dÉn hä viÕt çc chi tiÕt trªn CT1
- §iÒu chØnh sai xãt nÕu cã CT1 sai xãt nhiÒu th× yªu cÇu kh¸ch hµng
ph¶i viÕt l¹i, nÕu Ýt th× söa ch÷a vµ kÝ nhËn vµo « söa ch÷a.
- Giao dÞch viªn ®ãng d©u kÝ tªn vµo « söa ch÷a.
- §ãng dÊu dÞch vô TCT cµo n¬i quy ®Þnh .
- TÝnh cíc dÞch vô .
- LËp ho¸ ®¬n BC01 theo quy ®Þnh .
- NhËn tiÒn thu tiÒn cíc lu ý ®Õm tiÒn trø¬c mÆt kh¸ch hµng .
- Giao ho¸ ®¬n BC01 liªn 2 cho kh¸ch hµng.
- Vµo b¶n kª chi tÕt phiÕu chuyÓn tiÒn CT2.1.
- Hoµn chØnh phiÕu chuyÓn tiÒn CT1.
+ Ghi râ sè hiÖu bu côc ph¸t hµnh vµ sè hiÖu ph¸t hµnh.
+ Ghi ngµy th¸ng n¨m kÝ tªn ®ãng dÊu ngµy lªn CT1.
- §èi víi phiÕu chuyÓn tiÒn dîc miÔn cíc phiÕu chuyÓn tiÒn sù vô hgi lý do
miÔn cíc lªn CT2.1
- §èi víi phiÕu chuyÓn tiÒn gi¶m cíc ghi lý do gi¶m cíc trªn BC01 vµ CT2.1.
- Chøn tõ liªn quan cho bé phËn kiÓm so¸t .
- Söa ch÷a theo yªu cÇu cña kiÓm so¸t viªn.
- §Õn giê ®ãng chuyÕn th ghi çc CT 1 vµo CT3 giao cho bé phËn khai th¸c
liªn quan
2. NhËn göi chuyÓn tiÒn nhanh
§îc nhËn göi tu¬ng tù nhu TCT chØ kh¸c
- Ph¶i ghi ngµy giê ph¸t hµnh vµo dßng ch÷ Ngµy th¸ng n¨m díi gãc ph¶i
cña CT1.
- Sau khi nhËn göi hoµn chØnh ®îc chuyÓn ngay cho m¹ng vi tÝnh .
36
K43 – DT 3
3. NhËn göi §iÖn hoa
Khi lËp ®iÖn hoa ®i giao dÞch viªn thùc hiªn nh sau :
3.1/ Yªu cÇu kh¸ch hµng viÕt §H3.
3.2/ G¹ch chÐo nh÷ng chó dÉn kh«ng phï hîp trªn §H3 do kh¸ch hµn viÕt.
NÕu thÊy cã nh÷n ®iÓm nµo cha râ yªu cÇu kh¸ch hµng viÕt l¹i ghi vµo «
dµnh cho viÖc s© ch÷a.
3.3/ Hoµn chØnh §H3
- Ghi sè tiÒn b»n sè b»ng ch÷
- Ghi sè hiÖu vµ tªn bu côc vµ ®iÖn hoa
3.4/ C¨n cø vµo §H3 ph¸t hµnh phiÕu chuyÓn tiÒn nhanh CT1 víi çc néi
dung nh sau:
- Tªn ngêi göi
- §Þa chØ ngêi göi: §Þa chØ ngêi göi ®iÖn hoa
- Tªn ngêi nhËn : Tªn vµ m· thµnh phè tØnh tr¶ tiÒn
- §Þa chØ ngêi nhËn : Ký hiÖu dÞch vô “ §iÖn Hoa” sau ®ã hgi hä tªn ®Þa
chØ ngêi nhËn.
- Sè hiÖu bøc ®iÖn hoa : Sè hiÖu cña chuyÓn tiÒn nhanh t¬ng øng
- Sè tiÒn göi bao gåm c¶ l½ng hoa vµ vËt phÈm chÝnh lµ tæng sè tiÒn
- Tin tøc kÌm theo: Th«ng tin cña kh¸ch hµng vÒ néi dung ®iÖn hoa: TiÒn
hoa; vËt phÈm; tiÒn mÆt kÌm theo; giê ph¸t hÑn giê( nÕu cã)
- Ghi chó kÝ hiÖu dÞch vô §iÖn hoa
- Cíc chÝnh vµ céng thªm giao dÞch viªn tÝnh theo quy ®Þnh
* §Æc biªt lu ý : Khi cËp nhËt th«ng tin §iÖn hoa vµo hÖ thèng , môc tiÒn c-
íc (gåm cíc chÝnh vµ cíc dÞch vô céng thªm( nÕu cã ) nhËp sau cïng, sau khi
nhËp cíc kh«ng quay l¹i çc môc trªn tr¸nh trêng hîp ch¬ng tr×nh tù ®éng
tÝnh l¹i cíc theo møc cíc cña chuÓn tiÒn nhanh.
3.5/ ViÕt ho¸ ®¬n trªn ho¸ ®¬n thÓ hiÖn çc kho¶n cíc sau
37
K43 – DT 3
- Tªn kh¸ch hµng göi mua hoa tÆng phÈm tiÒn mÆt .
- Cíc chÝnh .
- Cíc dÞch vô céng thªm .
- TiÒn thuÕ GTGT
- Tæng sè tiÒn ph¶i thu cña kh¸ch hµng
3.6/ Vµo b¶n kª CT2.1 chung víi chuyÓn tiÒn nhanh vµ ghi vµo cét ghi chó
“ §H”
3.7/ Vµo sæ ®iÖn hoa ®i §H1
3.8/ LÊy ch÷ kÝ cña trëng bu côc trªn §H3
3.9/ TruyÒn d÷ liÖu CT1 ®Õn tØnh tr¶ ®iÖn hoa qua trung t©m ®Çu mèi
tØnh
3. 10/ §èi so¸t sè hiÖu ph¸t hµnh theo quy ®Þnh cña dÞch vô CTN
3.11/ Çc bu côc ph¸t hµnh kh«ng nèi m¹ng m¸y vi tÝnh th× Fax diÖn hoa
vÒ trung t©m ®Çu mèi tØnh ®Ó nhËp thay thÕ nh quy ®Þnh cña dÞch vô
chuyÓn tiÒn nhanh.
4. Ph¸t hµnh phiÕu chuyÓn tiÒn quèc tÕ ( CT1qt )

- §Ó tr¶ tiÒn cho ngêi nhËn ®èi víi TCT quuãc tÕ, bu ®iÖn ph¸t hµnh phiÕu
tr¶ tiÒn chuyÓn tiÒn quèc tÕ theo Ên phÈm CT1qt.
- ViÖc ph¸t hµnh phiÕu tr¶ tiÒn quuãc tÕ ®îc thùc hiÖn theo ph¬png thøc
ph¸t hµn tËp trung t¹i trung t©m bu ®iÖn chuyÓn tiÒn vµ in ph©n t¸n t¹i bu
®iÖn tØnh qua m¹ng.
- Trung t©m chuyÓn tiÒn ph¸t hµnh tiÒn CT1qt.
- Trung t©m chuyÓn tiÒn ph¸t hµnh CT1qt nh sau :
38
K43 – DT 3
+ NhËn TFP1 tõ çc níc chuyÓn ®Õn, tiÕn hµnh kiÓm tra çc chi tiÕt vµ
tÝnh hîp lÖ cña phiÕu chuyÓn tiÒn. Çc phiÕu chuyÓn tiÒn kh«ng hîp lÖ ®îc
sö lý theo quy ®Þnh
+ NhËp th«ng tin tõ TFP1 vµo m¸y tÝnh.
+ Quy ®æi sè tiÒn b»ng ngoÞa tÖ sang tiÒn ViÖt Nam theo quy ®Þnh
®Ó lµm c¨n cø ph¸t hµnh CT1qt.
+ CÊp sè thø tù phÊt hµnh cho phiÕu CT1qt.
+ KiÓm so¸t viÖc nhËp th«ng tÞn CT1qt vµ ph¸t hµnh CT1qt.
+ Khai b¸o nh©n viªn ph¸t hµnh CT1qt vµ ngêi kiÓm so¸t ph¸t hµnh.
+ TruyÒn th«ng tin phiÕu CT1qt cho çc beu ®iÖn tØnh tr¶ tiÒn qua m¹ng
m¸y vi tÝnh..
II/ Giao nhËn chuyÓn TCT , CTN, §iÖn hoa víi bé phËn liªn quan
1./ Giao, nhËn TCT cho çc bé phËn cã liªn quan
a Giao :
- Tríc khi giao TCT cho bé phËn khai th¸c kiÓm so¸t xem TCT ®· ®Çy ®ñ
thñ tôc cha ?
- LËp phiÕu chuyÓn CT3 cho CT1 giao sang cho khai th¸c trªn CT3 ph¶i cã
sè thø tù ph¸t hµnh.
- Giao dÞch viªn kÝ tªn ®ãng dÊu lªn CT3 giao CT3 cïng phiÕu chuyÓn CT1
cho bé phËn khai th¸c lÊy ch÷ kÝ cña nh©n viªn khai th¸c
b NhËn
- Khi nhËn TCT do bé phËn khai th¸c giao sang ®èi chiÕu víi sæ chuyÓn
nhËn vµ kÝ nhËn.
- §èi chiÕu çc phiÕu chuyÓn tiÒn víi CT16 theo dâi phiÕu chuyÓn tiÒn bÞ
mÊt. NÕu ph¸t hiÖn trïng phiÕu chuyÓn tiÒn ghi trªn BC16 th× g¹ch chÐo
b»ng bót ®á “ huû bá” ®Ó göi ®Çu mèi tÝnh lu gi÷
- §ãng dÊu ngµy lªn CT1
39
K43 – DT 3
- Vµo sæ CT4 më riªng cho tõng dÞch vô chuyÓn tiÒn
- LËp giÊy mêi BC10
2./ ChuyÓn nhËn ®iÖn hoa víi çc bé phËn kh¸c
* ChuyÓn ®iÖn hoa
- Sau khi ®· cã kÝ nhËn duyÖt cña trëng bu côc trªn §H3 giao dÞch viªn
thùc hiÖn truyÒn th«ng tin CT1 ®iÖn hoa lªn trung t©m d÷ liÖu .
* NhËn ®iÖn hoa.
- Sau khi nhËn ®iÖn hoa ®Õn giao dÞch viªn tiÕn hµnh in CT1bis .
- Vµo sæ thèng kª ®iÖn hoa ®Õn §H2
- Sao chÐp ®iÖn hoa vµo thiÖp chóc mõng, chia buån cho vµo §H5 chuÈn
bÞ cho viÖc ®i ph¸t.
- Lµm thñ tôc tr¶ tiÒn cho trëng bu côc hay kiÓm so¸t viªn hay ngêi ®îc uû
quyÒn kÝ nhËn vµo mÆt sau CT1bis nh thêng lÖ.
- Vµo sæ CT5. CT6.1 cét ghi chó ghi CM hay CB.
- Vµo CM.
- LËp biªn b¶n phiÕu ®iÖn hoa ®Õn DH4 cö ngêi ®i mua vËt phÈm theo
yªu cÇu cña kh¸ch hµng.
III./ ChuyÓn nhËn CTN víi ®Çu mèi tØnh
.a chuyÓn CTN
- Sau khi ®· thùc hiÖn ®Çy ®ñ çc th«nh tin trªn CT1 cã chø kÝ cña kiÓm
so¸t viªn , giao viªn nhËp d÷ liÖu ng©n phiÕu ph¸t hµnh vµo m¸y vi tÝnh råi
truyÒn.
- Ghi ngµy giê chuyÓn kÝ tªn ngêi chuyÓn trªn CT1
b.NhËn CTN
- NhËn chuyÓn tiÒn nhanh tõ dÇu mèi tØnh vÒ lµm thñ tôc x¸c nhËn phiÕu
chuyÓn tiÒn ®Õn in CT1bis.
- Vµo sæ CT4
40
K43 – DT 3
- LËp giÊy mêi BC10.
4. ChuyÓn, nhËn CT1qt
a. ChuyÓn CT1qt
Tr×nh tù chuyÓn : Trung t©m chuyÓn tiÒn - §Çu mèi tØnh tr¶ tiÒn – Bu côc
tr¶ tiÒn
b NhËn CT1qt
Thñ tôc nhËn t¬ng tù nh CTN hoÆc TCT tuú theo ph¬ng thøc chuyÓn
nhËn.
IV./ Tr¶ TCT, CTN
1. Tr¶ TCT
- §Ò nghÞ kh¸ch hµng xuÊt tr×nh giÊy tê nh CMND, thÎ qu©n nh©n….. quy
®Þnh cho viÖc nhËn tiÒn.
- KiÓm tra ®iÒu kiÖn nhËn tiÒn vµ t×m phiÕu chuyÓn liªn quan. Lîc ghi
th«ng tin giÊy tê vµo mÆt sau cña phiÕu chuyÓn tiÒn. NÕu kh¸ch hµng lÊy
tiÒn b»ng giÊy uû quyÒn th× thu l¹i vµ lu cïng giÊy mêi.
- §Ò nghÞ ngêi nhËn ghi vµ kÝ hä tªn trªn phiÕu chuyÓn tiÒn.
- Giao tiÒn cho ngêi nhËn vµ th«ng tin kÌm theo.
- Hoµn chØnh mÆt sau phiÕu chuyÓn tiÒn.
+ Ghi sè thø tù tr¶ tiÒn , lÊy sè thø tù ë sæ CT5.
+ Ghi ngµy g×¬ tr¶ tiÒn.
+ §ãng dÊu ngµy tr¶ tiÒn.
+ §ãng dÊu sè hiÖu bu côc tr¶ tiÒn.
+ KÝ tªn.
- Vµo b¶n kª chi tiÕt CT6.1.
- Ghi ngµy tr¶ tiÒn trªn CT4.
- Giao phiÕu chuyÓn tiÒn ®· tr¶ vµo CT6.1 cho KSV.
2 Tr¶ CTN
41
K43 – DT 3
Çc quy ®Þnh thùc hiÖn nh TCT chØ kh¸c.
- Bu côc tr¶ tiÒn kiÓm tra th«ng tin cña phiÕu chuyÓn tiÒn ®Õn.
- Nõunh¹n CTN qua m¹ng tÝnh th× in CT1bis.
- NÕu nhËn b»ng fax th× c¨n cø vµo ®ã lËp CT1bis.
- ChuyÓn CT1bis cho KSV kiÓm so¸t.
-Sau ®ã lµm thñ tôc tr¶ tiÒn cho kh¸ch hµng nh TCT.
4. Tr¶ ®iÖn hoa

- Vµo sæ CTN ®Õn CT4- CTN.
- Vµo sæ thèng kª ®iÖn hoa ®Õn.
- In phiÕu CT1bis in thiÕp.
- Tr¶ tiÒn CTN- §iÖn hoa.
- Vµo bµn kª CT6.1 chung víi CTN vµ ghi chó “ §iÖn hoa”.
- Mua hoa vµ vËt phÈm.
- LËp §H4 vµ ph¸t ®iÖn hoa.
- CËp nhËt d÷ liÖu tr¶ ®iÖn hoa vao CT2003.
- §èi kiÓm sè liÖu tr¶ theo quy ®Þnh cña dÞch vô CTN.
5. Tr¶ CT1qt
- Khi nhËn dîc CT1qt ®Ó tr¶ tiÒn t¹i bu côc m×nh ®ãng dÊu ngµy lªn
CT1qt
- ViÖc tr¶ tiÒn TCT quèc tÕ tiÕn hµnh nh tr¶ tiÒn trong níc
- Nh÷ng CT1qt nhËn ®îc cã thÓ cã dÊu hä¨c kh«ng cã dÊu.HoÆc nh÷ng
th«ng tin cha chuÈn x¸c th× cÇn kiÓm tra l¹i tríc khi tr¶.
V Xö lý mét sè trêng hîp ®Æc biÖt nÕu cã
1. Thñ tôc xö lý rót l¹i th chuyÓn tiÒn cha chuyÓn ®i:
42
K43 – DT 3
- Khi cã kh¸ch hµng ®Õn xin rót l¹i tiÒn göi th chuyÓn tiÒn mµ TCT chu göi
®i, giao dÞch viªn yªu cÇu kh¸ch hµng xuÊt tr×nh ho¸ ®¬n BC01 vµ giÊy t¬
tuú th©n.
- Thu l¹i ho¸ ®¬n BC01 ghi vµo liªn BC01 lu.
- G¹ch chÐo mÆt trîc TC1, BC01 b»ng mùc ®á vµ ghi “ngêi göi xin rót l¹i
tiÒn”
- LÊy ch÷ ký ngêi göi mÆt sau BC01.
- Thu cíc rót l¹i tiÒn göi, xuÊt biªn lai BC06.
- Giao tiÒn göi vµ tiÒn cíc ®· thu khi nhËn tiÒn göi.
- Söa l¹i tiÒn göi vµ cíc phÝ b»ng sè 0 trªn CT2.1 ghi “ngêi göi xin rót l¹i
tiÒn” vµo cét ghi chó
- Lu CT1 ®· xo¸ bá l¹i t¹i bu côc
2. Thñ tôc nhËn göi ®iÖn hoa cã ®Þa chØ ngêi göi vµ ®Þa chØ ng-
êi nhËn cïng mét bu côc.
a. Thñ tôc nhËn göi:
- Giao dÞch viªn thùc hiÖn viÖc nhËn göi b×nh thêng
b. Ph¸t ®iÖn hoa
- Vµo sæ thèng kª ®iÖn hoa ®Õn §H2
- C¨n cø vµo §H3 lËp CT1bis vµ tiÕn hµnh ph¸t tiÒn cho trëng bu côc hay
KSV.
- Vµo CT4, CT6.1, CT5 nh thêng lÖ.
- TiÕn hµnh mua vËt phÈm vµ tæ chøc ph¸t nh thêng lÖ.
- Khi ph¸t lÊy ký nhËn trªn phiÕu håi ®¸p.
- Ghi ngµy, giê ph¸t triªn phiÕu håi ®¸p vµo §H1, göi phiÕu håi ®¸p cho
ngêi göi.
VI./ kÕ to¸n sæ s¸ch cuèi ngµy, cuèi th¸ng t¹i giao dÞch
1./ KÕ to¸n sæ s¸ch cuèi ngµy
43
K43 – DT 3
a./ KÕ to¸n ph¸t hµnh
- Cuèi ca, giao dÞch viªn c¨n cø BC01, BC06, vµ b¶n kª CT2.1 tæng hîp sè
ph¸t hµnh, tiÒn göi ,tiÒn thuÕ VAT bµn giao ca.
- Cuèi ngµy sau khi giao dÞch viªn tæng hîp çc sè liÖu ph¸t hµnh thùc
hiÖn trong ca nh trªn vµ c¨n cø sè liÖu do ca tríc bµn giao sang ®Ó tæng hîp
cho ca sau.
- Céng sè lîng phiÕu chuyÓn tiÒn, sè tiÒn , tiÒn cíc dÞch vô lµm s¬ kÕt
vµo mÆt sau BC01 nh sau :
Sè lîng TiÒn Cíc cã
PCT göi VAT
Ngµy…th¸ng…
n¨m
Mang sang tõ
ngµy...
Luü kÕ hÕt
h«m nay
- Trªn CT2.1 céng sè tiÒn göi, cuíc , tæng çc cét tiÒn göi, tiÒn cíc trªn
CT2.1
Cuèi ngµy ph¶i khíp víi tæng sè tiÒn göi , tiÒn cíc ®· kÕ to¸n trªn BC01.
- Vµo sæ theo dâi s¶n lîng doanh thu S/TK-B§1 tæng s¶n lîng dÞch vô vµ
lµm kÕ to¸n trªn CT5.
b KÕ to¸n tr¶ tiÒn
- Cuèi ca giao dÞch viªn c¨n cø CT5 vµ CT6.1 tæng hîp sè liÖu tr¶ tiÒn
trong ngµy
- Trªn CT5 céng sè kª PCT vµ sè tiÒn ®· tr¶ cña tõng dÞch vô trong ngµy
va lµm s¬ kÕt kÕ to¸n trªn CT5 nh sau
Sè lîng PCT Sè tiÒn tr¶
Ngµy…. th¸ng…
44
K43 – DT 3
n¨m…
Mang sang tõ ®Çu
th¸ng
Luü kÕ hÕt ngµy
h«m nay
- Trªn CT6.1 céng sè tiÒn ®· tr¶, tæng sè tiÒn ®· tr¶ trªn CT6.1 cuèi ngµy
ph¶i khíp víi sè tiÒn ®· ke to¸n trªn CT5
* Vµo sæ quü CT10 sè liÖu ®ã ph¶i chÝnh x¸c
2./ KÕ to¸n sæ s¸ch cuèi th¸ng
- Cuèi th¸ng cïng víi viÖc vµo sæ quü CT10 cho ngµy cuèi th¸ng giao dÞch
viªn tæng hîp chuyÓn tiÒn t¹i bu ®iÖn huyÖn, c¨n cø CT11.1, CT11.2 , tæng
hîp cuèi thang cña çc bu côc khu vùc vao CT10, tæng hîp quü chuyyÓn tiÒn
trong toµn huyÖn sau khi tæng hîp CT10 lËp tøc b¸o ço CT12 x¸c ®Þnh sè d
quü chuyÓn tiÒn cuèi th¸ng toµn huyÖn , sè d quü chuyÓn tiÒn trªn CT12
ph¶i khíp víi sè d ngµy cuèi th¸ng trªn sæ qòy CT10 vµ ®îc kÕ to¸n bu ®iÖn
huyÖn x¸c nhËn göi vÒ bu ®iÖn tØnh.
d. Ph¸t hµnh b¸o chÝ

I NhËn ®Æt mua b¸o chÝ trong nø¬c vµ b¸o chÝ nhËp khÈu
1 NhËn ®Æt mua b¸o chÝ dµi h¹n trong níc
- Giao dÞch viªn híng dÉn kh¸ch hµng sö dông môc lôc b¸o chÝ vµ lËp
phiÕu mua PH1 .
- KiÓm so¸t phiÕu ®Æt mua b¸o chÝ PH1
45
K43 – DT 3
- C¨n cø phiÕu ®Æt mua b¸o chÝ PH1 lËp ho¸ ®¬n BC01 gåm 3 liªn lÊy
ch÷ kÝ cña kh¸ch hµng , ghi sè ho¸ ®¬n BC01 lªn PH1.
- Giao dÞch viªn kÝ tªn, ®ãng dÊu ngµy lªn PH1, BC01
- Thu tiÒn giao ho¸ ®¬n BC01 liªn 2cho kh¸ch hµng.
- Liªn 3 BC01 ghim cïng PH1 giaoc ho bé phËn qu¶n lý ph¸t hµnh cña b u
côc.
- C¨n cø sè tiÒn trªn ho¸ ®¬n BC01 liªn lu t¹i cuèng sæ hgi vµo cét nî PH3
theo dâi tiÒn mÆt.
- C¨n cø tæng hîp sè tiÒn thu PHBC lËp phiÕu chi PH13, lÊy kÝ nhËn nép
tiÒn cho thñ quü. C¨n cø sè tiÒn trªn PH13 vµo cét Cã sæ PH3 theo dâi tiÒn
mÆt.
- Giao liªn 2 PH13 cho bé phËn qu¶n lý ph¸t hµnh
Tãm t¾t vµo Ên phÈm
PH1 BC01 Nî PH3 tiÒn

mÆt
QLPH PH13 Cã PH3 tiÒn

mÆt
2 .NhËn ®Æt mua b¸o chÝ nhËp khÈu

- Giao dÞch viªn híng dÉn kh¸ch hµng sö dông môc lôc b¸o chÝ vµ lËp
phiÕu ®Æt mua b¸o chÝ PH16.
-KiÓm so¸t phiÕu ®Æt mua b¸o chÝ PH6.
- C¨n cø PH16 lËp ho¸ ®¬n BC01 lÊy ch÷ kh¸ch hµng ghi sæ ho¸ ®¬n
BC01 ghi ngµy th¸ng n¨m lËp BC01 lªn PH16.
- Giao dÞch viªn kÝ tªn ®ãng dÊu lªn BC01,PH16
- Thu tiÒn ho¸ ®¬n BC01 liªn 2 cña kh¸ch hµng.
46
K43 – DT 3
- T¸ch liªn 3 BC01 ghim cïng phiÕu ®Æt mua b¸o chÝ, PH6 giao cho bé
phËn qu¶n lÝ ph¸t hµnh
- C¨n cø vµo sè tiÒn trªn BC01 liªni t¹i cuèng sæ ghi vµo cét Nî PH3 theo
dâi tiÒn mÆt.
- Cuèi ngµy c¨n cø vµo tæng sè tiÒn lËp phiÕu chi PH13 lÊy kÝ nhËn cña
thñ quü, nép tiÒn cho thñ quü c¨n cø vµo sè tiÒn trªn phiÕu chi ghi vµo cét
Cã PH3 theo dâi tiÒn mÆt.
- T¸ch liªn 2 cña PH13 giao cho bé phËn qu¶n lý ph¸t hµnh.
II Tæ chøc b¸n lÎ b¸o chÝ
C¨n cø vµo nhu cÇu b¸n b¸o chÝ lÎ cña kh¸ch hµng ë ®Þa ph¬ng ®Ó tæ
chøc b¸n lÎ vµ x©y dông kÕ hoÆc b¸n lÎ b¸o chÝ, b¸n lÎ b¸o chÝ ph¶i thuËn
tiÖn vµ ®¸p øng nhu cÇu mua b¸o chØ lÎ cña kh¸ch hµng, ®¶m b¶o hiÖu qua
kinh tÕ.
1 B¸n lÎ tõng sè
- Giao dÞch viªn lËp nhu cÇu çc lo¹i b¸o chÝ b¸n lÎ vµ ®iÒu chØmh khi cã
thay ®æi
- Mçi kú b¸o vÒ c¨n cø vµo nhu cÇu vµ phiÕu tÝnh tiÒn b¸o PH13 ®Ó kiÓm
nhËn sè lîng.
- C¨n cø vµo tæng sè tiÒn b¸o chÝ b¸n lÎ cña çc lo¹i b¸o chÝ trªn PH19 vµo
cét Nî PH3 b¸n lÎ, vµo cét cã PH3 theo dâi víi n¬i göi b¸n.
- LËp b¶ng kª theo dâi sè lîng nhËn b¸o b¸n lÎ, sè lîng ®· b¸n ®îc, sè cßn l¹i
cha b¸n ®îc.
- Khi nép tiÒn b¸o b¸n lÎ, lËp ho¸ ®¬n BC01 liªn 1 lu, liªn 2 giao nhËn víi
nh©n viªn b¸n lÎ.
- Nh©n viªn b¸n lÎ c¨n cø vµo ho¸ ®¬n BC01 liªn 2 ghi vµo cét Cã cña PH3
b¸n lÎ, cét Nî cña PH3 theo dâi víi n¬i göi b¸n.
47
K43 – DT 3
- TiÒn b¸o b¸n lÎ ph¶i nép hµng ngµy cuèi th¸ng kiÓm kª thanh to¸n døt
®iÓm, gÝ trÞ tiÒn b¸o cßn cha b¸n ®îc céng tiÒn mÆt b»ng sè d nî b¸n lÎ
hoÆc sè d PH3 theo dâi víi n¬i göi b¸n.
- ViÖc lËp ho¸ ®¬n BC01 thu tiÒn b¸o chÝ b¸n lÎ vµ lËp phiÕu chi nép b¸n lÎ
nhu nhËn ®Æt mua dµi h¹n chØ kh¸c trªn ho¸ ®¬n thu ghi Thu (chi ) tiÒn b¸o
b¸n lÎ cña th¸ng.
- Giao BC01 liªn 3 vµ PH13 nép tiÒn b¸o b¸n lÎ liªn 2 cho bé phËn qu¶n lý
ph¸t hµnh.
2./ NhËn ®Æt mua lÎ hÑn íc
- Lµm thñ tôc t¬ng tù nh mua dµi h¹n chØ kh¸c:
+ Cét tõ th¸ng ®Õn th¸ng trªn PH1 ghi tõ ngµy ….®Õn ngµy…
+ Cét thµnh tiÒn trªn PH1 do giao dÞch viªn tÝnh vµ ghi.
3./ B¸n lÎ cho ®¹i lý.
- Khi giao b¸o cho ®Ëi lý , lËp phiÕu PH19 thµnh 2 b¶n ghi tïng lo¹i ( tªn
b¸o , gi¸ lÎ, sè lîng nh©n, thµnh tiÒn,) céng tæng sè tiÒn lÊy kÝ nhËn cña ®¹i
lý giao cho ®¹i lý 1 b¶n cïng víi sè lîng b¸o chÝ 1 b¶n lu.
- C¨n cø vµo sè tiÒn trªn PH19 ghi vµo cét Cã PH3 theo dâi nhËn b¸o, ghi
vµo cét Nî PH3 theo dâi víi nhËn b¸o.
- Khi ®¹i lý nép tiÒn b¸o hoÆc tr¶ tiÒn b¸o hopÆc øng tríc c¨n cø vµo sè
tiÒn lËp ho¸ ®¬n trªn BC01 thu rtiÒn t¸ch liªn 2 cña BC01 giao cho ®¹i lý
liªn 3 giao cho bé phËn qu¶n lý ph¸t hµnh.
- C¨n cø vµo sè tiÒn nép cho thuû quü lËp PH13 lÊy kÝ nhËn giao tiÒn cho
thuy quü t¸ch liªn 2 cña PH13 giao sang cho bé phËn qu¶n lý ph¸t hµnh,
- C¨n cø vµo BC01 ghi vµo cét Nî sè PH3 theo dâi tiÒn mÆt c¨n cø vµo
phiÕu chi PH13 ghi vµo cét Cã PH3 theo dâi tiÒn mÆt.
48
K43 – DT 3
III. Xö lý mét sè trêng hîp ®Æc biÖt ( NÕu cã )
1. Th«i mua rót h¹n b¸o chÝ trong níc
- KiÓm so¸t ®¬n xin th«i mua rót h¹n vµ ho¸ ®¬n BC01 do kh¸ch hµng
xuÊt tr×nh, Trêng hîp kh¸ch hµng mÊt ho¸ ®¬n ph¶i xuÊt tr×nh chøn minh
nh©n d©n vµ cung cÊp th«ng tin cÇn thiÕt ®Ó chøng minh viÖc ®Æt mua
b¸o chÝ.
- Giao ®¬n th«i mua rót h¹n vµ ho¸ ®¬n BC01 cho bé phËn qu¶n lý ph¸t
hµnh.
- Khi nhËn ®îc b¶n kª tiÒn b¸o chÝ cha ph¸t ph¶i tr¶ kh¸ch hµng do bé
phËn qu¶n lý ph¸t hµnh giao sang c¨n cø vµo sè tiÒn ph¶i tr¶ lËp phiÕu chi
PH13, tr×nh kiÓm so¸t viªn hay trëng bu côc kÝ duyÖt.
- §Ò nghÞ kh¸ch hµng ký vµ ghi râ hä tªn trªn phiªó chi PH13 giao tiÒn cho
kh¸ch hµng.
- T¸ch liªn 2 cña phiÕu chi PH13 ghim cïng ®¬n xin th«i mua rót h¹n giao
cho bé phËn qu¶n lý ph¸t hµnh.
- C¨n cø cµo sè tiÒn trtªn phiÕu ch PH13 lu t¹i cuèng ghi vµo cét Cã sæ
PH3 theo dâi tiÒn mÆt.
§¬n + QLPH B¶n kª tiÒn

BC01 b¸o chÝ cha
ph¸t
PH3 theo dâi PH13

TM
49
K43 – DT 3
2 Thñ tôc xin th«i mua rót h¹n b¸o chÝ nhËp khÈu
- Th«i mua rót h¹n b¸o chÝ nhËp khÈu ®îc thùc theo quy ®Þnh cña c¬
quan ®îc phÐp xuÊt nhËp khÈu b¸o chÝ.
- Thñ tôc ®iÒu chØnh sæ s¸ch vµ tr¶ l¹i tiÒn thõa cho khach hµng ®îc thùc
hiÖn theo nhu quy ®Þnh th«i mua rót h¹n b¸o chÝ trong nøíc.
3 §Æt mua b¸o chÝ mét n¬i ph¸t ®i nhiÒu ®Þa chØ
- Giao dÞch viªn nhËn c«ng v¨n ®Æt mua cña kh¸ch hµng.
- Hãng dÉn kh¸ch hµng lËp danh s¸ch ®éc gi¶ nhËn b¸o. (Danh s¸ch ®éc
gi¶ nhËn b¸o theo ®¬n vÞ hµnh chÝnh tØnh , thµnh phè quËn huyÖn….mçi
®¬n vÞ 2 b¶n. Ngoµi sè lîng ph¸t theo ®Þa chØ, ph¶i tæng céng sè lîng tõng
lo¹i b¸o trong danh s¸ch ®éc gi¶ nhËn b¸o chÝ.
- Híng dÉn kh¸ch hµng lËp phiÕu ®Æt mua b¸o chÝ PH1 tæng sè lîng tõng
lo¹i b¸o chÝ trªn phiÕu ®Æt mua PH1 ph¶i khíp víi tõng lo¹i b¸o chÝ trong
danh s¸ch ®éc gi¶ nhËn b¸o chÝ.
- KiÓm so¸t danh s¸ch ®éc gi¶ nhËn b¸o chÝ vµ phiÕu ®Æt mua b¸o chÝ
PH1 do kh¸ch hµng tù lËp.
- C¨n cø phiÕu ®Æt mua b¸o chÝ PH1 lËp ho¸ ®¬n BC01.
- Thu tiÒn t¸ch liªn 2 cña BC01 giao cho kh¸ch hµng.
- C¨n cø vµo ho¸ ®¬n BC01 lwu t¹i cuèng sæ ghi vµo cét Nî PH3 theo dâi
tiÒn mÆt. Khi nép tiÒn cho thuû quü c¨n cø vµo sè tiÒn ph¶i nép lËp phiÕu
chi PH13 c¨n cø vµo PH13 ghi vµo cét Cã PH3 theo dâi tiÒn mÆt.
- T¸ch liªn 3 BC01 liªn 2 cña phiÕu chi PH13 ghim cïng phiÕu ®Æt mua b¸o
chÝ PH1 c«ng v¨n ®Ò nghÞ vµ 2 b¶n danh s¸ch ®éc gi¶ nhËn b¸o chÝ giao
sang cho bé phËn qu¶n lý ph¸t hµnh.
4 §Æt mua b¸o chÝ cho ngêi nhËn ë n¬i kh¸c
a T¹i bu côc nhËn ®Æt mua
50
K43 – DT 3
- Giao dÞch viªn híng dÉn kh¸ch hµng ®Æt mua b¸o chÝ PH1 ghi hä tªn
®Þa chØ ngêi ®îc nhËn b¸o.
- KiÓm so¸t phiÕu ®Æt mua b¸o chi PH1
- C¨n cø tiÒn ®Æt mua b¸o chÝ lµn thñ tôc ph¸t hµnh th chuyÓn tiÒn. Trªn
th chuyÓn tiÒn dßng ngêi göi ghi gä tªn ®Þa chØ ngêi ®Æt b¸o dßng ngêi
nhËn ghi tªn bu côc nh¹n qu¹n hay huyÖn n¬i cã ngêi nhËn b¸o. PhÇn viÕt th
ghi tãm t¾t vÒ viÖc ®Æt b¸o
- Thu tiÒn t¸ch liªn 2 cña ho¸ ®¬n BC01 giao cho kh¸ch hµng.
- Ghi chó lªn 2 b¶n PH1 sè ho¸ ®¬n BC01 ngµy th¸ng n¨m.
- Ghim 1phiÕu ®Æt mua b¸o chÝ PH1 cïng th chuyÓn tiÒn ®Õn bu côc
quËn huyÖn n¬i cã ngêi nhËn b¸o theo quy ®Þnh cña nghiÖp vô th chuyÓn
tiÒn.
- Giao 1 phiÕu ®Æt mua b¸o chÝ cho bé phËn qu¶n lý ph¸t hµnh ®Ó theo
dâi vµ qu¶n lý tr cøu khi cÇn.
- Khi nhËn ®îc ho¸ ®¬n BC01 cña bu côc quËn huyÖn n¬i quËn huyÖn n¬i
cã ngêi nhËn b¸o göi ®Õn, c¨n cø BC01 ghi chó lªn PH1 liªn quan ghi th¸ng
ngµy n¨m tªn bu côc ho¸ ®¬n. Ghim ho¸ ®¬n ®ã vµo cuèng sæ ho¸ ®¬n
BC01 liªn quan.
b T¹i bu côc qu¶n lý ph¸t hµnh n¬i cã ngêi nhËn b¸o.
- Giao dÞch viªn c¨n cø lµm thñ tôc nhËn tiÒn do bu côc nh¹n ®Æt göi
®Õn.
- C¨n cø tiÒn ®Æt b¸o mua b¸o chÝ vµ phiÕu PH1 ®Ýnh kÌm kiÓm so¸t l¹i
phiÕu ®Æt mua lËp ho¸ ®¬n BC01.
- T¸ch liªn 2 cña BC01 göi ®Õn bu côc nhËn ®Æt b»ng ghi sè sù vô.
- LËp phiÕu chi PH13 lÊy kÝ nhËn, nép tiÒn cho thñ quü.
51
K43 – DT 3
- Ghim phiÕu ®Æt mua b¸o chÝ PH1 cã kÌm phÇn th riªng cña th chuyÓn
tiÒn cïng ho¸ ®¬n BC01 vµ phiÕu chi PH13 giao cho bé phËn qu¶n lý ph¸t
hµnh.
- C¨n cø BC01 ghi vµo cét Nî sæ PH3 theo dâi tiÒn mÆt c¨n cø vµo phiÕu
chi PH13, ghi vµo cét Cã sæ PH3 theo dâi tiÒn mÆt.
5./ Hoµn l¹i tiÒn thõa cho kh¸ch hµng.
- C¨n cø vµo sè tiÒn thõa lËp phiÕu chi PH13 lÊy kÝ nhËn cña kh¸ch hµng
giao tiÒn thõa cho kk¸ch hµng, giao tiÒn thõ cho kh¸ch hµng.
- C¨n cø vµo phiÕu chi PH13 lu t¹i cuèng sæ ghi vµo cét Cã cña sæ PH3
tiÒn mÆt
- Giao liªn 2 cña ohiÕu chi PH13 cho bé phËn qu¶n lý ph¸t hµnh.
6./ B¸o chÝ kh«ng tiªu thô hÕt
- T¹i giao dÞc c¨n cø sè tiÒn b¸n b¸o h¹ gi¸ b¸n c©n lËp ho¸ ®¬n BC01 ghi
râ lÝ do tiÒn b¸n b¸o h¹ gi¸ tiÒn b¸n b¸o c©n…. thu tiÒn t¸ch liªn 2 giao cho
nh©n viªn b¸n lÎ, t¸ch liªn 3 cho bé phËn qu¶n lý ph¸t hµnh.
- C¨n cø BC01 liªn lu t¹i cuèng sæ ghi vµo cét Nî sæ PH3 theo dâi tiÒn mÆt.
Khi nép tiÒn lËp phiÕu chi PH13 c¨n cø vµo PH13 ghi vµo cét Cã sæ PH3 theo
dâi tiÒn mÆt.
Iv. NhËp d÷ liÖu vµ khai th¸c ch¬ng tr×nh ph¸t hµnh b¸o chÝ trªn
m¸y vi tÝnh ( theo ch¬ng tr×nh PHBCTW )
E.tiÕt kiÖm bu ®iÖn
I NhËn göi tiÕt kiÖm bu ®iÖn.
1 TiÕt kiÖm bu ®iÖn göi cã kú h¹n
- Lµ h×nh thøc göi tiÕt kiÖm bu ®iÖn cho phÐp göi vµ rót tiÒn 1 lÇn theo
kú h¹n.
- Ngêi göi tiÒn ®îc háng l·i xuÊt theo quy ®Þnh ®èi víi çc kú h¹n t¬ng
øng ..
52
K43 – DT 3
- M· dÞch vô ®îc quy ®Þnh nh sau :
+ Lo¹i cã kú h¹n 03 th¸ng :10
* Thñ tôc nhËn göi

- Khi kh¸ch hµng ®Õn göi TKB§ cã kú h¹n giao dÞch viªn ®a phiÕu göi TK1
vµ b¶ng kª mÖnh gi¸ tiÒn vµ híng ®Én kh¸ch hµng ghi.
- KiÓm so¸t l¹i vµ yªu cÇu bæ xung nÕu cÇn.
- NhËn tiÒn , ®Õm tiÒn lu ý ®Õm tiÒn tríc mÆt kh¸ch hµng vµ ®«i chiÕu
víi b¶ng kª mÖnh gi¸ tiÒn.
- LËp thÎ gèc TK2 lÊy mÉu ch÷ kÝ cña kh¸ch hµng vµo 2 « theo quy ®Þnh.
- LËp thÎ tiÕt kiÖm TK3.
- Vµo b¶ng kª giao dÞch TK6.
- Ký tªn ®ãng dÊu ngµy lªn çc giÊy tê giao dÞch.
- KiÓm tra l¹i chøng tõ råi giao cho kiÓm so¸t viªn kÝ tªn ®ãng dÊu TKB§.
- NhËn l¹i çc chøng tõ giao thÎ TK3 cho ngêi göi.
2./ NhËn göi TKB§ göi gãp
- Lµ h×nh thøc gøi tiÕt kiÖm mµ hµng th¸ng cho phÐp kh¸ch hµng ®Þnh
kú göi gãp mét kho¶n tiÒn vµ rót toµn bé tiÒn göi 1 lÇn khi ®Õn h¹n.
- Ngêi göi ®îc hëng l·i suÊt theo quy ®Þnh tong øng víi kú h¹n.
- M· dÞch vô ®îc quy ®Þnh nh sau :
+ Lo¹i tiÕt kiÖm göi gãp 06 th¸ng : 20/6
53
K43 – DT 3
* Thñ tôc nhËn göi lÇn ®Çu
- Khi kh¸ch hµng ®Õn göi TKB§ gãp giao dÞch viªn ®a phiÕu ®¨ng kÝ
tham gia tiÕt kiÖm göi gãp vµ b¶ng kª mÖnh gi¸ tiÒn vµ híng ®Én kh¸ch
hµng ghi.
víi b¶ng kª mÖnh gi¸ tiÒn.( lu ý ph¸t hiÖn tiÒn gi¶)
- LËp thÎ gèc TK2 lÊy mÉu ch÷ kÝ cña kh¸ch hµng vµo 2 « theo quy ®Þnh.
- LËp thÎ tiÕt kiÖm TK3.
- NhËn l¹i çc chøng tõ giao sæ TK3 cho ngêi göi.
* Thñ tôc nhËn göi gãp lÇn sau
- Khi kh¸ch hµng ®Õn göi TKB§ gãp ®Þng kú giao dÞch viªn ®a TK1vµ
b¶ng kª mÖnh gi¸ tiÒn vµ híng ®Én kh¸ch hµng ghi.
víi b¶ng kª mÖnh gi¸ tiÒn.( lu ý ph¸t hiÖn tiÒn gi¶)
- Vµo tiÕp thÎ gèc TK2
- Vµo tiÕp thÎ tiÕt kiÖm TK3.
- NhËn l¹i çc chøng tõ giao tr¶ sæ TK3 cho ngêi göi.
II tr¶ tiÕt kiÖm bu ®iÖn
1.§iÒu kiÖn hîp lÖ ®Ó rót tiÒn
54
K43 – DT 3
- Khi rót tiÒn tiÕt kiÖm kh¸ch hµng ph¶i xuÊt tr×nh mét trong 4 giÊy tê
sau :
+ Chøng minh nh©n d©n
+ Hé chiÕu
+ GiÊy chøng nhËn cña lùc lîng c«ng an
+ Chøng minhth qu©n ®éi hay the qu©n nh©n
- TÊt c¶ ®Òu ph¶i cßn giÊy tê sö dông
- Trêng hîp kh«ng cã çc giÊy tê trªn cÇn ph¸i cã giÊy xin chøng nhËn.
2. Thñ tôc rót tiÒn tiÕt kiÖm
-Khi kh¸ch hµng ®Õn xuÊt tr×nh sæ thÎ tiÕt kiÖm bu ®iÖn xin rót tiÒn
giao dÞch viªn l;µm thñ tôc nh sau.
+ NhËn sæ thÎ tiÕt kiÖm kiÓm tra tÝnh x¸c thùc cña sæ thÎ tiÕt kiÖm.
+ Yªu cÇu kh¸ch hµng xuÊt tr×nh CMND hoÆc çc giÊy tê t¬ng ®¬ng.
+ Rót thÎ gèc TK2 liªn quan tÝnh l·i nÕu rót kh«ng kú h¹n.
+ §a phiÕu rut tiÒn TK1 cho kh¸ch hµng, cung cÊp sè liÖi tiÒn gèc tiÒn l·i
vµ tæng sè tiÒn híng dÉn kh¸ch hµng ghi vµo phiÕu rót tiÒn.
+ §èi chiÕu ch÷ kÝ trªn phiÕu rut tiÒn vµ ch÷ kÝ mÉu trªn thÎ gèc TK2
kiÓm tra sè tiÒn trªn sæ thÎ víi sè d trªn thÎ gèc TK2.
+ Lµm thñ tôc tÊt tãan trªn thÎ gèc TK2, sæ the tiÕt kiÖm .
+ LÊy ch÷ kÝ cña kh¸ch hµng vµo thÎ gèc TK2,sæ thÎ TK.
+ Giao dÞch viªn kÝ tªn ®ãng dÊu ngµy vµo tÊt c¶ çc chøng tõ cã liªn
quan.
+Vµo b¶ng kª giao dÞch TK6
+ ChuyÓn hå s¬ võa lËp cho trëng bu côc hay kiÓm so¸t viªn kÝ tªn ®ãng
dÊu
+ ChuÈn bÞ tiÒn tr¶ cho kh¸ch hµng. C¨n cø vµo sè tiÒn lËp b¶ng kª mÖnh
gi¸ tiÒn.
55
K43 – DT 3
+NhËn l¹i hå sá tõ trëng bu côc kiÓm so¸t sù khíp ®óng víi hå s¬ giao
dÞch.
+ Giao tiÒn cho kh¸ch hµng vµ yªu cÇu ®Õm l¹i.
III. Xö lý çc trêng hîp ®Æc biÖt nÕu cã
* Tr¶ tiÒn kiÕt kiÖm cho ngêi ®îc uû quyÒn
- Khi cã kh¸ch hµng xin rót tiÒn TKB§ kh«ng ph¶i cña m×nh mµ ®îc uû
quyÒn, giao dÞch viªn yªu cÇu kh¸ch hµng xuÊt tr×nh sæ/thÎ TKB§ giÊy uû
quyÒn.
- Lu ý: GiÊy uû quyÒn ph¶i cã ®Çy ®ñ chi tiªt.
+ Sè CMT cña ngêi ®îc uû quyÒn
+ Ch÷ ký cña ngêi uû quyÒn, ngêi ®îc uû quyÒn.
+ X¸c nhËn cña c¬ quan qu¶n lý hµnh chÝnh ®èi víi ngêi uû quyÒn.
- Thñ tôc tr¶ tiÒn thùc hiÖn nh b×nh thêng. Khi hoµn tÊt çc giÊy tê liªn
quan, giao dÞch viªn ®Ýnh kÌm giÊy uû quyÒn vµo hå s¬ tr¶ tiÒn ®Ó lu.
IV. KÕ to¸n sæ s¸ch cuèi ngµy cuèi th¸ng t¹i bu côc
1. KÕ to¸n cuèi ngµy
- Cuèi ngµy giao dÞch viªn ngõn cung cÊp dÞch vô TKB§ tríc 02 giõo so víi
çc dÞch vô kh¸c ®Ó giao dÞch viªn xö lý chóng tõ kÕ to¸n vµ lËp çc b¶ng
kª cô thÓ :
+ KiÓm tra l¹i toµn bé çc phiÕu göi phiÕu rót ®èi chiÕu víi TK6 nÕu
®óng th× kÝ tªn ®ãng dÊu.
+ LËp TK5.1 vµ çc b¶n kª TK7, TK8.
+ S¾p xÕp çc chøng tõ, hå s¬ giao dÞch trong ngµy ®Ó lu.
1.1 LËp b¶ng kÕ to¸n tæng hîp TK5.1
- B¶ng kª TK5.1 ®îc lËp 1 lÇn/ ngµy vµo çc chøng tõ sau:
+ PhiÕu göi tiÒn, phiÕu rót tiÒn TK1
+ PhiÕu ®¨ng kÝ tham gia tiÕt kiÖm göi gãp
56
K43 – DT 3
+ B¶ng kª giao dÞch TK6
+ Sæ quü
+ B¶ng kÕ to¸n tæng hoÑp TK5.1 cña ngµy h«m tríc
+ Çc biªn b¶n kÌm theo
- Çc TK5.1 do kiÓm so¸t viªn hay truëng bu côc uû quyÒn ngêi lËp TK5.1
ph¶i kiÓmçc phiÕu göi, phiÕu rót ®èi chiÕucv¸c th«ng tin tiÒn göi trªn çc
TK1 bvíi çc ghi chÐp cña giao dÞch viªn trªn TK6.
+ NÕu chªnh lÖch TK1 víi TK6 yªu cÇu giao dÞch viªn ph¶i5 sö chòa ngay.
+ NÕu ®óng khíp th× lËp TK5.1 thñ quü kÝ tªn chuyÓn cho trëng bu cuc
kiÓm tra ®ãng dÊu kÝ tªn TKB§.
+ B¶ng kª to¸n tæng hîp thµnh 3 liªn
- Liªn 1 ghim cïng phiÕu göi, phiÕu rót TK1 göi vÒ c«ng ty dÞch vô tiÕt
kiÖm bu ®iÖn b»ng ghi sè sù vô.
- Liªn 2 göi vÒ phßng kÕ to¸n
- Liªn3 ghim cïng çc phiÕu göi phiÕu TK1 göi vµ TK6 lu
1.2 LËp çc b¶ng kª sæ thÎ tiÕt kiÖm lÇn ®Çu TK7
- Cuèi ngµy giao dÞch viªn lËp çc b¶ng kª sæ thÎ tiÕt kiÖm ph¸t hµnh lÇn
®Çu TK7.
- TK7 lËp thµnh 2 liªn liªn 1 ®Ýnh kÌm çc sæ thÎ háng göi vÒ çc bu ®iÖn
huyÖn. Liªn 2 lu t¹i çc bu côc
+ §ãng dÊu tªn bu côc ghi ngµy th¸ng n¨m lËp
+ Cét thø tù lÊy theo ngµy
+ Cét lo¹i tiÕt kiÖm ghi cã kú h¹n hay göi gãp
+ Cét sæ lu hµnh. Kª çc sæ thÎ ph¸t sinh trong ngµy sè ®Çu sè cuèi.
+ Cét sè sæ háng liÖt kª çc sæ thÎ háng
+ Sè sæ thÎ nhËn trong ngµy c¨n cø sè lîng nhËn trªn TK4
57
K43 – DT 3
+ Sè lîng sæ thÎ nhËn xuóat dïng trong ngµy : Sè lîng sæ thÎ thùc tÕ sö
dông trong ngµy
+ Sè lîng sæ thÎ nép l¹i trong ngµy b»ng sè lîng sæ thÎ nhËn trõ sè thÎ ®·
xuÊt dïng trong ngµy.
- Giao dÞch viªn kÝ tªn ®ãng ®óa råi chuyÓn chop tr¬ng bu côc kÝ tªn
®ãng dÊu TKB§.
* LËp b¶ng kª l·i nhËp gèc TK8
- Cuèi ngµy giao dÞch viªn lËp b¶ng kª l·i nhËp gèc TK8 cho çc sæ thÎ
TKB§ ®Õn h¹n lÜnh tiÒn ngµy h«m sau..
- TK8 ®îc lËp riªng cho tõng lo¹i tiÕt kiÖm vµ theo thø tù sæ thÎ. B¶ng kª
TK8 lËp thµnh 3 liªn :
+ Liªn 1 göi vÒ phßng kÕ to¸n bu ®iÖn huyÖn.
+ Liªn 2 göi vÒ c«ng ty dÞch vô tiÕt kiÖm bu ®iÖn b»ng ghi sè sù vô.
+ Liªn 3 lu ®Ó lµm c¬ së quü cho ngµy giao dÞch tiÕp theo.
- Khi nhËp b¶n kª TK8 giao dÞch viªn thùc hiÖn.
+ Rót toµn bé thÎ gèc TK2 cña sæ thÓ tiÕt kiÖm ®Õn h¹n
+ TÝnh l·i chi l·i vµ sè d míi vµo b¶ng kª TK8.
+ ChuyÓn toµn bé chøng tõ cho trëng bu côc hay kiÓm so¸t viªn kÝ tªn
®ãng dÊu.
+ NhËn l¹i b¶ng kª TK8 ®· cã phª chuÈn.
+ ChuyÓn cho trëng bu côc hay kiÓm soat viªn kÝ tªn ®ãng dÊu vao TK2.
2. KÕ to¸n bu côc
- Vµo ngµy cuèi th¸ng çc bu côc ngõng cung cÊp dÞch vô TKB§ ®Ó giao
dÞch viªn lËp çc b¶ng sao kª çc sæ thÎ tiÕt kiÖm ®ang hiÖn hµnh cô thÓ.
+ TKB§ cã kú h¹n : LËp b¶n sao kª çc thÎ TK ®ang lu hµnh ( TK9 ).
+ TKB§ göi gãp : LËp b¶n sao kª gèc , l·i tiÕt kiÖm göi gãp ( TK10 ).
58
K43 – DT 3
+ TKB§ kh«ng kú h¹n : LËp b¶n sao kª l·i nhËp gèc cña TKB§ kh«ng kú
h¹n( TK11 ).
- Çc b¶ng kª sao ®îc lËp thµnh 3 liªn.
+ Liªn 1 : Göi c«ng ty dÞch vô TKB§.
+ Liªn 2 : Göi bu ®iÖn huyÖn.
+ Liªn 3 : Lu t¹i bu côc.
* LËp çc b¶ng kª çc thÎ tiÕt kiÖm ®ang lu hµnh ( TK9).
- TK 9 ®îc lËp trªn c¬ së liÖt kª toµn bé TK2 cña çc thÎ tiÕt kiÖm cã kú.
h¹n ®ang lu hµnh tÝnh ®Õn thêi ®iÓm lËp b¶ng.
- TK9 lËp riªng cho tõng m· dÞch vô.
+ Cét ngµy göi : Ghi ngµy göi lÇn ®Çu
+ Cét l·i xuÊt : Ghi l·i xuÊt ¸p dông cho thÎ tiÕt kiÖm ®ã.
+ Cét ngµy göi : Ghi sè tiÒn göi ban ®Çu.
- §èi víi çc thÎ tiÕt kiÖm ®· kÐo dµi kú h¹n.
+ Cét ngµy göi : Ghi ngµy thùc hiÖn kÐo dµi kú h¹n.
+ Cét l·i xuÊt : Ghi l·i xuÊt ¸p dông cho kú h¹n kÐo dµi.
+ Cét sè d : Ghi sè tiÒn l·i ®· nhËp gèc.
- Giao dÞch viªn lËp xong kÝ tªn ®ãng dÊu ngµy chuyÓn cho trëng bu côc
hay kiÓm so¸t viªn kÝ tªn ®ãng dÊu
* LËp b¶ng kª sao gèc, l·i tiÕt kiÖm göi gãp TK10
- Rót toµn bé TK2 cña sæ thÎ tiÕt kiÖm ®ang lu hµnh ®Ó tÝnh l·i cuèi
th¸ng cho tõng sæ tiÕt kiÖm ghi sè l·i vµo cét t¬ng øng trªn TK2.
- C¨n cø TK2 vµ tiÒn l·i cuèi th¸ng tÝnh lËp TK10, TK10 ®îc lËp riªng cho
tõng dÞch vô
- NÕu ngµy ®Õn h¹n trung vµo ngµy cuèi th¸ng th× vÉn kª vao TK10 víi sè
d gèc luü kÕ kh«ng nhËp l·i.
59
K43 – DT 3
- Giao dÞch viªn kÝ tªn ®ãng dÊu chuyÓn toµn bé chøng tõ cho kiÓm so¸t
viªn hay trëng bu côc kÝ tªn ®ãng dÊu.
* LËp b¶ng kª sao gèc, l·i tiÕt kiÖm göi kh«ng kú h¹n (TK11)
- Rót toµn bé TK2 cña çc sæ thÎ tiÕt kiÖm göi gãp ®· qu¸ h¹n ®ang lu
hµnh ®Ó tÝnh l·i cuèi th¸ng
Cuèi th¸ng, nhËp gèc cho tõng sè , ghi sè tiÒn l·i cuèi th¸ng ®Ó lËp TK11.
- Giao dÞch viªn lËp xong kÝ tªn ®ãg dÊu chuyÓn toµn bé chøng tõ cho
kiÓm so¸t viªn hay trëng bu côc.
V KiÓm so¸t vµ bæ cøu çc sai sãt trong qu¸ tr×nh khai th¸c
1. §iÒu chØnh sai xãt t¹i çc bu côc
- Ngay khi thùc hiÖn çc giao dÞch nÕu ph¸t hiÖn thÊy sai sãt giao dÞch
viªn ph¶i ®iÒu chØnh sai sãt.
- Trong çc trêng hîp sai¸ãt nghiªm träng nh : hä tªn, ®Þa chØ ,sè chøng
minh nh©n d©n…. giao dÞch viªn xö lý nh sau
+ §èi víi thÎ gèc huû bµng çch xÐ huû bá
+§èi víi çc sæ thÎ tiÕt kiÖm: Dïng bót mùc ®á g¹ch chÐo ë mÆt tríc vµ
mÆt sau sæ thÎ tiÕt kiÖm, ®Ýnh kÌm sæ the bÞ háng bá víi b¶ng kª sæ thÎ
tiÕt kiÖm ph¸t hµnh lÇn ®Çu.
- Trêng hîp m¾c ph¶i sai xãt chó ®Én nghiÖp vô m· dÞch vô….. th× cã thÓ
sö ngay trªn thÎ gèc hay sæ thÎ tiÕt kiÖm tuú theo tõng trêng hîp. Khi sña
ch÷a ph¶i chuyÓn cho Trëng bu côc hay KiÓm so¸t viªn kÝ tªn ®ãng dÊu n¬i
®· söa ch÷a.
b. Söa ch÷a sai xãt trªn thÎ gèc TK2 ®ang lu hµnh
b.1 Söa sai sãt kh«ng cÇn lËp biªn b¶n
Trêng hîp ph¸t hiÖn sai sãt cã trÞ gi¸ díi 100000 ® khi võ ghi chÐo trªn thÎ
gèc TK2 giao dÞch viªn dïng bót mùc ®á g¹ch ngang mét lÇn dßng ghi sai vµ
60
K43 – DT 3
ghi gi¸ trÞ ®óng ë dßng tiÕp theo. KSV cã tr¸ch nhiÖm kiÓm so¸t sai sãt vµ
kÝ tªn n¬i quy ®Þnh cña thÎ gèc TK2.
b. 2 Trêng hîp söa ch÷a ph¶i lËp biªn b¶n.
- Khi ph¸t hiÖn sai xãt mµ cã gi¸ trÞ tõ 10000® trë lªn.
- Ph¸t hiÖn sai sãt khi ®· cã bót to¸n ph¸t sinh.
- Çch ®iÒu chØnh trªn TK2 ®îc thùc hiÖn nh sau :
+ Dßng thùc hiÖn ghi dßng trèng kÕ tiÕp
+ Cét ngµy ghi ngµy ®iÒu chØnh.
+ T¹i cét “göi vµo” c«t “tiÒn l·i”, cét “sè d míi”. Sai xãt ë cét nµo söa sai ë
cét ®ã.
* §iÒu chØnh t¨ng : NÕu sè tiÒn ghi trªn TK2 nhá h¬n sè tiÒn thùc tÕ ghi
gi¸ trÞ bÞ sai sãt b»ng bót mùc thêng vµ ghi chó “ §iÒu chØnh theo biªn b¶n
sè …ngµy….” t¹i dßng tiÕp theo.
* §iÒu chØnh gi¶m :
NÕu sè tiÒn ghi trªn TK2 lín h¬n sè tiÒn thùc tÕ hgi gi¸ trÞ sai sãt b»ng
mùc ®á vµ ghi chó “ §iÒu chØnh theo biªn b¶n sè … ngµy…..” t¹i dßng díi
tiÕp theo.
C¶ hai trêng hîp trªn ®Òu ph¶i lËp biªn b¶n sai sãt ®Ýnh kÌm chuyÓn TK2
vµ biªn b¶n cho Trëng bu côc hoÆc KiÓm so¸t viªn kÝ vµ ®ãng dÊu
c. Söa ch÷a sai sãt trªn thÎ gèc TK2 ®· tÊt to¸n
- NÕu TK2 ®· tÊt to¸n míi ph¸t hiÖn sai xãt hoÆc nh¹n ®îc lÖnh tr¶ tiÒn
hay lÖnh thu håi cña C«ng Ty DÞch Vô TKB§ liªn quan ®Õn viÖc sai sãt trong
chi tr¶ giao dich viªn ph¶i lËp biªn b¶n lÊy ch÷ kÝ cña KSV hay Trëng bu côc
®Ó lµm c¨n cø tiÕn hµnh söa ch÷a.
- ViÖc söa ch÷a ®îc thùc hiÖn trong vßng 5 ngµy kÓ tõ ngµy ph¸t hiÖn
sai sãt vµ ®îc ph¶n ¸nh trªn TK5.1 cña ngµy ®iÒu chØnh. Biªn b¶n sö ch÷a
lÖnh tr¶ tiÒn hay lÖnh thu håi ®îc ®Ýnh kÌm víi TK5.1
61
K43 – DT 3
VI NhËp d÷ liÖu vµ khai th¸c ch¬ng tr×nh TKB§ trªn m¸y vi tÝnh
II. Bé PHËN KHAI TH¸C
A. bu phÈm bu kiÖn
I./ §ãng më chuyÓn th
1. C«ng viÖc chuyÓn bÞ ®ãng chuyÕn th
a. C«ng viÖc chuyÓn bÞ
- Thu gom bu phÈm thêng tõ çc thïng th, giao dÞch , bu t¸ sau khi ®ãng
dÊu huû tem ®îc chia chän lªn «.
- Sæ s¸ch Ên cÇn cã :BC31, BC34, BC30, BC39, BC40, BC28, B§3, E2, E4,
N37, BC68, BC14, BC43, hå d¸n, d©y buéc , niªm phong, ch× niªm phong,
tói, dÊu ngang bu côc, dÊu çc dÞch vô, d©ó nhËt Ên.
- Çc ®Æc phÈm ®i trong chuyÕn th :
+ Bu phÈm thêng buéc thµnh tõng bã bªn ngoµi d¸n l¸ nh·n ghi bu côc göi ,
bu cuc nhËn.
+ TCT ®îc kª lÇn lît lªn CT3 vµ cho vµo phong b× BC14 d¸n nh·n ghi sè ghi
sè sù vô göi cho bu côc ph¸t gh chó TCT.
+ Bu phÈm ghi sè ®îc kª trªn b§3, bu kiÖn ®îc kª vµo phiÕu chuyÓn BK3,
EMS ®îc kª lªn E2. Çc phiÕu chuyÓn lËp thµnh 2 liªn ghi râ bu côc göi, bu
côc nhËn,sè chuyÕn th, ngµy th¸ng n¨m, ®ãng dÊu nhËt Ên.
+ LËp phiÕu b¸o chuyÕn th : Mçi chuyÕn th ®Òu ph¶i lËp mét phiÕu b¸op
chuyÕn th BC31. Trêng hîp kh«ng cã bu phÈm, bu kiÖn vÉn ph¶i göi cho bu
côc nhËn 1 phiÕu b¸o chuyÕn b¸o ®ùng trong phong b× BC14.
- Çch ghi BC31
+ PhÇn ®Çu : Ghi sè chuyÕn th, ngµy th¸ng n¨m ®ãng chuyÕn th, bu côc
göi, bu côc nh¹n.
+ PhÇn 1 : Ghi sè lîng tói, gãi cña lo¹i chuyÕn th.
62
K43 – DT 3
+ PhÇn 2 : KÕ to¸n bu phÈm ghi sè , bu kiÖn, ng©n phiÕu chuyÓn tiÒn…
®i trong tói tæng hîp.
+PhÇn 3 : Dïng ghi tói , qu¸ giang.
+ PhÇn cuèi : Dµnh cho nh©n viªn ®ãng, më chuyÕn th, trëng bu côc
hoÆc kiÓm so¸t viªn x¸c nhËn ®ãng dÊu ngµy.
- TÊt c¶ ®Òu ®îc ®ãng chung 1 tói : Th thêng ghi sè , bu kiÖn ,nÕu ghi sè,
bu kiÖn ,nhiÒu míi ®ãng thµnh tói trªn BC31 ®îc thÓ hiÖn sè tói gãi .
b. §ãng tói gãi
- Khi ®ãng tói ph¶i cã 2 ngêi tham gia cïng ®ãng, cïng so¸t l¹i vµ bá bu
phÈm, bu kiÖn vµo tói ®Ó tr¸nh nhÇm lÉn vµ cïng kÝ tªn x¸c nhËn trªn BC31
cïng chÞu tr¸ch nhiÖm. Tói ®ùng BC31 trªn l¸ nh·n ph¶i ghi ch÷ “F”.
- Cæ tói ®îc buéc nh·n BC34 vµ kÑp ch× liªm phong.
- Vµo sæ BC 29 ,lËp BC37 víi soã tói, gãi ®ãng ®i ®Ó giao cho hé tèng
viªn yªu cÇu kÝ nhËn.
2. C«ng viÖc më 1 chuyÕn th :
- ViÖc më tói , gãi thu , tói ghi sè, tói bu kiÖn , tói EMS…. tói ph¶i cã 2 ngêi
tham gia cïng ®ãng, cïng so¸t l¹i çc tói ,gãi ®Æc phÈm ®îc vµ cïng kÝ tªn
trªn §B3 , BK3, BC31…. Vµ cïng chÞu tr¸ch nhiÖm.
- NÕu tói gãi nhiÒu bu côc trªn 1 ®êng th ®Õn cïng 1 lóc th× ph¶i më tói,
gãi cña bu côc nµy song míi më sang tói gãi cña bu côc kh¸c, më hÕt ®êng
nµy míi më sang ®êng kh¸c.
- Khi më ph¶i më tói mang kÝ hiÖu ch÷ F trªn nh·n BC34 tríc khi, tiÕp ®ã
më çc tói bÞ suy xuyÓn, h háng, nghi vì bÑp bªn trong vµ çc tói gãi kh¸c.
- Trø¬c khi më ph¶i xem l¸ nh·n BC34 cã ®óng göi cho bu cô m×nh hay
kh«ng th× míi ®îc më, tr¸nh më nhÇm lÉn tói gãi bu côc n¬i kh¸c . Më ra ®èi
chiÕu khèi lîng sau khi c©n l¹i khíp vãi khèi lîng ghi trªn BC34.
II./ Xö lý çc trêng hîp ®Æc biÖt sau khi më chuyÕn th. ( nÕu cã)
63
K43 – DT 3
1. ThiÕu phiÕu chuyÓn B§3 , BK3
- C¨n cø thùc tÕ lËp B§3, BK3 thay thÕ , ghi chó “ b¶n lËp t¹m “ do bu cña
nhËn lËp.
- LËp BC43 ( 2 b¶n ) 1 b¶n göi bu côc ®ãng b¶n lu t¹i bu côc , ®ång thêi
lËp sù vô ®iÖn hay sù vô fax cho bu côc ®ãng chuyÕn th yªu cÇu göi ngay
nh÷ng phiÕu cßn thiÕu ®Ó ®èi chiÕu . Trªn BC43 ph¶i cã ch÷ kÝ x¸c nhËn
cña nh©n viªn më tói gãi vµ ch÷ kÝ cña kiÓm so¸t viªn.
- Khi nhËn ®îc çc b¶n chÝnh hay çc b¶n sao çc phiÕu chuyÓn cña bu
côc ®ãng göi tíi, bu côc nhËn ph¶i ®èi chiÕu víi néi dung thùc tÕ ®· nhËn ®-
îc xem cã khíp víi hay kh«ng. NÕu phiÕu b¸o chuyÕn th kh«ng liªn tôc th×
còng lËp biªn b¶n vµ sù vô fax nh trêng hîp trªn.
2. Thõa thiÕu bu phÈm bu kiÖn , ghi sè
- Khi më tói thÊy thõa thiÕu tói gãi çc lo¹i trªn phiÕu b¸o, phiÕu chuyÓn
th× xö lý nh sau :
+ Ghi chó vµo phiÕu b¸o, phiÕu chuyÓn nh÷ng vËt phÈm thõa thiÕu råi
nh÷ng ngêi tham gia tói goi cïng kÝ nhËn vµ ®ãng dÊu ngµy bªn c¹nh cña
phiÕu ®Ó x¸c nhËn viÖc thõa thiÕu ®ã.
+ LËp 2 b¶n BC43 néi dung ghi râ rµng nh÷ng thiÕu xãt vµ t×nh tr¹ng cña
tói vµ göi cho bu côc ®ãng chuyÕn th 1 b¶n , 1 lu l¹i bu côc 1 b¶n ®ång thêi
giöu sù vô fax cho bu côc ®ãng chuyÕn th biÕt.
3. Bu phÈm , bu kiÖn l¹c híng.
- §èi víi bu phÈm thêng khi thÊy l¹c híng ®ãng dÊu ngµy vµo mÆt sau bu
phÈm, chuyÓn tiÕp ®Õn bu côc nhËn. NÕu thÊy nhiÒu bu phÈm l¹c híng th×
lµm phiÕu nh¾c bu côc ®ãng chuyÕn th cÇn lu ý
- §èi víi bu phÈm ghi sè bu kiÖn l¹c híng lËp biªn b¶n BC43 lµm 3 b¶n 1 b¶n
göi cho bu côc ®ãng chuyÕn th, 1 b¶n göi cïng bu phÈm bu kiÖn ®Ó chuyÓn
®Õn bu côc nhËn vµo chuyÕn th gÇn nhÊt 1 b¶n lu t¹i bu côc.
64
K43 – DT 3
4. Bu phÈm bu kiÖn bÞ r¸ch n¸t suy suyÓn
- NÕu lµ bu phÈm thêng bÞ r¸ch n¸t mµ kh«ng thÓ r¬i vËt phÈm bªn trong
ra ®îc th× dïng BC23 d¸n lªn chç r¸ch vµ ®ãn ®Êu ngµy lªn BC23.
- NÕu vá bäc bu phÈm ghi sè, bu kiÖn cã hµng ho¸ bªn trong bÞ r¸ch
kh«ng ®¶m b¶o an toµn th× ph¶i gãi bäc l¹i cã dÊu niªm phoang vµ ghi chó
lªn vá bäc “ BÞ r¸ch gãi bäc l¹i t¹i bu côc…” ®ãng dÊu ngµy lªn bu kiÖn.
- LËp BC43 ghi ®Çy ®ñ t×nh tr¹ng, khèi lîng trøoc vµ sau khi gãi bäc l¹i
néi dung bu phÈm bu kiÖn cã x¸c nhËn cña trëng bu côc hay kiÓm so¸t viªn.
BC43 ®îc lËp thµnh 4 b¶n: 1 b¶n lu , 1 b¶n göi bu côc gèc, 1 b¶ngöi bu ®iÖn
tØnh, 1 b¶n ®Ýnh kÌm víi bu phÈm bu kiÖn.
5. Më nhÇm tói gãi bu côc kh¸c .
- LËp BC43 sù vô fax kiÓm tra t×nh tr¹ng tói gãi ®èi chiÕu víi çc giÊy tê
liªn quan vµ gØ l¹i cho bu côc gèc cïng çc b côc liªn quan.
- §èi víi TCT thõa thiÕu TCT ®Òu lËp BC43 vµ SV fax cho bu côc ®ãng
chuyÕn th.
6. ThiÕu phiÕu b¸o chuyÕn th BC31
- Khi më tói gãi chuyÕn th kh«ng thÊy BC31 th× xö lý nh sau
+ LËp phiÕu b¸o chuyÕn th ghi l¹i néi dung toµn bé chuyÕn th hay tói gãi
çc ®Æc phÈm ®· ®îc ngêi / phiÕu b¸o BC31 , ghi chó “ b¶n nµy do bu côc
nhËn lËp”.
+ LËp biªn b¶n BC43 thµnh 2 b¶n 1 b¶n göi cho bu côc ®ãng, 1 b¶n lu t¹i
bu côc, ®ßng thêi lËp sù vô fax cho bu côc ®ãng chuyÕn th yªu cÇu göi ngay
BC31 hoÆc phiÕu chuyÓn ®Ó ®èi chiÕu trªn BC43 ph¶i cã ch÷ kÝ cña çc
nh©n viªn tham gia më tói vµ ch÷ kÝ cña kiÓm so¸t viªn hay trëng bu côc
nÕu thÊy cÇn thiÕt th× göi tói vµ gãi bäc vËt lu niÖm kÌm theo biªn b¶n
BC43. Sau khi nhËn ®îc b¶n chÝnh hay b¶n sao BC31 ®èi chiÕu víi néi dung
65
K43 – DT 3
thùc tÕ ®· nhËn xem cã khíp kh«ng. NÕu khíp ®óng th× lËp sù vô fax
nghiÖp vô ®Ó trao ®æi víi nhau vÒ t×nh tr¹ng thiÕu xãt.
- NÕu sè liÖu BC31 kh«ng liªn tôc th× còng lËp biªn b¶n BC34 vµ göi sù vô
fax cho bu côc ®ãng chuyÕn th.
7. Sè chuyÕn th kh«ng liªn tôc
- Sau khi më chuyÕn th nh©n viªn bu ®iÖn ph¶i theo dâi CT ®Õn BC30.
- Sè phiÕu CT ®Õn cña mçi bu côc ph¶i liªn tôc trong th¸ng nÕu thiÕu
hoÆc nh¶y sè sè kh«ng liªn tôc ph¶i göi sù vô fax cho bu côc ®ãng chuyÕn
th biÕt vµ lËp biªn b¶n BC43.
III Giao nhËn TCT, BP-BK cho bé phËn giao dÞch vµ bu t¸.
1. Giao nhËn TCT cho bé phËn giao dÞch
- Khi giao TCT cho bé phËn giao dÞch, nh©n viªn khai th¸c ph¶i ghi vµo
phÇn xuÊt sæ BC28 sè lîng giao.
- Vµo sæ giao cho giao dÞch : Ghi sè hiÖu tõng TCT vµ céng tæng sè lîng
TCT thùc giao lÊy ch÷ kÝ nhËn cña giao dÞch viªn
2. Giao nhËn BP- BK cho bé phËn giao dÞch
- Khi giao BP- BK cho bé phËn giao dÞch nh©n viªn khai th¸c ph¶i ghi râ
sè lîng BP- BK vµo sæ giao BC28.
- Vµo sæ giao cho giao dÞch : Ghi sè hiÖu tõng BP-BK vµ céng tæng sè lîng
BP- BK thùc giao lÊy ch÷ kÝ nhËn cña giao dÞch viªn.
- Vµo sæ gioa cho bu t¸ ®Ó ®i ph¸t BP-BK còng ph¶i ghi râ sè hiÖu vµ
céng tæng sè lîng thùc giao vµ lÊy ch÷ kÝ x¸c nhËn.
IV. Xö lý trêng hîp kh«ng ph¸t ®îc
- NÕu kh«ng ph¸t ®îc th× xem xÐt sù lùa chän cña kh¸ch hµng trªn phiÕu
göi mµ gi¶i quyÕt theo yªu cÇu cña ngêi göi.
66
K43 – DT 3
- NÕu ngêi göi kh«ng yªu cÇu th× sau thêi gian lu gi÷ lµm thñ tôc chuyÓn
hoµn theo quy ®Þnh.
B. Ph¸t hµnh b¸o chÝ
I. Ph©n phèi ®ãng b¸o chÝ cho çc ®¬n vÞ trùc thuéc.
- C¨n cø vµo sè lîng b¸o chi nhu cÇu cña ®¬n cÞ trùc thuéc (çc b côc khu
vùc vµ ®¹i lý ) cã thÓ ®ãng tói chÝ riÕng hoÆc ®ãng gãi ®i trong chung víi
çc dÞch vô kh¸c.
- §ãng göi b¸o chÝ , tói b¸o chÝ riªng ®îc thùc hiÖn theo quy ®Þnh.
+ B¸o chÝ ®îc gãi buéc chÆt , cã nh·n BC34 trªn nh·n ghi tªn vµ sè lîng
b¸o chi ®ãng gãi.
+ Bá çc gãi b¸o chÝ vµo tói dïng nh·n BC34 mÇu tr¾ng niªm phong cè tói
khèi lîng mçi tói kh«ng qu¸ 20 kg.
+ Çc nh©n viªn tham gia ®ãng tói cïng kiÓm so¸t viªn kÝ tªn, ®ãng dÊu
trªn çc phiÕu göi.
+ Tói gãi b¸o chÝ ®îc ghi vµo sæ BC29.
- NÕu gãi b¸o chÝ ®ãng chung víi çc bu göi kh¸c th× ®îc thùc hiÖn theo
quy ®Þnh.
+ Tói gãi ®ãng xong vµo sæ BC29 theo dâi , lÊy kÝ nhËn cña c«ng nh©n
vËn chuyÓn.
S¬ ®å quan hÖ ph©n phèi b¸o chÝ
Nhµ in C¬ quan b¸o chÝ
C¬ quan uû th¸c PHBCTW
67
Bu côc khu vùc B§ quËn huyÖn
K43 – DT 3
PHBC b®t
®¹i lý PHV GIAO B® X·

DÞCH
KH¸CH HµNG
II. Theo dâi qu¶n lý ®éc gi¶ dµi h¹n

- T¹i bé phËn qu¶n lý ph¸t hµnh kiÓm so¸t çc chøng tõ do bé phËn gia
dÞch giao sang.
- §¸nh sè thø tù trªn PH1
- C¨n cø phiÕu ®Æt muaPH1 vµo sæ PH2 theo dâi ®¹t nhu cÇu b¸o chÝ dµi
h¹n
- C¨n cø vµo ho¸ ®¬n thu tiÒn BC01 vµo phÇn chi chuyÓn nép sæ PH5 hgi
vµo cét Nî PH3 liªn quan
- Cuèi ngµy céng sæ quü ®Ó qu¶n lý tiÒn thu chi trßg ngµy , tiÒn mÆt cßn
l¹i cuèi ngµy t¹i giao dÞch vµ luü kÕ cuèi th¸ng.
S¬ ®å qu¶n lý ®éc gi¶ dµi h¹n
PH1 giÊy PH6 nhu

®Æt mua b¸o cÇu ph¸t b¸o
chÝ dµi h¹n chÝ dµi h¹n
PH9- B¶n
BC01 biªn lai
Çc kho¶n 68thñ
PH3 ph©n phèi
thu
PH3
PH10
B¸o
PH1
PH33 tiÒn
chÝ
biªn
c«ng
tiÒn
sè cña
cha
liÖu
lai
nî PH5 sæ quü
PH1 giÊy PH2chÝ
b¸o danh
cho
thu chi kh¸c quü
kh¸ch
chi tiÒn
ph¸t
th¸ng
b¸o chÝhµng
trø¬c
thÊt
ph©n PH3 ph¶i
tiÒn PH3
®Æt mua b¸o ph¶i s¸ch®êng
ph¸t
çc
K43 – DT 3
3.B¸o chÝ lu kÝ
- C¨n cø sè lîng b¸o chÝ lu kÝ nhË ®îc tÝnh gia trÞ tiÒn vèn ghi vµo cét
“ Nî “ PH3 theo dâi nhËn b¸o lu kÝ ghi vµo cét ”Cã” Ph3 ph¶i tr¶ theo dâi
víi bu ®iÖn tØnh thµnh phè
- C¨n cø sè lîng b¸o chÝ lu kÝ giao cho nh©n viªn hoÆc ®¹i lý b¸n lÎ tÝnh
gi¸ trÞ theo gi¸ vèn ghi vµo cét “Cã” PH3 theo dâi b¸o chÝ lu kÝ tÝnh gi¸ trÞ
69
K43 – DT 3
tiÒn b¸o theo tiÒn gi¸ b¸o b¸n ( 100% gi¸ b×a ) ghi vµo cét Nî PH3 theo dâi
nh©n viªn hoÆc ®Ëi lý b¸n lÎ, c¨n cø sè tiÒn chªnh lÖch gi÷a gi¸ b¸n gi¸ vèn
ghi vµo cét Cã PH3 ph¶i tr¶ thaeo dâi doanh thu.
- Thñ tôc gi¶i quyÕt khi nh©n viªn hoÆc ®¹i lý khi nh©n viªn ®¹i lý b¸n lÎ
tr¶ l¹i b¸o lu kÝ ghi vµo cét Cã PH3 theo dâi nh©n viªn , ®¹i lý, tÝnh gi¸ trÞ
tiÒn theo gi¸ vèn ghi vµo cét Nî PH3 theo dâi b¸o lu kÝ sè tiÒn chªnh lÖch ghi
vµo cét Nî PH3 ph¶i tr¶ theo dâi doanh thu.
- Nh©n viªn hoÆc ®¹i lý b¸n lÎ nép tiÒn ®îc thùc hiÖn nh nép tiÒn b¸o b¸n
lÎ.
- Khi nhËn ®îc PH19 tÝnh tiÒn b¸o lu kÝ cña B§T c¨n cø vµo sè tiÒn ®·
tÝnh theo gi¸ vèn ghi vµo cét Nî PH3 ph¶i tr¶ ghi vµo cét Cã PH3 theo dâi víi
B§T. Cíc phÝ ph¸t hµnh ghi vµo cét Cã PH3 doanh thu.
NhËn b¸o lu ký B¸o lu ký Õ tr¶ cho B§T (

( vèn) vèn)
70
NîNîPH3
PH3NV,®¹i
lu ký lý ( gi¸
Cã PH3 ph¶i
Giao
Cã PH3
b¸o cho
lu ký Cã PH3 lu ký
NV, Nî PH3
PH3 ph¶i ph¶i
tr¶
K43 – DT 3
NV, ®¹i lý tr¶ b¸o l-

u ký
Cã PH3 NV, ®¹i lý Nî PH3 lu ký Nî PH3 ph¶i tr¶

( gi¸ vèn) (vèn) (PHP)
*. Nh©n viªn, ®¹i lý nép tiÒn b¸o lu ký
BC01
PH13
Thu lÎ Cã PH3 NV, ®¹i Chi chuyÓn nép Nî PH3 thñ

PH5 lý PH5 quü
NhËn ®îc PH19 tÝnh tiÒn b¸o

bu ký
Nî PH3 ph¶i Cã PH3 B§T Cã PH3 doanh thu

tr¶ ( vèn) (PHP)
III. Tæng hîp nhu cÇu b¸o chÝ cho th¸ng sau vµ nhu cÇu ®iÒu
chØnh
71
K43 – DT 3
* Nhu cÇu ®iÒu chØnh
- §Õn thêi h¹n ®Æt nhu cÇu, B ®iÖn quËn huyÖn, c¨n cø sæ theo dâi b¸o
chÝ dµi h¹n PH2, sæ theo dâi b¸o chÝ lÎ hÑn íc. Sèlîng b¸n lÎ t¹i bu côc vµ
phiÕu ®¨ng ký b¸o chÝ cña çc ®¹i lý, céng tæng sè lîng tõng lo¹i, lËp phiÕu
®Æt nhu cÇu b¸o chÝ PH7.
- PhiÕu ®Æt nhu cÇu b¸o chÝ PH7. lËp thµnh 2 b¶n, cã ch÷ ký cña phô
tr¸ch ®¬n vÞ, ®ãng dÊu, 01 b¶n göi bu ®iÖn tØnh thµnh phè ®Ó nhu cÇu,
1 b¶n lu t¹i bu côc ®Ó theo dâi nhËn b¸o chÝ
- Çc bu côc n»m trªn ®êng th néi tØnh ®îc ®ãng tói th¼ng, gãi b¸o chÝ,
trªn phiÕu ®Æt nhu cÇu ph¶i nªu dâ tªn vµ sè lîng b¸o chÝ cña bu côc.
* Thñ tôc ®iÒu chØnh sè lîng b¸o chÝ sau khi ®· nhu cÇu.
- Çc bu côc c¨n cø vµo quy ®Þnh thêi h¹n t¨ng, gi¶m b¸o chÝ tæng hîp sè
lîng tõng lo¹i b¸o chÝ t¨ng gi¶m nhu cÇu.
- NÕu ®iÒu chØnh t¨ng thªm céng sè lîng t¨ng thªm, gi¶m b¸o chÝ ®·
®Æt nhu cÇu thµnh nhu cÇu míi.
- NÕu nhu cÇu gi¶m bít lÊy sè lîng ®· nhu cÇu ytõ ®i sè lîng gi¶m thµnh sè
lîng nhu cÇu míi.
- Ghi râ thêi gian t¨ng gi¶m.
NhËn xÐt vµ kiÕn nghÞ
Qua thêi gian häc tËp ®îc sù quan t©m gióp ®ì cña çc thÇy c« gi¸o vµ sù
gióp ®ì tËn t×nh cña Ban l·nh ®¹o Bu ®iÖn TØnh , Bu ®iÖn huyÖn Phæ Yªn
céng sù gióp ®ì cña çc b¸c çc c« çc chó anh chÞ trong tæ s¸n xuÊt t¹i ®¬n
vÞ ®· t¹o ®iÒu kiÖn gióp ®ì em cñng cè lý thuyÕt thôc hµnh. Qua 7 tuÇn
thùc tËp em ®· hoµn thµnh yªu cÇu thùc tËp cña m×nh
Trong thêi gian thùc tËp em còng rót ra ®îc mét sè u ®iÓm sau:
I. ¦u ®iÓm
72
K43 – DT 3
- Lµ bu ®iÖn huyÖn khèi lîng c«ng viÖc rÊt nhiÒu nhng ®éi ngò giao dÞch
viªn lu«n tËn t×nh híng dÉn kh¸ch hµn rÊt tËn t×nh, chu ®¸o, t¹o mäi ®iÒu
kiÖn híng dÉn gióp ®ì kh¸ch hµng.
- Bu ®iÖn huyÖnlu«n b¸m s¸t môc tiªu “Nhanh chãng, chÝnh x¸c, an
toµn tiÖn lîi , v¨n minh” ®Ó ho¹t ®éng kinh doanh.
- Bè chÝ ph©n c«ng ca kÝp hîp lý ®¶m b¶o lu tho¸t hÕt khèi lîng c«ng
viÖc.
- Mäi c«ng viÖc ®îc kiÓm so¸t thêng xuyªn nªn kh«ng x¶y ra sai sãt g×
nghiªm träng.
- Më ®Çy ®ñ sæ s¸ch theo quy ®Þnh.
II. Nhîc ®iÓm
- Bªn c¹nh nh÷ng u ®iÓm cÇn ph¸t huy còng cã nh÷ng nhîc ®iÓm cÇn
ph¶i cñng cè vµ söa ®æi nhanh chãng ®Ó nghµnh Bu chÝnh -ViÔn th«ng
chóng ta ngµy cµng ph¸t triÓn vµ ngµy cµng m¹nh h¬n n÷a.
- ViÖc bÊt hîp lý cña mét sè Ên ph¼m còng g©y kh«ng Ýt khã kh¨n trong
c«ng viÖc phôc vô kh¸ch……..
III. Mét sè gi¶i ph¸p ®Ò nghÞ
* VÒ c«ng t¸c tiÕp thÞ vµ ch¨m sãc kh¸ch hµng.
- CÇn cã nh÷ng biÓn qu¶ng ço b»ng çc tê r¬i giíi thiÖu s¶n phÈm vÒ
dÞch vô Bu chÝnh -ViÔn th«ng cÇn tÝch cùc h¬n n÷a trong viÖc tuyªn
truyÒn qu¶ng ço çc dÞch vô míi trªn th«ng tin ®¹i chóng.
- N¾m b¾t ®¬c mét sè ®èi tîng kh¸ch hµng ®©u lµ kh¸ch hµng lín ®©u
lµ kh¸ch hµng tiÒm n¨ng ®Ó chñ ®éng tæ chøc çc ®ît hái th¨m tÆng quµ
nh©n ngµy lÔ tÕt ( §iÒu nµy em thÊy ë Bu ®iÖn TØnh Th¸i Nguyªn ®· lµm
rÊt chu ®¸o ) tæ chøc héi nghÞ kh¸ch hµng ®Ó gÆp mÆt trao ®æi ®ãng
gãp ý kiÕn gi÷u ngêi sö dông vµ nhµ cung cÊp dÞch vô, ®iÒu tra nhu cÇu sö
dông dÞch vô cña tõn kh¸ch hµng ®Ó n¾m ®îc chÊt lîng cña tõng dÞch vô
73
K43 – DT 3
nh»m rut kinh nghiÖm kÞp thêi ®Ó n©ng cao chÊt lîng dÞch vô còng nh c«ng
t¸c dÞch vô ch¨m sãc kh¸ch hµng .
- T¨ng cêng ®µo t¹o n¨ng cao tr×nh ®é tin häc vµ kh¶ n¨ng giaoi tiÕp
tiÕng anh cho ®äi ngò giao dÞch viªn h¬n n÷a ®Ó lÜnh vùc Bu chÝnh ngµy
cµng ®i vµo phôc vô kinh doanh cã hiÖu qu¶ nhÊt lµ vµo thêi kú nµy .
- Thêi kú ViÖt Nam ra nhËp héi nhËp kinh tÕ quèc tª ®éi ngò giao dÞch lµ
bé mÆt cña nghµnh bu ®iÖn trùc tiÕp giao dÞch víi kh¸ch hµng nªn ®ßi hái
tay nghÒ ph¶i thËt v÷ng vµng tinh th«ng vÒ nghiÖp vô n¾m b¾t ®îc t©m lý
cña kh¸ch hµng biÕt çch øng xö trong mäi t×nh huèng ®Ó t¨ng uy tÝn cña
®¬n vÞ còng nh cña nghµnh , thu hót kh¸ch hµng ®Õn víi doanh nghiÖp
ngµy cµng nhiÒu cã nh vËy doanh thu cña nghµnh xÏ ngµy cµng cao.
IV. KÕt luËn
§èi víi ngµnh bu ®iÖn chÊt lîng s¶n phÈm lµ then chèt nã quyÕt ®Þnh lßng
tin cña ngêi sö dông ®èi vãi nhµ cung cÊp dÞch vô.
Trong ®iÒu kiÖn c¹nh tranh héi nhËp hiÖn nay cã nhiªu nhµ cung cÊp dÞch
vô Bu chÝnh ViÔn th«ng cïng tham gia kinh doanh nªn vÊn ®Ò khai th¸c thª
nµo lµ hîp lý th× ®ã lµ mét bµi to¸n khã cña nghµnh, ®ßi hái ®éi ngò çn bé
c«ng nh©n viªn cÇn ph¶i cã tay nghÒ tr×nh ®é ngo¹i ng÷ vµ tin häc cã
phÈm chÊt ®¹o ®øc tèt.cã tinh thÇn häc hái céng víi sù l·nh ®¹o s¸ng suèt
cña ban l·nh ®¹o em tin tëng sù ph¸t triÓn cña nghµnh trong t¬ng lai.
Qua thêi gian thùc tËp t¹i c¬ sá vµ nh÷ng kiÕn thøc ®· häc t¹i trêng em ®·
tiÕp thu nh÷ng kiÕn ®· häc ë trêng em ®· tiÕp thu ®îc nh÷ng kiÕn thøc
thùc tÕ rÊt bæ Ých vµ d¸ng quý trang bÞ thªm nh÷ng kiÕn thøc cho m×nh.
Tuy nhiªn do thêi gian thùc tËp ng¾n tr×nh ®é cã h¹n nªn b¶n b¸o ço cña
em kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt em rÊt mong ®îc çc thÇy c« gi¸o ban
l·nh ®¹o bu ®iÖn huyÖn tham gia gãp ý kiÕn cho em ®Ó b¶n b¸o ço cña
em ®îc hoµn chØnh h¬n. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n.
74
K43 – DT 3
Sinh viªn thùc tËp Phæ yªn, ngµy 04 th¸ng 03 n¨m

2009
NguyÔn thÞ thu hiÒn

X¸c nhËn cña c¬ quan thùc tËp
75

Bao Cao Tot Nghiep - Hien 2702

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Bao Cao Tot Nghiep - Hien 2702

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

B¸o c¸o tèt nghiÖp  NguyÔn ThÞ Thu HiÒn

Kh¸i qu¸t chung

1. Kh¸i qu¸t vÒ nghiÖp vô bu chÝnh:

I: - Bé phËn giao dÞch

II. – Bé phËn khai th¸c

C¸c dÞch vô bu ®iÖn huyÖn phæ yªn ®ang cung cÊp

Cung cÊp c¸c dÞch vô bu chÝnh c«ng Ých

I. bé phËn giao dÞch

3. KÕ to¸n sæ s¸ch cuèi ngµy taÞ giao dÞch.

2 NhËn göi bu phÈm ghi sè

5. NhËn göi bu kiÖn

b. NhËn göi bu kiÖn theo sè lîng lín:

4. Ph¸t hµnh phiÕu chuyÓn tiÒn quèc tÕ ( CT1qt )

4. Tr¶ ®iÖn hoa

d. Ph¸t hµnh b¸o chÝ

PH1 BC01 Nî PH3 tiÒn

QLPH PH13 Cã PH3 tiÒn

2 .NhËn ®Æt mua b¸o chÝ nhËp khÈu

Tãm t¾t vµo Ên phÈm

§¬n + QLPH B¶n kª tiÒn

PH3 theo dâi PH13

* Thñ tôc nhËn göi

Nhµ in C¬ quan b¸o chÝ

C¬ quan uû th¸c PHBCTW

®¹i lý PHV GIAO B® X·

II. Theo dâi qu¶n lý ®éc gi¶ dµi h¹n

S¬ ®å qu¶n lý ®éc gi¶ dµi h¹n

PH1 giÊy PH6 nhu

Tãm t¾t vµo Ên phÈm

NhËn b¸o lu ký B¸o lu ký Õ tr¶ cho B§T (

NV, ®¹i lý tr¶ b¸o l-

Cã PH3 NV, ®¹i lý Nî PH3 lu ký Nî PH3 ph¶i tr¶

Thu lÎ Cã PH3 NV, ®¹i Chi chuyÓn nép Nî PH3 thñ

NhËn ®îc PH19 tÝnh tiÒn b¸o

Nî PH3 ph¶i Cã PH3 B§T Cã PH3 doanh thu

Sinh viªn thùc tËp Phæ yªn, ngµy 04 th¸ng 03 n¨m

NguyÔn thÞ thu hiÒn

You might also like