PROCEDIMIENTOS Migracion

Manual de Políticas, Normas Procesos y Procedimientos
Dirección General de Migración
REPÚBLICA DE GUATEMALA
MINISTERIO DE GOBERNACIÓN
MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS.
DIRECCIÓN GENERAL DE MIGRACIÓN
GUATEMALA, OCTUBRE 2009
Unidad de Planificación / Migración
1
INDICE
PÁGINA
PRESENTACIÓN 6
GENERALIDADES DEL MANUAL:
ANTECEDENTES 7
FINALIDAD 7
ALCANCE 7
METODOLOGÍA 7
DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS: 8
DIRECCIÓN SUPERIOR
Recepción de Documentos para Evaluación y Autorización de Dirección General 9
Proceso de Expedientes 11
Elaboración de Oficios, Memorandum y Providencia 13
Control de Ingreso y Egreso de Correspondencia 15
Control Agenda de Compromisos 17
Recibir Expedientes de Residencias Temporales y Permanentes, Resguardo, Distribución de Expedientes 19
Recepción de correspondencia dirigida al Director General de Migración. 21
Coordinar Reuniones Ejecutivas de Trabajo del Director Adjunto 23
Recepción de Cheques, Contratos de Compras 25
Traslado de Notas de Trabajo 27
DEPARTAMENTO JURÍDICO
Asesorar a las Autoridades de la Dirección General de Migración en Materia Legal, Migratoria y
Administrativa 30
Asesorar a las Autoridades de la Dirección General de Migración en Materia Legal 34
Asistir y Prestar Colaboración en Asuntos Encomendados por el Jefe, Asesores y Asistentes Legales 38
Apoyar en Materia Jurídica y Administrativa en el Departamento de Asesoría 41
Recepción, Despacho y Control de Documentos que se Reciben y/o se Generan en éste Departamento 44
DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA
Auditoria Financiera, Administrativa y de Control Interno 48
Recepción, Registro, Notificación y Archivo de Documentos 51
Evaluación Permanente e Imparcial de las Operaciones Financieras, Administrativas y de Control Interno, 54
OFICINA DE ESTADISTICA, ESTUDIOS Y POLÍTICA MIGRATORIA
Recopilar Estadisticamente los registros de los movimientos migratorios de personas en el territorio nacional 58
OFICINA DE RESPONSABILIDAD PROFESIONAL
Investigación de Denuncias 61
OFICINA DE COMUNICACIÓN SOCIAL
Conferencia de Prensa 65
Diseño Gráfico 67
UNIDAD DE PLANIFICACION
Elaboración y Actualización de Manuales 70
Elaboración y Actualización de Organigramas 73
Elaborar el Plan Operativo Anual 76
OFICINA DE RELACIONES MIGRATORIAS INTERNACIONALES
Políticas Migratorias a Nivel Nacional e Internacional 80
SUBDIRECCIÓN DE EMISIÓN DE DOCUMENTOS DE IDENTIFICACIÓN
INTERNACIONAL
Solución de Casos de Coincidencia Dáctilar “HIT” 83
Solución de Casos de Robo de Identidad “RDI” 90
Solución de Casos de Duplicidad de Identidad “DDI” 95
Razonamiento de Pasaporte 100
106
2
Certificación de Legalidad de Pasaporte

Devolución de Dinero por Cobro de Pasaporte 110
Pases Especiales de Viaje 112
Emisión de Primer Pasaporte Ordinario 118
Emisión de Renovación de Pasaporte Ordinario 122
Emisión de Pasaporte Oficial 126
Emisión de Pasaporte Diplomático 131
GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Autorización de Gastos 137
Aprobación de Órdenes de Compra del Sistema de Gestión -SIGES- y Comprobantes Únicos de Registro
-CUR- del Sistema de Contabilidad Integrado -SICOIN- 139
Autorización de Òrdenes de Compra y Pago (Método de Compra Directa) 141
Control de Existencias y Abastecimiento de Materiales, Bienes y Suministros 143
Despacho y Registro de Materiales, Bienes y Suministros 145
Recepción y Registro de Materiales, Bienes y Suministros 147
Solvencias de Caja 150
Pago de Viáticos por Comisiones Oficiales Ordenadas 152
Pago de Tiempo Extraordinario (Horas Extras) del Personal en Renglón 011 (Remuneraciones) 154
Emisión de Cheques para pago de Compromisos 156
Contratación de Servicios Profesionales, Técnicos Profesionales y Técnicos de Personal del Subgrupo 18 159
Cotización de Materiales, Suministros y/o Servicios por la Modalidad de Compra Directa 161
Adquisición de Materiales, Suministros y/o Servicios por la Modalidad de Manifiesto Interés 163
Eventos de Licitación Nacionales e Internacionales para la Adquisición de Materiales, Suministros y/o
Servicios
Superiores a Q900,000.00 165
Eventos de Cotización de Materiales, Suministros y/o Servicios Comprendidos en los Rangos de
Q30,000.00 hasta Q900,000.00 168
Recepción de Pedidos de Compras 171
Servicios de Mantenimiento y/o Reparación del Equipo de Oficina 173
Conciliaciones Bancarias 175
Elaboración de Caja Fiscal de Ingresos y Egresos 177
Registro de Ingresos Privativos Forma IT-13 179
Emisión de Solvencias 181
Registro de Ingresos Privativos de Delegaciones 183
Registro de Ingresos de Embajadas y Consulados de Guatemala en el Exterior 185
Actualización y Elaboración de Tarjetas de Responsabilidad 188
Emisión de Solvencias 190
Registro de Bienes Inventariables y Fungibles 192
Registro y Ejecución de Gastos 195
Elaboración de Orden de Compra 197
Registro y Control de Tarjetas Presupuestarias 199
SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS
Pago de Honorarios 202
Ascensos de Pesonal 204
Aplicación de impuesto sobre la renta 206
Período de Prueba 208
Suspención sin goce de sueldo 210
Traslado de Personal 212
Elaboración de Actas Contractuales por Eventualidades de Pago en el Renglón 189 214
Proyecto de Eventos de Aniversario y Convivio de la DGM 216
Cambio de Honorarios 218
Contratación de Personal bajo el renglón Presupuestario 029 221
3
Control y Archivo de Expedientes 223

Control y Archivo de Personal nuevo ingreso 225
Control y Archio de Personal 227
Formación de Expedientes para Denuncias 229
Procedimientos Administrativos Disciplinarios 231
Evaluación Médica al Personal de la Institución y a Personas Albergadas 233
Solicitud de Constancia Laboral 238
Gestión de Personal, Vacaciones 240
Gestión de Personal, Certificaciones Iggs 242
Gestión de Personal, Solicitud de Carnet Igss 244
Gestión de Personal, Solicitud de Sellos 246
Licencias Laborales 248
Recepción y Atención al Público 250
Recepción y Distribución de Papelería 252
Pago de Salarios y Tiempo Extraordinario 254
Recepción de Documentos para pago Mensual 256
Proceso para reinstalación por orden judicial 259
SUBGERENCIA DE LOGÍSTICA Y SEGURIDAD INTERNA
Gestión del Trámite de Pago de Facturas de Servicios 261
Análisis y Diagnóstico de Necesidades de Mejora en Infraestructura 264
Proceso de Mensajería 266
Control de Ingresos y Egresos al Edificio 268
Asignación y Gestión del Pago de Parqueo Público a Funcionarios 270
Programación de Comisiones de Trabajo 272
Elaboración de Dictámenes Técnicos 274
Recepción y Entrega de Vehículos Asignados a Funcionarios 276
Supervisión de Limpieza a Instalaciones 280
Programación de Cambio de Llantas a Vehículos 282
Control de Monitoreo de Cámaras de Circuito Cerrado CCTV 285
Programación y Mantenimiento Preventivo a Flota de Vehículos 287
SUBDIRECCIÓN DE OPERACIONES DE EXTRANJERÍA 289
Trámite para Prorroga de Visa de Turístas 290
Trámite para Visa Múltiple para Personas con Trámite pendiente de Resolución, Residencias o Visas de
Estudiante o Negocios 292
Trámite para Solicitud de Visa de Residente Temporal 294
Traslado de Sello de Visa de Residencia Temporal 296
Trámite para Solicitud de Visa Múltiple para Residente Permanente 298
Trámite de Solicitud para sellos de visa de Residente Permanente 300
Traslado de Sello de Visa para Residencia Permanente 302
Traslado de Sello de Cédula 304
Autorización de Visas y Prórrogas de Negocios y Estudiantes 306
Estampado de Sellos 309
Estadísticas 311
Modificación a Certificación de Inscripción 313
Registro de Residencias Permanentes 315
Notificación y Registro de Residencias Temporales 317
Recepción de Documentos para Residencias Temporales 319
Recepción de Documentos para Residencias Temporales para Religiosos Católicos 321
Recepción de Documentos para Residencias Temporales para Religiosos No Católicos 323
Recepción de Documentos para Residencias Permanentes 325
Recepción de Documentos para Residencias Permanente Religiosa No Católica 327
4
Recepción de Documentos para Residencias Permanentes por Hijo guatemalteco 329

Recepción de Documentos para Residencias Permanentes por Matrimonio 331
Recepción de Documentos para Residencias Permanentes Religiosas Católicas 333
Recepción de Documentos para Residencias Permanentes para Pensionados 335
Recepción de Documentos para Residencias Permanentes para Inversionistas 337
Recepción de Documentos para Visas Consultadas 339
Recepción de Documentos para Visas de Estudiante y sus Prórrogas 341
Registrar Visas Consultadas, Diplomáticas, Oficiales y de Cortesía en el Sistema SIOM 343
Emitir Visas Consultadas de Ingreso a Guatemala 345
Emisión de Visas de Tránsito 347
Emitir Resoluciones de Expedientes de Revisión y Reactivación 349
Emisión de Providencias de Residencias Temporales para Religiosos 351
Emisión de Providencias de Visas Consultadas 353
Emisión de Resoluciones de Residencias Temporales y Permanentes 355
SUBDIRECCIÓN DE CONTROL MIGRATORIO
Certificaciones de Movimientos Migratorios 358
Albergue y Proceso de Expulsión de Personas que Infringen la Ley de Migración 360
Controles Migratorios 363
Operativos en Conjunto con la Comisión Multisectorial y el Ministerio Público 365
Recepción de Personas guatemaltecas Deportadas vía Aérea de los Estados Unidos de Norteamérica 367
Cobros de Multa 369
Reposición de Estampado de Sello de Ingreso 371
Regularizaciones Migratorias 373
Certificación de Carencia de Arraigo 376
Certificación de Carencia de Arraigo por Tratarse de un Homónimo 378
Ejecución de órdenes de Levantamiento de Arraigo Emitidas por los Juzgados 380
Ejecución de órdenes de Arraigo Emitidas por los Juzgados 382
GERENCIA DE INFORMÁTICA
Aseguramiento de Calidad de Software 385
Administración de Base de Datos 387
Diseño y Desarrollo de Software Institucional 389
Implementación de Software 393
ANEXOS 395
GLOSARIO 396
Personal que participó en la elaboración del Documento 406
Personal que dirigió y coordinó la elaboración del Documento 407
Personal que aprobó la elaboración del Documento 408
5
PRESENTACIÓN
1. El presente manual de políticas, normas procesos y procedimientos, contiene los procesos de cada
Unidad Organizativa, que conforman la Dirección General de Migración, que se llevan para contribuir al
logre de los objetivos Institucionales.
2. A través de la Unidad de Planificación, con el fin de detallar en forma sencilla y clara los pasos que llevan
a cabo, las actividades administrativas, operativos y legales en materia migratoria para contribuir al logro
de los objetivos institucionales.
Con asistencia técnica de la coordinación y Métodos de la Dirección de Planificación del Ministerio de

Gobernación y con el apoyo de Direcciones, Subdirecciones, Gerencias, Subgerencias, Departamentos,
Unidades Administrativas y Oficinas, se elaboró el presente documento.
3. Se presenta el contenido siguiente: generalidades, finalidad, alcances, la metodología empleada, las

descripciones, normas y políticas generales de los procesos, y los responsables, así como el personal que
laboró y coordinó la elaboración del Manual de Políticas Normas Procesos y Procedimientos de acuerdo a
las actividades que se realizan dentro de la Dirección General de Migración.
6
GENERALIDADES DEL MANUAL
ANTECEDENTES
La Dirección General de migración, fue creada como departamento del Ministerio de Relaciones Exteriores, en el
año 1957 el Congreso de la República emitió el Decreto 1147 por medio del cual se acuerda transferirla al
Ministerio de Gobernación siempre en calidad de departamento, otorgándole al ministerio la competencia de aplicar
las leyes migratorias y reglamentos con sus reformas. Con fecha 29 de Junio de 1954 se emitió acuerdo
gubernativo que eleva de jerarquía administrativa al Departamento de Migración, dándole la categoría de Dirección
General de Migración.
FINALIDAD
El propósito del Manual de Políticas, Normas, Procesos y Procedimientos es el que tanto las autoridades superiores
como el personal de la Dirección General de Migración conozcan cada uno de los procedimientos desarrollados.
Así mismo contar con documento autorizado y aprobado con resolución ministerial, para ser una fuente permanente
de consumo y contribuyendo al mejoramiento de los proceso.
Orientar al personal y facilitar el entrenamiento de nuevos integrantes, con el fin de brindar un buen servicio y
atención tanto a usuarios nacionales como extranjeros.
ALCANCE
Se presentan los procesos de las dependencias que conforman la Dirección General de Migración de la siguiente
manera: Direcciones, Subdirecciones, Gerencias, Subgerencias, Departamentos, Unidades Administrativas y
Oficinas.
FASE 1: METODOLOGÍA
La Dirección de Planificación del Ministerio de Gobernación, por medio de la coordinación de Organización y
Métodos, proporcionó la Metodología y lineamientos a seguir de la Unidad de Planificación de la Dirección General
de Migración y el acompañamiento necesario para la elaboración del Manual de Políticas, Normas, Procesos y
Procedimientos.
La unidad de Planificación de la Dirección General de Migración, de acuerdo a la Metodología de referencia, dio a

conocer en oficio y en digital a cada Unidad Organizativa de la Dirección General de Migración el procedimiento a
seguir proporcionando los formatos autorizados con el instructivo correspondiente, con la descripción de términos a
utilizar y sus conceptos.
FASE 2: LEVANTAMIENTO
Este fue realizado a base de entrevistas realizadas por los técnicos de planificación, con las personas responsables
de cada unidad, aclarando conceptos, indicando criterios, basados en datos reales, para dar certeza y seguridad al
proceso, para lo cual se visitó a cada Unidad responsable de cada proceso, evaluando la información con cada jefe
con su firma.
FASE 3: VALIDACIÓN E INTEGRACIÓN

Los procesos fueron validados con cada uno de los jefes de las Unidades Organizativas y posteriormente por la
Unidad de Planificación agrupó e integró la información de cada uno de los procesos de cada Unidad Organizativa,
para consolidar el Manual de Políticas, Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección General de Migración,
en un solo volumen o ejemplar.
FASE 4: APROBACIÓN
El manual se trasladó a DIPLAN para revisión y gestión de aprobación con las autoridades superiores, para la
emisión de la Resolución Ministerial.
7
DIRECCIÓN GENERAL
8
Manual de Políticas, Normas y Procedimientos

Ministerio de Gobernación
RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA EVALUACION Y AUTORIZACION DE LA DIRECCION
GENERAL Fecha:
Octubre 2009
Responsable Dirección General, Dirección General de Migración
Descripción:
Consiste en recibir documentos para que sean evaluados por la Dirección General para su respectiva autorización, velando
por el cumplimiento de la ley de migración y su reglamento.
Propósito:
Que todos lo documentos que ingresen a la Dirección General sean evaluados conforme la ley y reglamento de Migración
para su respectiva Autorización.
Fundamento Legal:
a) Ley de Migración Decreto Número 95-98
b) Reglamento de la Ley de Migración Acuerdo Gubernativo Número 529-99
Políticas y Normas:
a) Todo los documentos de la Dirección General son autorizados o denegado por el Interventor General de Migración.
b) Los documentos que ingresen a la Dirección General se debe de registrar en el libro de conocimientos.
c) El Asesor es quien emite el Dictamen o resolución y debe de comunicar el Estatus del Documento al Interventor
d) Cada documento deberá de ser trasladado a donde corresponde por medio de Oficio o Providencia.
e) Todo los Oficios o Providencias debe tener un número correlativo de referencia asignado por la Secretaria Ejecutiva de
Dirección.
Usuarios y/o Clientes:

• Empleados y funcionarios de la Dirección General de Migración, Ministerio de Gobernación, otros ministerios y
organismos internacionales.
Definiciones:
a) Providencia:
Documento de traslado entre autoridades de la misma dependencia, o bien por medio del cual se realiza
requerimientos de formalidades de fondo y forma para continuar tramites de solicitud, entre otros
b) Dictamen:
Opinión escrita que emite una autoridad sobre alguna cosa o hecho pendiente de resolver.
c) Resolución:
Fallo, auto, procidencia de una autoridad gobernativa o judicial.
d) Acuerdo:
Resolución adoptada por un órgano colegiado o institución de la administración pública.
e) Opinión:
Parecer, concepto, juicio, dictamen acerca de alguna cosa o asunto dictamen o juicio que se emite de algo
cuestionable.
9
Documentos Relacionados Anexos.

a) Notas de Trabajo.
b) Resoluciones
c) Dictámenes
Indicadores:
a) Cantidad de documentos aprobados
b) Cantidad de documentos rechazados
c) Cantidad de documentos en revisión.
Procedimientos Responsable
Recibir documentos para análisis, evaluación y autorización. Secretaria de Dirección

Trasladar los documentos a Secretaria Ejecutiva de Dirección. Secretaria de Dirección
Trasladar Documentos a Asesores para su Estudio, Examen o Asistente Ejecutiva de Dirección
Evaluación.
Regresar Documentos con estudio y/o resolución según el caso al Asesor
Interventor General.
Autorizar los Documentos según Dictamen o Resolución. Director General
Devolver todos los Documentos a Secretaria de Dirección autorizado o Director General
denegado.
Trasladar a donde corresponde el documento por medio de Oficio o Secretaria de Dirección
Providencia.
REQUISITOS DE RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA EVALUACION Y AUTORIZACION DE LA DIRECCION

GENERAL
a) Todo Documento deberá ser dirigido al Interventor General de Migración indicando claramente la solicitud.
Elaborado por: Miguel Ángel Nova Hernández

Revisión Técnica por: Unidad de Planificación.
Autorizado por:
Lic. Raúl Arandi Ramírez

Director General de Migración
10

PROCESO DE EXPEDIENTES Fecha:
Octubre 2009
Responsable: Dirección General, Dirección General de Migración
Descripción:
Los expedientes que ingresan al Despacho Superior deben someterse a análisis y revisión, previo a ser trasladados a la
Autoridad Superior.
Propósito:
Revisión y Análisis de expedientes previa aprobación, improbación o disposiciones procedentes de la Autoridad Superior.
Fundamento Legal:
a) Artículo 11, Reglamento Ley de Migración.
a) Trasladar expedientes a Asistentes de Dirección, para el conocimiento del Interventor General de Migración ó para
aprobación, improbación y/o disposiciones pertinentes.
b) Por medio de providencia se debe de enviar los expedientes para correcciones o aclaraciones.
c) En el caso de documentos financieros, deben contar con toda la documentación de respaldo que soporte el gasto
que se erogará.

• Dirección General.
Definiciones:
a) Despacho/Autoridad Superior:
Dirección y Dirección Adjunta de la DGM.
b) Improbar:
Desaprobar, rechazar, reprobar, condenar una cosa.
c) Aprobación:
Calificar o dar por bueno o suficiente algo o alguien. Admitir como válida y conveniente una ley o disposición.
Documentos Relacionado Anexos

a) Oficios
b) Dictámenes
c) Opiniones
d) Resoluciones
Indicadores:
a) Cantidad de expedientes ingresados.
b) Cantidad de expedientes procesados.
11
Responsable
Procedimientos
Recibir el expediente. Asesor Dirección General
Revisar y analizar expediente. Asesor Dirección General
Elaborar informe, opinión, etc. Asesor Dirección General
Trasladar expediente a Asistentes de Dirección para el

conocimiento del Interventor ó para su aprobación, Asesor Dirección General
improbación y/o disposiciones pertinentes.
REQUISITOS DE PROCESO DE EXPEDIENTES
a) Expediente Legal.
b) Expediente Financiero.
c) Expediente de Regularizaciones
Elaborado por: Asesor Dirección General.

Autorizado por:

12

ELABORACIÓN DE OFICIOS, MEMORANDUM Y PROVIDENCIAS
Fecha:
Octubre 2009
Responsable:
Dirección General, Dirección General de Migración
Descripción:
Actividad administrativa que conlleva la transcripción de los asuntos, correspondencia, mensajes, documentos que requiera
el Director General para que se remitan a donde corresponda.
Propósito:
Dar directrices, lineamientos y respuesta a solicitudes, tanto para el equipo de trabajo como a nivel institucional.
Fundamento Legal:
a) Todo documento que se emita en Dirección, debe de llevar un correlativo.
b) Todo documento debe ser firmado por el Director General de Migración.
c) En ausencia del Director General el encargado de firmar será el Director General Adjunto.

• Director, Subdirector, Gerentes, Subgerentes, Coordinadores y Jefes.
Definiciones:
a) Correspondencia Oficial:
Documentos, mensajes y asuntos emitidos en la Dirección General, bajo asignación de correlativo.
b) Correlativo:
Número que se asigna a toda correspondencia que se emita en Dirección General.
c) Nombramientos:
Documento oficial que notifica los viajes autorizados al exterior.
d) Providencias:
Documento que detalla instrucciones y lineamientos para que sean girados de nuevo de acuerdo a los
procedimientos girados por Dirección.
e) Oficios:
Comunicación escrita referente, a ciertos asuntos públicos o privados.
Documentos Relacionados Anexos:

a) Oficios
b) Memorando
c) Providencias
13
Indicadores:
a) Cantidad de Oficios.
b) Cantidad de Memorando
c) Cantidad de Nombramientos
Responsable
Procedimientos
Recibir solicitud de apoyo por vía telefónica por parte del

Asistente Ejecutiva de Dirección
Director, para elaborar documentos o correspondencia oficial.
Realizar la toma el dictado del documento a emitir, a solicitud

de la Dirección.
Asignar y registrar el número de correlativo correspondiente,

al oficio, Memorando o Providencia a elaborar.
Elaborar el oficio, memorando o providencia. Asistente Ejecutiva de Dirección
Trasladar para revisión y firma de Dirección. Asistente Ejecutiva de Dirección
Recibir y firmar. Director General
Trasladar el oficio, memorando o providencia aprobada a

Asistente. Director General
Recibir el oficio, Memorando o Providencia autorizada. Asistente Ejecutiva de Dirección
Trasladar a Secretaria el oficio, memorando o providencia

para remisión interna o externa. Asistente Ejecutiva de Dirección
REQUISITOS PARA ELABORACIÓN DE OFICIOS, MEMORANDUM Y PROVIDENCIAS

a) Disposiciones de la Dirección para ser trasladadas al persona de la Dirección General de Migración
b) Documentos recibidos por la dirección para solicitud de respuesta.
c) Solicitudes para autorización a la Dirección General.
Elaborado por: Ana Lucia Berger.

Autorizado por:

14

CONTROL DE INGRESO Y EGRESO DE CORRESPONDENCIA
Fecha:
Octubre 2009
Responsable:
Descripción:
Actividad administrativa que conlleva el orden y control de correlativos según el tipo de documento o correspondencia a
emitir.
Propósito:
Que todo documento o correspondencia oficial que ingrese obtenga la celeridad o prioridad que corresponda.
Fundamento Legal:
a) Absoluta discreción y confidencialidad en la información, que ingrese o egrese de la Dirección Superior.
b) Ordenar los documentos o correspondencia, de acuerdo a plazos de respuesta establecidos o la urgencia de
remisión, derivado de los mismos.
c) Todo documento que egrese de la Dirección General deberá ser enviada con Nota de Trabajo.
d) Toda Correspondencia debe ser registrada en el libro de Conocimientos.
e) La correspondencia o documentos ingresados no deben permanecer más de un día sin notificación a Dirección o
permanecer sin respuesta si corresponde darla.
f) Todo documento o correspondencia que ingresa debe de estar completo.
g) Estricto control, guarda y custodia de los documentos o correspondencia oficial.

• Personal de la Dirección General de Migración
• Personas externas a la Institución.
• Interventor Dirección General de Migración
Definiciones:
a) Celeridad:
Prontitud, rapidez, velocidad.
b) Discreción:
Reserva, prudencia, circunspección.
c) Confidencialidad:
Que se hace o se dice en confianza o con seguridad recíproca entre dos o más personas.

a) Notas de trabajo.
b) Libro de de Conocimiento.
15
Indicadores:
a) Cantidad de correlativo de ingreso de los documentos o correspondencia oficial.
b) Cantidad de correlativo de egreso de los documentos o correspondencia oficial, sí corresponde dar respuesta.
c) Cantidad de folio del Libro de Conocimiento.
Responsable
Procedimientos
Recibir la correspondencia oficial o documentos. Asistente Ejecutiva de Dirección

Registrar la correspondencia oficial o documentos en el libro
autorizado por la Contraloría General de Cuentas.
Leer la correspondencia oficial o documentos ingresados a la
Dirección.
Clasificar la correspondencia oficial o documentos según
corresponda.
Trasladar a Director la correspondencia, para conocimiento,
firmas o recibir lineamientos que se ameriten realizar. Asistente Ejecutiva de Dirección
Recibir la correspondencia oficial o documentos. Director General
Trasladar y girar instrucciones, lineamientos o firmas sobre los
Director General
documentos oficiales.
Recibir instrucciones, lineamientos o documentos firmados. Asistente Ejecutiva de Dirección
Elaborar notas de trabajo, providencias. Asistente Ejecutiva de Dirección
Asignar correlativo de ingreso o egreso según corresponda. Asistente Ejecutiva de Dirección
Trasladar la correspondencia a donde corresponda remitirse o
archivar si no amerita diligencia.
Trasladar a la Secretaria la correspondencia a remitirse por
mensajería interna o externa.
Recibir la correspondencia a remitirse. Secretaria de Dirección
Dar seguimiento sobre la correspondencia remitida. Asistente Ejecutiva de Dirección
REQUISITOS DE CONTROL DE INGRESO Y EGRESO DE CORRESPONDENCIA
a) Correspondencia Oficial
b) Correspondencia Interna

Autorizado por:
16

CONTROL AGENDA DE COMPROMISOS
Fecha:
Octubre 2009
Responsable
Descripción:
Actividad administrativa que conlleva la coordinación y control de Audiencias, Reuniones y Actividades en General, en el
cual el Director/Interventor debe asistir.
Propósito:
Que en la Agenda de Compromisos, no se generen duplicidad de actividades.
Fundamento Legal:
a) Agenda con conocimiento previo o autorización del Director.

• Director General de Migración.
• Secretaria Ejecutiva de Dirección
Definiciones:
a) Agenda:
Trabajo que hay que realizar. Cualquier lista de puntos para discusión o acción.

a) Oficios confirmando participación en Actividades.
Indicadores:
a) Cantidad de Actividades en la Agenda
b) Cantidad de Audiencias en la Agenda
Responsable
Procedimientos
Recibir solicitud, convocatoria, correspondencia o llamada

telefónica de invitaciones, convocatorias o audiencias dirigidas
a Dirección. Asistente Ejecutiva de Dirección
17
Trasladar la información a Director o Interventor, para

confirmación.
Recibir y confirmar participación a Asistente. Director General
Recibir confirmación. Asistente Ejecutiva de Dirección
Agendar la confirmación de participación del Director. Asistente Ejecutiva de Dirección
Notificar por escrito o vía telefónica a quién corresponda, la

confirmación de participación del Director.
Dar seguimiento con un día de anticipación a la fecha

agendada, para reconfirmación de actividad.
Reconfirmar a Director. Asistente Ejecutiva de Dirección
REQUISITOS DE CONTROL AGENDA DE COMPROMISOS

a) Invitaciones al Director General de Migración.
b) Solicitudes de Audiencias al Director General de Migración.
c) Correspondencia solicitando al Director General de Migración asistir a diferentes actividades Oficiales.

Autorizado por:

18

RECIBIR EXPEDIENTES DE RESIDENCIAS TEMPORALES Y PERMANENTES, RESGUARDO,
DISTRIBUCION DE EXPEDIENTES Fecha:
Octubre 2009
Responsable
Descripción:
Registrar todos los expedientes de visas consultadas, visas de estudiante, negocios y residencias con dictamen y
resolución.
Propósito:
Realizar una revisión final para verificar que el expediente cumple con lo solicitado en el reglamento de la Dirección General
de Migración.
Fundamento Legal:
Políticas y Normas.
a) Registrar los expedientes en la hoja electrónica para llevar un control ordenado

b) Revisar que los expedientes cuentes con la papelería completa para su gestión
c) Trasladar los documentos hacia el Interventor y sus asesores para su respectiva evaluación
Usuarios y/o clientes.
• Personal de la Subdirección de Operaciones de Extranjería

• Personal del Departamento Jurídico
Definiciones.
a) Expediente:
Documentación correspondiente a un asunto o negocio.
b) Dictamen:
Opinión o juicio técnico o pericial, que se forma o emite sobre algo: emitir un dictamen; el juez podrá recabar el
dictamen de especialistas; el dictamen establece en sus conclusiones que los resultados gozan de plena
legitimidad.
c) Resolución:
Documento que se emite por medio del cual se resuelve la procedencia o no de la solicitud que ha presentado el
interesado en su memorial.
Documentos Relacionados Anexos

a) Providencia.
b) Resolución.
c) Dictamen.
d) Libro de conocimientos.
19
Indicadores.
a) Cantidad de dictámenes jurídicos y resoluciones finales emitidas.

b) Cantidad de Expedientes solicitando Residencias Temporales y Permanentes.
Responsable
Procedimientos
Recibir expedientes de trámite de visas o residencias. Asistente de Dirección.
Registrar los expedientes en un control en Excel para status Asistente de Dirección.
de expedientes.
Ingresar por nombre y por tipo de residencia y el nombre del Asistente de Dirección.
abogado del departamento, nacionalidad del expediente y
número.
Sacar fotocopia a la resolución y al dictamen que emite la Asistente de Dirección.
Dirección
Aprobados los expedientes se envían de nuevo a la unidad de Asistente de Dirección.
extranjería
Si tienen previo se remiten los expedientes a Jurídico Asistente de Dirección.
Sacar fotocopia de la resolución y copia al dictamen Asistente de Dirección
Archivar la copia de resolución o dictamen Asistente de Dirección
Actualizar el sistema de registro de exp. Con el numero de Asistente de Dirección.
resolución final
REQUISITOS DEL PROCESO RECIBIR EXPEDIENTES DE RESIDENCIAS TEMPORALES Y PERMANENTES,

RESGUARDO, DISTRIBUCION DE EXPEDIENTES
a) Oficio dirigido al Director General de Migración solicitando la Residencia Temporal y Permanente.

b) Oficio de la Subdirección o Unidad que lo envía.
c) Que el expediente para solicitar una Residencia Temporal y Permanente este Completo.
Elaborado por: Josselyn Castillo

Autorizado por:
Lic. Raúl Arandi Ramírez.

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RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA DIRIGIDA AL DIRECTOR GENERAL DE MIGRACION
Fecha:
Octubre 2009
Responsable:
Descripción:
Actividad administrativa que conlleva la recepción de toda clase de correspondencia remitida al Director General de
Migración.
Propósito:
Registrar e ingresar toda correspondencia dirigida a la Dirección General, con la celeridad que corresponda.
Fundamento Legal:
a) Registra y asignar numeración a todo documento que ingrese a la Dirección General.
b) Ordenar los documentos o correspondencia, de acuerdo a plazos de respuesta establecidos o la urgencia de
remisión, derivado de los mismos.

• Instituciones de gobierno
• Personas Externas a la institución.
Definiciones:
a) Celeridad:
Prontitud, rapidez, velocidad.
b) Confidencialidad:
a) Libro de Conocimientos
b) Notas de trabajo.
Indicadores:
a) Cantidad de correspondencia recibida.
b) Cantidad de correlativo de correspondencia.
Responsable
Procedimientos
Ingresar todo tipo de correspondencia dirigida a la Dirección
Secretaria de Dirección
General.
Colocar número de correlativo interno a todo documento que Secretaria de Dirección
ingrese.
21
Registrar en la base de datos y en el libro de conocimiento. Secretaria de Dirección

Trasladar por medio de conocimiento a la Asistente del
Interventor.
REQUISITOS DE RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA

a) Oficios Enviados a la Dirección General.
b) Toda Clase Expedientes Enviados a la Dirección General.
Elaborado por: Risselly Elidé Estrada Toraya

Autorizado por:

22

COORDINAR REUNIONES EJECUTIVAS DE TRABAJO DEL DIRECTOR ADJUNTO
Fecha:
Octubre 2009
Responsable:
Descripción:
Actividad administrativa que consiste en asistir, apoyar y coordinar las reuniones convocadas o por convocar a solicitud de
la Subdirección/Dirección.
Propósito:
Coordinar todos los recursos necesarios para llevar acabo las reuniones de trabajo.
Fundamento Legal:
En toda Reunión de Trabajo deberá de realizarse una memoria Ejecutiva de lo trabajado en la misma.
Las reuniones de Trabajo deben de ser notificadas con la debida anticipación, salvo casos de extrema urgencia.
La Memoria Ejecutiva deberá de ser trasladada a los participantes para el Visto Bueno final de avances.

a) Subdirector
b) Personal de la Dirección General de Migración
Definiciones:
a) Confidencialidad:
b) Memorándum:
Comunicación escrita, menos formal que la nota, por lo común no firmada, en la que se recapitulan hechos y
razones, para que se tengan presentes en un asunto importante.
c) Ayuda de Memoria Ejecutiva:

Informe mensual de control interno que detalla los avances de los proyectos de cada Unidad de la Institución.

a) Memorándum.
b) Pedidos de Compra
c) informes
Indicadores:
a) Cantidad de memorándum elaborados.
b) Cantidad de Informes de Memorias Ejecutivas.
23
Responsable
Procedimientos
Recibir notificación de reunión. Asistente de Dirección Adjunta

Informar a Subdirector sobre la notificación de reunión. Asistente de Dirección Adjunta
Autorizar y confirmar la reunión. Director General Adjunto
Coordinar todos los recursos tecnológicos y físicos necesarios
Asistente de Dirección Adjunta
para llevar a cabo las reuniones.
Solicitar a la Oficina de Comunicación Social, realice pedidos
de compra sobre los requerimientos para llevar a cabo la
reunión. Asistente de Dirección Adjunta
Solicitar información y dar seguimiento sobre los
requerimientos solicitados a Comunicación Social.
Elaborar memorándum para notificar sobre la reunión a
quienes corresponde asistir.
Participar y asistir en la reunión de trabajo, para tomar nota de
los avances, logros y proyectos por ejecutar.
Realizar informe “Ayuda de Memoria Ejecutiva”. Asistente de Dirección Adjunta
Trasladar a Subdirector el Informe para visto bueno. Asistente de Dirección Adjunta
Aprobar y trasladar informe a Asistente para las respectivas
gestiones. Director General Adjunto
Recibir informe “Ayuda de Memoria Ejecutiva”. Asistente de Dirección Adjunta
Actualizar y trasladar informe, para firma de Gerentes,
Subgerentes, Coordinadores y Jefes, para el visto bueno final
de avances, logros y proyectos por ejecutar en cada unidad o
departamento de la Institución.
Recibir los informes convalidados por parte de Gerentes,
Subgerentes, Coordinadores y Jefes.
Trasladar informe “Ayuda de Memoria Ejecutiva” a Asesora de
Dirección, para revisión. Asistente de Dirección Adjunta
Recibir informe revisado. Asistente de Dirección Adjunta
Archivar. Asistente de Dirección Adjunta
REQUISITOS DE COORDINAR REUNIONES EJECUTIVAS DE TRABAJO
a) Listado de Participantes a las Reuniones de Trabajo

b) Confirmación de los Participantes a las Reuniones Ejecutivas de Trabajo.
Elaborado por: Berta Eugenia Lone Vásquez

Autorizado por:
Lic. Manuel Antonio Góngora Zetina

Director General Adjunto de Migración
24
• •
• Manual de Políticas, Normas y Procedimientos
RECEPCIÓN DE CHEQUES, CONTRATOS DE COMPRAS
Fecha:
Octubre 2009
Responsable:
Descripción:
Actividad administrativa que registra y clasifica las erogaciones propias de las actividades de la Institución, sujetas a
aprobación o autorización, así como los permisos a refugiados.
Propósito:
Que los permisos de refugiados o las erogaciones estén registrados y clasificados según al giro que corresponda, así como
asignar la prioridad que amerite.
Fundamento Legal:
a) Todos los Cheques deberán de contar con su voucher.

b) Los contratos de compras deberán de contener la papelería completa para ser autorizado.
c) Los contratos de compras y cheques que ingresen a la Dirección General deberán de ser registrados en el libro de
conocimientos.

• Gerencia Administrativa y Financiera.
• Director General de Migración.
Definiciones:
a) Erogaciones:
Se consideran erogaciones tanto los gastos como las inversiones que realice el contribuyente en un año de
calendario.
b) Discreción:
Reserva, prudencia, circunspección.
c) Confidencialidad:

a) Cartas.
b) Providencias.
c) Oficios
d) Notas de trabajo.
Indicadores:
a) Cantidad de Cheques Recibidos.
b) Cantidad de Contratos de Compra Recibido
25
Responsable
Procedimientos
Recibir la correspondencia oficial o documentos. Asistente Ejecutiva de Dirección

Registrar la correspondencia oficial o documentos en el libro
autorizado por la Contraloría General de Cuentas.
Leer la correspondencia oficial o documentos ingresados a la
Dirección.
Clasificar la correspondencia oficial o documentos según
corresponda.
Trasladar a Director la correspondencia, para conocimiento,
firmas o recibir lineamientos que se ameriten realizar. Asistente Ejecutiva de Dirección
Recibir la correspondencia oficial o documentos. Director General
Trasladar y girar instrucciones, lineamientos o firmas sobre los
Director General
documentos oficiales.
Recibir instrucciones, lineamientos o documentos firmados. Asistente Ejecutiva de Dirección
Elaborar notas de trabajo, providencias. Asistente Ejecutiva de Dirección
Asignar correlativo de ingreso o egreso según corresponda. Asistente Ejecutiva de Dirección
Trasladar la correspondencia a donde corresponda remitirse o
archivar si no amerita diligencia.
Trasladar a la Secretaria la correspondencia a remitirse por
mensajería interna o externa.
Recibir la correspondencia a remitirse. Secretaria de Dirección
Dar seguimiento sobre la correspondencia remitida. Asistente Ejecutiva de Dirección
REQUISITOS DE RECEPCIÓN DE CHEQUES, CONTRATOS DE COMPRAS
a) Cheques con todo el respaldo que corresponde para la respectiva firma.
b) Contratos de Compras con la papelería completa
Elaborado por: Berta Eugenia Lone Vásquez

Autorizado por:
Lic. Manuel Antonio Góngora Zetina

Director General Adjunto de Migración
26

TRASLADO DE NOTAS DE TRABAJO Fecha:
Octubre 2009
Responsable:
Descripción:
Distribución de toda la correspondencia por medio de Notas de Trabajo a las Unidades, Oficinas, Gerencias, Subdirección,
para atender la solicitud del Director General de Migración.
Propósito:
Que toda las Solicitudes sean atendidas y resueltas en el menor tiempo posible.
Fundamento Legal:
a) Todas las Notas de trabajo deberán contener el destinatario y la actividad por realizar
b) Las notas de trabajo deberán llevar firma y sello de la dirección.

• Dirección General.
Definiciones:
a) Notas de Trabajo:
Documento administrativo en el cual se asignan y notifican actividades por realizar.

a) Oficios
b) Notas de Trabajo
Indicadores:
a) Cantidad de Notas de Trabajo enviadas
Responsable
Procedimientos
Recibir todas las Notas de Trabajo de la Asistente Ejecutiva

Secretaria de Dirección General
de Dirección.

Trasladar todas las notas de trabajo por medio de Mensajero.

Recibir copia de recibido de las notas de trabajo.

Archivar la copia de recibido.
27
REQUISITOS DE TRASLADO DE NOTAS DE TRABAJO
a) Oficios del Ministerio de gobernación dirigidas a la Dirección General de Migración

b) Oficios de Instituciones públicas solicitando información a la Dirección General de Migración
Elaborado por: Risselly Elidé Estrada Toraya

Autorizado por:

28
DEPARTAMENTO JURIDICO
29
Manual de Políticas, Normas, Procesos y Procedimientos

ASESORAR A LAS AUTORIDADES DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE MIGRACIÓN EN MATERIA

LEGAL MIGRATORIA Y ADMINISTRATIVA. Fecha:
Octubre 2009
Responsable Departamento Jurídico, Dirección General de Migración
Descripción:
Proporcionar a través de estudios jurídico doctrinarios analíticos y de la observancia y aplicación de normas jurídicas
generales, institucionales y especiales, la asesoría legal adecuada a efecto de que las funciones y atribuciones de la
Dirección General de Migración se ejecuten dentro del marco general del derecho nacional y de los tratados y convenios
internacionales aceptados y ratificados por Guatemala en materia migratoria y otras que sean aplicables.
Propósito:
Coadyuvar de manera adecuada mediante actos y acciones administrativas en materia legal, con el alcance del
cumplimiento de la misión que la ley encomienda a la Dirección General de Migración tanto a nivel nacional como fuera de
las fronteras, a efecto de mantener a la Institución en un estándar adecuado de funcionamiento y atención.
Fundamento Legal:
a) Artículos 5 y 6 de la Ley de Migración; 10 segundo párrafo literal a) y 14 del Reglamento de la ley citada.
a) Mantener relaciones interpersonales cordiales y armoniosas entre cada uno de los integrantes del Departamento,
así como la exteriorización de buena, adecuada y respetuosa atención al usuario de la Institución o ajeno a ella,
mediante la expresión y observancia de valores inspirados en las normas de respeto, ética y moral.
b) Disponer, cuando sea necesario, nuevas dinámicas de servicio y atención con el objeto de mantener y fortalecer la
mística de trabajo.
c) Disponer de manera constante la distribución equitativa del volumen de trabajo con el objeto que exista un
equilibrio en las actividades y responsabilidades asignadas a cada uno del personal administrativo y profesional
del Departamento.
d) Realizar análisis y depuración material acuciosa de documentos, en los expedientes sometidos a conocimiento,
consideración, opinión o dictamen del Departamento, bajo esta premisa, inicialmente deberá realizar lo siguiente:
• Verificar la identificación del expediente, determinando si la gestión a que se refiere es materia de
conocimiento y estudio del Departamento.
• Determinar la legitimación del solicitante ya sea que actúe por si mismo, mediante mandatario o por
abogado patrocinante.
• Establecer que la documentación necesaria adjunta al memorial de solicitud, satisfaga los requisitos
legales establecidos por el ordenamiento jurídico guatemalteco aplicable y por las normas
administrativas internas de la Dirección General de Migración.
• Coordinar, en caso de duda derivada del estudio de la información y de la documentación aportada al
expediente, con las unidades y dependencias y con instituciones del sector público y del sector privado
con el objeto de desvanecer o confirmar la causa de la duda..
e) Realizar de manera objetiva, estudio analítico e individualizado de los casos contenidos en cada expediente,
observando el principio de legalidad mediante la aplicación de las normas de carácter imperativo, recurriendo a la
aplicación del principio de juridicidad en atención a los valores de justicia y equidad cuando no existe norma
jurídica aplicable, o bien cuando existiendo esta sea de naturaleza facultativa, y que con ello no se altere la moral
y el orden público.
f) Emitir opiniones o dictámenes dotados de calidad académica y profesional tomando como referencia los aspectos
descritos en la literal que antecede, que permitan la resolución de cada asunto en forma adecuada y legal, dando
seguridad y certeza jurídica del estatus de los interesados, en materia migratoria.
g) Cumplir y hacer que se cumpla con los procedimientos legales y administrativos que las normas jurídicas e
internas señalan para los expedientes que contienen asuntos de conocimiento y estudio del Departamento.
30

a) Toda persona nacional o extranjera que actúa como solicitante ante las diferentes dependencias de la Dirección
General de Migración, en gestiones relacionadas con otorgamiento de residencia, corrección de movimiento
migratorio, cancelación de registro de arraigo o expedición de pasaporte.
Definiciones:
a) Memorial:
Escrito por medio del cual se piden los méritos en que se funda la petición.
b) Dictamen:
c) Providencia:
Documento de traslado entre autoridades de la misma dependencia, o bien por medio del cual se realizan
requerimientos de formalidades de fondo y forma para continuar trámite de solicitud, entre otras.
d) Cuestión previa o Previo:
Acto administrativo documental que temporalmente interrumpe el trámite del procedimiento del expediente, por el
que se impone al solicitante el complemento, cumplimiento o satisfacción en un tiempo prudencial, de
determinados requisitos.
a) Oficio:
Comunicación escrita, referente a ciertos asuntos públicos o privados.

a) Libro de registro de recepción de expedientes
b) Libro de registro de recepción de providencias
c) Libro de control de conocimientos de envío de expedientes y providencias.
Indicadores:
a) Cantidad de solicitudes de gestión de residencia temporal o permanente recibidas.
b) Cantidad de expedientes enviados a la Dirección General de la Institución con dictamen favorable, relacionados a
gestión de residencia temporal o permanente.
c) Cantidad de constancias extendidas relativas a expedientes que se encuentran en análisis en el Departamento
Jurídico.
d) Cantidad de de expedientes remitidos a archivo por falta de cumpliendo de requisitos.
e) Cantidad de solicitudes de movimientos migratorios.
f) Cantidad de corrección de movimientos migratorios.
g) Cantidad de expedientes de regularización.
h) Cantidad de reactivación de trámite de residencias.
i) Cantidad de verificaciones de visas.
j) Cantidad de denuncias presentadas ante el Ministerio Público por casos denominados Hits.
k) Cantidad de expedientes resueltos en forma negativa por parte de la Presidencia de la República, relacionados
con gestiones de personas particulares solicitando exoneración en el pago de multas.
l) Cantidad de recepción, registro y archivo de expedientes relacionados con casos denominados Hits.
m) Cantidad de dictámenes.
n) Cantidad de atención de audiencias fijadas por y en el Ministerio Público
o) Cantidad de auténticas elaboradas.
p) Cantidad de evacuación por escrito de audiencias por recursos judiciales.
q) Cantidad de entrevistas realizadas a personas constituidas en calidad de garantes.
r) Cantidad de asistencia a seminarios, congresos, reuniones, talleres, capacitaciones, etc. Por convocatoria o
designación de la Dirección General de la Institución.
s) Cantidad de actitudes y acciones de apoyo en materia legal a nivel interno e internacional a la Dirección General
de la Institución.
31
Unidad de Servicio al Cliente de la
Recibir memoriales y documentación adjunta, dirigidos al Dirección General de Migración
Director General de Migración, presentados por personas
particulares nacionales o extranjeras, que contienen solicitud
de gestión relacionada indistintamente con concesión de
residencia guatemalteca; corrección de movimiento migratorio;
cancelación de registro de arraigo, o extensión de pasaporte.
Revisar la solicitud y la documentación acompañada. Al

establecerse que satisface los requisitos necesarios para su
trámite, se inicia la formación del expediente, procediéndose a Unidad de Servicio al Cliente de la Dirección General de
identificar la clase de gestión, los nombres y apellidos y Migración
nacionalidad del solicitante, asignación de número de
referencia, estableciendo número de folios, trasladándolo
mediante conocimiento al Departamento de Asesoría Jurídica.
Recibir los expedientes, abriendo registro interno con el mismo

número de referencia asignado en la Unidad Orgánica de
Auxiliar Jurídico
procedencia, asignándolo en forma equitativa a Asesor
Jurídico para su estudio y dictamen.
Realizar estudio analítico técnico jurídico sobre aspectos

generales y sustantivos que contienen el memorial de solicitud
y demás documentación, concluyendo en una opinión o en un
dictamen, según el caso, disponiendo que el Asistente Jurídico
lo haga constar documentalmente.
Disponer cuestiones previas fijando plazos de cumplimiento al

interesado, posteriormente al cual se emitirá dictamen.
Asesor Jurídico
Revisar y en su caso aprobar mediante la concesión de Visto

Bueno, la opinión o dictamen recaído en la gestión a que se
Jefe Jurídico
refiere el expediente, disponiendo el traslado del mismo a la
Dirección General de la Institución.
Revisar y en su caso aprobar la opinión o el dictamen

proveniente del Departamento Jurídico, disponiendo la
continuidad del trámite mediante su traslado a la Subdirección
de Operaciones de Extranjería para que resuelva en definitiva.
Asesor Dirección General
Ejercer la facultad de señalar cuestiones previas de
cumplimiento obligatorio por la parte interesada, caso en el
cual el expediente será devuelto al Departamento de Asesoría
Jurídica para que proceda como corresponda
Emitir resolución final accediendo a lo solicitado.

Subdirección de Operaciones de Extranjería
32
Disponer la devolución del expediente al Departamento

Jurídico indicando cuestiones previas de carácter obligatorio, a
efecto que, por medio del acto administrativo documental Asesor Dirección General
correspondiente, se señalen al interesado los requerimientos
del caso y se fije plazo de cumplimiento.
Recibir expedientes procedentes de la Dirección General de la

Institución que contengan cuestiones previas, anotando su
reingreso en el registro de control interno, trasladándolo al
Auxiliar Jurídico
Asesor Jurídico que corresponda para la emisión del acto
administrativo documental correspondiente conforme a lo
dispuesto por la instancia superior.
Emitir acto administrativo documental que describa en forma

individualizada los requisitos a que se refieran las cuestiones
que deben ser satisfechas dentro del expediente previo a la Asesor Jurídico-Asistente Legal
continuidad del trámite del mismo, fijando plazo para su
cumplimiento.
Notificar a la parte interesada del acto administrativo

documental que contiene en forma descriptiva los requisitos
Asistente Legal
que deben ser satisfechos previo a la continuidad del trámite
del expediente y el plazo de cumplimiento.
REQUISITOS DEL PROCESO DE ASESORAR A LAS AUTORIDADES DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE MIGRACIÓN

EN MATERIA LEGAL MIGRATORIA Y ADMINISTRATIVA
a) Que ante la Dirección General de Migración se realicen gestiones por usuarios nacionales o extranjeros, relativas
a asuntos cuya materia compete intervenir en conocimiento y estudio al Departamento Jurídico.
Elaborado Por: Lic. Carlos Humberto Girón Méndez

Revisión Técnica: Unidad de Planificación
Autorizado Por:
Lic. Eduardo Villegas

Jefe del Departamento Jurídico
33

ASESORAR A LAS AUTORIDADES DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE MIGRACIÓN EN MATERIA

LEGAL Fecha:
Octubre 2009
Responsable Departamento Jurídico/Dirección General de Migración
Descripción:
Asesorar en materia legal, migratoria, administrativa, penal, laboral, constitucional, mediante la emisión de dictámenes,
opiniones, providencias, denuncias y casos HIT
Propósito:
Que las acciones realizadas en la Dirección General de Migración, tengan sustentación legal.
Fundamento Legal:
El marco jurídico regulador se encuentra en la Ley de Migración en el Artículo 6 y en el 14 del Reglamento de la Ley de
Migración.
a) Articulo 14 incisos de la a, b, c, d, e, f, h, i, del reglamento de la ley de Migración Acuerdo Gubernativo 529-99.

Personas individuales que solicitan el otorgamiento de residencia temporal o permanente, corrección y/o regularización de
movimiento migratorio.
Definiciones.
a) Dictamen:
b) Providencia:
Requerimientos de formalidades de fondo y forma para continuar trámite de solicitud, entre otras.

a) Libro de recepción de expedientes
b) Libro de recepción de providencias
c) Libro de conocimientos, de envío de expedientes y providencias.
d) Libro de control de Dictámenes, opiniones y providencias.
Indicadores
a) Cantidad de solicitudes de residencia Temporales y Permanentes recibidas.
b) Cantidad de expedientes de residencias Temporales y Permanentes, con dictamen favorable, enviados a la Dirección
General.
c) Cantidad de expedientes de residencias Temporales y Permanentes, con previos notificados a los solicitantes.
d) Cantidad de expedientes de residencias Temporales y Permanentes, enviados al Archivo por falta de cumplimiento de
previos por falta de interés de los solicitantes.
e) Cantidad de constancias extendidas de expedientes que se encuentran en análisis en el Departamento Jurídico.
f) Cantidad de solicitudes de movimientos migratorios.
g) Cantidad de corrección de movimientos migratorios.
h) Cantidad de regularización de movimientos migratorios.
i) Cantidad de reactivación de trámites de residencias.
j) Cantidad de Opiniones.
k) Cantidad de verificación de visas.
l) Cantidad de denuncias por casos hits presentadas al Ministerio Público.
m) Cantidad de denegaciones de exoneración de multas.
n) Cantidad de recepción, registro y archivo de expedientes de hits.
34
o) Cantidad de dictámenes.
p) Cantidad de audiencias en el Ministerio Público.
q) Cantidad de actas notariales
r) Cantidad de auténticas elaboradas.
s) Cantidad de recursos judiciales evacuados.
t) Cantidad de entrevista a garantes.
u) Cantidad de seminarios, congresos, reuniones, talleres, capacitaciones
v) Cantidad de casos en que se requiere apoyo legal tanto dentro como y fuera del país, convocadas o asignadas por la
Dirección.
Recibir expedientes de la sección de Atención al cliente Auxiliar Jurídico
Auxiliar Jurídico
Revisar expedientes provenientes de Atención al Cliente
Auxiliar Jurídico
Recibir providencias de los diferentes departamentos ó
secciones de la Dirección General
Auxiliar Jurídico
Firmar y sellar de recibido los documentos o solicitudes que
ingresan.
Registrar ingresos y egresos en libros de recepción de Auxiliar Jurídico

documentos
Auxiliar Jurídico
Registrar ingreso y egresos en la base de datos
Trasladar y asignar expedientes a los Asesores Jurídicos Auxiliar Jurídico
Recibir expedientes analizados, de los Asesores Jurídicos Auxiliar Jurídico
Notificar la falta de requisitos en los expedientes vía directa y Auxiliar Jurídico

Correo Certificado.
Recibir requisitos solicitados y traslado a los Asesores Auxiliar Jurídico

Jurídicos.
Enviar expedientes con dictamen a la Dirección General Auxiliar Jurídico
Trasladar nuevamente el expediente revisado en la Dirección

Auxiliar Jurídico
General al Asesor que corresponda.
Revisar expedientes de residencia temporal o permanente que Asesor Jurídico

cumplan con requisitos legales y políticas migratorias
35
Revisar expedientes de corrección y regularización de

movimientos migratorios Asesor Jurídico
Requerir a los solicitantes que cumplan con todos los

requisitos legales y políticas migratorias, que hayan omitido Asesor Jurídico
otorgándoles un plazo legal de 30 días.
Elaborar opiniones en materia migratoria. Asesor Jurídico
Elaborar opiniones en materia administrativa solicitadas por

las distintas subdirecciones y unidades de la Dirección Asesor Jurídico
General de Migración
Plantear denuncias penales ante el Ministerio Público en el

caso que exista conocimiento de la comisión de un hecho Asesor Jurídico
delictivo en contra del régimen migratorio del país
Revisar y aprobar con visto bueno dictámenes, opiniones o

providencias. Jefe Jurídico
Solicitar verbalmente número correlativo de referencia

Asistente Legal
Proporcionar verbalmente número correlativo de referencia

que corresponde. Sección de Atención al Público
Elaborar e imprimir previos (requisitos pendientes) y opiniones

de las Asesores Jurídicos. Asistente Legal
Registrar egreso de expedientes en libros y base de datos

Sección de Atención al Público
Registrar y controlar, la cantidad, y el tiempo en que se

devuelven los expedientes asignados a los Asesores. Sección de Atención al Público
Recibir libro de conocimientos de entrega de documentos con

firma y sello de recepción
Sección de Atención al Público
36
REQUISITOS DEL PROCESO, ASESORAR A LAS AUTORIDADES DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE MIGRACIÓN EN

MATERIA LEGAL
a) La Dirección envía expediente al Departamento, para su análisis y estudio.
Elaborado Por: Silvia Noemí Ordoñez Galdamez

Autorizado Por:

37

ASISTIR Y PRESTAR LA DEBIDA COLABORACION EN ASUNTOS QUE LE SEAN

ENCOMENDADOS POR EL JEFE DEL DEPARTAMENTO JURIDICO Fecha:
Octubre 2009
Responsable
Departamento Jurídico/ Dirección General de Migración
Descripción:
Asistir y prestar la debida colaboración en asuntos que le sean encomendados por el jefe del Departamento Jurídico así
como de los asesores. Brindar colaboración a la Dirección General de Migración en trámites de visas y asuntos legales para
solucionarlos de la mejor forma posible.
Propósito:
Dar apoyo al Jefe del Departamento Jurídico de la Dirección General de Migración en todo asunto que este indique, de la
misma manera asistir a los Asesores Jurídicos.
Fundamento Legal:
Asistir al Jefe del Departamento Jurídico, en lo concerniente al artículo 14 incisos f del reglamento de la ley de migración.
a) Revisar detenidamente los documentos que conforman los expedientes que son recibidos en el Departamento
Jurídico.
b) Los expedientes de trámite concluido de residencias requieren ser analizados para emitir opinión.
c) Las visas otorgadas en el exterior, deben revisarse para comprobar su autenticidad.
d) Se debe elaborar resolución sobre expedientes de trámite concluido de Residencia.
e) Se debe elaborar resoluciones de previos de expedientes de trámite de Residencias.
f) Se debe elaborar prorrogas para expedientes de Residencias en trámite.
g) Toda clase de diligencias cuya finalidad sea concluir trámites migratorios.
h) Elaborar prorrogas para expedientes en trámite de Residencias
i) Solicitud de Movimientos Migratorios.
j) Solicitud de informes a diferentes instituciones para bien resolver trámites de Residencias
k) Participar en las actividades especiales que se le asignen dentro del Programa de Reestructuración Administrativa
del Ministerio de Gobernación.
l) Elaboración de providencias varias.
m) Elaboración de Oficios varios.

a) Personas individuales, representantes legales que solicitan el otorgamiento de todo tipo de residencias.
Definiciones:
a) Residencia Temporal:
Autorización otorgada por el Estado a un extranjero, para que este permanezca en el país por el periodo de dos
años, con el fin de dedicarse a cualquier actividad licita en forma temporal de las indicadas en la Ley de Migración
y su Reglamento..
b) Residencia Permanente:
Autorización otorgada por el Estado a un extranjero al cual se le ha otorgado con anterioridad Residencia
Temporal, para que este permanezca en el país por el periodo de cinco años, con el fin de dedicarse a cualquier
actividad licita en forma permanente de las indicadas en la Ley de Migración y su Reglamento.
38
c) Dictamen
d) Oficio:
e) Verificación de Visa:
Búsqueda realizada en el software SION de la Dirección General de Migración que tiene como fin constatar si
efectivamente se le otorgo visa a un extranjero para ingresar en el país.
f) Prorroga:
Documento mediante el cual se amplia el plazo establecido a los usuarios para cumplir con requisitos legales.

a) Residencias Temporales.
b) Residencias Permanentes.
c) Residencias Permanentes por tener hijo guatemalteco.
d) Residencias Permanentes para Rentistas.
e) Residencias Permanentes para Religiosos.
f) Residencias Permanente por Matrimonio.
g) Hoja de verificación de Visa.
h) Providencias.
i) Oficios.
Indicadores:
a) Cantidad de Residencias Temporales otorgadas.
b) Cantidad de Residencias Permanentes otorgadas.
c) Cantidad de Residencias Permanentes por tener hijo guatemalteco otorgado.
d) Cantidad de Residencias Permanentes para Rentistas otorgadas.
e) Cantidad de Residencias Permanentes para Religiosos otorgadas.
f) Cantidad de Residencias Permanente por Matrimonio otorgadas.
g) Cantidad de Hojas de verificación de Visa realizadas.
h) Cantidad de Providencias enviadas.
i) Cantidad de Oficios enviadas.
Ingresa expediente a la Oficina de Atención Cliente. Solicitando

Usuario
Residencias Permanentes, Residencias Temporales, etc.
Recibir expediente de solicitud de Residencias Permanentes,

Auxiliar (Atención a Cliente)
Residencias Temporales, etc.
Remitir expediente de solicitud de Residencias Permanentes,

Residencias Temporales, etc. Auxiliar

Auxiliar Jurídico (Recepción)
Trasladar expediente Auxiliar Jurídico (Recepción)
39

Asesor Jurídico
Analizar el expediente Asesor Jurídico
Trasladar Expediente de solicitud de Residencias Permanentes,

Residencias Temporales, etc. Asesor Jurídico
Asistente Legal
Asistente Legal
Revisar detenidamente los documentos que conforman los expedientes
.
Asistente Legal
Elaborar Dictámenes de los expedientes que se recibieron en su
oportunidad
Trasladar el expediente con su debido dictamen a la oficina de atención

Asistente Legal
al cliente y Recepción del departamento Jurídico.
Auxiliar Jurídico
Recibir el expediente con su respectivo dictamen
ASISTIR Y PRESTAR LA DEBIDA COLABORACION EN ASUNTOS QUE LE SEAN ENCOMENDADOS POR EL JEFE
DEL DEPARTAMENTO JURIDICO
a) Solicitud de un extranjero de Residencias Permanentes, Residencias Temporales, etc.
Elaborado Por: Alvin Emilio Alejandro Luján Barrientos.

Autorizado Por:

40

APOYAR EN MATERIA JURIDICA Y ADMINISTRATIVA EN EL DEPARTAMENTO DE ASESORIA
JURIDICA Fecha:
Octubre 2009
Responsable Departamento Jurídico, Dirección General de Migración
Descripción:
Colaborar y apoyar en materia administrativa y técnico jurídico, a la Jefatura del Departamento y al cuerpo de profesionales
del derecho del mismo, como ente asesor de la Dirección General de Migración, en el cumplimiento de las atribuciones que
a ésta le asigna el ordenamiento jurídico guatemalteco y las normas internas de la misma. Asimismo, por disposición
superior, eventualmente realizar actividades de atención y orientación a usuarios nacionales y extranjeros.
Propósito:
Colaborar y dar apoyo material, ejecutando actividades administrativas de coordinación y de elaboración de documentos,
así como de atención a usuarios, con el objeto que los actos administrativo que derivan de los procesos y procedimientos
que realiza la jefatura y el personal de asesores que forman parte del Departamento, sean dotados de claridad, precisión,
certeza y celeridad.
Fundamento Legal:
a) La función de colaboración y apoyo en materia jurídica y administrativa tiene su fundamento en lo que disponen
los artículos 5 y 6 de la Ley de Migración; 10 segundo párrafo literal a) y 14 del Reglamento de la ley citada.
h) Mantener relaciones interpersonales cordiales y armoniosas con los integrantes del Departamento, así como
exteriorizar buena, adecuada y respetuosa atención al usuario de la Institución o ajeno a ella, mediante la
expresión y observancia de valores inspirados en las normas de protocolo, respeto, ética y moral.
i) Cumplir con las nuevas dinámicas de servicio y atención que disponga la Jefatura, con el objeto de mantener y
fortalecer la mística de trabajo.
j) Apoyar de manera intelectual y material en los procesos administrativos aplicables en los expedientes sometidos a
conocimiento, consideración, opinión o dictamen del Departamento, así como en asuntos que comprende las
cuestiones previas señaladas en los mismos.

a) Toda persona nacional o extranjera que por si misma o a través de mandatario, actúa como solicitante ante las
diferentes dependencias de la Dirección General de Migración, en gestiones relacionadas con otorgamiento de
residencia, corrección de movimiento migratorio, cancelación de registro de arraigo o expedición de pasaporte.
b) Mandatarios de los gestionantes.
c) Abogados postulados por los interesados.
d) Procuradores de los abogados postulados por los interesados.
Definiciones:
a) Memorial:
Escrito en que se piden los méritos en que se funda la petición.
b) Dictamen:
c) Providencia:
requerimientos de formalidades de fondo y forma para continuar trámite de solicitud, entre otros en determinadas
gestiones.
41
d) Cuestión previa o Previo:

Acto administrativo documental que temporalmente interrumpe el trámite del procedimiento del expediente, por el
que se impone al solicitante el complemento, cumplimiento o satisfacción en un tiempo prudencial, de
determinados requisitos.
e) Oficio:

a) Libro de registro y control de recepción de providencias.
b) Libro de registro y control de conocimientos de envío de expedientes y providencias.
Indicadores:
a) Cantidad de expedientes recibidos
b) Cantidad de oficios emitidos.
c) Cantidad de providencias emitidas.
d) Cantidad de Dictámenes
e) Cantidad de previos
Procedimientos: Responsable
Recibir los expedientes provenientes del personal de auxiliares encargados

de recepción de documentos ingresados al Departamento para estudio y Asistente Legal
análisis jurídico profesional.
Clasificar los expedientes recibidos agrupándolos según la materia del Asistente Legal
asunto principal de gestión a que se refieren.
Distribuir los expedientes en forma equitativa y por materia al personal de

profesionales asesores jurídicos, para depuración, estudio, análisis y
Asistente Legal
formación de criterio fundado en ley para opinión, dictamen o cuestión
previa.
Recibir los expedientes provenientes de los asesores jurídicos,

debidamente estudiados y analizados, con los indicativos de referencia de
carácter sustantivo para la elaboración documental de la opinión, dictamen Asistente Legal
o cuestión previa.
Realizar revisión y análisis adicional del asunto principal sobre el que versa
el expediente, ejecutando las coordinaciones o diligencias que sean
necesarias y previas a dar cumplimiento a los indicativos referenciales del
acto administrativo documental instruido por el asesor jurídico.
Asistente Legal
Requerir verbalmente a auxiliar jurídico el número correlativo de
identificación que corresponderá al documento que se dará creación de
conformidad con los indicativos de referencia instruidos por el asesor
jurídico.
Elaborar con la cantidad de copias que sean necesarias, el documento
administrativo que proceda, dándole forma legal con base a los indicativos
Asistente Legal
de referencia de carácter sustantivo instruidos por el asesor jurídico.
Asistente Legal
Trasladar al asesor jurídico correspondiente, el documento que contiene
42
opinión, dictamen o cuestión previa, para su revisión y firma.
Recibir el expediente proveniente del asesor jurídico con opinión, dictamen

o cuestión previa, debidamente firmado. Asistente Legal
Ordenar el expediente en forma secuente según las actuaciones que
contiene, acompañando el número de copias necesarias. Asistente Legal
Hacer entrega del expediente al personal de recepción de documentos del

Departamento, para su despacho a donde corresponda o en su caso para
ejecución de actos administrativos relacionados con envío de notificación Asistente Legal
de cuestiones previas.
Reservar una copia del documento que contiene la opinión, el dictamen o la

cuestión previa con sello que acredite la entrega a recepción de
Asistente Legal
documentos, para archivo personal del asesor jurídico responsable.
Entregar al asesor jurídico responsable para su archivo personal, copia del

documento que contiene la opinión, el dictamen o la cuestión previa, en la
que consten los signos referenciales de haber sido entregado juntamente
Asistente Legal
con el expediente, a la Sección de recepción de documentos del
Departamento.
Elaborar con la cantidad de copias que sean necesarias, el documento

administrativo que fije y describa claramente al solicitante y como cuestión
previa o previo, el cumplimiento de determinados requisitos, señalando Asistente Legal
plazo prudencial para ello.
Aplicar en los casos emisión de actos administrativos calificados como

cuestiones previas o previos, el procedimiento señalado para los casos de
Asistente Legal
opiniones y dictámenes en lo que fuere procedente.
REQUISITOS PARA ASESORIA JURIDICA

a) Que ante la Dirección General de Migración se realicen gestiones por usuarios nacionales o extranjeros, relativas
a asuntos cuya materia compete intervenir en conocimiento y estudio al Departamento Jurídico.
Elaborado por: Zoila América Ramos Feoli

Autorizado Por:

43

RECEPCION, DESPACHO Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS QUE SE RECIBEN Y/O SE Fecha:

GENERAN EN ESTE DEPARTAMENTO. Octubre 2009
Responsable Departamento Jurídico/Dirección General de Migración
Descripción.
Es el registro de Los expedientes que egresan e ingresan al Departamento Jurídico.
Propósito
Llevar un control en el archivo físico y en el sistema de cómputo.
Fundamento Jurídico:
Lo relacionado a la función asesora en materia jurídica tiene su fundamento en lo que disponen los artículos 5 y 6 de la Ley
de Migración; 10 segundo párrafo literal a) y 14 del Reglamento de la ley citada.
k) Mantener relaciones interpersonales cordiales y armoniosas entre cada uno de los integrantes del Departamento, así
como la exteriorización de buena, adecuada y respetuosa atención al usuario de la Institución o ajeno a ella, mediante
la expresión y observancia de valores inspirados en las normas de respeto, ética y moral.
l) Disponer, cuando sea necesario, nuevas dinámicas de servicio y atención con el objeto de mantener y fortalecer la
mística de trabajo.
m) Disponer de manera constante la distribución equitativa del volumen de trabajo con el objeto que exista un equilibrio en
las actividades y responsabilidades asignadas a cada uno del personal administrativo y profesional del Departamento.
Usuarios y/o Clientes.

• Extranjeros
• Nacionales
• Personas Jurídicas
• Personas Individual
• Abogados Litigantes
• Procuradores
Definiciones.
a) Expedientes:
Acción administrativa sin carácter contencioso.
b) Record Migratorio
Despliegue de entradas y salidas en el Territorio Nacional
c) Constancia de solicitud de movimiento migratorio
Se hace constar al interesado sobre las entradas y salidas en el Territorio Nacional
d) Notificaciones
Avisos por correo y personal a la parte interesada de que en el plazo de 30 días debe de cumplir con requisitos
e) Memorial
Escrito en que se piden los meritos en que se funda la petición
f) Dictamen
Opinión y Juicio que se forma o emite por Asesor (profesional del Derecho)-en el presente caso-
g) Providencia
requerimientos de formalidades de fondo y forma para continuar trámite de solicitud, entre otros.
h) Certificación de Acuerdo Ministerial
Documento por medio del cual se reproduce el Acuerdo Ministerial y se da fe pública administrativa de que el
mismo es copia fiel del original.
44
i) Edicto
Publicación de mandato de autoridad (Acuerdo Gubernativo, Acuerdo Ministerial) en Diario de Centro América.
j) TIE
Tarjeta de ingreso y Egreso que las Delegaciones las proporcionan a los Nacionales y Extranjeros que contiene los
datos personales, luego lo entregan al Delegado para el ingreso al sistema de información
Sellar de Recibido la documentación y/o expedientes que
proceden de las oficinas de la DGM, Ministerios e Auxiliar Jurídico
Instituciones de Gobierno
Ingresar en el sistema lo recibido por las oficinas DGM, Auxiliar Jurídico

Ministerios e Instituciones de Gobierno
Trasladar al Jefe la correspondencia, expedientes recibidos Jefe Jurídico

diariamente y constantemente para su conocimiento.
Enviar al auxiliar la documentación recibida Auxiliar Jurídico
Ingresar en el sistema y Libro de conocimientos y distribuye la

documentación a los señores Asesores, para su respectivo Asesor Legal
analices, Dictamen y Opinión
Regresar expedientes al Auxiliar con Opiniones, Dictámenes, Auxiliar Jurídico

Providencias, firmados y sellados por ellos
Analizar con su respectiva Opinión, Dictamen, Providencia

firmados y sellados por los Asesores, se clasifican para las Auxiliar Jurídico
diversas Oficinas de la DGM, Ministerios e Instituciones de
Gobierno
Anotar en el Libro de conocimientos los expedientes a las Mensajero

diferentes Oficinas DGM
Anotar en el libro de conocimientos del mensajero externo los Mensajero

Oficios, providencias que van a las Oficinas de Ministerios,
Instituciones, etc.
Enviar con el mensajero interno o externo las dos copias de

las Opiniones, Dictámenes, providencias etc. con sello de Auxiliar Jurídico
recibido por las Oficinas, se les entrega copia a los asesores y
la otra se archiva.
Ordenar el Archivo físico de casos de Denuncias enviadas al

MP en orden cronológica. Actualizando en el sistema de Auxiliar Jurídico
Computo los casos de Denuncias.
45
Coordinar con la Subgerencia de Logística pase de vehiculo Auxiliar Jurídico

para llevar a los señores Asesores al M.P, M.R.E. etc
REQUISITOS PARA RECEPCION, DESPACHO Y CONTORL DE LOS DOCUMENTOS QUE SE RECIBEN Y/O SE
GENERAN EN ESTE DEPARTAMENTO.
a) Documentos que se reciben del despacho del Director

b) Oficios enviados por otros departamentos
Elaborado Por: Lic. Carlos Humberto Girón Méndez

Autorizado Por:

46
DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA
47

AUDITORIA FINANCIERA, ADMINISTRATIVA Y DE CONTROL INTERNO Fecha:
Octubre 2009
Responsable: Departamento de Auditoria Interna, Dirección General de Migración.
Descripción:
Actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de
una organización. Ayuda a cumplir los objetivos, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la
efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección. Y todos los actos relacionados al ejercicio preventivo
de la Fiscalización Administrativa, Contable y Financiera de la Dirección General de Migración.
Propósito:
Asesorar, evaluar y sugerir las acciones que sean procedentes para la buena gestión financiera, contable, informática y
administrativa de la Dirección General de Migración.
Fundamento Legal:
Decreto No.57-92, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento contenido en el Acuerdo Gubernativo No.1056-92.
Decreto No. 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento, Acuerdo Gubernativo No.240-98.
Decreto No. 89-2002 Ley de Probidad y su Reglamento, Acuerdo Gubernativo No.613-2005.
Decreto No.31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y su Reglamento, Acuerdo Gubernativo No.318-
2003.
Decreto No.95-98 Ley de Migración y su Reglamento, Acuerdo Gubernativo No.529-99.
a) Evaluar el sistema de control interno en la Dirección General de Migración que incluirá, entre otros elementos los
instrumentos de control, las acciones, actos o documentos específicos que serán sujetos de control permanente,
periódico y especial.
b) Asesorar a las autoridades de cada unidad auditada de la Dirección General de Migración para enmendar desviaciones
de normativas y procedimientos que se establezca, mediante la aplicación del sistema de Control Interno.
c) Dar seguimiento a recomendaciones de auditorias anteriores
d) Comprobar el cumplimiento de las Normas de Control Interno, dictadas por el Ministerio de Gobernación y las Normas
Legales que rigen el sector Estatal.
e) Proceder de acuerdo a La Contraloría General de Cuentas.
• Coordinador General
• Departamentos
• Unidades
• Oficinas
• Delegaciones de la Dirección General de Migración.
48
Definiciones:
a) Auditoría Interna:
Es una actividad independiente que brinda seguridad objetiva y consultoría y que tiene por propósito agregar valor
a las empresas y mejorar las operaciones de ella.
b) Auditoría Financiera:
Evalúa los estados financieros y la liquidación del presupuesto, con el fin de dar una opinión profesional
independiente sobre la razonabilidad del contenido de los mismos, incluyendo la revisión de toda la evidencia que
sustenta su veracidad.
c) Examen Especial:
Se refiere a la evaluación de aspectos limitados como un rubro de los estados financieros, así como cualquier
tema operacional y financiero, y otros que tengan que ver con irregularidades y fraudes sobre los recursos del
Estado, para establecer las causas de la desviaciones y los montos de la lesión patrimonial, de ser el caso, para
promover acciones correctivas, legales, la recuperación y sanción correspondiente.

a) Programas y Planes de Trabajo.
b) Informe preliminar
c) Informe final
d) Oficios de Notificación.
e) Nombramientos
f) Oficios
Indicadores:
a) Cantidad de dinero
b) Cantidad de bienes adquiridos
c) Cantidad de bienes registrados
d) Cantidad de bienes en existencia
e) Cantidad de Pedidos y Remesas
f) Cantidad de Certificaciones de Ingreso a Almacén
g) Cantidad de Recurso Humano
49
Procedimiento Responsable
Recibir las órdenes emanadas por el Coordinador de Auditoría
Interna, relacionadas al cumplimiento de las funciones Asistente de Auditoría Interna
específicas del departamento.
Recibir el Nombramiento emitido por el Jefe de la Unidad de
Asistente de Auditoría Interna
Auditoría Interna.
Elaborar el programa y plan de trabajo y trasladarlos al
coordinador para su aprobación.
Aprobar los programas y planes de trabajo. y los traslada al
Asesor para su ejecución. Jefe de Auditoría Interna
Trasladar al Asesor el programa y plan de trabajo aprobado para
su ejecución. Jefe de Auditoría Interna
Realizar consultas en el SICOIN WEB, como complemento a la
auditoría. Asistente de Auditoría Interna
Realizar Auditorias Financieras, Administrativas y de Gestión o
en su caso, las que fuera designada por la Autoridad Superior.
Presentar al Coordinador el Informe Preliminar de la Auditoría
realizada.
Revisar y aprobar el Informe Preliminar. Jefe de Auditoría Interna
Discutir y notificar el contenido el Informe preliminar al auditado. Asistente de Auditoría Interna
Elaborar el Informe Final de auditoría y trasladarlo al
Coordinador para su visto bueno.
Revisar y aprobar el Informe final y trasladarlo a la secretaria, Jefe de Auditoría Interna
para su notificación al auditado y personas interesadas.
Trasladar a la Secretaria el informe final de auditoria, para ser
Jefe de Auditoría Interna
notificado a los interesados y responsables.
Elaborar oficios para notificar los informes finales de auditoría. Secretaria
Notificar los informes finales de auditoría a los involucrados. Secretaria
Archivar las copias de notificación Secretaria
REQUISITOS DE AUDITORIA FINANCIERA, ADMINISTRATIVA Y DE CONTROL INTERNO

a) Realizar un diagnóstico y dictaminar si procede o no la Auditoria.
b) Nombramiento emitido por el jefe de la Unidad de Auditoría Interna.
c) Alimentar el Archivo Permanente del Departamento de Auditoría Interna
d) Plan de trabajo aprobado para su ejecución
Elaborado por: Licda. Marta Irene Cóbar, Jefe Auditoria Interna

Revisión Técnica por: Unidad de Planificación
Autorizado Por:
Licda. Marta Irene Cóbar.

Jefe Auditoria Interna
50

RECEPCIÓN, REGISTRO, NOTIFICACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS Fecha:
Octubre 2009
Responsable:
Departamento de Auditoria Interna, Dirección General de Migración
Descripción:
Desarrollar las actividades secretariales y de apoyo al Departamento de Auditoría Interna.
Propósito:
Que la documentación procedente de las diferentes Unidades sea anotada en el libro de ingresos de correspondencia para
que se le asigne un número de control y sea trasladada al Jefe para lo que corresponda.
Fundamento Legal:
a) Ley de Migración y su Reglamento.
a) Todos los documentos que ingresan a la unidad debelan de ser registrados en el libro de recepción de
documentos.
b) Los documentos se deben archivar conforme ingresen a la unidad.

• Departamentos, Unidades, Oficinas, Delegaciones de la Dirección General de Migración, Contraloría General de
Cuentas y Ministerio de Gobernación.

a) Libro de recepción de documentos
b) Oficios.
c) Circulares.
d) Providencias.
e) Memorándum.
f) Status Reporte Semanal.
g) Pedidos de compra.
h) Pedidos de remesas.
i) Libro de conocimientos.
j) Libro de actas.
k) Archivos.
l) Archivo permanente.
Indicadores:
g) Cantidad de Nombramientos.
h) Cantidad de Oficios.
i) Cantidad de Informes Preliminares.
j) Cantidad de Informes Definitivos.
k) Cantidad de actas utilizadas.
l) Cantidad de Pedidos y Remesas elaborados.
51
Recibir la documentación que ingresa al Departamento. Secretaria
Verificar la documentación, sí corresponde al Departamento

Secretaria
Firmar y sellar de recibido.
Secretaria
Registrar el ingreso de la documentación, en libro de recepción de
documentos. Secretaria
Registrar el ingreso en base de datos.

Secretaria
Trasladar expediente a Coordinador de Auditoria Interna. Secretaria

Recibir la documentación.
Revisar documentación. Jefe de Auditoría Interna
Marginar la documentación. Jefe de Auditoría Interna

Devolver la documentación para que la secretaria archive o traslade los
documentos, para conocimiento a Asesores y Auxiliares. Jefe de Auditoría Interna
Secretaria, Asistente y Auxiliares de Auditoria

Recibir los documentos para archivo o para ser de conocimiento.
Interna
Recibir la documentación marginada por el Coordinador.
Asistente y Auxiliares de Auditoria Interna
Entregar la documentación marginada a Secretaria.
Asistente y Auxiliares de Auditoria Interna
Recibir y archivar la documentación. Secretaria

Elaborar y trasladar Nombramiento para firma y sello de visto bueno de
realizar Auditoria. Secretaria
Recibir Nombramiento para firma y sello. Jefe de Auditoría Interna

Trasladar Nombramiento firmado y sellado a secretaria. Jefe de Auditoría Interna
Recibir el nombramiento firmado y sellado. Secretaria
Trasladar nombramiento a Asesores y Auxiliares para la realización de
Secretaria
la auditoria.
Recibir y trasladar nombramientos a Secretaria. Asistente y Auxiliares de Auditoria Interna
Recibe nombramientos y elabora Oficios, Providencias, Circulares,
Secretaria
Memorándum, para las diferentes unidades.
Recibir Oficios, Providencias, Circulares, Memorándum, por la
secretaria para firma y sello
Sacar fotocopias a Oficios, Providencias, Circulares, Memorándum y
trasladar a donde corresponda. Secretaria
Archivar Oficios, Providencias, Circulares, Memorándum.

Secretaria
52
REQUISITOS DE RECEPCIÓN, REGISTRO, NOTIFICACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS
a) Oficios dirigidos al departamento Jurídico

Autorizado Por:

53

EVALUACIÓN PERMANENTE E IMPARCIAL DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS,
ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL INTERNO Fecha:
Octubre 2009
Responsable Departamento de Auditoria Interna, Dirección General de Migración
Descripción:
Es una acción gerencial de asesoría preventiva, control interno y evaluación, que funciona analizando la aplicación de los
controles y evaluando la efectividad de los procesos y actividades de control internos de la Dirección General de Migración.
Propósito:
Supervisar, asesorar, evaluar, y apoyar a las autoridades superiores de la Dependencia y sugerir las acciones que sean
procedentes para la buena gestión financiera, contable, informática y administrativa de la Dirección General de Migración.
Fundamento Legal:
a) Decreto No.57-92, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento contenido en el Acuerdo Gubernativo
No.1056-92;
b) Decreto No. 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento, Acuerdo Gubernativo No.240-98;
c) Decreto No. 89-2002 Ley de Probidad y su Reglamento, Acuerdo Gubernativo No.613-2005;
d) Decreto No.31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y su Reglamento, Acuerdo Gubernativo
No.318-2003;
e) Decreto No.95-98 Ley de Migración y su Reglamento, Acuerdo Gubernativo No.529-99.
a) Establecer el sistema de control interno en la Dirección General de Migración que incluirá los elementos de los
instrumentos de control, las acciones, actos o documentos específicos que serán sujetos de control permanente,
periódico y casuístico.
b) Asesorar a las autoridades de la Dirección General de Migración para enmendar desviaciones de normativas y
procedimientos, mediante la aplicación del sistema de Control Interno.
c) Velar porque se cumplan las Normas, Leyes y Manuales que rigen a cada una de las Dependencias que
conforman la Dirección General de Migración, mediante la práctica de auditorias.
d) Asesorar y apoyar a las Autoridades Superiores de la Dirección General de Migración, en materia financiera,
operativa,
e) administrativa, procedimientos y controles internos apegados a las Leyes vigentes.
f) Promover la capacitación y desarrollo del personal a su cargo.

• Director General y Adjunto, Gerencias, Subgerencias, Departamentos, Unidades, Oficinas, Delegaciones y
Personal de la Dirección General de Migración, Contraloría General de Cuentas y otras dependencias del
Ministerio de Gobernación.
54
Definiciones:
a) Auditoría Interna:
Es una actividad independiente y objetiva, de aseguramiento y consultas, concebida para agregar valor y mejorar
las operaciones de una organización.
b) Auditoría Financiera:
Evalúa los estados financieros y la liquidación del presupuesto, con el fin de dar una opinión profesional
independiente sobre la razonabilidad del contenido de los mismos, incluyendo la revisión de toda la evidencia que
sustenta su veracidad.
c) Auditoría de Gestión:
Evalúa el proceso administrativo y operacional, con el fin de determinar si la organización, funciones, sistemas
integrados y procedimientos diseñados para el control de las operaciones, se ajustar a las necesidades
institucionales, profesionales y técnicas, para promover la eficiencia, efectividad y economía en la conducción de
las operaciones y en el logro de los resultados, así como el impacto de los mismos en la comunidad.
d) Control Interno Institucional:

Es un proceso efectuado por el cuerpo colegiado más alto (Consejo de administración Directorio, etc.), la gerencia
y por el personal de una entidad, diseñado para dar una seguridad razonable del cumplimiento de los objetivos
institucionales, comprendidos en uno o más de los siguientes grupos: Efectividad y eficiencia de las operaciones,
confiabilidad de la información financiera y administrativa, observancia de las leyes y reglamentos aplicables.
e) Examen Especial:
Se refiere a la evaluación de aspectos limitados como un rubro de los estados financieros, así como cualquier
tema operacional y financiero, y otros que tengan que ver con irregularidades y fraudes sobre los recursos del
Estado, para establecer las causas de la desviaciones y los montos de la lesión patrimonial, de ser el caso, para
promover acciones correctivas, legales, la recuperación y sanción correspondiente.

a) Oficios del Interventor.
b) Oficios y Providencias de distintas Dependencias.
c) Nombramientos emitidos a los Asistentes, Asesores y Auxiliares de Auditoría.
d) Informes preliminares de Auditoría.
e) Informes Finales de Auditoría.
f) Papeles de Trabajo de Auditoría.
g) Actas relacionadas a las Actividades de Auditorias.
h) Cuestionario.
Indicadores:
a) Número de Auditorias realizadas.
b) Número de Informes preliminares.
c) Número de Informes Finales.
d) Número de capacitaciones del personal.
Planificar estratégicamente las actividades, conforme el POA y PAA. Jefe de Auditoria Interna
Emitir Nombramientos de Auditoría Interna conforme al Plan Anual de
Jefe de Auditoria Interna
Actividades o las que la Autoridad Superior designe como corresponda.
Ordenar los Nombramientos de Auditorías. Jefe de Autoria Interna
55
Elaborar los nombramientos de auditoría y trasladar al Coordinador para

su aprobación y firma respectiva, así como trasladar los mismos a los Secretaria
auditores y auxiliares.
Recibir el Nombramiento y elaborar la planificación, la programación y
Asistente de Auditoría Interna.
cuestionarios para realizar la auditoría.
Realizar la auditoria que fuera encomendada a los asesores o
Asistente de Auditoría Interna.
auxiliares.
Presentar al Coordinar de Auditoría, el Informe Preliminar. Asistente de Auditoría Interna.
Jefe de Auditoría Interna y Asistente o Auxiliares
Discutir el Informe Preliminar con los entes auditados.
de Auditoría Interna
Elaborar el Informe Final de Auditoría y se traslada al Coordinador. Asistente o Auxiliares de Auditoría Interna
Aprobar el Informe final y trasladar a la secretaria para su notificación. Jefe de Auditoría Interna
Notificar a las partes involucradas, por medio del informe final de
Secretaria
Auditoría.
Notificar a la dependencia auditada el resultado final de la Auditoría, por
Asistente o Auxiliares de Auditoría Interna.
medio del Informe final.
Apoyar a las autoridades con información independiente para ayudar a
identificar las fuentes de desperdicio y los sectores de riesgo, para la
toma de las medidas correctivas que ayuden a mitigar el impacto de los
riesgos detectados.
Verificar la observancia de las leyes y reglamentos, para garantizar que
los fondos se inviertan en forma eficiente, efectiva y transparente.
Verificar que los indicadores de gestión generen el resultado de la labor
institucional.
REQUISITOS DE EVALUACIÓN PERMANENTE E IMPARCIAL DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS,

ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL INTERNO
a) Consulta en SICOIN WEB, GUATECOMPRAS, GUATENOMINAS, INVENTARIOS, para ordenar las Auditorias
del trabajo a realizar, según la gestión que corresponda (Financiera, de Presupuestos o Administrativa).
b) Plan Anual de Auditoria y su programa.
c) Plan Operativo Anual.

Autorizado Por:

56
OFICINA DE ESTADÍSITCAS, ESTUDIOS Y

POLÍTICAS MIGRATORIAS
57

RECOPILAR ESTADÍSTICAMENTE LOS REGISTROS DE LOS MOVIMIENTOS MIGRATORIOS,
DE PERSONAL EN EL TERRITORIO NACIONAL Fecha:
Octubre 2009
Responsable Oficina de Estadística, Estudios y Políticas Migratorias
Descripción:
Recopilar y elaborar los datos numéricos para mantener en forma técnica y operativa, la información estadística, dar
cumplimiento a los objetivos y metas de la dirección.
Propósito:
Facilitar la realización de estudios sobre la situación y flujos migratorios tanto a nivel nacional como internacional, que
permitan formular propuestas de política migratoria.
Fundamento Legal:
Articulo 16 del reglamento de la ley General de Migración.
La información proporcionada por los delegados fronterizos se debe de tabular inmediatamente.
El boletín mensual debe ser entregado a la Dirección General dentro de los diez días de cada mes.
Mantener actualizadas la información estadística en la página web de la institución.
Facilitar el libre acceso a la información publica nacional e internacional.
La Información estadística debe de actualizarse periódicamente.

• Subdirección de Operaciones de Operaciones de Extranjería.
• Subdirección de Control Migratorio.
• Subdirección de Documentos Internacionales.
• Dirección, Oficinas, y Unidades de la Dirección General de Migración.
• INGUAT, BANGUAT, INE, OIM, SAT
• Mesa Nacional para las Migraciones, Facultad Latinoamericana de Ciencias Sociales.
Definiciones:
a) SIOM:
Sistema Integral de Operación Migratoria.
b) ESTADISTICA:
Es una ciencia con base matemática referente a la recolección, análisis e interpretación de datos, que busca explicar
condiciones regulares en fenómenos de tipo aleatorio.

a) Impresiones de Informes
b) Archivo de los Informes.
c) Reportes del Sistema Integral de Operación Migratoria.
Indicadores:
a) Cantidad de informes impresos.
b) Cantidad de informes enviados a las diferentes unidades, sub.-direcciones, Despacho Superior.
58
Auxiliar de Estadística, Estudios y Políticas
Recibir la información estadística que llega vía fax y en reportes físicos.
Migratorias.
Extraer del SIOM la información estadística mensual
Migratorias.
Conjuntar la información recibida por las dos vías y proceder a elaborar Auxiliar de Estadística, Estudios y Políticas
las cartas estadísticas con los datos correspondientes. Migratorias.
Trasladar todas las cartas finalizadas y entregarlas al Jefe de la Oficina Jefe de Estadística, Estudios y Políticas
para revisión general. Migratorias.
Revisar la exactitud del contenido de las cartas estadísticas y retomar Jefe de Estadística, Estudios y Políticas
los documentos ya cuadrados al Auxiliar. Migratorias.
Trasladar las cartas que requieran arreglos a la Auxiliar, de lo contrario Jefe de Estadística, Estudios y Políticas
autoriza la encuadernación del documento. Migratorias.
Encuadernar el Informe y elaborar el Oficio para remitir el Oficio.
Migratorias.
Jefe de Estadística, Estudios y Políticas
Firmar y Sellar el Oficio Migratorias.
REQUISITOS DE RECOPILAR ESTADÍSTICAMENTE LOS REGISTROS DE LOS MOVIMIENTOS MIGRATORIOS, DE

PERSONAL EN EL TERRITORIO NACIONAL
.
Reportes mensuales de todas la Delegaciones fronterizas de la Dirección General de Migración.
Reportes mensuales de la Subdirecciones de Control Migratorio, Subdirección Operaciones De Extranjería, Subdirección de
Documentos de identificación Internacionales.
Reportes del Sistema Integral de Operaciones Migratorias.
Elaborado por: Juan Alfredo Mendoza Puac.

Revisión Técnica por: Autorizado por: Unidad de Planificación
Autorizado Por:
Lic. Juan Alfredo Mendoza Puac.

Jefe de Estadística.
59
OFICINA DE RESPONSABILIDAD PROFESIONAL
60
• •
• Manual de Políticas, Normas y Procedimientos
INVESTIGACION DE DENUNCIAS
Fecha:
Octubre 2009
Responsable Oficina de Responsabilidad Profesional, Dirección General de Migración
Descripción:
Conocer, tramitar, investigar y resolver casos de denuncias planteadas por usuarios particulares o funcionarios públicos
derivadas de situaciones anómalas de toda naturaleza por conductas irregulares de los empleados o funcionarios de la
Dirección General de Migración.
Propósito:
Que toda denuncia recibida tenga seguimiento hasta llegar con los responsables y aplicarle la sanción correspondiente.
Fundamento Legal:
a) Ley de Migración Decreto Número 95-98.
b) Artículo 19 Reglamento Ley de Migración Acuerdo Gubernativo Número 529-99.
a) Los denunciantes deberán proporcionar la información necesaria y aportar las pruebas para realizar la investigación.
b) Solicitar a los denunciantes mantenerse en contacto con la O.R.P. para que aporten información adicional y
comunicarles sobre el avance de la investigación.
c) Toda denuncia deberá contener datos del denunciante y denunciado para iniciar la investigación.

• Personas individuales y jurídicas.
• Los colaboradores interinstitucionales.
Definiciones:
a) O.R.P. :
Oficina de Responsabilidad Profesional.
b) D.G.M:
c) Dictamen:

a) Oficios.
b) Dictámenes.
c) Constancias
d) Fotografías
e) Videos.
Indicadores:
a) Cantidad de denuncias recibidas.
b) Cantidad de acciones investigativas efectuadas.
c) Cantidad de acciones disciplinarias ejercidas.
61
Recibir denuncias. Asistente
Verificar que la denuncia contenga todos los datos mínimos necesarios Asistente
para iniciar una investigación.
Solicitar información al Sub. Gerencia de Recursos Humanos y
capacitación sobre las personas denunciadas, en cuanto bajo que
reglón presupuestario están contratadas, si cumplieron con turno Jefe de Responsabilidad Profesional
laboral el día de los hechos señalados.
Citar al denunciado para que se pronuncie al respecto, y que de ser Jefe de Responsabilidad Profesional
necesario presente medios de prueba para probar sus afirmaciones.
Recibir pruebas, testimoniales documentales y de cualquier otro tipo Jefe de Responsabilidad Profesional
que sea útil dentro del presente proceso.
Solicitar a la subdirección de Control Migratorio un informe de Jefe de Responsabilidad Profesional
movimiento migratorio, para constatar la entrada y salida del
denunciante u otra persona relacionada.
Solicitar información a la Subdirección de Documentos Jefe de Responsabilidad Profesional

Internacionales.
Coordinar y solicitar información con el Departamento Jurídico, sobre Jefe de Responsabilidad Profesional
los expedientes a su cargo.
Solicitar información a la Gerencia informática de la colaboración en la Jefe de Responsabilidad Profesional
materia.
Solicitar a la unidad de arraigos información sobre las personas que se Jefe de Responsabilidad Profesional
encuentran sujetos a esa medida.
Jefe de Responsabilidad Profesional
Solicitar información a la Subgerencia de Extranjería.
En general solicitar toda la información administrativa de la Dirección Jefe de Responsabilidad Profesional
Solicitar información y colaboración de diferentes entidades y Jefe de Responsabilidad Profesional
dependencias estatales, como Ministerio de Relaciones Exteriores,
Municipalidades, Renap, Policía Nacional Civil, Corte Suprema de
Justicia.
Recabar todas aquellas pruebas específicas de cada caso, lo cual lo Jefe de Responsabilidad Profesional
establece las particulares de cada caso.
Análisis del caso de la evidencia recabada. Jefe de Responsabilidad Profesional
Elaborar Dictamen final. Jefe de Responsabilidad Profesional
Imprimir Dictamen. Jefe de Responsabilidad Profesional

Entregar dictamen final a la Dirección General.
Archivar Expediente. Asistente
62
REQUISITOS DE INVESTIGACION DE DENUNCIAS.

a) Denuncia en forma escrita, verbal o vía telefónica en la cual indica la anomalía, o irregularidades en las que
empleado o funcionarios de la Dirección General de Migración hayan incurrido.
b) Testimonios de las personas involucradas.
c) Información proporcionada de Recursos Humanos de las Persona denunciada.
Elaborado por: Oficina de Responsabilidad Profesional

Autorizado por:
Lic. Ludwing Antulio Reyes Chigua.

63
OFICINA DE COMUNICACIÓN SOCIAL
64

PROCESO DE CONFERENCIA DE PRENSA Fecha:
Octubre 2009
Responsable Unidad de Comunicación Social, Dirección General de Migración
Descripción:
Es un acto informativo al que están invitados los medios de comunicación para que informen de lo que allí suceda como
declaraciones del Interventor etc.
Propósito:
Comunicar Políticas, disposiciones, normas, acontecimientos, eventos, comunicación de políticas de aplicación general y
relaciones públicas.-
Fundamento Legal.
a) Ley de Migración Decreto 95-98
b) Reglamento Ley de Migración Acuerdo Gubernativo Numero 529-99
a) Propiciar y mantener relación con los medios de comunicación social.

b) Ser puntual en la realización de las conferencias de prensa.
a) La población guatemalteca quienes se benefician al estar informados.
Definiciones:
a) Conferencia de Prensa: Reunión de los medios de comunicación convocados por una persona pública para escuchar
sus declaraciones sobre un asunto y realizar preguntas.

a) Elaboración de informe.
b) Boletines de prensa.
c) Fotografías y Video
Indicadores:
a) Cantidad de Conferencias de prensa.
65
Coordinar y Supervisar la Actividad Jefe de Comunicación Social

Convocar a Medios de Comunicación Asistentes de Comunicación Social
Preparar el salón donde se realizará la conferencia de prensa,
instalando Snap, banderas, equipo etc. Asistentes de comunicación Social
Atención a periodistas en conferencias de prensa, dentro o

Asistentes de Comunicación Social
fuera de la institución
Asistentes de Comunicación Social encargado de Audio,
Toma de Audio, Fotografías y Video video y fotografía
Elaboración de informes y boletines de prensa Asistentes de Comunicación Social
REQUISITOS PARA CONFERENCIA DE PRENSA
a) Requerimiento del del Director General de Migración a la Oficina de Comunicación para que convoque periodista a una
conferencia de Prensa.
Elaborado por: Elder Yovanni Interiano Suchite

Autorizado por:
Elder Yovanni Interiano Suchite

Jefe de Comunicación Social.
66

PROCESO DE DISEÑO GRÁFICO Fecha:
Octubre 2009
Responsable Unidad de Comunicación Social, Dirección General de Migración
Descripción:
Es programar, proyectar y realizar comunicaciones visuales, mediante equipo herramientas informáticas producidas para
transmitir mensajes específicos a grupos sociales determinados.
Propósito:
comunicar gráficamente ideas, hechos y valores procesados y sintetizados en términos de forma y comunicación,
Fundamento Legal:
b) Artículo 17 Reglamento Ley de Migración Acuerdo Gubernativo Numero 529-99
a) Realizar en el tiempo programado el Diseño a crear

b) Crear varias propuestas para elegir la mas adecuada dependiendo del resultado que se desea obtener.
a) La población guatemalteca quienes reciben los beneficios al contemplar un trabajo atractivo que lleve de forma clara
del mensaje que se desea transmitir.
Definiciones:
a) Diseño Gráfico:
es la adecuación de distintos elementos gráficos previamente seleccionados dentro de un espacio visual,
combinándolos de tal forma que todos ellos puedan aportar un significado a la misma, consiguiendo el conjunto
transmitir un mensaje claro al espectador.

a) Banners.
b) Boletines.
c) Pancartas.
d) Folletos
e) Trifoliares
f) Mantas
g) Afiches
h) Bloks
i) Carpetas
j) Invitaciones
k) Diseño de papeleria
l) Diseño de publicidad
67
Indicadores:
a) Cantidad de Afiches para publicidad
b) Cantidad de Banners para delegaciones fronterizas
c) Pancartas
Coordinar y Supervisar la Actividad Jefe de Comunicación Social

Realización de varias propuestas para elaboración de material Asistente de Diseño Gráfico
Creación del diseño aprobado
Asistente de Diseño Gráfico
Presentación de artes finales Asistente de Diseño Gráfico
REQUISITOS PARA PROCESO DE DISEÑO GRÁFICO
a) Solicitud de las diferentes Unidades administrativas de la Direccion General de Migracion, solicitando diseños gráficos.
Elaborado por: Elder Yovanni Interiano Suchite

Autorizado por:
Elder Yovanni Interiano Suchite

68
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN
69

ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES
Fecha:
Octubre 2009
Responsable Unidad de Planificación / Dirección General de Migración
Descripción:
Levantar la información y complementar los formatos para elaborar y mantener actualizados los Manuales Administrativos
Institucionales.
Propósito:
Que la Institución cuente con Manuales Administrativos actualizados y estandarizados acordes a la organización y
funciones, procesos y procedimientos.
Fundamento Legal:
c) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Contraloría General de Cuentas. Decreto Número 31-2002, del
Congreso de la República.
a) Los Manuales se elaboran en formato estandarizados.
b) La información contenida en los formatos deben estar autorizados por el jefe de cada Unidad.
c) Para la actualización de los Manuales, estos deben ser trasladados en forma digital a los jefes de las Unidades para
que anoten los cambios que hayan ocurrido posteriormente al levantamiento o última revisión.
d) Los Formatos convalidados será el respaldo del contenido de los Manuales.
• Gerencia Administrativa y Financiera, Subgerencias, Unidades, Departamentos de esta Dirección General, Contraloría
General de Cuentas.
• Ministerio de Gobernación
Definiciones:
a) Manual de Organización:
Documento que contiene información detallada referente al directorio administrativo, antecedentes, legislación,
atribuciones.
b) Manual de Procesos:
Libro en el cual se inscriben los procedimientos a seguir para realizar una acción.
c) Formatos estandarizados:
Conjunto de características y de presentación unificadas.

a) Instructivo para elaborar Manuales.
b) Formatos de Manual.
c) Carta de solicitud de autorización.
d) Oficio para solicitar información a las unidades.
70
Indicadores:
a) Cantidad de formatos llenados y aprobados.

b) Cantidad de Manuales elaborados o actualizados
c) Cantidad de Unidades, en que se elaboraron o actualizaron Manuales.
Recibir instrucciones e indicaciones y formatos de la Coordinadora de Jefe de Planificación

Organización y Métodos DIPLAN.
Jefe de Planificación
Elaborar un instructivo específico para las Unidades
Remitir los formatos e instructivo vía digital a todas las Unidades
Nominar para cada Unidad a la persona responsable de coordinar

internamente la realización del Manual y cumplir con las fechas Gerentes, Subgerentes, Jefes de Unidades
establecidas para su respectiva entrega.
Revisar los Manuales que envié cada Unidad Jefe de Planificación
Imprimir los formatos de las descripciones de puestos de cada unidad y

se remiten con oficio a cada Gerente, Subgerente, Jefe, para su Jefe de Planificación
revisión.
Analizar, revisar y anotar manualmente en el mismo formato sus Gerentes, Subgerentes, Jefes de Unidades
observaciones o correcciones si las hay, las valida con su firma.
Enviar los formatos ya revisados y convalidados a la Unidad de Gerentes, Subgerentes, Jefes de Unidades
Planificación
Retomar con oficio a la Unidad de Planificación el formato validado.

Gerentes, Subgerentes, Jefes de Unidades
Hacer una impresión final de los formatos validados. Asistentes en Planificación
Remitir, con oficio, la impresión final a cada Unidad, solicitándoles Jefe de Planificación
convalidarlos
Proceder a la Impresión del contenido del Manual Asistentes en Planificación
71
Enviar el Manual concluido a la Dirección Jefe de Planificación
Recibir el Manual concluido. Dirección General
Enviar el Manual aprobado a la Dirección de Planificación, del Dirección General

Recibir el Manual de la Dirección General de Migración Asistentes en Planificación
Recibir el Manual con Resolución Ministerial y traslado a la Unidad de Dirección General

Planificación
Reproducir la cantidad necesaria del documento para distribuirlas cada Asistentes en Planificación
Unidad de la Dirección General de Migración.
REQUISITOS DE ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES
a) Manuales convalidados de cada unidad de la Direccion General de Migración.
Elaborado por: Ing. Roberto Chávez Zepeda

Autorizado por:
Miguel Ángel Nova Hernandez.

72

ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE ORGANIGRAMAS
Fecha:
Octubre 2009
Descripción:
El organigrama de la Dirección General de Migración, es la estructura organizacional de cómo se encuentra la institución en
la actualidad. En base a anterior y tomando en cuenta los cambios que pueden sucederse en los puestos, es necesario la
revisión frecuente de éste.
Propósito:
Contar con organigramas actualizados de todas las unidades de la Dirección General de Migración.
Fundamento Legal:
a) Los organigramas deberán de actualizarse periódicamente.

b) Cada organigrama deberá ser convalidado por cada Jefe de Dependencia.
• Gerencia Administrativa y Financiera, Subgerencias, Unidades, Departamentos de esta Dirección General,

• Ministerio de Gobernación
Definiciones:
a) Estructura:
Marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de las
funciones, jerárquicas y actividades necesarias para lograr los objetivos.
b) Formato:
Forma o tamaño y modo de presentación de una cosa.
c) Organigrama:
Representación gráfica de la estructura de una empresa o una institución, en la cual se muestran las relaciones entre
sus diferentes partes y la función de cada una de ellas, así como de las personas que trabajan en las mismas.

a) Organigramas Aprobados
b) Oficios solicitando información
Indicadores:
a) Cantidad de organigramas estructurados.
b) Cantidad de Organigramas aprobados.
73
Procedimientos: Responsable:
Asistentes en Planificación
Imprimir los últimos organigramas autorizados
Enviar organigrama a Dirección, Gerencias, Subgerencias, Unidades,
Departamentos, para su actualización.
Recibir organigramas Jefes de Dependencia
Enviar organigrama ya actualizados a la Unidad de Planificación Jefes de Dependencia
Recibir organigramas actualizados de Dirección, Gerencias, Jefe de Planificación

Subgerencias, Unidades y Departamentos.
Realizar los cambios anotados
Imprimir organigramas actualizados
Trasladar organigrama para autorización y firma a Dirección, Gerencias,
Subgerencia, Unidades y Departamentos
Recibir organigramas aprobados para su firma Dirección, Gerencias, Subgerencia, Unidades y

Departamentos
Firmar organigramas actualizados Dirección, Gerencias, Subgerencia, Unidades y

Departamentos
Enviar organigramas actualizados Dirección, Gerencias, Subgerencia, Unidades y

Departamentos
Recibir organigramas autorizados y firmados
Remitir organigrama institucional mensualmente a Diplan
Remitir organigrama institucional mensualmente a asesor despacho.
Archivar organigramas autorizados
74
REQUISITOS DE ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE ORGANIGRAMAS
a) Oficio Convalidando Organigramas de cada unidad de la Dirección General de Migración.

Autorizado por:

75

ELABORAR EL PLAN OPERATIVO ANUAL
Fecha:
Octubre 2009
Descripción:
Es una herramienta de Planificación que sirve para dar un ordenamiento lógico a las acciones que se proponen realizar las
unidades, de la Dirección General de Migración.
Propósito:
Planificar actividades, acciones, objetivos y propósitos de cada unidad de la Dirección General de Migración.
a) Para la Elaboración del POA deberá de participar todos los Directores, Gerente, Jefes, de cada unidad que esta
compuesta la Dirección General de Migración.
b) El Plan Operativo Anual se debe evaluar cada cuatro meses.
Usuario y/o Clientes:

• Dirección General de Migración, DIPLAN, Gerencia Administrativa y Financiera, Subgerencia, Unidades Departamentos
de esta Dirección General, Contraloría General de Cuentas.
Definiciones:
a) POA:
Plan Operativo Anual
b) DIPLAN:
Dirección de Planificación del Ministerio de Gobernación
c) UNIPLAN:
Unidad de Planificación del Ministerio de Gobernación
d) MINGOB:
a) Oficios solicitando la Información para la Elaboración del POA.

b) POA de cada Unidad de la Dirección General de Migración.
c) Red de Planificación.
d) Plan Operativo Anual de la Direccion General de Migración.
76
Indicadores:
a) Cantidad de planes operativos anuales parciales recibidos de las distintas unidades.
b) Cantidad de tiempo utilizado en la elaboración del documento.
Recibir de DIPLAN oficio indicando la fecha en que deberá iniciarse la Asistentes en Planificación
estructuración del POA, los formatos estandarizados, el instructivo y las
fechas dentro de las que deben transcurrir este evento.
Realizar una reunión de trabajo con la Dirección, Gerencias,
Subgerencias, Departamentos y Unidades, donde se da pormenores de
la elaboración del POA.
Solicitar a la Dirección, Gerencias, Subgerencias, Departamentos y
Unidades, la asignación del personal que participara en la elaboración
del POA de cada una de las dependencias de la Dirección General de
Migración
Proporcionar los formatos para la realización del nuevo POA al personal
de la Dirección, Gerencias, Subgerencias, Departamentos y Unidades.
Solicitar la información al personal asignado para la elaboración del
POA; de cada una de las dependencias de la Dirección General de
Migración
Personal de Dirección, Gerencias, Subgerencias,

Proporcionar los formatos de la elaboración del POA Departamentos y Unidades
Recibir formatos concluidos de la elaboración del POA Jefe de Planificación
Revisar técnicamente, cuadre y comprobación de datos con la Gerencia
Financiera
Elaboración del documento final del POA
Enviar el documento a la Dirección de Planificación, Ministerio de Jefe de Planificación

Gobernación
77
REQUISITOS DE ELABORAR EL PLAN OPERATIVO ANUAL

a) Planes Operativos de cada unidad de la Dirección General de Migración.
b) Presupuesto aprobado por parte del Ministerio de Finanzas

Autorizado por:

78
OFICINA DE RELACIONES MIGRATORIAS

INTERNACIONALES
79

POLITICAS MIGRATORIAS A NIVEL NACIONAL E INTERNACIONAL Fecha:
Octubre 2009
Responsable Relaciones Migratorias Internacionales, Dirección General de Migración
Descripción.
Ser el enlace de la Dirección General con los países acreditados en Guatemala a nivel nacional, internacional e
instituciones públicas y privadas que manejan temas de política migratorias.
Propósito.
Mantener actualizadas las Políticas Migratorias con los países amigos a través de Acuerdos, Convenios, Tratados, Leyes
en Materia Migratoria.
Fundamento Legal
Art. 18 del Reglamento de la Ley de Migración y su reglamento Decreto No. 95-98, Convenios, Tratados, Acuerdos,
Reglamentos en Materia Migratoria, actualizados en el país.
a) Las establecidas por el Despacho Superior de esta Dirección General.

• Ministerio de Relaciones Exteriores, Ministerio de Gobernación, Ministerio de Trabajo, Alto Comisionado de las
Naciones Unidas para Refugiados , Comisión Presidencial Coordinadora de Política Del Ejecutivo en Materia de
Derechos Humanos.
Definiciones.
a) Refugiados:
A toda persona que debido a fundados temores de ser perseguida por motivos de raza, religión, nacionalidad,
pertenencia a determinado grupo social u opiniones políticas, se encuentre en el país y no pueda o, a causa de
dichos temores, no quiera acogerse a la protección del país de su nacionalidad;
Al que careciendo de nacionalidad y hallándose, por fundados temores a ser perseguido a consecuencia de
motivaciones de raza, religión, pertenencia a determinado grupo social u opiniones políticas, fuera del país donde
tuviera su residencia habitual, no pueda o, a causa de dichos temores, no quiera regresar a él;
Al que ha huido de su país porque su vida, seguridad o libertad han sido amenazadas por la violencia
generalizada, la agresión extranjera, los conflictos internos, la violación masiva de los derechos humanos u otras
circunstancias que hayan perturbado gravemente el orden público; y,
Al que sufra persecución a través de violencia sexual u otras formas de persecución de género basada en
violaciones de derechos humanos consagrados en instrumentos internacionales.
b) Trata de Personas
Por trata de personas se entenderá la captación, el transporte, el traslado, la acogida o la recepción de personas
recurriendo al uso de la fuerza u otras formas de coacción, el rapto, el fraude, el engaño, al abuso de poder de una
situación de vulnerabilidad o a la concesión o recepción de pagos o beneficios para obtener el consentimiento de
una persona que tenga autoridad sobre otra para propósitos de explotación. Esa explotación incluirá como
mínimo, la explotación de la prostitución ajena u otras formas de explotación sexual, los trabajos o servicios
forzados, la esclavitud o las prácticas análogas a la esclavitud, la servidumbre o la extracción de órganos.
80

a) Opinión
b) Proyectos de Acuerdos en Materia Migratoria
Indicadores
a) Cantidad Solicitudes de refugio en el país, favorables
b) Cantidad Solicitudes de refugio en el país, desfavorables.
c) Cantidad de Participaciones Oficiales en reuniones en Materia Migratoria en el extranjero.
d) Cantidad de Participaciones Oficiales en reuniones locales en Materia Migratoria.
Recibir los nombramientos para el Asesor atienda compromisos en el
Asistente
exterior.
Jefe de Relaciones Migratorias Internacionales
Atender el nombramiento
Elaboración de informe de nombramientos al exterior Jefe de Relaciones Migratorias Internacionales

Recibir las convocatorias para que el Asesor atienda Asistente
Atender convocatorias emanadas del Despacho Superior. Jefe de Relaciones Migratorias Internacionales
Coordinar las convocatorias recibidas del Despacho Superior Asistente
Recibir solicitudes de renovación de cédulas de refugiados Asistente
Atender a refugiados en el país, que se encuentran resguardado en el Jefe de Relaciones Migratorias Internacionales
Albergue de Migración.
Elaborar informe a la Dirección General, Jefe de Relaciones Migratorias Internacionales
REQUISITOS DE MANTENER ACTALIZADAS LAS POLITICAS MIGRATORIAS A NIVEL NACIONAL E

INTERNACIONAL
a) Nombramientos de la Dirección General de Migración para participar en compromisos en el exterior.

b) Documentos emanados del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Elaborado por: Ana Teresa Sancoy Quiej

Autorizado Por:
Lic. José Alejandro Córdova Herrera

Jefe de Relaciones Migratorias
81
SUBDIRECCIÓN DE DOCUMENTOS DE
IDENTIFICACIÓN INTERNACIONAL
82

SOLUCIÓN DE CASOS DE COINCIDENCIA Fecha:

DACTILAR “HIT” Octubre 2009
Responsable Subdirección de Documentos de identificación Internacional, Dirección General
de Migración
Descripción:
Los casos de Coincidencia Dactilar “HIT” son aquellos en los cuales por medio de la coincidencia dactilar, se detecta que
una persona ha solicitado la emisión de su pasaporte con dos documentos de identificación distintos (cédula de vecindad o
certificación de partida de nacimiento), presumiéndose que uno de los documentos es falso. Por lo cual se interpone la
denuncia correspondiente a efecto de que el Ministerio Público determine la comisión del delito y así el Interesado pueda
solventar su situación jurídica.
Propósito.
Tiene como finalidad autorizar la emisión de pasaporte a las personas que han sido detectadas por el Sistema de
Pasaportes Nacionales con una coincidencia dactilar, previo a que resuelvan su situación jurídica en el ente estatal
correspondiente.
Fundamento Legal:
Políticas y Normas
a) Los memoriales de solicitud de autorización de pasaportes de las personas con caso HIT deben ser firmados por la
persona interesada, o por el abogado patrocinante, o por el mandatario debidamente acreditado.
b) Se debe verificar que la solicitud cumpla con los requisitos establecidos por la Dirección para la solución de casos HIT.
c) Se debe verificar la autenticidad de la documentación con la que el solicitante acredita su identidad.
d) A cada expediente se le debe asignar su respectivo número correlativo que lo identifique.
e) Todo expediente de caso HIT debe ser trasladado con providencia al Departamento Jurídico de la Dirección General de
Migración para que emitan opinión jurídica sobre si procede o no la solicitud.
f) La asignación de cada expediente la realiza la Secretaria Administrativa de forma equitativa a cada Oficial de Trámite.
g) Todos los expedientes de caso HIT deben ser evaluados por el Asesor Jurídico de la Subdirección de Documentos de
Identificación Internacional, luego de que éste cuente con la opinión jurídica del Departamento Jurídico y el Oficial de
Trámite de esta Subdirección haya realizado el proyecto de Resolución.
h) El Subdirector de Documentos de Identificación Internacional es quien firma la Resolución correspondiente de acuerdo
al expediente evaluado.
i) El Oficial de Trámite que conoció el caso HIT certifica la Resolución que emitió el Subdirector de Documentos de
Identificación Internacional y la notifica al interesado, o al abogado patrocinante, o al mandatario debidamente
acreditado.

• Personas individuales que han sido detectadas por el Sistema de Pasaportes Nacionales en un caso de coincidencia
dactilar y soliciten que se les emita nuevamente el documento de Identificación internacional (pasaporte).
83
Definiciones.
a) Memorial.
Escrito en el que el interesado solicita a la Dirección General de Migración la emisión de su documento de
identificación internacional (pasaporte) y describe los medios de prueba y documentos legales que acrediten su
identidad.
b) Expediente HIT
Es toda la documentación que forma parte de un caso de Coincidencia Dactilar HIT el cual sirve de soporte para la
emisión de la Resolución que emita esta Subdirección.
c) Providencia
Documento de traslado entre autoridades de la misma dependencia por medio del cual se realizan requerimientos al
Departamento Jurídico de la Dirección General de Migración.
d) Juicio con criterio propio.
Si procede es la opinión que emite el Departamento Jurídico de la Dirección General de Migración por medio del cual
indica la procedencia o no de acceder a la solicitud que ha realizado el interesado, indicando el fundamento legal.
e) Oficial de Trámite
Es el trabajador de la Subdirección de Documentos de Identificación Internacional asignada para conocer el caso y
redacta el proyecto de resolución.
f) Certificación de Resolución.
Documento por medio del cual se reproduce la Resolución emitida por esta Subdirección y se da fe pública
administrativa de que el mismo es copia fiel del original.
g) Resolución.
Documento emitido por el Subdirector de esta Subdirección por medio del cual Resuelve si procede o no la solicitud
que ha presentado el interesado en su memorial.

a) Libro de recepción de documentos.
b) Listado de requisitos que deben presentar los interesados en solventar casos HIT.
c) Archivo digital de ingreso de expedientes HIT.
d) Proyecto de Resolución
e) Providencia al Departamento Jurídico de la Dirección General de Migración para solicitar Opinión Jurídica.
f) Resolución final
g) Cédula de Notificación.
h) Opinión Jurídica.
Indicadores
a) Cantidad de solicitudes presentadas para solventar casos HIT y número de resoluciones emitidas.
b) Cantidad de Resoluciones desfavorables para la emisión de documentos de identificación internacional (pasaporte) de
personas que han tenido casos HIT.
c) Cantidad de Opiniones del Departamento Jurídico de la Dirección General de Migración favorables.
d) Cantidad de Opiniones del Departamento Jurídico de la Dirección General de Migración desfavorables.
e) Cantidad de solicitudes en proceso.
Remitir informe de Coincidencia Dactilar “HIT” a la Empresa responsable de la emisión de los pasaportes
Subdirección de Documentos de Identificación Internacional guatemaltecos.
Recibir informe de Coincidencia Dactilar “HIT, de la
Subdirección de Documentos de Identificación Internacional Recepcionista
donde es registrado en el archivo digital correspondiente.
Trasladar informe de Coincidencia Dactilar “HIT” mediante Recepcionista
conocimiento a la Secretaria Administrativa de la SDII.
Recibir informe de Coincidencia Dactilar “HIT” Secretaria Administrativa

.
84
Trasladar informe de Coincidencia Dactilar Oficial de Trámite de Expedientes
Oficial de Trámite de Expedientes

Recibir informe de Coincidencia Dactilar

Foliar informe de Coincidencia Dactilar

Enviar Informe de Coincidencia Dactilar “HIT” al Departamento
Jurídico de la Dirección General de Migración.
Recibir informe de Coincidencia Dactilar Departamento Jurídico Dirección General de Migración
Interponer denuncia correspondiente ante el Ministerio Público Departamento Jurídico Dirección General de Migración
Gestionar en los Tribunales el caso, a efecto de solventar su Interesado.

situación jurídica.
Solicitar mediante memorial ante la Subdirección de

Documentos de Identificación Internacional que se emita
nuevamente su pasaporte. Adjuntando al mismo los Interesado.
requisitos administrativos exigidos en esta Subdirección, así
como la Resolución donde se haga constar que el interesado
ha solventado su Situación Jurídica.
Recibir solicitud para emisión de pasaporte del interesado y la Recepcionista

ingresa al archivo digital correspondiente.
Trasladar mediante conocimiento a la Secretaria

Administrativa de la SDII la solicitud para emisión de Recepcionista
pasaporte del interesado.
Recibir mediante conocimiento la solicitud para emisión de Secretaria Administrativa

pasaporte
Trasladar al Oficial de Trámite la solicitud para emisión de Secretaria Administrativa

pasaporte

Recibir la solicitud para emisión de pasaporte

Recibir la solicitud y la registra en el archivo digital para el
control respectivo.

Revisar la solicitud a efecto que cumpla con los requisitos
establecidos en la Subdirección para el efecto.
85

Redactar Resolución de Trámite por medio de la cual se
forma el expediente y se ordena el traslado al Departamento
Jurídico.

Redactar un Previo para solicitar el cumplimiento de los
requisitos establecidos por la Subdirección.

Trasladar la solicitud mediante conocimiento al Despacho del
Subdirector de Documentos de Identificación Internacional, ya
sea con Resolución de Trámite o bien el Previo para la
revisión y firma correspondiente.
Revisar el expediente con su respectiva Resolución de

Trámite o bien el Previo. Y emite su Visto Bueno mediante Asesor Jurídico
Boleta respectiva
Trasladando el expediente al Subdirector. Asesor Jurídico
Ingresar el expediente en el archivo digital correspondiente, Subdirector de Documentos de Identificación

revisa el expediente y firma bien sea la Resolución de Trámite Internacional.
o bien el Previo

Trasladar mediante conocimiento el expediente
.
Recibir recibe el expediente con su respectiva Resolución de
Trámite o bien el Previo debidamente firmado por el
Subdirector.

Revisar el expediente

Trasladar el expediente al Departamento Jurídico mediante
Providencia para que emita la Opinión Jurídica
correspondiente.
Recibir expediente con su Resolución de Trámite y emite

Opinión Jurídica sobre la procedencia de la solicitud de Departamento Jurídico
Traslada a la Subdirección el expediente con la respectiva Departamento Jurídico

opinión Jurídica.
86
Recibir el expediente y previo con la respectiva Opinión

Jurídica Recepcionista
Trasladar el expediente y previo al Oficial de Tramite que Recepcionista

conoce el caso.
Emitir proyecto de Resolución Definitiva del Expediente Oficial de Trámite de Expedientes

Formular la Resolución de Trámite respectiva

Trasladar mediante conocimiento al Despacho del Subdirector
de Documentos de Identificación Internacional, Resolución de
Trámite
Recibir Resolución de Trámite Asesor Jurídico
Revisar el expediente con su respectiva Resolución ya sea Asesor Jurídico

Final o de Trámite.
Emitir su Visto Bueno mediante boleta respectiva, trasladando Asesor Jurídico

el expediente al Subdirector.
Trasladar el expediente Asesor Jurídico
Subdirector de Documentos de Identificación

Recibir expediente e ingresa el expediente en el archivo digital Internacional.
correspondiente,

Revisar el expediente y firma bien sea la Resolución Final o Internacional.
de Trámite.

Trasladar mediante conocimiento el expediente al Oficial de Internacional.
Trámite.
Recibir expediente Oficial de Trámite de expedientes
Oficial de Trámite de expedientes

Revisar si el expediente cuenta con la Resolución Final, y
cumple con los requisitos de ley.
Trasladar el expediente al Departamento Jurídico de la Oficial de Trámite de expedientes

87
Recibir expediente de la Subdirección de Documentos Departamento Jurídico

Internacionales con su Resolución de Trámite y emite Opinión
Jurídica sobre la procedencia de la solicitud de pasaporte del
interesado.
Realizar el estudio del caso, previo a dar su opinión Departamento Jurídico
Trasladar a la Subdirección el expediente con la respectiva Departamento Jurídico

Opinión Jurídica.
Recibir del Departamento Jurídico el expediente con la Recepcionista

respectiva Opinión Jurídica.
Trasladar el expediente al Oficial de Trámite que conoce el Recepcionista

caso.
Recibir el expediente Oficial de Trámite de Expedientes
Emitir el Proyecto de Resolución Definitiva del Expediente y Oficial de Trámite de Expedientes

lo traslada mediante conocimiento al Despacho del
Subdirector de Documentos de Identificación Internacional.
Revisar el expediente con su respectiva Resolución Final. Y Asesor Jurídico

emite su Visto Bueno mediante boleta respectiva,
Trasladar el expediente al Subdirector. Asesor Jurídico

Recibe el expediente Internacional.

Ingresar el expediente en el archivo digital correspondiente, Internacional.
revisa el expediente y firma la Resolución Final.

Trasladar mediante conocimiento el expediente al Oficial de Internacional.
Trámite.
Notificar la Resolución Final al interesado. Oficial de Trámite de Expedientes
88
REQUISITOS DEL PROCESO SOLUCIÓN DE CASOS DE COINCIDENCIA

DACTILAR “HIT”
a) Informe de coincidencia Dactilar.
Elaborado por: Juan Pablo Set González

Autorizado por:
Juan Caneses Rosales
Subdirector de Documentos de Identificación Internacional
89

SOLUCIÓN DE CASOS DE ROBO DE Fecha:

IDENTIDAD “RDI Octubre 2009
Responsable Subdirección de Documentos de Identificación Internacional/Dirección

Descripción:
Los Casos de Robo de Identidad son aquellos en los cuales el Sistema de Pasaportes Nacionales detecta por medio de las
huellas dactilares, que dos personas se han identificado con el mismo documento, los mismos datos personales, pero que
son personas distintas. Lo que se pretende es determinar cual de las dos personas que aparecen registradas en la Base
de Datos de Pasaportes Nacionales es la titular del documento y con ello emitir pasaporte a quien corresponde y cancelar
el pasaporte a la persona que haya utilizado un documento de identificación que no le corresponde.
Propósito.
Para autorizar la emisión de pasaporte a las personas que han sido detectadas por el Sistema de Pasaportes Nacionales
con un caso de Robo de Identidad.
Fundamento Legal:
Políticas y Normas
a) Recibir los memoriales de solicitud de autorización de pasaportes de las personas con caso RDI los cuales deben ser
firmados por la persona interesada, o por el abogado patrocinante, o por el mandatario debidamente acreditado.
b) Verificar que la solicitud cumpla con los requisitos establecidos por la Dirección para la solución de casos RDI.
c) Verificar la autenticidad de la documentación con la que el solicitante acredita su identidad.
e) El Oficial de Trámite es quien emite el proyecto de Resolución del caso RDI.
f) Todos los expedientes de casos RDI deben ser evaluados por el Asesor Jurídico de la Subdirección de Documentos de
Identificación Internacional, luego de que éste cuente con el proyecto de Resolución emitida por el Oficial de Trámite
de esta Subdirección.
g) El Subdirector de Documentos de Identificación Internacional es quien firma la Resolución correspondiente de acuerdo
h) El Oficial de Trámite que conoció el caso RDI certifica la Resolución que emitió el Subdirector de Documentos de
acreditado.

• Personas individuales que han sido detectadas por el Sistema de Pasaportes Nacionales en un caso de robo de
identidad y soliciten que se les emita nuevamente el documento de Identificación internacional (pasaporte).
Definiciones.
a) Memorial.
identidad.
90
b) Expediente RDI.
Es toda la documentación que forma parte de un caso de Robo de Identidad RDI el cual sirve de soporte para la
c) Oficial de Trámite.
Es el trabajador de la Subdirección de Documentos de Identificación Internacional que conoce el caso y redacta el
proyecto de resolución.
d) Certificación de Resolución.
e) Resolución.
Documento emitido por el Subdirector de esta Subdirección por medio del cual Resuelve la procedencia o no de la
solicitud que ha presentado el interesado en su memorial.

b) Listado de requisitos que deben presentar los interesados en solventar casos RDI.
c) Archivo digital de ingreso de expedientes RDI.
e) Resolución final
f) Cédula de Notificación.
Indicadores
a) Cantidad de solicitudes presentadas para solventar casos RDI y número de resoluciones emitidas.
b) Cantidad de Resoluciones favorables para la emisión de documentos de identificación internacional (pasaporte) de
personas que han tenido casos RDI.
Empresa responsable de la emisión de los pasaportes
Generar el Informe de Robo de Identidad “RDI” el cual es guatemaltecos.
remitido a la Subdirección de Documentos de Identificación
Internacional
Recibir el Informe de Robo de Identidad “RDI” en la Recepcionista

Subdirección de Documentos de Identificación Internacional
donde es registrado en el archivo digital correspondiente.
Recepcionista
Trasladar el Informe de Robo de Identidad “RDI” mediante
conocimiento a la Secretaria Administrativa de la SDII.
Recepcionista
Trasladar el Informe de Robo de Identidad “RDI” a un Oficial
de Trámite.
91
Recibir y archivar el Informe de Robo de Identidad “RDI”. Oficial de Trámite de Expedientes
Solicitar mediante memorial ante la Subdirección de

Documentos de Identificación Internacional que se emita Interesado.
nuevamente su pasaporte. Al memorial adjunta los requisitos
administrativos exigidos para el efecto en esta Subdirección.
Recibir la solicitud para emisión de pasaportes del interesado Recepcionista

y la ingresa en el archivo digital correspondiente.
Trasladar mediante conocimiento a la Secretaria Recepcionista

Administrativa de la SDII la solicitud para emisión de
Recibir la solicitud para emisión de pasaporte Secretaria Administrativa
Trasladar a un Oficial de Trámite la solicitud para emisión de Secretaria Administrativa


Recibir expediente

Foliar y registrar el archivo digital para el control respectivo.

Revisar la solicitud si el expediente cumple con los requisitos
establecidos para el efecto en la Subdirección

Redactar la resolución correspondiente, si cumple los
requisitos

Redactar un previo en el caso que no cumpla con los
requisitos establecidos por la Subdirección

Subdirector de Documentos de Identificación Internacional ya
sea con Resolución o bien el Previo para revisión y firma.
Recibir el expediente. Asesor Jurídico
Revisar el expediente con su respectiva Resolución o Previo.

Y emite su Visto Bueno mediante boleta respectiva, Asesor Jurídico
92
Trasladar el expediente al Subdirector Asesor Jurídico
Recibir expediente Subdirector de Documentos de Identificación Internacional

Ingresar expediente en el archivo digital correspondiente,
revisa el expediente y firma bien sea la Resolución o el
Previo

Trasladar mediante conocimiento el expediente
Recibir expediente con su respectiva Resolución Final o bien Oficial de Trámite de Expedientes
el Previo debidamente firmado por el Subdirector.

Certificar la Resolución Definitiva y notifica al interesado si
llena los requisitos.

Notificar al interesado el previo del expediente
Recibir notificación de previo Interesado
Cumplir con el Previo que le estableció la Subdirección. Interesado
Recibir mediante memorial el Previo que la Subdirección Recepcionista

estableció.
Trasladar el expediente al Oficial de Trámite que conoce el Recepcionista

caso.

Revisar el cumplimiento del Previo y emite la Resolución
respectiva.

Trasladar al Despacho del Subdirector de Documentos de
Identificación Internacional, el expediente
Recibir expediente Asesor Jurídico
Asesor Jurídico
Revisar el expediente con su respectiva Resolución. Y emite
su Visto Bueno mediante boleta respectiva
93
Trasladar expediente al Subdirector. Asesor Jurídico

Recibir expediente

ingresar expediente en el archivo digital correspondiente

Revisar expediente y firmar la Resolución Final.
Trasladar mediante conocimiento el expediente con la Subdirector de Documentos de Identificación Internacional

Resolución Final firmada al Oficial de Trámite.
Recibir expediente con la Resolución Final Oficial de Trámite de Expedientes
Certificar Resolución y notifica al Interesado. Oficial de Trámite de Expedientes
REQUISITOS DEL PROCESO SOLUCIÓN DE CASOS DE ROBO DE

IDENTIDAD “RDI
a) Informe de Robo de Identidad.

Autorizado por:
Subdirector de Documentos de Identidad Internacional
94

SOLUCION DE CASOS DE DUPLICIDAD DE Fecha:

IDENTIDAD “DDI” Octubre 2009
Responsable Subdirección de Documentos de Identificación Internacional, Dirección General
de Migración
Descripción:
Los Casos de Duplicidad de Identidad son aquellos en los cuales dos o mas personas se identifican con el mismo número
de documento de identidad emitida en el mismo municipio, pero con datos personales distintos. Lo que se pretende con
estos casos es determinar cual de las personas que aparecen registradas en la Base de Datos de Pasaportes Nacionales
es la titular del documento y con ello emitir pasaporte a quien corresponde y cancelar el pasaporte a la persona que haya
utilizado un documento de identificación que no le corresponde. Cabe mencionar que en ocasiones se dan estos casos por
errores regístrales en los Registros de Cédulas
Propósito.
Tiene como finalidad autorizar la emisión de pasaporte a las personas que han sido detectadas por el Sistema de
Pasaportes Nacionales con un caso de Duplicidad de Identidad.
Fundamento legal:
a) Solicitud de autorización de pasaportes de las personas con caso DDI deben ser firmados por la persona interesada, o
por el abogado patrocinante, o por el mandatario debidamente acreditado.
b) Verificar que la solicitud cumpla con los requisitos establecidos por la Dirección para la solución de casos DDI.
c) Verificar la autenticidad de la documentación con la que el solicitante acredita su identidad.
d) Asignar el respectivo número correlativo que lo identifique.
e) El Oficial de Trámite es quien emite el proyecto de Resolución del caso DDI.
f) Todos los expedientes de casos DDI deben ser evaluados por el Asesor Jurídico de la Subdirección de Documentos de
Identificación Internacional, luego de que éste cuente con el proyecto de Resolución emitida por el Oficial de Trámite
de esta Subdirección.
g) El Subdirector de Documentos de Identificación Internacional es quien firma la Resolución correspondiente de acuerdo
h) El Oficial de Trámite que conoció el caso DDI certifica la Resolución que emitió el Subdirector de Documentos de
acreditado.

• Personas individuales que han sido detectadas por el Sistema de Pasaportes Nacionales en un caso de duplicidad
de identidad y soliciten que se les emita nuevamente el documento de identificación internacional (pasaporte).
Definiciones.
a) Memorial.
identidad.
95
b) Expediente DDI.
Es toda la documentación que forma parte de un caso de Duplicidad de Identidad DDI el cual sirve de soporte para la
e) Resolución.
solicitud que ha presentado el interesado en su memorial

b) Listado de requisitos que deben presentar los interesados en solventar casos DDI.
c) Archivo digital de ingreso de expedientes DDI.
Indicadores
a) Cantidad de solicitudes presentadas para solventar casos DDI y número de resoluciones emitidas.
b) Cantidad de Resoluciones favorables para la emisión de documentos de identificación internacional (pasaporte) de
personas que han tenido casos DDI.
Generar Informe de Duplicidad de Identidad “DDI” Empresa responsable de la emisión de los pasaportes
guatemaltecos.
Remitir informe de Duplicidad de Identidad a la Subdirección Empresa responsable de la emisión de los pasaportes
de Documentos de Identificación Internacional guatemaltecos
Recibir informe de Duplicidad de Identidad “DDI” Subdirección Recepcionista

de Documentos de Identificación Internacional.
Recepcionista
Registrar el archivo digital correspondiente
Recepcionista
Trasladar Informe de Duplicidad de Identidad “DDI” es
mediante conocimiento a la Secretaria Administrativa de la
SDII.
Recibir informe de Duplicidad Secretaria Administrativa
96
Trasladar informe de duplicidad Oficial de Trámite de Expedientes
Archivar el Informe de Duplicidad de Identidad “DDI”. Oficial de Trámite de Expedientes
Solicitar mediante memorial ante la Subdirección de Interesado.

Documentos de Identificación Internacional que se emita
nuevamente su pasaporte. Al memorial adjunta los requisitos
administrativos exigidos para el efecto en esta Subdirección.
Recibir solicitud para emisión de pasaportes del interesado y Recepcionista

la ingresa al archivo digital correspondiente.

Administrativa de la SDII la solicitud para emisión de Recepcionista
Recibir solicitud para emisión de pasaporte del interesado. Secretaria Administrativa
Enviar solicitud de emisión de pasaporte Oficial de Trámite Secretaria Administrativa
Recibir solicitud, la registra en el archivo digital para el control Oficial de Trámite de Expedientes
respectivo.

Establecer si el documento cumple con los requisitos
establecidos

Redactar la Resolución correspondiente, sí cumple con los
requisitos

Redactar un Previo, si no cumple con los requisitos

Subdirector de Documentos de Identificación Internacional, ya
Recibir solicitud mediante conocimiento Asesor Jurídico
Revisar expediente con su respectiva Resolución o Previo. Y Asesor Jurídico

emite su Visto Bueno mediante boleta respectiva
97
Trasladar el expediente al Subdirector. Asesor Jurídico
Ingresar expediente en el archivo digital correspondiente, Subdirector de Documentos de Identificación Internacional
Revisar expediente y firma bien sea la Resolución o el Previo Subdirector de Documentos de Identificación Internacional
Trasladar nuevamente mediante conocimiento expediente al Subdirector de Documentos de Identificación Internacional

Oficial de Trámite.

Recibir del despacho el expediente

Certificar Resolución Definitiva y notifica al interesado, si lleno
todos los requisitos establecidos.

Notificar al interesado si el expediente tiene un Previo
Cumplir con el Previo que le estableció la Subdirección. Interesado
Recibir el Previo que la Subdirección estableció. Recepcionista
Trasladar expediente al Oficial de Trámite que conoce el caso. Recepcionista

Recibir expediente

Revisar cumplimiento del Previo.

Emitir Resolución respectiva

Trasladar expediente al Despacho del Subdirector de
Documentos de Identificación Internacional
Revisar expediente con su respectiva Resolución. Y emite su

Visto Bueno mediante boleta respectiva, Asesor Jurídico
Trasladar expediente al Subdirector. Asesor Jurídico
Ingresar expediente en el archivo digital correspondiente, Subdirector de Documentos de Identificación Internacional
98

Revisar expediente y firma la Resolución Final.
Trasladar mediante conocimiento el expediente con la
Resolución Final firmada al Oficial de Trámite.

Recibir expediente con Resolución Final

El Oficial de Trámite certifica la Resolución y la notifica al
Interesado
.
REQUISITOS DEL PROCESO SOLUCION DE CASOS DE DUPLICIDAD DE

IDENTIDAD “DDI”
a) Dos o más personas se identifican con el mismo número de documento de identidad emitida en el mismo
municipio.

Autorizado por:
Subdirector de Documentos de Identidad Internacional
99

PROCEDIMIENTO PARA RAZONAMIENTO Fecha:

PASAPORTE. Octubre 2009
Responsable Subdirección de Documentos de Identificación Internacional, Dirección

General Migración
Descripción:
El Razonamiento de Pasaportes consiste en realizar anotaciones en la hoja de observaciones de las libretas de pasaportes
en las cuales se indican entre otras: identificaciones de personas, cargos de personal diplomático, cambios de nombres,
reconocimientos.
Propósito.
Tiene como finalidad autorizar el razonamiento de un pasaporte ya sea por identificaciones de personas, cargos de personal
diplomático, cambio de nombre, reconocimientos entre otros.
Fundamento legal:
c) Ley de Migración Decreto 95-98
d) Reglamento Ley de Migración Acuerdo Gubernativo Numero 529-99
a) Los memoriales de solicitud de razonamiento de pasaportes deben ser firmados por la persona interesada, o por el
abogado patrocinante, o por el mandatario debidamente acreditado.
b) Se debe verificar que la solicitud cumpla con los requisitos establecidos por la Dirección para el razonamiento de
pasaportes.
e) La asignación de cada expediente la realiza la Secretaria Administrativa de forma equitativa a cada Oficial de Trámite.
f) El Oficial de Trámite es quien emite el proyecto de Resolución para autorizar el razonamiento del pasaporte del
interesado.
g) Todos los expedientes de razonamientos de pasaportes deben ser evaluados por el Asesor Jurídico de la Subdirección
de Documentos de Identificación Internacional, luego de que éste cuente con el proyecto de Resolución emitida por el
Oficial de Trámite de esta Subdirección.
h) El Subdirector de Documentos de Identificación Internacional es quien firma la Resolución correspondiente de acuerdo
i) El Oficial de Trámite que conoció la solicitud de razonamiento de pasaporte certifica la Resolución que emitió el
Subdirector de Documentos de Identificación Internacional y la notifica al interesado, o al abogado patrocinante, o al
mandatario debidamente acreditado.
j) El interesado se presenta a la entidad contratada para la emisión de pasaportes nacionales para que con esa
resolución se razone el pasaporte.
k) El Subdirector de Documentos de Identificación Internacional verifica el razonamiento efectuado en el pasaporte y si
coincide con lo autorizado en la Resolución procede a firmar y sellar el razonamiento realizado en el pasaporte.

• Personas individuales que requieran que en su documento internacional de viaje (pasaporte) se razone que poseen
una identificación de persona, o que han cambiado de rango o ubicación de trabajo cuando ocupan cargos
Diplomáticos, entre otras circunstancias.
100
Definiciones.
a) Memorial.
identidad.
b) Expediente Razonamiento de Pasaporte.

Es toda la documentación que forma parte de una solicitud de Razonamiento de Pasaporte el cual sirve de soporte
para la emisión de la Resolución que emita esta Subdirección.
e) Resolución.
f) Entidad contratada para la emisión de pasaportes.

Es la entidad que ha sido contratada por el Ministerio de Gobernación para la emisión y entrega de los pasaportes
nacionales luego de haber sido autorizados por la Dirección General de Migración.

b) Listado de requisitos que deben presentar los interesados en que se razonen sus pasaportes.
c) Archivo digital de ingreso de expedientes de razonamiento de personas.
g) Razonamiento en el pasaporte.
Indicadores
a) Cantidad de solicitudes presentadas para razonar pasaportes y número de resoluciones emitidas.
b) Cantidad de Resoluciones favorables para efectuar el razonamiento de pasaportes nacionales.
Ingresar memorial de solicitud en la Subdirección de Interesado
Documentos de Identificación Internacional adjuntando los
requisitos establecidos para el Razonamiento de Pasaporte.
Recibir la solicitud para Razonamiento de Pasaporte y la Recepcionista
registra en el archivo digital correspondiente.
Administrativa de la SDII la solicitud para Razonamiento de
Pasaporte del interesado.
Recibir el conocimiento de recepción Secretaria Administrativa
101
Trasladar a Oficial de Trámite la solicitud para emisión de Secretaria Administrativa

Recibir la solicitud de razonamiento de pasaporte Oficial de Trámite de Expedientes

Determinar si es error de digitación por parte de la entidad
contratada
Solicitar por medio de Oficio a esta Entidad a efecto se envíen Oficial de Trámite de Expedientes
a esta Subdirección fotocopia de la documentación de
respaldo que presentó el usuario al momento de solicitar su
pasaporte.
Recibir oficio de la entidad contratada para le emisión y Recepcionista

entrega de pasaportes nacionales
Trasladar al Oficial de Trámite que conoce el caso. Recepcionista
Recibir la solicitud con la información de respaldo Oficial de Trámite

Verificar si la información recibida cumple con los requisitos
establecidos por la Subdirección

Redactar Resolución correspondiente, si cumple con los
requisitos establecidos.

Redactar Previo si no cumple con los requisitos establecidos
por la Subdirección

Trasladar solicitud mediante conocimiento al Despacho del
Subdirector de Documentos de Identificación Internacional ya
Recibir solicitud ya sea con Resolución o bien el Previo Asesor Jurídico
Revisar expediente ya sea con Resolución o bien el Previo. Y Asesor Jurídico

emite su Visto Bueno mediante boleta respectiva
Asesor Jurídico
Trasladar el expediente al Subdirector.
102
Ingresar expediente en el archivo digital correspondiente Subdirector de Documentos de Identificación Internacional
Revisar el mismo y lo firma bien sea la Resolución o bien el

Previo. Y lo traslada nuevamente mediante conocimiento al Subdirector de Documentos de Identificación Internacional
Oficial de Trámite.
Recibir el expediente con su respectiva Resolución o bien

Previo ya firmado por el Subdirector. Oficial de Trámite de Expedientes
Notificar al interesado la Resolución Favorable o Previo Oficial de Trámite de Expedientes
Presentarse a la Empresa de Emisión de Pasaportes, para allí

le razonen su documento, en el caso de ser favorable la Interesado
resolución
Solventar Previo al que le fue notificado. . Interesado
Presentar a la Subdirección el Pasaporte ya Razonado sea Interesado

sellada y firmada por el Subdirector o el Previo que se
estableció
Recibir el documento de identificación ya razonado o el Recepcionista

memorial donde se evacua el Previo.
Recepcionista
Enviar los documento razonado o el memorial del Previo a
Secretaria Administrativa
Recepcionista
Recibir documentos
Recepcionista
Enviar los documentos con conocimiento al oficial de tramite
correspondiente
Recibir documentos Oficial de Trámite de Expedientes

Revisar el pasaporte ya razonado. (Si el razonamiento posee
error, se envía nuevamente a la entidad encargada de la
emisión y entrega de pasaportes nacionales para que repitan
el razonamiento.).
El Oficial de Trámite registra el Previo y redacta la Resolución
correspondiente.
103

Trasladar al Subdirector el Pasaporte ya razonado con el
expediente de respaldo para que lo firme y selle.
Trasladar al Asesor Jurídico de la Subdirección el expediente Oficial de Trámite de Expedientes

con la respectiva Resolución.
Recibe el expediente Subdirector de Documentos de Identificación Internacional
Enviar al expediente al asesor jurídico en el caso de Previo Asesor Jurídico
Revisar el Razonamiento en el pasaporte y lo confronta con la Subdirector de Documentos de Identificación Internacional

resolución a efecto de que ambos coincidan. Luego lo firma y
sella.
Revisar expediente con su respetiva Resolución. Y da su Asesor Jurídico

Visto Bueno mediante boleta respectiva, trasladando el
expediente al Subdirector.

Trasladar pasaporte razonado, firmado y sellado al oficial de
trámite
Ingresar expediente en el archivo digital correspondiente y Subdirector de Documentos de Identificación Internacional

firma resolución
Trasladar expediente con resolución a Oficial de Trámite.
.
Recibir tanto documento razonado como Resolución

Notificar al interesado Resolución favorable, con la misma y su
pasaporte vigente se dirige a la Emisión de Pasaportes
ubicado en la Ciudad Capital para que allí le Razonen en el
Pasaporte lo autorizado por esta Subdirección.
Presentar Pasaporte ya Razonado para que la razón sea Interesado

sellada y firmada por el Subdirector.
Recibir el Pasaporte Recepcionista
Trasladar el pasaporte a Secretaria Administrativa Recepcionista
Recibir el pasaporte Secretaria Administrativa
Secretaria Administrativa
Trasladar al Oficial de Trámite que conoce el caso.
104
Recibir el pasaporte ya razonado. Oficial de Trámite de Expedientes
Trasladar al Subdirector el Pasaporte ya razonado con el Oficial de Trámite de Expedientes

expediente de respaldo para que lo firme y selle.

Recibir Pasaporte
Revisar Razonamiento en el pasaporte y lo confronta con la Subdirector de Documentos de Identificación Internacional

resolución a efecto de que ambos coincidan. Luego lo firma y
sella.

Trasladar el Pasaporte Razonado ya firmado y sellado al
Oficial de Trámite para que lo entregue al interesado.

Recibir documento internacional ya firmado y sellado
Entregar al Interesado el Pasaporte Razonado ya firmado por
el Subdirector de SDII.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO PARA RAZONAMIENTO

PASAPORTE.
a) Solicitud del interesado

b) Pasaporte
Elaborado por Juan Pablo Set González


105

PROCEDIMIENTO PARA CERTIFICACIÓN DE Fecha:

LEGALIDAD DE PASAPORTE. Octubre 2009
Responsable Subdirector de Documentos de Identificación Internacional, Dirección

Descripción:
La Certificación de Legalidad de Pasaporte, consiste en certificar a solicitud de parte la legalidad de los pasaportes, en el
sentido de certificar que dichos pasaportes fueron emitidos por la Dirección General de Migración previo la autorización del
Delegado de Pasaportes Nacionales.
Propósito.
Certificar la legalidad de los pasaportes a las personas que lo soliciten.
Fundamento legal:
a) Los memoriales de solicitud de certificación de legalidad de pasaportes deben ser firmados por la persona interesada,
por el abogado patrocinante, o por el mandatario debidamente acreditado.
b) Se debe verificar que la solicitud cumpla con los requisitos establecidos por la Dirección para certificar la legalidad de
los pasaportes nacionales.
e) La asignación de cada expediente la realiza la Secretaria Administrativa de forma equitativa a cada Oficial de Trámite.
f) El Oficial de Trámite es quien emite el proyecto Certificación de legalidad de pasaporte.
g) Todos los expedientes de certificación de legalidad de pasaportes deben ser evaluados por el Asesor Jurídico de la
Subdirección de Documentos de Identificación Internacional, luego de que éste cuente con el proyecto de Certificación
de Legalidad de Pasaporte, emitida por el Oficial de Trámite de esta Subdirección.
h) El Subdirector de Documentos de Identificación Internacional es quien firma la Certificación de Legalidad de Pasaporte.
i) El Oficial de Trámite que conoció la solicitud de certificación de legalidad de pasaporte, entrega la Certificación de
Legalidad de Pasaporte al interesado, o al abogado patrocinante, o al mandatario debidamente acreditado.

• Personas individuales o entidades del Estado que requieran que se Certifique la Legalidad del pasaporte.
Definiciones.
a) Memorial.
identidad.
b) Expediente Certificación de Legalidad de Pasaporte.
Es toda la documentación que forma parte de una solicitud de Certificación de Legalidad de Pasaporte el cual sirve de
soporte para la emisión de la Resolución que emita esta Subdirección.
106
d) Certificación de Legalidad de Pasaporte.

Documento por medio del cual esta Subdirección certifica que el pasaporte fue emitido por la Dirección General de
Migración siguiendo los procedimientos legales establecidos.

b) Listado de requisitos que deben presentar los interesados en que se certifique la legalidad de sus pasaportes.
c) Archivo digital de ingreso de expedientes de solicitud de certificación de legalidad de pasaportes.
Indicadores
a) Cantidad de solicitudes presentadas para certificar la legalidad de pasaportes.
b) Cantidad de Certificaciones de Legalidad de Pasaportes emitidas.
Solicitar a la Subdirección de Documentos de Identificación Interesado

Internacional que Certifique la Legalidad de su Pasaporte.
Recibir solicitud Recepcionista
Extender una Orden para pago del valor de la Certificación Recepcionista

para que el Interesado lo cancele en el Banco.
Recibir la orden de pago para su cancelación Interesado
Trasladar la orden de pago a la Caja de Banco Interesado
Pagar en la Ventanilla de la Agencia Bancaria Interesado
Recibir el pago del Interesado por concepto de Certificación de Banco

Legalidad de Pasaporte
Entregar boleta de pago Banco
Recibir la boleta de pago por concepto de Certificación de Interesado

Ingresar memorial en la Subdirección de Documentos de

Identificación Internacional solicitando la Certificación de Interesado
Legalidad de su Pasaporte.
Recepcionista
Recibir memorial de solicitud de Certificación de Legalidad de
Pasaporte
107

Administrativa de la SDII la solicitud para Certificación de Recepcionista
Recibir expediente de solicitud de Certificación de Legalidad Secretaria Administrativa

de Pasaporte.

certificación de pasaporte
Recibir Solicitud de Emisión de Certificación de Pasaporte Oficial de Trámite de Expedientes
Solicitar mediante oficio a la entidad encargada de la emisión

de los pasaportes nacionales que remita la información de Oficial de Trámite de Expedientes
respaldo de emisión del pasaporte del Interesado.
Recibir la solicitud de requerimiento de información de Entidad Emisora de Pasaportes Nacionales

respaldo
Buscar en la Base de Datos la información solicitada Entidad Emisora de Pasaportes Nacionales
Remitir a la Subdirección de Documentos de Identificación

Internacional mediante Oficio la documentación de respaldo Entidad Emisora de Pasaportes Nacionales
de emisión del pasaporte y copia del desplegado de
información del pasaporte.
Recibir de la Entidad encargada de emitir los Pasaportes

Nacionales la información correspondiente para verificar la Recepcionista
legalidad del pasaporte.
Trasladar al Oficial de Trámite que conoce la solicitud. Recepcionista
Recibir la documentación solicitada Oficial de Trámite de Expedientes

Analizar la información recibida e imprime la Certificación de
Legalidad de Pasaporte correspondiente.

Enviar Certificación de Legalidad de Pasaporte a la Secretaria
Administrativa para que la revise y firme.
108
Recibir Certificación de Legalidad de Pasaporte Secretaria Administrativa
Revisar Certificación y la Documentación de Respaldo para Secretaria Administrativa

que la revise.
Trasladar Certificación y Documentación de Respaldo al

Subdirector de SDII para que la revise y la firme de Visto Secretaria Administrativa
Bueno.
Recibir Certificación de Legalidad de Pasaporte Subdirector de Documentos de Identificación Internacional
Revisar Certificación de Legalidad de Pasaporte, y si está

correcto lo firma Subdirector de Documentos de Identificación Internacional
Trasladar mediante conocimiento al Oficial de Trámite. Oficial de Trámite de Expedientes
Recibir conocimiento y Certificación Oficial de Trámite de Expedientes
Entregar Certificación de Legalidad de Pasaporte ya firmado Oficial de Trámite de Expedientes
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO PARA CERTIFICACIÓN DE

LEGALIDAD DE PASAPORTE.
a) Solicitud de Certificación por parte del interesado

Autorizado por:
109

PROCEDIMIENTO PARA DEVOLUCIÓN DE DINERO POR COBRO DE PASAPORTE Fecha:

Octubre 2009
Responsable Subdirector de Documentos de Identificación Internacional/Gerencia

Administrativa y Financiera/Dirección General de Migración
Descripción:
Este procedimiento es el utilizado cuando un usuario no ha podido completar el trámite de solicitud de pasaporte, por lo que
solicita se le reembolse el dinero que ha pagado por derecho de obtener el mismo.
Propósito:
Reintegrar el dinero al usuario que no ha podido completar el trámite de solicitud de pasaporte.
Fundamento legal:
a) El usuario debe llenar el formato de solicitud de devolución de dinero por concepto de emisión de pasaporte.
b) Se debe verificar que quien solicita el reintegro del dinero sea el interesado.
c) El usuario debe presentar las copias correspondientes de los recibos de pago.
d) La secretaria de la esta Subdirección debe entregar una orden de devolución de dinero para que se presente a la
Gerencia Administrativa y Financiera de la Dirección General de Migración.

• Personas individuales que se presenten a requerir la devolución del pago que han efectuado por concepto de emisión
de pasaporte y que por uno u otro motivo no pudieron concluir su trámite.
Definiciones.
a) Formato de Solicitud.
Escrito en el que el interesado solicita a la Dirección General de Migración que se le reintegre el dinero que pagó por
concepto de emisión de pasaporte, el cual no pudo obtener por uno u otro motivo.
b) Recepcionista Subdirección de Documentos de Identificación Internacional.
Es el empleado de la Subdirección de Documentos de Identificación Internacional que conoce las solicitudes y redacta
las órdenes de devolución de dinero.
c) Orden de Devolución de Dinero.
Documento por medio del cual esta Subdirección indica que el usuario no pudo concluir su trámite de solicitud de
pasaporte, por lo que puede reclamar se le reintegre el dinero que ha gastado.

a) Órdenes de Devolución de Dinero.
b) Formato de solicitud de devolución de dinero.
Indicadores
a) Cantidad de solicitudes presentadas para devolución de dinero.
b) Cantidad de devoluciones de dinero autorizadas
110
Recibir solicitud requiriendo la devolución de dinero por Recepcionista

concepto de emisión de pasaporte debido a que por una u otra
razón no pudo concluir con el trámite.
Entregar al interesado un formato estándar por medio del cual

solicita que se le devuelva el dinero que pagó por concepto de Recepcionista
emisión de pasaporte indicando el motivo por el cual no pudo
concluir el trámite.
Recibir de recepción de la Subdirección de Documentos de

Identificación Internacional, el formato estándar y se le indica Interesado
que debe dirigirse al Departamento Financiero de DGM.
Trasladar solicitud al Departamento Financiero de la Dirección

General de Migración para que allí se evalúe la petición y se Interesado
devuelva el dinero si corresponde.
Evaluar la solicitud en el Departamento Financiero de la Departamento Financiero

Posterior a la evaluación se entrega el cheque de devolución Departamento Financiero

de dinero.
Recibir cheque de devolución de dinero. Interesado
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO PARA DEVOLUCIÓN DE DINERO POR COBRO DE PASAPORTE
a) El usuario se presenta a Subdirección de Documentos de Identificación Internacional, a solicitar la devolución de

efectivo.

Autorizado por:
111

PROCEDIMIENTO PARA PASES ESPECIALES DE VIAJE Fecha:

Octubre 2009
Responsable Subdirector de Documentos de Identificación Internacional/Subdirección de

Control Migratorio/Dirección General de Migración
Descripción:
Los Pases Especiales de Viaje son aquellos que solicitan ciudadanos guatemaltecos que no poseen pasaporte vigente y
que por situaciones solicitan la emisión de estos Pases. Dichos pases pueden ser individuales y colectivos para grupos que
viajen por motivos culturales, religioso, artísticos, deportivo o emergencia de salud. a los países a los que se desea visitar.
Propósito:
Dotar a los ciudadanos guatemaltecos los pases especiales de viaje tanto individuales como colectivos que sean
solicitados.
Fundamento legal:
a) Los memoriales de solicitud de pases especiales de viaje deben ser firmados por la persona interesada y responsable
del grupo en caso de los que son colectivos.
b) Se debe verificar que la solicitud cumpla con los requisitos de Ley para la emisión de los Pases Especiales.
c) En el caso de menores de edad se debe verificar que las solicitud incluya los documentos donde autoricen la emisión
de dicho documento de viaje bajo la responsabilidad de la persona que está solicitando el mismo.
d) Se debe verificar la autenticidad de la documentación con la que el solicitante acredita su identidad.
e) A cada expediente se le debe asignar su respectivo número correlativo que lo identifique.
f) La asignación de cada expediente la realiza la Secretaria Administrativa de forma equitativa a cada Oficial de Trámite.
g) El Oficial de Trámite es quien emite el proyecto de Resolución de Pase Especial de Viaje.
h) Todos los expedientes de solicitud de pases especiales de viaje deben ser evaluados por el Asesor Jurídico de la
Subdirección de Documentos de Identificación Internacional, luego de que éste cuente con el proyecto de Resolución
emitida por el Oficial de Trámite de esta Subdirección.
i) El Subdirector de Documentos de Identificación Internacional es quien firma la Resolución correspondiente de acuerdo
j) El Oficial de Trámite que conoció la solicitud, certifica la Resolución que emitió el Subdirector de Documentos de
Identificación Internacional y la notifica al interesado.
k) El Oficial de Trámite que conoció la solicitud, certifica la Resolución que emitió el Subdirector de Documentos de
identificación Internacional y la notifica a la Subdirección de Control Migratorio de la Dirección General de Migración.
Usuarios y/o clientes:

• Todas las personas individuales que soliciten la emisión de pase especial de viaje ya sean individuales o colectivos.
Definiciones:
a) Memorial.
Escrito en el que el interesado solicita a la Dirección General de Migración la emisión de un pase especial de viaje ya
sea individual o colectiva. Adjuntando los documentos establecidos en la ley de migración.
112
b) Expediente de Solicitud de Pase Especial de Viaje.

Es toda la documentación que forma parte de una solicitud de pase especial de viaje el cual sirve de soporte para la
e) Resolución.

b) Listado de requisitos que deben presentar los interesados para solicitar un pase especial de viaje.
c) Archivo digital de ingreso de expedientes de solicitud de pases especiales de viaje.
Indicadores:
a) Cantidad de solicitudes de emisión de pases especiales de viaje individual y colectivo presentado y número de
resoluciones emitidas.
b) Cantidad de Resoluciones favorables para la emisión de pases especiales de viaje individual y colectivo.
Recibir solicitud para la emisión del Pase Especial de Viaje Recepcionista

ya sea Colectivo o Individual.

Administrativa de la SDII la solicitud para emisión de Pase
Especial.
Recibir mediante conocimiento la solicitud para emisión de Secretaria Administrativa

pase especial

Pase Especial
.
Recibir Solicitud para emisión de Pase Especial y verifica que
cumpla con los requisitos establecidos en la Ley de Migración. Oficial de Trámite de Expedientes
Redactar Resolución correspondiente si cumple los requisitos Oficial de Trámite de Expedientes
113
Redactar Previo si no cumple los requisitos Oficial de Trámite de Expedientes
Trasladar la Solicitud mediante conocimiento al Despacho del

Subdirector de Documentos de Identificación Internacional ya Oficial de Trámite de Expedientes
sea con Resolución o bien con Previo, para revisión y firma.
Recibir expediente Asesor Jurídico
Analizar el expediente y da su Visto Bueno mediante boleta Asesor Jurídico

respectiva, trasladando el expediente al Subdirector.
Recibir del Asesor expediente Subdirector de Documentos de Identificación Internacional
Revisar expediente e ingresa el mismo en el archivo digital

correspondiente Subdirector de Documentos de Identificación Internacional
Trasladar al interventor el expediente si este llena los Subdirector de Documentos de Identificación Internacional
requisitos, para firma.
Trasladar nuevamente al Oficial de Trámite si no llena los Oficial de Trámite de Expedientes

requisitos
Recibir expediente Secretaria de Dirección
Traslada a Interventor Secretaria de Dirección
Recibir expediente Director General
Revisar expediente y si cumple con los requisitos, lo oficializa Director General

con su firma
Traslada expediente a Subdirección DII Director General

Recibir expediente ya autorizado
Trasladar expediente ya firmado por el interventor
Recibir expediente Oficial de Trámite de Expedientes
114

Presentar al Interesado, boleta de cobro pro medio del cual el
Cancela el costo correspondiente por emisión de Pase
Especial de Viaje. Si es individual el equivalente en quetzales
a US$10.00 y si es colectivo el equivalente en quetzales a
US$5.00 por cada persona que integra el grupo.

Notificar la Resolución a la Subdirección de Control Migratorio
para que tengan conocimiento del Pase Especial.
Evacuar el Previo que se le planteo a su expediente Interesado
Recibir expediente Recepcionista
Trasladar expediente Recepcionista
Recibir expediente con el Previo establecido Oficial de Trámite de Expedientes
Redactar la Resolución correspondiente, si cumple con los Oficial de Trámite de Expedientes

requisitos.
Trasladar la Solicitud mediante conocimiento al Despacho del

Subdirector de Documentos de Identificación Internacional Oficial de Trámite de Expedientes
con Resolución, para revisión y firma.
Recibe expediente Asesor Jurídico
Revisar expediente y da su Visto Bueno mediante boleta Asesor Jurídico

respectiva
Trasladar el expediente al Subdirector Asesor Jurídico
Recibir expediente y lo ingresa en el archivo digital Subdirector de Documentos de Identificación Internacional

correspondiente, revisa el expediente. Si está de acuerdo con
la Resolución, la traslada al Interventor para firma.

Revisar el expediente

Traslada al Interventor, si la resolución cumple con los
requisitos
115
Recibir expediente con Resolución Secretaria de Dirección
Trasladar expediente al despacho del interventor Secretaria de Dirección
Revisar expediente y si todo esta bien lo firma y sella Director General
Enviar documento firmado y sellado Secretaria de Dirección
Recibe documento firmado y autorizado Secretaria de Dirección
Enviar documento firmado y autorizado a Subdirección SDII Secretaria de Dirección

Recibir expediente ya firmado por el Interventor

Trasladar el expediente firmado por el interventor al Oficial de
Trámite
Recibir expediente firmado Oficial de Trámite de Expedientes

Proceder a elaborar la boleta de cobro por emisión de Pase
Especial de Viaje. Si es individual el equivalente en quetzales
a US$10.00 y si es colectivo el equivalente en quetzales a
US$5.00 por cada persona que integra el grupo
Notificar la resolución al interesado Oficial de Trámite de Expedientes

Notificar la Resolución a la Subdirección de Control Migratorio
para que tengan conocimiento del Pase Especial.
Secretaría de Control Migratorio

Recibir notificación de la Resolución de pase especial
116
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO PARA PASES ESPECIALES

DE VIAJE
a) El o los interesados presentan memorial para solicitud de este proceso

Autorizado por:

117

PROCEDIMIENTO PARA EMISIÓN DE PRIMER PASAPORTE ORDINARIO Fecha:

Octubre 2009
Responsable Subdirección de Documentos de Identificación Internacional

Entidad contratada para la emisión de pasaportes nacionales, Dirección
Descripción:
Es el procedimiento establecido para la emisión del primer pasaporte ordinario a un ciudadano guatemalteco.
Propósito:
Dotar de pasaporte ordinario al ciudadano guatemalteco.
Fundamento Legal:
a) Presentarse a solicitar el pasaporte ordinario con los requisitos establecidos en la ley.
b) Revisar la documentación presentada por el usuario antes de llenar el recibo para que el usuario pueda realizar el pago
correspondiente.
c) Se debe verificar que la solicitud cumpla con los requisitos de Ley para la emisión de los pasaportes ordinarios.
d) En el caso de menores de edad se debe verificar que las certificaciones de nacimiento sean originales y se encuentren
en buen estado.
e) Se debe entrevistar al solicitante previo a autorizar el pasaporte.
f) Se debe verificar la autenticidad de la documentación con la que el solicitante acredita su identidad en casos aleatorios
o cuando se presente alguien que aparente ser de otra nacionalidad.
g) El Delegado de Pasaportes, es quien autoriza la emisión del pasaporte ordinario previo a revisar la documentación de
respaldo.
h) Le entidad contratada para la emisión de los pasaportes nacionales es quien captura los datos digitales del solicitante y
entrega el pasaporte.
i) Las personas que hayan obtenido la nacionalidad guatemalteca por naturalización deben presentar la resolución
original y copia emitida por el Ministerio de Relaciones Exteriores donde conste dicho extremo.

• Toda persona guatemalteca Natural o naturalizada que solicite la emisión de su documento internacional de
identificación (pasaporte).
Definiciones.
a) Formulario de Solicitud de emisión de pasaporte ordinario.
Es un formulario en el cual se digitan los datos personales del solicitante de pasaporte el cual sirve de soporte para la
emisión del mismo.
b) Expediente de Solicitud de Pasaporte.
Es toda la documentación que forma parte de una solicitud de emisión de pasaporte ordinario.
c) Delegado de Pasaportes.
Es el trabajador de la Subdirección de Documentos de Identificación Internacional que conoce la solicitud y autoriza la
emisión del mismo.
118
d) Pasaporte Ordinario
Documento por medio del cual un guatemalteco se identifica internacionalmente.
e) Entidad contratada para la emisión de pasaportes nacionales.
Entidad que ha sido contratada por el Ministerio de Gobernación para encargarse de la emisión y entrega de los
pasaportes nacionales previa autorización del personal de la Dirección General de Migración.

a) Copia de Cédula de vecindad.
b) Copia de Boleto de ornato.
.
Indicadores
a) Cantidad de Pasaportes emitidos.
b) Cantidad Tiempo de espera en cola para ser atendidos.
c) Cantidad Tiempo de espera en cola para recibir su pasaporte ordinario.
Recibir solicitud para pasaporte ordinario Delegado para autorización de Pasaportes
Delegado para autorización de Pasaportes

Verificar documentación de respaldo y de estar en orden se
elabora el recibo
Delegado para autorización de Pasaportes

Entregar el recibo correspondiente para realizar el pago en
uno de los bancos del sistema
Cancelar el costo por concepto de emisión de pasaporte Banco

ordinario.
Banco
Recibir pago por la emisión de primer pasaporte
Banco
Entregar boleta de pago debidamente certificada por la caja
del banco
Ingresar al Centro de Emisión de Pasaportes y personal de la Personal de Entidad para emisión de Pasaportes
Entidad contratada para la impresión de los Pasaportes Nacionales / Interesado
Nacionales le asigna un número de caso.
Enviar a ventanilla de atención al cliente de la Entidad

contratada para la impresión de los Pasaportes Nacionales Personal de Entidad para emisión de Pasaportes
digita los datos personales del Interesado consignados en su Nacionales / Interesado
documento nacional de identificación, e imprime la hoja de
solicitud que incorpora los datos previamente digitados.
119
Trasladar la solicitud de pasaporte al Delegado de Pasaportes Personal de Entidad para emisión de Pasaportes
de la Dirección General de Migración. Nacionales
Recibir la solicitud de Pasaporte Delegado para Autorización de Pasaporte
Delegado para Autorización de Pasaporte

Verificar la solicitud y confronta los datos digitados contra los
que aparecen en el original del documento nacional de
identificación presentado por el interesado

Proceder a entrevistar al Interesado.

Proceder a autorizar la emisión del pasaporte si todo esta
correcto

Enviar al interesado con la documentación ya digitalizada y
autorizada a Visado de la Dirección General de Migración.
Recibir al interesado con su documentación de respaldo Visa de Documentos para emisión de pasaportes
Visa de Documentos para emisión de pasaportes

Verificar la documentación de respaldo y la solicitud firmada y
sellada por el Delegado de Pasaportes

Constatar que todo esta en regla se estampa la firma del visa
y sello para su aprobación definitiva

Enviar al interesado a la captura de datos.
Recibir al interesado con la hoja de solicitud de pasaporte y Personal de Entidad para emisión de Pasaportes
documentación de respaldo ya Autorizada y Visada, se dirige Nacionales / Interesado
al área de captura de datos digitales
Enviar al interesado a la sala de espera mientras se imprime Personal de Entidad para emisión de Pasaportes
su pasaporte. Nacionales
Verificar en la Base de Datos de Pasaportes Nacionales a

efecto de identificar si no existen anomalías, de ser Personal de Entidad para emisión de Pasaportes
procedente imprimen el pasaporte del Interesado. De haber Nacionales
anomalías se genera el reporte correspondiente ya sea caso
HIT, RDI, DDI.
120
Imprimir el pasaportes Personal de Entidad para emisión de Pasaportes

Nacionales
Entregar el pasaporte ya impreso, para lo cual debe firmar de Personal de Entidad para emisión de Pasaportes
recibido el documento. Nacionales
Recibir documento de identificación internacional Interesado
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO PARA EMISIÓN DE

PRIMER PASAPORTE ORDINARIO
a) Cedula de vecindad en original

b) Fotocopia de cédula de vecindad (Completa)
c) Fotocopia de Boleto de ornato
d) Certificado de nacimiento en original (Menores de edad y presencia de ambos padres)

Autorizado por:
121

PROCEDIMIENTO PARA RENOVACIÓN DE Fecha:

PASAPORTE ORDINARIO Octubre 2009

Descripción:
Es el procedimiento establecido para la renovación del pasaporte ordinario a un ciudadano guatemalteco.
Propósito:
Emitir pasaporte ordinario al ciudadano guatemalteco.
Fundamento Legal:
a) Presentarse a solicitar el pasaporte ordinario con los requisitos establecidos en la ley.

correspondiente.
c) Se debe verificar que la solicitud cumpla con los requisitos de Ley para la emisión de los pasaportes ordinarios.
d) En el caso de menores de edad se debe verificar que las certificaciones de nacimiento sean originales y se encuentren
en buen estado.
f) Se debe verificar la autenticidad de la documentación con la que el solicitante acredita su identidad en casos aleatorios
o cuando se presente alguien que aparente ser de otra nacionalidad.
g) El Delegado de Pasaportes, es quien autoriza la emisión del pasaporte ordinario previo a revisar la documentación de
respaldo.
i) Las personas que hayan obtenido la nacionalidad guatemalteca por naturalización deben presentar la resolución
original y copia emitida por el Ministerio de Relaciones Exteriores donde conste dicho extremo.

• Toda persona guatemalteca de origen o naturalizado que solicite la emisión de su documento internacional de
identificación (pasaporte).
Definiciones.
a) Formulario de Solicitud de emisión de pasaporte ordinario.
emisión del mismo.
b) Expediente de Solicitud de Pasaporte.
Es toda la documentación que forma parte de una solicitud de emisión de pasaporte ordinario.
c) Delegado de Pasaportes.
emisión del mismo.
122
d) Pasaporte Ordinario
Documento por medio del cual un guatemalteco se identifica internacionalmente.
e) Entidad contratada para la emisión de pasaportes nacionales.


a) Copia de Cédula de vecindad.
b) Copia de Boleto de ornato.
Indicadores
a.) Cantidad de Pasaportes emitidos.
b.) Cantidad de Tiempo de espera en cola para ser atendidos.
c.) Cantidad de Tiempo de espera en cola para recibir su pasaporte ordinario.
Presentar solicitud al centro de emisión. Interesado
Atender al usuario Personal de Entidad para Emisión de Pasaportes
Enviar al usuario al Banco donde debe realizar el pago por Personal de Entidad para Emisión de Pasaportes
concepto de emisión de pasaporte ordinario.
Ingresar documentación para la emisión de pasaporte Delegado para Autorización de Pasaportes
Delegado para Autorización de Pasaportes

Verificar documentación de respaldo y de estar en orden se
procede a entregarle el recibo correspondiente para que el
Interesado pueda cancelar en el Banco el costo por concepto
de emisión de pasaporte ordinario.

Entregar el recibo correspondiente para realizar el pago en
uno de los bancos del sistema
Recibe el comprobante de pago Interesado
Entregar en la caja del banco el costo del pasaporte Interesado

ordinario.
Recibe la boleta de pago y el efectivo Banco
123
Banco
Ingresar el pago de la emisión de pasaporte
Banco
Entregar boleta de pago debidamente certificada por la caja
del banco
Ingresar al Centro de Emisión de Pasaportes, donde se le Personal de Entidad para emisión de Pasaportes
asigna al interesado un número de caso. Nacionales
Dirigir al interesado a la Ventanilla de Atención de Personal de Entidad para emisión de Pasaportes

Renovaciones Nacionales
Verificar que el Interesado no posea otro pasaporte nacional

vigente, si no presenta el pasaporte vencido o un pasaporte Personal de Entidad para emisión de Pasaportes
que no lo presente y que aún esté vigente, se imprime una Nacionales / Interesado
hoja donde consta que el pasaporte fue extraviado y la
presenta al Delegado de Pasaportes.
Enviar a la ventanilla de atención donde personal de la

Entidad contratada para la impresión de los Pasaportes
Nacionales digita los datos personales del Interesado Personal de Entidad para emisión de Pasaportes
consignados en su documento nacional de identificación, e Nacionales / Interesado
imprime la hoja de solicitud que incorpora los datos
previamente digitados.
Trasladar la solicitud de pasaporte al Delegado de Pasaportes Personal de Entidad para emisión de Pasaportes
de la Dirección General de Migración. Nacionales

Verificar la solicitud y confronta los datos digitados contra los
que aparecen en el original del documento nacional de
identificación presentado por el interesado, y procede a
entrevistar al Interesado.

Autorizar la emisión del pasaporte del Interesado. Si todo esta
correcto

Enviar al interesado con la hoja de solicitud y documentación
de respaldo con la persona de Visado de la Dirección General
de Migración.
Verificar la documentación de respaldo y que la solicitud esté

firmada y sellada por el Delegado de Pasaportes donde conste Visa de Documentos para Emisión de Pasaportes
que se ha Autorizado la emisión del pasaporte del Interesado.
Se estampa el sello de Visa.
Enviar al interesado al área de captura de datos digitales,

fotografía, huellas dactilares, y firma. Visa de Documentos para Emisión de Pasaportes
124
Capturar la información digital correspondiente Personal de Entidad para emisión de Pasaportes

Nacionales
Dirigir al interesado a la sala de espera mientras se imprime Personal de Entidad para emisión de Pasaportes
su pasaporte Nacionales
Verificar en la Base de Datos de Pasaportes Nacionales a

HIT, RDI, DDI.
Entregar al Interesado el pasaporte ya impreso, para lo cual Personal de Entidad para emisión de Pasaportes
debe firmar de recibido el documento. Nacionales/ Interesado
Recibe el documento de identificación internacional Interesado
REQUISITOS PROCEDIMIENTO PARA RENOVACIÓN DE PASAPORTE ORDINARIO

d) Certificado de nacimiento en original (Menores de edad y presencia de ambos padres)
e) Certificación de nacimiento original. ( Menores de edad)
f) Documentos de autorización para emisión de pasaportes de menores de edad cuando uno de los progenitores está
ausente.
g) Pasaporte Ordinario.

Autorizado por:
125

EMISIÓN DE PASAPORTE OFICIAL Fecha:

Octubre 2009

Descripción:
Procedimiento establecido para que los funcionarios y empleados públicos del Estado de Guatemala, soliciten la emisión del
pasaporte oficial guatemalteco.
Propósito:
Emitir Pasaporte Oficial a funcionarios o empleados públicos a petición de la máxima autoridad de la Institución Estatal para
la que laboran.
Fundamento Legal:
a) Deben dirigir la solicitud de pasaporte oficial al Interventor de la Dirección General de Migración en donde hagan
constar que la persona para quien se solicita el documento internacional de viaje es un funcionario o empleado público
de la dependencia.
correspondiente.
c) El Subdirector de Documentos de Identificación Internacional es quien autoriza la emisión del Pasaporte Oficial cuando
la solicitud cumple con los requisitos de Ley.
d) Se debe verificar que la solicitud cumpla con los requisitos de Ley para la emisión de los pasaportes oficiales..
f) Se debe verificar la autenticidad de la documentación con la que el solicitante acredita su identidad.
g) El Delegado de Pasaportes Oficiales, es quien autoriza la emisión del pasaporte ordinario previo a revisar la
documentación de respaldo.

• Funcionarios o empleados públicos del Estado de Guatemala.
Definiciones.
a) Solicitud de Pasaporte Oficial.

Es el Oficio dirigido al Interventor de la Dirección General de Migración por medio del cual la máxima autoridad de la
Entidad Estatal solicita la emisión del pasaporte oficial a un funcionario o empleado público de su Institución.
b) Formulario de Solicitud de emisión de pasaporte oficial.

emisión del mismo.
c) Expediente de Solicitud de Pasaporte.

Es toda la documentación que forma parte de una solicitud de emisión de pasaporte oficial.
126
d) Delegado de Pasaportes.
emisión del mismo.
e) Pasaporte Oficial
Documento por medio del cual un funcionario o empleado público del Gobierno de Guatemala se identifica
internacionalmente.
f) Entidad contratada para la emisión de pasaportes nacionales.


a) Oficio de Solicitud de Pasaporte Oficial.
b) Copia de Cédula de vecindad.
c) Copia de Boleto de ornato.
Indicadores
a) Cantidad de Pasaportes emitidos.
b) Cantidad Tiempo de espera en cola para ser atendidos.
c) Cantidad de Tiempo de espera en cola para recibir su pasaporte oficial.
Recepcionista
Recibir la solicitud de un Pasaporte Oficial
Trasladar la solicitud de pasaporte oficial Recepcionista
Recibir la solicitud de pasaporte oficial Subdirector de Documentos de Identificación Internacional

Autoriza la solicitud de pasaporte oficial

Trasladar la solicitud autorizada a Recepción

Recibir la solicitud autorizada
Proporcionar la solicitud autorizada al interesado por el Usuario

Subdirector de SDII para que se dirija al Centro de Emisión de
Pasaportes de la Ciudad Capital.
Presentar al encargado de Pasaporte Oficiales y Diplomáticos Usuario

la solicitud firmada y autorizada
127
Recibir la documentación correspondiente Encargada de Pasaportes Oficiales SDII
Verificar la documentación de respaldo, Encargado de Pasaportes Oficiales
Acompañar al usuario para darle la atención correspondiente Encargado de la Unidad de Pasaportes Oficiales
Trasladar al usuario a la agencia Bancaria donde se realiza el Interesado

pago por concepto de emisión de pasaporte Oficial.
Ingresar a la agencia bancaria donde se le elabora su boleta Delegado para Autorización de Pasaportes
de pago, previo a eso se revisa la documentación de respaldo

Emitir la boleta de pago

Proporcionar la boleta de pago
Presentar la boleta de pago por concepto de emisión de Interesado

pasaporte Oficial a la caja de la entidad bancaria
Recibir la boleta de pago Banco
Proceder a certificar el pago por emisión de pasaporte oficial Banco
Proporcionar la boleta ya certificada Interesado
Ingresar al Centro de Emisión de le asigna al interesado un Personal de Entidad para emisión de Pasaportes
número de caso. Nacionales / Interesado
Enviar al interesado a la ventanilla de atención donde personal Personal de Entidad para emisión de Pasaportes
digita los datos personales del Interesado consignados en su Nacionales / Interesado
documento nacional de identificación, e imprime la hoja de
Trasladar la impresión solicitud de pasaporte al Delegado de Personal de Entidad para emisión de Pasaportes
Dirección General de Migración. Nacionales
128

Recibir la impresión de la solicitud

Confrontar los datos digitados contra los que aparecen en el
original del documento nacional de identificación presentado
por el interesado, y procede a entrevistar al Interesado.

en orden

Enviar al Interesado con la hoja de solicitud y documentación
de respaldo se dirige a la persona de Visado de la Dirección
Recibir la documentación Visa de Documentos para emisión de Pasaportes
Verificar la documentación de respaldo y que la solicitud esté Visa de Documentos para emisión de Pasaportes
firmada y sellada por el Delegado de Pasaportes donde conste
Trasladar al interesado con la hoja de solicitud de pasaporte y Visa de Documentos para emisión de Pasaportes
documentación de respaldo ya Autorizada y Visada, al área
de captura de datos digitales, fotografía, huellas dactilares, y
firma. Allí personal de la Entidad encargada de la Impresión
de los Pasaportes Nacionales captura la información digital
correspondiente.
Atender al interesado en el área de captura de datos digitales,

fotografía, huellas dactilares, y firma. Allí personal de la Personal de Entidad para emisión de Pasaportes
Entidad encargada de la Impresión de los Pasaportes Nacionales
Nacionales captura la información digital correspondiente
Verificar en la l Base de Datos de Pasaportes Nacionales a

HIT, RDI, DDI.
Entregar al usuario su pasaporte oficial ya impreso, para lo Personal de Entidad para emisión de Pasaportes
cual debe firmar de recibido el documento. Nacionales/ Interesado
129
Recibir el documento de Identificación Internacional Interesado
REQUISITOS DEL PROCESO DE EMISIÓN DE PASAPORTE OFICIAL

d) Solicitud por escrito de la emisión de pasaporte oficial

Autorizado por:
130

PROCEDIMIENTO PARA EMISIÓN DE PASAPORTE DIPLOMÁTICO Fecha:

Octubre 2009

Descripción:
Procedimiento para que los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores que de acuerdo al reglamento establecido
para el efecto soliciten la emisión del pasaporte diplomático guatemalteco.
Propósito:
Emitir Pasaporte Diplomático a funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores que de acuerdo al reglamento
establecido, soliciten la emisión del pasaporte diplomático.
Fundamento Legal:
a) Ley de Migración y su Reglamento
b) Acuerdo Gubernativo 25-2006
a) Dirigir la solicitud de pasaporte diplomático al Interventor de la Dirección General de Migración en donde hagan
constar que la persona para quien se solicita el documento internacional de viaje es un funcionario del Ministerio de
Relaciones Exteriores.
b) Revisar la documentación presentada por el usuario antes de llenar el recibo para que el interesado pueda realizar el
pago correspondiente.
c) El Subdirector de Documentos de Identificación Internacional es quien da el visto bueno para la emisión del Pasaporte
Diplomático cuando la solicitud cumple con los requisitos de Ley.
d) Verificar que la solicitud cumpla con los requisitos de Ley para la emisión de los pasaportes diplomáticos.
e) Entrevistar al solicitante previo a autorizar el pasaporte.
f) Verificar la autenticidad de la documentación con la que el solicitante acredita su identidad.
g) El Delegado de Pasaportes Diplomáticos, autoriza la emisión del pasaporte previo a revisar la documentación de
respaldo.
h) La entidad contratada para la emisión de los pasaportes nacionales es quien captura los datos digitales del solicitante y

• Funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Definiciones.
a) Solicitud de Pasaporte Diplomático.

Es el Oficio dirigido al Interventor de la Dirección General de Migración por medio del cual el Ministerio de Relaciones
Exteriores de Guatemala solicita la emisión del pasaporte diplomático a un funcionario o empleado público de su
Institución.
b) Formulario de Solicitud de emisión de pasaporte diplomático.

emisión del mismo.
131
c) Expediente de Solicitud de Pasaporte.

Es toda la documentación que forma parte de una solicitud de emisión de pasaporte diplomático.
d) Delegado de Pasaportes.
Las personas de la Subdirección de Documentos de Identificación Internacional que conoce la solicitud y autoriza la
emisión del mismo.
e) Pasaporte Diplomático
Documento por medio del cual un funcionario del Ministerio de Relaciones Exteriores de Guatemala se identifica
internacionalmente.
f) Entidad contratada para la emisión de pasaportes nacionales.

Empresa contratada por el Ministerio de Gobernación para encargarse de la emisión y entrega de los pasaportes
nacionales previa autorización del personal de la Dirección General de Migración.

a) Oficio de Solicitud de Pasaporte Diplomático.
b) Copia de Cédula de vecindad.
c) Copia de Boleto de ornato.
Indicadores
a) Cantidad de pasaportes emitidos.
b) Tiempo de espera en cola para ser atendidos.
c) Tiempo de espera en cola para recibir su pasaporte diplomático.
Recibir la solicitud de un Pasaporte Diplomático Recepcionista
Trasladar la solicitud de pasaporte Diplomático Recepcionista
Recibir la solicitud de pasaporte Diplomático Subdirector de Documentos de Identificación Internacional

Autoriza la solicitud de pasaporte Diplomático

Trasladar la solicitud autorizada a Recepción
Recibir la solicitud autorizada Recepcionista
Proporcionar la solicitud autorizada al interesado por el

Subdirector de SDII para que se dirija al Centro de Emisión de Usuario
Pasaportes de la Ciudad Capital.
Presentar al encargado de Pasaporte Oficiales y Diplomáticos Usuario

la solicitud firmada y autorizada
Recibir la documentación correspondiente Encargada de Pasaportes Oficiales y Diplomáticos SDII
132
Verificar la documentación de respaldo, Encargado de Pasaportes Oficiales y Diplomáticos
Acompañar al usuario para darle la atención correspondiente Encargado de la Unidad de Pasaportes Oficiales
Trasladar al usuario a la agencia Bancaria donde se realiza el Interesado

pago por concepto de emisión de pasaporte Oficial.
Ingresar a la agencia bancaria donde se le elabora su boleta Delegado para Autorización de Pasaporte
de pago, previo a eso se revisa la documentación de respaldo

Emitir la boleta de pago

Proporcionar la boleta de pago
Presentar la boleta de pago por concepto de emisión de

pasaporte Diplomático a la caja de la entidad bancaria Interesado
Recibir la boleta de pago Banco
Proceder a certificar el pago por emisión de pasaporte Banco

Diplomático
Proporcionar la boleta ya certificada Interesado
Ingresar al Centro de Emisión de le asigna al interesado un Personal de Entidad para emisión de Pasaportes
número de caso. Nacionales / Interesado
Enviar al interesado a la ventanilla de atención donde personal

digita los datos personales del Interesado consignados en su Personal de Entidad para emisión de Pasaportes
documento nacional de identificación, e imprime la hoja de Nacionales / Interesado
Trasladar la impresión solicitud de pasaporte al Delegado de Personal de Entidad para emisión de Pasaportes
Dirección General de Migración. Nacionales

Recibir la impresión de la solicitud

Confrontar los datos digitados contra los que aparecen en el
original del documento nacional de identificación presentado
por el interesado, y procede a entrevistar al Interesado.
133

en orden

Enviar al Interesado con la hoja de solicitud y documentación
de respaldo se dirige a la persona de Visado de la Dirección
Recibir la documentación Visa de Documentos para Emisión de Pasaportes
Visa de Documentos para Emisión de Pasaportes
Verificar la documentación de respaldo y que la solicitud esté

firmada y sellada por el Delegado de Pasaportes donde conste
Visa de Documentos para Emisión de Pasaportes

Trasladar al interesado con la hoja de solicitud de pasaporte y
documentación de respaldo ya Autorizada y Visada, al área
de captura de datos digitales, fotografía, huellas dactilares, y
firma. Allí personal de la Entidad encargada de la Impresión
de los Pasaportes Nacionales captura la información digital
correspondiente.
Atender al interesado en el área de captura de datos digitales,

fotografía, huellas dactilares, y firma. Allí personal de la Personal de Entidad para emisión de Pasaportes
Entidad encargada de la Impresión de los Pasaportes Nacionales
Nacionales captura la información digital correspondiente
Verificar en la l Base de Datos de Pasaportes Nacionales a

HIT, RDI, DDI.
Entregar al usuario su pasaporte oficial ya impreso, para lo Personal de Entidad para emisión de Pasaportes
cual debe firmar de recibido el documento. Nacionales/ Interesado
Recibir el documento de Identificación Internacional Interesado
134
REQUISITOS PROCEDIMIENTO PARA EMISIÓN DE PASAPORTE DIPLOMÁTICO

d) Solicitud por escrito de la emisión de pasaporte Diplomático

Autorizado por:
135
GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
136

AUTORIZACION DE GASTOS
Fecha:
Octubre 2009
Responsable Gerencia Administrativa y Financiera, Dirección General de Migración.
Descripción:
Consiste en la autorización de los gastos emitidos a proveedores y personal de esta Dirección y que por su naturaleza son
generadores de compromisos de pago.
Propósito:
Garantizar y supervisar el cumpliendo con las políticas, normas y procedimientos financieros internos y externos.
Fundamento Legal:
e) Ley de Contrataciones del Estado (Decreto No. 57-92 y su Reglamento (Acuerdo Gubernativo No. 1056-92)
f) Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento Decreto No. 101-97 y Acuerdo Gubernativo 240-98 respectivamente
g) Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y su Reglamento Decreto No. 31-2002 y Acuerdo Gubernativo
No.318-2003.
a) Normas de Aprobación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado
b) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala
c) Normas Administrativas y Financieras de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- del Ministerio de
Gobernación
d) Políticas Financieras Internas de la Gerencia Administrativa y Financiera de la Dirección General de Migración

a) Despacho superior de la Dirección General de Migración
b) Ministerio de Gobernación
c) Contraloría General de Cuentas
d) Unidades de la Dirección General de Migración
e) Gerencia administrativa y Financiera; y sus unidades
Definiciones:
a) Expediente:
Es una herramienta administrativa utilizada en organismos de gobiernos
b) Proveedor:
Persona individual o jurídica que suministra productos o servicios
c) Política:
Planes, prácticas, y regulaciones adoptadas para alcanzar objetivos
d) Norma:
Especificaciones establecidas u otros factores de calidad
e) Procedimiento:
Consiste en ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una serie de pasos en
común claramente definidos
137

a) Pedido de Compra
b) Cotizaciones
c) Cuadro comparativo de precios y características
d) Orden de Compra y Pago
e) Orden de Compra
f) Comprobante Único de Registro
g) Pedido de Remesa (si procede)
h) Forma 1H Ingreso de Almacén y de Inventarios (si procede)
i) Factura
j) Cheques
k) Planilla de Control de Horas Extras
l) Planilla de Control de Ordenes de Compra y Pago
Indicadores:
a) Cantidad de Ordenes de Compra y Pago autorizadas
b) Cantidad de Ordenes de Compra -OC- Autorizadas
c) Cantidad de Comprobantes Únicos de Registro -CUR- Autorizadas
d) Cantidad de Planillas de Control de Ordenes de Compra y Pago
e) Cantidad de cheques firmados
Recibir expedientes Gerente Administrativo y Financiero

Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el expediente,
Gerente Administrativo y Financiero
dependiendo el caso.
Confirmar la correcta aplicación de los renglones presupuestarios y su
estructura programática
Comprobar que los documentos se encuentren debidamente firmados
por el jefe de la Subgerencia Administrativa, Financiera y de
Adquisiciones, Unidad de Compras y de Presupuesto Gerente Administrativo y Financiero
Revisar cheques para la realización de pagos Gerente Administrativo y Financiero
Firmar Cheques Gerente Administrativo y Financiero
Trasladar cheques a la Unidad de Caja para requerir firma del
Despacho Superior de esta Dirección
REQUISITOS DE AUTORIZACION DE GASTOS

a) Orden de Compra y Pago
b) Orden de Compra
c) Comprobante Único de Registro
d) Factura
e) Cheques
f) Planilla de Control de Horas Extras
Elaborado por: Lic. Jorge Mario de León Barrios, 2411-2411 ext. 7001
Autorizado por:
Lic. Jorge Mario de León Barrios

138

APROBACION DE ORDENES DE COMPRA DEL SISTEMA DE GESTION -SIGES- Y
COMPROBANTES UNICOS DE REGISTRO -CUR- DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD Fecha:
INTEGRADO -SICOIN- Octubre 2009
Responsable Subgerencia Administrativa, Financiera y de Adquisiciones, Gerencia
Administrativa y Financiera, Dirección General de Migración.
Descripción:
Consiste en la revisión y aprobación de órdenes de compra y comprobantes únicos de registro, que se generan a través del
Sistema de Contabilidad para las instituciones públicas del Gobierno de Guatemala, de conformidad con la ley.
Propósito:
Garantizar que la documentación de soporte de las órdenes de compra y comprobantes únicos de registro cumplan con los
requerimientos establecidos en las políticas, normas y procedimientos internos y externos, previo a la autorización de la
Gerencia Administrativa y Financiera.
Fundamento Legal:
a) Ley de Migración (Decreto No. 95-98) y su Reglamento (Acuerdo Gubernativo No. 529-99)
b) Ley de Contrataciones del Estado (Decreto No. 57-92 y su Reglamento (Acuerdo Gubernativo No. 1056-92)
c) Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento
d) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala
a) Normas Administrativas y Financieras de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- del Ministerio de
Gobernación
b) Políticas Financieras Internas de la Gerencia Administrativa y Financiera de la Dirección General de Migración
c) Normas de Aprobación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado

• Despacho superior de la Dirección General de Migración
• Contraloría General de Cuentas
• Unidad de Administración Financiera -UDAF- del Ministerio de Gobernación
• Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas
• Unidades de la Dirección General de Migración
• Gerencia Administrativa y Financiera; y sus unidades
Definiciones:
a) Expediente:
b) Política:
c) Norma:
d) Procedimiento:
139

a) Reporte Disponibilidad Presupuestaria
b) Orden de Compra -SIGES-
c) Comprobante Único de Registro -CUR-
Indicadores:
a) Cantidad de Ordenes de Compra aprobadas
b) Cantidad de Comprobantes Únicos de Registro aprobados
Recibir ordenes de compra y comprobantes únicos de registro , Subgerente Administrativo, Financiero y de

emitidas y trasladadas por la Unidad de Presupuesto Adquisiciones
Verificar que la información que contienen los expedientes coincidan a Subgerente Administrativo, Financiero y de
nivel de detalle Adquisiciones
Verificar la correcta aplicación de los renglones presupuestarios y su Subgerente Administrativo, Financiero y de
estructura programática Adquisiciones
Comprobar que los documentos se encuentren debidamente firmados Subgerente Administrativo, Financiero y de
por la Jefatura o Auxiliar de la Unidad correspondiente Adquisiciones
Verificar que el expediente cuente con la forma 1H de Ingreso de
Subgerente Administrativo, Financiero y de
Almacén y de Inventarios y la información completa requerida en el,
Adquisiciones
para los bienes adquiridos (si procede)
Trasladar expedientes debidamente firmados y aprobados a la Gerencia Subgerente Administrativo, Financiero y de
Administrativa y Financiera Adquisiciones
REQUISITOS DEL PROCESO APROBACION DE ORDENES DE COMPRA DEL SISTEMA DE GESTION -SIGES- Y
COMPROBANTES UNICOS DE REGISTRO -CUR- DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADO -SICOIN
a) Pedido de Compra
b) Orden de Compra
c) Planilla de Control de Horas Extras
d) Pedido de Remesa (si procede)
e) Forma 1H Ingreso de Almacén y de Inventarios (si procede)
f) Factura
Información proporcionada Por: Lic. José Luís Hernández Caceros, tel. 2411-2411 ext. 7002
Subgerente Administrativo, Financiero y de Adquisiciones
Autorizado Por:
140

AUTORIZACION DE ORDENES DE COMPRA Y PAGO (Método de Compra Directa)
Fecha:
Octubre 2009
Responsable Subgerencia Administrativa, Financiera y de Adquisiciones, Gerencia
Descripción:
Consiste en la revisión, verificación y autorización de órdenes de compra y pago emitidas a proveedores para respaldar el
proceso de compra de bienes y/o servicios para las distintas unidades de la Dirección General de Migración.
Propósito:
Llevar el control de los expedientes de las compras que se han generado, garantizando el cumpliendo con las políticas,
normas y procedimientos internos y externos.
Fundamento Legal
a) Ley de Migración (Decreto No. 95-98) y su Reglamento (Acuerdo Gubernativo No. 529-99)
b) Ley de Contrataciones del Estado (Decreto No. 57-92 y su Reglamento (Acuerdo Gubernativo No. 1056-92)
a) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala

b) Normas Administrativas y Financieras de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- del Ministerio de
Gobernación
c) Políticas Financieras Internas de la Gerencia Administrativa y Financiera de la Dirección General de Migración

• Despacho superior de la Dirección General de Migración
• Contraloría General de Cuentas
• Gerencia administrativa y Financiera; y sus unidades
Definiciones:
a) Expediente:
b) Proveedor:
Persona individual o jurídica que suministra productos o servicios
c) Política:
d) Norma:
e) Procedimiento:

a) Planilla de Traslado de Orden de Compra y Pago
141
Indicadores:
a) Cantidad de Ordenes de Compra y Pago autorizadas
b) Cantidad de Planillas de Control de Ordenes de Compra y Pago
Recibir órdenes de pago. Subgerente Administrativo, Financiero y de

Adquisiciones
Verificar ordenes de compra y pago, de acuerdo al trasladado realizado
por la Unidad de Compras mediante Planilla de Control debidamente
Adquisiciones
numerada a la Unidad de Presupuesto
Confrontar que la información que contienen los expedientes coincidan Subgerente Administrativo, Financiero y de
a nivel de detalle Adquisiciones
Verificar la correcta aplicación de los renglones presupuestarios y su Subgerente Administrativo, Financiero y de
estructura programática Adquisiciones
Comprobar que los documentos se encuentren debidamente firmados Subgerente Administrativo, Financiero y de
por el jefe de la Unidad de Compras y de Presupuesto Adquisiciones
Confirmar que el expediente cuente con la forma 1H de Ingreso de
Almacén y de Inventarios y la información completa requerida en el,
Adquisiciones
para los bienes adquiridos (si procede)
Trasladar ordenes de compra y pago debidamente firmadas y Subgerente Administrativo, Financiero y de
autorizadas a la Unidad de Compras Adquisiciones
REQUISITOS DE AUTORIZACION DE ORDENES DE COMPRA Y PAGO (Método de Compra Directa)

a) Pedido de Compra
b) Cotizaciones
c) Cuadro comparativo de precios y características
e) Pedido de Remesa (si procede)
f) Forma 1H Ingreso de Almacén y de Inventarios (si procede)
g) Factura
Elaborado por: Lic. José Luís Hernández Caceros 2411-2411 ext. 7002
Autorizado por:

142

CONTROL DE EXISTENCIAS Y ABASTECIMIENTO DE MATERIALES, BIENES Y SUMINISTROS.
Fecha:
Octubre 2009
Responsable Unidad de Almacén, Gerencia Administrativa y Financiera, Dirección
Descripción:
Elaborar reportes de existencias, a través de inventarios periódicos para mantener abastecida a la Unidad de Almacén.
Propósito:
Abastecer de materiales, bienes y suministros para cubrir las necesidades de las diferentes unidades.
Fundamento Legal
a) Políticas Financieras Internas de la Gerencia Administrativa y Financiera de la Dirección General de Migración
b) Elaborar Inventario Periódicamente.
c) Elaborar Reporte de Existencias Periódicamente

a) Unidades, Oficinas, Departamentos, Gerencias de la Dirección General de Migración
Definiciones:
a) Inventario:
Stock o acopio de insumos, materias primas, productos en proceso y bienes terminados que son mantenidos por
una empresa. Las causas más importantes que obligan a las empresas a mantener inventarios son El
abastecimiento de insumos y materias primas junto con las ventas de productos terminados, no son procesos que
se crean en ciertos momentos entre el aprovechamiento de insumos y las ventas. Dado que el comportamiento de
la demanda por bienes no se puede predecir con exactitud, es necesario mantener inventarios para satisfacer los
aumentos inesperados de la demanda. Existencias de materias primas productos y bines finales que mantienen
los productores y organizaciones de mercadeo.
b) Reporte de Existencias:
Cuadro que lista las existencias de los materiales, bienes y suministros indispensables para el funcionamiento de
las Unidades, y las cantidades que se prevé se necesiten en un periodo dado.
Documentos Relacionados
a) Reporte de existencias.
b) Pedido de compra.
c) Tarjetas Kardex.
d) Inventario Auxiliar.
Indicadores:
a) Cantidad de Formularios Pedidos de Compra elaborados.
b) Cantidad de Reportes de Existencias
c) Cantidad de Inventarios realizados.
143
Controlar las existencias de materiales, bienes y suministros a través de

Auxiliar de Almacén
inventarios periódicos.
Verificar las existencias establecidas. Encargado de Almacén
Elaborar reportes de existencias de materiales, bienes y suministros. Encargado de Almacén
Trasladar reportes de existencias de materiales, bienes y suministros a
la Gerencia Administrativa y Financiera.
Elaborar pedidos de compra, listando los productos que se necesite
Encargado de Almacén
adquirir.
Sellar y firmar pedidos de compra, Encargado de Almacén
Trasladar los Formularios de Pedidos de Compra para visto bueno del
jefe inmediato.
Trasladar los Formularios de Pedido de compras autorizados, a la
Unidad de Compras.
Ingresar en la base de datos los Productos que se solicitan para
compra.
Trasladar copia digital de pedidos de compra a la Gerencia
Administrativa Financiera
Archivar los formularios de Pedidos de Compra realizados. Encargado de almacén
Controlar los pedidos de compras que deben ingresar a almacén. Auxiliar de Almacén
REQUISITOS DEL PROCESO CONTROL DE EXISTENCIAS Y ABASTECIMIENTO DE MATERIALES, BIENES Y

SUMINISTROS
a) Reporte de existencias
b) Tarjetas Kardex
c) Inventario Auxiliar
Información proporcionada Por: Walter Menéndez Tel. 2411-2411 ext. 1002

Encargado Unidad de Almacén
Autorizado por:
144

DESPACHO Y REGISTRO DE MATERIALES, BIENES Y SUMINISTROS. Fecha:
Octubre 2009
Descripción:
Consiste en atender y registrar todas las solicitudes de materiales, bienes y suministros que las distintas Unidades necesiten
para el correcto desarrollo de sus actividades, los mismos deben ser entregados únicamente a través del formulario de
Pedido y Remesa debidamente autorizado.
Propósito:
Llevar y mantener control de todos los materiales, bienes y suministros que se entregan a las Unidades
Fundamento Legal:
b) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala.
c) Se debe de Mantener actualizado el inventario de la institución.

• Unidades, Oficinas, Departamentos, Gerencias de la Dirección General de Migración
Definiciones:
a) Formulario de Pedido y Remesa:
Documento autorizado por Contraloría General, utilizado por cualquier Unidad Administrativa, Gerencias y Despacho
Superior para solicitar bienes, materiales y suministros resguardados por la Unidad de Almacén.
a) Tarjetas Kardex.
b) Formulario de Pedido y Remesa.
Indicadores:
a) Cantidad de formulario de Pedidos y Remesas atendidos.
Recibir las solicitudes de Pedido y Remesa. Auxiliar de Almacén

Asignar el respectivo código de almacén a cada producto. Auxiliar de Almacén
Asignar la cantidad que se debe entregar a cada unidad Encargado de Almacén
145
Gestionar firmas de autorizado de pedido y Remesa Auxiliar de Almacén

Preparar los productos que se deben entregar. Auxiliar de Almacén
Entregar los productos al personal de cada Unidad Administrativa
adjuntado Copia de Formulario Pedido y Remesa correspondiente.
Registrar datos dentro de la boleta de Control de operaciones, para
envió de pedidos por servicio de correspondencia contratada.
Enviar por Cargo Expreso los materiales, bienes y suministros a
Delegaciones departamentales, adjuntando copia de formulario de Auxiliar de Almacén
Pedido y Remesa.
Dar de baja dentro de las Tarjetas Kardex a los productos entregados. Encargado de Almacén
Archivar los Pedidos y Remesas. Auxiliar de Almacén
REQUISITOS DE DESPACHO Y REGISTRO DE MATERIALES, BIENES Y SUMINISTROS.
a) Formularios de Pedido y Remesa.
Elaborado por: Walter Menéndez, 2411-2411 ext. 1002

Autorizado por:

146

RECEPCIÓN Y REGISTRO DE MATERIALES, BIENES Y SUMINISTROS Fecha:
Octubre 2009
Descripción:
Recepción y registro de ingreso a la Unidad de Almacén de los materiales, bienes y suministros que la institución adquiera,
los que deben ser identificados con un código interno así como elaborarles su Constancia de Ingreso a Almacén. (Forma 1-
H).
Propósito:
Llevar control detallado de todos materiales, bienes y suministros que ingresan a Unidad de Almacén.
Fundamento Legal:
c) Ley de Contrataciones del Estado (Decreto 57-92), y su Reglamento (Acuerdo Gubernativo 1056-92).
b) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala.

• Unidades, Oficinas, Departamentos, Gerencias de la Dirección General de Migración
Definiciones:
a) Almacén:
Espacio físico adecuado para el resguardo y control de materiales, bienes y suministros de cualquier organización o
institución
b) Pedido de Compra:
Formulario que puede utilizar cualquier Unidad Administrativa para solicitar la compra o adquisición de un servicio,
bien, material y/o suministro.
c) Orden de Compra y Pago:
Formulario autorizado por Contraloría General de Cuentas y que utiliza la Unidad de Compras para documentar el
proceso de adquisiciones de servicios, bienes, materiales y suministros.
d) Forma 1-H:
Formulario autorizado por la Contraloría General de Cuentas donde se registra o se deja constancia de todos los
bienes, materiales y suministros que ingresan a la Unidad de Almacén.
e) Factura:
Documento Contable previamente autorizado por la Superintendencia de Administración Tributaria (Sat), que permite
registra cualquier compra y venta de un bien o servicio.
f) Tarjetas Kardex:
Documento autorizado por la Contraloría General, que permite registrar y controlar dentro de la Unidad de Almacén la
rotación y existencia de los bienes, materiales y suministros
147

a) Tarjetas Kardex.
b) Libro de Control de Constancias de Ingreso a Almacén y a Inventarios (forma 1-H):
Indicadores:
a) Cantidad de bienes, materiales y suministros recibidos.
b) Cantidad de Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventarios (Forma 1-H).
c) Cantidad de Tarjetas Kardex.
Recibir Materiales y Suministros. Auxiliar de Almacén

Verificar que los datos en la factura coincidan con datos en la Orden de
Compra y Pago.
Verificar que los datos de la factura concuerden en características y
cantidades con los materiales, bienes y suministros físicos y que la Auxiliar de Almacén
factura cumplan con los requisitos de ley.
Sellar y firmar la factura de recibido. Auxiliar de Almacén
Reproducir dos fotocopias de la factura (una para contraseña de pago
del proveedor y otro para archivo de almacén).
Codificar los materiales, bienes y suministros recibidos. Auxiliar de Almacén
Almacenar los materiales, bienes y suministros en el espacio asignado. Auxiliar de Almacén
Razonar, firmar y sellar la factura, indicando que los materiales, bienes
y suministros se recibieron satisfactoriamente.
Asignar una Constancias de Ingreso a Almacén e Inventarios (forma 1-
H) por cada Ingreso de materiales, bienes y suministros.
Registrar en la fotocopia de factura los números de formulario de Orden
de Compra y Pago, formulario de Pedido y Compra, formulario de Encargado de Almacén
Pedido y Remesa, formulario 1-H y Renglón Presupuestario.
Elaborar el formulario (forma 1-H)
Imprimir el formulario ( forma 1-H)
Firmar y sellar forma 1-H. Encargado de Almacén
Registrar la forma 1-H en libro de control de Constancias de Ingresos a
Almacén y a inventarios.
Registrar materiales, bienes y suministros recibidos en las Tarjetas
Kardex.
Trasladar el Original y cuatro copias de la forma 1-H y factura(s)
Original(es) a la Unidad Correspondiente.
Recibir las cuatro copias de la forma 1-H, con su firma de autorizado. Auxiliar de Almacén
Archivar las copias de las forma 1-H correspondiente a la Unidad de
almacén.
Distribuir las copias de las formas 1-H a la Unidad de Contabilidad y la
Unidad de Inventarios.
148
REQUISITOS DEL PROCESO RECEPCIÓN Y REGISTRO DE MATERIALES, BIENES Y SUMINISTROS

a) Pedido de Compra
b) Orden de Compra y Pago
c) Factura
d) Ingreso de Almacén y de Inventarios Forma 1H
Elaborado por: Walter Menéndez, 2411-2411 ext. 1002

Autorizado por:

149

SOLVENCIAS DE CAJA
Fecha:
Octubre 2009
Responsable Unidad de Caja, Gerencia Administrativa y Financiera, Dirección General de
Migración.
Descripción:
Documento que se emitir a todos aquellos funcionario y/o empelados que laboraron en la Dirección General de Migración y
que carecen de deudas con la institución.
Propósito:
Comprobar que las personas que ya no laboran para la Dirección General de Migración no tengan adeudos monetarios.
Fundamento Legal:
a) Políticas Financiera Internas Dirección General de Migración.
b) Normas Administrativas y Financieras del Ministerio de Gobernación

• Todo el Personal que haya laborado o prestado servicios profesionales o técnicos en la Dirección General de Migración
Definiciones:
a) Solvencia: Documentos Situación de no tener deudas o capacidad de satisfacerlas de forma monetaria o documental.

a) Solicitud de Solvencia del interesado
b) Solvencia emitida por la Unidad de Caja
Indicadores:
a) Cantidad de solicitudes
b) Cantidad de Solvencias emitidas
Recibir formato de solicitud de Solvencia entregado por el interesado Encargado de Caja

Revisar los distintos registros de la Unidad de Caja para determinar la
Encargado de Caja
efectiva solvencia del solicitante
Emitir la respectiva solvencia para el solicitante, con firma y sello del
Encargado de Caja
encargado
Entregar la solvencia al interesado Auxiliar de Caja
150
REQUISITOS DE SOLVENCIAS DE CAJA
a) Solicitud de Solvencia del Interesado
Elaborado por: Humberto Quinteros Pernillo, 2411-2411 ext. 7008

Autorizado por:

151

PAGO DE VIÁTICOS POR COMISIONES OFICIALES ORDENADAS Fecha:
Octubre 2009

Migración.
Descripción:
Es la entrega de dinero por anticipo o liquidación de Viáticos por comisiones oficiales
Propósito:
Desarrollar y cumplir comisiones oficiales nombradas
Fundamento Legal:
a) Las establecidas en el Reglamento de Gastos de Viáticos para el Organismo Ejecutivo y las entidades
Descentralizadas y autónomas del Estado, Acuerdo Gubernativo No.397-98

• Personal oficialmente nombrado para el cumplimiento de comisiones oficiales de la Dirección General de Migración
Definiciones:
a) Viáticos:
Cantidad monetaria que se otorga para sufragar los gastos ocasionados en el curso de una comisión nombrada
oficialmente y fuera del lugar habitual de trabajo

a) Formulario de Viático Anticipo
b) Formulario de Viático Constancia
c) Formulario de Viático Liquidación
d) Formulario de Nombramiento
Indicadores:
a) Cantidad de Nombramiento
b) Cantidad de Formulario de Viático
c) Cantidad de cheques
Recibir Formulario NOMBRAMIENTO DE COMISIÓN debidamente lleno Auxiliar de Caja
con todos los datos solicitados y firma de la persona que ordena la
comisión.
Hacer el cálculo según la Cuota Diaria en Quetzales que aparece en el Auxiliar de Caja
Reglamento de Viáticos y de acuerdo a los días que llevará la comisión.
Llenar el Formulario VIÁTICO ANTICIPO V-A con todos los datos Auxiliar de Caja
solicitados.
Llenar con los Datos del Comisionado el Formulario de VIÁTICO Auxiliar de Caja
CONSTANCIA V-C.
152
Elaborar el Cheque para el pago del Anticipo de Viático, pasarlo a Auxiliar de Caja
revisión de la Analista Financiera y solicitar las Firmas Autorizadas.
Solicitar la Firma de la persona que ordena la comisión en el Formulario Auxiliar de Caja
de VIÁTICO ANTICIPO V-A.
Al momento de entregar el Cheque al Comisionado solicitar las firmas Auxiliar de Caja
de Recibido en el Voucher y en el Formulario de VIÁTICO ANTICIPO
V-A.
LIQUIDACIONES Auxiliar de Caja
Revisar que el informe lleve los datos correctos de fechas, lugar de Auxiliar de Caja
comisión, kilometraje del vehículo utilizado en el caso de los Pilotos y si
las comisiones se extienden de la fecha que indica el Nombramiento,
justificar la razón y un Visto Bueno del jefe.
Revisar los datos de horarios en el VIÁTICO CONSTANCIA V-C y que Auxiliar de Caja
no hayan tachones, borrones, ni uso de corrector.
Calcular de acuerdo a las Cuotas establecidas según el Reglamento de Auxiliar de Caja
Viáticos y el tiempo que se llevó la Comisión según Viático Constancia y
Nombramiento.
Elaborar el Cheque para el pago de VIÁTICO LIQUIDACIÓN V-L, Auxiliar de Caja
pasarlo a revisión de la Analista Financiera y solicitar las Firmas
Autorizadas.
Solicitar las firmas en el VIÁTICO LIQUIDACIÓN V-L, tanto del Auxiliar de Caja
comisionado como de la persona que ordenó la comisión.
Integrar comisiones liquidadas para solicitar reembolso a la cuenta Auxiliar de Caja
bancaria
REQUISITOS DEL PROCESO PAGO DE VIÁTICOS POR COMISIONES OFICIALES ORDENADAS
a) Nombramiento para comisión

b) Informe de la comisión realizada
c) Sellos y firmas de la autoridad donde se constituyo el comisionado en el formulario viático constancia.
Elaborado por: Humberto Quinteros Pernillo, 2411-2411 ext. 7008

Autorizado por:

153

PAGO DE TIEMPO EXTRAORDINARIO (HORAS EXTRAS) DEL PERSONAL EN RENGLÓN 011
(REMUNERACIONES) Fecha:
Octubre 2009
Migración.
Descripción:
Pago de Tiempo Extraordinario (Horas Extras) del personal en renglón 011 (Remuneraciones)
Propósito:
Pagar el servicio extraordinario mensual del personal 011
Fundamento Legal:
a) Políticas Financiera Internas de la Dirección General de Migración.

• Personal en renglón presupuestario 011 y entes Fiscalizadores
Definiciones:
a) Tiempo Extraordinario de trabajo:
Horas Extras trabajadas posterior a la jornada ordinaria de trabajo
b) Personal en renglón 011:
Personal permanente
c) Cuenta Remuneraciones:
Nombre de la cuenta bancaria en Banco Crédito Hipotecario Nacional de donde se originan los fondos para acreditar y
pago del tiempo extraordinario a pagar
d) Acreditar:
Procedimiento bancario mediante nota firmada por dos personas con autorización de firma para pagos en una cuenta
del mismo

a) Formato de Reporte de Turno de Trabajo Efectuado, Jornada Extraordinaria
b) Nómina de Horas Extras mensual del personal Presupuestado
c) Orden de Compra en SISTEMA DE GESTION -SIGES-
d) Listado para Acreditamiento, en hoja Excel, de la información digitada con base en los documentos anteriores del
personal a pagar horas extras con numero de cuenta bancaria en CHN, nombres y apellidos completos, cantidad, mes
y numero de nómina
e) Nota de Acreditamiento
Indicadores:
a) Cantidad de Nómina para pago de tiempo extraordinario de trabajo
b) Cantidad de Reporte para acreditamiento
c) Cantidad de Acreditamiento
154
Recibir formulario de Constancia de Pago de Horas Extras de las Auxiliar de Caja

Delegaciones para pago de Horas Extras.
Recibir de Ordenes de Compras y expediente para pago de horas
Encargado de Caja
extras
Digitar y verificar información de las nóminas según detalle de los
distinto grupo de las delegaciones en hoja Excel y el total de la Orden Encargado de Caja
de Compra del SISTEMA DE GESTION -SIGES-
Imprimir listados y nota de Acreditamiento para el Banco CHN Encargado de Caja
Trasladar expedientes para acreditamiento y nota a analista Encargado de Caja
Solicitar firma para nota de Acreditamiento en la Gerencia
Encargado de Caja
Administrativa y Financiera
Solicitar firma para nota de Acreditamiento en el Despacho Superior Encargado de Caja
Enviar nota firmada para acreditamiento al Banco CHN Auxiliar de Caja
Enviar a contabilidad del expediente en fotocopia de lo pagado de horas
extras cuando es pago parcial y el original hasta la liquidación final para Auxiliar de Caja
su registro en Caja Fiscal
Enviar a contabilidad del expediente en original pagado de las horas
Auxiliar de Caja
extras liquidado totalmente para su registro en Caja Fiscal
REQUISITOS DE PAGO DE TIEMPO EXTRAORDINARIO (HORAS EXTRAS) DEL PERSONAL EN RENGLÓN 011
(REMUNERACIONES)
a) Reporte de Turno de Trabajo Efectuado, Jornada Extraordinaria

b) Nómina de Horas Extras mensual del personal Presupuestado
c) Orden de Compra en SISTEMA DE GESTION -SIGES-
Elaborado por: Humberto Quintero, 2411-2411 ext. 7008

Autorizado por:

155

Fecha:
EMISIÓN DE CHEQUES PARA PAGO DE COMPROMISOS Octubre 2009

Migración.
Descripción:
Emisión de Cheques para pago de Compromisos
Propósito:
Solventa todos los compromisos de la institución.
Fundamento Legal:
a) Política Financiera Internas y Normas de Administrativas y Financieras del Ministerio de Gobernación.
b) Que exista disponibilidad presupuestaria y financiera para el pago de los compromisos.

• Proveedores de bienes y suministros y personal del sub grupo 18, Gerencia Administrativa y Financiera
Definiciones:
a) Cheque:
Documento de pago
b) Proveedor:
Persona individual o jurídica que suministra bienes o servicios
c) Orden de Compra y Pago:

Formulario autorizado por Contraloría General de Cuentas, el cual otorga derechos y obligaciones
Cheque para proveedores

b) Factura del proveedor
c) Pedido de Compra
d) Ingreso a Almacén e Inventarios (formulario 1H) si procede
e)
Cheque para personal sub grupo 18
a) Contrato
b) Factura
c) Resolución ministerial de aprobación
d) Documentos generales del contratista
156
Indicadores:
a) Cantidad de Cheques emitidos y pagados
b) Cantidad de Vales de Caja
c) Cantidad de Reportes
Recibir y analizar expedientes para emisión de cheque Encargado de Caja
Digitar información del expediente de pago en Libro Auxiliar de
Encargado de Caja
Bancos del Fondo Rotativo previo a emitir cheque
Emitir Cheques y protectoras Encargado de Caja
Trasladar cheques emitidos a analista para revisión Encargado de Caja
Requerir Firmas Autorizadas en la Gerencia Financiera Encargado de Caja
Recibir cheques firmados en la Gerencia Financiera Encargado de Caja
Listar cheques firmados en la Gerencia Financiera y requerir firma
Encargado de Caja
en el despacho superior
Recibir cheques firmados en el despacho superior Encargado de Caja
Contactar proveedores para informar del cheque disponible en
Encargado de Caja
caja
Encargado de Caja
Pagar a proveedores
Clasificar cheques voucher y expediente adjunto separando copia
para archivo del voucher de caja y expediente pagado, estampar
Auxiliar de Caja
en el expediente pagado el sello de “Pagado con Ch. No.” y fecha
del mismo.
Listar expedientes pagados y traslado a la Unidad de Presupuesto Auxiliar de Caja
Trasladar a la Unidad de Presupuesto expediente pagado y
Auxiliar de Caja
voucher para ejecución de gasto.
Trasladar la información del archivo de la computadora en libro
auxiliar de banco de la cuenta del Fondo Rotativo Interno Privativo
Encargado de Caja
a la Unidad de Contabilidad, por medio electrónico para cierre
preliminar mensual y final
Trasladar archivo físico de copia de cheque voucher a
Contabilidad para cierre mensual uno preliminar y un final
Encargado de Caja
Imprimir movimientos bancarios y cheques emitidos en libro físico

Autorizado del Banco Fondo Rotativo para conciliación
Encargado de Caja
Emitir Reportes de disponibilidad del Fondo Rotativo lunes,

miércoles y viernes Encargado de Caja
157
REQUISITOS DEL PROCESO EMISIÓN DE CHEQUES PARA PAGO DE COMPROMISOS

b) Factura
c) Pedido de Compra
d) Ingreso a Almacén e Inventarios (formulario 1H) si procede
e) Contrato
f) Resolución ministerial de aprobación
g) Documentos generales del contratista
Elaborado por: Humberto Quintero, 2411-2411 ext. 7008

Autorizado por:

158

CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES, TÉCNICOS PROFESIONALES Y TÉCNICOS
DE PERSONAL DEL SUBGRUPO 18. Fecha:
Octubre 2009
Responsable Unidad de Compras, Subgerencia Administrativa Financiera y
Adquisiciones, Gerencia Administrativa y Financiera, Dirección General de
Migración.
Descripción:
Realizar la contratación de personal que prestará servicios de carácter profesional, técnico profesional y técnico, con cargo
al subgrupo 18, solicitados por la Dirección Superior de la institución.
Propósito:
Contratar al personal idóneo atendiendo a las necesidades de las Unidades Administrativas internas.
Fundamento Legal:
c) Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento
a) Normas Administrativas y Financieras Anuales del Ministerio de Gobernación
b) Políticas Financieras de la Dirección General de Migración

• Despacho Superior de la Dirección General de Migración
• Unidades Administrativas Internas en General.
• Contratistas
Definiciones:
a) Subgrupo 18:
Categoría en la clasificación por objeto del gasto que comprende la prestación de servicios técnicos y profesionales.
b) Contrato Administrativo:
Vínculo contractual que establece condiciones de trabajo, forma de pagos y naturaleza de la prestación de servicios
profesionales y técnico profesionales, cuyo monto supera los Q100,000.00
c) Acta de Negociación:
Vinculo contractual que establece condiciones de trabajo, forma de pagos y naturaleza de la prestación de servicios
profesionales y técnico profesionales, cuyo monto no supera los Q100,000.00
d) Términos de Referencias:
Actividades a realizar por el Contratista
e) Dictamen Jurídico:
Opinión instancia jurídica interna para sustentar la contratación.
f) Fianza de Cumplimiento:
Garantía económica que causará el contratista para el cumplimiento de sus obligaciones adquiridas.
g) Plazo Contractual:
Periodo de tiempo a conveniencia de las partes para la prestación de servicios.
159

a) Acta Administrativa y/o Contrato
b) Pedido y Remesa
c) Orden de Compra
d) Ofcios
Indicadores
a) Cantidad de Contrato y/o Acta de negociación aprobada
Conformar expediente del personal profesional o técnico profesional Contratista

Elaborar los Términos de Referencia para el contratista Unidad Solicitante
Solicitar Dictamen Jurídico de aprobación para los términos de
referencia Departamento Jurídico
Solicitar Dictamen Financiero para la disponibilidad presupuestaria Encargado de Presupuesto
Elaborar la Requisición de la Contratación de los servicios Encargado de Compras
Solicitar Resolución de aprobación de los términos de referencia Autoridad Administrativa Superior
Solicitar Delegación de Firma a la Autoridad Superior para los casos de
Dirección Superior DGM
Contratos Administrativos
Elaborar Contrato Administrativo y/o Acta de Negociación Encargado de Compras
Solicitar al interesado cumplimiento de Fianza Encargado de Compras

Solicitar Aprobación de Cláusulas de Contrato Administrativo ante Autoridad Administrativa Superior
Autoridad Superior
Trasladar expediente original para pago de servicios Encargado de Compras
REQUISITOS DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES, TÉCNICOS PROFESIONALES Y TÉCNICOS

DE PERSONAL DEL SUBGRUPO 18.
a) Acta donde consta que no es deudor del estado ( Acta Notarial )
b) Antecedentes Penales y Policíacos
c) Pago de Fianza de cumplimiento.
d) RTU Actualizado
e) Currículo Actualizado
Elaborado por: Estuardo Méndez Córdoba, 2411-2411 ext. 7013

Autorizado por:

160

COTIZACIÓN DE MATERIALES, SUMINISTROS Y/O SERVICIOS POR LA MODALIDAD DE
COMPRA DIRECTA Fecha:
Octubre 2009
Migración.
Descripción:
Realizar el procedimiento de cotización de los materiales, suministros y/o servicios solicitados y adjudicar la oferta más
conveniente y favorable para los intereses de la Dirección General de Migración.
Propósito:
Proveer oportunamente los materiales, suministros y/o servicios a las Unidades Administrativas internas para el eficaz
funcionamiento de sus actividades.
Fundamento Legal:


• Proveedores
Definiciones:
a) Pedidos de Compras:
Documento en el cual la unidad interesada presenta sus requerimientos de materiales, suministros y/o servicios para
su buen funcionamiento
b) Cotización:
Documento en el cual el proveedor presenta su oferta de materiales, suministros o servicios.
c) Cuadro de Calificación:
Documento en el cual se describen los requerimientos planteados en el Pedido de Compras, con las diferentes ofertas
de los proveedores, para analizar y adjudicar la compra al proveedor que propone la oferta más conveniente para la

a) Cotización
b) Cuadro de Evaluación
c) Orden de Compra y Pago
161
Indicadores
a) Cantidad de Expedientes finalizados
b) Cantidad de Cotizaciones.
Recibir el formulario Pedido de Compras Auxiliar de Compras

Revisar y analizar el contenido del Pedido de Compras Auxiliar de Compras
Consultar el catálogo electrónico de productos adjudicados en el
sistema de Contrato Abierto para determinar si hay renglones vigentes,
Auxiliar de Compras
a efecto de realizar las compras de los requerimientos a través del
sistema.
Solicitar las cotizaciones necesarias por pedido de compra, con
proveedores acreditados. Auxiliar de Compras
Elaborar y avalar cuadro de adjudicación para proponer la compra con
Auxiliar de Compras
la empresa mas conveniente.
Trasladar expediente para aprobación de Jefatura de Compras Auxiliar de Compras
Aprobar el expediente de cotización Encargado de Compras
Trasladar expediente aprobado por Jefatura de Compras a la recepción Encargado de Compras
para emisión de Orden de Compra y Pago
Recibir copia de Orden de Compra y Pago aprobada para hacer
Auxiliar de Compras
requerimiento del producto y/o servicio al proveedor
Verificar la entrega de los productos y/o servicios adquiridos con la
Auxiliar de Compras
Unidad de Almacén.
REQUISITOS DEL PROCESO COTIZACIÓN DE MATERIALES, SUMINISTROS Y/O SERVICIOS POR LA MODALIDAD
DE COMPRA DIRECTA
a) Pedido de Compra
b) Oficio de Requerimiento de Servicios
Información proporcionada Por: Estuardo Méndez Córdoba

Tel. 24112411 ext. 7013

162

ADQUISICIÓN DE MATERIALES, SUMINISTROS, Y/O SERVICIOS POR LA MODALIDAD DE
MANIFIESTO DE INTERÉS. Fecha:
Octubre 2009
Adquisiciones, Gerencia Administrativa y Adquisiciones
Descripción:
Adquisición de Materiales, Suministros y/o servicios con proveedores únicos, conforme disposición legal contenida en la Ley
de Contrataciones del Estado y su Reglamento.
Propósito:
Adquirir materiales, suministros y/o servicios cuya provisión dependa de proveedores únicos.
Fundamento Legal:

• Proveedores
Definiciones:
a) Manifiesto de Interés:
Documento de invitación pública para establecer la calidad de proveedor único.
b) Comisión Receptora:
Ente encargado de recibir las ofertas de contratación de bienes, suministros o servicios solicitados.
c) Proveedor único:
Calidad del oferente exclusivo para proveer suministros y/o servicios.
d) Cotización:
Documento en el cual el proveedor presenta su oferta de productos, materiales, suministros o servicios.
e) Oferentes:
Persona individual o jurídica que provee materiales, suministros y/o servicio
f) Plazo Contractual:
Periodo en días calendario, meses o años de que dispone el contratista para el cumplimiento del objeto del contrato.
g) Contrato Administrativo:
Vinculo contractual que establece derechos y obligaciones, en negociaciones que superan los Q.100,000.00.
h) Autoridad Administrativa Superior:
Es la autoridad no colegiada que ocupa el orden jerárquico superior en la dependencia o entidad correspondiente.
i) Autoridad Superior:
Es la autoridad que ocupa el orden jerárquico superior del ramo.

a) Plan Operativo Anual
b) Presupuesto Aprobado Anual
c) Plan de Compras
163
Indicadores
a) Cantidad de procesos de Manifiesto de Interés Finalizados
Elaborar el documento base para el Manifiesto de Interés Auxiliar de Compras

Encargado de Compras
Revisión del Manifiesto de Interés
Solicitar aprobación del Manifiesto de Interés ante Autoridad Encargado de Compras
Administrativa Superior
Recibir Resolución de Aprobación de Manifiesto de Interés Auxiliar de Compras
Publicar el Manifiesto de Interés en el Sistema de Guatecompras y
Diario de Centro América y otro de mayor circulación del país Auxiliar de Compras
Nombrar a la Comisión Receptora Autoridad Administrativa Superior
Elaborar Acta de Recepción de Oferta Comisión Receptora
Revisar Acta de Recepción elaborada por la Comisión Receptora Auxiliar de Compras
Realizar la compra y/o contratación atendiendo a lo establecido en Art.
20 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y su Auxiliar de Compras
Reglamento
Elaborar Acta de Negociación y/o Contrato Administrativo, cuando
Asesorìa Jurídica
proceda.
Solicitar Resolución para Delegación de Firma a Autoridad Superior
Autoridad Administrativa Superior
para suscripción de Contrato Administrativo
Asesorìa Jurídica
Elaborar Contrato Administrativo
Solicitar al Proveedor adjudicado la presentación de las fianzas que en
Auxiliar de Compras
ley corresponden
Solicitar Resolución de aprobación de cláusulas de Contrato
Administrativo ante Autoridad Superior.
Nombrar Comisión Receptora Autoridad Administrativa Superior
Publicar en el Sistema de Guatecompras el Contrato Administrativo, su
aprobación y oficio que contiene la remisión de éste al Registro de Auxiliar de Compras
Contratos de la Contraloría General de Cuentas.
REQUISITOS DEL ADQUISICIÓN DE MATERIALES, SUMINISTROS, Y/O SERVICIOS POR LA MODALIDAD DE

MANIFIESTO DE INTERÉS.
a) Pedido de Compra
b) Bases
c) Dictamen Técnico, Jurídico y Financiero de Disponibilidad Financiera
Elaborado por: Estuardo Méndez Córdoba, 2411-2411 ext. 7013

Autorizado por:
164

EVENTOS DE LICITACIÓN NACIONALES E INTERNACIONALES PARA LA ADQUISICIÓN DE
MATERIALES, SUMINISTROS Y/O SERVICIOS SUPERIORES A Q.900,000.00 Fecha:
Octubre 2009
Responsable Unidad de Compras, Subgerencia Administrativa Financiera y Adquisiciones,
Gerencia Administrativa y Financiera, Dirección General de Migración.
Descripción:
Adquisición de materiales, suministros y/o servicios por la modalidad de Licitación Nacional e Internacional en el rango superior
a Q.900,000.00, mediante el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado –GUATECOMPRAS-
Propósito:
Proveer materiales, suministros y/o servicios oportunamente mediante la modalidad de Licitación.
Fundamento Legal:

• Proveedores
Definiciones:
a) Licitación:
Evento publico de cotización para la adquisición de materiales, suministros y/o servicios que superan el monto de
Q.900,000.00
b) Cotización:
c) Oferentes:
Persona individual o jurídica que provee materiales, suministros y/o servicio
d) Plazo Contractual:
Periodo en días calendario, meses o años de que dispone el contratista para el cumplimiento del objeto del contrato.
e) Delegación de firma:
Facultad conferida por autoridad administrativa superior para suscribir contratos.
f) Contrato Administrativo:
Vinculo contractual que establece derechos y obligaciones, en negociaciones que superan los Q.100,000.00
g) Junta de Licitación:
Órgano competente para recibir, calificar ofertas y adjudicar el negocio.
h) Adenda:
Documento que contiene la modificación a los requisitos o criterios de las bases de licitación.
165
i) Autoridad Administrativa Superior:

Es la autoridad no colegiada que ocupa el orden jerárquico superior en la dependencia o entidad correspondiente.
j) Autoridad Superior:
Es la autoridad que ocupa el orden jerárquico superior del ramo.

c) Plan de Compras
Indicadores
a) Cantidad de procesos de Licitación Finalizados
Recibir el Pedido de Compra por parte de la Unidad Solicitante

Auxiliar de Compras
Recibir el Pedido y Remesa por parte de la Unidad Solicitante
Auxiliar de Compras
Instruir el proceso de Licitación Pública
Elaboración de Bases de Licitación
Encargado de Compras /Asesoria Especifica
Solicitar Dictamen Técnico a la unidad especializada que corresponda.
Unidad Especifica
Solicitar Dictamen Jurídico sobre el contenido y sustentación legal de las
Departamento Jurídico
bases de licitación
Solicitar Dictamen Financiero para la afectación presupuestaria
Unidad de Presupuesto
correspondiente.
Revisar que el expediente de licitación iniciado cumpla con los requisitos
legales que corresponden
Recibir la Resolución de Autoridad Superior que aprueba las bases de
Autoridad Superior
Licitación
Publicar en el Sistema de Guatecompras las bases de licitación, Diario de
Auxiliar de Compras
Centro América y Diario de mayor circulación.
Nombramiento de la Junta de Licitación por Autoridad Superior del Autoridad Superior
Responder preguntas formuladas en Guatecompras por Proveedores
Asesorìa Especifica
interesados en ofertar.
Elaborar Adendas modificatorias y/o ampliatorias a las bases de licitación,
cuando proceda, acompañando los dictámenes técnicos respectivos
Aprobar mediante Resolución de Autoridad Superior las Adendas
Autoridad Superior
modificatorias y/o ampliatorias de las bases de licitación.
Publicar en el Sistema de Guatecompras las Adendas aprobadas. Auxiliar de Compras
Notificar a los oferentes participantes las Adendas aprobadas Auxiliar de Compras

Elaborar Acta de Recepción y Apertura de Ofertas Junta de Licitación
Publicar en el Sistema de Guatecompras, el Acta de Recepción y Apertura
Auxiliar de Compras
de Ofertas.
Elaborar el Acta y Resolución de Adjudicación Junta de Licitación
166
Publicar en Sistema de Guatecompras, el Acta y Resolución de

Auxiliar de Compras
Adjudicación elaborada por la Junta de Licitación.
Notificar el Acta de Adjudicación a los oferentes participantes en el evento
Auxiliar de Compras
de licitación
Trasladar a Autoridad Superior la actuación de la Junta de Licitación para
Junta de Licitación
aprobación/ No aprobado de adjudicación.
Recibir la Resolución de Aprobación o No Aprobado de lo actuado por la
Autoridad Superior
Junta de Licitación
Notificar la Resolución de Aprobación y/o No Aprobación de lo actuado por
Auxiliar de Compras
la Junta de Licitación a los oferentes participantes.
Elaborar el Acta de Negociación para Adjudicaciones que no superen el
Asesorìa Jurídica
monto de Q.100,000.00
Solicitar Resolución de Delegación de Firma ante Autoridad Superior para
suscripción de Contrato Administrativo para adjudicaciones superiores a Autoridad Administrativa Superior
Q.100,000.00
Elaborar Contrato Administrativo con adjudicatario Asesorìa Jurídica
Requerir al adjudicatario el cumplimiento de las fianzas que en Ley
Auxiliar de Compras
corresponden.
Solicitar Resolución Ministerial de aprobación de cláusulas de Contrato
Administrativo.
Publicar en el Sistema de Guatecompras el Acta de Negociación y/o
Auxiliar de Compras
Contrato Administrativo aprobado.
Modificar el estado del Proceso en el Sistema de Guatecompras con la
Auxiliar de Compras
categoría Finalizado Adjudicado
Nombrar a la Junta de Recepción Autoridad Superior
Contratos de las Contraloría General de Cuentas.
REQUISITOS DEL EVENTOS DE LICITACIÓN NACIONALES E INTERNACIONALES PARA LA ADQUISICIÓN DE

MATERIALES, SUMINISTROS Y/O SERVICIOS SUPERIORES A Q.900,000.00
a) Pedido de Compra
b) Bases
Elaborado por: Estuardo Méndez Córdoba 2411-2411 ext. 7013

Autorizado por:

167

EVENTOS DE COTIZACIÓN DE MATERIALES, SUMINISTROS Y/O SERVICIOS COMPRENDIDOS Fecha:
EN LOS RANGOS DE Q30,000.00 HASTA Q900,000.00 Octubre 2009

Migración.
Descripción:
Adquisición de materiales, suministros y/o servicios por la modalidad de Cotización en el rango de Q.30,000.00 a
Q.900,000.00, mediante el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado –GUATECOMPRAS-
Propósito:
Proveer materiales, suministros y/o servicios oportunamente mediante la modalidad de cotización.
Fundamento Legal:

• Proveedores
Definiciones:
a) Adenda:
Documento que contiene la modificación a los requisitos o criterios de las bases de cotización.
b) Cotización:
c) Oferentes:
Persona individual o jurídica que provee materiales, suministros y/o servici
d) Delegación de firma:
Facultad conferida por autoridad administrativa superior para suscribir contratos.
e) Acta de Negociación:
Vínculo contractual que establece derechos y obligaciones, en negociaciones que no superan los Q.100,000.00
f) Contrato Administrativo:
Vinculo contractual que establece derechos y obligaciones, en negociaciones que superan los Q.100,000.00
g) Junta de Cotización:
Órgano competente para recibir, calificar ofertas y adjudicar el negocio.
Documentos Relacionados Anexo

c) Plan de Compras
168
Indicadores
a) Cantidad de Procesos de cotización Finalizados
Recibir el Pedido de Compra por parte de la Unidad Solicitante Auxiliar de Compras

Recibir el Pedido y Remesa por parte de la Unidad Solicitante Auxiliar de Compras
Instruir el proceso de cotización Encargado de Compras
Elaborar de Bases de Cotización Encargado de Compras / Asesoria Especifica
Solicitar Dictamen Técnico a la unidad especializada que corresponda. Unidad Especifica
Solicitar Dictamen Jurídico sobre el contenido y sustentación legal de
Departamento Jurídico
las base de cotización
Solicitar Dictamen Financiero para la afectación presupuestaria
Unidad de Presupuesto
correspondiente.
Revisar que el expediente de cotización iniciado cumpla con los Encargado de Compras
requisitos legales que corresponden
Solicitar la emisión de la Resolución de Autoridad Administrativa Encargado de Compras
Superior que aprueba las bases de cotización y formulario de cotización
Emitir Resolución de aprobación de bases de cotización y formulario de
cotización
Publicar en el Sistema de Guatecompras las bases de Cotización y
Auxiliar de Compras
formulario de cotización aprobado
Recibir Nombramiento de la Junta de Cotización y notificar Resolución Jefatura Unidad Compras
emitida por Autoridad Administrativa Superior
Responder preguntas formuladas en Guatecompras por Proveedores
interesados en ofertar.
Elaborar Adendas modificatorias y/o ampliatorias a las bases de
Cotización, cuando proceda, acompañando los dictámenes técnicos Asesorìa Especifica
respectivos
Emitir la Resolución de Intervención que aprueba las Bases de
Cotización
Publicar en el Sistema de Guatecompras las Adendas aprobadas. Auxiliar de Compras
Elaborar Acta de Recepción y Apertura de Ofertas Junta de Cotización
Publicar en el Sistema de Guatecompras, el Acta de Recepción y
Auxiliar de Compras
Apertura de Ofertas.
Elaborar el Acta y Resolución de Adjudicación Junta de Cotización
Publicar en el Sistema de Guatecompras, el Acta y Resolución de
Auxiliar de Compras
Adjudicación elaborada por la Junta de Cotización
Notificar el Acta y Resolución de Adjudicación a los oferentes
Auxiliar de Compras
participantes en el evento de cotización.
Trasladar a Autoridad Superior la actuación de la Junta de Cotización
Junta de Cotización
para aprobación/desaprobación de adjudicación.
Emitir la Resolución de Aprobación o desaprobación de lo actuado por
la Junta de Cotización
Notificar la Resolución de Aprobación y/o desaprobación lo actuado por
Auxiliar de Compras
la Junta de Cotización a los oferentes participantes.
Elaborar el Acta de Negociación para adjudicaciones que no superen el
Asesorìa Jurídica
monto de Q.100,000.00
Solicitar Resolución de Delegación de Firma para suscripción de
Contrato Administrativo para adjudicaciones superiores a Q.100,000.00
169
Requerir el cumplimiento al Oferente Adjudicado de las fianzas que en

Auxiliar de Compras
Ley corresponden.
Solicitar Resolución Ministerial de aprobación de cláusulas de Contrato
Dirección Superior DGM
Administrativo.
Publicar en el Sistema de Guatecompras el Acta de Negociación y/o
Auxiliar de Compras
Contrato Administrativo aprobado.
Modificar el estado del Proceso en el Sistema de Guatecompras con la
Auxiliar de Compras
categoría Finalizado Adjudicado.
Nombrar a la Junta de Recepción Autoridad Administrativa Superior
Contratos de las Contraloría General de Cuentas.
REQUISITOS DEL PROCESO EVENTOS DE COTIZACIÓN DE MATERIALES, SUMINISTROS Y/O SERVICIOS

COMPRENDIDOS EN LOS RANGOS DE Q30,000.00 HASTA Q900,000.00
a) Pedido de Compra
b) Bases
Información proporcionada Por: Estuardo Mendez Córdoba Tel. 24112411 ext. 7013

170

RECEPCION DE PEDIDOS DE COMPRAS. Fecha:
Octubre 2009
Adquisiciones, Gerencia Administrativa y Financiera, Dirección General
de Migración.
Descripción.
Recepción y registro de pedidos de compras de unidades solicitantes.
Propósito.
Determinar la modalidad de compra para atender la demanda de bienes y servicios en general.
Fundamento Legal:
c) Procedimiento de expedientes de materiales, suministros, servicios de mantenimiento y reparación de equipos de
oficina.

Definiciones.
a) Pedido de Compras:
Formulario para describir los bienes, suministros y /o servicios objeto de compra.
a) Registro Pedido de Compras

b) Cotizaciones
c) Planilla de Ruta.
Indicadores
a) Cantidad de Pedidos de Compras registrados.
Ingresar pedido de compras Recepción de Compras
Asignar número correlativo de control Recepción de Compras
Trasladar diariamente los pedido de compras ingresados a Jefatura de
Auxiliar de Compras
Unidad de Compras
Revisar documentos ingresados y asignar modalidad de compra. Encargado de Compras
171
Cotizar a proveedores Auxiliar de Compras

Revisar, corregir y/ o aprobar expedientes de compras cotizados y
adjudicados
Solicitar elaboración de Orden de Compra y Pago para expedientes
Recepción de Compras
aprobados
Traslado de OCP para firma jefe de compras Auxiliar de Compras
Realización de planilla de ruta de OCP para las firmas correspondientes Recepción de Compras
Trasladar la OCP autorizada para notificar a proveedor. Auxiliar de Compras
Archivar el expediente completo de OCP Recepción de Compras
Enviar copia respectiva de la OCP a la Unidad de Almacén Recepción de Compras
Verificar que el expediente cumpla con los requerimientos
Recepción de Compras
administrativos para el traslado para pago
Trasladar expediente finalizado Recepción de Compras
REQUISITOS DE RECEPCION DE PEDIDOS DE COMPRAS.

a) Orden de Compra y pago
b) Factura
c) Pedido y Remesa
d) Formulario 1H (ingreso a almacén e Inventario)
e) Certificación de Inventarios.
Elaborado por: Estuardo Méndez Córdoba 2411-2411 ext. 7013

Revisión Técnica por: Autorizado por:

172

SERVICIOS DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN DEL EQUIPO DE OFICINA
Fecha:
Octubre 2009
Migración.
Descripción:
Atender los requerimientos de las distintas Unidades Administrativas internas por concepto de servicios de Mantenimiento
y/o reparación de equipos de oficina.
Propósito:
Mantener los equipos de oficina en buen estado de funcionamiento que permitan el eficaz funcionamiento de las Unidades
Administrativas internas.
Fundamento Legal:
c) Procedimiento de servicios de mantenimiento y reparación de equipo de oficina.

• Proveedores
Definiciones:
a) Solicitud de servicio:
Medio escrito para requerir el servicio de mantenimiento o reparación de equipo de oficina.
b) Pedido de Compras:
Formato para requerir la compra de bienes y o servicios.

a) Cotización
b) Factura
d) Cheque de pago
173
Indicadores
a) Cantidad de solicitudes atendidas.
Elaborar oficio solicitando servicio a la Unidad de Compras. Unidad Solicitante
Recibir y registrar solicitud de servicio Recepción de Compras

Revisar la solicitud presentada por la Unidad solicitante y evaluar la Encargado de Compras
naturaleza del servicio de mantenimiento y/o reparación necesarios.
Trasladar la solicitud al Auxiliar de Compras que realizara el proceso de Encargado de Compras
cotización
Contactar a proveedores de servicios Auxiliar de Compras
Solicitar diagnostico y cotización respectiva Auxiliar de Compras
Trasladar a Unidad Solicitante la cotización propuesta para que está
Auxiliar de Compras
última elabore Pedido de Compra.
Elaborar e ingresar el Pedido de Compras conforme cotización. Unidad Solicitante
Seleccionar al proveedor y con la aprobación de la Jefatura de la
Unidad de Compras, se elabora la Orden de Compra y Pago y traslada
Auxiliar de Compras
expediente a la Unidad de Presupuesto, para la asignación
presupuestaria.
Supervisar el estatus del proceso. Encargado de Compras
REQUISITOS DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN DEL EQUIPO DE OFICINA
a) Oficio de Requerimiento de Servicio

b) Pedido de Compra
Elaborado por: Estuardo Mendez Córdoba, 2411-2411 ext. 7013

Autorizado por:

174

Fecha:
CONCILIACIONES BANCARIAS Octubre 2009
Responsable Unidad de Contabilidad, Gerencia Administrativa y Financiera, Dirección

Descripción:
Comparación entre los registros de una cuenta corriente realizados por el banco y la cuenta de bancos correspondiente en
la Unidad de Contabilidad.
Propósito:
Cotejar los registros bancarios con el libro de bancos contable, detectar diferencias y conciliar las mismas.
Fundamento Legal:
a) Registrar en el libro de bancos todos los movimientos realizados en la cuenta durante el mes.
b) Conciliar mensualmente las cuentas bancarias.
c) Normas Administrativas Financieras y de Control Interno UDAF.
d) Junta Monetaria Resolución JM-178-2002

• Unidad de Contabilidad
• Auditoria Interna
• Contraloría General de Cuentas de la Nación
• UDAF del Ministerio de Gobernación
• UDAI del Ministerio de Gobernación
Definiciones:
a) Conciliación Bancaria:
Proceso sistemático de comparación entre los ajustes de una cuenta corriente realizados por el banco y la cuenta de
bancos correspondiente en la contabilidad con una explicación de las diferencias encontradas.

a) Libro de Bancos
b) Hojas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas.
Indicadores:
a) Cantidad de las Cuentas Bancarias
b) Cantidad de Estados de Cuenta
c) Cantidad de Notas de Débito y Crédito
175
Recibir de la Unidad de Caja el libro de bancos y documentación de
soporte Auxiliar de Contabilidad I
Cotejar que cada registro del libro de bancos tenga documentación de

soporte sin excepción Auxiliar de Contabilidad I
Comparar saldos inicial y final de libro de bancos con el estado de

cuenta Auxiliar de Contabilidad I
Establecer y solventar diferencias o movimientos sin documentación de

soporte Auxiliar de Contabilidad I
Sustentar la gestión realizada con documentos de soporte

Auxiliar de Contabilidad I
Cuadrar saldos del libro de bancos con el de los estados de cuenta
Trasladar libro de bancos, estados de cuenta y documentación de
soporte para revisión
Revisar documentación y regresarla para su impresión con los cambios
Contador General
que se señalen
Imprimir el libro de bancos y la conciliación bancaria en hojas
autorizadas por la Contraloría General de Cuentas
Firmar el libro de bancos
Encargado de cada cuenta
Firmar la conciliación bancaria Gerente Financiero Auxiliar de
Contabilidad I
Fotocopiar libro de bancos y conciliaciones bancarias de cada cuenta,
para ser enviadas a la UDAF y UDAI del Ministerio de Gobernación
Archivar documentación Auxiliar de Contabilidad I
REQUISITOS DEL PROCESO DE CONCILIACIONES BANCARIAS

a) Voucher de cheques emitidos
b) Boletas de depósito
c) Cheques anulados
d) Copia de recibos de pasaporte
e) Notas de Débito
f) Notas de Crédito
g) Oficios de Devolución de Pasaportes
h) Estados de Cuenta
i) Cheques pagados
Información proporcionada Por: Licda. Elsa Dinora García 2411-2421/2411-2411 ext. 7009Contadora General
176

ELABORACION DE CAJA FISCAL DE INGRESOS Y EGRESOS Fecha:
Octubre 2009
Descripción:
Registro detallado de todos los ingresos y egresos realizado durante el mes, impreso en la forma 200-A-3, presentada ante
la Contraloría General de Cuentas.
Propósito:
Controlar los ingresos y egresos mensuales de la DGM, así como todos los registros sujetos a fiscalización por parte de la
Contraloría General de Cuentas.
Fundamento Legal:
a) Recopilar la información mensual de ingresos y egresos, así como revisar los saldos de las cuentas bancarias
b) Registrar los reembolsos por exceso en consumo telefónico
c) Normas Administrativas Financieras y de Control Interno UDAF.
d) Políticas Financieras Resolución No. 009-2002

a) Unidad de Contabilidad
b) Gerencia y Subgerencia Administrativa Financiera
c) Despacho Superior
d) Contraloría General de Cuentas
Definiciones:
a) Caja Fiscal:
Es el estado situacional de la disponibilidad financiera de la Fuente de Financiamiento “Recursos Ordinarios”, para la
atención de los gastos de los Pliegos Presupuestarios, contenidos en la Ley Anual de Presupuesto del Sector Público.

a) Reportes IT - 13
b) Modelo P
c) Formularios 1-H
d) Listado de Cuentadantes
e) Caja Fiscal Forma 200 A-3
f) Listado de Gastos
Indicadores:
a) Cantidad Notas De Crédito Ingresos
b) Cantidad de reportes IT -13
c) Cantidad de formas 63 A-2
d) Cantidad de órdenes de compra
177
Recibir información física y vía electrónica de soporte de las cuentas
bancarias, reportes IT-13, Listado de gastos FR2 y FR3, reporte de
Auxiliar de Contabilidad II
ingresos forma 63 A-2, y conciliaciones bancarias
Registrar reportes IT-13 en Caja Fiscal Auxiliar de Contabilidad II
Registrar documentos de Ingresos Caja Fiscal Auxiliar de contabilidad II
Registrar documentos de Egresos Caja Fiscal

Registrar los Reintegros de Telefonía Celular
Verificar que todos los ingresos y egresos del mes estén incluidos
Elaborar integración de Caja Fiscal
Imprimir preliminar de Caja Fiscal
Revisar reporte preliminar y regresar para correcciones
Contador General
Cuadrar Caja Fiscal Auxiliar de Contabilidad II

Imprimir en hojas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas
Contador General
Firmar de revisado y autorizado
Gerente Administrativo Financiero
Fotocopiar Caja Fiscal y documentación de soporte
Enviar fotocopia de Caja Fiscal a Contraloría General de Cuentas Auxiliar de Contabilidad II

Archivar Original Caja Fiscal en unidad de Contabilidad
REQUISITOS DE ELABORACION DE CAJA FISCAL DE INGRESOS Y EGRESOS

a) Reportes IT – 13
b) Modelo P
c) Formularios 1-H
d) Listado de Gastos
Elaborado por: Licda. Elsa Dinora García, 2411-2411 ext. 7009

Autorizado por:

178

Fecha:
REGISTRO DE INGRESOS PRIVATIVOS FORMA IT-13
Octubre 2009
Descripción:
Elaboración de repotes utilizados para reflejar detalladamente la captación de ingresos privativos por servicios.
Propósito:
Controlar diariamente los registros bancarios y transferencias de ingresos privativos a la cuenta bancaria de Fondo Común,
así como todo tipo de registro sujeto a fiscalización por parte de la Contraloría General de Cuentas.
Fundamento Legal:

a) Recopilar la información diaria y/o semanal de ingresos, así como revisar saldos bancarios de las cuentas de
Pasaportes e Ingresos Varios
b) Soportar la información de las notas de crédito del banco de Guatemala

b) Unidad de Presupuesto
c) Gerencia Administrativa Financiera
d) Despacho Superior
e) Contraloría General de Cuentas
Definiciones:
a) Forma IT-13:
Formulario descriptivo de los tipos de ingresos por servicios.
b) UDAF:
Unidad de Administración Financiera

a) Nota de Debito Bancos
b) Nota de Crédito Banco de Guatemala
c) Informe de ingresos por Delegación
d) Estados de cuenta
e) Integración de Pasaportes
Indicadores:
a) Cantidad de reporte de Ingresos por de delegación
b) Cantidad de Estados de Cuenta
c) Cantidad de Notas de Debito
d) Cantidad de Notas de Crédito
179
Integrar los ingresos por delegación
Integrar los ingresos por cobro de Pasaportes
Solicitar de notas de debito al banco
Solicitar de notas de Crédito a UDAF
Recopilar información para la integración
Integrar los ingresos por día o semana
Integrar las Notas de Crédito Banco de Guatemala
Elaborar la Forma IT-13 según el recaudo por día o semana
Revisar y firmar la forma IT-13
Contador General
Trasladar a la Gerencia Administrativa y Financiera la Forma IT-13
Firmar la aprobación de la Forma IT-13
Gerente Financiero
Trasladar a UDAF del Ministerio de Gobernación para generar el CUR
de Ingresos Auxiliar de Contabilidad II
Archivar Forma IT-13
REQUISITOS DEL PROCESO DE REGISTRO DE INGRESOS PRIVATIVOS FORMA IT-13
a) Nota de Debito Bancos

b) Nota de Crédito Banco de Guatemala
c) Informe de ingresos por Delegación
d) Estados de cuenta
Información proporcionada Por: Licda. Elsa Dinora García G. T. 2411-2421/2411-2411 ext. 7009
Contadora General

180

EMISIÓN DE SOLVENCIAS
Fecha:
Junio 2009
Descripción:
Documento extendido para constatar la carencia de adeudos con la Dirección General de Migración.
Propósito:
Verificar que las personas que finalizan su relación laboral con la DGM carezcan de saldos por liquidar.
Fundamento Legal:
a) Recopilar la información de cuentas por cobrar

b) Unidad de Caja
c) Unidad de Presupuesto
d) Sub Gerencia de Recursos Humanos
e) Gerencia Financiera
f) Despacho Superior
Definiciones:
a) Solvencia:
Situación de no tener deudas o capacidad de satisfacerlas.
b) Cuentas por Cobrar:

Son derechos legítimamente adquiridos por la Institución, que llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho,
recibirá a cambio efectivo. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto una persona y representan derechos
exigibles.

a) Depósitos
b) Oficios
c) Actas
d) Formas de requerimiento de solvencias
Indicadores:
a) Cantidad de formas de ingresos 63 A2
b) Cantidad de Oficios de Reintegro por exceso de consumo de celular
c) Cantidad de Resoluciones de aprobación de cobros
d) Cantidad de Formas de requerimiento de solvencias
181
Recibir forma de requerimiento de solvencia por parte del interesado Auxiliar de Contabilidad I
Investigar y recopilar información del solicitante Auxiliar de Contabilidad I
Adjuntar Requerimiento recibido de la Subgerencia de Recursos
Humanos
Emitir informe del estatus al Contador General Auxiliar de Contabilidad I
Revisar documentación de soporte para la solvencia Contador General
Aprobar y firmar Solvencia Contador General
Entregar solvencia original al interesado y requerir firma de recibido Auxiliar de Contabilidad I
Archivar copia de solvencia Auxiliar de Contabilidad I
REQUISITOS DE EMISIÓN DE SOLVENCIAS
Elaborado por: Licda. Elsa Dinora García G. T. 2411-2421/2411-2411 ext. 7009

Autorizado por:

182

Fecha:
REGISTRO DE INGRESOS PRIVATIVOS DE DELEGACIONES
Octubre 2009
Descripción:
Registro electrónico de los ingresos por parte de las Delegaciones, por concepto de Multas, Visitas a barcos, Pases Locales
y tarjetas de Turismo, así como de cobros por emisión de Pasaportes.
Propósito:
Controlar el valor total de los ingresos diarios, los depósitos bancarios y el manejo de las formas.
Fundamento Legal:
c) Decreto No. 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
a) Verificar la correlatividad numérica de los recibos, datos consignados en el recibo y recibir fotocopia de la denuncia al
Ministerio Publico cuando falte un recibo así como del acta indicando el motivo del extravío.
b) Decreto No. 95-98 Ley de Migración
c) Acuerdo Gubernativo No. 529-99 Reglamento de la Ley de Migración
d) Normas Administrativas Financieras y de Control Interno UDAF

• Gerencia Administrativa Financiera
• Delegados
• Direcciones y Subdirecciones
• Despacho Superior
• Ente Fiscalizador
• Entidades Bancarias
• Solicitante en caso de extravío del recibo.
Definiciones:
a) Delegación:
Son representantes de la Dirección General de Migración que habilitan los lugares de ingresos y egresos de personas
al territorio nacional, a través de los cuales los ciudadanos nativos y extranjeros, deben completar el correspondiente
control migratorio.

a) Formas de recibos de ingresos para pasaportes
b) Boletas de depósito
c) Reporte de Existencias
d) Formas IT-13, DIGEMI 1,2,3, y DIGEMI-DEP
Indicadores:
a) Cantidad de Recibos
b) Cantidad de Depósitos
c) Cantidad de formas autorizadas
183
Recibir IT -13 con Boleta de Deposito y Recibos Físicos que entregan
los Delegados Auxiliar I
Verificar el correlativo de los recibos Auxiliar I
Confrontar reportes IT-13 con los recibos para verificar valores y datos
Auxiliar I
Verificar que la cantidad de dinero indicada en los recibos sea la misma
que aparece en los depósitos bancarios Auxiliar I
Ingresar datos al registro electrónico evidenciando los recibos utilizados

, boletas de depósitos, así como la clasificación de pasaportes
Auxiliar I
ordinarios, diplomáticos y oficiales
Trasladar la información a auxiliar I para la Conciliación Bancaria y

elaboración del informe Modelo P Auxiliar I
Trasladar la información a auxiliar II para el cuadre de notas de crédito

Auxiliar I
Archivar los recibos en cajas y la documentación en Leitz
Auxiliar I
REQUISITOS DEL PROCESO DE REGISTRO DE INGRESOS PRIVATIVOS DE DELEGACIONES
a) Boletas de depósito
b) Formas IT-13
c) DIGEMI 1,2,3, y DIGEMIDEP
Información proporcionada Por: Licda. Elsa Dinora García 2411-2421/2411-2411 ext. 7009 Contadora General

184

Fecha:
REGISTRO DE INGRESOS PRIVATIVOS DE EMBAJADAS Y CONSULADOS DE GUATEMALA EN
EL EXTERIOR Octubre 2009
Descripción:
Elaboración de forma de ingresos 63 A-2 para las diferentes Embajadas y Consulados de Guatemala en el exterior, que
envían giros o transferencias electrónicas al Ministerio de Relaciones Exteriores, por concepto de ingresos consulares por
pasaportes y visas emitidas.
Propósito:
Registrar adecuadamente los ingresos por pasaportes y visas emitidas en el exterior, y comprobante del envío de los
ingresos para las Embajadas y/o Consulados de Guatemala.
Fundamento Legal:
a) Verificar que los datos en los oficios y giros enviados por las embajadas y/o consulados sean los correctos para emitir
la respectiva forma de ingreso 63 A-2 firmada por el jefe de la unidad.
b) Confirmar que el giro enviado por la embajada y/o consulado debe estar emitido a nombre de Banco de Guatemala,
con la cantidad indicada en el oficio y depositado el mismo día que se recibe.
c) Confirmar que las copias de las formas de ingresos 63 A-2 deben estar recibidos por el encargado de caja del
Ministerio de Relaciones Exteriores.
d) Políticas Financieras Internas Resolución No. 009-2002

• Embajadas y/o Consulados de Guatemala en el Exterior
• Dirección General del Ministerio de Relaciones Exteriores
• Banco de Guatemala
Definiciones:
a) Giro: Transferencia de fondos de la cuenta de una persona a otra. Conjunto de operaciones que constituyen la
actividad de un establecimiento comercial, bancario o institucional.
b) Forma de ingresos 63 A-2: Comprobante de ingreso autorizado por la Contraloría General de Cuentas de la Nación.
c) Transferencia electrónica: envío monetario vía electrónica

a) Oficios enviados por las Embajadas y/o Consulados de Guatemala en el exterior
b) Forma de ingresos 63 A-2
c) Formulario de Registro de Estadísticas de Ingreso de Divisas
d) Boleta de Depósito del Banco de Guatemala
e) Integraciones de los ingresos
185
Indicadores:
a) Cantidad de giros recibidos
b) Cantidad de recibos 63 A-2
c) Cantidad de boletas de depósito
Recibir listado de los Consulados y/o Embajadas que enviaron los giros
Generar las formas de ingresos 63 A-2 a cada uno de los Consulados

y/o Embajadas por el monto del giros al tipo de cambio del Banco de
Guatemala Auxiliar de Contabilidad I
Elaborar boleta de depósito del Banco de Guatemala con el monto total

de los giros
Confrontar formas de ingresos 63 A2, Boleta de depósito al Banco de

Guatemala y oficios de las embajadas y consulados Contador General
Regresar la información si existen correcciones, para ser cambiada, o

firmar y sellar si está correcta. Contador General
Recibir giros originales del departamento de caja del Ministerio de

Relaciones Exteriores y entregar las formas de ingresos 63 A-2
Entregar giros a nombre de Tesorería Nacional al Ministerio de Finanzas

Publicas, al Tesorero Nacional para su endoso
Entregar giros al Departamento de Operex Banco de Guatemala para

revisión Auxiliar de Contabilidad I
Depositar giros en las cajas del Banco de Guatemala

Realizar integración de la cantidad de pasaportes y visas emitidas en el

exterior Auxiliar de Contabilidad I
Elaborar reporte IT-13 de ingresos de la DGM

Entregar reportes IT-13 a Auxiliar de Contabilidad II para la elaboración
de Caja Fiscal Auxiliar de Contabilidad I
Remitir integración de los ingresos a la UDAF del Ministerio de

Gobernación Auxiliar de Contabilidad I
Archivar
186
REQUISITOS DE REGISTRO DE INGRESOS PRIVATIVOS DE EMBAJADAS Y CONSULADOS DE GUATEMALA EN

EL EXTERIOR
a) Oficios enviados por las Embajadas y/o Consulados de Guatemala en el exterior

b) Giros
c) Boleta de Depósito del Banco de Guatemala
Elaborado por: Licda. Elsa Dinora García G. T. 2411-2421/2411-2411 ext. 7009

Autorizado por:

187

ACTUALIZACION Y ELABORACION DE TARJETAS DE REPONSABILIDAD Fecha:
Octubre 2009
Responsable Unida de Inventarios, Gerencia Administrativa y Financiera, Dirección General
de Migración.
Descripción.
Actualizar y elaborar tarjetas de responsabilidad de los bienes de activo fijo que esta bajo la responsabilidad del personal de
la Dirección General de Migración
Propósito.
Mantener actualizado el registro y ubicación de los bienes de maneara documental y físico.
Fundamento Legal:
a) Circular 3-57 Instrucciones sobre Inventarios de oficinas Públicas.
b) Políticas Financieras Internas. GAF

• Ente Fiscalizador
Definiciones.
a) Tarjeta de Responsabilidad:
Es la constancia donde van registrados todos lo bienes de activo fijo bajo responsabilidad de empleados y
funcionarios.
b) Inventario Físico:
Toma visual de bienes asignados por personas o por unidad.

a) Libro de Inventarios
b) Libro de Actas
c) Tarjetas de Responsabilidad
d) Formulario de aviso de traslado de responsabiidad de bienes
Indicadores
a) Cantidad de Tarjetas
b) Cantidad de Actas
c) Cantidad de Bienes registrados
188
Levantar periódicamente el Inventario físico en las oficinas de la
Auxiliares de la Unidad de Inventarios
Registrar todas las descripciones detalladas, de los bien de activo fijo,
en el formato de la tarjeta de responsabilidad
Registrar en la Tarjeta de Responsabilidad adiciones y bajas de todos Auxiliares de la Unidad de Inventarios
los bienes asignados al personal.
Revisar las descripciones y valores de los bienes de activos fijos
Encargado de la Unidad de Inventarios
descritas en las tarjetas de responsabilidad.
Verificar los bienes y solicitar la firma del responsable de la tarjeta de
responsabilidad.
Solicitar al jefe inmediato el visto bueno de las tarjetas de
responsabilidad.
Contando con la firmas del interesado y del jefe inmediato, se procede a
entregar al responsable la fotocopia certificada de su tarjeta de Auxiliares de la Unidad de Inventarios
responsabilidad.
Archivar ordenadamente las tarjetas de responsabilidad en la Unidad de
Auxiliar de la Unidad de Inventarios
Inventarios
REQUISITOS DE ACTUALIZACION Y ELABORACION DE TARJETAS DE REPONSABILIDAD
a) Personal responsable
b) Libro de Inventarios
c) Bienes
Elaborado por: Jaime Arturo Ambrossy González Encargado de Inventarios. 2411-2421/2411-2411 ext. 6010
Autorizado por:

189

EMISION DE SOLVENCIAS Fecha:
Octubre 2009
Responsable Unidad de Inventarios, Gerencia Administrativa y Financiera, Dirección
Descripción: Documento extendido que ampara al funcionario y/o Empleado público que cesa en sus funciones de no tener
compromisos de bienes de activo fijo y fungible con la DGM.
Propósito: Demostrar que el funcionario o empleado público a devuelto los bienes que le fueron asignados para el
desempeño de sus labores, en buenas condiciones.
Fundamento Legal:
a) Políticas Financieras Internas Gerencia Administrativa Financiera.

• Subdirección
• Gerencias
• Subgerencias
• Departamentos
• Unidades
Definiciones:
a) Solvencia:
Documento de carencia de adeudo.
a) Oficios
b) Formas de requerimiento de solvencias
c) Tarjeta de responsabilidad
d) Acta de entrega de Activos fijos
Indicadores:
a) Cantidad de Solvencias.
190
Recibir copia del oficio por rescisión, renuncia o cambio de renglón

presupuestario del cargo del interesado por parte de recursos humanos Encargado de la Unidad de Inventarios
Revisar y recibir los bienes según su tarjeta de responsabilidad. Auxiliar de la Unidad de Inventarios
Informar a Encargado de la Unidad de Inventarios de la recepción de
mobiliario en condiciones aceptables o no
Sellar y firmar de verificado entrega de mobiliario en la parte posterior
de la tarjeta de responsabilidad Auxiliar de la unidad de Inventarios
Confirmar la información colocada en sello de la tarjeta de
responsabilidad, al verificarse la entrega y se firma de Vo.Bo. Encargado de la Unidad de Inventarios
Recibir solicitud de solvencia de inventarios de parte del interesado Encargado de la Unidad d e Inventarios
Elaborar solvencia de inventarios para el interesado
Revisar y firmar de Vo.Bo. Solvencia emitida Encargado de la Unidad de Inventarios

Entregar Solvencia y requerir firma de recibido al interesado Encargado de la Unidad de Inventarios
Archivar copia de solvencia Auxiliar de la Unidad de Inventarios
REQUISITOS DE EMISION DE SOLVENCIAS
Elaborado por: Jaime Arturo Ambrossy González Tel.. 2411-2411 ext. 6010
Autorizado por:

191

REGISTRO DE BIENES INVENTARIABLES Y FUNGIBLES Fecha:

Octubre 2009
Responsable Unidad de inventarios, Gerencia Administrativa y Financiera, Dirección
Descripción.
Registrar en el libro de Inventarios y en el Sistema de Contabilidad Integrado (SICOIN) los bienes Inventariados y en el libro
auxiliar de los bienes fungibles.
Propósito.
Mantener actualizado los registros de adiciones y bajas de los bienes de la Dirección General de Migración; así como los
bienes fungibles.
Fundamento Legal:
a) Circular 3-57 Instrucciones sobre la formación control y rendición de inventarios de oficinas públicas.
b) Decreto legislativo 647 Formación de inventario de bienes muebles e inmuebles.
c) Políticas Financieras Internas GAF
d) Decreto No. 1126 control previo de las bajas.

• Sub Direcciones
• Gerencias
• Sub Gerencias
• Departamentos
• Unidades
• Dirección de Bienes del Estado,
• Unidad de Administración Financiera, en Gobernación
Definiciones.
a) Libro de inventario:
Donde se registran las adiciones y bajas
b) Fin i:
Formulario de resumen parcial de registro anual (sicoin)
c) Fin ii:
Formulario de resumen detallado de registro anual (sicoin)
d) Certificaciones:
Es testimonio o documento justificativo de la verdad de algún escrito, acto o hecho.
e) Sicoin web.
Sistema de contabilidad integrado.
f) Inventarios:
Es el conjunto de activos propios existentes en una entidad.
192
g) Activo Fijo Total:

Conjunto de todos los bienes que se posee o han sido adquiridos para usarlos en la operación de una entidad, sin el
propósito de venderlos o ponerlos en circulación
h) Bienes:
Son muebles o inmuebles que constituyen patrimonio del estado.
i) Fungibles:
Son los bienes que no son fijos, su tiempo de vida es corto y pueden ser sustituidos por otros de iguales características
ya que no cuentan con numero de serie y código.

a) Libro de activos
b) Auxiliar de fungibles
c) Certificación de Inventarios
d) Libros de Actas
Indicadores
a. Cantidad de bienes registrados.
b. Cantidad de facturas
c. Cantidad de Certificaciones
d. Cantidad de Constancia de registros.
Recibir el expediente de bienes y verificar las características
especificadas en los documentos de aprobación de la compra.
Clasificar entre bienes Activo fijo y fungibles
Verificar los bienes físicamente y todas las características que lo
identifican. Auxiliares de la Unidad de Inventarios
Registrar en el libro de inventarios el bien adquirido de acuerdo a sus

características físicas y documentadas Encargado de la Unidad de Inventarios
Certificar el registro del bien del libro de inventarios e integrar con el
expediente. Encargado de la Unidad de Inventarios
Proceder a registrar en forma 1-H, número del libro, folio y nomenclatura

donde quedó registrado el bien.
Registrar en el Sistema de Contabilidad Integrado (SICOIN) el bien
adquirido de acuerdo a sus características que detalla la documentación
que ampara.
Marcar el bien adquirido con el código generado por el Sistema de
Contabilidad Integrado (SICOIN) para su identificación y se procede a Auxiliares de la Unidad de Inventarios
entregar a la persona responsable
Aprobar, Imprimir e integrar al expediente el reporte electrónico del
Sistema de contabilidad Integrado (SICOIN) del bien ingresado, Encargado de la Unidad de Inventarios
constancia de bienes.
Fotocopiar el expediente completo que ampara la adquisición del bien Auxiliares de la Unidad de Inventarios
para el archivo de la unidad de inventarios, y trasladarlo a la Unidad de
Compras
Imprimir los resúmenes parciales y detallados (FIN I y FIN II) firmados y
sellados por la Gerencia Administrativa y Financiera de la Dirección
General de Migración y el Encargado de la Unidad de inventarios de la Encargado de la Unidad de Inventarios.
misma y trasladar copia a la UDAF Gobernación y Bienes del Estado
al final del ejercicio fiscal de cada año.
193
REQUISITOS DEL PROCESO DE

REGISTRO DE BIENES INVENTARIABLES Y FUNGIBLES
a) Pedido de Compra
b) Orden de Compra y Pago
c) Factura
d) Formulario de Ingreso de Almacén y de Inventarios 1H
Información proporcionada Por: Jaime Arturo Ambrossy González Tel.. 2411-2411 ext. 6010
Encargado Unidad de Inventarios

194

REGISTRO Y EJECUCION DE GASTOS Fecha:
Octubre 2009
Responsable Unidad de Presupuesto, Gerencia Administrativa y Financiera, Dirección
Descripción:
Registro contable de gastos efectuados por la DGM a través del fondo rotativo interno.
Propósito:
Que se lleve un control y registro de los gastos que se realizan en la DGM
Fundamento Legal:
c) Ley Orgánica del Presupuesto Decreto No. 101-97; reformado por Decreto No. 71-98
a) Se debe verificar que se cuente con la disponibilidad presupuestaria necesaria para la adquisición de bienes y/0
servicios, y ajustar el gasto de acuerdo al Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de
Guatemala.
b) Políticas Financieras Internas
c) Normas Administrativas y Financiera emitidas por el Ministerio de Gobernación

• Unidades, Gerencias, y Despacho Superior
Definiciones:
a) Documentos Fiscales:
Es la documentación soporte que respalda el gasto efectuado por la Institución.
b) Sistema de Contabilidad Integrado (SICOIN):
Sistema informático por el cual se administran y registran las operaciones contables del Estado.

a) Factura
b) Formulario 1H (cuando proceda)
c) Pedido de Compra
d) Orden de Compra
Indicadores:
a) Cantidad de facturas registradas
195
Se recibe el expediente cancelado Auxiliar de Presupuesto
Verifica que se encuentre toda la documentación soporte que ampara el Auxiliar de Presupuesto
gasto
Se elabora listado de gastos (FR-03)
Auxiliar de Presupuesto
Se traslada listado de gastos con documentación soporte para revisión
de analista Auxiliar de Presupuesto
Se aprueba listado de gasto y se genera el consolidado (FR-02)
Encargado de Presupuesto
Se traslada para firma de listado de Gasto (FR-03) Auxiliar de Presupuesto

Se envía listado de gasto a UDAF de Gobernación para su aprobación
en SICOIN
Se monitorea en SICOIN cuando ha sido aprobado el listado de gastos
Encargado de Presupuesto
por UDAF de Gobernación
El listado de gastos ya aprobado se traslada a Contabilidad con toda la
documentación soporte para su registro en Caja Fiscal y archivo.
REQUISITOS DE REGISTRO Y EJECUCION DE GASTOS

a) Disponibilidad Presupuestaria
b) Pedido de Compra
d) Factura
e) Formulario de Ingreso de Almacén y de Inventarios 1H (si procede)
Elaborado por: Carlos Rafael Alvarado Torres, 2411-2411 ext. 7003

Autorizado por:

196

ELABORACION DE ORDEN DE COMPRA
Fecha:
Octubre 2009
Descripción:
Realizar las gestiones administrativas para realizar el pago de bienes y/o servicios.
Propósito:
Cancelar los compromisos adquiridos por la Institución.
Fundamento Legal:
d) Reglamento de La Ley Orgánica del Presupuesto Acuerdo Gubernativo No. 240-98; reformado por Acuerdo
Gubernativo No. 433-2004.
a) Ajustar el gasto de acuerdo al Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala.
b) Normas Administrativas y Financiera emitidas por el Ministerio de Gobernación

a) Unidades, Gerencias, y Despacho Superior
Definiciones:
a) Documentos Fiscales:
Es la documentación soporte que respalda el gasto efectuado por la Institución.
b) SIGES:
Sistema de Gestión por el cual se administran los procesos de gestión del pedido de compras, de la orden de compra,
del evento de la compra, el abastecimiento y consumo de bienes, permitiendo asimismo, la integración con el
presupuesto en cada uno de los momentos del proceso.

a) Factura
b) Formulario 1H (cuando proceda)
c) Pedido de Compra
Indicadores:
a) Cantidad Registro de Orden de compra en Sistema de Gestión (SIGES)
197
Se recibe el expediente Auxiliar de Presupuesto

Verificar que el expediente cuente con toda la documentación soporte
que ampara el gasto
Se elabora Orden de compra en etapa de Compromiso en SIGES Auxiliar de Presupuesto
Se traslada orden de compra a Analista para su revisión Auxiliar de Presupuesto
Se autoriza la orden de compra y se elabora el Comprobante Único de
Registro (CUR) Jefe de Presupuesto
Se traslada orden de compra para firma Auxiliar de Presupuesto
Se envía Orden de compra con documentación soporte a UDAF para su
aprobación.
Se monitorea en sistema de gestión (SIGES) la orden de compra y
cuando ha sido aprobada por UDAF de Gobernación se procede a Encargado de Presupuesto
elaborar el Devengado
Se elabora orden de compra en etapa de Devengado en SIGES Auxiliar de Presupuesto
Se traslada orden de compra a Analista para su revisión Auxiliar de Presupuesto
Se autoriza la orden de compra y se elabora el Comprobante Único de
Registro (CUR) Encargadi de Presupuesto
Se traslada orden de compra para firma Auxiliar de Presupuesto
Se envía Orden de compra con documentación soporte a UDAF para su
aprobación y acreditamiento a Beneficiario.
REQUISITOS DEL PROCESO ELABORACION DE ORDEN DE COMPRA

b) Pedido de Compra
c) Orden de Compra y Pago (si procede)
d) Factura
e) Forma de Ingreso de Almacén y de Inventarios 1H (si procede)

Autorizado por:

198

REGISTRO Y CONTROL DE TARJETAS PRESUPUESTARIAS Fecha:
Octubre 2009
Descripción:
Registro presupuestario de los gastos efectuados por la DGM.
Propósito:
Que se lleve actualizado un control y registro de los gastos que se realizan en la DGM
Fundamento Legal:
d) Reglamento de La Ley Orgánica del Presupuesto Acuerdo Gubernativo No. 240-98; reformado por Acuerdo
Gubernativo No. 433-2004.
a) Políticas Financieras Internas
b) Normas Administrativas y Financiera emitidas por el Ministerio de Gobernación
c) Decreto Ley de aprobación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado.

• Presupuesto
Definiciones:
a) Tarjetas Presupuestarias:
Son tarjetas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas de la Nación en las cuales se detallan todas las
operaciones financieras a nivel de renglón.
a) Transferencias Presupuestarias
Indicadores:
a) Cantidad de tarjetas presupuestarias aperturadas
199
Imprimir y trasladar el presupuesto aprobado de la Dirección General Encargado de Presupuesto

de Migración.
Realizar apertura de tarjetas presupuestarias por renglón de gasto de
acuerdo al presupuesto aprobado para la Dirección General de Auxiliar de Presupuesto
Migración para cada Ejercicio Fiscal
Imprimir del Sistema de Contabilidad Integrado –SICOIN- los gastos
aprobados de la Dirección General de Migración Encargado de Presupuesto
Recibir en forma mensual el reporte de los gatos aprobados y registrar

los gastos de acuerdo al renglón presupuestario. Auxiliar de Presupuesto
Verificar que las operaciones presupuestarias realizadas en las tarjetas Encargado de Presupuesto
sean correctas.
Efectuar cierre y liquidación de tarjetas aperturazas Encargado de Presupuesto
Archivo de tarjetas presupuestarias. Auxiliar de Presupuesto
REQUISITOS DE REGISTRO Y CONTROL DE TARJETAS PRESUPUESTARIAS

Autorizado por:

200
SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS Y

CAPACITACIÓN
201

PAGO DE HONORARIOS
Fecha:
Responsable Subgerencia Administrativa de Recursos Humanos, Gerencia Octubre 2009
Descripción:
Modalidad de pago o remuneración que recibe el contratista por servicios Técnicos o Profesionales que es contratado
temporalmente bajo el renglón presupuestario 029.
Propósito:
Retribución monetaria por los Servicios Técnicos o Profesionales, prestados a la Institución.
Fundamento Legal:
a) Para todo pago se debe de contar con disponibilidad financiera.
b) Para pago de Honorarios se tiene que ingresar en Guatenóminas el monto y mes a pagar.

• Personal contratado de la Direccion General de Migración.
Definiciones:
a) Pago de Honorarios:
Remuneración monetaria al contratista por los servicios profesionales o técnicos prestados a la Dependencia,
según el periodo contratado.

a) Nómina del Personal para pago de Honorarios
b) Informe a la Unidad de Sueldos y Salarios
Indicadores:
a) Cantidad de Facturas del Personal de la Dirección General de Migración
b) Cantidad de Informes Mensuales del Personal.
Recepción de factura original.

Asistente Control Área 029
Ingresar al Sistema de GUATENÓMINAS.
Encargado control Área 029
Fotocopiar las facturas y confrontar las mismas. Asistente Control Área 029
Informar a la Unidad de Sueldos y Salarios el ingreso de facturas.

Encagado control Área 029
202
Realizar reporte de facturas ingresadas. Encargado control Área 029

Recibir reportes de facturas ingresadas. Asistente Control Área 029
Ordenar las facturas según reporte. Asistente Control Área 029
Fotocopiar las facturas. Asistente Control Área 029
Revisar las facturas. Asistente Control Área 029
Enviar las fotocopias de facturas a la Unidad de Sueldos y Salarios.

Encargado control Área 029
REQUISITOS DE PAGO DE HONORARIOS
a) Factura detallada.
b) Informe Mensual
Elaborado por: Donny Vidal Reyes Ramírez

Autorizado por:
Lic. Fernando Enrique González Orellana

Subgerente Administrativo, Recursos Humanos y Capacitación
203

ASCENSOS DEL PERSONAL
Fecha
Responsable Subgerencia Administrativa de Recursos Humanos y Capacitación, Octubre 2009
Gerencia Administrativa y Financiera, Dirección General de Migración
Descripción:
Se considera promoción o ascenso el acto por el cual el servidor público pasa a desempeñar un puesto de grado o clase
superior, con la aprobación de la Oficina Nacional de Servicio Civil.
Propósito:
Estimular al servidor o empleado público con el fin de motivarlos en el trabajo que realizan bajo el principio de promoción.
Fundamento Legal:
c) Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo vigente de la DGM,
d) Ley de I.S.R.
e) Ley de Probidad.
f) Artículo 57 de la ley de Servicio Civil.
a) Se debe de mantener una eficiente calidad en el desempeño de la persona.
b) Se deben de considerar las leyes vigentes para la administración de personal.
c) Se debe de solicitar por escrito al Director General de Migración.

• Empleados y funcionarios de la institución.
Definiciones:
a) Credenciales:
Son todos los documentos en original que conforman el expediente.
b) Ascenso:
Promoción a un cargo de Mayor jerarquía, por méritos, antigüedad y/o evaluación de desempeño.

Record Laborales.
Nóminas.
Acuerdos.
Actas ( ascenso)
Oficios de traslado.
Indicadores:
a) Cantidad de ascensos trabajados por mes.
b) Cantidad de Solicitudes de Asensos
204
Recibir Credenciales.
Asistente de Recursos Humanos
Analizar las Credenciales. Asistente de Recursos Humanos

Elaborar el Record Laboral. Asistente de Recursos Humanos
Elaborar la solicitud de evaluación de ONSEC . Asistente de Recursos Humanos
Elaborar y trasladar nómina para Visto Bueno. Asistente de Recursos Humanos
Subgerente Administrativo de Recursos
Recibir y revisar nómina.
Humanos y Capacitación
Recibir y enviar nómina para Vo. Bo. de Dirección Asistente de Recursos Humanos
Recibir nómina autorizada por parte de Dirección. Asistente de Recursos Humanos
Enviar expediente al Ministerio de Gobernación. Asistente de Recursos Humanos
Recibir expediente con Acuerdo de Ascenso / primer ingreso. Asistente de Recursos Humanos
Elaborar acta de entrega y toma de Posesión. Asistente de Recursos Humanos
Elaborar cuadro de ADE y ATP. Asistente de Recursos Humanos
Enviar acta y cuadros al Ministerio de Gobernación. Asistente de Recursos Humanos
REQUISITOS DE APLICACIÓN DE PERSONAL
a) Solicitud de Ascensos del personal de Dirección General de Migración.

Autorizado por:

205

APLICACIÓN DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA
Fecha
Descripción:
Aplicación de descuento del Impuesto sobre la Renta al personal de la Dirección General de Migración.
Propósito:
Poder efectuar una correcta aplicación de la Ley de Migración, Ley de Servicio Civil y todas aquellas leyes o reglamentos
que tengan relación con los Servidores y Empleados Públicos.
Fundamento Legal:
c) Ley de I.S.R.
d) Ley de Probidad.
a) Toda persona contratada se le debe hacer los descuentos de conformidad con las leyes vigentes.
b) Normas de Cierre de la Dirección General de Migración.

• Personal 011 de la Dirección General de Migración.
• Personal 022 de la Dirección General de Migración.
• Unidad de Sueldo y Salarios del Ministerio de Gobernación.
Definiciones:
Credenciales:
ATP ( Aviso de Toma de Posesión ):

Cuestionario que contiene toda la información relacionada a la persona por motivo del nombramiento o ascenso.

a) Nóminas.
b) Acuerdos.
c) Actas (Por nombramiento, ascenso, traslado, permuta).
d) Cuadros de Movimiento de Personal.
e) Formularios 1011 de I.S.R.
f) Evaluaciones Período de Prueba.
g) Oficios de traslado.
206
Indicadores:
a) Cantidad de personas que se lea aplica el Impuesto Sobre la Renta.
b) Cantidad de personas que presentan formulario.
Elaborar oficio solicitando proyección anual de I.S.R. Asistente de Recursos Humanos

Trasladar oficio para firma. Asistente de Recursos Humanos
Recibir y trasladar oficio firmado.
Recibir proyección anual del I.S.R en formulario 1011. Asistente de Recursos Humanos
Revisar formularios 1011 de proyección del I.S.R. Asistente de Recursos Humanos
Enviar formulario 1011 para aplicación de descuentos I.S.R a la Unidad
de Sueldos y Salarios del Ministerio de Gobernación.
Elaborar oficio solicitando elaboración definitiva anual de I.S.R. Asistente de Recursos Humanos
Trasladar oficio para firma. Asistente de Recursos Humanos
Recibir y trasladar oficio firmado a Asistente.
Recibir el I.S.R definitivo anual, en formulario 1011. Asistente de Recursos Humanos
Revisar formularios 1011 anual definitivo del I.S.R . Asistente de Recursos Humanos
Calcular la devolución de I.S.R retenido en exceso o cantidad pendiente
de cancelar para cubrir el impuesto
Enviar el I.S.R definitivo a la Unidad de Sueldos y Salarios para la
devolución del Impuesto Retenido en Exceso.
REQUISITOS DE APLICACIÓN DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA
a) Planillas de pago del Personal 011

b) Planillas de pago del Personal 022
c) Formularios de de ISR

Autorizado por:

207

PERIODO DE PRUEBA
Fecha
Descripción: Análisis de puestos, relacionados con los ascensos, primeros ingresos, aplicación de descuentos,
evaluaciones, suspensiones y traslados.
Propósito:
que tengan relación con los Servidores y Empleados Públicos
Fundamento Legal:
d) Ley de I.S.R.
e) Ley de Probidad.
a) Cumplir con el periodo de prueba.

• Al público en general que lo requiera.
Definiciones:
a) Credenciales:
b) ATP:
Es la abreviatura de Aviso de Toma de Posesión, es un cuestionario que contiene toda la información relacionada
a la persona por motivo del nombramiento o ascenso.

a) Actas de toma de posesión
b) Formularios 1011 de I.S.R.
c) Evaluaciones Período de Prueba.
d) Oficios de traslado.
Indicadores:
a) Cantidad de personas de nuevo ingreso por mes.
b) Cantidad de formularios de ISR realizados por mes.
c) Cantidad de evaluaciones del período de prueba realizadas por mes.
208
Llevar control mensual del período de prueba durante tres meses por
Ascenso y seis meses por Nombramiento (Primer Ingreso). Encargado Control Área 011 y 022
Trasladar el formulario de Evaluación de Período de Prueba al Jefe Encargado Control Área 011 y 022
inmediato del trabajador para la evaluación respectiva.
Recibir el formulario de Evaluación de Período de Prueba. Encargado Control Área 011 y 022
Elaborar Oficio confirmando la plaza al empleado. Encargado Control Área 011 y 022
Enviar el expediente por medio de Oficio al Ministerio de Gobernación Encargado Control Área 011 y 022
para la elaboración del Acuerdo.
REQUISITOS DE PERIODO DE PRUEBA
a) Acta de Nombramiento.
b) Control mensual de período de prueba
c) Formulario de Evaluación de período de prueba.

Autorizado por:

209

SUSPENCIÓN SIN GOCE DE SALARIOS
Fecha
Descripción:
Aplicación del régimen disciplinario, evaluando el desempeño de la persona en el puesto que ocupa..
Propósito:
Aplicación correcta de la Ley de Servicio Civil y todas aquellas leyes o reglamentos que tengan relación con los Servidores y
Empleados Públicos.
d) Ley de Servicio Civil Decreto 1748/78 y Acuerdo Gubernativo18-98.
a) Toda persona contratada tienen que cumplir con el régimen disciplinario de la institución.
b) Cumplir con el pacto colectivo de condiciones de trabajo.

• Personal que labora en la Dirección General de Migración
Definiciones:
a) Suspensión Sin Goce de Salario:
Se aplica por falta en el servicio siguiendo el procedimiento que manda la Ley de Servicio Civil y su Reglamento.
b) ATP:

a) Nóminas.
b) Acuerdos.
c) Actas
d) Cuadros de Movimiento de Personal.
Indicadores:
a) Cantidad de Llamadas de atención
b) Cantidad de Actas suscritas.
c) Cantidad de Faltas en el servicio.
d) Cantidad de Actas por incumplimiento de deberes.
210
Recibir documentos de suspensión. Asistente de Recursos Humanos

Revisar documentos de suspensión.
Elaborar carta de corte de salario. Asistente de Recursos Humanos
Trasladar carta de corte de salario, a la Unidad de Sueldos y Salarios Asistente de Recursos Humanos
Recibir confirmación. Asistente de Recursos Humanos
Elaborar acta administrativa. Asistente de Recursos Humanos
Registrar las suspensiones en cuadros de Movimiento de Personal. Asistente de Recursos Humanos
REQUISITOS DE SUSPENSIÓN SIN GOCE DE SALARIOS
a) Acta por suspensión de labores.

b) Oficios de la Unidad donde labora la persona.


211

TRASLADO DE PERSONAL
Fecha
Descripción:
Análisis de puestos en lo referente al traslado de personal de una delegación a otra o en su caso de una Oficina a una
Gerencia y viceversa.
Propósito:
que tengan relación con los Servidores y Empleados Públicos, aplicando el principio de promover a las personas y el
derecho de antigüedad.
Fundamento Legal:
c) Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo vigente de la DGM.
a) Para un traslado se debe tomar en cuenta el mérito y el buen desempeño en el puesto.
b) Cada traslado deberá de ser analizada por la junta mixta.

• Personal de la Direccion General de Migracion.
Definiciones:
a) Credenciales:
b) ATP:

a) Record Laborales.
b) Nóminas.
c) Acuerdos.
d) Actas de Traslado de Puesto
e) Oficios elaborados
Indicadores:
a) Cantidad de ascensos trabajados por mes.
b) Cantidad de traslados efectuados por mes.
212
Recibir nómina de traslados emitida por la Junta mixta. Asistente de Recursos Humanos
Elaborar oficio de traslados Asistente de Recursos Humanos
Trasladar a Subgerente de Recursos Humanos los oficios para firma. Asistente de Recursos Humanos
Notificar traslados. Asistente de Recursos Humanos
Fotocopiar. Asistente de Recursos Humanos
Enviar fotocopias de traslados. Asistente de Recursos Humanos
Recibir actas de traslados. Asistente de Recursos Humanos
Archivar traslados y actas. Asistente de Recursos Humanos
REQUISITOS DE APLICACIÓN DE PERSONAL
a) Nómina emitida por la Junta Mixta.

b) Acta del traslado.

Autorizado por:

213

ELABORACIÓN DE ACTAS CONTRACTUALES POR EVENTUALIDADES DE PAGO
EN EL RENGLÓN 189 Fecha:
Octubre 2009
Responsable
Subgerencia de Recursos Humanos y Capacitación. Gerencia
Administrativa y Financiera, Dirección General de Migración
Descripción:
Forma de pago por servicios brindados a la Dirección General de Migración, no contratados bajo el renglón presupuestario
029.
Propósito:
Hacer efectivo el pago del tiempo que se ha desempeñado el que ha prestado un servicio y que por alguna circunstancia no
se ha elaborado contrato con él.
Fundamento Legal:
a) Ley de Servicio de Civil y Su Reglamento.
b) Ley de Contrataciones del Estado.
a) Actualizar políticas periódicamente con el afán de agilizar, la transparencia de los procesos que se tramitan en las
distintas Unidades, de manera de crear un normativo para que se actúe con apego a las leyes laborales del país.

• El personal de la Dirección General bajo el renglón 189.
Definiciones:
a) Acta:
Una suscripción en la que se hacen constar hechos, derechos y obligaciones contraídas por las partes.
b) Empleado:
Persona que sin facultades legales de propia determinación realiza lo que se le ordena o manda, y de acuerdo a
dicha subordinación desempeña labores o funciones públicas dentro de la dirección general de migración.
c) Normas de moral y ética:

Estas son de aplicación y observancia general para todos los funcionarios y empleados de la dirección general
de migración.
d) Servidor público:
Persona individual que ocupe un puesto en la administración pública en virtud de nombramiento, contrato o
cualquier otro vínculo legalmente establecido, mediante el cual queda obligado a prestar sus servicios o a ejecutar
una obra personalmente a cambio de un salario.

a) Acta Contractual por Eventualidades de Pago.
b) Oficio con el cálculo del monto a pagar.
214
Indicadores:
a) Cantidad de condiciones realizadas en un mes.
b) Cantidad de dictámenes realizados por la entidad nominadora para tomar decisiones en esta Subgerencia.
c) Cantidad de expedientes llevados en esta área específica.
d) Cantidad de actas contractuales.
Recibir solicitud por parte del interesado. Asistente de Recursos Humanos.
Integrar expediente con currículo completo. Asistente de Recursos Humanos.
Recibir y calcular el monto a pagar. Asesor Legal de Recursos Humanos
Emitir acta. Asesor Legal de Recursos Humanos
Remitir acta y expediente a la Dirección para las firmas Asesor Legal de Recursos Humanos
correspondientes.
Requerir firma del interesado. Asesor Legal de Recursos Humanos
Trasladar a Gerencia Financiera, para la emisión del pago respectivo. Asesor Legal de Recursos Humanos
Fotocopiar los documentos. Asesor Legal de Recursos Humanos
Integrar el expediente con los documentos correspondientes del pago Asesor Legal de Recursos Humanos
emitido.
REQUISITOS DE ELABORACIÓN DE ACTAS CONTRACTUALES POR EVENTUALIDADES DE PAGO

EN EL RENGLÓN 189
a) Cédula de vecindad.
b) Currículum
c) Actas.
d) Antecedentes Penales y Policíacos.
Elaborado por: Irma Judith Leal Sazo de Tanchez

Autorizado por:

215

PROYECTO DE EVENTOS DE ANIVERSARIO Y CONVIVIO DE LA DGM
Fecha:
Responsable Subgerencia de Recursos Humanos y Capacitación. Gerencia Octubre 2009
Descripción:
Actividades proyectadas para la realización del evento de aniversario de la Dirección General de Migración y convivio
navideño para fortalecer las relaciones interpersonales.
Propósito:
Propiciar el compañerismo y fortalecer las relaciones interpersonales.
Fundamento Legal:
a) No aplica.
a) Actualizar políticas periódicamente con el afán de agilizar, los procesos de reinstalación que se tramitan en las
distintas unidades, de manera de crear un normativo para que se actúe con apego al pacto colectivo.

• El Personal de la Dirección General de Migración.
Definiciones:
a) Compañerismo:
Vinculo que existe entre compañeros, armonía y buena correspondencia entre ellos.
b) Evento:
Eventualidad, hecho imprevisto o que puede acaecer.
c) Recreación:
Define a la acción y efecto de recrear. Se refiere a divertir, alegrar ó deleitar en una búsqueda de distracción en
medio del trabajo y de las obligaciones cotidianas.
d) Relaciones interpersonales:
Es una interacción recíproca entre dos ó más personas. se trata de relaciones sociales que, como tales se
encuentran reguladas por las leyes e instituciones de la interacción social.

a) Cotizaciones
b) Expedientes.
Indicadores:
a) Cantidad de cotizaciones por actividad.
b) Cantidad de expedientes presentados para visto bueno.
216
Recibir de Dirección General la designación del o los eventos a
realizar.
Trasladar la información a la Subgerencia de Recursos Humanos y
Capacitación.
Realizar los planes y/o proyectos. Asesor Legal de Recursos Humanos
Asignar comisiones para la Organización de los eventos. Asesor Legal de Recursos Humanos
Informar a los integrantes asignados en las comisiones de festejos. Asesor Legal de Recursos Humanos
Coordinar las comisiones de campo, reuniones con colaboradores de Asesor Legal de Recursos Humanos
entidades públicas y privadas. (comisiones de festejos)
REQUISITOS DE PROYECTO DE EVENTOS DE ANIVERSARIO Y CONVIVIO DE LA DGM

a) Cotizaciones para el evento.
b) Calendarios y Programación de Actividades.

Autorizado por:

217

CAMBIO DE HONORARIOS
Fecha:
Descripción:
Son cambios o procesos en los cuales el contratista según su rendimiento es ascendido; cambio de renglón a solicitud del
personal; según órdenes superiores se les rescinde el contrato del Renglón Presupuestario 029, por necesidades en el
servicio y ante la demanda social del cumplimiento de los objetivos de la Dirección General de Migración se traslada.
Propósito:
Acción que busca motivar al contratista por el buen desempeño en los Servicios Técnicos o Profesionales, según la
necesidad de la Dirección General de Migración.
Fundamento Legal:
a) A solicitud del jefe inmediato o del interesado con Visto Bueno del Jefe; se verifica si existe disponibilidad
financiera a efecto de solicitar la cancelación del contrato vigente por cambio de honorarios en el Renglón
Presupuestario 029.
b) Por incumplimiento en lo estipulado en la Cláusula Décima del Contrato.
c) Toda acción debe ser autorizada y acompañada por una nómina inicial firmada por el Subgerente Administrativo
de Recursos Humanos y el Visto Bueno del señor Interventor, así como el Visto Bueno del Viceministro, previo a
emitirse el Acuerdo Ministerial.

• Personal contratado por la Dirección General de Migración
Definiciones:
a) Cambio de Honorarios:
Al contratista se modifica el cambio de honorarios por instrucciones superiores y las necesidades que puedan
presentarse.
b) Cambio de Renglón:
El contratista solicita a través de un oficio el cambio de renglón presupuestario 029 a 011.
c) Rescisión:
Es la finalización del contrato en una fecha anterior a la prevista; produce efectos a futuro.
d) Traslados:
Movimiento de personal efectuados por las necesidades de la institución
218

a) Oficios de solicitudes ( Cambio de Honorarios, Renglón, Traslados)
b) Nombramientos
c) Acuerdos Ministeriales
Indicadores:
a) Cantidad de Personal contratado.
b) Cantidad de Cambios de honorarios
Recibir la solicitud de cambio de honorarios, cambio de renglón,
rescisión o traslado para el técnico o profesional. Asistente de Recursos Humanos
Elaborar propuesta.
Asistente Control Àrea 029
Enviar propuesta al señor Interventor, para el Visto Bueno.

Recibir de Dirección el Visto Bueno de la propuesta.
Elaborar oficio y nómina para Visto Bueno del segundo Viceministerio
de Gobernación. Asistente Control Àrea 029
Recibir el expediente con Visto Bueno del Segundo Viceministerio de
Gobernación
Elaborar nombramiento, contrato y disponibilidad financiera del período
a laborar y la fianza.
Elaborar oficio para firma de el Subgerente Administrativo de Recursos
Humanos.
Solicitar información sobre la disponibilidad financiera. Asistente de Recursos Humanos
Enviar a la Dirección de Recursos Humanos del Ministerio de
Gobernación con el oficio autorizado por el Subgerente Administrativo
de Recursos Humanos, el expediente con la rescisión por cambio de Asistente de Recursos Humanos
honorarios, contrato, nombramiento.
Recibir expedientes con copia certificada del Acuerdo Ministerial del

Contrato.
Enviar a la Unidad de Registro de Contraloría General de Cuentas, las
copias de contrato y Acuerdo Ministerial de aprobación certificadas por Asistente de Recursos Humanos
el Subgerente de Recursos Humanos.
Ingresar los datos del personal asignado para cambio de honorarios
para primer pago a Guatenóminas.
Enviar la documentación para el compromiso del primer pago, a la
Unidad de Sueldos y Salarios del Ministerio de Gobernación.
Solicitar a la Dirección de Recursos Humanos del Ministerio de
Gobernación el Acuerdo de Rescisión del Contrato por cambio de Asistente Control Àrea 029
renglón.
Recibir el expediente con copia certificada del Acuerdo de terminación
de Contrato.
Dar de baja al contrato en el sistema de Guatenóminas Asistente Control Àrea 029
Elaborar oficio para firma de la máxima autoridad de la Dirección
General.
Notificar por oficio, la solicitud de firma, entrega de documentos,
mobiliario y equipo que el contratista tenga a cargo.
Remitir a la Dirección de Recursos Humanos del Ministerio de
Gobernación el expediente completo.
219
Recibir el expediente con copia certificada del Acuerdo de terminación

de contrato.
Dar de baja en el sistema de Guatenóminas y tomar posesión del
renglón solicitado
Tramitar el traslado del contratista. Asistente Control Àrea 029
Elaborar oficio, con el detalle del departamento o unidad y fecha en el
cual el contratista prestará sus servicios.
Archivar el expediente para llevar control del record laboral del
contratista.
REQUISITOS PARA EL CAMBIO DE HONORARIOS
a) Solicitud de Cambio de Honorarios.

b) Solicitud de Cambio de Renglón.
Elaborado por: Heidi Militza Coy Cordón

Autorizado por:

220

CONTRATACIÓN DE PERSONAL BAJO EL RENGLÓN PRESUPUESTARIO 029 Fecha:
Octubre 2009
Responsable Subgerencia Administrativa de Recursos Humanos, Gerencia
Descripción:
Proceso mediante el cual se realiza la contratación de personal bajo el Renglón Presupuestario 029 a la Dirección General
de Migración.
Propósito:
Contratar al personal idóneo especializado para desarrollar funciones Técnicas o Profesionales de acuerdo a las
necesidades de la Dirección General de Migración.
Fundamento Legal:
a) Cada expediente del personal a contratar debe de contener, carencia de antecedentes Penales y Policíacos; nit,
fotocopia de Cédula completa, diplomas, cartas de recomendación y laboral, currículum, título, número de
colegiado activo si aplica, formulario de oferta de servicios, perfil del puesto a desempeñar y contar con el Visto
Bueno del Señor Interventor y del Ministerio de Gobernación, previa contratación.

• Personas externas a contratar.
Definiciones:
a) Contrato:
Convenio o acuerdo mutuo de consentimiento concorde y recíproco que tienen como consecuencia la creación de
un vínculo obligatorio con fuerza de ley entre las partes contratantes.
b) Acuerdo Ministerial:
Que de conformidad con la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, para la plena validez y eficacia de
los Contratos Administrativos suscritos para la prestación de los Servicios Profesionales y Técnicos.
c) Fianzas:
Depósito en efectivo, garantía que cubrirá, las fallas, errores o desperfectos que se generen durante la ejecución
del contrato, antes de que se constituya la garantía de conservación.

a) Contrato
b) Oficios para la unidad a la que fue contratado
c) Nombramiento.
d) Actas.
e) Formulario de Oferta de Servicios
221
Indicadores:
a) Cantidad de expedientes ingresados.
b) Cantidad de expedientes contratados.
Determinar los puestos a contratar.
Humanos
Actualizar los datos personales para la contratación. Asistente de Recursos Humanos
Recibir expedientes con Visto Bueno del Viceministerio Administrativo. Asistente de Recursos Humanos
Encargado Control Àrea 029
Elaborar Contrato y Nombramiento
Solicitar la Disponibilidad Financiera para el período del personal
contratado.
Recibir pólizas adquiridas por los servicios que prestará a la Institución,
dependiendo del departamento o unidad asignada.
Emitir oficio, contrato y nombramiento. Asistente de Recursos Humanos
Solicitar firmas a Subgerente Administrativo de Recursos Humanos y al
interesado.
Enviar expedientes a Recursos Humanos del Ministerio de
Gobernación, adjuntándole el oficio, contrato y nombramiento
debidamente firmados, , disponibilidad financiera y pólizas, para la
elaboración del Acuerdo Ministerial.
Recibir expedientes con copia certificada del Acuerdo Ministerial del
Contrato. Asistente de Recursos Humanos
Fotocopiar contrato y acuerdo. Asistente de Recursos Humanos
Emitir oficio para traslado de expediente a Contraloria General de
Cuentas con el Visto Bueno del Subgerente de Recursos Humanos y Asistente de Recursos Humanos
Capacitación.
Enviar a la unidad de Registro de Contraloría General de Cuentas, las
copias de contrato y Acuerdo.
REQUISITOS DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL BAJO EL RENGLÓN PRESUPUESTARIO 029

a) Currículo.
b) Antecedentes Penales y Policíacos
c) Cartas de Recomendación.
d) Número de Nit.
e) Diplomas.
Elaborado por: Heidi Militza Coy Cordón

Autorizado por:

222

CONTROL Y ARCHIVO DE EXPEDIENTES Fecha:
Octubre 2009
Responsable Coordinación de Recursos Humanos, Subgerencia Administrativa de
Recursos Humanos, Gerencia Administrativa y Financiera, Dirección
Descripción:
Actividad administrativa que conlleva el control de expedientes de los contratistas y de personal que ya no presta sus
servicios técnicos o profesionales a la Dependencia.
Propósito:
Tener un control eficaz y eficiente del archivo de expedientes del personal que presta sus servicios técnicos o
profesionales.
Fundamento Legal:
a) Expediente completo del contratista deberá contener Acuerdo Ministerial de aprobación o rescisión.
b) Todo los expedientes tienen que clasificarse según el estatus Activo ó Pasivo.

• Personal contratado.
Definiciones:
a) Expedientes Activos:
Son expedientes de personal contratado en el renglón presupuestario 029.
b) Expedientes Pasivos:
Expedientes de personal que ya no labora para Institución.
c) Constancias Laborales:
Documento por medio del cual un trabajador hace constar el tiempo laborado, el salario devengado y puestos
desempeñados.

a) Constancias.
b) Acuerdo Ministerial de aprobación o rescisión.
223
Indicadores:
a) Cantidad de Personal contratado.
b) Cantidad de Acuerdos Ministeriales.
Clasificar los expedientes por Activos o Pasivos. Asistente de Recursos Humanos
Ordenar e identificar las carpetas individuales, con los nombres

completos del personal.
Archivar los expedientes en orden alfabético.
Verificar los datos. Asistente de Recursos Humanos
Elaborar constancia. Asistente de Recursos Humanos
Trasladar constancia para firma y sello. Asistente de Recursos Humanos
Enviar constancia al contratista. Asistente de Recursos Humanos
Fotocopiar constancia. Asistente de Recursos Humanos
Archivar copia de constancia en el expediente. Asistente de Recursos Humanos
REQUISITOS PARA EL CONTROL Y ARCHIVO DE EXPEDIENTES
a) Expedientes según el estatus Activo o Pasivo.
Elaborado Por: Heidy Militza Coy Cordón

Revisión Técnica Por: Unidad de Planificación
Autorizado Por:
Fernando Enrique González Orellana

Subgerente Administrativo de Recursos Humanos y Capacitación
224

CONTROL Y ARCHIVO DE PERSONAL NUEVO INGRESO
Fecha:
Octubre 2009
Responsable Subgerencia Administrativa de Recursos Humanos y Capacitación,
Descripción:
Manejo de expedientes de Servidores y Empleados tanto activos como pasivos.
Propósito:
Llevar un estricto y eficaz control de los expedientes, con el propósito de hacer uso de ellos cuando así fuese necesario.
Fundamento Legal:
a) El Archivo deberá de estar dividido por renglones presupuestarios.
b) Todo los expedientes se deben de foliar
c) Para que un expediente salga de la Subdirección se deberá realizar un conocimiento en el libro correspondiente.

• Personal que labora en la Dirección General de Migración.
Definiciones:
a) Prestaciones Laborales:
Corresponde al Aguinaldo, Bono 14, Bono Vacacional y Vacaciones sin percibir por la finalización de la relación
laboral.

a) Conocimientos
b) Formularios de solicitud de prestaciones
c) Actas de Toma de posesión.
Indicadores:
a) Cantidad de Conocimientos realizadas mensualmente.
b) Cantidad de Formularios de solicitud de prestaciones realizados mensualmente.
c) Cantidad de documentos archivados mensualmente.
Rotular folders colgantes para expedientes de nuevo ingreso. Asistente de Recursos Humanos
Actualizar listado de expedientes que contiene cada archivo. Asistente de Recursos Humanos
Cambiar carpetas, folders de color y colgantes cuando se encuentren Asistente de Recursos Humanos
en mal estado.
225
Elaborar conocimientos para salida de expedientes, cuando sea Asistente de Recursos Humanos
necesario.
Archivar en los expedientes los documentos respectivos que se deriven Asistente de Recursos Humanos
en cada acción que realice el personal activo e inactivo de los renglones
presupuestarios 011 y 022.
Foliar los archivos de nuevo ingreso y los existentes del renglón Asistente de Recursos Humanos
presupuestario 011 y 022.
REQUISITOS DE CONTROL Y ARCHIVO DE PERSONAL

a) Fólder con el expediente de cada empleado.
b) Acta de toma de posesión.
c) Currículo.

Autorizado por:

Subgerente Administrativo de Recursos Humanos y Capacitación.
226

CONTROL Y ARCHIVO DE PERSONAL
Fecha:
Descripción:
Manejo de expedientes de Servidores y Empleados tanto activos como pasivos.
Propósito:
Llevar un estricto y eficaz control de los expedientes, con el propósito de hacer uso de ellos cuando así fuese necesario.
Fundamento Legal:
a) Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo vigente.
b) Ley de Migración Decreto 95-98
c) Reglamento Ley de Migración Acuerdo Gubernativo Numero 529-99
No aplica.

Todo el personal que conforma la institución.
Definiciones:
a) Prestaciones Laborales:
Corresponde al Aguinaldo, Bono 14, Bono Vacacional y Vacaciones sin percibir por la finalización de la relación
laboral.

a) Conocimientos
b) Formularios de solicitud de prestaciones
c) Dictámenes
Indicadores:
a) Cantidad de Conocimientos realizadas mensualmente.
b) Cantidad de Formularios de solicitud de prestaciones realizados mensualmente.
c) Cantidad de Dictámenes solicitados mensualmente.
d) Cantidad de documentos archivados mensualmente.
Recibir formularios para prestaciones por el interesado.

Recepcionista
Integrar el expediente del interesado. Recepcionista
Enviar a Jurídico el expediente, para que emita dictamen. Recepcionista
227
Recibir expediente y dictamen de Jurídico. Recepcionista
Sacar fotocopia de la certificación foliada del expediente y el dictamen. Recepcionista
Enviar el expediente completo a Gerencia Administrativa y Financiera. Recepcionista
Enviar el expediente original a Junta Nacional de Servicio Civil. Recepcionista

Enviar copia certificada de Dictamen, a la Unidad de Sueldos y Salarios Recepcionista
Copia certificada de Dictamen enviar a la Unidad de Sueldos y Salarios Recepcionista

REQUISITOS DE CONTROL Y ARCHIVO DE PERSONAL
a) Formulario para prestaciones


228

FORMACIÓN DE EXPEDIENTES PARA DENUNCIAS
Fecha:
Responsable Subgerencia de Recursos Humanos y Capacitación. Gerencia Octubre 2009
Administrativa y Financiera, Dirección General.
Descripción:
Verificación de información de denuncias contra los trabajadores de la Dirección General de Migración, de acuerdo al
informe de la Oficina de Responsabilidad Profesional (ORP).
Propósito:
Restituir el daño causado a la Dirección General de Migración o al particular afectado, o poner en conocimiento ante la
autoridad competente un hecho delictivo cometido por los trabajadores de la Dirección General.
Fundamento Legal:
a) Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo y Previsión Social.
b) Ley de Servicio de Civil y Su Reglamento.
c) Ley de moral y ética del organismo judicial.
d) Ley de Contrataciones del Estado.
a) Sí se considera procedente remitir al Departamento Jurídico, la emisión de Denuncias.

• El personal de la Dirección General de Migración, presupuestados en los renglones 011 y 022.
Definiciones:
a) Empleado:
dicha subordinación desempeña labores o funciones publicas dentro de la Dirección general de Migración.
b) Normas de moral y ética: Estas son de aplicación y observancia general para todos los funcionarios y empleados
de la Dirección General de Migración.
c) Proceso disciplinario:
El que esta orientado al cumplimiento de los deberes de los servicios públicos, como las sanciones a la violación
de las disposiciones prohibitivas de la ley, la cual nos regimos durante el servicio en la Dirección General de
Migración.
229

a) Emisión de denuncias
b) Oficios.
Indicadores:
b) Cantidad de dictámenes realizados por la entidad nominadora para tomar decisiones en esta Subgerencia.
Responsable
Procedimiento
Recibir las denuncias e informes de ORP. Asistente de Recursos Humanos.

Analizar las denuncias e informes. Asesor Legal de Recursos Humanos
Trasladar las denuncias a Subgerente Administrativo de Recursos Asesor Legal de Recursos Humanos
Humanos y Capacitación.
Recabar información, investigada por ORP. Asesor Legal de Recursos Humanos
Emitir denuncia. Asesor Legal de Recursos Humanos
REQUISITOS DE FORMACIÓN DE EXPEDIENTES PARA DENUNCIAS
a) Denuncias e informes de la Oficina de Responsabilidad Profesional

Autorizado por:

230

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DISCIPLINARIOS Fecha:
Octubre 2009
Responsable Subgerencia de Recursos Humanos y Capacitación. Gerencia
Descripción:
Acción correctiva iniciada a los empleados que busca normar o sancionar las faltas administrativas cometidas por un
empleado.
Propósito:
La imposición de las correcciones disciplinarias a que se refiere en este accionar no tiene mas consecuencia que la derivada
de su aplicación en la ley, y por lo tanto no significa la perdida de los derechos sino la aplicación de los mismos.
Los procesos administrativos disciplinarios en consecuencia es la garantía del buen comportamiento de los servidores
públicos como trabajadores de la Dirección General de Migración, éstos deben seguirse en forma ágil y con transparencia,
toda vez que esta unidad administrativa promueva los expedientes administrativos disciplinarios en contra del personal que
infringe las normas y leyes implementadas en esta institución, pues dentro de los objetivos primordiales del área especifica
de esta administración e interés institucional, es que se tenga un personal capaz, honesto y responsable con las funciones
que se le asignen dentro de las necesidades que requiera la Dirección General de Migración.
Fundamento Legal:
e) Ley de Migración Decreto 95-98
f) Reglamento Ley de Migración Acuerdo Gubernativo Numero 529-99
a) Actualizar políticas periódicamente para agilizar la transparencia de los procesos que se tramitan en las distintas
unidades, de manera de crear un normativo para que se actúe con responsabilidad y honestidad.
b) Si es llamada de atención verbal ó escrita la sanción la impondrá el Jefe Superior.
c) Suspensión ó cancelación laboral la impondrá la máxima autoridad.
d) Deberá enviarse copia de las resoluciones a la Subgerencia Administrativa de Recursos Humanos, para integrarse
al histórico de cada expediente.

• El personal de los renglones 011 y 022 de ésta Institución.
Definiciones:
a) Empleado:
dicha subordinación desempeña labores o funciones publicas dentro de la dirección general de migración.
b) Normas de moral y ética:
Estas son de aplicación y observancia general para todos los funcionarios y empleados de la Dirección General de
Migración.
231
c) Proceso disciplinario:
El que esta orientado al cumplimiento de los deberes de los servicios públicos, como las sanciones a la violación
de las disposiciones prohibitivas de la ley, la cual nos regimos durante el servicio en la dirección general de
migración.

a) Acta administrativa.
b) Certificación del acta.
c) Resolución del procedimiento.
d) Oficios.
Indicadores:
b) Cantidad de dictámenes realizados por la entidad nominadora para tomar decisiones en ésta Subgerencia.
Recibir y trasladar la solicitud de la Denuncia o Acta. Asistente de Recursos Humanos.

Subgerente de Recursos Humanos y
Recibir y analizar el acta o denuncia.
Capacitación.
Recibir y correr la Audiencia por tres días. Asesor Legal de Recursos Humanos
Evacuar la Audiencia con el uso del Derecho de Defensa Asesor Legal de Recursos Humanos
Resolver sobre la justificación o hechos imputados. Asesor Legal de Recursos Humanos

Recibir copia del procedimiento disciplinario completo para el archivo
Asistente de Recursos Humanos.
del expediente del particular.
REQUISITOS DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DISCIPLINARIOS
a) Solicitud de la Denuncia o Acta.

b) Expedientes.
Revisión Técnica por: La Unidad de Planificación

Autorizado Por:

Subgerente Administrativo de Recursos Humanos y
Capacitación
232

EVALUACIÓN MÉDICA AL PERSONAL DE LA INSTITUCIÓN Y A PERSONAS ALBERGADAS
Fecha:
Responsable: Subgerente Administrativo de Recursos Humanos y Capacitación,
Octubre 2009
Descripción.
Actividad en la cual se interviene con un diagnóstico médico sobre el estado de salud de los empleados de la Dirección
Propósito.
Atender al personal en el momento oportuno y referir a clínicas de especialidades, laboratorios y centros hospitalarios
cuando se requiere, para prestar un servicio médico de calidad y contribuir al logro de los objetivos y actividades laborales
de la Dirección General.
a) Se debe atender a todo el personal ( independiente al renglón laboral).
b) Elaborar ficha médica por paciente atendido y registrarlo.
c) Brindar medicamento para el inicio de los tratamientos.
d) Abastecer el botiquín de albergue y atender a los indocumentados una vez a la semana.
e) Se debe verificar el estado de salud del personal cuando se ausenta por enfermedad.

a) Personal de la oficina central, pasaporte, aeropuerto y delegaciones departamentales.
b) Indocumentados que se encuentran en albergue de DGM.
Definiciones.
a) Salud:
La Organización Mundial de la Salud (OMS) la define como el estado completo de bienestar físico, mental y social
y no solamente a la ausencia de enfermedades.

a) Ficha clínica.
b) Registro de pacientes atendidos.
c) Registro de control de medicina entregada.
d) Pedido de compra y remesa.
e) Inventario de medicamentos y equipo médico.
Indicadores
a) Cantidad de pacientes atendidos.
b) Cantidad de medicina entregada.
c) Cantidad de pacientes referidos.
233
Atender al personal de la Institución y a indocumentados. Médico
Elaborar ficha clínica y registro del paciente. Médico
Evaluar al paciente. Médico

Referir a los pacientes a clínicas de especialidades y a laboratorios Médico
clínicos.
Proveer de medicina. Médico
Realizar suspensión laboral al personal. Médico

Tomar medidas de prevención en caso de emergencia a nivel nacional e Médico
internacional.
Elaborar informes semanales, mensuales y cuando se requiere. Médico
REQUISITOS DE EVALUACIÓN MÉDICA AL PERSONAL DE LA INSTITUCIÓN Y A PERSONAS ALBERGADAS
a) Solicitud del personal de se evaluado por diferentes síntomas.

b) Solicitud del Jefe de Operativos de Atender a personas albergadas-
Elaborado por: Dr. Selmann Hubiel Méndez Batres y Dra. Aura Rebeca Crocker López
Autorizado por:

234

RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL
Subgerencia Administrativa de Recursos Humanos y Capacitación, Fecha:

Gerencia Administrativa y Financiera, Dirección General de Migración Octubre 2009
Responsable:
Descripción:
En éste proceso se recluta y elige al candidato ideal para ocupar un puesto en la Dirección General de Migración.
Propósito:
Elegir al candidato ideal, regido bajo las normas, políticas y estrategias de la Dirección General de Migración.
Fundamento Legal:
a) Toda persona debe llenar el perfil y los requisitos establecidos en la institución.

• Al público en general.
Definiciones:
a) Reclutamiento y Selección:
Es el proceso de atraer individuos oportunamente en suficiente número y con los debidos atributos y estimularlos
para que soliciten empleo en la organización; proceso de identificar y atraer a la organización solicitantes
capacitados e idóneos.

Oficio a la Unidad de Arraigos.
Oficio a la Subgerencia de Control Migratorio.
Oferta de Servicios del Ministerio de Gobernación.
Indicadores
a) Cantidad de solicitudes ingresadas.
b) Cantidad de aspirantes técnicos- profesionales.
c) Cantidad de verificaciones de referencias personales y laborales.
235
Revisar documentos y papelería a personas que optan a un puesto en
la Dirección General de Migración

Trasladar y actualizar el expediente sobre qué documentos deberá
presentar para la recepción de la papelería.
Recibir y trasladar a Asistente los expedientes completos de personas

que optan a un puesto e inicio de proceso de reclutamiento y selección Encargado de Área
de personal.
Trasladar y verificar referencias personales a los expedientes en

proceso de reclutamiento y selección.
Encargado de Área
Recibir y verificar constancias laborales a los expedientes en proceso
de reclutamiento y selección.
Encargado de Área
Trasladar expedientes a Asistente.
Recibir y solicitar información a la Unidad de Arraigos el estado actual

de los expedientes que se encuentran en proceso, mediante oficio
emanado de la subgerencia de recursos humanos y capacitación.
Encargado de Área
Solicitar información a la Subdirección de Control Migratorio, del estado
actual de los expedientes que se encuentran en proceso.
Encargado de Área
Investigar en INFORNET a las personas que se encuentran en proceso
de reclutamiento de personal.
Verificar y trasladar a Coordinador las referencias laborales y

personales del aspirante, por medio escrito y telefónico.
Encargado de Área
Al calificar el aspirante, elaborar la nómina con la información de la
persona y puesto a ocupar, para visto bueno y firma de autorización del
Señor Interventor.
Encargado de Área
Elaborar y enviar expedientes por medio de oficio dirigido al Señor
Viceministro del Ministerio Gobernación para visto bueno de los
expedientes que ocuparán el puesto correspondiente.
Trasladar expediente a Asistente. Asistente de Recursos Humanos.
236
Recibir e ingresar al banco de datos la información con aspectos Asistente de Recursos Humanos.
generales y académicos de posibles aspirantes a un puesto dentro de la
Dirección.
REQUISITOS DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL
a) Expediente de los aspirantes a laborar en el la Dirección General de Migración.
Elaborado por: Stuardo Enrique Aguilar Leiva

Autorizado por:

237

SOLICITUD DE CONSTANCIA LABORAL
Fecha
Descripción:
Atender de inmediato las solicitudes de documentos de utilidad a todos los Servidores y Empleados públicos de la Dirección
Propósito:
Poder atender todas las solicitudes realizadas por los Servidores y Empleados Públicos relacionadas a documentos de su
interés personal, en forma eficiente.
Fundamento Legal:
a) Ley de Servicio Civil.
b) Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo vigente de la DGM.
c) Reglamento de IGSS.
d) Ley de Migración Decreto 95-98
e) Reglamento Ley de Migración Acuerdo Gubernativo Numero 529-99
No aplica.

Servidores y Empleados Públicos
Definiciones:
a) FORM.DPD-112:
Certificados del IGSS
b) FORM.RPT 3-A:
Solicitud de Afiliación

a) Constancias laborales
b) Oficios.
Indicadores:
a) Cantidad de Constancias laborales realizadas mensualmente.
b) Cantidad de Solicitudes de Constancias Laborales.
238
Recibir solicitudes de constancias laborales.
Verificar expedientes. Asistente de Recursos Humanos

Elaborar constancia y asignación de oficio. Asistente de Recursos Humanos
Entregar constancia. Asistente de Recursos Humanos
Solicitar firma de recibido. Asistente de Recursos Humanos
Archivar copia de recibido. Asistente de Recursos Humanos
REQUISITOS DE SOLICITUD DE CONSTANCIA LABORAL
a) Solicitud de Constancia laboral.

Autorizado por:

239

GESTIÓN DE PERSONAL VACACIONES
Fecha
Descripción:
Gestión en la cual el trabajador solicita Vacaciones por haber cumplido un año de laborar para la institución.
Propósito:
interés personal
a) Artículo 51 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil.
b) Ley de Migración Decreto 95-98
c) Reglamento Ley de Migración Acuerdo Gubernativo Numero 529-99
d) Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo vigente.
a) Para el goce de vacaciones el empleado deberá de haber cumplido el año de laborar en la institución.
b) La solicitud de vacaciones deberá de hacerse por medio de un Oficio.

• Servidores y Empleados Públicos
Definiciones:
a) Vacaciones:
Es el derecho a un período de descanso remunerado, que se concede a los servidores públicos o privados, con el
objeto de que recuperen sus energías y se desintoxiquen de las actividades rutinarias del trabajo, después de
cada año de servicios continuos.

c) Constancias laborales
d) Formularios de Vacaciones
Indicadores:
b) Cantidad de Constancias laborales realizadas mensualmente.
c) Cantidad de Formularios de Vacaciones realizados mensualmente.
240
Entregar de formularios de vacaciones a quien corresponda. Asistente de Recursos Humanos
Recibir formularios de Vacaciones aplicados.
Revisar formularios de Vacaciones Asistente de Recursos Humanos
Trasladar los formularios para firma a Subgerente de Recursos Asistente de Recursos Humanos
Recibir formularios. Asistente de Recursos Humanos
Entregar formularios de vacaciones autorizados al interesado Asistente de Recursos Humanos
correspondiente.
Actualizar Base de datos de vacaciones. Asistente de Recursos Humanos
Solicitar firma de recibido. Asistente de Recursos Humanos
Archivar copia de recibido de formulario. Asistente de Recursos Humanos
REQUISITOS DE GESTIÓN DE PERSONAL
a) Formulario de Vacaciones.

Autorizado por:

Administrativo de Recursos Humanos y Capacitación.
241

GESTIÓN DE PERSONAL CERTIFICADOS IGGS
Fecha
Descripción:
Elaboración de Certificados de IGSS en virtud de estar relacionado con la salud de las personas, para atención médica.
Propósito:
interés personal.
c) Reglamento de IGSS
a) La solicitud debe corresponder a una persona que es derecho habiente a los servicios prestados del IGSS,
mediante base presupuestaria, boletas de pago y expediente del mismo.

a) Servidores y Empleados Públicos
Definiciones:
a) FORM.DPD-112:
b) FORM.RPT 3-A:

Constancias laborales
Indicadores:
a) Cantidad de Certificados del IGSS realizados mensualmente.
Solicitar al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social los formularios
FORM DPD-112.
Recibir solicitudes de los interesados, por vía personal o telefónica. Asistente de Recursos Humanos
242
Verificar la solicitud. Asistente de Recursos Humanos

Llenar los formularios FORM.DPD-112 con los datos recabados. Asistente de Recursos Humanos
Solicitar firma a Subgerente de Recursos Humanos y Capacitación. Asistente de Recursos Humanos
Elaborar certificado y sellarlo. Asistente de Recursos Humanos
Entregar al interesado original y una copia. Asistente de Recursos Humanos
Archivar una copia del certificado en el expediente del personal descrito
en el certificado. Asistente de Recursos Humanos
a) Solicitud de Certificado del IGSS.

b) Carné del IGSS.

Autorizado por:

Capacitación.
243

GESTIÓN DE PERSONAL, SOLICITUD DE CARNET IGSS
Fecha
Descripción:
Elaboración de documentos de utilidad a todos los Servidores y Empleados públicos de la Dirección General de Migración,
para dar cobertura en salud y Seguridad Social.
Propósito:
interés personal.
c) Reglamento de IGSS
a) Cumplir con las políticas de Seguridad Social del Estado.
b) Dar a empleados y funcionarios la mayor cobertura en Seguridad Social y Salud.
Definiciones:
a) FORM.DPD-112:
b) FORM.RPT 3-A:

a) Formulario FORM.RPT 3-A
b) Oficios.
c) Control de altas y bajas del IGSS
Indicadores:
a) Cantidad de solicitudes de Carné de IGSS

b) Cantidad de Formularios FORM:RPT 3-A
244
Recibir solicitud del o los interesados Asistente de Recursos Humanos

Llenar el formulario FORM.RPT 3-A de acuerdo a los datos del
solicitante.
Solicitar firma a Subgerente de Recursos Humanos y Capacitación, para
el formulario.
Recibir formulario firmado. Asistente de Recursos Humanos
Sellar formulario. Asistente de Recursos Humanos
Fotocopiar formulario. Asistente de Recursos Humanos
Entregar formulario FORM.RPT 3-A al interesado. Asistente de Recursos Humanos
Archivar en el expediente del interesado la copia del formulario que le Asistente de Recursos Humanos
fue entregado.
a) Solicitud de Carné del IGSS

b) Formulario FORM.RPT 3-A

Autorizado por:

245

GESTIÓN DE PERSONAL, SOLICITUD DE SELLOS
Fecha
Descripción:
Es la Autorización de sellos de hule para uso de las diferentes unidades administrativas.
Propósito:
interés personal.
a) La solicitud de sello la debe de realizar la Subdirección Administrativa de Recursos Humanos y Capacitación.
Definiciones:
a) Sello:
Utensilio de madera, metal o plástico con caucho u otro material, que reproduce inscripciones, nombres, fechas o
cifras, mediante su impresión con tinta en los documentos oficiales.
a) Formulario de Solicitud de compra

b) Formulario Pedidos y Remesa
Indicadores:
a) Cantidad de Pedidos y Remesa realizados mensualmente.

b) Cantidad de Pedidos de Compra realizadas mensualmente.
Recibir solicitudes para la elaboración de sellos Asistente de Recursos Humanos

Llenar formulario para Pedido de Compras. Asistente de Recursos Humanos
246
Firmar y sellar formulario y enviarlo a la unidad de compras. Asistente de Recursos Humanos

Razonar facturas de solicitud de sellos. Asistente de Recursos Humanos
Llenar formulario de Pedido y Remesa para la Unidad de Inventarios Asistente de Recursos Humanos
Recibir sellos en la Unidad de Almacén. Asistente de Recursos Humanos
Hacer conocimiento y entrega de sellos solicitados por los interesados. Asistente de Recursos Humanos
Destruir sellos deteriorados y resguardarlos para futuras entregas de
cuenta.
Enviar por medio de conocimiento a almacén los aparatos de sellos
deteriorados. Asistente de Recursos Humanos
Elaborar oficios para trasladar la solicitud de elaboración de sellos a

Control Migratorio.
a) Oficio solicitando sello.

Autorizado por:

247

LICENCIAS LABORALES Fecha:
Octubre 2009
Responsable Subgerencia de Recursos Humanos y Capacitación. Gerencia
Descripción:
Medio por el cual se autoriza al empleado licencia por los motivos que se encuentran regulados en el pacto colectivo y ley
de servicio civil, constitución política de la república.
Propósito:
Facilitar al empleado el derecho de licencias según lo regulado.
Fundamento Legal:

e) Constitución de la República.
a) Actualizar políticas periódicamente con el afán de agilizar, la transparencia de los procesos que se tramitan en las
distintas unidades, de manera de crear un normativo para que se actúe con responsabilidad y honestidad.
b) Se debe de consultar al Departamento Jurídico sobre las solicitudes recibidas que no procededen.

• Los trabajadores presupuestados en los renglones 011 y 022 de la dirección general de migración.
Definiciones:
a) Empleado:
b) Licencia sindical:
Son arreglos acordados entre patrono y trabajador mediante convenios que están establecidos en el pacto
colectivo de condiciones de trabajo que rige la dirección general de migración según articulo 16 literales b, b1, b2 y
b3.
c) Normas de moral y ética:
Estas son de aplicación y observancia general para todos los funcionarios y empleados de la dirección general de
migración.

a) Oficios.
b) Licencias labores concedidas o denegadas.
c) Expedientes.
248
Indicadores:
a) Cantidad de condiciones realizadas mensualmente.
b) Cantidad de dictámenes realizados por la entidad nominadora para tomar decisiones en ésta Subgerencia.
c) Cantidad de expedientes llevados en ésta área específica.
d) Cantidad de licencias laborales concedidas.
e) Cantidad de licencias laborales denegadas.
Recibir y trasladar la solicitud de la licencia por los motivos regulados
en el Pacto Colectivo. Asistente de Recursos Humanos
Recibir y analizar la solicitud.

Asesor de Recursos Humanos
Realizar oficio. Asesor de Recursos Humanos
Trasladar oficio para firma de Subgerente de Recursos Humanos. Asesor de Recursos Humanos
Recibir oficio firmado. Asesor de Recursos Humanos
Trasladar fotocopia para integrarse al expediente personal, relacionado Asesor de Recursos Humanos
con lo actuado.
REQUISITOS DE LICENCIAS LABORALES
a) Solicitud de Licencia laborales.

b) Expediente con las razones del porque de la solicitud de la licencia laboral.
Elaborado Por: Irma Judith Leal Sazo de Tanchez

Autorizado Por:

Subgerente Administrativo de Recursos Humanos y Capacitación
249

RECEPCIÓN Y ATENCIÓN AL PÚBLICO
Fecha:
Responsable: Octubre 2009
Subgerencia Administrativa de Recursos Humanos y Capacitación,
Gerencia Administrativa y Financiera, Dirección General de Migración.
Descripción:
La recepción y atención al público es una de las tareas administrativas de la Subgerencia de Recursos Humanos y
Capacitación, a través de brindar una atención personalizada a quien lo requiera.
Propósito:
Proporcionar una eficaz y eficiente atención al público en general que se presenta a la Subgerencia Administrativa de
Recursos Humanos y Capacitación con el fin de que, obtengan lo que solicitan en el momento y lugar adecuado y se
asegure un uso correcto del mismo.
.
c) Registrar, archivar y llevar un control de la documentación que ingrese a la Subgerencia.

• Al público en general que lo requiera y al personal de la Dirección General de Migración.
Definiciones:
a) Atención:
Es la capacidad de aplicar voluntariamente el entendimiento a un objetivo, tenerlo en cuenta o en consideración.
b) Calidad:
Es el conjunto de las características de un servicio que cumple con las expectativas y necesidades de las
personas que así lo requieran.
c) Información:
Conocimiento enviado o recibido sobre un hecho o circunstancia; conocimiento obtenido mediante el estudio, la
comunicación e investigación.
a) Oficios.
b) Libro de Conocimientos.
Indicadores:
a) Cantidad de llamadas atendidas por día.

b) Cantidad de oficios realizados por día.
c) Cantidad de circulares emitidas por día.
d) Cantidad de providencias elaboradas por día.
250
e) Cantidad de informes realizados por semana.

f) Cantidad de notificaciones realizadas a la semana.
g) Cantidad de pedidos de compra y remesa solicitados a la semana.
Recibir información para elaborar oficios, informes, circulares, Subgerencia Administrativa, Coordinación,
providencias y pedidos de compra y remesa. Secretaria Administrativa de Recursos Humanos
y Capacitación.
Elaborar los oficios, informes, providencias y circulares solicitados. Recepcionista
Trasladar los oficios, informes, providencias y circulares, para revisión y Recepcionista.
firma.
Subgerencia Administrativa, Coordinación de la
Recibir la papeleria para revisión y visto bueno. Subgerencia Administrativa de Recursos
Subgerencia Administrativa, Coordinación de la
Trasladar la papeleria para el envío de la misma a donde corresponda. Subgerencia Administrativa de Recursos
Recibir y enviar la papelería respectiva. Recepcionista
REQUISITOS DE RECEPCIÓN Y ATENCIÓN AL PÚBLICO

a) Papelería recibida y enviada en el área secretarial de la Subgerencia Administrativa de Recursos Humanos y
Capacitación.
b) Solicitudes de constancias laborales
c) Informes de llegadas tarde por asistencia al IGSS.
d) Actas de cambio de turno de delegaciones.
e) Informes de horas extras de distintos meses y delegaciones.
f) Solicitudes para ascensos.
g) Solicitudes para elaboración de sellos o cambio.
h) Providencias, circulares, internas y externas, enviadas y recibidas.
i) Informes enviados.
Elaborado por: María Mercedes Orozco Manzo


251

RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE PAPELERÍA
Fecha:
Descripción:
El proceso de recepción y distribución de documentos, es una de las tareas administrativas que conlleva un control y
registro efectivo, para trasladar eficientemente la papelería que deberá ser remitida para los tramites que correspondan.
Propósito:
Proporcionar una eficaz y eficiente recepción y distribución de documentos, con el fin de mantener una efectiva línea de
comunicación.
a) Todo documento se debe de Ingresar en la base de datos o libro de conocimientos.
b) Todo los documentos que ingresen se deben de Archivar la copia de recibido.

a) Al público en general que lo requiera y al personal de la Dirección General de Migración.
Definiciones:
a) Circular:
Normativa de carácter general que emite una autoridad para su cumplimiento por el personal competente.
b) Comunicación:
Es el proceso de interacción social básico mediante el cual los individuos intercambian información.
c) Documento:
Escrito que contiene información, texto escrito o impreso en papel que da fe de la veracidad de alguna cosa.
d) Oficio:
Documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, para llevar a cabo gestiones por
vía escrita.
e) Providencia:
Disposición que se toma después de ocurrir un hecho para remediar o atenuar sus consecuencias
f) Recepción:
Acción y efecto de recibir.

a) Oficios
b) Memorando
c) Actas
d) Registro de Libro de Conocimientos.
252
Indicadores:
a) Cantidad de oficios recibidos por día.
b) Cantidad de circulares recibidas por día.
c) Cantidad de providencias recibidas por día.
d) Cantidad de informes recibidos semanalmente.
e) Cantidad de notificaciones recibidas semanalmente.
f) Cantidad de personas que se atienden semanalmente.
Recibir la documentación. Recepcionista

Ingresar en la base de datos la papelería recibida, detallando remitente, Recepcionista
asunto, fecha y a quién corresponda dar respuesta a la información
requerida.
Trasladar al Subgerente la documentación para su revisión y análisis. Recepcionista
Recibir la documentación para el visto bueno.
Trasladar la documentación a Secretaria, para que distribuya la misma a Subgerente Administrativo de Recursos
quien corresponda otorgar la información, que se requiera. Humanos y Capacitación.
Recibir y trasladar la documentación a quien corresponda; para luego
Recepcionista.
archivar todo lo concerniente a la papelería.
REQUISITOS DE RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE PAPELERÍA

a) Papelería recibida y enviada en el área secretarial de la Subgerencia.
b) Solicitudes de constancias laborales.
c) Informes de llegadas tarde por asistencias al IGSS.
d) Actas de cambio de turno de delegaciones
e) Informes periódicos de horas extras de delegaciones
f) Solicitudes para ascensos
g) Solicitudes de elaboración de sellos o cambio.
h) Oficios enviados tanto internos como externos
i) Providencias, circulares, informes, enviados y recibidos.
j) Notas internas y externas, enviadas o recibidas.
Elaborado por: María Mercedes Orozco Manzo

Autorizado por:

253

PAGO DE SALARIOS Y TIEMPO EXTRAORDINARIO Fecha:
Octubre 2009
Responsable Subgerencia Administrativa de Recursos Humanos y Capacitación,
Descripción:
Administrativo que conlleva el pago de salarios y tiempo extraordinario
Propósito:
El propósito es efectuar el pago de los salarios y del tiempo extraordinario en el menor tiempo posible.
c) Ley de Servicio Civil.
a) Las que indique la Gerencia Administrativa y Financiera de la DGM.

Definiciones:
a) Empleado:
b) GUATENÓMINAS:
Sistema que permite llevar el control y registro del empleado público.

a) Planillas de extras
b) Planillas de Salarios
c) Reportes de Guatenóminas
d) Reportes del SICOIN
Indicadores:
a) Cantidad de Planillas elaboradas mensualmente
b) Cantidad de empleados que recibieron su salario en tiempo.
254
Recibir reportes del personal afecto. Asistente de Recursos Humanos
Verificar reportes. Asistente de Recursos Humanos
Elaborar planillas para pago. Asistente de Recursos Humanos
Fotocopiar planillas y reportes. Asistente de Recursos Humanos
Solicitar firma de planillas. Asistente de Recursos Humanos

Solicitar Vo.Bo. De planillas a Subgerente de Recursos Humanos y
Capacitación.
Trasladar planillas y reportes a la Gerencia Administrativa y Financiera. Asistente de Recursos Humanos
Pago del personal 011. Asistente de Recursos Humanos
Pago del personal 022 Asistente de Recursos Humanos
REQUISITOS DE PAGO DE SALARIOS Y TIEMPO EXTRAORDINARIO
a) Reportes del personal para pago de tiempo extraordinario.

Autorizado por:

255

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA PAGO MENSUAL
Fecha:
Descripción:
Es la acción que el contratista realiza para recibir sus honorarios presentando facturas e informes de actividades realizadas
en el mes.
Propósito:
Cumplir con los requerimientos necesarios para realizar los pagos de honorarios mensuales de las personas contratadas
por Servicios Técnicos o Profesionales.
a) El informe y factura debe entregarse en las fechas estipuladas según calendario, de acuerdo al formato enviado, la
entrega es personal.
b) Firmar la nómina de pago mensual luego de la entrega de factura e informe mensual.
c) Enviar facturas originales y nóminas para firma a Gerencia Administrativa y Financiera.
d) Según calendario el Ministerio de Gobernación informa cuando se deben de ingresar las facturas en
GUATENÓMINAS.

a) Personal de la Dirección General de Migración.
Definiciones:
a) Facturas:
Documento que expide el Contratista y entrega a la Institución (Subgerencia Administrativa de Recursos
Humanos) en el que consta fecha de la operación, nombre del contratista, cantidad y descripción del período de
los servicios Técnicos o Profesionales brindados en el mes.
b) Informe:
Documento emanado que contiene el resumen específico de las actividades realizadas mensualmente.
c) Nómina:
Automatiza la gestión del sueldo reuniendo los datos del trabajador sobre su trabajo, asistencia, calculando las
deducciones impuestos, cotización social y generando periódicamente la orden de pago.
d) GUATENÓMINAS:
Sistema que permite llevar el control y registro del empleado público.

a) Planillas para firma de los empleados.
b) Nómina
256
Indicadores:
a) Cantidad de Facturas para el pago mensual.
b) Cantidad de Informes Mensuales.
c) Cantidad de Facturas de pago pendiente de días laborados.
Informar al contratista la manera correcta de presentar su factura e
informe mensual.
Elaborar el calendario indicando fechas específicas para su Recepción. Asistente de Recursos Humanos
Recibir y revisar facturas. Asistente de Recursos Humanos
Preguntar a cada contratista si está efecto a Retención del ISR. Asistente de Recursos Humanos
Solicitar la firma del contratista para la nómina de pago mensual. Asistente de Recursos Humanos
Revisar de nuevo las facturas, verificando que llene los requisitos
solicitados en el formato.
Enviar las facturas originales y nómina correspondiente al mes de pago, Asistente de Recursos Humanos
para firma del Gerente Administrativo y Financiero.
Recibir las facturas ya firmadas por el Gerente Administrativo y
Financiero.
Fotocopiar las facturas originales.
Trasladar las facturas originales y copias al Subgerente de Recursos
Humanos, para confrontar las facturas originales con las copias.
Ingresar facturas a Guatenóminas para el pago correspondiente de
cada contratista.
Recibir reportes de facturas ingresadas del pago correspondiente de
cada contratista.
Enviar copias confrontadas de facturas de pago, a la unidad de Sueldos
y Salarios del Ministerio de Gobernación.
Recibir nómina final y comprobantes de retención del ISR. Asistente Control Área 029
REQUISITOS DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA PAGO MENSUAL
a) Factura
b) Informe Mensual
Elaborado Por: Heidy Militza Coy Cordón

Autorizado Por:

Capacitación
257

PROCESO PARA REINSTALACIÓN POR ORDEN JUDICIAL Fecha:
Octubre 2009
Responsable: Subgerencia de Recursos Humanos y Capacitación. Gerencia
Descripción:
Proceso para dar cumplimiento a lo ordenado por el tribunal competente, luego se remite a la entidad nominadora (ministerio
de gobernación) y por ultimo se da la resolución final.
Propósito:
Reinstalar a sus labores al trabajador que ha logrado la misma en los tribunales de justicia.
e) Constitución de la República.
a) Actuar con apego a las leyes del país.

• El personal de la Dirección General de Migración, presupuestado en los renglones 011 y 022.
Definiciones:
a) Empleado:
b) Normas de moral y ética:
Estas son de aplicación y observancia general para todos los funcionarios y empleados de la dirección general de
migración.
c) Servidor público:

a) Resoluciones
b) Oficios de Notificaciones
Indicadores:
b) Cantidad de de dictámenes realizados por la entidad nominadora para tomar decisiones en esta Subgerencia.
258
Recibir la orden judicial para reinstalación de labores. Asistente de Recursos Humanos
Remitir a la Dirección de Recursos Humanos del Ministerio de Asesor Legal de Recursos Humanos
Gobernación, la orden Judicial, para la emisión de la resolución de
reinstalación.
Dar cumplimiento a lo manifestado en la resolución correspondiente. Asesor Legal de Recursos Humanos
Trasladar la información a Subgerente de Recursos Humanos. Asesor Legal de Recursos Humanos
REQUISITOS DE PROCESO PARA REINSTALACIÓN POR ORDEN JUDICIAL
a) Ordenes Judiciales para reinstalaciones
Elaborado Por: Irma Judith Leal Sazo de Tanchez

Autorizado Por:

Capacitación
259
SUBGERENCIA DE LOGÍSTICA Y SEGURIDAD

INTERNA
260

GESTIÓN DEL TRÁMITE DE PAGO DE FACTURAS DE SERVICIOS Fecha:

Octubre 2009
Responsable Subgerencia de Logística y Seguridad Interna, Gerencia Administrativa y
Financiera, Dirección General de Migración.
Descripción.
Son los pasos que se deben seguir para la gestión del pago de las facturas de servicios.
Propósito.
Contar con un documento que defina claramente los pasos a seguir para conocer cual es el proceso que lleva el pago de
una factura por concepto de algún servicio prestado a la Dirección General de Migración.
Fundamento Legal:
a) A los servicios generales se les gestiona el pago en la Subgerencia de Logística y Seguridad Interna.
b) La autorización del trámite de pago de facturas y pedidos estará bajo responsabilidad del Asistente de Logística y del
Subgerente de Logística.
c) La gestión en la variación de volúmenes o costos, basada en acuerdos contractuales con consumos o compras será
responsabilidad de la Unidad Administrativa que por su la naturaleza de la función le compete.

• Son usuarios de los servicios todos los trabajadores de la Institución.
Definiciones:
a) Gestión:
Desempeño de una función o cargo. Acción y efecto de gestionar, de administrar y hacer diligencias conducentes al
logro de un asunto público ó privado.
b) Factura:
Documento que muestra el carácter, la cantidad, el precio, las condiciones, la forma de entrega y otras particularidades
de las mercancías vendidas, o de los servicios prestados.
c) Servicio:
Prestación destinada a satisfacer necesidades e intereses del consumidor o usuario y que se pone a su disposición por
el proveedor.
a) Cuadro de detalle del servicios

b) Pedido de compra
c) Oficio de traslado de facturas y comprobantes de pago
Indicadores
a) Cantidad de Cuadros de detalles de servicios

b) Cantidad de Pedidos de compra elaborados.
c) Cantidad de Oficio de traslado de facturas y comprobantes de pago.
261
Asistente de Servicios Generales
Recibir factura del servicio

Revisar que tenga correctos los datos siguientes: Nombre del Proveedor,
Número de NIT, Dirección.

Colocar en un lugar visible el sello de recibido, con hora y fecha.

Elaborar un cuadro con el detalle del servicio (en el se indica consumo,
costos, cantidades, etc.).

Razonar la factura, se firma y sella.

Elaborar el pedido de compras se firma y sella.

Trasladar el expediente para firma y sello de autorización
.
Entregar el expediente a la Unidad de Compras
Elaborar Cheque para el pago correspondiente del servicio Encargado de Caja
Notificar a la Subgerencia de Logística de parte de Caja cuando ya está Encargado de Caja

emitido el cheque para el pago del servicio correspondiente.
Trasladar cheque para realizar el pago correspondiente. Asistente de Servicios Generales
Realizar el pago correspondiente Mensajero – Asistente de Servicios

Generales
Revisar comprobantes de pago y facturas.

Elaborar oficio de traslado de facturas y comprobantes de pago.

Trasladar a caja el expediente finalizado
262
REQUISITOS PARA LA ELABORACIÓN GESTION DE TRAMITE DE PAGO DE FACTURAS DE SERVICIOS
a) Factura del servicio.

b) Fotocopia de Pedido de compra.
c) Fotocopia de Pedido de Remesa.
Elaborado por: Ing. Pedro Francisco Echeverría Cardona

Autorizado
Ing. Pedro Francisco Echeverría Cardona

Subgerente de Logística y Seguridad Interna
263

ANALISIS Y DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE MEJORA EN INFRAESTRUCTURA Fecha:

Octubre 2009
Descripción.
Procedimiento que describe los pasos para efectuar el diagnóstico de necesidades de mejora en Infraestructura.
Propósito.
Contar con un documento que plasme las necesidades de mejora en infraestructura en Delegaciones Fronterizas, mismo
que servirá de base técnica para realizar los pedidos correspondientes.
Fundamento Legal
a) Las supervisiones a revisión de Delegaciones son programadas y autorizadas por la instancia correspondiente.
b) Cuando surja una necesidad de mejora en Infraestructura, el Jefe de la Unidad correspondiente, debe solicitar a la
Subgerencia de Logística que realice un diagnóstico de la instalación.

a) Todas las Unidades Administrativas de la Institución.
Definiciones.
a) Diagnóstico de necesidades de infraestructura:

Documento que describe el inventario de necesidades de mejora en la Infraestructura de cualquier Unidad
Administrativa de la Institución. Dentro del mismo se incluye: Iluminación, Electricidad, Aire Acondicionado, Mobiliario y
Equipo, Pintura, Fontanería, Albañilería y Construcción.
Formato para vaciar información relacionada con el tema.

Nombramientos para comisiones.
Programación para visitas a delegaciones.
Indicadores
a) Cantidad de diagnósticos ejecutados versus número de remodelaciones efectuadas.

b) Cantidad de Nombramientos para comisiones
264
Programar comisión a una o varias Delegaciones con el propósito de Subgerente de Logística y Seguridad Interna
identificar el diagnóstico de necesidades
Trasladar los nombramientos correspondientes para autorización de la Secretaria
comisión
Autorizar los nombramientos Gerente Administrativo y Financiero
Solicitar asignación de piloto y vehículo Subgerente de Logística y Seguridad Interna
Asignar piloto y vehículo Asistente Transporte y Mantenimiento

Asigna combustible de acuerdo a distancia a recorrer Subgerente de Logística y Seguridad Interna
Solicitar autorización y vales de combustible Piloto

Autorizar vales de combustible Subgerente Administrativo y Financiero
Entregar vales de combustible y viáticos Analista Financiero
Recibir vales de combustible y viáticos Piloto
Proceder a realizar la comisión Piloto, personal de logística
Revisar accesos, parqueos, mobiliario, iluminación, a.c., puertas, herrería, Asistente Transporte y Mantenimiento
fontanería, piso, pintura, etc.
Trasladar datos al formato de “Diagnóstico de necesidades” Asistente Transporte y Mantenimiento
Anotar cualquier otra necesidad que aunque no este en el formato, se Asistente Transporte y Mantenimiento
considere prudente apoyar.
Proceder a realizar el mismo trabajo al resto de Delegaciones que se tengan Asistente Transporte y Mantenimiento
programadas en la Comisión
Retornar la Comisión Piloto, personal de logística
Proceder a elaborar el reporte Asistente Transporte y Mantenimiento
Trasladar el reporte a Subgerente de Logística Asistente Transporte y Mantenimiento
Analizar reporte y se realiza el pedido correspondiente de lo que se
considere fundamental para la operación de la Delegación Subgerente de Logística y Seguridad Interna
REQUISITOS PARA ANALISIS Y DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE MEJORA EN INFRAESTRUCTURA
a) Solicitud de Diagnostico a las instalaciones.

b) Programación de Visitas a Delegaciones para evaluación de infraestructura.

Autorizado:
265

PROCESO DE MENSAJERIA Fecha:

Octubre 2,009
Descripción.
Procedimiento que incluye los pasos para describir el proceso de mensajería.
Propósito.
Contar con un documento que describa los pasos que lleva el proceso de mensajería en la Institución.
Fundamento Legal
a) Los mensajeros dependen de la Subgerencia de Logística, por lo que la asignación los niveles del Edificio que les
corresponde atender también.
b) La Subgerencia de Logística evalúa el rendimiento de los mensajeros con reportes de control.
c) La Subgerencia de Logística define si el mensajero es interno o externo.
d) Los mensajeros están contratados exclusivamente para mensajes o mandados de índole laboral únicamente.
e) Cada una de las Unidades que conforman la Dirección General de Migración, deben de tener ya ordenada su
correspondencia, para su debida entrega
f) Cada documento debe poseer su dirección, para su debido traslado.
• Todo el personal de la Institución
Definiciones.
a) Mensajería Interna
Proceso que consiste en recibir y entregar correspondencia dentro de la Instalación.
b) Mensajería Externa
Proceso que consiste en recibir y entregar correspondencia fuera de la Instalación a Instituciones, Dependencias del
Estado, Consulados, Embajadas o Proveedores.
a) Reporte de Mensajería Semanal
Indicadores
a) Cantidad de Diligencias en un período de tiempo determinado
b) Cantidad de Mensajería entregada en el día.
266
Revisar los pendientes de la ruta del día anterior en el área de las oficinas Mensajeros
de la Subgerencia de Logística
Acudir a las oficinas que tienen asignadas solicitando a las secretarias la

correspondencia para repartir, tanto internamente (dentro del edificio), como Mensajeros
externamente (fuera el edificio)
Tener la correspondencia en sus manos, la ordenan de acuerdo a rutas de Mensajeros

orden geográfico afín para minimizar distancias y ganar tiempo en la entrega
de la correspondencia.
Iniciar la repartición de correspondencia, teniendo el cuidado de que a la Mensajeros
Dependencia o Unidad Administrativa que se dirijan, les sellen de recibido la
copia para tener una constancia de que la correspondencia fue entregada.
Finalizar la repartición, ordenan las copias de recibido. Mensajeros
Iniciar la repartición de copias de recibido. Mensajeros
Finalizar la repartición de copias de recibido por la tarde y vuelven a realizar Mensajero

el ciclo descrito.
REQUISITOS PARA EL PROCESO DE MENSAJERÍA
Correspondencia ordena para entregar.

Indicar la Dirección para entrega del documento o expediente.

Autorizado:

267

CONTROL DE INGRESOS Y EGRESOS AL EDIFICIO Fecha:

Octubre 2,009
Descripción.
Procedimiento que describe los pasos para que un visitante ingrese al Edificio Central de la Dirección General de Migración.
Propósito.
Llevar el control de ingresos y egresos del personal al Edificio Central, mismo que se reporta quincenalmente en forma
estadística.
Fundamento Legal
a) El horario de ingreso de visitantes es de 8:00 a 16:30.

b) No se permite el ingreso de personal con arma de fuego o arma blanca, se debe dejar en un casillero con llave
individual.
c) Se debe de dejar un documento de identificación en la recepción y se dará un gafete de visitante, diferenciando cuando
los visitantes van a Dirección.
d) En caso de extravió del gafete, el visitante deberá hacer un pago de Q50.00.
e) Al parqueo del Edificio solo se permite el ingreso de vehículos con autorización expresa del Director de la Institución.
a) Visitantes
b) Funcionarios que visitan por razones de trabajo
Definiciones.
a) Visitante:
Toda persona que llegue al Edificio Central de la Dirección de Migración a realizar algún tramite a cualquiera de sus
Unidades Administrativas.
a) Copia de Libro de Control

b) Copia de Reporte de Ingresos al Edificio
Indicadores
a) Cantidad de personas que ingresan al Edificio Administrativo.
268
Se presenta el usuario a las instalaciones de la Dirección General de
Migración Elementos de Seguridad
Si la persona ingresa armada, se le indica que deposite el arma en el

casillero y toma la llave correspondiente, adicionalmente se anota en control Elementos de Seguridad
de libro de ingreso y egreso de armas
Brindar información al usuario Recepcionista
Solicitar documento de identificación, para entregar gafete de visitante (si el
visitante se dirige a Dirección se le entrega un gafete distinto). y anota en el
libro de control los siguientes datos:. Recepcionista
Anotar en el libro de control los datos personales del usuario (nacionalidad,
nombre, número de cedula, destino y horas de entrada y salida de la Recepcionista
instalación).
Proceder a entregar el documento de identificación del usuario, luego de
realizar sus gestiones dentro de las instalaciones. Recepcionista.
Entregar el arma de fuego, sí portara. Elemento de Seguridad
Solicitar al usuario la firma el libro de ingreso y egreso de armas al retirase Elemento de Seguridad
del Edificio.
REQUISITOS PARA CONTROL DE INGRESO Y EGRESO AL EDIFICIO
Libro de Conocimiento de ingreso al edificio.

Documento de Identificación.

Autorizado:

269
Manual de Políticas, Normas Procesos y

Procedimientos
ASIGNACION Y GESTION DEL PAGO DE PARQUEO PUBLICO A FUNCIONARIOS Fecha:

Octubre 2009
Responsable Subgerencia de Logística y Seguridad Interna, Gerencia Administrativa
y Financiera, Dirección General de Migración.
Descripción.
Procedimiento que describe los pasos para que sea asignado un espacio de parqueo a un funcionario de la Institución y
como se realiza el pago mensual del parqueo contratado para tal efecto.
Propósito.
Contar con un documento que defina los pasos a seguir para la asignación de un espacio de parqueo a un funcionario de la
Institución como conocer que se requiere para realizar el pago mensual del arrendamiento del mismo.
Fundamento Legal:
a) Los espacios para parqueo son autorizados exclusivamente por el Director de la Institución.
a) Gerentes
b) Subgerentes
c) Subdirectores
d) Cualquier funcionario que tenga autorización expresa de la Dirección.
Definiciones.
a) Asignación:
Cantidad o espacio para un lugar determinado.

a) Copia de oficio de autorización de espacio de parqueo.
b) Notificación de asignación de parqueo.
Indicadores
a) Cantidad de Parqueos disponibles
b) Cantidad de vehículos asignados para parqueo.
270
Recibir la solicitud de parqueo por funcionario. Dirección
Analizar la solicitud. Dirección
Proceder la autorización Dirección
Responder la solicitud correspondiente Dirección
Trasladar la nota de autorización a la Subgerencia de Logística para que se Funcionario

proceda a su asignación
.
Recibir la nota, se analiza el cuadro de asignaciones y se le notifica al
Funcionario a partir de que fecha tiene el espacio asignado para tal efecto, Subgerencia de Logística y Seguridad
así mismo se le entrega marbete con el número correspondiente de Interna
parqueo.
Subgerencia de Logística y Seguridad
Ubicar el parqueo a partir de la fecha que tiene autorización Interna
Recibir el oficio de la Unidad de Compras en el cual adjuntan la factura para Subgerencia de Logística y Seguridad
el pago del parqueo se procede a elaborar el pedido y adjuntar una Interna
impresión original, firmada y sellada que sirve de respaldo para el pago
correspondiente y se traslada a la Unidad de Compras.
REQUISITOS PARA LA ASIGNACIÓN Y GESTIÓN DEL PAGO DE PARQUEO A FUNCIONARIOS
a) Oficio de solicitud de parqueo

b) Oficio de autorización de parqueo.

Autorizado:

271

PROGRAMACION DE COMISIONES DE TRABAJO Fecha:

Octubre 2,009
Descripción.
Procedimiento que describe los pasos para la programación de comisiones de trabajo al interior de la República.
Propósito.
Proporcionar apoyo a las distintas Unidades de la Institución con la asignación de piloto y vehículo para las distintas
comisiones de trabajo.
Fundamento Legal
a) Toda comisión debe ser solicita a través de un oficio autorizado por el Jefe Inmediato de la Unidad Administrativa que
la necesite.
b) Todo el personal que va a la comisión debe de llevar su nombramiento correspondiente, documento que respalda el
pago de los viáticos.
• Personal de la Dirección General de Migración.
Definiciones.
a) Comisión de trabajo:
Movimiento de personal en un vehículo propiedad de la Institución, dirigida a un punto fuera del Centro de Trabajo, con
el propósito de realizar alguna actividad de índole laboral.
a) Nombramiento para comisión

b) Formulario de Combustible
Indicadores
a) Cantidad de Comisiones.
b) Cantidad de nombramientos
272
Programar la actividad de trabajo fuera de su Centro de Trabajo, por una Usuario
necesidad justificada
Solicita autorización verbal a su Jefe Inmediato Superior para realizar la Usuario
comisión y cumplir con la actividad planificada
Elaborar oficio o pase de salida para solicitar vehículo o piloto. Jefe Unidad Administrativa
Trasladar oficio o pase de salida a la Subgerencia de Logística. Mensajero
Recibir oficio o pase de salida Secretaria
Trasladar a Subgerente de Logística y Seguridad Interna Secretaria
Analizar la solicitud y razona para que el Asistente defina piloto y vehículo Subgerente de Logística y Seguridad Interna
Asigna piloto y vehículo y se comunica con el usuario Asistente Transporte y Mantenimiento
Preparar la papelería correspondiente para su nombramiento y formulario de
combustible, cuando la comisión es en el interior de la República. Piloto
Trasladar formularios de nombramiento y formulario de combustible

Piloto
Autorizar nombramiento y asigna cantidad de combustible en formulario

Subgerente de Logística y Seguridad
Interna.
trasladar nombramiento y formulario de combustible a Gerencia
Administrativa y Financiera para los tramites correspondientes Piloto
Autorizar combustible y viáticos para la comisión Gerencia Administrativa y Financiera
Recolectar viáticos y vales de combustible para la comisión Piloto
Ejecuta la comisión Piloto
REQUISITOS PARA PROGRAMACION DE COMISIONES DE TRABAJO
Oficio ó pase de salida para solicitar vehículo

Nombramiento para comisión.
Programación anticipada del personal que realizará la comisión.

Autorizado:

273

ELABORACION DE DICTAMENES TECNICOS Fecha:
Octubre 2,009
Financiera, Dirección General de Migración
Descripción.
Procedimiento que describe los pasos para la elaboración de un Dictamen Técnico cuando se quiere comprar algún
mobiliario o equipo de oficina.
Propósito.
Contar con un documento que apruebe o repruebe la compra de algún mobiliario o equipo de oficina, basados en criterios
técnicos de calidad como de cantidad.
Fundamento Legal:
Ley de Migración Decreto 95-98
Reglamento Ley de Migración Acuerdo Gubernativo Numero 529-99
a) El Dictamen Técnico es requerido por la Subgerencia Financiera o Jefatura de Unidad de Compras.

b) El Dictamen Técnico forma parte del expediente de compra y es un aval para proceder con la compra respectiva.
a) Subgerencia Financiera
b) Jefatura Unidad de Compras
c) Todas las Jefaturas de la Dirección General de Migración..
Definiciones.
a) Dictamen Técnico:
Documento que aprueba o reprueba la compra de mobiliario o equipo de oficina, de acuerdo a criterios técnicos de
medición. Su propósito es orientar a la Unidad de Compras a que se adquiera lo que realmente se necesita y con ello
evitar equipos comprados con exceso o defecto en los requerimientos solicitados.

a) Copia de una solicitud de Dictamen Técnico
b) Copia de un Dictamen Técnico
Indicadores
a) Cantidad de Dictámenes Técnicos elaborados.
274
Trasladar oficio a la Subgerencia de Logística Mensajero
Recibir oficio en la Subgerencia de Logística Secretaria
Trasladar oficio al Subgerente de Logística Secretaria
Analizar la solicitud y el tipo de equipo requerido y conjuntamente con el Subgerente de Logística y Seguridad Interna,
asistente proceden a definir que criterio técnico aplicar para dar Asistente de Servicios Generales
respuesta al oficio
.
Subgerente de Logística y Seguridad Interna,
Redactar Dictamen Técnico Asistente de Servicios Generales
Subgerente de Logística y Seguridad Interna,

Solicitar elaboración de oficio de respuesta, mismo que adjuntará Asistente de Servicios Generales
Dictamen Técnico
Se elaborar oficio de respuesta Secretaria
Secretaria
Trasladar oficio de respuesta a firma
Firmar el oficio, se adjunta el Dictamen Técnico y se traslada a la Unidad Subgerente de Logística y Seguridad Interna,
de Compras Asistente de Servicios Generales
En la Unidad de Compras reciben oficio, y proceden a comprar de Unidad de Compras.

acuerdo al Dictamen Técnico
REQUISITOS PARA LA ELABORACIÓN DE DICTAMENES TÉCNICOS
d) Oficio solicitando el Dictamen técnico.

Autorizado:

275

RECEPCION Y ENTREGA DE VEHICULOS ASIGNADOS A FUNCIONARIOS Fecha:

Octubre 2009
Descripción.
Procedimiento que describe los pasos que se deben seguir para entregar y recibir un vehículo asignado a un funcionario.
Propósito.
Entregar y recibir los vehículos a funcionarios de acuerdo a normas y autorizaciones de la Instancia Correspondiente.
Fundamento Legal
Políticas y Normas
a) Los vehículos para uso de los funcionarios son autorizados únicamente por el Director de la Institución.
• Todos los funcionarios de la Institución.
Definiciones.
a) Vehiculo Administrativos:
Son los vehículos asignados únicamente al Director General de Migración y Director General Adjunto, para el
cumplimiento de funciones.
b) Vehículos Administrativos-Operativos:
Estos vehículos son asignados por el Director General de Migración a Gerentes, Subdirectores, Asesores y Jefes, para
el cumplimiento de sus funciones.
c) Vehículos Operativos:
Son vehículos destinados para uso operativo en actividades generales de índole laboral, los cuales están asignados a
pilotos de la subdirección de logística y seguridad interna.

a) Oficio de asignación de vehículos.
b) Formulario de Entrega de Vehículos
c) Cuadro de asignación de vehículos
Indicadores
a) Cantidad de Vehículos Asignados

b) Cantidad de Vehículos Recibidos.
276
Asigna vehículo de la Institución, de acuerdo a su criterio a un Funcionario. Director General
Elaborar oficio de notificación dirigido a la Subgerencia de Logística y

Asistente de Dirección General
Seguridad Interna.
Firmar el oficio autorizando la asignación

Director General
Trasladar oficio a Subgerencia de Logística y Seguridad Interna Mensajero
Recibir oficio en Subgerencia de Logística y Seguridad Interna Secretaria
Trasladar oficio a Subgerente de Logística y Seguridad Interna Secretaria
Revisar oficio, se analiza disponibilidad y estado del vehículo y se platica Subgerente de Logística y Seguridad
con Asistente de Logística para proceder a la asignación. Interna.
Comunicar a Funcionario, al que se le asignó el vehículo para quedar de

Asistente Transporte y Mantenimiento
acuerdo con la fecha y hora de entrega
Proceder a revisar conjuntamente el estado general del vehículo, de Asistente Transporte y Mantenimiento y
acuerdo al formulario de entrega de vehículos. Funcionario
Firmar de recibido el vehículo en formulario de entrega de vehículos.

Funcionario
Archivar formulario, se traslada copia al Subgerente de Logística y
Seguridad Interna para elaborar oficio de actualización de tarjetas de
Asistente de Logística
responsabilidad y trasladarlo a la Unidad de Inventarios.
Actualizar cuadro de asignación de vehículos

Elaborar oficio de traslado

Secretaria
Trasladar oficio para firma Secretaria
Firmar oficio de actualización de cuadro de asignaciones Subgerente de Logística y Seguridad Interna
Trasladar oficio al Encargado de Inventarios Mensajero
277
Recibir oficio y se actualizan las tarjetas de responsabilidad Secretaria.
Recibir notificación de traslado de vehículo a otro funcionario. Secretaria
Trasladar notificación a Subgerencia de Logística y Seguridad Interna Secretaria
Subgerente de Logística y Seguridad

Recibir notificación a Asistente de Logística para recepción el vehículo Interna
Recibir notificación y trasladar a despacho de Funcionario para recibir el Asistente Transporte y Mantenimiento y
vehículo correspondiente. Funcionario
Asistente Transporte y Mantenimiento y

Revisar el estado de vehículo y se anotan las observaciones en el formulario
Funcionario.
de entrega de vehículos
Firmar de entregado el vehículo en formulario de entrega de vehículos.

Funcionario
Trasladar copia al Subgerente de Logística y Seguridad Interna para

elaborar oficio de actualización de tarjetas de responsabilidad y trasladarlo a Asistente Transporte y Mantenimiento
la Unidad de Inventarios
.
Analizar cuadro de asignación de vehículos Subgerente de Logística y Seguridad Interna
Elaborar oficio de traslado Secretaria
Trasladar oficio para firma Secretaria
Firmar oficio de actualización de cuadro de asignaciones Subgerente de Logística y Seguridad Interna
Trasladar oficio al Encargado de Inventarios Mensajero
Encargado de Inventarios.
Recibir oficio y se actualizan las tarjetas de responsabilidad
278
REQUISITOS PARA LA RECEPCIÓN Y ENTREGA DE VEHICULOS ASIGNADOS A FUNCIONARIOS
a) Autorización del Director Interventor de la Institución

Autorizado por:

279

SUPERVISIÓN DE LIMPIEZA A INSTALACIONES Fecha:

Octubre 2009
Descripción.
Procedimiento que incluye los pasos para supervisar los procesos de limpieza en Instalaciones.
Propósito.
Contar con un documento que defina los pasos a seguir para la supervisión de la limpieza a las instalaciones.
Fundamento Legal
a) La supervisión de limpieza la realiza el Asistente de Logística.
b) Los cambios y rotaciones de personal son autorizados por el Subgerente de Logística.

a) Todos los empleados de la Institución.
Definiciones.
a) Limpieza de Instalaciones:
Proceso mediante el cual un operario (conserje) procede a limpiar, sacudir, trapear, y lavar las instalaciones a su cargo,
con el propósito de contar con ambientes limpios y que propicien un ambiente laboral de productividad.

a) Programa de supervisiones de limpieza.
b) Cronograma de actividades.
Indicadores
a) Cantidad de supervisiones al año
Elaborar el programa de supervisiones de limpieza a instalaciones Asistente Servicios Generales
Trasladar a Subgerente de Logistica cronograma para su aprobación y/o Asistente Servicios Generales
correcciones
Revisar y aprobar cronograma de supervisiones de limpieza a instalaciones Subgerente de Logística y Seguridad Interna
280
Asistente Servicios Generales

Revisar nivel por nivel, los aspectos relacionados al proceso de limpieza y
se realiza aleatoriamente cada tres días.

Revisar este proceso, iniciando de la terraza del edificio al sótano del
mismo, chequeando la extracción de basura, limpieza de pisos, limpieza de
escritorios, limpieza de cafetera, limpieza de trastos, limpieza de gradas, etc
.
Detectar algún trabajo mal hecho o alguna queja de los usuarios del nivel se
procede a platicar con al Conserje encargado del lugar
Proceder a reportar a la Subgerencia de Logística, si la molestia continúa

para tomar una medida correctiva.
Reportar al Asistente de Logística, carencia de materiales de limpieza, para Conserje

que le sea suministrado el material.
Comunicar a Subgerencia de Logística alguna atención especial Jefe Unidad Administrativa
Atender la solicitud lo más pronto posible y posteriormente se evalúa Asistente Servicios Generales
preguntando como pareció el servicio.
REQUISITOS PARA LA SUPERVISIÓN DE LIMPIEZA A INSTALACIONES
Programación anticipada del proceso

Contar con los suministros de limpieza para realizar este procedimiento
Contar con el personal por nivel

Autorizado

281

PROGRAMACION DE CAMBIO DE LLANTAS A VEHICULOS Fecha:
Octubre 2009
Descripción.
Procedimiento que describe los pasos para proceder a la sustitución de neumáticos a los vehículos de la Institución.
Propósito.
Definir los pasos a seguir por parte de la Subgerencia de Logística y Seguridad Interna para sustituir neumáticos a los
vehículos de la Institución.
a) El tiempo normal del cambio de llantas depende del uso del vehículo, “normalmente”, un juego de llantas se sustituye a
los 70,000 o 75,000 kilómetros de recorrido.
b) Se puede dar un cambio de llantas por un estallido de la misma.
c) Se puede dar un cambio de llantas por un robo de la llanta de repuesto.
d) Todo cambio deberá ser notificado al Departamento de Auditoria Interna para su revisión.
• Funcionarios que tengan vehículo asignado y pilotos de la Institución.
Definiciones.
a) Sustitución de Neumáticos:
Proceso necesario mediante el cual por razones de desgaste por uso o por otras razones (robo o estallido), se procede
a sustituir el neumático o los neumáticos de un vehículo. Esto debe realizarse por seguridad en el manejo del
vehículo, ya que evita resbalones o incluso accidentes que pueden tener daños humanos y materiales.

a) Oficio dirigido a Auditoria Interna por el cambio de llantas.
b) Pedido de Compra
c) Cotizaciones
Indicadores
a) Cantidad de vehículos que necesitan cambio de llantas

b) Cantidad de Llantas nuevas.
282
Revisar neumáticos, con frecuencia y verifica si el vehiculo ya recorrió 70,000 Piloto

kilómetros
Detectar que los neumáticos están lisos reporta a Asistente de Logística Piloto
Revisar los neumáticos nuevamente Asistente de Transportes y

Mantenimientos
Determinar sí es necesario el cambio reporta a Subgerente de Logística Asistente de Transportes y

Mantenimientos
Solicitar a Secretaria elaboración de oficio dirigido a Auditoria Interna para Subgerente de Logística y Seguridad
revisión previa del cambio de llantas Interna
Elaborar oficio a Auditoria Interna Secretaria
Firmar el oficio Subgerente de Logística y Seguridad

Interna
Trasladar el oficio a Auditoria Interna Mensajero
Recibir oficio y asignan Auditor para la revisión Auditoria Interna
Asignar Auditor Auditoria Interna
Auditoria Interna
Comunicar con Asistente de Logística para revisar el vehículo
Auditor y Asistente de Transportes y

Revisar el vehículo en conjunto con Asistente de Logística Mantenimientos
Secretaria
Proceder a elaborar el pedido de compra de las llantas
Autorizar el pedido de compra de llantas Subgerente de Logística y Seguridad

Interna
Trasladar el pedido a la Unidad de Compras Mensajero
Cotizar la compra de llantas Unidad de Compras
Asignar proveedor de suministro de llantas Unidad de Compras
Avisar a Subgerencia de Logística con que proveedor se deben avocar para el Unidad de Compras
cambio de las llantas
283
Asignar piloto para que lleve el vehículo a cambio de llantas Asistente de Transportes y
Mantenimientos
Llevar el vehículo al cambio de llantas Piloto
Almacenar las llantas usadas para cualquier revisión posterior de la Contraloría Piloto
de Cuentas
REQUISITOS PARA LA PROGRAMACION DE CAMBIO DE LLANTAS A VEHICULOS
a) Reporte de Llantas en mal estado.

b) Oficio reporte del robo de llantas.

Autorizado

284

CONTROL DE MONITOREO DE LAS CÁMARAS DE CIRCUITO CERRADO CCTV. Fecha:
Octubre 2009
Descripción.
Procedimiento que consiste en la revisión de Cámaras del Circuito Cerrado de Televisión (CCTV), instaladas en los niveles del
edificio de Migración, adicionalmente el control ocular en tiempo real de video, reportes de incidentes y novedades que se
detecten a través del sistema.
Propósito.
Controlar que las personas que ingresen al edificio de Migración que no porten arma de fuego y arma blanca dentro de las
oficinas de Migración, revisión de personas que ingresan hacer trámites ilegales o intercambios de papeles dentro del edificio de
Migración, control de personas que laboran dentro de Migración que no intercambien papeles, visas o pasaportes con otras
personas particulares o tramitadores para su uso ilegal y cualquier otra novedad que interrumpa el orden normal de las
actividades diarias.
Fundamento Legal:
a) Es prohibido revelar o divulgar datos e informaciones de terceros que obtenga por el ejercicio de su cargo en la
administración del sistema.
b) Al lugar donde se controla el CCTV, solamente puede ingresar personal debidamente autorizado.
c) La autorización para trasladar información correspondiente a grabaciones del sistema es dada por el Subgerente de
Logística, Gerente Administrativo y Financiero, Director Adjunto y Director de la Institución.

• Dirección General, Dirección General de Migración.
• Subgerencia de Logística y Seguridad Interna.
Definiciones:
Cámara:
Aparato destinado para registrar imágenes para televisión y video.
a) Videos.
b) Imágenes.
Indicadores
a) Cantidad de Cámara.
b) Cantidad de Videos.
285
Operador de CCTV
Proceder a encender la Computadora
Iniciar sesión de usuario Operador de CCTV
Habilitar el sistema Operador de CCTV
Revisar si las cámaras están conectadas al software Operador de CCTV
Revisar grabaciones de un día anterior, para detectar alguna Operador de CCTV

novedad
Detectar alguna novedad se informa al encargado de seguridad para Operador de CCTV

que informe a donde corresponda
Detectar alguna dificultad con el sistema, se comunica con la

Gerencia de Informática para solventar el problema. Operador de CCTV
Cerrar la sesión del sistema y se apaga la computadora

Operador de CCTV
REQUISITOS PARA LA CONTROL DE MONITOREO DE LAS CÁMARAS DE CIRCUITO CERRADO CCTV
a) Habilitación de cámaras de circuito cerrado en todo el edificio y alrededores.

Autorizado

286

PROGRAMACION Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO A FLOTA DE VEHICULOS Fecha:
Octubre 2009
Responsable Subgerente de Logística, Dirección General de Migración
Descripción.
Procedimiento que describe los pasos que se lleva la realización de un mantenimiento preventivo a un vehículos de la flota
de la Institución.
Propósito.
Cumplir con el programa de mantenimiento preventivo de vehículos, para mantener la flota vehicular en optimas condiciones
y reducir la indisponibilidad de los vehículos
Fundamento Legal:
a) Se debe elaborar un programa anual de mantenimiento preventivo a la flota de vehículos.

b) El mantenimiento preventivo se debe de realizar cada 5,000 kilómetros recorridos posteriores al último servicio.
c) El mantenimiento correctivo se realizará cuando se necesite.
a) Funcionarios que tienen vehículo asignado y pilotos de la flota vehicular
Definiciones.
c) Mantenimiento Preventivo:
Mantenimiento que se realiza a los vehículos cada 5,000 kilómetros, es un cambio de lubricantes, filtros y revisión
general del funcionamiento. Su propósito es “mantener” el vehículo en buenas condiciones de funcionamiento.
d) Mantenimiento Correctivo:
Reparaciones que se realizan a los vehículos por desgaste o daño, se realizan de acuerdo a necesidad y no tienen
tiempo de predicción para su ejecución.
e) Velocímetro:
Es un instrumento que mide la velocidad instantánea de un vehículo
a) Solicitud de Reparación de Vehículos.
Indicadores
a) Cantidad de mantenimientos preventivos.
287
Verificar en el velocímetro del vehículo, el recorrido de 5,000 kilómetros Piloto

luego del último servicio.
Reportar a la Subgerencia de Logística y Seguridad Interna que al vehículo Piloto

le toca servicio de mantenimiento preventivo
Contactar al taller Asistente Transporte y Mantenimiento
Solicitar al taller que reciban el vehículo, de acuerdo al tipo de servicio o Asistente Transporte y Mantenimiento
reparación que le corresponda
Trasladar el vehículo al taller Piloto
Proceder a reparar/mantener el vehículo de acuerdo a lo solicitado Taller
Finalizar la reparación/mantenimiento entregan el vehículo Piloto

Revisar vehículo de acuerdo a la orden de trabajo, se reciben los repuestos
retirados y se almacenan en la Bodega de Mantenimiento

Se entrega el vehículo al usuario
Piloto.
Recibe vehículo
REQUISITOS PARA LA PROGRAMACION Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO A FLOTA DE VEHICULOS
Vehículos con 5,000 Kilómetros recorridos luego del último servicio.

Reporte de Pilotos a la Subgerencia de Logística y Seguridad Interna.

Autorizado:

288
SUBDIRECCIÓN DE OPERACIONES DE
EXTRANJERÍA
289

TRAMITE PARA PRORROGA DE VISA DE TURISTAS Fecha:

Octubre 2009
Responsable Unidad de emisión y prorroga de visas / Subdirección de operaciones de

extranjería / Dirección General de Migración.
Descripción:
Prorrogar permanencia del turista por un periodo igual al otorgado a su ingreso.
Fundamento Legal:
a) Articulo 15 de la ley de migración.
Propósito:
Que el turista que permanezca más tiempo en nuestro país, lo haga de forma legal.
a) Verificar vigencia y validez del pasaporte
b) Verificar que su ingreso y el tiempo autorizados para permanecer en el país sean legales.
c) Expediente completo, solicitud, documentos anexos solicitados, correctamente llenados.

a) Extranjeros.

a) Resolución.
b) Oficios.
c) Reportes.
d) Estampar Sellos.
e) Providencias.
En caso de ser menor de edad:

a) Copia de certificación de partida de nacimiento o en su defecto declaración jurada de los padres de familia o de un
familiar donde declare bajo juramento la calidad bajo la cual actúan.
b) Copia de cedula o pasaporte de la persona encargada del menor.
c) Documentos que avalen solvencia económica del encargado (declaración jurada garante económico).
d) Libro de acuse de recibo.
Indicadores
a) Cantidad de personas extranjeras que ingresan al país como turistas.
b) Cantidad de personas que prorrogan su estancia en Guatemala.
c) Cantidad de turistas por país de procedencia.
Recibir expediente Ventanilla primer nivel
Revisar el expediente y la persona encargada procede a sellar Ventanilla primer nivel
el pasaporte donde acredita la prorroga de la visa de turista
Remitir al subdirector de extranjería los expedientes con los subdirección
pasaportes ya sellados para que el los firme y estampe su
sello personal
Remitir nuevamente a la encargada de sellos. Quien traslada Ventanilla Primer Nivel
290
a ventanilla los pasaportes ya firmados para archivar

Archivar a espera que el interesado se presente a recoger su Ventanilla primer nivel
pasaporte
Entregar los pasaportes a quien corresponda Ventanilla primer nivel
Entregar al titular los pasaportes, en su defecto la otra persona Ventanilla primer nivel
debe entregar a la unidad de emisión y prorroga de visas una
carta de autorización con firma legalizada por notario
REQUISITOS DE TRAMITE PARA PRORROGA DE VISA DE TURISTAS
a) Formulario lleno.
b) Pasaporte.
c) Fotocopia de hoja con último sello de entrada y fotografía.
d) Documentos que avalen su capacidad económica o declaración jurada de constitución de garante económico
guatemalteco o residente en Guatemala.
Elaborado Por: Licda. María Alejandra Rodríguez Araujo 2411-2411 ext. 2001
Autorizado por:
Lic. Guillermo Sánchez

Subdirector de Operaciones de Extranjería
291

TRAMITE PARA VISA MULTIPLE PARA PERSONAS CON TRAMITE PENDIENTE DE Fecha:
RESOLUCION RESIDENCIAS O VISAS DE ESTUDIANTE O NEGOCIOS Octubre 2009

Descripción:
Otorgarles una visa de múltiples entradas y salidas a las personas que tengan residencia a visas de negocios o estudiantes
y sus respectivas prorrogas en tramite por un plazo de tres meses para que puedan entrar y salir del país en el tiempo que
se encuentra dicho tramite pendiente de resolución.
Propósito:
Regular la permanencia e ingresos y salidas del solicitante durante el tiempo de la espera de una resolución.
Fundamento Legal:
a) Articulo 77 de la ley de migración Decreto 95-98 el cual establece que las visas pueden ser simples o múltiples. Siendo
esta ultima valida para salir y entrar del país por un número indefinido de veces durante determinado periodo.
a) Verificar validez y vigencia del pasaporte.
b) Verificar que tenga expediente en trámite.
c) Verificar que el expediente este completo, llena la solicitud de sus generales y los documentos anexos solicitados estén
correctamente.

• Personas Extranjeras.
Definiciones:
a) Visa Múltiple:
Permiso para empresarios y comerciantes de ingreso al territorio nacional en todas las ocasiones que el beneficiario lo
requiera.

a) Reportes.
b) Oficios.
c) Resoluciones.
Indicadores:
a) Cantidad de personas extranjeras que llegan al país con el propósito de quedarse más de seis meses.
b) Cantidad de extranjeros que llegan al país según lugar de procedencia.
Recibir Expediente. Ventanilla Primer Nivel.
Revisar el expediente y la persona encargada procede a sellar Ventanilla Primer Nivel.
al pasaporte donde se acredita la visa múltiple.
Remitir al Subdirector de extranjería los expedientes con los Subdirección.
pasaportes y sellados para que él los firme y estampe su sello
personal.
292
Remitir nuevamente a la encargada de sellos. Quien traslada Ventanilla Primer Nivel.

a ventanilla los pasaportes ya firmados para archivar.
Archivar a espera que el interesado se presente a recoger su Ventanilla Primer Nivel.
pasaporte.
Entregar los pasaportes a quien corresponda. Ventanilla Primer Nivel.
Entregar al titular los pasaportes, en su defecto la otra persona Ventanilla Primer Nivel.
carta de autorización con firma legalizada por notario
REQUISITOS DE TRAMITE PARA VISA MULTIPLE PARA PERSONAS CON TRAMITE PENDIENTE DE RESOLUCION
RESIDENCIAS O VISAS DE ESTUDIANTE O NEGOCIOS
b) Copia de foto del pasaporte.
c) Copia de formulario (con fecha de recibido), donde se ingreso papelería (numero de expediente legible en copia).
d) Sello en formulario ya sea del departamento jurídico o de extranjería, según donde se encuentre el expediente.
e) Si pagó multa antes de iniciar el trámite de residencia, adjuntar copia.
f) Pago de $300.00.
Elaborado Por: Licda. María Alejandra Rodriguez Araujo 2411-2411 ext. 2001
Autorizado por:

293

TRAMITE PARA SOLICITUD DE VISA DE RESIDENTE TEMPORAL Fecha:

Octubre 2009

Descripción:
Recibir documentación requerida para el tramite estampado del sello de residencia temporal.
Propósito:
Autorizar a personas extranjeras que así lo requieran y que llenen los requisitos establecidos a construir su domicilio en
Guatemala.
Fundamento Legal:
a) Ley de Migración y su reglamento Decreto 95-98 Acuerdo Gubernativo 529-99
a) Verificar validez y vigencia de pasaporte.
b) verificar que el expediente este completo, llena solicitud de sus generales y los documentos anexos solicitados estén
correctos.

• Extranjeros
Definiciones
a) Extranjero:
Individuo que no es nativo del estado donde reside, o del estado donde se encuentre temporalmente.
b) Visa:
Constituye la autorización de ingreso permanente y transito en el territorio nacional, extendiendo por autoridad
competente de conformidad con las regulaciones de esta ley, su reglamento y los traslados. Acuerdos o convenios
internacionales de los cuales Guatemala sea parte (Art. 70 Ley de Migración y su Reglamento).
c) Residencias Temporales:
Se consideran residentes temporales a los extranjeros que se les autorice permanencia en el país por el periodo de
dos años con el fin de dedicarse a cualquier actividad licita en forma temporal (Art. 16 Ley de Migración y su
Reglamento).

a) Oficios Generales.
b) Reportes.
c) Resolución.
Indicadores:
a) Cantidad de personas extranjeras que desean residir temporalmente en Guatemala.
b) Cantidad de extranjeros residentes por procedencia.
294
Recibir el expediente Ventanilla primer nivel
el pasaporte donde acredita la prorroga de la visa de turista
Remitir al subdirector de extranjería los expedientes con los Subdirección
pasaportes ya sellados para que él los firme y estampe su
sello personal
Remitir nuevamente a la encargada de sellos. Quien traslada Ventanilla primer nivel
a ventanilla los pasaportes ya firmados para archivar
Si tiene previo se debe comunicar con la persona interesada Ventanilla primer nivel
para hacerlo de su conocimiento y que proceda a traer o
cambiar los documentos faltantes

pasaporte
Entregar al titular los pasaportes, en su defecto la persona Ventanilla primer nivel
(1) carta de autorización con firma legalizada por notario
REQUISITOS DE TRAMITE PARA SOLICITUD DE VISA DE RESIDENTE TEMPORAL
a) Pasaporte
b) Fotocopia de pasaporte de hoja de datos de identificación.
c) Original y copia de la resolución.
Elaborado Por: Licda. María Alejandra Rodriguez Araujo 2411-2411 ext. 2001
Autorizado por:

295

TRASLADO DE SELLO DE VISA DE RESIDENCIA TEMPORAL
Fecha:
Responsable Unidad de emisión y prorroga de visas / Subdirección de operaciones de Octubre 2009
Descripción:
Recibir pasaporte para sellarlo y así hacer constar en dicho documento la residencia temporal del solicitante.
Propósito:
Trasladar sello de visa correspondiente de documento vencido a documento vigente.
Fundamento Legal:
a) Articulo 80 del reglamento de la ley de migración.
b) Verificar que la visa a trasladar aun este vigente.
correctamente.

• Extranjeros
Definiciones.
a) Sello:
Se llama al cuño o troquel que sirve para estampar figuras o signos representativos de la persona física o moral que lo
usa y con los cuales se autorizan los documentos emanados de la misma.
b) Residencia Temporal:
Es la permanencia den el territorio nacional, bien con carácter temporal, esto es, de noventa días a cinco años.

a) Copia y original de resolución de la residencia temporal.
b) Copia de la foto del pasaporte viejo y sello que se quiere trasladar.
c) Copia de la foto del pasaporte nuevo
d) Copia de recibo de pago (donde se indica traslado de visa)
e) Si no tiene los dos pasaportes, presentar copia de denuncia por perdida y/o robo del ministerio publico o policía.
Indicadores
a) Cantidad de extranjeros que vienen al país con el objetivo de residir temporalmente en el.
b) Cantidad de extranjeros residentes según su país de procedencia.
296
el nuevo pasaporte para que acredite que la persona es
residente temporal.
Remitir al subdirector de extranjería los expedientes con los Ventanilla primer nivel
sello personal.
Remitir nuevamente a la encargada de sellos. Quien traslada Ventanilla Primer Nivel
pasaporte
Entregar al titular los pasaportes, en su defecto la otra persona Ventanilla primer nivel
debe entregar a la Unida de Emisión y Prorroga de Visas una
(1) carta de autorización con firma legalizada por notario.
REQUISITOS DE TRASLADO DE SELLO DE VISA DE RESIDENCIA TEMPORAL
a) Copia y original de resolución de la residencia temporal.

c) Copia de la foto del pasaporte nuevo
d) Copia de recibo de pago (donde se indica traslado de visa)
e) Si no tiene los dos pasaportes, presentar copia de denuncia por pérdida y/o robo del ministerio publico o policía.
Autorizado por:

297

TRAMITE DE SOLICITUD PARA SELLO DE VISA DE RESIDENTE PERMANENTE Fecha:

Octubre 2009

Descripción:
Autorizar a personas extranjeras, previo cumplimiento de requisitos a constituir su domicilio en Guatemala.
Propósito:
Legalizar a personas extranjeras que pretendan establecer domicilio en el país.
Fundamento legal:
a) Articulo 22 de la ley de migración.
b) Verificar que el expediente este completo y que los documentos anexos sean los correctos.

• Extranjeros
Definiciones.
a) Visa Múltiple:
requiera.
Permiso al extranjero que haya sido autorizado a residir en el país indefinidamente y a trabajar en igualdad de
condiciones que los guatemaltecos.

a) Oficios.
b) Reportes.
c) Resolución.
d) Estampar sello en pasaporte.
Indicadores:
a) Cantidad de extranjeros que tiene el propósito de constituir su domicilio en Guatemala.
b) Cantidad de extranjeros según país de procedencia.
298
Recibir el expediente Ventanilla primer nivel
Revisar el expediente y la persona encargada procede a Ventanilla primer nivel
sellar al pasaporte donde acredita la prorroga de la visa de
turista.
Remitir al subdirector de extranjería los expedientes con los Subdirección
sello personal
Luego de sellados son remitidos nuevamente a la encargada Ventanilla primer nivel
de sellos. Quien traslada a ventanilla los pasaportes ya
firmados para archivar.
Si tiene Previo se debe comunicar con la persona interesada Ventanilla primer nivel
para hacérselo de su conocimiento y que proceda a traer o
cambiar los documentos faltantes.
pasaporte.
Entregar al titular los pasaportes, en su defecto a la otra Ventanilla primer nivel
persona debe entregar a la Unidad de Emisión y prorroga de
visas una (1) carta de autorización con firma legalizada por
notario
REQUISITOS DE TRAMITE DE SOLICITUD PARA SELLO DE VISA DE RESIDENTE PERMANENTE
a) Pasaporte.
b) Original y copia de hoja rosada.
c) Copia de pasaporte (hoja de los datos de identificación).
d) Copia de la cedula completa, en su defecto copia ambos lados del DPI.
e) Copia de Recibido de pago.
Autorizado por:

299

TRAMITE PARA SOLICITUD DE VISA MULTIPLE PARA RESIDENTE PERMANENTE
Fecha:
Descripción:
Recibir la documentación requerida para la renovación de la visa múltiple por cinco años mas para los extranjeros que
residen en Guatemala.
Propósito:
Autorizar a personas extranjeras que así lo requieran y que hayan llenado los requisitos establecidos a constituir su
domicilio en Guatemala.
Fundamento Legal:
a) Ley de Migración Decreto 95-98.
b) Artículo 70 Reglamento a Ley de Migración acuerdo gubernativo No. 529-99
b) Verificar que el expediente este completo, llena la solicitud de sus generales y lso documentos anexos solicitados estén
correctamente.

• Extranjero.
Definiciones.
a) Visa Múltiple:
requiera.
Permiso al extranjero que haya sido autorizado a residir en el país indefinidamente y a trabajar en igualdad de
condiciones que los guatemaltecos.

a) Oficios.
b) Reportes.
c) Resolución.
d) Estampar sello en pasaporte.
Indicadores:
a) Cantidad de personas extranjeras que llegan al país con el propósito de constituir su domicilio en el.
b) Cantidad de extranjeros domiciliados y control según país de procedencia.
300
Recibir el expediente. Ventanilla primer nivel
el pasaporte.
Remitir al subdirector de extranjería los expedientes con los Ventanilla primer nivel
sello personal.
Remitir nuevamente a la encargada de sellos. Quien traslada Ventanilla primer nivel
pasaporte.
Entregar los pasaportes a quien corresponda. Ventanilla primer nivel
Entregar al titular los pasaportes, en su defecto la otra Ventanilla primer nivel
persona debe entregar a la unidad de emisión y prorroga de
notario.
REQUISITOS DE TRAMITE PARA SOLICITUD DE VISA MULTIPLE PARA RESIDENTE PERMANENTE
b) Copia de la hoja rosada con último razonamiento.
c) Copia de pasaporte de foto y sello.
d) Copia de cedula completa
e) Copia de recibo de pago.
Autorizado por:

301

TRASLADO DE SELLO DE VISAS PARA RESIDENCIA PEMANENTE
Fecha:
Octubre 2009
Descripción:
Recibir pasaporte para sellarlo y así hacer constar en dicho documento la residencia permanente del solicitante.
Propósito:
Trasladar sello de visa correspondiente de documento vencido a documento vigente.
Fundamento Legal:
b) Verificar que la visa a trasladar este aun vigente.
c) Verificar que el expediente este completo, llena la solicitud de sus generales, y los documentos anexos solicitados
estén correctamente.

• Extranjeros.
Definiciones.
a) Visa:
Es la que constituye la autorización de ingreso, permanencia y transito en el territorio nacional, extendido por autoridad
competente de conformidad con las regulaciones de la ley, su reglamento y los tratados, acuerdos o convenios
internacionales de los cuales Guatemala sea parte. (Ley de Migración Artículo 70 Decreto No. 95-98).}

a) Oficios.
b) Estampar Sello.
c) Resolución.
d) Reportes.
Indicadores:
a) Cantidad de extranjeros que llegan al país con el propósito de constituir su domicilio en Guatemala.
b) Cantidad de personas domiciliadas según su país de procedencia.
302
Recibir el expediente. Ventanilla primer nivel.
Revisar el expediente y la persona encargada procede a Ventanilla primer nivel.
sellar el nuevo pasaporte para que acredite que la persona es
residente permanente
Remitir al subdirector de extranjería los expedientes con los Subdirección.
sello personal
Remitirlos nuevamente a la encargada de sellos. Quien Ventanilla primer nivel.
traslada a ventanilla los pasaportes ya firmados para archivar.
Archivar a espera que el interesado se presente a recoger su Ventanilla primer nivel.
pasaporte.
Se entregan los pasaportes a quien corresponda Ventanilla primer nivel.
Entregar al titular los pasaportes, en su defecto la otra Ventanilla primer nivel.
persona debe entregar a la Unidad de Emisión y Prorroga de
notario.
REQUISITOS DE TRASLADO DE SELLO DE VISAS PARA RESIDENCIA PEMANENTE
a) Copia de hoja rosada con último razonamiento.

c) Copia de la foto del pasaporte nuevo.
d) Copia de cedula completa o DPI.
e) Copia de recibo de pago (donde se indica traslado de visa)
f) Si no tiene los pasaportes, presentar copia de denuncia por perdida y/o o robo del ministerio público o policía.
Autorizado por:

303

TRASLADO DE SELLO DE CEDULA Fecha:

Octubre 2009
Descripción:
Recibir cedula de vecindad para sellarla y así hacer constar en dicho documento la residencia permanente del solicitante.
Propósito:
Trasladar a una nueva cedula el sello de residente permanente.
Fundamento Legal:
a) Verificar que la cedula sea original y se encuentre en buen estado.
b) Verificar que el extranjero tenga vigente su residencia permanente.
correctamente.

• Extranjeros.
Definiciones.
a) Cedula:
Documento que se confecciona en el órgano judicial para practicar un acto de comunicación a una persona
determinada.
b) Sello:
Es un instrumento con imágenes grabadas que a través de la impresión de tinta sobre el papel se utiliza para autorizar
documentos.
c) Estampado:
Imprimir algo en papel por medio de la impresión con un molde.

a) Oficios.
b) Reportes.
c) Resolución.
Indicadores:
a) Cantidad de extranjeros que llegan al país con el propósito de establecer en el su domicilio.
b) Cantidad de extranjeros domiciliados controlados por país de origen.
304
Recibir el expediente. Ventanilla primer nivel
la cedula.
Remitir al subdirector de extranjería los expedientes con las Ventanilla primer nivel
cedulas ya selladas para que el los firme y estampe su sello
personal.
cedula.
Entregar las cedulas a quien corresponda. Ventanilla primer nivel
Entregar al titular los pasaportes, en su defecto la otra Ventanilla primer nivel
persona debe entregar a la Unidad de Emisión y Prorroga de
notario.
REQUISITOS DE TRASLADO DE SELLO DE CEDULA
b) Copia y original de hoja rosada.
c) Cedula.
d) Pasaporte.
e) Recibo de pago.
Autorizado por:

305

AUTORIZACION DE VISAS Y PRORROGAS DE NEGOCIOS Y ESTUDIANTES
Fecha:
Descripción:
Recibir para su análisis los documentos de personas extranjeras que vienen al país a hacer negocios o que deseen estudiar
o prorrogar su estancia asesorando o estudiando
Propósito:
Diferenciar el porque del ingreso a nuestro país y tener control de su que hacer y su tiempo de permanencia.
Fundamento Legal:
b) Art. 85 y 86 Reglamento a Ley de Migración acuerdo gubernativo No. 529-99
b) Verificar que hayan ingresado de forma legal y/o que no se hayan pasado del tiempo autorizado a su ingreso.
correctamente.

• Personas Extranjeras.
Definiciones.
a) Visa:
Es la que constituye la autorización de ingreso, permanencia y transito en el territorio nacional, extendido por autoridad
competente de conformidad con las regulaciones de la ley, su reglamento y los tratados, acuerdos o convenios
internacionales de los cuales Guatemala sea parte. (Ley de Migración Artículo 70 Decreto No. 95-98).}

a) Oficios.
b) Reportes.
c) Resolución
PARA PRORROGA DE VISA DE ESTUDIANTES

a) Pasaporte.
b) Fotografía reciente.
c) Fotocopia certificada por el cónsul de su país, acreditado en Guatemala o el más cercano del pasaporte.
d) Matricula actual de estudios o aceptación del centro educativo reconocido oficialmente en Guatemala donde realizara
estudios.
e) Carta de autorización de los padres si es menos de edad (con pases de ley).
f) Carencia de antecedentes penales (con pases de ley).
g) En el caso de los menores de edad certificación de la partida de nacimiento.
306
Indicadores:
a) Cantidad de personas extranjeras que llegan al país con el propósito de hacer negocios.
b) Cantidad de personas extranjeras que llegan al país con el objeto de estudiar.
c) Cantidad de visas aprobadas y número de visas rechazadas.
d) Cantidad de extranjeros según control por país de origen.
Recibir expedientes asignándoles un número y verificando que Unidad de atención al cliente.

papelería solicitada este completa.
Remitir papelería para darle ingreso al SIOM y subirlo a Encargado de visas de negocios y estudiantes.
dirección para su aprobación y/o previo
Si tiene previo se debe notificar a la persona interesada para Encargado de visas de negocios y estudiantes.
que proceda a subsanar el mismo
Aprobado por la dirección se emite una resolución numerada Encargado de visas de negocios y estudiantes.
de acuerdo al tramite que se esta realizando
Emitir resolución para pasarlo a Subdirección para su análisis Subdirección

y aprobación la cual se hace sellando y firmando la resolución.
Al hacerse presente el interesado se emite una orden de pago Encargado de visas de negocios y estudiantes.
con la cual en ventanillas se emite el recibo de cobro ,
Al pasaporte se imprime el sello que corresponda dando como
fecha de vigencia la fecha en que se emitió la resolución y
fecha autorizada de permanencia las cuales son: ciento
ochenta días para negocios y un año para estudiantes tanto
en visa como en prorrogas
Hacer entrega del pasaporte al propietario junto con una Encargado de visas de negocios y estudiantes.
notificación de la resolución, adjuntándole el original del recibo
de pago. Al mismo tiempo debe firmar el libro general dando
por entendido el haber recibido su pasaporte.
Rebajar del SIOM Encargado de visas de negocios y estudiantes.
Proporcionar el numero de visa nueva al momento de hacer su Encargado de visas de negocios y estudiantes.
ingreso de aprobación en el SIOM.
Obtener el numero de visa para prorroga del mismo pasaporte Encargado de visas de negocios y estudiantes.
Se deben entregar al titular los pasaportes en su defecto la Encargado de visas de negocios y estudiantes.
otra persona debe entregar a la Unidad de Emisión y Prorroga
de visas una (1) carta de autorización con firma legalizada por
notario.
307
REQUISITOS DE AUTORIZACION DE VISAS Y PRORROGAS DE NEGOCIOS Y ESTUDIANTES
a) Formulario de la Dirección con las generales personales (solicitud).

b) Pasaporte.
c) Fotografía reciente.
d) Fotocopia legalizada del pasaporte.
e) Constancia de capacidad económica y de la actividad a la que de dedica.
f) Inscripciones mercantiles de empresa individual o sociedad en la que labora.
PARA PRORROGA DE VISA DE ESTUDIANTES

a) Pasaporte.
b) Fotografía reciente.
c) Fotocopia certificada por el cónsul de su país, acreditado en Guatemala o el más cercano del pasaporte.
d) Matricula actual de estudios o aceptación del centro educativo reconocido oficialmente en Guatemala donde
realizara estudios.
e) Carta de autorización de los padres si es menos de edad (con pases de ley).
f) Carencia de antecedentes penales (con pases de ley).
g) En el caso de los menores de edad certificación de la partida de nacimiento
Autorizado por:

308

ESTAMPADO DE SELLOS
Fecha:
Octubre 2009
Descripción:
Prorrogar permanencia del turista por un periodo igual al otorgado a su ingreso.
Propósito:
Validar la autorización que se le da al extranjero que cumplió con los requisitos establecidos y que a su vez obtenga
resolución favorable de la subdirección de operaciones de extranjería
Fundamento Legal:
b) Art. 71 Reglamento a Ley de Migración acuerdo gubernativo No. 529-99
a) Verificar pasaporte (vigencia, validez).
b) Verificar que su ingreso sea legal y que no haya pasado el tiempo autorizado para permanecer en el país.
c) Verificar que el expediente este completo, solicitud llena, los documentos anexos solicitados correctamente.
d) Verificar que todos los pagos respectivos sean realizados.

• Personas extranjeras.
Definiciones.
a) Sello:
Es un instrumento con imágenes grabadas que a través de la impresión de tinta sobre el papel se utiliza para autorizar
documentos.
b) Estampado:
Imprimir algo en un papel por medio de la presión con un molde.

b) Pasaporte.
c) Copia u original del recibo de pago.
d) Fotocopias.
e) Libro de acuse de recibo.
Indicadores:
a) Cantidad de personas extranjeras que ingresan al país como turistas.
b) Cantidad de personas que prorrogan su estancia en Guatemala.
c) Cantidad de extranjeros según control por país de procedencia.
309
Recibir Expediente Encargado de estampado de sello.
Revisar el expediente Encargado de estampado de sello.
Estampar sellos Encargado de estampado de sello.
Hacer cuadro por tramite Encargado de estampado de sello.
Ingresar datos al SIOM Encargado de estampado de sello.
Registrar en el cuadro de control Encargado de estampado de sello.
Recoger los documentos en la subdirección Encargado de estampado de sello.
Remitir los documentos al subdirector para que sean firmados Encargado de estampado de sello.
y sellados.
Entregar los pasaportes a los encargados de ventanilla para Encargado de estampado de sello.
su archivo y entrega a los usuarios
Los encargados de ventanilla firma una formula para confirmar Encargado de estampado de sello.
el recibo de los documentos
REQUISITOS DE ESTAMPADO DE SELLOS
b) Pasaporte.
c) Copia u original del recibo de pago.
d) Fotocopias.
e) Libro de acuse de recibo.
Autorizado por:

310

ESTADISTICAS Fecha:
Octubre 2009
Descripción:
Esta área con el objetivo de colaborar con el departamento de contabilidad y estadística general de la DGM en demostrar
transparencia en el control, en la obtención de los fondos privativos en la misma. Y siguiendo directrices de la jefatura de la
unidad de emisión y prorroga de visas UOVC pasa a ser:
Una instancia receptora de información documental diaria, la cual ha sido procesada previamente en el área de ventanillas
de esta unidad y del banco, consiste en:
a) Recibos que se emiten diariamente en ventanillas de esta unidad y del banco, para el efecto, respecto a los
cobros hechos por los asuntos tramitados en las mismas.
b) Boletas de crédito.
Propósito:
Llevar un control y una base de datos actualizada diaria para tener el registro actualizado.
Fundamento Legal:
b) Reglamento a Ley de Migración acuerdo gubernativo No. 529-99
a) Demostrar la transparencia en el control y la obtención de fondos privativos de la institución.
b) Recibir información documentada diaria.
c) Colaborar con el departamento de contabilidad y estadística en los registros de fondos privativo de la institución.

• Unidad de contabilidad.
• Unidad de estadística.
Definiciones.
a) Estadísticas:
La estadística es una ciencia con base matemática referente a la recolección, análisis e interpretación de datos.

a) Oficios.
b) Providencias.
c) Reporte.
d) Conocimiento.
Indicadores
a) Cantidad de Prorroga de visas emitidas.
b) Cantidad de visas emitidas
311
Recibir recibos emitidos diarios con los respectivos recibos Banrural S. A.
anulados y sus boletas de cuadre respectivas
Registrar el ingreso y sellado de pasaportes diarios Persona encargada de sellar pasaportes
Recepción de recibos anulados Ventanillas primer nivel
Elaborar el reporte denominado IT3, cuadrándolo con las Persona encargada de estadísticas de ingresos privativos
boletas de crédito antes mencionadas, entregándolo y de personas
diariamente con el talonario de recibos físicos conjuntamente
con el reporte de nomina de personas tramitadoras diarias y
las boletas de crédito respectivas, para revisión a la jefatura
inmediata, previo a ser entregado al departamento de
contabilidad.|
Elaborar diariamente el reporte denominado Inventario Nuevo Persona encargada de estadísticas de ingresos privativos
en el cual se consigna los números de boletas de crédito, la y personas
cantidad monetaria de cada una, correlativo de recibos,
cantidad de recibos emitidos, cantidad de recibos anulados,
existencia de sobrante de recibos y la cantidad monetaria
global, para entregar dicho reporte semanalmente al
departamento de contabilidad
En base a los datos anteriores, crear los reportes siguientes: Persona encargada de estadísticas de ingresos privativos
a) Tres reportes semanales en el cual se controla y de personas.
respecto a cantidad por clase de tramites y respecto
a cantidad por nacionalidad, derivado de allí el
procesamiento de los reportes mensuales,
trimestrales, semestrales y anuales.
REQUISITOS DE ESTADISTICAS
a) Recibos que se emiten diariamente en ventanillas de esta unidad y del banco, para el efecto, respecto a los cobros
hechos por los asuntos tramitados en las mismas.
b) Boletas de crédito.
Autorizado por:

312

MODIFICACION A CERTIFICACION DE INSCRIPCION Fecha:

Octubre 2009
Responsable Unidad de emisión y prorroga de visa, Subdirección de operaciones de
extranjería, Dirección General de Migración.
Descripción:
Consiste en registrar al dorso del certificado de inscripción y registro original de la residencia permanente, los datos nuevos
de identificación personal del interesado, previa calificación de los documentos requeridos.
Propósito:
Actualización de datos personales de residentes permanentes.
Fundamento Legal:
a) Verificar que el nombre del titular coincida con el consignado en el pasaporte nuevo y el registrado en la partida
correspondiente.
b) En caso de robo del pasaporte que contiene el sello de residencia permanente, el interesado debe presentar copia de
la denuncia respectiva y certificación de movimiento migratorio.
c) Se fundamenta en es articulo 45 de la ley de Migración y 43 y 88 literal i Visas y literales a, b, e y g otros del
reglamento de la ley de Migración.

• Personas extranjeras
Definiciones.
a) Residentes Permanentes:
Se consideran residentes permanentes a los extranjeros que previo a cumplimiento de los requisitos establecidos en la
presente ley su reglamento constituyen su domicilio en Guatemala (Art. 22 Ley de Migración y su Reglamento)

a) Oficios.
b) Reportes.
c) Conocimientos.
Indicadores:
a) Cantidad de Modificaciones.
Responsable
Procedimientos
Verificar la vigencia de la residencia permanente, requisitos y Encargado de Ventanilla atención al publico,

calificación del caso en particular para determinar la orden de
pago a emitir.
Emitir orden de pago de acuerdo al caso en particular Encargado de Ventanilla atención al publico,
Recibir los documentos junto con los comprobantes de pago. Encargado de Ventanilla atención al publico,
Realizar la anotación correspondiente donde se hace constar Encargado de modificaciones a certificado de inscripción.
la vigencia de la residencia permanente y que el registro de
los datos nuevos del titular de la residencia tanto en el
certificado de inscripción como en el registro original de la
313
unidad.
Trasladar la documentación al subdirector de Operaciones de Encargado de modificaciones a certificados de inscripción
Extranjería para la autorización de la modificación
Ingresar al sistema en el archivo “modificaciones a certificados Encargado de modificaciones a certificados de inscripción
de inscripción la información sobre los datos actualizados
Entregar el certificado de inscripción al interesado a través del Encargado de Ventanilla atención al publico
libro de conocimientos.
REQUISITOS DE MODIFICACION A CERTIFICACION DE INSCRIPCION
a) Certificado de inscripción (hoja rosada)

b) Pasaporte Vigente y/o pasaporte vencido que contenga el sello
c) Cedula de vecindad
d) Formulario lleno de actualización de datos a certificado de inscripción
Autorizado por:

314

REGISTRO DE RESIDENCIAS PERMANENTES
Fecha:
Descripción:
Los extranjeros que adquieren residencia permanente en Guatemala deben inscribirse como tal en la Unidad de Emisión de
Visas de Residentes Temporales y Permanentes.
Propósito:
Llevar control de cada residente permanente en Guatemala.
Fundamento Legal:
a) El registro se efectúa con previa cita al interesado a la presentación de la copia de la resolución notificada en la que se
le otorga residencia permanente.
b) Este procedimiento se fundamenta en los artículos: 46 47 y 48 de la ley de Migración; Artículos 44 y 46 del Reglamento
de la Ley de Migración.

• Personas Extranjeras con residencia Permanente aprobada.
Definiciones.
a) Certificado de Inscripción de Residente Permanente:

Se extiende como constancia al residente permanente para que posteriormente efectúe el trámite correspondiente en
el Registro Nacional de las Personas y Municipalidad respectiva.

a) Expediente completo que contiene la solicitud de residencia permanente y la resolución favorable emitida por la
subdirección de Operaciones de Extranjería, debidamente notificada.
b) Libro de conocimientos.
c) Orden de pago
d) Forma DIGEMI-1-CCC-S-V
Indicadores
a) Cantidad de inscripciones.
Comunicar al titular de la residencia permanente dia y hora Encargado de programación de citas.
para la entrevista, indicándole que debe cumplir, ese dia, con
los requisitos correspondientes.
Recibir de la Subdireccion de Operaciones de Extranjería, el Encargado de inscripción de residentes permanentes.
expediente que contiene resolución favorable de residencia
permanente
Ingresar al sistema en el folder “Expedientes para Inscripción” Encargado de Inscripción de Residentes Permanentes.
315
la información sobre el expediente de residencia permanente

recibido.
Archivar físicamente el expediente por nacionalidad Encargado de Inscripción de Residencias Permanentes.
Entrevistar al titular de la residencia permanente, consignando Encargado de Inscripción de Residentes Permanentes.
los datos de acuerdo al formato establecido y el tipo de
residencia otorgada (en las dos hojas rosadas), datos que el
propio interesado proporciona y corrobora dejando al final la
firma e impresión digital.
Emitir orden de pago, al interesado, por la cantidad que Encargado de Inscripción de Residentes Permanentes.
corresponda de acuerdo a la categoría de residencia
permanente que se haya otorgado
Efectuar el pago por el titular de la residencia permanente la Encargado de Inscripción de Residentes Permanentes.
copia verde del recibo y la orden de pago, se incorporan al
expediente.
Revisar el expediente de residencia permanente y los datos Jefe de la Unidad de Emisión de Visas de Residencias
consignados en las dos hojas (original y certificado) Temporales y Permanentes.
Asignar número de partida, folio y libro que corresponde para Jefe de la Unidad de Emisión de Visas de Residencias
el registro de la residencia permanente. Temporales y Permanentes.
Trasladar el expediente a la Subdirección de Operaciones de Jefe de la Unidad de Emisión de Visas de Residencias
Extranjería para la autorización del registro original y el Temporales y Permanentes.
certificado de inscripción.
Registrar en el sistema la inscripción efectuada de residencia Encargado de Atención al Público.
permanente en el folder “índice de Inspección”
Entregar el Certificado de inscripción al interesado junto con el Encargado de Atención al Público.
instructivo para el trámite posterior, y la segunda hoja Original
se agrega en su orden correlativo al libro que corresponde
para registro físico,
Trasladar el expediente de Residencias Permanente a la Encargado de Atención al Publico.
Subgerencia de Atención al cliente y control de Expedientes
para su archivo definitivo.
REQUISITOS DE REGISTRO DE RESIDENCIAS PERMANENTES
a) Dos fotografías recientes, recientes, de estudio, en blanco y negro, tamaño pasaporte en papel mate (no digitales
ni instantáneas), las orejas y la frente descubiertas, sin anteojos,
b) Copia de la resolución favorable de Residencia Permanente.
c) Pasaporte vigente.
d) Equivalente en quetzales a $500.00 por la Residencia Permanente. Religiosos y Refugiados el equivalente en
quetzales a $50.00.
e) El lugar de la residencia en Guatemala debe ser comprobado, si es propio: recibo de agua, luz o teléfono; si es
arrendatario contrato de arrendamiento en que conste la dirección.
Fecha del primer ingreso a Guatemala debe sr comprobado con el o los pasaportes. Y la medida exacta de la
estatura.
Autorizado por:

316

NOTIFICACIÓN Y REGISTRO DE RESIDENCIAS TEMPORALES Fecha:

Octubre 2009
Descripción:
Notificar al solicitante la resolución respectiva emitida por la Subdirección de Operaciones de Extranjería en la que se le
otorga residencia temporal en Guatemala por el plazo de dos años, verificar el pago correspondiente y posterior registro de
la misma en forma digital.
Propósito:
Llevar control de cada residente temporal en Guatemala.
Fundamento Legal:
a) La notificación y registro se efectúa con el expediente de residencia temporal a la vista.
b) Este procedimiento se fundamenta en los artículos 16 y 44 de la ley de Migración.

• Personas extranjeras con Residencia temporal aprobada.
Definiciones.
a) Notificación:
Comunicación de lo resuelto por una autoridad de cualquier índole.
a) Expediente completo que contiene la solicitud de residencia temporal y la resolución favorable emitida por la
Subdirección de Operaciones de Extranjería trasladado a la Unidad de Emisión de Visas de Residentes Temporales y
Permanentes.
b) Libro de Conocimientos.
c) Orden de Pago.
d) Forma DIGEMI-1-CCC-S-V
Indicadores:
a) Cantidad de residencias temporales notificadas.
Recibir el expediente que contiene resolución favorable de Encargado de Notificación y registro de residencias
Residencia Temporal emitida por la subdirección de temporales.
Operaciones de Extranjería.
Ingresar en el folder “Providencia” información sobre el Encargado de Notificación y registro de residencias
expediente recibido. temporales.
Archivar el expediente físicamente, por la cantidad que Encargado de Notificación y registro de residencias
317
corresponda de acuerdo a la categoría de Residencia temporales.

Temporal otorgada (normal o religiosa).
Emitir orden de pago, al interesado, por la cantidad que Encargado de Notificación y Registro de Residencias
corresponda de acuerdo a la categoría de Residencia temporales.
Temporal otorgada (normal o religiosa).
Incorporar copia verde del recibo y la orden de pago al Encargado de Notificación y registro de residencias
expediente temporales.
Notificar formalmente al Titular de la residencia Temporal, la
Resolución emitida por la subdirección de Operaciones de
Extranjería en que se concede Residencia Temporal (normal o
religiosa)
Registrar la residencia temporal otorgada (solo digital) con los Auxiliar del área de notificación y registro de residencias
siguientes datos: número de expediente, sexo nombre del temporales
abogado que autentica, fecha de resolución, numero de
resolución, nombre del titular, nacionalidad, tipo de residencia
(temporal, religiosa, condicionada), fecha de notificación,
persona que recibe la notificación, correlativo de orden de
pago, numero de recibo, cantidad que paga, tipo de residencia
y nombre del garante.
Clasificar el expediente separando residencias temporales Encargado de Notificación y registro de residencias
condicionadas y no condicionadas. temporales.
Trasladar el expediente separando residencia temporal no Encargado de Notificación y registro de residencias
condicionada a la subgerencia de atención al cliente y control temporales.
de expedientes para su archivo como tramite concluido.
Archivar expediente de residencia temporal condicionada Encargado de Notificación y registro de residencias
hasta la presentación de la copia legalizada del permiso temporales.
REQUISITOS DE NOTIFICACIÓN Y REGISTRO DE RESIDENCIAS TEMPORALES
a) Numero de resolución (que proporciona la Subdirección de Operaciones de Extranjería).

b) Pasaporte Vigente.
c) El equivalente en quetzales a $300.00 para la residencia temporal, y el equivalente en quetzales de $35.00
para la residencia temporal religiosa, de acuerdo al tipo de cambio vigente.
d) Carta de autorización con firma legalizada por Notario, extendida por el titular de la residencia a nombre de
tercera persona para notificarse de la resolución.
Autorizado por:

318

RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA RESIDENCIAS TEMPORALES.
Fecha:
Octubre 2009
Responsable Subgerencia de Atención al Cliente, Subdirección de Operaciones de
Extranjería, Dirección General de Migración.
Descripción:
Recibir y tramitar expedientes de extranjeros que efectúan gestiones para obtener residencias temporales.
Propósito:
Legalizar en forma temporal la permanencia de extranjeros en nuestro país.
Fundamento Legal:
a) Presentar la solicitud de residencia temporal.
b) Adjuntar los documentos requeridos en el formulario.

• Extranjeros que se dedicarán a realizar actividades lícitas en el país
Definiciones:
a) Residencia temporal:
Autorización que se otorga a los extranjeros para permanecer en el país, que es válida por dos años, con el fin de
dedicarse a cualquier actividad lícita en forma temporal.
b) Garante:
Persona que se responsabiliza de la estadía del extranjero en el país.

a) Formulario de residencia temporal.
b) Libro de control.
c) Hoja electrónica de entrega de expediente.
Indicadores:
a) Cantidad de solicitudes de visas ingresadas.
b) Cantidad de constancias de trámite.
c) Cantidad de Personas atendidas por cada encargado de ventanilla.
d) Cantidad de solicitudes de residencias que se reciben por nacionalidad.
e) Control de garantes.
319
Revisar los expedientes verificando que estén completos Encargados de ventanilla
Recibir la solicitud de residencia temporal en la unidad de atención al Encargados de ventanilla

cliente
Firmar y sellar de recibido el expediente Encargados de ventanilla
Ingresar los datos necesarios al libro de control Encargados de ventanilla
Ingresar los datos a la hoja electrónica Encargados de ventanilla
Remitir los expedientes a la unidad de extractos de datos Encargados de ventanilla

Rotular la carpeta de los expedientes
Anotar los datos generales en el libro de extractos Encargada de los extractos
Remitir los expedientes a la jefatura de atención al cliente
Ingresar los datos generales a una hoja electrónica
Jefe de unidad
Enviar los expedientes al departamento jurídico
REQUISITOS DE RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA RESIDENCIAS TEMPORALES.
a) Recibir la solicitud de residencia temporal en la unidad de atención al cliente.

b) Revisar los expedientes verificando que estén completos.
c) Firmar y sellar de recibido el expediente.
d) Ingresar los datos necesarios al libro de control.
e) Ingresar los datos a la hoja electrónica.
Autorizado por:

320

RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA RESIDENCIAS TMPORALES PARA RELIGIOSOS
CATOLICOS. Fecha:
Octubre 2009
Descripción:
Recibir y tramitar expedientes de extranjeros que efectúan gestiones para obtener residencias temporales para religiosos
católicos.
Propósito:
Legalizar en forma temporal la permanencia en el país de religiosos católicos que se dedicarán a realizar actividades
religiosas.
Fundamento Legal:
a) Adjuntar todos y cada uno de los documentos requeridos en el formulario, de lo contrario no se recibe el expediente
b) Cumplir con los requisitos legales y normas internas para trámite de residencia temporal para religiosos

• Religiosos católicos que se dedicarán realizar actividades religiosas en el país.
Definiciones:
a) Residencia temporal para religiosos:

Autorización para permanecer en nuestro país que se otorga a los religiosos católicos extranjeros y que es válida por
dos años.
b) Garante:

a) Oficios.
b) Reportes.
c) Resolución.
Indicadores:
a) Cantidad de solicitudes de visas ingresadas
b) Cantidad de constancias de trámite
c) Cantidad atendidas por cada encargado de ventanilla
d) Cantidad de residencias que se reciben por nacionalidad
321
Encargados de ventanilla
Recibir la solicitud de residencia temporal para religiosos católicos en la
unidad de atención al cliente
Firmar y sellar de recibido el expediente
Rotular la carpeta de los expedientes Encargada de los extractos

Encargada de los extractos
Anotar los datos generales en el libro de extractos
Ingresar los datos generales a una hoja electrónica Jefe de unidad
Enviar los expedientes a trámite a la subdirección de operaciones de
Jefe de unidad
extranjería
REQUISITOS DE RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA RESIDENCIAS TMPORALES PARA RELIGIOSOS

CATOLICOS.
a) Recibir la solicitud de residencia temporal para religiosos católicos en la unidad de atención al cliente.
Autorizado por:

322

RECEPCION DE DOCUMENOS PARA RESIDENCIAS TEMPORALES PARA RELIGIOSOS NO
CATOLICOS. Fecha:
Octubre 2009
Descripción:
Recibir y tramitar expedientes de extranjeros que efectúan gestiones para obtener residencias temporales de religiosos no
católicos.
Propósito:
Legalizar en forma temporal la permanencia en nuestro país de religiosos no católicos
Fundamento Legal:
a) Ley de Migración Decreto No.95-95 Acuerdo Gubernativo No. 529-99.
a) Presentar la solicitud de residencia temporal en la unidad de atención al cliente
b) Adjuntar los documentos requeridos en el formulario
c) Cumplir con los requisitos legales y normas internas para trámite de residencia temporal para religiosos

• Religiosos no católicos extranjeros que se dedicarán a realizar actividades religiosas en el país.
Definiciones:
a) Residencia temporal:
Autorización que se otorga a los extranjeros no católicos para permanecer en el país y que es válida por dos años.
b) Garante:

a) Formulario de residencia temporal para religiosos no católicos
b) Libro de control
c) Hoja electrónica de entrega de expedientes
Indicadores:
c) Cantidad de Personas atendidas por cada encargado de ventanilla
e) Control de garantes
323
Recibir la solicitud de residencia temporal para religiosos no católicos en la


Enviar los expedientes a trámite a la subdirección de operaciones de extranjería
REQUISITOS DE RECEPCION DE DOCUMENOS PARA RESIDENCIAS TEMPORALES PARA RELIGIOSOS NO

CATOLICOS.
a) Recibir la solicitud de residencia temporal para religiosos no católicos en la unidad de atención al cliente.
Revisión Técnica por:
Autorizado por:

324

RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA RESIDENCIAS PERMANENTES.
Fecha:
Octubre 2009
Descripción:
Recibir y tramitar expedientes de extranjeros que efectúan gestiones para obtener residencias permanentes en el país
Propósito:
Legalizar en forma permanente la situación migratoria de los extranjeros.
Fundamento Legal:
a) Presentar la solicitud de residencia permanente en la unidad de atención al cliente
c) Cumplir con los requisitos legales y normas internas para trámite de residencia permanente

Extranjeros que pretenden residir permanentemente en el país
Definiciones:
a) Residencia permanente:
Autorización que se otorga a los extranjeros para constituir su domicilio en Guatemala.
b) Garante:

a) Formulario de residencia permanente
b) Libro de control de expedientes
Indicadores:
Recibir la solicitud de residencia permanente en la unidad de atención al
cliente
325

Enviar los expedientes a trámite al departamento jurídico Jefe de unidad
REQUISITOS DE RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA RESIDENCIAS PERMANENTES.

a) Recibir la solicitud de residencia permanente.
Autorizado por:

326

RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA RESIDENCIA PERMANENTE RELIGIOSA NO CATOLICA
Fecha:
Octubre 2009
Descripción:
Recibir y tramitar expedientes de extranjeros que efectúan gestiones para obtener residencia permanente como religiosos
no católicos en el país
Propósito:
Legalizar en forma permanente la situación migratoria de los extranjeros religiosos no católicos
Fundamento Legal:
a) Presentar la solicitud de residencia permanente religiosa no católica en la unidad de atención al cliente

c) Cumplir con los requisitos legales y normas internas para trámite de residencia permanente como religiosos no
católicos

• Extranjeros religiosos no católicos
Definiciones:
Autorización que se otorga a los extranjeros para constituir su domicilio en Guatemala

a) Formulario de solicitud de residencia permanente religiosa no católica
Indicadores:
c) Cantidad Personas atendidas por cada encargado de ventanilla
Recibir la solicitud de residencia permanente por hijo guatemalteco en la
327

REQUISITOS DE DOCUMENTOS PARA RESIDENCIA PERMANENTE RELIGIOSA NO CATOLICA
a) Recibir la solicitud de residencia permanente religiosa no católica.

c) Firmar y sellar de recibido el expediente
Autorizado por:

328

RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA RESIDENCIAS PERMANENTES POR HIJO
GUATEMALTECO. Fecha:
Octubre 2009
Responsable Subgerencia de Atención al Cliente / Subdirección de Operaciones de
Extranjería / Dirección General de Migración.
Descripción:
Recibir y tramitar expedientes de extranjeros que efectúan gestiones para obtener residencias permanentes por tener hijo
guatemalteco.
Propósito:
Legalizar en forma permanente la situación migratoria de los extranjeros por tener hijo guatemalteco.
Fundamento Legal:
a) Ley de Migración Decreto No.95-95 Acuerdo Gubernativo No. 529-99.
a) Presentar la solicitud de residencia permanente por hijo guatemalteco en la unidad de atención al cliente
c) Cumplir con los requisitos legales y normas internas para trámite de residencia permanente por tener hijos
guatemaltecos

• Extranjeros que tienen hijos con nacionalidad guatemalteca
Definiciones:
b) Garante:

a) Formulario de solicitud de residencia permanente por hijo guatemalteco
Indicadores:
329
Recibir la solicitud de residencia permanente por hijo guatemalteco en la

REQUISITOS DE RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA RESIDENCIAS PERMANENTES POR HIJO

GUATEMALTECO.
a) Recibir la solicitud de residencia permanente Por hijo guatemalteco.

Autorizado por:

330

RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA RESIDENCIAS PERMANENTES POR MATRIMONIO.
Fecha:
Octubre 2009
Descripción:
Recibir y tramitar expedientes de extranjeros que efectúan gestiones para obtener residencias permanentes por matrimonio
con guatemalteco o guatemalteca.
Propósito:
Legalizar en forma permanente la situación migratoria de los extranjeros por matrimonio con guatemalteco o guatemalteca.
Fundamento Legal:
a) Presentar la solicitud de residencia permanente por matrimonio en la unidad de atención al cliente
c) Cumplir con los requisitos legales y normas internas para trámite de residencia permanente por matrimonio
d) Comprobar un año de haberse efectuado el matrimonio inscrito en Guatemala

• Extranjeros casados con guatemalteca o guatemalteco
Definiciones:
b) Garante:

a) Formulario de residencia permanente por matrimonio
b) Libro de control
Indicadores:
331
Recibir la solicitud de residencia permanente por matrimonio con
guatemalteco (a) en la unidad de atención al cliente

REQUISITOS DE RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA RESIDENCIAS PERMANENTES POR MATRIMONIO.
a) Recibir la solicitud de residencia permanente Por Matrimonio.

Autorizado por:

332

RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA RESIDENCIAS PERMANENTES RELIGIOSAS
CATOLICAS. Fecha:
Octubre 2009
Descripción:
Recibir y tramitar expedientes de extranjeros que efectúan gestiones para obtener residencias permanentes religiosas en el
país
Propósito:
Legalizar en forma permanente la situación migratoria de los extranjeros religiosos católicos que desean realizar
actividades religiosas en el país
Fundamento Legal:
a) Presentar la solicitud de residencia permanente religiosa católica en la unidad de atención al cliente
c) Cumplir con los requisitos legales y normas internas para trámite de residencia permanente religiosa católica

• Extranjeros religiosos católicos
Definiciones:
b) Garante:

a) Formulario de solicitud de residencia permanente religiosa católica
b) Libro de control
Indicadores:
333
Recibir la solicitud de residencia permanente católica en la unidad de
atención al cliente

REQUISITOS DE RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA RESIDENCIAS PERMANENTES RELIGIOSAS CATOLICAS.
a) Recibir la solicitud de residencia permanente religiosas católicas.

Revisión Técnica por:
Autorizado por:

334

RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA RESIDENCIAS PEMANENTES PARA PENSIONADOS.
Fecha:
Octubre 2009
Descripción:
Recibir y tramitar expedientes de extranjeros que efectúan gestiones para obtener residencias permanentes en el país
como pensionados.
Propósito:
Legalizar en forma permanente la situación migratoria de los extranjeros pensionados.
Fundamento Legal:
a) Presentar la solicitud de residencia permanente como pensionado en la unidad de atención al cliente
c) Cumplir con los requisitos legales y normas internas para trámite de residencia permanente como pensionado
d) Comprobar documentalmente que percibe una pensión mensual de $1,000.00 o mas y por cada dependiente acreditar
$ 200.00 mas

• Extranjeros pensionados que radican en el país
Definiciones:
b) Garante:

a) Formulario de solicitud de residencia permanente para pensionados extranjeros
Indicadores:
335
Recibir la solicitud de residencia permanente como pensionado en la

REQUISITOS DE RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA RESIDENCIAS PEMANENTES PARA PENSIONADOS.
a) Recibir la solicitud de residencia permanente para pensionados.

Autorizado por:

336

RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA RESIDENCIAS PERMANENTES PARA INVERSIONISTAS.
Fecha:
Octubre 2009
Descripción:
Recibir y tramitar expedientes de extranjeros que efectúan gestiones para obtener residencias permanentes como
inversionista en el país.
Propósito:
Legalizar en forma permanente la situación migratoria de los extranjeros inversionistas
Fundamento Legal:
a) Presentar la solicitud de residencia permanente como pensionado en la unidad de atención al cliente
c) Cumplir con los requisitos legales y normas internas para trámite de residencia permanente como inversionista en el
país
d) Comprobar documentalmente la inversión a realizar la cual no debe ser menor de $50,000.00

• Extranjeros inversionistas
Definiciones:
b) Garante:

a) Formulario de solicitud de residencia permanente como inversionista
b) Libro de control
Indicadores:
337
Recibir la solicitud de residencia permanente como inversionista

REQUISITOS DE RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA RESIDENCIAS PEMANENTES PARA PENSIONADOS.
a) Recibir la solicitud de residencia permanente para Inversionistas.

Autorizado por:

338

RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA VISAS CONSULTADAS Fecha:
Octubre 2009
Descripción:
Recibir y tramitar expedientes de extranjeros que efectúan gestiones para obtener visas de ingreso al país.
Propósito:
Asegurar el ingreso de los extranjeros en forma legal al territorio nacional
Fundamento Legal:
a) Presentar la solicitud de visa de ingreso en la unidad de atención al cliente
c) Cumplir con los requisitos legales, políticas migratorias y normas internas para trámite de visa de ingreso al país

• Extranjeros de los países ubicados en la clasificación “C” para la obtención de visa de ingreso al país
Definiciones:
a) Visa:
Es la autorización de ingreso, permanencia y tránsito en el territorio nacional, extendido por autoridad competente de
conformidad con la ley de migración y su reglamento, tratados, acuerdos o convenios internacionales de los cuales
Guatemala sea parte.
b) Garante:

a) Formulario de visa de ingresos
Indicadores:
339
Recibir la solicitud de visa de ingreso en la unidad de atención al cliente
Firmar y sellar de recibido el expediente Encargados de ventanilla

Enviar los expedientes a trámite al departamento de visas de la
Jefe de unidad
subdirección de operaciones de extranjería
REQUISITOS DE RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA VISAS CONSULTADAS
a) Recibir la solicitud de residencia permanente para visas consultadas.

Autorizado por:

340

RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA VISAS DE ESTUDIANTE Y SUS PRORROGAS.
Fecha:
Octubre 2009
Responsable Subgerencia de Atención al Cliente / Subdirección de Operaciones de
Extranjería / Dirección General de Migración.
Descripción:
Recibir y tramitar expedientes de extranjeros que efectúan gestiones para obtener visas de estudiantes en el país o sus
prorrogas
Propósito:
Autorizar y legalizar en forma temporal la estadía de los extranjeros que desean realizar sus estudios en el territorio
nacional
Fundamento Legal:
a) Presentar la solicitud de visa de estudiante o su prorroga en la unidad de atención al cliente
c) Cumplir con los requisitos legales, y normas internas para trámite de visa de estudiante

• Extranjeros que se dedican a realizar sus estudios en Guatemala
Definiciones:
a) Visa:
Es la autorización de ingreso, permanencia y tránsito en el territorio nacional, extendido por autoridad competente de
conformidad con la ley de migración y su reglamento, tratados, acuerdos o convenios internacionales de los cuales
Guatemala sea parte.
b) Garante:

a) Formulario de solicitud de visa de estudiante o su prorroga
b) Libro de control
Indicadores:
e) Cantidad de Controles de garantes
341
Recibir la solicitud de visa de estudiante o su prorroga en la unidad de
atención al cliente

Enviar los expedientes a trámite al departamento de visas de estudiante
Jefe de unidad
de la subdirección de operaciones de extranjería
REQUISITOS DE RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA VISAS DE ESTUDIANTE Y SUS PRORROGAS.
a) Recibir la solicitud de residencia permanente para visas de estudiante y sus prorrogas.

Autorizado por:

342

REGISTRAR VISAS CONSULTARES, DIPLOMATICAS, OFICIALES Y DE CORTESIA EN EL Fecha:

SISTEMA SIOM Octubre 2009
Responsable Subdirección de Operaciones de Extranjería / Dirección General de

Migración.
Descripción:
Recibir correos electrónicos de la Dirección de asuntos consulares y migratorios del ministerio de Relaciones Exteriores, las
visas consulares que emiten los consulados guatemaltecos acreditados en el exterior a turistas de categoría “B” y “c”, de
igual forma recibir información por escrito de la subdirección de privilegios e inmunidades de dicho ministerio las visas
Diplomáticas, Oficiales y de Cortesía que conceda. Este registro es cargado al Sistema integral de operación Migratoria
(SIOM) para que este registro aparezca en cada una de las delegaciones de migración incluyendo el Aeropuerto la Aurora y
Mundo Maya, Peten para que al momento del ingreso del turista de la categoría anteriormente mencionada no tenga
inconveniente en su ingreso.
Propósito:
Que el turista de categoría B y C no tengan inconveniente para el ingreso a territorio nacional. Además se realice un control
y registro exacto de la cantidad de visas y la forma como las emiten cada uno de los consulados de Guatemala y la
Subdirección de Privilegios e inmunidades.
Fundamento Legal:
a) Ley de Migración Decreto No. 95-98 en sus artículos 73, 76, 77 1er párrafo, 79, 83, 84 y 85 1er párrafo. Del reglamento
de la ley de Migración los artículos 63, 64, 66, 68, 73, 75, 76 y 77.
a) Se solicita a la Dirección de Asuntos Consulares y Migratorios del Ministerio de Relaciones Exteriores enviar a esta
Dirección los formularios originales de las visas consulares que son emitidas por el consulado de Guatemala, de forma
ordenada y se adjunte listado correspondiente para confrontar con los formularios recibidos.
b) Se identifique de forma clara los sobres y cajas que contengan dichos formularios.
c) Se envié vía electrónica los cuadros de las visas consulares, diplomáticos, oficiales y de cortesía autorizadas, conforme
al formato establecido por la Unidad de Visas consulares para el ingreso de las visas al sistema integral de operación
migratoria (SIOM).
d) Se envíen los formularios de las visas consulares autorizadas a bodegas del albergue en la zona 5 y puedan ser
recibidas por el encargado de archivo para su registro correspondiente.
e) Se informe semanal a ala oficina de estadística los reportes de las visas ingresadas al sistema SIOM.

• Extranjeros
Definiciones.
a) Visa:
Constituye la autorización de ingreso, permanencia y transito en el territorio nacional.
b) Consulado:
Es la representación de la administración pública de un país en el extranjero.
c) Pasaporte:
Es el documento de validez internacional, que identifica a su titular, expedido por las autoridades de un país, que
acredita al permiso legal para que salga o ingrese del mismo, por los puertos internacionales.

a) Envío de listados vía electrónica.
b) Formulario de visas.
c) Convenios y tratados.
343
Indicadores
a) Visas consulares, Diplomáticas, Oficiales y de Cortesía.
Recibir via electrónica los cuadros de visas consulares, Técnico en Acciones Migratorias.
autorizadas por los consulados de Guatemala en el exterior
Recibir de forma escrita y electrónica los datos de visas Técnico en Acciones Migratorias.
diplomáticas, oficiales y de cortesía que emite y autoriza la
Subdirección de privilegios e inmunidades del Ministerio de
Relaciones Exteriores.
Ingresar los datos recibidos en hojas Excel conforme al Técnico en Acciones Migratorias.
formato establecido en esta Unidad y cargar al sistema SIOM.
Orientar a las delegaciones en el ingreso adecuado de los Técnico en Acciones Migratorias.
Turistas al Guatemala.
Entregar reporte semanal a la oficina de estadísticas las visas Técnico en Acciones Migratorias.
ingresadas al sistema SIOM
REQUISITOS DE REGISTRAR VISAS CONSULTARES, DIPLOMATICAS, OFICIALES Y DE CORTESIA EN EL

SISTEMA SIOM
a) Recepción de listados vía electrónica de las visas que emiten los consulados de Guatemala.
Autorizado por:

344

EMITIR VISAS CONSULTADAS DE INGRESO A GUATEMALA Fecha:

Octubre 2009

Migración.
Descripción:
Es el Procedimiento establecido para el ingreso a extranjeros a territorio guatemalteco que por su nacionalidad pertenezcan
a la categoría C de acuerdo a la Clasificación para la extensión de visas de ingreso al país.
Propósito:
Velar por el cumplimiento de los requisitos establecidos en la ley de Migración Decreto No. 95-98 Acuerdo Gubernativo No.
529-99 y su Reglamento y leyes de orden común previo a la autorización de la visa.
Fundamento Legal:
a) Artículos 14, 15, 72, 79, y 80 Decreto No. 95-98 del Congreso de la República Ley de Migración y 22 literal a, c, f, g, k,
68, 69, 72, 108 y 109 del Acuerdo Gubernativo Numero 529-99 Reglamento de la Ley de Migración.
a) Políticas Migratorias en cumplimiento a las recomendaciones emitidas por el consejo nacional de seguridad del
Ministerio de Gobernación y Manual Consular de procedimientos para la Emisión de Visa Única centroamericana para
el ingreso a El Salvador, Guatemala, Honduras y Nicaragua (CA-4).

• Personas extranjeras.
Definiciones.
a) Visa
Constituye la autorización de ingreso, permanencia y transito en el territorio nacional.
a) Visa Consultada o Categoría C:
Pertenecen a la categoría C, los países para los que el consejo nacional de Migración determine obligatoriedad de
consulta a la Dirección General de Migración previo a la emisión de visas a sus nacionales. Serán conocidas y
autorizadas por el Subdirector de Operaciones de Extranjería, salvo en los casos de países cuyas consultas se reserve
el Director General de Migración.

a) Libro de conocimientos para emitir visas consultadas al Ministerio de Relaciones Exteriores.
b) Informes diarios de visas consultadas autorizadas el Despacho superior de la Dirección General de Migración.
c) Oficios.
d) Reportes.
Indicadores
a) Cantidad de solicitudes de Visas consultadas.
345
Recibir expedientes que trasladan de la Subgerencia de Encargada de la oficina de visas consultadas.
Atención al cliente.
Citar al garante para realizar la entrevista que indica la política Encargada de la oficina de Visas Consultadas.
migratoria.
Realizar la entrevista a los garantes cuando los interesados Encargado de la oficina de visas consultadas
sean de nacionalidad cubana o china en cumplimiento de la
política migratoria emanada por el gabinete de seguridad del
Remitir los expedientes a Asesores Jurídicos de la Asesores Jurídicos
Subdirección de Operaciones de Extranjería para su revisión y
análisis jurídico, quienes remiten a esta oficina el expediente
con previos se este no cuenta con los requisitos en regla o
bien con una providencia de trámite se el expediente
cumpliere con lo establecido en la ley de migración y su
reglamento
Remitir los expedientes con providencia de tramite a los Asesores Despacho Superior
Asesores del Despacho Superior de la DGM para segunda
revisión y análisis jurídico, al estar este aprobado por dichos
asesores es remitido a esta subdirección.
Verificar que los interesados que sean ciudadanos de países Encargado de la oficina de visas consultadas
que estén en guerra o se duda de la procedencia, de solicita
vía electrónica a la subgerencia de Informática que los
Extranjeros no sean terroristas
Cursar cada una de las solicitudes, oficios que ingresen a la Encargado de la oficina de visas consultadas
subdirección relacionados con visas, mediante providencias y
oficios
Redactar las resoluciones autorizando o Denegando la visa Encargado de la oficina de visas consultadas
solicitada.
Notificar cada una de las resoluciones finales Encargado de la oficina de visas consultadas
Enviar las resoluciones y documentación adjunta a la Encargado de la oficina de visas consultadas
Dirección de Asuntos Migratorios del Ministerio de Relaciones
Exteriores
Archivar los expedientes cuando haya concluido el proceso Encargado de la oficina de visas consultadas
Resolver dudas a los usuarios, en relación al estatus de sus Encargado de la oficina de visas consultadas
solicitudes
Emitir orden de pago por certificación de documento Encargado de la oficina de visas consultadas
REQUISITOS DE EMITIR VISAS CONSULTADAS DE INGRESO A GUATEMALA
a) Que el expediente tenga la documentación completa para tramite.
Autorizado por:

346

EMISION DE VISAS DE TRANSITO
Fecha:
Octubre 2009
Migración.
Descripción:
Es el procedimiento establecido para el ingreso de extranjeros a territorio guatemalteco.
Propósito:
Velar por el cumplimiento de los requisitos establecidos en la ley de Migración y su Reglamento y leyes de orden común.
Previo a la autorización de la visa de transito.
Fundamento Legal:
a) Articulo 14, 75, 78 literal a) y 82 Decreto No. 95-98 del congreso de la república ley de Migración y 5 numeral 3), 27 y
108. Del Acuerdo Gubernativo numero 529-99 del reglamento de la ley de Migración.
a) Todo expediente lo deberá de revisar el subdirector de Operaciones de Extranjería

• Personas Extranjeras
Definiciones.
a) Visa de transito:
Este tipo de visa es autorizada para el extranjero que ingrese al país por cualquiera de los lugares autorizados para el
transito migratorio cuya permanencia en el país no podrá exceder de 72 horas, salvo casos de fuerza mayor o caso
fortuito debidamente comprobados ante autoridades migratorias competentes.

a) Informes diarios de visas autorizadas al despacho superior de la DGM.
b) Informes semanales de visas consultadas autorizadas para Status Report a la Oficina de Estadísticas, Estudios y
políticas Migratorias.
c) Informe mensual de visas autorizadas Status Report a la Oficina de Estadisticas, Estudios y políticas Migratorias.
Indicadores:
a) Cantidad de visas emitidas.
Recibir los expedientes de solicitud de visa de transito. Encargado de la Oficina de Visas consultadas.
Revisar previamente los requisitos a cumplir para la visa de Encargado de la Oficina de Visas consultadas.
transito para la autorización de la Visa de Transito.
Remitir expediente de solicitud de visa de transito al señor Subdirector de Operaciones de Extranjería.
subdirector de Operaciones de Extranjería para su revisión y
análisis jurídico quien decide la autorización o denegación de
la visa de transito.
Redactar resoluciones autorizando o denegando la visa de Subdirector de Operaciones de Extranjería.
transito solicitada y trasladarla al señor subdirector de
Operaciones de Extranjería para su firma.
347
Verificar que los interesados que sean ciudadanos de países Encargado de la Oficina de Visas consultadas.
que estén en guerra o se duda de la procedencia, de solicita
vía electrónica a la subgerencia de Informática que los
Extranjeros no sean terroristas.
Notificar cada una de las resoluciones finales Encargado de la Oficina de Visas consultadas.
Archivar los expedientes cuando haya concluido el proceso Encargado de la Oficina de Visas consultadas.
Enviar avisos a los delegados de Migración en el Aeropuerto
Internacional La Aurora, a través de la Unidad de Radio y
Subdirección de Control Migratorio de las Visas Autorizadas y
notificadas
Emitir orden de pago de derecho de Visa de Transito Encargada de la oficina de Visas Consultadas
Notificar las resoluciones finales de las solicitudes de la visa Encargada de la oficina de Visas consultadas
de transito
PREQUISITOS DE PROCEDIMIENTO PARA LA EMISION DE VISAS DE TRANSITO

a) Recibir los expedientes de solicitud de visa de transito.
b) Verificar que los interesados que sean ciudadanos de países que estén en guerra o se duda de la procedencia, de
solicita vía electrónica a la subgerencia de Informática que los Extranjeros no sean terroristas.
c) Revisar previamente los requisitos a cumplir para la visa de transito para la autorización de la Visa de Transito.
Autorizado por:

348

EMITIR RESOLUCIONES DE EXPEDIENTES DE REVISION Y REACTIVACION Fecha:

Octubre 2009

Migración.
Descripción:
Elaborar la resolución que contenga la disposición de continuar o no, el trámite de las diferentes solicitudes.
Propósito:
Verificar la juricidad de todos los actos de la administración en el trámite de las diferentes solicitudes.
Fundamento Legal:
a) El expediente es recibido por el Asistente al cual le es asignado un número interno para su control.
b) La asignación de cada expediente la realiza el asistente al Asesor.
c) El asesor jurídico es quien emite el proyecto de resolución.
d) De las resoluciones se emite un original y tres copias.
e) Con providencia se remite a la asistente del subdirector para firma.
f) Toda resolución debe tener un numero correlativo de referencia asignado por el Asistente.
g) El subdirector, revisa y firma la resolución.

• Extranjeros de quienes su expediente se haya enviado al archivo.
Definiciones.
a) Resolución:
Decisión del órgano administrativo que autoriza o deniega lo solicitado por el interesado.
b) Providencia:
Documento de traslado de un expediente entre autoridades de la misma dependencia, por medio del cual se realizan
requerimientos de formalidades de fondo y forma para continuar el tramite de las solicitudes.

a) Libro de recepción de expedientes.
b) Resolución donde autoriza o deniega la continuidad del trámite de la residencia.
c) Providencia de remisión de expediente.
d) Libro de entrega de documentos.
Indicadores
a) Cantidad de solicitudes de Revisión y reactivación.
349
Recibir expediente de la Unidad de Atención al cliente o la Asistente Migratorio
Unidad de residencias Temporales y Permanente
Revisar lista de entrega de expedientes Asistente Migratorio
Firmar y sellar de recibido Asistente Migratorio
Registrar ingreso en base de datos Asistente Migratorio
Nombrar asesor que se encarga de emitir la resolución Asistente Migratorio
correspondiente
Trasladar Expediente a Asesor Asistente Migratorio
Revisar, analizar expediente, y entregar con numero la Asesor
resolución correspondiente
Registrar regreso de expedientes en base de datos y en libro Asistente Migratorio y asistente del subdirector
de entrega de documentos
Archivar copia de resolución y de providencia de entrega Asistente del Subdirector
Trasladar nuevamene expediente revisado y aprobado para Asistente del Subdirector
firma y sello del subdirector
Trasladar expedientes a la asistente Subdirector
Recibir expedientes para notificación Asistente migratorio
Notificar al interesado la resolución correspondiente Asistente migratorio
Trasladar los expedientes ya notificados a donde corresponde Asistente migratorio
a efecto de que se ejecute lo resuelto
REQUISITOS DE EMITIR RESOLUCIONES DE EXPEDIENTES DE REVISION Y REACTIVACION
a) Verificar la juricidad de todos los actos de la administración en el trámite de las diferentes solicitudes.
b) Expediente con papelería completa.
Autorizado por:

350

EMISION DE PROVIDENCIAS DE RESIDENCIAS TEMPORALES PARA RELIGIOSOS Fecha:

Octubre 2009

Migración.
Descripción:
Elaborar el análisis y la opinión legal que establece el cumplimiento o no de los requisitos de residencia temporal religiosa.
Propósito:
Opinar a efecto el subdirector autorice o no, la visa del extranjero religioso en el país.
Fundamento Legal:

b) Articulo 71 incisos d) numeral 4) del Reglamento de la ley de Migración Acuerdo Gubernativo No 529-99.
a) El expediente es recibido por el asistente al cual le es asignado un numero interno para su control y traslado al asesor.
b) La asignación de cada expediente la realiza el asistente nombrando al Asesor que analizará y emitirá la providencia.
c) El asesor jurídico es quien emite la providencia.
d) De las providencias se emite un original y tres copias.
e) Con providencia se remite al asistente para que lo remita al Despacho Superior.
f) Toda resolución debe tener un número correlativo de referencia asignado.
• Personas extranjeras que se dedican únicamente a actividades religiosas en el país.
Definiciones:
a) Providencia:
requerimientos de formalidades de fondo y forma para continuar tramite de solicitud, entre otros.

b) Resolución que otorga o deniega la residencia.
Indicadores
a) Cantidad de solicitudes de Residencias Temporales religiosas.
351
Recibir expediente de la unidad de Atención al Cliente Asistente Migratorio.
Revisar lista de entrega de expedientes Asistente Migratorio.
Firmar y sellar de recibido Asistente Migratorio.
Registrar ingreso en base de datos Asistente Migratorio.
Trasladar expediente al asesor conforme a la base de datos Asistente Migratorio.
Recibir, revisar y analizar expediente Asesor.
Elaborar providencia ratificando el cumplimiento de todos los Asesor.

requisitos establecidos en la ley.
Elaborar Providencia de Previo. Asesor.
Entregar los expedientes asignados con previos o autorizados Asesor.
Enviar al despacho superior para revisión Asistente migratorio.
Revisar expedientes verificando el cumplimiento de requisitos Asesores despacho superior.
Recibir expedientes aprobados o con previo de asesores del Asistente migratorio

despacho superior
Entregar expedientes con previos impuestos por el despacho Asistente Migratorio.

superior.
Elaborar providencias de previo impuesto por el despacho Asesor
superior
Notificar previo Asistente Migratorio.
Elaborar providencia con opinión favorable o desfavorable de Asesor

residencia temporal religiosa, previo cumplimiento de los
requisitos
Entregar providencia y expediente Asesor
Recibir expedientes Asistente Migratorio
REQUISITOS DE EMISION DE PROVIDENCIAS DE RESIDENCIAS TEMPORALES PARA RELIGIOSOS
a) Expediente con papelería completa para iniciar el trámite.
Autorizado por:

352

EMISION DE PROVIDENCIAS DE VISAS CONSULTADAS Fecha:

Octubre 2009
Responsable Subdirección de Operaciones de Extranjería, Dirección General de

Migración
Descripción:
Se establece el descrito procedimiento para autorizar la entrada al país, a los extranjeros de países clasificados categoría
“C”.
Propósito:
Que se emita resolución autorizando al extranjero, entrar a Guatemala, conforme a la Ley de Migración, su Reglamento y
las Políticas Migratorias.
Fundamento Legal:
b) Articulo 71 incisos d) numeral 4) del Reglamento de la ley de Migración Acuerdo Gubernativo No 529-99.
a) Se solicita que se cumpla con todos y cada uno de los requisitos establecidos en el formulario de visas consultadas.
b) Todo expediente de solicitud de visas consultadas se traslada mediante providencia a la unidad de Visas consultadas.
c) La asignación de cada expediente la realiza la encargada de visas consultadas.
d) El Asesor jurídico es quien emite la providencia autorizando la visa.
e) Con providencia favorable se recomienda al Subdirector de Operaciones de Extranjería, para que se emita la
resolución correspondiente, que se envía al ministerio de relaciones exteriores.
f) Con providencia se remite a la oficina de visas consultadas para notificación del garante del interesado, si tiene algún
previo.
g) Con providencia se remite a la oficina de visas consultadas se la visa es aprobada y reúne todos los requisitos
establecidos conforme a la ley de migración y las políticas Migratorias.

• Extranjeros de países clasificados categoría “C” y personas interesadas en que dichos extranjeros puedan venir a
Guatemala.
Definiciones:
a) Providencia:
requerimientos de formalidades de fondo para continuar trámite de solicitud, entre otros.
b) Visas:
Constituye la autorización de ingreso, permanencia y transito en el territorio nacional, extendido por autoridad
competente de conformidad con las regulaciones de la Ley de Migración, su reglamento, y los tratados, acuerdos
o convenios internacionales de los cuales Guatemala sea parte.
Políticas Migratorias:
a) Son disposiciones que emite el ministerio de gobernación por recomendación del Consejo Nacional de Migración
para optimizar las acciones en materia migratoria.

a) Providencia sugiriendo la aprobación de la visa.
b) Providencia señalando cumplimiento de previos.
c) Providencia de entrega de expedientes de visas consultadas.
353
Indicadores
a) Cantidad de visas aprobadas.
b) Cantidad de visas consultas denegadas
Recibir expediente Encargado de ventanilla atención al cliente
Ingresar a base de datos y sistema de operación migratoria Jefa de Unidad de Atención al cliente
Remitir a la oficina de visas consultadas Jefa de Unidad de Atención al cliente
Firmar de recibido Encargado de oficina de visas consultadas
Registrar ingreso en base de datos y sistema de operación Encargado de oficina de visas consultadas
migratoria
Remitir el expediente mediante providencia a asesor Encargado de oficina de visas consultadas
Firmar de recibido Asesor Jurídico
Recibir y revisar expediente Asesor Jurídico
Analizar Expediente Asesor Jurídico
Ingresar al Sistema de operación migratoria, resolución Asesor Jurídico
favorable, desfavorable o con previos.
Elaborar providencia de cumplimiento de previos Asesor Jurídico
Elaborar providencia aprobando o denegando la visa Asesor Jurídico
Asignar número correlativo de referencia que corresponde Asesor Jurídico
Imprimir de providencia Asesor Jurídico
Trasladar expediente revisado, aprobado o con previos a la Asesor Jurídico
encargada de oficina de visas
Notificar previo al garante Encargada de Oficina de Visas Consultadas.
Redactar resolución Encargada de Oficina de Visas Consultadas.
Revisión final del Visto Bueno Subdirector de Operaciones de Extranjería
Enviar a asesores del despacho superior Encargada de Oficina de Visas Consultadas.
Revisar expediente Asesores despacho superior
Recibir expedientes aprobados o con previos del despacho Encargada de Oficina de Visas Consultadas.
superior
Entregar expedientes con previo Encargada de Oficina de Visas Consultadas.
Recibir expedientes con previo y elaborar providencia Asesor Jurídico.
Firmar resolución final Subdirector de Operaciones de Extranjería.
Aprobar en el sistema de Operación Migratoria. Subdirector de operaciones de Extranjería.
Registrar egreso de expediente en base de datos Encargada de Oficina de Visas Consultadas.
Notificar el garante resolución final Encargada de Oficina de Visas Consultadas.
Archivar copia de resolución final Encargada de Oficina de Visas Consultadas.
Enviar visa autorizada al ministerio de Relaciones Exteriores Encargada de Oficina de Visas Consultadas.
REQUISITOS DE EMISION DE PROVIDENCIAS DE VISAS CONSULTADAS
a) Providencia sugiriendo la aprobación de la visa.

b) Providencia señalando cumplimiento de previos.
c) Providencia de entrega de expedientes de visas consultadas.
Autorizado por:

354

EMISION DE RESOLUCIONES DE RESIDENCIAS TEMPORALES Y PERMANENTES Fecha:

Octubre 2009

Migración
Descripción:
Radica en emitir la resolución final a través de la cual se otorga la residencia temporal o permanente en cualquiera de sus
variantes.
Propósito:
Legalizar la situación migratoria del extranjero en el país.
Fundamento Legal:
b) Articulo 22 Reglamento de la ley de Migración Acuerdo Gubernativo No 529-99.
a) El expediente es recibido por el asistente quien asigna un numero interno para control y traslado al coordinador.
b) El coordinador asigna cada expediente al Asesor que analizara y emitirá la resolución.
c) El asesor jurídico es quien emite el proyecto de resolución.
d) De las resoluciones se emite un original y tres copias.
e) Con providencia se remite a la Asistente del Subdirector para firma.
f) Toda resolución debe tener un numero correlativo de referencia asignado por el asistente.
g) El subdirector, revisa y firma la resolución.

• Extranjeros
Definiciones.
a) Resolución:
Decisión del órgano administrativo que autoriza o deniega la residencia de un extranjero.
b) Providencia:
Documento de traslado de un expediente entre autoridades de la misma dependencia, por medio del cual se realizan
requerimientos de formalidades de fondo y forma para continuar el tramita las solicitudes.

e) Oficios.
f) Reportes.
Indicadores:
a) Cantidad de solicitudes de Residencias Temporales y Permanentes.
355
Recibir los expedientes previamente revisados por los Asistente Migratorio.
asesores del despacho superior.
Revisa lista de entrega de expedientes Asistente Migratorio.
Firmar y sellar de recibido. Asistente Migratorio.
Registrar ingreso en base de datos Asistente Migratorio.
Trasladar expediente al coordinador Asistente Migratorio.
Nombrar al asesor que se encargara de emitir la resolución Coordinador.
correspondiente.
Trasladar expediente a Asesor Asistente Migratorio.
Recibir, revisar y analizar expediente Asesor.
Elaborar resolución Asesor.
Entregar con Numero de resolución los expedientes asignados Asesor.
Registrar egreso de expediente en base de datos y en libro de Asistente Migratorio y Asistente del Subdirector.
entrega de documentos
Trasladar todos los expedientes en libro de la Subdirección Asistente Migratorio.
Archivar copia de resolución y de providencia de entrega Asistente del Subdirector.
Trasladar nuevamente expediente revisado y aprobado para Asistente del Subdirector.
firma y sello del Sub Director
Firmar la resolución Subdirector.
Trasladar expedientes a la Asistente Subdirector.
Recibir expedientes para notificación Asistente migratorio.
Notificar al interesado la resolución correspondiente Asistente migratorio.
Trasladar los expedientes ya notificados a la unidad de Asistente Migratorio
residencias temporales y permanentes
REQUISITOS DE EMISION DE RESOLUCIONES DE RESIDENCIAS TEMPORALES Y PERMANENTES

Autorizado por:

356
SUBDIRECCIÓN DE CONTROL MIGRATORIO
357

CERTIFICACIONES DE MOVIMIENTOS MIGRATORIOS Fecha:
Octubre 2009
Responsable Unidad de Control Migratorio Administrativo, Subdirección de Control
Migratorio, Dirección de Control Migratorio.
Descripción:
Extender constancias de ingresos y egresos del país para nacionales y extranjeros.
Propósito:
Dar respuesta a las solicitudes de información en relación a los registros migratorios de ingresos y egresos del país.
b) Reglamento de ley de Migración, Acuerdo Gubernativo Número 529-99.
a) Se deben llenar los requisitos correspondientes para la extensión de las certificaciones de movimientos migratorios.
b) Cancelar el valor establecido por concepto de Emisión de los documentos migratorios, según el artículo 88 del
Reglamento de la Ley de Migración.

• Personas particulares
• Entidades Gubernamentales en cuestiones de Seguridad.
Definiciones:
a) Certificación:
Es una constancia de actos administrativos por medio de los cuales el Director de una oficina pública da fe sobre la
existencia o estado de actuaciones o procesos administrativos que se hayan surtido.
b) Movimiento migratorio:
Tránsito internacional de extranjeros o nacionales, ya sea de entrada o de salida al o del país.

b) Libro de distribución de expedientes.
c) Libro de egreso de expedientes.
Indicadores:
a) Cantidad de solicitudes de certificaciones de movimientos migratorios.
Informar sobre los requisitos para extender las certificaciones. Auxiliar de Atención al cliente
Emitir la orden de pago para cancelar en el banco el valor de la
certificación. Auxiliar de Atención al cliente
358
Revisar que la solicitud cumpla con los requisitos establecidos.

Auxiliar de Atención al cliente
Sellar y firmar de recibido. Auxiliar de Atención al cliente

Dar ingreso en el libro de recepción de solicitudes.
Registrar el ingreso en el sistema SIOM Auxiliar de Atención al cliente

Trasladar el expediente a la Asistente de Control Migratorio Administrativo Auxiliar de Atención al cliente
Firmar en el libro de recepción del expediente Asistente de Control Migratorio
Revisar el expediente Asistente de Control Migratorio
Asistente de Control Migratorio
Asignar certificador
Trasladar expediente a certificador Asistente de Control Migratorio
Firmar de recepción de expediente Auxiliar Control Migratorio Administrativo

Revisar en la base de datos del sistema en busca de movimientos Auxiliar Control Migratorio Administrativo
migratorios
Auxiliar Control Migratorio Administrativo
Imprimir la información generada del sistema.
Certificar y firmar la información encontrada. Auxiliar Control Migratorio Administrativo
Trasladar las certificaciones. Auxiliar Control Migratorio Administrativo
Revisar la certificación Asistente de Control Migratorio Administrativo

Firmar de Visto Bueno y sellar la certificación Asistente de Control Migratorio Administrativo
Trasladar la certificación a ventanilla Asistente de Control Migratorio Administrativo

Asignar correlativo de salida del expediente en el libro de egresos.
REQUISITOS PARA CERTIFICACIONES DE MOVIMIENTOS MIGRATORIOS
a) Pasaporte Original
b) Movimientos Migratorios
c) Orden de Pago
Elaborado por: Hannsy Jenifher Gómez Silva 2411-2411 ext.4006

Autorizado por:
Lic. Danilo Antonio Tager Castellanos

Subdirector Control Migratorio
359

ALBERGUE Y PROCESO DE EXPULSION DE PERSONAS QUE INFRINGEN LA LEY DE
MIGRACION Fecha:
Octubre 2009
Responsable División de Operativos, Subdirección de Control Migratorio, Dirección
Descripción:
La Dirección General de Migración esta facultada para albergar a las personas de origen extranjero mientras se establece
su situación migratoria
Propósito:
Albergar a las personas extranjeras que infringen la Ley de Migración y su Reglamento de Guatemala, hasta el momento de
solventar su situación migratoria, procediendo en base a la ley.
Ley de Migración Decreto Número 95-98.
Reglamento de ley de Migración, Acuerdo Gubernativo Número 529-99.
a) Debe estudiarse el caso, si amerita el albergue de la persona que infringe la ley de Migración y su Reglamento.
b) El oficio de remisión debe de llenar las formalidades necesarias: ser autoridad competente para remitir personas, oficio
con logo de la institución, sello de la institución nombre y firma de persona que remite.
c) Se debe hacer un estudio somero de salud de la persona si no necesita atención médica o padece de una enfermedad
física o mental evidente que imposibilitara el albergue de los mismos.
d) Debe documentarse a toda persona albergada con el fin de que autoridades de su país den fe de la identidad de ellos.
e) Debe de llevarse el debido proceso de Expulsión cuando amerite el caso.
f) La persona Expulsada debe de ser puesta a disposición de la Delegación de Migración fronteriza correspondiente, para
hacer efectiva la orden.
• Personas extranjeras que infringen la Ley de Migración y su Reglamento

• Personas extranjeras que se necesite establecer su situación migratoria
Definiciones:
a) Autoridad:
Esta es una responsabilidad que se ha delegado a aquellos que tienen un oficio dentro del pueblo, pues este oficio ha
sido conferido justamente para proveer y capacitar al pueblo en orden a ejercer su responsabilidad.
b) Expulsión:
La expulsión es una sanción que, en su acepción habitual, se aplica a los extranjeros y que consiste en la devolución a
su país de origen y prohibición de regresar al territorio del Estado.
c) Extranjero:
Se define como extranjero a aquella persona que no forma parte de la comunidad política que se adopta como
referencia.
360
d) Infringir:
Supone una trasgresión o incumplimiento de una norma legal, moral o convención.
e) Ley:
Norma jurídica dictada por el legislador.
f) Resolución:
La resolución administrativa consiste en una orden escrita dictada por el jefe de un servicio público que tiene carácter
general, obligatorio y permanente, y se refiere al ámbito de competencia del servicio
a) Oficio de Remisión
b) Formulario de Entrevista
c) Documento de Identificación o Salvoconducto emitido por sección consular
d) Oficio de solicitud de verificación de arraigo
e) Oficio de solicitud de verificación de movimiento migratorio
f) Resolución
g) Orden de Expulsión (Remisión)
Indicadores:
a) Cantidad de personas albergadas por la Dirección General de Migración

b) Cantidad de personas documentadas por la Dirección General de Migración
c) Cantidad de personas expulsadas por la Dirección General de Migración
d) Cantidad de Comisiones de Expulsión de la Dirección General de Migración
Recibir y dar albergue a personas que han infringido la ley de migracion. Auxiliar de Operativos
Auxiliar de Operativos
Entrevistar a las personas para crear el expediente.
Adjuntar documentación de personas en consulados Auxiliar de Operativos
Verificar si la persona tiene arraigo Auxiliar de Operativos
Verificar el movimiento migratorio de la persona. Auxiliar de Operativos
Elaborar resolución para la expulsión. Auxiliar de Operativos
Elaborar orden de expulsión (remisión) Auxiliar de Operativos
Coordinar la comisión de expulsión Jefe de la División Operativos Control MIgratorio

Elaborar estadísticas de albergados y expulsados por la dirección Auxiliar de Operativos
general de migracion
Elaborar informes de estadísticas de albergados y expulsados
Archivar de expedientes de Albergado y Expulsados.
361
REQUISITOS DEL ALBERGUE Y PROCESO DE EXPULSION DE PERSONAS QUE INFRINGEN LA LEY DE

MIGRACION
d) Personas Indocumentadas en el Pais.
Elaborado por: Carlos Enrique Coronado Ardon Ext. 9003.

Autorizado por:
Jose Antonio Zaldaño Hernández

Jefe División Operativos
362

CONTROLES MIGRATORIOS Fecha:
Octubre 2009
Responsable Subdirección de Control Migratorio
Descripción:
Consiste en la revisión de los documentos de viaje de las personas con el objeto de que cumplan la Ley de Migración y su
Reglamento y así mismo se registre su entrada y salida al territorio nacional.
Propósito:
Ejerce control y llevar el registro de todos los ingresos, egresos y permanencia de las personas nacionales y extranjeras del
territorio nacional.
Fundamento Legal:
Ley de Migración Decreto Número 95-98
Reglamento de Ley de Migración, Acuerdo Gubernativo 529-99
a) Hacer cumplir las disposiciones legales y reglamentarias en materia de control de ingreso y salida de nacionales y
extranjeros del país y la permanecía de extranjeros en el territorio nacional, de acuerdo con la política migratoria del
país.
b) Ejercer control y llevar registro del ingreso y salida de personas nacionales y extranjeras al y del país, de acuerdo a la
ley, los reglamentos y las políticas de la materia.
c) Organizar y coordinar los servicios relativos a la entrada y salida de personas nacionales y extranjeras del territorio de
la republica mediante calificación de sus documentos, incluyendo el establecimiento de los procesos y sistemas
necesarios para que estos servicios se realicen en forma segura, eficiente y consistente con las políticas migratorias y
económicas del país.
d) Hace cumplir las disposiciones legales y reglamentarias respecto a la permanecía y actividades de los extranjeros en el
país.
• Delegados Migratorios.
• Clientes.
Definiciones:
a) Controles Migratorios:
son las delegaciones migratorias, que se encuentran en las franjas fronterizas
b) SIOM:
Sistema Integral de Operaciones Migratorias.
363
a) Informes
b) Actas Administrativas
c) Pedidos de Compra.
d) Pedidos de Remesas.
Indicadores:
a) Cantidad de Informes Realizados.
b) Cantidad de Actas Administrativas.
Supervisor
Revisar en el SIOM la entradas y salidas de todas las personal que
ingresan al país.
Supervisor.
Remitir informe sobre los movimientos migratorios en el país.
Supervisor.
Supervisar a las distintas delegaciones que estén a u cargo
Supervisor.
Realizar informes sobre las visitas a delegaciones.
REQUISITOS DEL ALBERGUE Y PROCESO DE EXPULSION DE PERSONAS QUE

INFRINGEN LA LEY DE MIGRACION
Movimientos Migratorios en el Sistema Integral de Operaciones Migratorias.
Elaborado por: Claudia García, 24112411 ext. 4003

Autorizado por:

364

OPERATIVOS EN CONJUNTO CON LA COMISIÓN MULTISECTORIAL Y EL MINISTERIO
PUBLICO. Fecha:
Octubre 2009
Descripción:
Mediante los Operativos en conjunto con la Comisión Multisectorial y el Ministerio Público, realizar la identificación de las
personas para establecer su situación migratoria, y solicitar a la Policía Nacional Civil que proceda a poner a disposición del
Albergue de la Dirección General de Migración a las personas que infringen la Ley de Migración para su respectivo proceso
Propósito:
Localizar a personas extranjeras que infringen la Ley de Migración y su Reglamento
Ley de Migración Decreto Número 95-98.
Reglamento de Ley Migración, Acuerdo Gubernativo Número 529-99.
a) Acudir al llamado de la Comisión Multisectorial, para la realización de Operativos para el Control del Expendio de
Bebidas alcohólicas.
b) Verificación por parte de los Auxiliares de Control Migratorio del estatus migratorio de las personas extranjeras
localizadas en el interior del lugar visitado por la comisión Multisectorial.
c) Ordenar los Auxiliares de Control Migratorio a la Policía Nacional Civil el traslado y remisión de las personas
extranjeras que sea necesario, para su albergue en la Dirección General de Migración por encontrarse infringiendo la
Ley de Migración.
• Personas extranjeras localizadas infringiendo la Ley de Migración y su Reglamento.
Definiciones:
a) Extranjero:
Se define como extranjero a aquella persona que no forma parte de la comunidad política que se adopta como
referencia.
b) Infringir:
Supone una trasgresión o incumplimiento de una norma legal, moral o convención.
c) Ley:
Norma jurídica dictada por el legislador.
365
a) Nombramiento de Operativo
b) Oficio de Remisión de personas localizadas
c) Informe de Operativo
Indicadores:
a) Cantidad de Personas extranjeras localizadas infringiendo la ley de Migración y su Reglamento.
Recibir información de los operativos por parte de la multisectorial, día Jefe División Operativos Control Migratorio
hora y lugar de reunión. y coordinación del personal
Coordinar el personal para el operativo. Jefe División Operativos Control Migratorio
Auxiliares de Operativos
Efectuar los operativos programados.
Identificar a personas durante operativos Auxiliares de Operativos
Entregar a la policía nacional civil de las personas infringiendo la ley de Auxiliares de Operativos
migracion
Elaborar de informes de operativos realizados
REQUISITOS PARA OPERATIVOS EN CONJUNTO CON LA COMISIÓN MULTISECTORIAL Y EL MINISTERIO

PUBLICO.
Programación de Operativos a Efecturarse durante el mes.
Elaborado por: Carlos Enrique Coronado Ardon, 24112411 ext. 9003

Autorizado por:

Jefe División de Operativos
366

RECEPCION DE PERSONAS GUATEMALTECAS DEPORTADAS VIA AEREA DE LOS ESTADOS
UNIDOS DE NORTEAMERICA Fecha:
Octubre 2009
Descripción:
La recepción de las personas de nacionalidad guatemalteca deportadas de los Estados Unidos de Norteamérica, velando
por que las personas otorguen sus verdaderos datos de identificación personal así como el hecho de establecer que su
nacionalidad sea guatemalteca
Propósito:
Velar que el ingreso de las personas sea con sus datos de identificación verdaderos y que sean de nacionalidad
guatemalteca
Fundamento Legal:
b) Reglamento de Ley Migración, Acuerdo Gubernativo Número 529-99.
a) Coordinación por la División Operativos de todos preparativos para la recepción de los vuelos deportados, informando
a las demás instituciones del Estado que apoyan dicha acción.
b) Conteo y recepción de las personas guatemaltecas, entregadas por autoridades norteamericanas.
c) Entrevista y llenado de ties para su ingreso al sistema de control migratorio de la Dirección General de Migración
d) Verificación de datos de identificación así como nacionalidad guatemalteca.
e) Elaboración de listado con datos básicos de los deportados
f) Entrega de los menores de edad deportados a la Procuraduría General de la Nación
g) Control y estadística de los vuelos deportados guatemaltecos de los Estados Unidos de Norteamérica.
• Guatemaltecos deportados de los Estados Unidos de Norteamérica vía aérea.
Definiciones:
a) Deportación:
Es la acción de destierro del que son víctimas individuos o grupos de personas usualmente por razones políticas,
también se denomina deportación a la acción de expulsión de un país a extranjeros que se encuentren en estado de
inmigración ilegal.
b) Entrevista:
Se trata de una conversación entre una o varias personas para un fin determinado.
c) Menor de edad:
Un menor de edad es, legalmente, un individuo que aún no ha alcanzado la edad adulta.
d) Recepción:
Atender a los usuarios de un edificio o lugar destinado a ese fin, proporcionando todo tipo de información y asistencia
367
a) Formulario de Entrevista D-101

b) Tarjetas de Ingresos y Egresos (TIE)
c) Listado de Personas deportadas
d) Acta de entrega de menores a la PGN
Indicadores:
a) Cantidad de personas de nacionalidad guatemalteca deportadas de los Estados Unidos de Norteamérica, recibidas en
las instalaciones de la Fuerza Aérea Guatemalteca.
b) Cantidad de Vuelos de Deportados recibidos.
Recibir información del itinerario de los vuelos de deportados. Auxiliares de Operativos
Coordinar el traslado del personal de la Dirección General de Migración Auxiliares de Operativos
a las instalaciones de la fuerza Aérea Guatemalteca.
Trasladar el personal de la DGM hacia las instalaciones de la fuerza Auxiliares de Operativos
aérea guatemalteca.
Recibir a personas guatemaltecas deportadas. Auxiliares de Operativos
Entrevistar a las personas deportadas contra pase especial Auxiliares de Operativos

Llenar tarjetas de ingreso y egresos de deportados. Auxiliares de Operativos
Elaborar Listados y Actas de personas recibidas en los vuelos Auxiliares de Operativos

Entregar actas menores de edad deportados a la procuraduría general Auxiliares de Operativos
de la nación.
Elaborar informes estadísticos de deportados Auxiliares de Operativos
Entregar informes de estadísticos de deportados Auxiliares de Operativos

Archivar todas las entrevistas por vuelo.
REQUISITOS PARA RECEPCION DE PERSONAS GUATEMALTECAS DEPORTADAS VIA AEREA DE LOS ESTADOS
UNIDOS DE NORTEAMERICA.
a) Itinerario de los Vuelos de deportados.

b) Personal de la Dirección General de Migración.
Elaborado por: Carlos Enrique Coronado Ardon Ext. 9003

Autorizado por:

Jefe División de Operativos Control Migratorio
368

COBROS DE MULTA Fecha:
Octubre 2009
Migratorio, Dirección General de Migración.
Descripción:
Efectuar el cobro de multas por infracciones a las leyes migratorias de nuestro país.
Propósito:
Hacer cumplir los establecido en el Reglamento de la Ley de Migración en sus artículos 94 y 95
Fundamento Legal:
b) Reglamento de Ley de Migración Acuerdo Gubernativo Número 529-99.
a) Artículos 94 y 95 del Reglamento de la Ley de Migración.
b) Cumplir con los requisitos establecidos para dicho trámite.

Definiciones:
a) Multa:
Sanción económica que la autoridad impone a los contribuyentes que en alguna forma han infringido la ley.

a) Formulario de Solicitud.
Indicadores:
a) Cantidad de órdenes de pago.
Atender al usuario y solicitar el pasaporte Auxiliar de Atención al cliente

Revisar en el sistema de computo el movimiento migratorio del
Asistente de control migratorio administrativo
interesado
Efectuar el calculo de multa en base al registro migratorio Asistente de control migratorio administrativo
Informar al usuario el valor a cancelar Auxiliar de Atención al cliente
Extender la orden de pago en el sistema de computo
369
Informar al usuario que debe ir a la ventanilla de atención en el primer

nivel para que le extiendan el recibo y posteriormente cancelar en el Auxiliar de Atención al cliente
banco del sistema
Dar al usuario un formulario de solicitud de calculo de multa Auxiliar de Atención al cliente
Reproducir copias del pasaporte donde este estampado el sello de
ingreso así como sus datos personales
Solicitar al usuario copia verde del recibo ya cancelado. Auxiliar de Atención al cliente
Entregar el pasaporte original
Archivar el expediente Auxiliar de Atención al cliente
REQUISITOS PARA COBROS DE MULTA
Pasaporte Original
Movimientos Migratorios
Orden de Pago

Autorizado por:

370

REPOSICIÓN DE ESTAMPADO DE SELLO DE INGRESO Fecha:
Octubre 2009
Migratorio, Dirección General de Migración.
Descripción:
Reponer el sello de ingreso al territorio Nacional en los pasaportes renovados, ya sea por pérdida o robo del mismo.
Propósito:
Que el interesado pueda contar con el sello de ingreso al País y así poder comprobar su permanencia legal en el país o su
ingreso en la fecha correspondiente.
Fundamento Legal:
Ley de Migración Decreto Número 95-98
Reglamento de Ley de Migración, Acuerdo Gubernativo Número 529-99
a) Cumplir con los requisitos establecidos para dicho trámite y que las personas estén solventes.

• Personas particulares (nacionales y extranjeros).
Definiciones:
a) Movimientos Migratorios:
Entradas y Salidas de una persona a territorio nacional.

a) Formulario de Solicitud.
b) Despliegue de movimiento migratorio.
Indicadores:
a) Cantidad de expediente
b) Cantidad de solicitudes para estampado de sello.
Atender al usuario Auxiliar de Atención al cliente
Dar el formulario de solicitud de Reposición de Sello Auxiliar de Atención al cliente

Solicitar el Pasaporte y la denuncia correspondiente por el extravió o
robo del mismo.
Sellar y firmar de recepción de la solicitud Auxiliar de Atención al cliente
371
Trasladar el expediente a la asistente de Control Migratorio

Administrativo
Revisar en el sistema de computo la información del solicitante Asistente de Control Migratorio Administrativo
Imprimir el movimiento migratorio del solicitante Asistente de Control Migratorio Administrativo
Revisar el pasaporte y la denuncia presentada Asistente de Control Migratorio Administrativo
Estampar el sello de Ingreso en base a el movimiento migratorio Asistente de Control Migratorio Administrativo
Asistente de Control Migratorio Administrativo
Traslada el expediente a los auxiliares de Atención al cliente
Reproducir copias del pasaporte donde se encuentre el sello de ingreso,
así como la denuncia policial.
Entregar el pasaporte ya con el sello de ingreso estampado Auxiliar de Atención al Cliente
Archivar el expediente Auxiliar de Atención al Cliente
REQUISITOS PARA REPOSICIÓN DE ESTAMPADO DE SELLO DE INGRESO
a) Pasaporte Original
b) Movimientos Migratorios
c) Denuncia de Pédida o extravio del pasaporte

Autorizado por:

372

REGULARIZACIÓN MIGRATORIAS Fecha:
Octubre 2009
Responsable Coordinación de Control Migratorio, Subdirección de Control Migratorio,
Descripción:
Es la actividad en la cual se tramita el expediente, con el objeto de regularizar la situación migratoria de una persona
extranjera.
Propósito:
Regularizar al extranjero que han permanecido en la República de Guatemala varios años de forma ilegal.
Fundamento Legal:
c) Ley de Migración Decreto Número 95-98.
d) Reglamento de Ley de Migración Acuerdo Gubernativo Número 529-99.
a) La persona interesada debe ingresar su expediente en el departamento de Atención al Cliente.

b) El expediente se remite al departamento de Control Migratorio, en donde es analizado.
c) Se inicia la investigación con relación a: autenticidad del pasaporte, autenticidad de la visa, autenticidad del sello de
ingreso. Estas diligencias se efectúan a través de: Ministerio de Relaciones Exteriores, Subgerencia Administrativa de
Recursos Humanos de la Dirección General de Migración, Embajadas y Consulados Correspondientes, Unidad de
Prórrogas de Visa y la Subdirección de Operaciones de Extranjería.
d) Otorgar mediante Resolución firmada por el Señor Interventor de la Dirección General de Migración, un plazo que no
podrá exceder de diez días para que el interesado legalice su permanecía en el país, o en su caso se ordenara su
expulsión inmediata del territorio guatemalteco, de conformidad con lo establecido con la ley de Migración y su
reglamento.
• Extranjeros.
Definiciones:
a) Regularización:
Proceso a través del cual se permite que una persona que no es nacional del Estado guatemalteco pueda permanecer
en el mismo
a) Fotocopia completa legalizada del pasaporte.

b) Formulario de entrevista.
c) Opinión o dictamen legal.
d) Providencias.
373
Indicadores:
a) Cantidad de Documentos y expedientes.
b) Cantidad de expedientes recibidos.
Secretaria de Coordinación
Recibir el expediente completo de solicitud de Regularización
Migratoria.
Asistente Control Migratorio Administrativo,
Realizar la entrevista Secretaria de Coordinación ó Coordinador de
Control Migratorio
Trasladar el expediente completo al Departamento Jurídico, mediante

Secretaria de la Coordinación
providencia.
Recibir el expediente procedente del Departamento Jurídico Secretaria de la Coordinación

Realizar el proyecto de resolución, tomando como base la opinión ó
dictamen emitido por el Departamento Jurídico
Trasladar el expediente completo mediante providencia a Asesoria
Legal del Despacho de la Dirección, para la revisión correspondiente del
Recibir el expediente procedente de la Asesoria del Despacho de la
Dirección.
Emitir la Resolución final, con el número correlativo correspondiente.
Trasladar la resolución final mediante providencia al Despacho del
Señor Interventor de la Dirección General de Migración, para la firma
correspondiente.
Recibir el expediente procedente del Despacho de la Dirección, ya
firmado por el Señor Interventor.
Notificar la Resolución al interesado.
Emitir el recibo de multa correspondiente Auxiliar de Control Migratorio Administrativo
Entregar el recibo de calculo de multa por permanencia ilegal Secretaria de la Coordinación
Entregar el pasaporte que consta en autos
374
Archivar el expediente.
REQUISITOS DE REGULARIZACIONES MIGRATORIAS
Movimientos Migratorios.
Solicitud al Interventor de Migración de Regularización Migratoria.
Elaborado por: Claudia García, 24112411 ext. 4003

Autorizado por:

375

CERTIFICACIÓN DE CARENCIA DE ARRAIGO Fecha:
Octubre 2009
Responsable Unidad de Arraigos, Subdirección de Control Migratorio, Dirección General
de Migración.
Descripción:
Emitir Certificaciones de Carencia de Arraigo, al Público solicitante, que no tiene registro de Arraigo vigente.
Propósito:
Proporcionar una Constancia por escrito que indique que la persona solicitante NO TIENE ARRAIGO por parte de la Unidad
de Arraigos.
Fundamento Legal:
Articulo 21 literal g); y, Articulo 88 Literal OTROS; inciso e) del Reglamento de la Ley de Migracion ( decreto 95-98 del
Congreso de la Republica) y Acuerdo Gubernativo Número 529-99
a) Este tipo de certificación, solo podrá ser solicitada por aquellas personas que revisado el Sistema de Computo no
tenga arraigo vigente.
b) Deben presentar Documento de Identificación Original y Fotocopia completa del mismo.
c) Dar un buen servicio a los usuarios y con transparencia.

• Personas individuales
Definiciones:
a) Arraigo:
prohibición de salir del País sin autorización de un Juzgado

a) Copias de Cedulas de Vecindad,
b) Partidas de Nacimiento,
c) Pasaportes
Indicadores:
a) Cantidad de Certificaciones de Carencia de Arraigo, emitidas al Publico solicitante
Solicitar Documento de Identificación Original Auxiliares o Jefe de Arraigos
Revisar en el Sistema de Computo, que la persona solicitante no tenga
Auxiliares o Jefe de Arraigos
Arraigo
Entregar orden de pago Auxiliares o Jefe de Arraigos
Trasladar a ventanilla de Banco a cancelar Autoridades del Banco
Solicitar Original y copia del recibo de pago al solicitante Auxiliares o Jefe de Arraigos
376
Solicitar Copia del Documento de Identificación del solicitante

Sellar de Recibido el original y la copia del Recibo de Pago Auxiliares o Jefe de Arraigos
Entregar con el sello de recibido el recibo original de Pago al solicitante Auxiliares o Jefe de Arraigos
Trasladar expediente al encargado de realizar la Certificación de
Auxiliares de Arraigos
Carencia de Arraigo
Trasladar Certificación de Carencia de Arraigo para Firma del Jefe de la
Unidad
Verificar que los datos de la Certificación de Carencia de Arraigo estén
Jefe de Arraigos
correctos
Firmar la Certificación de Carencia de Arraigo Jefe de Arraigos
Trasladar la Certificación ya firmada a la Ventanilla de Arraigos para ser
Jefe de Arraigo
entregada al solicitante
Entregar Certificación de Carencia de Arraigo Auxiliares o Jefe de Arraigos
Solicitar firma de recibido a la Certificación de Carencia de Arraigo Auxiliares o Jefe de Arraigos
Archivar expediente Auxiliar de Arraigos
REQUISITOS PARA CERTIFICACIÓN DE CARENCIA DE ARRAIGO POR TRATARSE DE UN HOMÓNIMO
Documento de Identificación.
Orden de Pago
Elaborado por: Luis Fernando Laguardia Archiva 2411-2411 ext.4008

Autorizado por:

Subdirector de Control Migratorio
377

CERTIFICACIÓN DE CARENCIA DE ARRAIGO POR TRATARSE DE UN HOMÓNIMO Fecha:
Octubre 2009
de Migración
Descripción:
Emitir Certificaciones de Carencia de Arraigo por tratarse de un Homónimo, al Público solicitante.
Propósito:
Proporcionar una Constancia por escrito que indique que la persona solicitante NO TIENE ARRAIGO, por tratarse de un
Homónimo; por parte de la Unidad de Arraigos.
Fundamento Legal:
Articulo 21 literal g); y, Articulo 88 Literal OTROS; inciso e) del Reglamento de la Ley de Migracion ( decreto 95-98 del
Congreso de la Republica) y Acuerdo Gubernativo Número 529-99
a) Se deben llenar lo requisitos correspondientes para la extensión de las Certificaciones de Carencia de Arraigo por
tratarse de un Homónimo.
b) Cancelar el Valor establecido por concepto de Emisión de documentos migratorios, según Articulo 88 del reglamento
de la Ley de Migracion.
c) Este tipo de certificación, solo podrá ser solicitada por aquellas personas que revisado el Sistema de Computo,
coincidan con una persona que tengan los mismos nombres y apellidos de una persona que tenga Arraigo vigente.
d) Deben presentar Documento de Identificación Original y Fotocopia completa del mismo.

Definiciones:
a) Arraigo:
prohibición de salir del País sin autorización de un Juzgado
b) Homónimo:
Persona que tiene los nombres y apellidos exactamente iguales a otra persona que este afectada por un Arraigo

a) Copias de Cedulas de Vecindad, Partidas de Nacimiento, o Pasaportes
b) Ordenes de Arraigo que se encuentran en los Archivo de la Unidad de Arraigo
c) Constancias emitidas por los Juzgados competentes
Indicadores:
a) Cantidad de Certificaciones de Carencia de Arraigo por tratarse de un Homónimo, emitidas al Publico solicitante
378
Solicitar Documento de Identificación Original Auxiliares o Jefe de Arraigos
Revisar en el Sistema de Computo, que los nombres y apellidos estén
afectados por un arraigo
Entregar orden de pago Auxiliares o Jefe de Arraigos
Solicitar Original y copia del recibo de pago; y copia del Documento de
Identificación al solicitante
Sellar de Recibido original y copia del Recibo de Pago y entregar
original al solicitante
Trasladar expediente al encargado de realizar la Certificación de
Carencia de Arraigo
Trasladar para Firma del Jefe de la Unidad Auxiliares de Arraigos
Verificar que los datos de la Certificación de Carencia de Arraigo estén
Jefe de Arraigos
correctos
Firmar la Certificación de Carencia de Arraigo Jefe de Arraigos
Trasladar la Certificación ya firmada a la Ventanilla de Arraigos para ser
Jefe de Arraigo
entregada al solicitante
Entregar Certificación de Carencia de Arraigo Auxiliares o Jefe de Arraigos
Solicitar firma de recibido a la Certificación de Carencia de Arraigo Auxiliares o Jefe de Arraigos
Archivar expediente Auxiliar de Arraigos
REQUISITOS PARA CERTIFICACIÓN DE CARENCIA DE ARRAIGO POR TRATARSE DE UN HOMÓNIMO

Documento de Identificación (Cédula de Vecindad, Pasaporte ó Partida de Nacimiento)
Constancias emitidos por los juzgados competentes.
Recibo de pago.
Pago de la Certificación

Autorizado por:

379

EJECUCIÓN DE ORDENES DE ARRAIGO EMITIDAS POR LOS JUZGADOS
Fecha:
Octubre 2009
de Migración.
Descripción:
Operar en el Sistema de Computo las Ordenes de Arraigos “PROHIBICION DE SALIR DEL PAIS SIN AUTORIZACION DEL
JUZGADO” emitidas por los distintos Juzgados a Nivel Nacional que pertenecen al Organismo Judicial
Propósito:
Mantener un Registro actualizado de las personas arraigadas, para que no puedan salir del País; así como de las personas
desarraigadas
Fundamento Legal:
Articulo 21 literal g) y m) del Reglamento de la Ley de Migracion ( decreto 95-98 del Congreso de la Republica) y Acuerdo
Gubernativo Número 529-99.
a) Las Ordenes de Arraigo deben contener: fecha reciente en el oficio, número de juicio, datos de identificación del
demandante, firma del Juez emisor de la Orden y sello del juzgado Original que emite la Orden, el Oficio no debe
contener alteraciones, que no tenga errores en la redacción del oficio, y, la Orden debe ser clara de Orden de Arraigo

a) Empresas y Personas individuales, que sean demandantes
b) Todos los Juzgados a Nivel Nacional
c) Instituciones Gubernamentales
Definiciones:
a) Arraigo:
Prohibición de salir del País sin autorización de un Juzgado.
b) Demandante:
Persona Individual o Jurídica que solicita ante un Juez competente que decrete un arraigo en contra de una persona.

a) Resoluciones de Juzgados
b) Copias de Cedulas de Vecindad
c) Partidas de Nacimiento
d) Pasaportes
Indicadores:
a) Cantidad de Ordenes de Arraigo, ejecutadas en el Sistema de Computo de Arraigos
380
Revisar que las Ordenes de Arraigo, cumplan con los requisitos de Ley Auxiliares o Jefe de Arraigos
Estampar sello de recibido de la Unidad de Arraigo a la Orden Original y
a la copia ( incluye fecha, hora y firma de quien recibe)
Trasladar de la ventanilla de Arraigos a los auxiliares o jefe para
ingresar al sistema de computo las ordenes de arraigo de manera Auxiliares o Jefe de Arraigos
inmediata
Ingresar los datos contenidos en la Orden de Arraigo al Sistema de
Computo de Arraigos, identificando con un Código Maestro el Registro
de la Orden de arraigo Auxiliares o Jefe de Arraigos
Colocar sello personal y firma de quien registro la Orden de arraigo en Auxiliares o Jefe de Arraigos
el sistema de computo
Trasladar virtualmente ( el sistema de Computo lo realiza
automáticamente) a todos los puestos fronterizos de Control Migratorio Auxiliares o Jefe de Arraigos
los datos contenidos en la Orden de Arraigo
Verificar en el Sistema de Computo, que los datos ingresados en el
mismo, estén correctos
Archivar por día de ejecución de la Orden de Arraigo Auxiliares de Arraigos
REQUISITOS PARA EJECUCIÓN DE ORDENES DE ARRAIGO EMITIDAS POR LOS JUZGADOS
Constancias emitidos por los juzgados competentes

Autorizado por:

381

EJECUCIÓN DE ORDENES DE LEVANTAMIENTO DE ARRAIGO EMITIDAS POR LOS
JUZGADOS Fecha:
Octubre 2009
de Migración.
Descripción:
Operar en el Sistema de Computo las Ordenes de Levantamientos de Arraigos, emitidas por los distintos Juzgados
Controladores a Nivel Nacional que pertenecen al Organismo Judicial
Propósito:
Permitir la Salida del País a personas que han solventado su situación Jurídica en los Juzgados que les mantenían arraigos
vigentes.
Fundamento Legal:
Articulo 21 literal m) del Reglamento de la Ley de Migracion ( decreto 95-98 del Congreso de la República) y Acuerdo
Gubernativo Número 529-99
a) Las Ordenes de Levantamiento de Arraigo deben contener: fecha reciente en el oficio (posterior a la fecha de la Orden
de Arraigo), número de juicio con el que dio origen al Arraigo, datos de identificación del demandado, firma del Juez
emisor de la Orden y sello del juzgado Original que emite la Orden, el Oficio no debe contener alteraciones, que no
tenga errores en la redacción del oficio, y, la Orden debe ser clara de Orden de Levantamiento de Arraigo.

• Empresas y Personas individuales, que sean demandantes
• Personas individuales demandadas
• Todos los Juzgados a Nivel Nacional
• Instituciones Gubernamentales
Definiciones:
a) Arraigo:
Prohibición de salir del País sin autorización de un Juzgado
b) Demandante:
Persona Individual o Jurídica que solicita ante un Juez competente que decrete un arraigo en contra de una persona.
c) Demandado:
Persona Individual o Jurídica sobre quien recae un Arraigo

a) Resoluciones de Juzgados
b) Copias de Cedulas de Vecindad
c) Partidas de Nacimiento
d) Pasaportes
Indicadores:
a) Cantidad de Ordenes de Levantamientos de Arraigo, ejecutadas manualmente en el Sistema de Computo de Arraigos
382
Revisar que las Ordenes de Levantamiento de Arraigo, cumplan con los Auxiliares o Jefe de Arraigos
requisitos de Ley
Estampar sello de recibido de la Unidad de Arraigo a la Orden Original y
a la copia ( incluye fecha, hora y firma de quien recibe)
Trasladar de la ventanilla de Arraigos al Jefe para ingresar al sistema de
computo las ordenes de Levantamiento de arraigo de manera inmediata
Ingresar los datos contenidos en la Orden de Levantamiento de Arraigo
al Sistema de Computo de Arraigos, copiando el Código Maestro con el
que se origino la Orden de arraigo Jefe de Arraigos
Colocar sello personal y firma de quien registro la Orden de
Jefe de Arraigos
Levantamientos arraigo en el sistema de computo
Trasladar virtualmente ( el sistema de Computo lo realiza
automáticamente) a todos los puestos fronterizos de Control Migratorio Jefe de Arraigos
los datos contenidos en la Orden de Levantamiento de Arraigo
Verificar en el Sistema de Computo, que los datos ingresados en el
Jefe de Arraigos
mismo, estén correctos
Archivar por día de ejecución de la Orden de Levantamiento de Arraigo Auxiliares de Arraigos
REQUISITOS PARA EJECUCIÓN DE ORDENES DE LEVANTAMIENTO DE ARRAIGO EMITIDAS POR LOS JUZGADOS
a) Constancias emitidos por los juzgados competentes.

Autorizado por:

Subdirección de Control Migratorio
383
GERENCIA DE INFORMATICA
384

ASEGURAMIENTO DE CALIDAD DE SOFTWARE Fecha:

Octubre 2009
Responsable Subgerencia de Desarrollo, Gerencia de Informática, Dirección General de
Migración
Descripción.
Prueba del software de aplicación respecto de las prácticas diarias del usuario, en la que se analizan los resultados y se
documentan los procedimientos, las interfaces, etc., necesarios para una implementación satisfactoria.
El propósito de este plan de calidad es identificar los métodos de gestión de la calidad que están siendo aplicados al desarrollo
de aplicaciones de los sistemas utilizados dentro de la Dirección General de Migración.
Propósito.
Simular totalmente los procesos diarios del usuario utilizando el software de aplicación a fin de determinar con precisión las
tareas necesarias para una implementación satisfactoria
Documentar los procedimientos, las pantallas, los informes, las interfaces, las modificaciones y otras tareas importantes que
sean necesarias en el Documento de Diseño Funcional.
Proveer retroalimentación de cada proceso simulado para llevar a cabo un aseguramiento de calidad.
Cumplir con un 100% de los requerimientos acordados, o un porcentaje menor, previa concesión entre las autoridades del
área.
Fundamento Legal.
a) El marco jurídico regulador se encuentra regido por: Reglamento Interno del Ministerio de Gobernación Acuerdo Ministerial
2244-2007
Usuarios
a) Unidades y Subdirecciones de la Dirección General de Migración Ministerio de Gobernación.
b) Delegaciones Fronterizas
Definiciones:
a) Implementación:
Poner en marcha un proceso, organización o programa ya planificado
b) Software (SW):
Es el conjunto de los programas de cómputo, procedimientos, reglas, documentación y datos asociados que forman parte
de las operaciones de un sistema de computación.
c) Usuario:
Es la persona a la que va destinada el software una vez que ha superado las fases de desarrollo correspondientes.
d) Interfaz:
Medio con que el usuario puede comunicarse con una máquina, un equipo o una computadora
Indicadores
e) Cantidad de informes finales de aseguramiento de calidad del software elaborados.
Cargar datos al software de aplicación Auxiliar de Informática, Usuario
385
Procesar datos a través del software de aplicación Auxiliar de Informática, Usuario
Auxiliar de Informática
Documentar procesos, interfaces, reportes
Elaborar informes y requerimientos de Auxiliar de Informática

modificación/corrección del software
Enviar correo electrónico con informes y requerimientos de Auxiliar de Informática

modificación/corrección del software
Recibir correo electrónico con informes y requerimientos de

modificación/corrección del software Subgerente de Desarrollo
Asignar programador responsable de modificar/corregir el

software Subgerente de desarrollo
Realizar modificación/corrección del software Analista Programador
Cargar datos al software de aplicación Auxiliar de Informática, Usuario
Procesar datos a través del software de aplicación Auxiliar de Informática, Usuario
Documentar procesos, interfaces, reportes Auxiliar de Informática

Elaborar informe final de aseguramiento de calidad del Auxiliar de Informática
software
Enviar correo electrónico con informe final de aseguramiento Auxiliar de Informática
de calidad del software
Recibir correo electrónico con informe final de aseguramiento Gerente de Informática, Subgerente de Desarrollo
de calidad del software
Iniciar proceso de implementación de software Subgerente de desarrollo
REQUISITOS PARA ASEGURAMIENTO DE CALIDAD DE SOFTWARE
Requerimiento de Modificaciones del software.
Elaborado por: Lic. Arnulfo Elías Higueros 2411-2411 ext.6001

Autorizado por:
Lic. Arnulfo Elías Higueros

Gerente de Informática
386

ADMINISTRACION BASE DE DATOS Fecha:

Octubre 2009
Migración
Descripción.
Consiste en el diseño inicial de las bases de datos, su puesta en marcha, su constante monitoreo a fin de optimizar su
rendimiento, así como detectar y solucionar problemas de funcionamiento. Así como la administración de las ya existentes.
.
Propósito.
Proveer a las aplicaciones (software) bases de datos con características que garanticen la integridad, seguridad y disponibilidad
de la información producida y/o almacenada por la Dirección General de Migración, así como un rápido acceso a la misma.
Es responsabilidad del Administrador de la Base de Datos, el revisar diariamente el archivo de alertas de la base de datos, en
este monitoreo se debe verificar que los usuarios no experimenten problemas y que la base de datos funcione correctamente.
Fundamento Legal.
e) El marco jurídico regulador se encuentra regido por: Reglamento Interno del Ministerio de Gobernación Acuerdo Ministerial
2244-2007
a) Las bases de datos deben ser administradas siguiendo los estándares y/o mejores prácticas generalmente aceptadas.
b) Las optimizaciones y/o soluciones son aprobadas por el Gerente de Informática.
c) Cuando existan errores significativos que puedan afectar el funcionamiento de la base de datos se deberá emitir un informe
sobre los mismos y sobre la solución aplicada.
d) Activación de cuentas en las aplicaciones se hará por medio de un oficio (carta) firmada por el jefe de área para su
subordinado
e) Modificación de roles se realiza cuando algún usuario cambia de puesto o cargo, y esto se realiza cuando se notifica a
informática con un oficio (carta) firmada por el Director de recursos humanos.
f) Bloqueo de cuentas, cuando alguna persona deja de trabajar o cambia de cargo y ya no precisa de ningún sistema, esto se
hace cuando se notifica a informática sobre cambios y/o retiro de personal.
g) Los usuarios en la Base de datos no se eliminan físicamente pues quedan como historial.

a) Unidades y Subdirecciones de la Dirección General de Migración Ministerio de Gobernación.
b) Delegaciones Fronterizas
Definiciones.
a) Bases de Datos :
Conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso
b) DBA:
Data Base Administrador, es la persona responsable de la administración de la base de datos.
c) Correo electrónico:
Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes
electrónicos) mediante sistemas de comunicación electrónicos.
d) Rendimiento:
Se refiere al tiempo de respuesta de una base de datos; es decir, al tiempo que tarda en mostrar al usuario la información
que éste ha requerido a través del software.
e) Usuario:
387
f) Software:
Es el conjunto de los programas de cómputo, procedimientos, reglas, documentación y datos asociados que forman parte de
las operaciones de un sistema de computación.
Indicadores
a) Cantidad de informes de problemas detectados y/o optimizaciones sugeridas.
b) Cantidad de Estadísticas de rendimiento de las bases de datos
Monitorear rendimiento Analista Programador
Detectar problemas/necesidades Analista Programador
Enviar correo electrónico con informe de problemas Analista Programador

detectados/optimizaciones sugeridas
Recibir informe de problemas/optimizaciones sugeridas Subgerente de Desarrollo
Analizar problemas detectados/optimizaciones sugeridas Subgerente de Desarrollo
Enviar correo electrónico de aprobación de Subgerente de Desarrollo

soluciones/optimizaciones sugeridas
Implementar optimización/solución Analista Programador
Administración de usuarios Analista Programador
REQUISITOS PARA ASEGURAMIENTO DE CALIDAD DE SOFTWARE
a) Solicitudes de Actualizaciones de software

Autorizado por:

388

DISEÑO Y DESARROLLO DE SOFTWARE INSTITUCIONAL Fecha:

Octubre 2009
Migración
Descripción.
Proceso mediante el cual se identifica y sistematiza las necesidades de automatización de procedimientos en un área
específica, dando como resultado la documentación correspondiente al diseño de un sistema de software, así como la
construcción e implementación del mismo
Propósito.
Proveer al usuario final de herramientas de software que simplifiquen y agilicen las tareas y actividades propias de la dinámica
de la unidad o departamento a la que pertenecen. Proveer a los usuarios directivos acceso a información exacta y en tiempo
real que apoye los procesos de toma de decisiones.
Fundamento Legal
a) El marco jurídico regulador se encuentra regido por: la “Ley de Derecho de Autor y Derechos Conexos Decreto No. 33-98”
y la “Ley de Propiedad Industrial Decreto No. 57-2000”; Reglamento Interno del Ministerio de Gobernación Acuerdo
Ministerial 2244-2007
a) Las solicitudes de desarrollo de software deberán ser realizadas de forma escrita, dirigidas al Gerente de informática.
b) Las solicitudes de desarrollo de software serán evaluadas por el Gerente de Informática y el Subgerente de informática
quienes determinan la factibilidad y prioridad de las mismas.
c) El Subgerente de informática y el Analista valida con los usuarios el diseño del software antes de iniciar el desarrollo del
mismo.
Usuarios
• Unidades y Subdirecciones de la Dirección General de Migración Ministerio de Gobernación.
• Delegaciones Fronterizas
Definiciones.
a) Análisis:
Se denomina análisis de sistemas a una de las etapas de construcción de un sistema informático, que consiste en relevar
la información actual y proponer los rasgos generales de la solución futura.
b) Bases de Datos (BD):
Conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso
c) Correo electrónico:
Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes
electrónicos) mediante sistemas de comunicación electrónicos.
d) ERS:
Especificación de Requisitos de Software: documento que contiene una descripción completa del comportamiento del
sistema que se va a desarrollar.
e) Integración:
De reciente aparición dentro del mundo de la informática corporativa, busca crear estructuras compuestas de sistemas de
distintos tipos y procedencias que ínter operen entre sí de manera transparente.
f) Software (SW):
Es el conjunto de los programas de cómputo, procedimientos, reglas, documentación y datos asociados que forman parte
de las operaciones de un sistema de computación.
g) Usuario:
389
h) Script:
Secuencia de comandos que permite ejecutar acciones de administración programaticamente. Se suelen usar para
realizar tareas repetitivas
i) Propuesta esquema BD:
Diagrama que muestra las entidades que conformarán la base de datos, así como los datos que contendrán, el tipo de
cada uno de ellos y las relaciones entre entidades.
Indicadores
a) Cantidad de solicitudes de desarrollo software recibidas.
b) Cantidad de productos de software en proceso de diseño y desarrollo.
c) Cantidad de productos de software desarrollados.
d) Cantidad de productos de software implementados.
Secretaria
Recibir solicitud de desarrollo de software
Firmar y sellar de recibido Secretaria
Trasladar al Gerente de Informática Secretaria

Recibir solicitud de desarrollo de software
Gerente de informática y subgerente de desarrollo
Analizar solicitud de desarrollo de software
Definir requisitos de software
Subgerente de desarrollo y usuarios
Realizar reuniones de trabajo para validar los requisitos del
software
Analizar requisitos de software Subgerente de desarrollo
Analizar requerimientos
Subgerente de desarrollo
Elaborar documento de especificación de requisitos de sw
Validar requisitos de software

Elaborar correo electrónico de envió de ERS Subgerente de desarrollo
Revisar correo electrónico de envió ERS
Enviar correo electrónico con ERS adjunto usuario
Usuario
Recibir correo electrónico con ERS adjunto
Usuario
Revisar ERS
Usuario
Enviar correo electrónico de aceptación/solicitud de corrección
Recibir correo electrónico de aceptación/solicitud de
corrección
Archivar versión electrónica final de ERS y correo
electrónico de aceptación
Diseñar BD
Enviar correo electrónico con ERS adjunto al DBA
Analista Programador
Recibir correo electrónico con ERS adjunto
Analista Programador
Analizar ERS
390
Elaborar propuesta esquema BD Analista Programador

Enviar correo electrónico con propuesta esquema DB adjunta Analista Programador
Recepción de correo electrónico con propuesta BD
Revisar propuesta esquema BD
Enviar correo electrónico de aprobación/solicitud de
corrección de esquema de BD
Recibir correo electrónico de aprobación solicitud de Analista Programador
corrección de esquema de BD
Elaborar script de creación de BD Analista Programador
Probar script de creación de BD Analista Programador
Ejecutar script de creación de BD Analista Programador
Enviar correo electrónico de notificación de creación de BD Analista Programador

Recibir correo electrónico de notificación de creación de BD
Archivar de forma electrónica scripts de creación de BD y Subgerente de desarrollo
correos electrónicos relacionados
Planificar desarrollo Subgerente de desarrollo
Identificar componentes a desarrollar
Asignar componentes a desarrollar
Subgerente de desarrollo, Programador asignado
Estimar el tiempo de desarrollo
Elaborar plan de trabajo Subgerente de desarrollo
Desarrollar componentes Programador asignado

Desarrollar componentes de software
Programador asignado, Subgerente de desarrollo
Probar componentes desarrollados
Programadores asignados
Integrar componentes desarrollados
Programadores asignados, Subgerente de desarrollo
Probar la aplicación terminada
Subgerente de desarrollo, usuarios

Validar Software
Reunión de presentación de validación de software *
Subgerente de desarrollo, usuarios
Planificar implementación
Implementar software Subgerente de Desarrollo
Subgerente de Desarrollo
Capacitar a los usuarios en la utilización del software
391
REQUISITOS DISEÑO Y DESARROLLO DE SOFTWARE INSTITUCIONAL
Solicitud de desarrollo de software

Autorizado por:

392

IMPLEMENTACIÓN DE SOFTWARE Fecha:

Octubre 2009
Migración
Descripción.
Se refiere al proceso de entregar el software producido o adquirido al usuario final, establecer actividades y controles que
permitan ponerlo en funcionamiento adecuadamente.
Propósito.
Diseñar un plan que permita el apropiamiento del software por parte del usuario final y que acompañe técnicamente la fase
inicial de utilización del mismo.
Evaluar objetivamente los procesos, los productos de trabajo y servicios realizados frente a la descripción de procesos,
estándares y procedimientos.
• Identificar y documentar puntos que no cumplan con los estándares.

• Proveer retroalimentación al equipo del proyecto con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos.
• Asegurar que se atienda los puntos que no cumplen con los estándares.
Con el fin de que los productos se ajusten al máximo a los requerimientos, cumpliendo con los criterios de evaluación que
se han establecido por el equipo de Desarrollo de Sistemas se establecen los siguientes objetivos para cada proyecto:
• Cumplir con el 100% de los requerimientos acordados con el cliente; o un porcentaje menor, previa concesión.
• No se podrá liberar algún producto sin el consentimiento del grupo de aseguramiento de calidad; de tal manera
que se minimice el número de defectos.
• Minimizar la cantidad de devoluciones de productos después de que hayan sido aprobados para su liberación en
producción.
Fundamento Legal
a) El marco jurídico regulador se encuentra regido por: Reglamento Interno del Ministerio de Gobernación Acuerdo
Ministerial 2244-2007
a) La implementación de software debe iniciarse únicamente cuando exista una notificación indicándolo ya que es un
proceso subsiguiente al proceso de diseño y desarrollo de software o a la adquisición de un producto de software ya
existente.

• Unidades y Subdirecciones de la Dirección General de Migración Ministerio de Gobernación.
• Delegaciones Fronterizas
Definiciones.
a) Implementación:
Poner en marcha un proceso, organización o programa ya planificado
b) Software (SW):
Es el conjunto de los programas de cómputo, procedimientos, reglas, documentación y datos asociados que forman
parte de las operaciones de un sistema de computación.
c) Usuario:
393
d) Subsiguiente:
Que sigue inmediatamente a aquello que se expresa o sobreentiende.
Indicadores
a) Cantidad de implementaciones iniciadas
b) Cantidad de entregas formales de software
Enviar mensaje de notificación de inicio fase de implementación
del software
Recibir notificación de inicio fase de implementación Subgerente de desarrollo
Coordinar con usuarios del software reunión de planificación Subgerente de desarrollo
Programar sesiones de capacitación a usuarios Subgerente de desarrollo
Aprobar programación de capacitación Subgerente de desarrollo
Capacitar a usuarios del software Subgerente de desarrollo
Elaborar plan piloto de implementación Subgerente de desarrollo
Aprobar plan piloto de implementación Subgerente de desarrollo
Ejecutar plan piloto de implementación Subgerente de desarrollo
Seguimiento al plan piloto de implementación Subgerente de desarrollo
Finalización plan piloto de implementación Subgerente de desarrollo
Elaborar informe final del plan piloto de implementación Subgerente de desarrollo

Enviar correo electrónico con informe final del plan piloto de Subgerente de desarrollo
implementación
Recibir correo electrónico con informe final del plan piloto de Gerente de Informática, Subgerente de desarrollo
implementación
Entrega formal del software a la unidad correspondiente Subgerente de desarrollo
REQUISITOS IMPLEMENTACIÓN DE SOFTWARE
a) Notificación de inicio de la fase de implementación

Autorizado por:

394
ANEXOS
395
GLOSARIO
Acreditamiento: procedimiento bancario mediante nota firmada por dos personas con autorización de firma para
pagos en una cuenta del mismo.
Acta de Negociación: Vinculo contractual que establece condiciones de trabajo, forma de pagos y naturaleza de la
prestación de servicios profesionales y técnico profesionales, cuyo monto no supera los Q100,000.00.
Acta: una suscripción en la que se hacen constar hechos, derechos y obligaciones contraídas por las partes.
Activo Fijo Total: Conjunto de todos los bienes que se posee o han sido adquiridos para usarlos en la operación de
una entidad, sin el propósito de venderlos o ponerlos en circulación.
Acuerdo Ministerial: Que de conformidad con la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, para la plena
validez y eficacia de los Contratos Administrativos suscritos para la prestación de los Servicios Profesionales y
Técnicos.
Agenda: Documento que contiene la modificación a los requisitos o criterios de las bases de licitación.
Almacén: Espacio físico adecuado para el resguardo y control de materiales, bienes y suministros de cualquier
organización o institución.
Aprobación: Calificar o dar por bueno o suficiente algo o alguien. Admitir como válida y conveniente una ley o
disposición.
Atención: es la capacidad de aplicar voluntariamente el entendimiento a un objetivo, tenerlo en cuenta o en

consideración.
ATP: Es la abreviatura de Aviso de Toma de Posesión, es un cuestionario que contiene toda la información
relacionada a la persona por motivo del nombramiento o ascenso.
Autoridad Administrativa Superior: Es la autoridad no colegiada que ocupa el orden jerárquico superior en la
dependencia o entidad correspondiente.
Autoridad Superior: Es la autoridad que ocupa el orden jerárquico superior del ramo.
Autoridad: esta es una responsabilidad que se ha delegado a aquellos que tienen un oficio dentro del pueblo, pues
este oficio ha sido conferido justamente para proveer y capacitar al pueblo en orden a ejercer su responsabilidad.
Ayuda de Memoria Ejecutiva: Informe mensual de control interno que detalla los avances de los proyectos de cada
Unidad de la Institución.
Bienes: son muebles o inmuebles que constituyen patrimonio del estado.
Caja Fiscal: Es el estado situacional de la disponibilidad financiera de la Fuente de Financiamiento "Recursos

Ordinarios", para la atención de los gastos de los Pliegos Presupuestarios, contenidos en la Ley Anual de
Presupuesto del Sector Público.
Calidad: es el conjunto de las características de un servicio que cumple con las expectativas y necesidades de las
personas que así lo requieran.
Cambio de Honorarios: Al contratista se modifica el cambio de honorarios por instrucciones superiores y las
necesidades que puedan presentarse.
Cambio de Renglón: El contratista solicita a través de un oficio el cambio de renglón presupuestario 029 a 011.
Celeridad: Prontitud, rapidez, velocidad.
396
Certificación de Acuerdo Ministerial: Documento por medio del cual se reproduce el Acuerdo Ministerial y se da fe
pública administrativa de que el mismo es copia fiel del original.
Certificación de Resolución: Documento por medio del cual se reproduce la Resolución emitida por esta
Subdirección y se da fe pública administrativa de que el mismo es copia fiel del original.
Certificación del Acuerdo Ministerial: Documento por medio del cual se reproduce el Acuerdo Ministerial y se da
fe pública administrativa de que el mismo es copia fiel del original.
Certificación: Es una constancia de actos administrativos por medio de los cuales el Director de una oficina pública
da fe sobre la existencia o estado de actuaciones o procesos administrativos que se hayan surtido.
Certificaciones: es testimonio o documento justificativo de la verdad de algún escrito, acto o hecho.
Cheque: documento de pago.
Circular: normativa de carácter general que emite una autoridad para su cumplimiento por el personal competente.
Comisión de trabajo: Movimiento de personal en un vehículo propiedad de la Institución, dirigida a un punto fuera
del Centro de Trabajo, con el propósito de realizar alguna actividad de índole laboral.
Comisión Receptora: Ente encargado de recibir las ofertas de contratación de bienes, suministros o servicios
solicitados.
Compañerismo: vinculo que existe entre compañeros, armonía y buena correspondencia entre ellos.
Comunicación: es el proceso de interacción social básico mediante el cual los individuos intercambian información.
Conciliación Bancaria: proceso sistemático de comparación entre los ajustes de una cuenta corriente realizados
por el banco y la cuenta de bancos correspondiente en la contabilidad con una explicación de las diferencias
encontradas.
Confidencialidad: Que se hace o se dice en confianza o con seguridad recíproca entre dos o más personas.
Constancia de solicitud de movimiento migratorio: Se hace constar al interesado sobre las entradas y salidas
en el Territorio Nacional.
Constancias Laborales: Documento por medio del cual un trabajador hace constar el tiempo laborado, el salario
devengado y puestos desempeñados.
Contrato Administrativo: Vínculo contractual que establece condiciones de trabajo, forma de pagos y naturaleza
de la prestación de servicios profesionales y técnico profesionales, cuyo monto supera los Q100,000.00; establece
los derechos y obligaciones, en negociaciones que superan los Q.100,000.00.
Contrato: Convenio o acuerdo mutuo de consentimiento concorde y recíproco que tienen como consecuencia la
creación de un vínculo obligatorio con fuerza de ley entre las partes contratantes.
Controles Migratorios: son las delegaciones migratorias, que se encuentran en las franjas fronterizas.
Correlativo: Número que se asigna a toda correspondencia que se emita en Dirección General.
Correspondencia Oficial: Documentos, mensajes y asuntos emitidos en la Dirección General, bajo asignación de
correlativo.
Cotización: Documento en el cual el proveedor presenta su oferta de materiales, suministros o servicios.
397
Credenciales: Son todos los documentos en original que conforman el expediente.
Cuadro de Calificación: Documento en el cual se describen los requerimientos planteados en el Pedido de

Compras, con las diferentes ofertas de los proveedores, para analizar y adjudicar la compra al proveedor que
propone la oferta más conveniente para la Dirección General de Migración.
Cuenta Remuneraciones: nombre de la cuenta bancaria en Banco Crédito Hipotecario Nacional de donde se
originan los fondos para acreditamiento y pago del tiempo extraordinario a pagar.
Cuentas por Cobrar: Son derechos legítimamente adquiridos por la Institución, que llegado el momento de ejecutar
o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto una
persona y representan derechos exigibles.
Cuestión previa o Previo: Acto administrativo documental que temporalmente interrumpe el trámite del
procedimiento del expediente, por el que se impone al solicitante el complemento, cumplimiento o satisfacción en un
tiempo prudencial, de determinados requisitos.
Cuestión previa o Previo: Acto administrativo documental que temporalmente interrumpe el trámite del
procedimiento del expediente, por el que se impone al solicitante el complemento, cumplimiento o satisfacción en un
tiempo prudencial, de determinados requisitos.
Delegación de firma: Facultad conferida por autoridad administrativa superior para suscribir contratos.
Delegación: Son representantes de la Dirección General de Migración que habilitan los lugares de ingresos y
egresos de personas al territorio nacional, a través de los cuales los ciudadanos nativos y extranjeros, deben
completar el correspondiente control migratorio.
Denuncia: Memorial dirigido al Jefe del Ministerio Público, en el cual se hace conocimiento de la autoridad el hecho
ilícito descubierto por la Dirección General de Migración.
Deportación: es la acción de destierro del que son víctimas individuos o grupos de personas usualmente por
razones políticas, también se denomina deportación a la acción de expulsión de un país a extranjeros que se
encuentren en estado de inmigración ilegal.
Despacho/Autoridad Superior: Dirección y Dirección Adjunta de la DGM.
Diagnóstico de necesidades de infraestructura: Documento que describe el inventario de necesidades de mejora

en la Infraestructura de cualquier Unidad Administrativa de la Institución. Dentro del mismo se incluye: Iluminación,
Electricidad, Aire Acondicionado, Mobiliario y Equipo, Pintura, Fontanería, Albañilería y Construcción.
Dictamen Jurídico: Opinión instancia jurídica interna para sustentar la contratación.
Dictamen Técnico: Documento que aprueba o reprueba la compra de mobiliario o equipo de oficina, de acuerdo a
criterios técnicos de medición. Su propósito es orientar a la Unidad de Compras a que se adquiera lo que realmente
se necesita y con ello evitar equipos comprados con exceso o defecto en los requerimientos solicitados.
Dictamen: Documento que contiene más de un punto de derecho y la interrelación fundamentada de conformidad
con la ley y que no es vinculante, salvo disposición en contrario de la misma ley. Escrito con el cual se traslada
documentación entre autoridades de la misma dependencia, o en virtud del cual se realizan requerimientos de
formalidad de fondo y forma para continuar trámite de solicitud, entre otros. Opinión expresada por profesional del
derecho en asunto sometido a su conocimiento para estudio técnico jurídico. Salvo disposición de la ley, no tiene
efecto vinculante.
DIPLAN: Dirección de Planificación del Ministerio de Gobernación.
Documento: Escrito que contiene información, texto escrito o impreso en papel que da fe de la veracidad de alguna
cosa.
398
Documentos Fiscales: Es la documentación soporte que respalda el gasto efectuado por la Institución.
Edicto: Publicación de mandato de autoridad (Acuerdo Gubernativo, Acuerdo Ministerial) en Diario de Centro
América.
Empleado: persona que sin facultades legales de propia determinación realiza lo que se le ordena o manda, y de
acuerdo a dicha subordinación desempeña labores o funciones publicas dentro de la Dirección general de
Migración.
Entrevista: Se trata de una conversación entre una o varias personas para un fin determinado. Es una actividad
independiente y objetiva, de aseguramiento y consultas, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de
una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos, aportando un enfoque sistemático y
disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección.
Estructura: Marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y la
correlación de las funciones, jerárquicas y actividades necesarias para lograr los objetivos. Evalúa los estados
financieros y la liquidación del presupuesto, con el fin de dar una opinión profesional independiente sobre la
razonabilidad del contenido de los mismos, incluyendo la revisión de toda la evidencia que sustenta su veracidad.
Evento: eventualidad, hecho imprevisto o que puede acaecer.
Examen Especial: Se refiere a la evaluación de aspectos limitados como un rubro de los estados financieros, así
como cualquier tema operacional y financiero, y otros que tengan que ver con irregularidades y fraudes sobre los
recursos del Estado, para establecer las causas de la desviaciones y los montos de la lesión patrimonial, de ser el
caso, para promover acciones correctivas, legales, la recuperación y sanción correspondiente.
Expediente HIT: Es toda la documentación que forma parte de un caso de Coincidencia Dactilar HIT el cual sirve de
soporte para la emisión de la Resolución que emita esta Subdirección.
Expediente: Es una herramienta administrativa utilizada en organismos de gobiernos.
Expedientes Pasivos: Expedientes de personal que ya no labora para Institución.
Expedientes Activos: Son expedientes de personal contratado en el renglón presupuestario 029.
Expulsión: La expulsión es una sanción que, en su acepción habitual, se aplica a los extranjeros y que consiste en
la devolución a su país de origen y prohibición de regresar al territorio del Estado.
Extranjero: Se define como extranjero a aquella persona que no forma parte de la comunidad política que se
adopta como referencia.
Factura: Documento Contable previamente autorizado por la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT),
que permite registra cualquier compra y venta de un bien o servicio. Expide el Contratista y entrega a la Institución
(Subgerencia Administrativa de Recursos Humanos) en el que consta fecha de la operación, nombre del contratista,
cantidad y descripción del período de los servicios Técnicos o Profesionales brindados en el mes.
Fianza de Cumplimiento: Garantía económica que causará el contratista para el cumplimiento de sus obligaciones
adquiridas. Depósito en efectivo, garantía que cubrirá, las fallas, errores o desperfectos que se generen durante la
ejecución del contrato, antes de que se constituya la garantía de conservación.
Fin i: formulario de resumen parcial de registro anual (sicoin).
Fin ii: formulario de resumen detallado de registro anual (sicoin).
FORM.DPD-112: Certificados del IGSS.
FORM.RPT 3-A: Solicitud de Afiliación.
399
Forma 1-H: Formulario autorizado por la Contraloría General de Cuentas donde se registra o se deja constancia de
todos los bienes, materiales y suministros que ingresan a la Unidad de Almacén.
Forma de ingresos 63 A-2: Comprobante de ingreso autorizado por la Contraloría General de Cuentas de la
Nación.
Forma IT-13: Formulario descriptivo de los tipos de ingresos por servicios.
Formato: Forma o tamaño y modo de presentación de una cosa.
Formatos estandarizados: Conjunto de características y de presentación unificadas.
Formulario de Pedido y Remesa: Documento autorizado por Contraloría General, utilizado por cualquier Unidad
Administrativa, Gerencias y Despacho Superior para solicitar bienes, materiales y suministros resguardados por la
Unidad de Almacén.
Fungibles: son los bienes que no son fijos, su tiempo de vida es corto y pueden ser sustituidos por otros de iguales
características ya que no cuentan con numero de serie y código.
Garante: Persona que se responsabiliza de la estadía del extranjero en el país.
Giro: Transferencia de fondos de la cuenta de una persona a otra. Conjunto de operaciones que constituyen la
actividad de un establecimiento comercial, bancario o institucional.
GUATENÓMINAS: Sistema que permite llevar el control y registro del empleado público.
Hits: Son denominados Hits, los casos de personas que ilícitamente tramitaron en una primera oportunidad un
pasaporte con datos falsos (Cédulas de Vecindad y Partidas de Nacimiento), y al tramitar su pasaporte en una
segunda oportunidad se les bloquea cuando el sistema detecta el ilícito penal.
Improbar: Desaprobar, rechazar, reprobar, condenar una cosa.
Información: conocimiento enviado o recibido sobre un hecho o circunstancia; conocimiento obtenido mediante el
estudio, la comunicación e investigación.
Informe: Documento emanado que contiene el resumen específico de las actividades realizadas mensualmente.
Infringir: supone una trasgresión o incumplimiento de una norma legal, moral o convención.
Inventario Físico: Toma visual de bienes asignados por personas o por unidad.
Inventario: Stock o acopio de insumos, materias primas, productos en proceso y bienes terminados que son
mantenidos por una empresa. Las causas más importantes que obligan a las empresas a mantener inventarios son
El abastecimiento de insumos y materias primas junto con las ventas de productos terminados, no son procesos que
se crean en ciertos momentos entre el aprovechamiento de insumos y las ventas. Dado que el comportamiento de la
demanda por bienes no se puede predecir con exactitud, es necesario mantener inventarios para satisfacer los
aumentos inesperados de la demanda. Existencias de materias primas productos y bines finales que mantienen los
productores y organizaciones de mercadeo. Es el conjunto de activos propios existentes en una entidad.
Junta de Cotización: Órgano competente para recibir, calificar ofertas y adjudicar el negocio.
Junta de Licitación: Órgano competente para recibir, calificar ofertas y adjudicar el negocio.
Ley: Norma jurídica dictada por el legislador.
Libro de inventario: donde se registran las adiciones y bajas.
400
Licencia sindical: son arreglos acordados entre patrono y trabajador mediante convenios que están establecidos
en el pacto colectivo de condiciones de trabajo que rige la dirección general de migración según articulo 16 literales
b, b1, b2 y b3.
Licitación: Evento publico de cotización para la adquisición de materiales, suministros y/o servicios que superan el
monto de Q.900,000.00.
Limpieza de Instalaciones: Proceso mediante el cual un operario (conserje) procede a limpiar, sacudir, trapear, y
lavar las instalaciones a su cargo, con el propósito de contar con ambientes limpios y que propicien un ambiente
laboral de productividad.
Manifiesto de Interés: Documento de invitación pública para establecer la calidad de proveedor único.
Mantenimiento Correctivo: Reparaciones que se realizan a los vehículos por desgaste o daño, se realizan de
acuerdo a necesidad y no tienen tiempo de predicción para su ejecución.
Mantenimiento de Instalaciones: Son una serie de actividades, que se realizan con el propósito de contar con las
instalaciones en condiciones de funcionamiento, operación y presencia que contribuya a la imagen de la Institución.
Mantenimiento Preventivo: Mantenimiento que se realiza a los vehículos cada 5,000 kilómetros, es un cambio de
lubricantes, filtros y revisión general del funcionamiento. Su propósito es “mantener” el vehículo en buenas
condiciones de funcionamiento.
Manual de Organización: Documento que contiene información detallada referente al directorio administrativo,
antecedentes, legislación, atribuciones del personal de una institución dada.
Manual de Procesos: Libro en el cual se detallan los procedimientos a seguir para realizar una acción o actividad.
Memorandum: Comunicación escrita, menos formal que la nota, por lo común no firmada, en la que se recapitulan
hechos y razones, para que se tengan presentes en un asunto importante.
Memorial: Escrito en el que el interesado solicita a la Dirección General de Migración la emisión de su documento
de identificación internacional (pasaporte) y describe los medios de prueba y documentos legales que acrediten su
identidad. Escrito en que se piden los méritos en que se funda la petición. Escrito mediante el cual toda persona
particular en calidad de usuario comparece ante las diferentes dependencias de la Dirección General de Migración,
realizando gestiones de su interés exponiendo los motivos, los fundamentos y la parte sustantiva de su petición.
Menor de edad: Un menor de edad es, legalmente, un individuo que aún no ha alcanzado la edad adulta.
Mensajería Externa: Proceso que consiste en recibir y entregar correspondencia fuera de la Instalación a
Instituciones, Dependencias del Estado, Consulados, Embajadas o Proveedores.
Mensajería Interna: Proceso que consiste en recibir y entregar correspondencia dentro de la Instalación.
MINGOB: Ministerio de Gobernación.
Movimiento migratorio: Tránsito internacional de extranjeros o nacionales, ya sea de entrada o de salida al o del
país.
Multa: Sanción económica que la autoridad impone a los contribuyentes que en alguna forma han infringido la ley.
Nombramientos: Documento oficial que notifica los viajes autorizados al exterior.
Nómina: Automatiza la gestión del sueldo reuniendo los datos del trabajador sobre su trabajo, asistencia,
calculando las deducciones impuestos, cotización social y generando periódicamente la orden de pago.
Norma: Especificaciones establecidas u otros factores de calidad.
401
Normas de moral y ética: estas son de aplicación y observancia general para todos los funcionarios y empleados
de la Dirección General de Migración.
Notificaciones: Avisos por correo y personal a la parte interesada de que en el plazo de 30 días debe de cumplir
con requisitos.
Oferentes: Persona individual o jurídica que provee materiales, suministros y/o servicio.
Oficial de Trámite: Es la persona de la Subdirección de Documentos de Identificación Internacional asignada para

conocer el caso y redactar el proyecto de resolución.
Oficio: Acto administrativo documental independiente que se utiliza como medio de comunicación y de coordinación
entre Unidades y Departamentos Interno y con instituciones tanto del sector público como del sector privado.
Eventualmente se utiliza en los procedimientos de trámite de expedientes. Sirve para comunicar disposiciones,
consultas, órdenes, informes, para llevar a cabo gestiones por vía escrita. Con el cual se traslada documentación
entre autoridades ajenas a la dependencia, o en virtud del cual se realizan requerimientos de formalidad de fondo y
forma para continuar trámite de solicitud, entre otros. Comunicación escrita referente, a ciertos asuntos públicos o
privados.
Opinión: Es la que emite el Departamento Jurídico de la Dirección General de Migración por medio del cual indica si
procede o no de acceder a la solicitud que ha realizado el interesado, indicando el fundamento legal.
Orden de Compra y Pago: Formulario autorizado por Contraloría General de Cuentas y que utiliza la Unidad de
Compras para documentar el proceso de adquisiciones de servicios, bienes, materiales y suministros, otorga
derechos y obligaciones.
Pago de Honorarios: Remuneración monetaria al contratista por los servicios profesionales o técnicos prestados a
la Dependencia, según el periodo contratado.
Pedido de Compra: Formulario que puede utilizar cualquier Unidad Administrativa para solicitar la compra o
adquisición de un servicio, bien, material y/o suministro.
Pedido de Compras: Formato para requerir la compra de bienes y o servicios, describe los bienes, suministros y /o
servicios objeto de compra. Documento en el cual la unidad interesada presenta sus requerimientos de materiales,
suministros y/o servicios para su buen funcionamiento.
Personal en renglón 011: personal permanente.
Plazo Contractual: Periodo de tiempo a conveniencia de las partes para la prestación de servicios.
POA: Plan Operativo Anual.
Política: planes, prácticas, y regulaciones adoptadas para alcanzar objetivos.
Prestaciones Laborales: Corresponde al Aguinaldo, Bono 14, Bono Vacacional y Vacaciones sin percibir por la
finalización de la relación laboral.
Procedimiento: Consiste en ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una
serie de pasos en común claramente definidos
Proceso disciplinario: el que esta orientado al cumplimiento de los deberes de los servicios públicos, como las
sanciones a la violación de las disposiciones prohibitivas de la ley, la cual nos regimos durante el servicio en la
Prorroga: Documento mediante el cual se amplia el plazo establecido a los usuarios para cumplir con requisitos
legales.
Proveedor único: Calidad del oferente exclusivo para proveer suministros y/o servicios.
402
Proveedor: persona individual o jurídica que suministra bienes, productos o servicios
Providencia: Acto administrativo documental de procedimiento que se utiliza como medio de continuidad de
procesos internos establecidos para diversos asuntos, así como para fijar requerimientos a personas particulares
interesadas en determinadas gestiones. Disposición que se toma después de ocurrir un hecho para remediar o
atenuar sus consecuencias. Documento de traslado entre autoridades de la misma dependencia, o bien por medio
del cual se realizan requerimientos de formalidades de fondo y forma para continuar trámite de solicitud, entre otros.
Es una resolución de carácter administrativo interno en la cual se le dá tramite a cualquier asunto, remitiéndolo entre
autoridades de la misma dependencia. Acto administrativo documental de procedimiento que se utiliza como medio
de continuidad de procesos internos establecidos para diversos asuntos, así como para fijar requerimientos a
personas particulares interesadas en determinadas gestiones. Detalla instrucciones y lineamientos para que sean
girados de nuevo de acuerdo a los procedimientos girados por Dirección.
Recepción: acción y efecto de recibir. Atender a los usuarios de un edificio o lugar destinado a ese fin,
proporcionando todo tipo de información y asistencia.
Reclutamiento y Selección: es el proceso de atraer individuos oportunamente en suficiente número y con los
debidos atributos y estimularlos para que soliciten empleo en la organización; proceso de identificar y atraer a la
organización solicitantes capacitados e idóneos.
Récord Migratorio: Despliegue de entradas y salidas en el Territorio Nacional.
Recreación: define a la acción y efecto de recrear. Se refiere a divertir, alegrar ó deleitar en una búsqueda de
distracción en medio del trabajo y de las obligaciones cotidianas.
Regularización: Proceso a través del cual se permite que una persona que no es nacional del Estado guatemalteco
pueda permanecer en el mismo.
Relaciones interpersonales: es una interacción recíproca entre dos ó más personas. se trata de relaciones
sociales que, como tales se encuentran reguladas por las leyes e instituciones de la interacción social.
Reporte de Existencias: Cuadro que lista las existencias de los materiales, bienes y suministros indispensables
para el funcionamiento de las Unidades, y las cantidades que se prevé se necesiten en un periodo dado.
Rescisión: Es la finalización del contrato en una fecha anterior a la prevista; produce efectos a futuro.
Residencia Permanente: Autorización otorgada por el Estado a un extranjero al cual se le ha otorgado con
anterioridad Residencia Temporal, para que este permanezca en el país por el periodo de cinco años, con el fin de
dedicarse a cualquier actividad licita en forma permanente de las indicadas en la Ley de Migración y su Reglamento.
Residencia Temporal: Autorización otorgada por el Estado a un extranjero, para que este permanezca en el país
por el periodo de dos años, con el fin de dedicarse a cualquier actividad licita en forma temporal de las indicadas en
la Ley de Migración y su Reglamento.
Resolución: La resolución administrativa consiste en una orden escrita dictada por el jefe de un servicio público que
tiene carácter general, obligatorio y permanente, y se refiere al ámbito de competencia del servicio. Documento
emitido por el Subdirector de esta Subdirección por medio del cual Resuelve si procede o no de la solicitud que ha
presentado el interesado en su memorial.
Salud: La Organización Mundial de la Salud (OMS) la define como el estado completo de bienestar físico, mental y
social y no solamente a la ausencia de enfermedades.
Servidor público: persona individual que ocupe un puesto en la administración pública en virtud de nombramiento,
contrato o cualquier otro vínculo legalmente establecido, mediante el cual queda obligado a prestar sus servicios o a
ejecutar una obra personalmente a cambio de un salario.
403
Sicoin web SICOIN: Sistema informático por el cual se administran y registran las operaciones contables del
Estado.
SIGES: Sistema de Gestión por el cual se administran los procesos de gestión del pedido de compras, de la orden
de compra, del evento de la compra, el abastecimiento y consumo de bienes, permitiendo asimismo, la integración
con el presupuesto en cada uno de los momentos del proceso.
SIOM (Sistema Integral de Operación Migratoria): Residencia temporal: autorización que se otorga a los
extranjeros para permanecer en el país, que es válida por dos años, con el fin de dedicarse a cualquier actividad
lícita en forma temporal.
Solicitud de servicio: Medio escrito para requerir el servicio de mantenimiento o reparación de equipo de oficina.
Solvencia: Documento de carencia de adeudo. Documentos Situación de no tener deudas o capacidad de

satisfacerlas de forma monetaria o documental.
Subgrupo 18: Categoría en la clasificación por objeto del gasto que comprende la prestación de servicios técnicos y
profesionales.
Sustitución de Neumáticos: Proceso necesario mediante el cual por razones de desgaste por uso o por otras
razones (robo o estallido), se procede a sustituir el neumático o los neumáticos de un vehículo. Esto debe realizarse
por seguridad en el manejo del vehículo, ya que evita resbalones o incluso accidentes que pueden tener daños
humanos y materiales.
Tarjeta de Responsabilidad: Es la constancia donde van registrados todos lo bienes de activo fijo bajo
responsabilidad de empleados y funcionarios.
Tarjetas Kardex: Documento autorizado por la Contraloría General, que permite registrar y controlar dentro de la
Unidad de Almacén la rotación y existencia de los bienes, materiales y suministros.
Tarjetas Presupuestarias: Son tarjetas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas de la Nación en las
cuales se detallan todas las operaciones financieras a nivel de renglón.
Términos de Referencias: Actividades a realizar por el Contratista.
TIE: Tarjeta de ingreso y Egreso que las Delegaciones las proporcionan a los Nacionales y Extranjeros que contiene
los datos Personales, luego lo entregan al Delegado para el ingreso al sistema de información.
Tiempo Extraordinario de trabajo: Horas Extras trabajadas posterior a la jornada ordinaria de trabajo.
Transferencia electrónica: Envío monetario vía electrónica.
Traslados: Movimiento de personal efectuados por las necesidades de la institución.
UDAF: Unidad de Administración Financiera.
UNIPLAN: Unidad de Planificación del Ministerio de Gobernación.
Velocímetro: Es un instrumento que mide la velocidad instantánea de un vehículo.
404
Verificación de Visa: Búsqueda realizada en el software SION de la Dirección General de Migración que tiene
como fin constatar si efectivamente se le otorgo visa a un extranjero para ingresar en el país.
Viáticos: cantidad monetaria que se otorga para sufragar los gastos ocasionados en el curso de una comisión
nombrada oficialmente y fuera del lugar habitual de trabajo.
Visitante: Personal individual o jurídica que viene al Edificio Central a realizar alguna gestión personal, laboral o
judicial y se dirige al Despacho de Dirección. Toda persona que llegue al Edificio Central de la Dirección de
Migración a realizar algún tramite a cualquiera de sus Unidades Administrativas.
405
PERSONAL QUE PARTICIPÓ EN LA ELABORACIÓN DE ÉSTE DOCUMENTO
Lic. Carlos Humberto Girón Méndez

Jefe Ad. Interin Departamento Jurídico.
Licda. Marta Irene Cóbar de Morales

Jefe Ad. Interin Departamento Auditoria Interna.
Lic. Juan Alfredo Mendoza Puac

Jefe de Estadística, Estudios y Política Migratoria.
Ludwing Antulio Reyes Chigua

Jefe de Responsabilidad Profesional.
Jose Renaldo Carrera Salguero

Lic. José Alejandro Córdova Herrera

Jefe Oficina de Relaciones Migratorias Internacionales

Gerente Administrativo Financiero
Lic. Luis Arnulfo Elias Higueros


Lic. Danilo Antonio Tagger

Lic. Edgar Guillermo Sánchez Girón

Miguel Ángel Nova Hernández

406
PERSONAL QUE DIRIGIÓ Y COORDINÓ LA ELABORACIÓN DE ÉSTE DOCUMENTO
Miguel Ángel Nova Hernández

Jefe de Planificación.
Johann Oseida Cruz

Asistencia Técnica de la Unidad de Planificación.
Marta Mercedes Lima Velásquez

Juan José Castellanos Girón

Yvette Alejandra Hernández Gramajo

407
408
409
MANUAL DE POLITÍCAS, NORMAS, PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS DE
LA DIRECCIÓN GENERAL DE MIGRACIÓN
MINISTERIO DE GOBERNACIÓN
Primera Edición
Actualícese Anualmente
Año 2009
410

PROCEDIMIENTOS Migracion

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Manual de Políticas, Normas Procesos y Procedimientos

Dirección General de Migración

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS, PROCESOS Y

GUATEMALA, OCTUBRE 2009

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Recepción de Documentos para Residencias Permanentes por Hijo guatemalteco 329

Con asistencia técnica de la coordinación y Métodos de la Dirección de Planificación del Ministerio de

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Trasladar el oficio, memorando o providencia aprobada a

Recibir el oficio, Memorando o Providencia autorizada. Asistente Ejecutiva de Dirección

Trasladar a Secretaria el oficio, memorando o providencia

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Recibir solicitud, convocatoria, correspondencia o llamada

Trasladar la información a Director o Interventor, para

Recibir y confirmar participación a Asistente. Director General

Recibir confirmación. Asistente Ejecutiva de Dirección

Agendar la confirmación de participación del Director. Asistente Ejecutiva de Dirección

Notificar por escrito o vía telefónica a quién corresponda, la

Dar seguimiento con un día de anticipación a la fecha

Reconfirmar a Director. Asistente Ejecutiva de Dirección

REQUISITOS DE CONTROL AGENDA DE COMPROMISOS

Elaborado por: Ana Lucia Berger.