CONCEPTUALIZACION

VICTOR MANUEL MONTAGUT ORTEGA

Bibliotecólogo Consultor
vmontagut@javeriana.edu.co
 Introducción

• Tradicionalmente los archivos en Colombia son

un deposito de documentos y carpetas que han
acumulado las empresas durante su existencia.
@javeriana..edu.co
UT ORTEGA A

• Nos preocupamos por ellos solo cuando no

tenemos espacio para seguir almacenándolos o
cuando tenemos requerimientos legales que
L MONTAGU
montagut@

nos exigen hacer búsquedas en ellos.

LOGO – vm
R MANUEL

• Desde el año 2000 en Colombia se ha tratado

de darle la importancia necesaria generando la
Reglamentación General de Archivos.
Archivos
VICTOR
BLIOTECOL

– Archivo: Local en que se guardan documentos

Diccionario Planeta de la lengua española
BIB
 Que es documento?

– Proviene del vocablo latino “Docere” q

que significa
g
enseñar.
@javeriana..edu.co

– Cualquier soporte que contiene registrada

UT ORTEGA A

información. Serian documentos: Libros, revistas,

fotografías, partituras, mapas, informes, medios
magnéticos, objetos tridimensionales, inscripciones,
UMENTO
O
L MONTAGU
montagut@

sellos, medallas, cuadros, discos, cassetttes,

bosquejos, bocetos, etc.
DOCU
LOGO – vm
R MANUEL

– Documento de archivo: “Registro de información

producida o recibida por una persona o entidad en
razón a sus actividades o funciones
funciones, que tienen valor
VICTOR
BLIOTECOL

administrativo, fiscal o legal, o valor científico,

económico, histórico o cultural y debe ser objeto de
conservación”. Reglamento General de Archivo.
conservación Archivo
BIB
 Que es documento?

Todo objeto utilizado por los seres humanos para fijar

@javeriana..edu.co

una información y que actúa como la memoria de los

acontecimientos (actos,
(actos acciones
acciones, pensamientos)
UT ORTEGA A

UMENTO
O
L MONTAGU
montagut@

La información es Al ser registrada adquiere

intangible, y forma y puede se conservada,
desaparece, al almacenada y, por consiguiente
menos que se transmitida, aunque emisores
DOCU
LOGO – vm
R MANUEL

registre en un y receptores no habiten el

soporte material mismo espacio ni sean
durable una vez contemporáneos. En otras
que se produce.
produce palabras gracias a que se la
palabras,
VICTOR
BLIOTECOL

registra en un soporte
duradero, la información puede
ser guardada, acumulada,
recuperada y transmitida.
transmitida
BIB
 Tipos de documentos

Son documentos
documentos, entre otros:
@javeriana..edu.co

ƒ Fotografías
UT ORTEGA A

ƒ Películas en DVD o en cualquier formato

ƒ El archivos de música
UMENTO
O

ƒ El carné del trabajo

L MONTAGU
montagut@

ƒ Notas
ƒ El diario
DOCU
LOGO – vm
R MANUEL

ƒ Las revistas
ƒ Una carta enviada en cualquier formato
VICTOR
BLIOTECOL

ƒ La formula que le dio el doctor

ƒ Etc..
BIB
 Documentos de archivo

Información
o ó contenida
o d en cualquier
u qu soporte
sopo y tipo
po
documental, producida, recibida y conservada por
@javeriana..edu.co

cualquier organización o persona en el ejercicio

de sus competencias o en el desarrollo de su
UT ORTEGA A

actividad. (Record)
UMENTO
O
L MONTAGU
montagut@

– Únicos:
Únicos: No están publicados, ni se manifiestan en múltiples
ejemplares
DOCU
LOGO – vm
R MANUEL

– Objetivos
Objetivos:: no comportan elementos de crítica subjetivos o
valorativos, se producen naturalmente y registran hechos del
acontecer inmediato
VICTOR
BLIOTECOL

– Seriados
Seriados:: son el resultado de acciones repetitivas determinadas
por funciones específicas y se producen uno a uno en orden
natural, formando series
BIB
 Que es Archivo?

Conjunto de documentos,
documentos sea cual fuere su
fecha, forma y soporte material Acumulados en
@javeriana..edu.co

un proceso natural por una persona o entidad

UT ORTEGA A

pública o privada, en el transcurso de su

gestión, conservados respetando aquel orden
para servir como testimonio e información a la
L MONTAGU
montagut@

CHIVO

persona o institución que los produce y a los

ciudadanos, como fuentes de la historia.
ARC
LOGO – vm
R MANUEL

También se puede entender como la institución

VICTOR
BLIOTECOL

que esta al servicio de la gestión

administrativa, la información, la investigación
BIB

y la cultura.
 Tipos de Archivo?

Archivoo Publico:
u o Conjunto
o ju o ded do
documentos
u o
pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se
@javeriana..edu.co

derivan de la prestación de un servicio público por

entidades privadas.
privadas
UT ORTEGA A

Archivo
A hi privado:
i d Conjunto
C j t d de d
documentos
t
L MONTAGU
montagut@

CHIVO

pertenecientes a personas naturales o jurídicas de

derecho privado y aquellos que se deriven de la
ARC
LOGO – vm

prestación de sus servicios.

R MANUEL
VICTOR
BLIOTECOL

Archivo privado de interés público: Aquel que por

su valor para la historia, la investigación, la ciencia o
la cultura es de interés público y declarado como tal
BIB

por el legislador.
 Principios generales de la función?

Finalidad de los Importancia de Responsabilidad

@javeriana..edu.co

Archivo los Archivos

UT ORTEGA A

Disponer
p de la Administración son Los servidores
L MONTAGU
montagut@

Documentación soporte fundamental públicos son

CHIVO

ORGANIZADA Con en la toma de responsables de

miras a la decisiones y la organización,
ARC
LOGO – vm
R MANUEL

RECUPERACIÓN para cumplida su conservación, uso

su USO vigencia admon.su y manejo de los
ADMINISTRATIVO valor es patrimonial documentos.
VICTOR
BLIOTECOL

y Cultural.
BIB
 Principios Archivísticos?

Los principios que rigen la organización de

@javeriana..edu.co

los fondos documentales:

UT ORTEGA A

PROCEDENCIA ORDEN ORIGINAL

L MONTAGU
montagut@

CHIVO

Cada documento Es mantener el orden

debe conservarse en interno de cada fondo
ARC
LOGO – vm

manteniendo la
R MANUEL

el fondo documental
al que naturalmente estructura que tuvo
pertenece
pertenece. durante el servicio
VICTOR
BLIOTECOL

activo.
BIB
 Archivo total

Concepto que hace referencia al proceso integral de los

d
documentos
t en su ciclo
i l vital.
it l
@javeriana..edu.co

• El archivo de gestión:
UT ORTEGA A

– C
Comprende d toda
t d la
l documentación
d t ió que es sometida
tid a
continua utilización y consulta administrativa por las mismas
oficinas productoras u otras que lo soliciten.
L MONTAGU
montagut@

• El archivo central:
CHIVO

– En el se agrupan los documentos transferidos de los distintos

archivos de gestión de la entidad, una vez finalizo su trámite,
ARC

pero siguen
i siendo
i d objeto
bj t de
d consulta.
lt
LOGO – vm
R MANUEL

• El archivo histórico:
VICTOR
BLIOTECOL

– A este
t se transfieren
t fi desde
d d ell archivo
hi central
t l la
l
documentación que, por decisión del Comité de Archivo, debe
conservarse permanentemente, dado que el valor que cobra
para la investigación, la ciencia o la cultura.
BIB
 Archivo Total

Control y seguimiento
g de todo el proceso
p
archivístico en sus distintos estadios: La
@javeriana..edu.co

producción o recepción, el trámite, la

distribución la consulta
distribución, consulta, la retención,
retención el
UT ORTEGA A

almacenamiento, la recuperación, la
preservación y su conservación final.
L MONTAGU
montagut@

CHIVO

– Concepto que hace referencia al proceso integral

de los documentos en su ciclo vital.
ARC
LOGO – vm
R MANUEL
VICTOR
BLIOTECOL

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Document Life Cycle
BIB
 @javeriana..edu.co
Ciclo de vida del documento
UT ORTEGA A

Etapas sucesivas
por las que
L MONTAGU

atraviesan los
montagut@

CHIVO

documentos desde
su producción o
recepción,
p hasta su
ARC
LOGO – vm
R MANUEL

disposición final.
VICTOR
BLIOTECOL
BIB
 Archivo total – Ciclo de vida

ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO

GESTIÓ
GESTIÓN CENTRAL HISTÓ
HIST ÓRICO
@javeriana..edu.co

Documentación Documentación Documentación

Activa Semi-activa Inactiva
UT ORTEGA A

Valores Valores
L MONTAGU
montagut@

Primarios
CHIVO

secundarios
ARC
LOGO – vm
R MANUEL

9Administrativo 9Histórico
VICTOR

9Cultural
l l
BLIOTECOL

9Legal
9Fiscal 9Investigación
9Contable 9Científico
BIB

9Técnico
 Valores primarios

• Es el que tienen los documentos a lo largo de la primera

y segunda fases del Ciclo Vital, es decir, durante la
@javeriana..edu.co

tramitación, la vigencia y el plazo precaucional.

UT ORTEGA A

– Mientras sirven a la Institución, por ende este valor

es transitorio.
L MONTAGU
montagut@

Administrativo Legal Contable

CHIVO
ARC
LOGO – vm
R MANUEL

Es análogo al valor Todo documento tiene Existe en los

Legal, pero solo para un valor Legal: documentos que
VICTOR

el ámbito interno de la
BLIOTECOL

•Los documento que expresan un

Institución. Poseen afecten a la organización movimiento de
éste valor mientras en su orden general. Dinero.
sustentan esos •Los documentos son
derechos y
BIB

testimoniales.
obligaciones. •De contratos.
 @javeriana..edu.co
Valores secundarios

• Cualidad atribuida a aquellos

UT ORTEGA A

documentos que, por su

p
importancia histórica,, científica y
L MONTAGU
montagut@

cultural, deben conservarse en un

CHIVO

archivo
ARC
LOGO – vm
R MANUEL
VICTOR
BLIOTECOL
BIB
 @javeriana..edu.co
Administración de archivos

• conjunto de operaciones
UT ORTEGA A

administrativas y técnicas
relacionadas con la planeación,
p ,
L MONTAGU
montagut@

dirección, organización, control,

CHIVO

evaluación conservación y
evaluación,
ARC
LOGO – vm
R MANUEL

servicios de todos los archivos de

una institución.
i tit ió
VICTOR
BLIOTECOL
BIB
 @javeriana..edu.co
Función Archivística

• Actividades relacionadas con la

UT ORTEGA A

totalidad del quehacer archivístico,

que comprende
q p desde la
L MONTAGU
montagut@

elaboración del documento hasta

CHIVO

su eliminación o conservación
ARC
LOGO – vm
R MANUEL

permanente.
VICTOR
BLIOTECOL
BIB
 Función de los archivos

• Unificar criterios sobre:

@javeriana..edu.co

– Métodos de organización de los fondos documentales

UT ORTEGA A

– Sistemas de codificación y clasificación usados en las

diferentes áreas.
L MONTAGU

– La
L creación
ió de
d mecanismos
i de
d acción
ió que
montagut@

CHIVO

propenden a la conservación documental.

– El mantenimiento
a e e o y seguridad
segu dad de los
os fondos
o dos
ARC
LOGO – vm
R MANUEL

documentales.
– Realizar el análisis de documentos, procedencia,
contenidos y custodia.
custodia
VICTOR
BLIOTECOL

– Definir las unidades y el sistema de

almacenamiento.
BIB
 Función de los archivos

• Unificar criterios sobre:

@javeriana..edu.co

– Creación y prestación de los servicios del Archivo.

UT ORTEGA A

– Establecer la normatividad y procesos de uso de la

documentación en custodia.
– Rediseño de Servicios de información.
información
L MONTAGU
montagut@

CHIVO

– Creación de nuevos servicios:

ARC
LOGO – vm
R MANUEL

• Capacitación al personal en cuanto al

manejo,
j , organización
g y control de la
VICTOR
BLIOTECOL

documentación que a diario manejan.

BIB
 Función de los archivos

• Realizar el control de la producción

p
documental en lo relacionado a:
@javeriana..edu.co

– La Elaboración de nuevos formatos de usos dentro

UT ORTEGA A

de la Empresa.
– La selección de los tipos de papeles a usar según la
conservación documental.
L MONTAGU
montagut@

– La definición de la Información contenida en los

CHIVO

formatos y su uso.
– La definición de la Información contenida en los
ARC
LOGO – vm
R MANUEL

nuevos formatos y su uso.

– La disposición final del documento.
– La definición de uso, manejo y cantidad de copias
VICTOR
BLIOTECOL

generadas por documento.

– El establecimiento de vigencias administrativas y
valores documentales.
BIB
 VICTOR
R MANUELL MONTAGU
UT ORTEGA A
BIB
BLIOTECOL
LOGO – vm
montagut@
@javeriana..edu.co
?