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CONCEPTUALIZACION

VICTOR MANUEL MONTAGUT ORTEGA


Bibliotecólogo Consultor
vmontagut@javeriana.edu.co
Introducción

• Tradicionalmente los archivos en Colombia son


un deposito de documentos y carpetas que han
acumulado las empresas durante su existencia.
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UT ORTEGA A

• Nos preocupamos por ellos solo cuando no


tenemos espacio para seguir almacenándolos o
cuando tenemos requerimientos legales que
L MONTAGU
montagut@

nos exigen hacer búsquedas en ellos.


LOGO – vm
R MANUEL

• Desde el año 2000 en Colombia se ha tratado


de darle la importancia necesaria generando la
Reglamentación General de Archivos.
Archivos
VICTOR
BLIOTECOL

– Archivo: Local en que se guardan documentos


Diccionario Planeta de la lengua española
BIB
Que es documento?

– Proviene del vocablo latino “Docere” q


que significa
g
enseñar.
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– Cualquier soporte que contiene registrada


UT ORTEGA A

información. Serian documentos: Libros, revistas,


fotografías, partituras, mapas, informes, medios
magnéticos, objetos tridimensionales, inscripciones,
UMENTO
O
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montagut@

sellos, medallas, cuadros, discos, cassetttes,


bosquejos, bocetos, etc.
DOCU
LOGO – vm
R MANUEL

– Documento de archivo: “Registro de información


producida o recibida por una persona o entidad en
razón a sus actividades o funciones
funciones, que tienen valor
VICTOR
BLIOTECOL

administrativo, fiscal o legal, o valor científico,


económico, histórico o cultural y debe ser objeto de
conservación”. Reglamento General de Archivo.
conservación Archivo
BIB
Que es documento?

Todo objeto utilizado por los seres humanos para fijar


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una información y que actúa como la memoria de los


acontecimientos (actos,
(actos acciones
acciones, pensamientos)
UT ORTEGA A

UMENTO
O
L MONTAGU
montagut@

La información es Al ser registrada adquiere


intangible, y forma y puede se conservada,
desaparece, al almacenada y, por consiguiente
menos que se transmitida, aunque emisores
DOCU
LOGO – vm
R MANUEL

registre en un y receptores no habiten el


soporte material mismo espacio ni sean
durable una vez contemporáneos. En otras
que se produce.
produce palabras gracias a que se la
palabras,
VICTOR
BLIOTECOL

registra en un soporte
duradero, la información puede
ser guardada, acumulada,
recuperada y transmitida.
transmitida
BIB
Tipos de documentos

Son documentos
documentos, entre otros:
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ƒ Fotografías
UT ORTEGA A

ƒ Películas en DVD o en cualquier formato


ƒ El archivos de música
UMENTO
O

ƒ El carné del trabajo


L MONTAGU
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ƒ Notas
ƒ El diario
DOCU
LOGO – vm
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ƒ Las revistas
ƒ Una carta enviada en cualquier formato
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BLIOTECOL

ƒ La formula que le dio el doctor


ƒ Etc..
BIB
Documentos de archivo

Información
o ó contenida
o d en cualquier
u qu soporte
sopo y tipo
po
documental, producida, recibida y conservada por
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cualquier organización o persona en el ejercicio


de sus competencias o en el desarrollo de su
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actividad. (Record)
UMENTO
O
L MONTAGU
montagut@

– Únicos:
Únicos: No están publicados, ni se manifiestan en múltiples
ejemplares
DOCU
LOGO – vm
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– Objetivos
Objetivos:: no comportan elementos de crítica subjetivos o
valorativos, se producen naturalmente y registran hechos del
acontecer inmediato
VICTOR
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– Seriados
Seriados:: son el resultado de acciones repetitivas determinadas
por funciones específicas y se producen uno a uno en orden
natural, formando series
BIB
Que es Archivo?

Conjunto de documentos,
documentos sea cual fuere su
fecha, forma y soporte material Acumulados en
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un proceso natural por una persona o entidad


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pública o privada, en el transcurso de su


gestión, conservados respetando aquel orden
para servir como testimonio e información a la
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CHIVO

persona o institución que los produce y a los


ciudadanos, como fuentes de la historia.
ARC
LOGO – vm
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También se puede entender como la institución


VICTOR
BLIOTECOL

que esta al servicio de la gestión


administrativa, la información, la investigación
BIB

y la cultura.
Tipos de Archivo?

Archivoo Publico:
u o Conjunto
o ju o ded do
documentos
u o
pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se
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derivan de la prestación de un servicio público por


entidades privadas.
privadas
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Archivo
A hi privado:
i d Conjunto
C j t d de d
documentos
t
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CHIVO

pertenecientes a personas naturales o jurídicas de


derecho privado y aquellos que se deriven de la
ARC
LOGO – vm

prestación de sus servicios.


R MANUEL
VICTOR
BLIOTECOL

Archivo privado de interés público: Aquel que por


su valor para la historia, la investigación, la ciencia o
la cultura es de interés público y declarado como tal
BIB

por el legislador.
Principios generales de la función?

Finalidad de los Importancia de Responsabilidad


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Archivo los Archivos


UT ORTEGA A

Disponer
p de la Administración son Los servidores
L MONTAGU
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Documentación soporte fundamental públicos son


CHIVO

ORGANIZADA Con en la toma de responsables de


miras a la decisiones y la organización,
ARC
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RECUPERACIÓN para cumplida su conservación, uso


su USO vigencia admon.su y manejo de los
ADMINISTRATIVO valor es patrimonial documentos.
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y Cultural.
BIB
Principios Archivísticos?

Los principios que rigen la organización de


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los fondos documentales:


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PROCEDENCIA ORDEN ORIGINAL


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CHIVO

Cada documento Es mantener el orden


debe conservarse en interno de cada fondo
ARC
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manteniendo la
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el fondo documental
al que naturalmente estructura que tuvo
pertenece
pertenece. durante el servicio
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activo.
BIB
Archivo total

Concepto que hace referencia al proceso integral de los


d
documentos
t en su ciclo
i l vital.
it l
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• El archivo de gestión:
UT ORTEGA A

– C
Comprende d toda
t d la
l documentación
d t ió que es sometida
tid a
continua utilización y consulta administrativa por las mismas
oficinas productoras u otras que lo soliciten.
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• El archivo central:
CHIVO

– En el se agrupan los documentos transferidos de los distintos


archivos de gestión de la entidad, una vez finalizo su trámite,
ARC

pero siguen
i siendo
i d objeto
bj t de
d consulta.
lt
LOGO – vm
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• El archivo histórico:
VICTOR
BLIOTECOL

– A este
t se transfieren
t fi desde
d d ell archivo
hi central
t l la
l
documentación que, por decisión del Comité de Archivo, debe
conservarse permanentemente, dado que el valor que cobra
para la investigación, la ciencia o la cultura.
BIB
Archivo Total

Control y seguimiento
g de todo el proceso
p
archivístico en sus distintos estadios: La
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producción o recepción, el trámite, la


distribución la consulta
distribución, consulta, la retención,
retención el
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almacenamiento, la recuperación, la
preservación y su conservación final.
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montagut@

CHIVO

– Concepto que hace referencia al proceso integral


de los documentos en su ciclo vital.
ARC
LOGO – vm
R MANUEL
VICTOR
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CICLO VITAL DEL DOCUMENTO


Document Life Cycle
BIB
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Ciclo de vida del documento
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Etapas sucesivas
por las que
L MONTAGU

atraviesan los
montagut@

CHIVO

documentos desde
su producción o
recepción,
p hasta su
ARC
LOGO – vm
R MANUEL

disposición final.
VICTOR
BLIOTECOL
BIB
Archivo total – Ciclo de vida

ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO


GESTIÓ
GESTIÓN CENTRAL HISTÓ
HIST ÓRICO
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Documentación Documentación Documentación


Activa Semi-activa Inactiva
UT ORTEGA A

Valores Valores
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montagut@

Primarios
CHIVO

secundarios
ARC
LOGO – vm
R MANUEL

9Administrativo 9Histórico
VICTOR

9Cultural
l l
BLIOTECOL

9Legal
9Fiscal 9Investigación
9Contable 9Científico
BIB

9Técnico
Valores primarios

• Es el que tienen los documentos a lo largo de la primera


y segunda fases del Ciclo Vital, es decir, durante la
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tramitación, la vigencia y el plazo precaucional.


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– Mientras sirven a la Institución, por ende este valor


es transitorio.
L MONTAGU
montagut@

Administrativo Legal Contable


CHIVO
ARC
LOGO – vm
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Es análogo al valor Todo documento tiene Existe en los


Legal, pero solo para un valor Legal: documentos que
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el ámbito interno de la
BLIOTECOL

•Los documento que expresan un


Institución. Poseen afecten a la organización movimiento de
éste valor mientras en su orden general. Dinero.
sustentan esos •Los documentos son
derechos y
BIB

testimoniales.
obligaciones. •De contratos.
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Valores secundarios

• Cualidad atribuida a aquellos


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documentos que, por su


p
importancia histórica,, científica y
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cultural, deben conservarse en un


CHIVO

archivo
ARC
LOGO – vm
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VICTOR
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BIB
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Administración de archivos

• conjunto de operaciones
UT ORTEGA A

administrativas y técnicas
relacionadas con la planeación,
p ,
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dirección, organización, control,


CHIVO

evaluación conservación y
evaluación,
ARC
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servicios de todos los archivos de


una institución.
i tit ió
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BIB
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Función Archivística

• Actividades relacionadas con la


UT ORTEGA A

totalidad del quehacer archivístico,


que comprende
q p desde la
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montagut@

elaboración del documento hasta


CHIVO

su eliminación o conservación
ARC
LOGO – vm
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permanente.
VICTOR
BLIOTECOL
BIB
Función de los archivos

• Unificar criterios sobre:


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– Métodos de organización de los fondos documentales


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– Sistemas de codificación y clasificación usados en las


diferentes áreas.
L MONTAGU

– La
L creación
ió de
d mecanismos
i de
d acción
ió que
montagut@

CHIVO

propenden a la conservación documental.


– El mantenimiento
a e e o y seguridad
segu dad de los
os fondos
o dos
ARC
LOGO – vm
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documentales.
– Realizar el análisis de documentos, procedencia,
contenidos y custodia.
custodia
VICTOR
BLIOTECOL

– Definir las unidades y el sistema de


almacenamiento.
BIB
Función de los archivos

• Unificar criterios sobre:


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– Creación y prestación de los servicios del Archivo.


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– Establecer la normatividad y procesos de uso de la


documentación en custodia.
– Rediseño de Servicios de información.
información
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CHIVO

– Creación de nuevos servicios:


ARC
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R MANUEL

• Capacitación al personal en cuanto al


manejo,
j , organización
g y control de la
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documentación que a diario manejan.


BIB
Función de los archivos

• Realizar el control de la producción


p
documental en lo relacionado a:
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– La Elaboración de nuevos formatos de usos dentro


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de la Empresa.
– La selección de los tipos de papeles a usar según la
conservación documental.
L MONTAGU
montagut@

– La definición de la Información contenida en los


CHIVO

formatos y su uso.
– La definición de la Información contenida en los
ARC
LOGO – vm
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nuevos formatos y su uso.


– La disposición final del documento.
– La definición de uso, manejo y cantidad de copias
VICTOR
BLIOTECOL

generadas por documento.


– El establecimiento de vigencias administrativas y
valores documentales.
BIB
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BLIOTECOL
LOGO – vm
montagut@
@javeriana..edu.co
?