Cómo escribir un correo

electrónico formal
3 métodos:Darle formato al correo electrónicoEscribir el mensajePrepararte para enviar el correo electrónico

Escribir un correo electrónico formal puede parecer una tarea desalentadora

debido a que el correo electrónico se usa con bastante frecuencia para fines
personales e informales. Si tienes que escribir un correo electrónico a un profesor,
jefe o contacto comercial, agencia gubernamental u otro destinatario que requiera
formalidad, simplemente sigue unas cuantas pautas sencillas. Mantén el mensaje
claro y directo, y sigue las expectativas de estilo, tono y formato. Finalmente,
revisa el contenido del correo electrónico antes de enviarlo.

Método 1
Darle formato al correo electrónico
1.
 1
Usa una dirección de correo electrónico profesional. Idealmente, tu dirección
de correo electrónico debe ser una variación de tu nombre verdadero, no un
nombre de usuario o apodo. Usa puntos, guiones o guiones bajos para asegurar
una dirección de correo que sea solamente tu nombre, sin número o letras
adicionales, si puedes.
 Por ejemplo, chicogenial0127@ladireccióndecorreo.com se verá poco profesional.
Sin embargo, meredith.athena.calhoun@ladireccióndecorreo.com será apropiado.
2.
 2
Cíñete a una fuente de letra profesional. La mayoría de los servicios de correo
electrónico ahora te permiten la opción de escribir en una variedad de fuentes y
estilos de texto. Sin embargo, para enviar un correo electrónico formal, mantén las
cosas conservadoras con fuentes como Times New Roman y Arial. Evita las
fuentes decorativas como Comic Sans u Old English. Asimismo:[1]
 Escribe tu correo electrónico en un tamaño de fuente de letra legible, como la 12.
 Evita los estilos especiales como la cursiva, la negrita, el subrayado o las fuentes
multicolores a menos que estén justificadas por el contenido y el propósito del
correo electrónico.
  No uses las mayúsculas para todo el texto. Esto hará parecer como si estuvieras
gritándole al destinatario.
3.

3
Usa un asunto de correo corto y apropiado. Usa palabras claves en la línea de
asunto que sugieran exactamente el tema sobre el que estás escribiendo, en solo
unas cuantas palabras. Esto ayudará a asegurar que los lectores no pasen por
alto tu correo electrónico debido a que la línea de asunto está en blanco, es
demasiado vaga o sugiere que el correo no es importante.[2]
  Los asuntos como “Pregunta rápida”, “Poniéndome en contacto contigo” o “Correo
sobre un tema importante” son demasiado vagos u obvios para ser útiles.
 Por otro lado “Horario, lista de invitados, solicitudes de almuerzo y reunión general
el 12 de marzo” es demasiado largo y abarca varios temas.
 Sin embargo, “Reunión: escalera mecánica dañada el 12 de marzo” es corto y
directo. Alerta al destinatario de un solo tema principal y una fecha específica.

Método 2
Escribir el mensaje
1.

1
 Usa un saludo apropiado. Siempre empieza un correo electrónico formal con un
saludo. Abordar al destinatario por su nombre (si lo conoces) es preferible. Incluye
el título de la persona (Sr., Sra., Dr., etc.) con su apellido, seguido de una coma o
dos puntos. Puedes preceder el saludo con “Querido(a)…” si lo deseas.[3]
 Si no sabes el nombre de la persona a quien le escribes, usa un saludo como
“Estimado señor (o señora)” o “A quien corresponda”.
 No uses “Hola”, “Oye”, “Hey” u otros saludos informales.
2.

2
 Preséntate en el primer párrafo (si es necesario). Si vas a escribirle a alguien
con quien no tienes ninguna relación existente, como un nuevo cliente, gerente de
contratación o funcionario del gobierno, dile quién eres y por qué le escribes.
Hazlo en la primera o segunda oración del correo electrónico.
 Por ejemplo, si le escribes a un empleador potencial, puedes decir “Me llamo Earl
Rivers. Me pongo en contacto con usted para postular al puesto de auxiliar
administrativo que aparece en CareerXYZ.com”.
3.

3
 Prioriza la información más importante. Una vez que te hayas presentado y
hayas expuesto la razón general por la que escribes, puedes continuar con el
cuerpo del correo electrónico. Coloca el contenido más importante cerca de la
parte superior. Esto respeta el tiempo del destinatario y hace que el propósito de
tu correo electrónico sea claro.[4]
 Si le vas a escribir a un oficial del gobierno, por ejemplo, puedes empezar al decir
“Mi nombre es Arlene Rivers. Conseguí su dirección de correo electrónico del sitio
web Westchester County Clerk. Le escribo para disputar la citación de tráfico que
recibí el 31 de diciembre de 2009”.
4.
 4
Ve al punto. Para un correo electrónico formal, está bien ser directo, siempre y
cuando seas educado. Andar con rodeos solo hará que el lector se pierda y se le
haga más difícil descubrir lo que quieres o necesitas de él.[5]
 Por ejemplo, si le vas a escribir a un profesor, no desperdicies espacio innecesario
como: “Soy Darlene Frankreich. ¿Me conoce? Química en el salón 221 es mi clase
favorita. Me encanta la manera en que las lecturas están organizadas. Siempre
puedo estar al día y saber qué vendrá en los exámenes. Hablando de exámenes,
estaba pensando en el siguiente examen...”.
 En su lugar, será mucho más claro escribir algo como “Soy Darlene Frankreich.
Soy estudiante de su clase de Química en el salón 221, y le escribo acerca de un
posible conflicto con el horario del examen”.
5.
 5
Mantenlo corto. No existe ninguna extensión establecida que defina cuán largo
debe ser un correo electrónico. Sin embargo, es una buena idea mantener un
correo electrónico del tamaño de una pantalla de computadora portátil o
computadora de escritorio.[6]
 Si tu correo electrónico es relativamente largo, divídelo en párrafos cortos. Ingresa
un salto de línea entre cada párrafo en lugar de sangría.
6.
 6
Usa un lenguaje formal. Debido a que los correos electrónicos formales se
escriben para contextos profesionales, querrás dar una buena impresión. Usa
oraciones completas y frases corteses. Evita cosas como:[7]
 coloquialismos
 contracciones innecesarias
 emoticones y emojis
 blasfemias
 bromas
7.
 7
Usa una manera adecuada de cerrar. Al igual que con los saludos, existe una
gran variedad de cierres que son aceptables para los correos electrónicos
formales. Asegúrate de concluir con tu nombre completo y título de trabajo u otra
firma (si tienes una). Algunos ejemplos de posibles cierres incluyen:[8]
 “Atentamente”;
 “Cordialmente”;
 “Respetuosamente”;
 “Los mejores deseos”;
 “Su estudiante”.
 Método 3
Prepararte para enviar el correo electrónico
1.

1
Incluye cualquier archivo adjunto necesario. Si necesitas incluir algún archivo,
asegúrate de mencionarlo en el cuerpo del correo electrónico de tal manera que el
destinatario sepa que estás incluyéndolo. Sé cortes al tratar de mantener pequeño
el número de archivos adjuntos y su tamaño, y al utilizar tipos de archivos
comunes o ampliamente compatibles.[9]
  Por ejemplo, incluye una nota como “Le adjunto una copia de mi currículum y
experiencia en formato PDF”.
2.

2
Revisa el contenido, la ortografía y la gramática del mensaje. No confíes
simplemente en el corrector ortográfico o gramatical del servicio de correo
electrónico. Leer el correo electrónico en voz alta o dejar que alguien lo revise es
una buena manera de detectar errores tipográficos o frases poco claras. [10]
3.
 3
Asegúrate de que el correo electrónico no contenga información
sensible.Siempre ten en cuenta que el correo electrónico no es un sistema de
comunicación segura. Recuerda que los servidores de correo electrónico pueden
ser hackeados o que el destinatario puede compartir intencional o accidentalmente
información que no querías que fuera divulgada.[11]
 Evita incluir cosas como contraseñas, números de cuenta e información
confidencial en un correo electrónico.
 Referencias
1. ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/694/01/
2. ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/636/01/
3. ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
4. ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
5. ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
6. ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/694/01/
7. ↑ http://www.bbc.co.uk/skillswise/factsheet/jo10tech-l1-f-formal-informal-emails
8. ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
9. ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/636/01/
10. ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
11. ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/636/01/