GUÍA DE APRENDIZAJE N°01

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

DIRECCIÓN GENERAL FORMATO PE04
DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL
Sistema Integrado de Mejora Continua

1. APRENDIZAJEIDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

2. PRESENTACIÓN
Programa de Formación: ASISTENCIA Código: 122121
ADMINISTRATIVA
Versión: 2
Nombre del Proyecto:
APOYO A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE Código: 709227
CINCO EMPRESAS PALMICULTORAS DE ACEITE
DEL CENTRO POBLAD DE DINAMARCA - META.

Fase del proyecto: EJECUCIÓN

Actividad (es) del Proyecto:

EJECUTAR LAS ACTIVIDADES DE APOYO ADMINISTRATIVO QUE FORTALEZCAN LOS PROCESOS

ADMINISTRATIVOS
resultados de aprendizaje: Competencia:

Recibir los documentos de acuerdo en las políticas de Organizar la documentación

organización y la legislación vigente. teniendo en cuenta las
normas legales y de la organización
Resultados de Aprendizaje: Competencia:
Despachar los documentos generados en la unidad Organizar la documentación
administrativos teniendo en cuenta las normas teniendo en cuenta las
gramaticales y sintaxis, las y las normas técnicas normas legales y de la organización
colombianas.
Resultados de Aprendizaje: Organizar la documentación
Operar los recursos tecnológicos requeridos para el teniendo en cuenta las
recibo, el despacho y la organización de los normas legales y de la organización
documentos con la políticas institucionales
Duración de la guía ( 30 horas):

PRESENTACIÓN

Al interior de toda organización es hoy una estrategia de información y comunicación, el proceso archivístico
sistemático comprende las fases.

1. FASE DE PRODUCCION DE DOCUMENTOS: Comprende la elaboración de los documentos y los

Aspectos de su origen, creación conforme a las actividades de la empresa. Esta fase la conforman las
siguientes actividades: (Manejo de los documentos, La impresión, la tinta, etc.)

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2. FASE DE RECEPCION DE DOCUMENTOS: Son las acciones que la entidad debe realizar para el
control de su documentación y para garantizar a la administración la verificación de que los documento
y las comunicaciones oficiales han sido remitidos a la persona que les corresponde o actuante.

3. FASE DE TRÁMITE: Corresponde a los procesos de registro y radicación de las comunicaciones

oficiales enviadas y recibidas, aplicando el principio de procedencia (es el que trata de no mezclar los
documentos de los fondos) y el principio del orden original (trata de que los documentos deben ser
organizados tal y como son producidos dentro de las empresa); para que las comunicaciones puedan ser
resueltas y atendidas con oportunidad.

3. ESTRUCTURA DIDÁCTICA DE CLASE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
ANALICE Y RESPONDA:
¿Usted considera que en el desarrollo de una investigación un paso fundamental es la recolección de la
información. Justifique su respuesta.

3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para

el aprendizaje.

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA:
Es una oficina o departamento donde se reciben, clasifican, radican, registran y entregan los documentos y
comunicaciones internas y externas, tanto para los jefes y funcionarios de las diferentes dependencias.
FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de
manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus
comunicaciones, de tal manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión
documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de
gestión centrales e históricos, cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia
en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme
a sus necesidades si centraliza en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede,
habrá unidad de correspondencia. Así, podemos mencionar algunas de las funciones de las unidades de
correspondencia.

1. Vigilar que las acciones de las áreas que integran la unidad de correspondencia y archivo se realicen
de acuerdo a los criterios establecidos
2. Organizar, supervisar y controlar las actividades de recepción de la correspondencia oficial dirigida a
las diferentes áreas de la empresa.

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3. Supervisarlas actividades de los responsables de área en la unidad de acuerdo a los procedimientos de

trámite y control interno, que permitan ser eficientes en su funcionamiento.
4. Supervisar las actividades de control y seguimiento de las peticiones que aún no han obtenido
respuesta por parte de las dependencias asignadas para su conclusión.
4. Presentar a la unidad administrativa los requerimientos de los recursos necesarios para el adecuado
Cumplimiento, de las actividades.
5. Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan las unidades de correspondencia de las
entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión
documental, para la producción, recepción, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.

A continuación miraremos la normatividad de acuerdo al ARCHIVO GENERAL DE NA NACION, en

cuanto al envío, radicación de documentos y los tiempos de respuesta a una solicitud,

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN:

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Constitución Política Artículo 15. Párrafo 3: Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.
Decreto 2150 de 1995 Artículo 1, 11 y 32 Supresión de autenticación de documentos originales y uso de
sellos, ventanilla única.
Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3,5,8,10,11, y 12 sobre las unidades de correspondencia radicación, y
control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

ACTIVIDADES RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: se debe verificar que estén completos, que

correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y regi8stro con
el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. Las comunicaciones y documentos se pueden
recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico entre
otros. Cada entidad debe estar regulada por los manuales de procedimientos.

2. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN: actividades tendientes a garantizar que los

documentos lleguen a su destinatario
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO: Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus
resoluciones reglamentarias.
Decreto 2150 de 1995 Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.

Acuerdo 060 de 2001. Artículo 3 Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones
oficiales.
ACTIVIDADES : la distribución se relaciona con el flujo de información de los documentos, medio de
distribución de los documentos se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y
envío de los mismos.

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En este proceso se desarrollan actividades como:

1. Distribución de documentos externos, identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la
competencia.
2. Clasificación de la comunicaciones organización de documentos en buzones o casilleros,
enrutamiento de documentos a dependencia competentes.

TRÁMITE DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN: curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función
administrativa.

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO:

constitución política Artículo 23 Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones.
Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición.
Decreto 2150 de 1995. Artículos 6,16,17,22. Artículo 25.
Decreto2150 de 1995
Decreto 1222 de 199 Artículo 33. Derecho de turno
Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3,6,y,8. Envío y control del tramite de las comunicaciones,
numeración de actos administrativos.

3.3 Actividades de apropiación conocimiento de Conceptos y Principios:

Elabore un diccionario con los siguientes términos.

 Recepción de solitud de trámite
 Reapuesta
 Mensaje de datos
 Documento público
 Documento privado
 Registro de comunicaciones oficiales
 Clasificación de las comunicaciones
 Comunicaciones oficiales o públicas
 Comunicaciones oficiales externas
 Comunicación ordinaria
 Comunicación reservada o confidencial
 Comunicación normal
 Comunicación urgente o certificada
 Correo electrónico
 Documento dispositivo o impositivo
 Documento testimonial o probatorio
 Documento informativo o noticioso
 Correspondencia personal o privada
 Gestión documenta

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3.2 Actividades de transferencia del conocimiento.

1. De acuerdo a la anterior guía, especifique con sus propias palabara los objetivos de la unidad de
correspondencia y su misión.
2. Elabore un mapa conceptual sobre la normatividad vigente en cuanto a la unidad de correspondencia y
prepárese para sustentarla; para esto debe consultar en bibliotecas o internet todo lo relacionado al tema
propuesto.
2. Realice a través de un mapa mental los pasos a seguir en la radicación y envío de documentos teniendo en
cuenta y tomando ejemplo una empresa real.
3. en grupos consulte, prepare y presente exposición de los siguientes temas:

 Manual de gestión documental, concepto e importancia

 Legislación vigente para tramite de documentos
 Estructura orgánico‐funcional de la organización.
 Tablas de retención documental, concepto e importancia
 Canales o medios de ingreso de los documentos: Mensajería, fax, correo tradicional, correo
electrónico, pagina Web
 Uso de la tecnología en los procesos de gestión documental

3.1 Actividades de evaluación Conocimiento.

Desarrollo, análisis y consulta acerca de la normatividad vigente para la unidad de correspondencia,
exposición acerca de conceptos: manual de gestión documental y uso apropiado de la tecnología
Desempeño: Taller Gestión documental.
Producto: Diseñar formatos específicos que se ajusten a las necesidades de la unidad de correspondencia
para el recibo, despacho y trámite de los documentos.

2. 4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Ambiente de formación (Aula de clase), Biblioteca Colegio, Biblioteca Virtual Sena, Internet, Trabajo extra aula.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Las necesarias de acuerdo a la temática de la guía de aprendizaje

6. BIBLIOGRAFÍA / WEBGRAFÍA

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www.biblioteca virtual sena.edu.co.

http://www.google.com.co/#sclient=psy--‐
ab&hl=es&site=&source=hp&q=%E2%80%9Cmini+manual+de+tablas+de+retenci%C3%B
3n+documental%E2%80%9D+&pbx=1&oq=%E2%80%9Cmini+manual+de+tablas+de+rete
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http://www.cali.gov.co/publico2/documentos/informatica/Documento_Referencia4.pdf

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Elaborado por: Ana Isabel Sánchez Salazar

Instructora
Fecha: 6 de 2014
Centro: CISM

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