que tiene relación con el nombre de una persona o institución. Su clasificación es alfabética según los apellidos o nombre de la empresa. Reglas a seguir: 1. El nombre de personas físicas se archiva iniciando con el apellido paterno, materno y nombre. Ejemplos: Domínguez Ramos Juan, Espíndola Reyes Roberto, Sotomayor Arroyo Leticia, etc. 2. En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte del mismo nombre. Ejemplos: De la Rosa Reyes Jorge, Del Moral Hernández Julio, De los Monteros Espinosa Jorge. 3. Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o nombre. Ejemplos: Alarmas Panamericanas, Centro Serfin, Corsetería Francesa, Ópticas Devlin, etc. ARCHIVO NUMÉRICO. Los expedientes se ordenan por número progresivo. El número del expediente se asignará a cada persona física o moral conforme se vayan "abriendo". Los Sistemas de Archivo pueden usarse combinados. Por ejemplo: Nombre y Fecha; Número Progresivo y Alfabético; Número y Fecha. El sistema de archivo más común o utilizado por las instituciones es el de Número progresivo y Alfabético, llamado también Alfa-numérico. 2. En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte del mismo nombre. Ejemplos: De la Rosa Reyes Jorge, Del Moral Hernández Julio, De los Monteros Espinosa Jorge. 3. Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o nombre. Ejemplos: Alarmas Panamericanas, Centro Serfín, Corsetería Francesa, Ópticas Dublín, etc. Archivo Alfabético Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos los negocios. Ventajas La organización de carpetas y guías es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabético. CÓMO SE ORGANIZAN LOS ARCHIVOS De cara a una buena organización del archivo de oficina, hay que diferenciar entre los documentos de archivo propiamente dichos y los documentos de apoyo informativo, puesto que los documentos de archivo serán conservados, mientras que los documentos de apoyo habrán de ser eliminados una vez que haya finalizado su función informativa. Los documentos de archivo: son conjuntos orgánicos de documentos que responden a la dinámica de la oficina que los produce, son fuentes primarias de información y ejemplares únicos que testimonian la actividad de la Universidad, los cuales, una vez transcurridos los plazos establecidos de validez administrativa, legal, fiscal e informativa, deberán ser transferidos al Archivo Central. Los documentos de apoyo informativo: son los que sirven de ayuda a la gestión administrativa, tales como boletines oficiales, revistas, publicaciones o informes elaborados por otras instituciones, etc. No serán transferidos al Archivo Central y se destruirán en la propia oficina. La organización de los archivos de oficina debe basarse en el Cuadro de Clasificación y Calendario de Conservación Documental de la Universidad. La eliminación de documentación en el archivo de oficina deberá hacerse siempre de manera controlada, teniendo en cuenta lo dispuesto por la legislación sobre protección de datos de carácter personal, de manera que se utilizará para ello una máquina destructora. En casos excepcionales, y tras consultar con el Archivo Central, éste puede aceptar lo que denominaremos una transferencia extraordinaria, es decir, la remisión eventual de documentos por parte del archivo de oficina, motivada por circunstancias que impidan su organización, custodia, conservación, control o servicio. Pero estas transferencias extraordinarias deberán documentarse cumplidamente mediante un acta de entrega. Por último, una vez que ha prescrito el valor administrativo de los documentos, es posible que éstos posean otros valores (históricos, testimoniales...) que planteen la necesidad de su conservación permanente, en cuyo caso, serán transferidos al Archivo Central. En el supuesto de que una unidad productora desaparezca del organigrama institucional sin que sus funciones sean asumidas por otra, la documentación que haya producido hasta su extinción será transferida al Archivo Central, sea cual sea su antigüedad. Archivo alfabético Este sistema de Archivo, la documentación correspondiente a cada asunto, se agrupa alrededor de los nombres de las personas físicas o morales cuyos nombres son, en este caso, el factor o elemento preponderante. De tal manera, cada expediente se forma con los documentos que se refieren a las personas físicas o morales. Estos expedientes se ordenan entonces por riguroso orden alfabético de arreglo sucesivo de palabras; es decir, el orden alfabético se contrae a las letras de cada palabra y no al de las letras sucesivas de dos o mas palabras: terminado el arreglo de la primera palabra, se arregla la segunda y después la tercera, por ejemplo. INSTITUTO SUPERIOR DE ESTUDIOS CONTABLES INSTITUTO TECNOLOGICO DE MONTERREY López, Andrés López, Apolonio López, López, Aurelio López, Martínez, Carlos López, Martínez, Crispín Esta REGLA GENERAL DE ALFABETIZACION, es aplicable a los expedientes y a las cédulas de catálogos, registros o índices, por lo cual en sistemas y en distintas clases de cédulas, que deban ordenarse con los signos del alfabeto, será forzosa su aplicación. Alfabetizar palabra por palabra, es norma invariable e inolvidable del Archivista y del Catalogador. Para la colocación de los expedientes en las Gavetas de los muebles, se usan guías divisionarias a cinco cortes, que tienen en sus apéndices o pestañas las letras del alfabeto ; en el primer corte la letra principal, y en las siguientes, de acuerdo con las necesidades y extensión del Archivo, combinaciones de dos o tres letras, tambien en serie alfabetica; ejemplo: A (Guía Principal) Ag. Am. Ar. At. (Guías Auxiliares) C (Guía Principal) Cal. Cer. Cle. Cru. (Guías Auxiliares) ARCHIVO. MATERIALES. Generalidades. Un sistema de archivo está conformado por todos los elementos y materiales necesarios para conservar, retirar y usar la información que se necesite, así se tiene: Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja de atrás. En la pestaña se escribe el rótulo, que indica el contenido de la carpeta. Las carpetas son utilizadas para colocar documentos relacionados con una persona, firma o institución o referidos a un mismo asunto. Por lo general se utilizan dos tipos de carpetas: Carpetas individuales y carpetas misceláneas. Se decide el tipo de carpeta a usar, dependiendo del volumen de correspondencia que se recibe en el período de archivo, que puedes ser de seis meses a un año. Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales activos o personas con las cuales se mantiene comunicación constante y a la cual se hace necesario referirse frecuentemente. se ordena alfabéticamente detrás de cada guía primaria. Dentro de la carpeta los papeles se ordenan cronológicamente hacia arriba, por orden de fecha, la más reciente al frente. Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe tener por lo menos cinco documentos. Carpetas misceláneas: Usadas para archivar documentos de aquellos corresponsales con los cuales no es frecuente la comunicación. Esta carpeta contiene papeles de varios corresponsales, puesto que es donde se coloca la correspondencia inactiva, hasta considerarla de importancia para abrirle carpeta individual. Es el hogar "temporal “de toda correspondencia. Guías: Tarjetas indicadoras hechas de cartón fuerte y resistente, provistas de una pestaña en la parte superior donde aparece el título, nombre o asunto. Se usan para dividir las gavetas en secciones e indicar dónde deben archivarse o localizarse los documentos. Rótulo: Título que parece impreso en la pestaña superior de la guía. Identifica cada guía, describiendo lo que aparece o debe archivarse detrás de ella. Usos generales del sistema alfabético a) En las empresas pequeñas, para el archivo de las hojas de vida. b) En los departamentos de investigaciones científicas, donde la documentación es solicitada por áreas o temas. c) Los ejecutivos, profesionales, profesores, y amas de casa, para sus asuntos profesionales sociales o profesionales. SISTEMA ALFABÉTICO VARIADEX El sistema variadex fue patentado por la casa Remington Rand, Inc. Consta de un juego de guías, alfabéticas (25) que cubre el alfabeto completo. Sin embargo, puede utilizarse un número variable de guías secundarias, si el volumen de documentos así lo requiere. Estas guías también se en cuentran a la venta. En este archivo las guías principales están en primera opción. Las carpetas misceláneas en la 2da posición. Las carpetas individuales en la 3ra posición. En la cuarta posición van las guías especiales. Es un sistema de doble control, pues tiene agregado, el uso de colores lo que permite más facilidad al colocar documentos. Inmediatamente notaríamos que estamos colocando mal una carpeta, porque el color de ésta es distinto al de la guía que la precede. El color lo determina la segunda letra de la primera unidad de archivo. En un porciento elevado, la segunda letra es una vocal. Es decir que cada letra consta de los cinco colores usados, o sea que estará dividida en cinco partes cada una de distinto color. Los colores van en el orden del arco-iris: Anaranjado a, b, c, d Amarillo e, f, g, h Verde i, j, k, l, m, n, ñ, Azul o, p, q, Violeta r, s, t, u, v, w, x, y, z, Nota: cuando un nombre empieza con una inicial ésta irá en el color anaranjado. Ejemplo: Pacheco Mirna anaranjado Pérez Juan amarillo Pineda Consuelo verde Ponce Marina azul Putzeys Mario violeta Organización de un sistema de archivo Se refiere a las diferentes maneras en las que puede ser organizada la información de los archivos, así como las diferentes maneras en que ésta puede ser accesada. Dado que hay 2 niveles de visión de los archivos (físico y lógico), se puede hablar también de 2 aspectos de organización de archivos: Organización de archivos lógicos y de archivos físicos. El sistema de archivos está relacionado especialmente con la administración del espacio de almacenamiento secundario, fundamentalmente con el almacenamiento de disco. Una forma de organización de un sistema de archivos puede ser la siguiente: Se utiliza una “raíz” para indicar en qué parte del disco comienza el “directorio raíz” . El “directorio raíz” apunta a los “directorios de usuarios”. Un “directorio de usuario” contiene una entrada para cada uno de los archivos del usuario. Cada entrada de archivo apunta al lugar del disco donde está almacenado el archivo referenciado. Los nombres de archivos solo necesitan ser únicos dentro de un directorio de usuario dado. El nombre del sistema para un archivo dado debe ser único para el sistema de archivos. En sistemas de archivo “jerárquicos” el nombre del sistema para un archivo suele estar formado como el “nombre de la trayectoria” del directorio raíz al archivo. Organización lógica La mayoría de las computadoras organizan los archivos en jerarquías llamadas carpetas, directorios o catálogos. (El concepto es el mismo independientemente de la terminología usada.) Cada carpeta puede contener un número arbitrario de archivos, y también puede contener otras carpetas. SISTEMA DE ARCHIVO NUMERICO La lectura nos habla básicamente de los cuidados y pasos que debemos tener al momento de foliar y/o organizar el archivo en el campo de la correspondencia y tarjeteros. El sistema de archivo numérico es uno de los métodos más recomendables a la hora d e archivar los documentos, si los corresponsales son numéricos y es semejante la forma de archivar, en este caso es más difícil mantener el orden numérico, este sistemas se ordena según su número este nuero es asignado por los corresponsales este sistema tiene diferentes usos en las oficinas. Es un sistema indirecto, porque para localizar un documento primero hay que consultar un tarjetero y determinar el código o numero asignado para este documento o expediente, para mejorar y aumentar la eficacia del sistema numérico, es necesario establecer patrones numéricos, los cuales facilitarían la localización e identificación del caso o asunto. VENTAJAS El sistema numérico posee varias ventajas como lo son La confidencialidad, rápida identificación de la secuencia, expansión limitada, usos múltiples del tarjetero índice del sistema, las referencias no recargan el archivo principal, números que identifican a los corresponsales, los patrones numéricos facilitan la identificación de datos, el uso de los números reduce el ancho del rotulo, los números son identificados particular. Estas son las diferentes ventajas q nos ofrece y posee sobre los demás los sistemas de organización del archivo numérico. Para archivos de correspondencia y tarjetas se utiliza el sistema numérico y es muy utilizado por las diferentes entidades por su alto grado de confidencialidad y fácil expansión. Los componentes del sistema numérico se componen por cuatro partes básicas: * Al archivo principal * El archivo misceláneo alfanumérico * El tarjetero índice * El registro de números asignados Archivo numérico Es muy utilizado por las diferentes entidades por su alto grado de confidencialidad y fácil expansión. Los componentes del sistema numérico se componen por cuatro partes básicas: Ø Al archivo principal. Ø El archivo alfanumérico misceláneo. Ø El tarjetero índice. Ø El registro de números asignados. El archivo principal solo se mantiene las carpetas individuales de los corresponsales de los archivos. Este sistema se fundamenta a cada corresponsal o asunto y el número que le corresponde de un registro de manera que las guías y carpetas se identifican por las cifras que llevan en sus pestañas y se ordenan con frecuencia numérica. Está formada por: Indice alfabético de Tarjetas Archivo Numérico Principal Archivo Numérico Miscelaneo Formas de operarlo Se utiliza el índice alfabético de tarjetas para localizar los documentos guardados por el archivo, a cada corresponsal activo e inactivo con el nombre como se archivaría alfabéticamente, la dirección y el No. de la carpeta en el Activo. Si es inactivo se agrega una M para decir que el documento este misceláneo. Este contiene guías y expedientes que lleva el encabezamiento. Pasos para poder archivar de forma numérica: 1. Revisar la correspondencia e inspeccionar el documento 2. Anotar el nombre inscrito bajo el cual se va a archivar el documento. indica el nombre para referencia usada y marcada 3. Observa si en el tarjetero aparece ese nombre y si aparece lo siguiente: Si es activo se le escribe el número correspondiente en el margen superior derecha. Si es inactivo, se escribe una M en el margen superior derecho del documento y la letra que se debe archivar. 4. Al determinar de edificarlo y clarificarlo se archivan, tanto los activos como los inactivos SISTEMA NUMERICO DUPLEX es un término utilizado en telecomunicación para definir a un sistema que es capaz de mantener una comunicación bidireccional, enviando y recibiendo mensajes de forma simultánea. La capacidad retransmitir en modo dúplex está condicionado por varios niveles: Medio físico (capaz de transmitir en ambos sentidos) Sistema de transmisión (capaz de enviar y recibir a la vez) Protocolo norma de comunicación empleado por los equipos terminales significa que el transmisor y el receptor operan a diferentes frecuencias portadoras. El término es usado frecuentemente entre los radio aficionados, donde un operador está tratando de contactar un repetidor. La estación debe ser capaz de enviar y recibir al mismo tiempo, y hace esto alterando ligeramente la frecuencia a la que envía y recibe. Este modo de operación es referido cómodo dúplex o modo complemento. Se dice que las sub-bandas de uplink y Down link están separadas por el complemento de frecuencia. La duplexación por división de frecuencia puede ser eficiente en el caso de tráfico simétrico. En este caso la duplexación por división de tiempo tiende a desperdiciar banda durante el cambio de transmisión recepción, tiene una mayor latencia inherente, y puede requerir circuitería más compleja. Otra ventaja de la duplexación por división de frecuencia es que hace el planeamiento de radio mucho más fácil y más eficiente, porque las estaciones bases no se "escuchan" entre ellas (transmiten y reciben en diferentes sub-bandas) y por lo tanto normalmente no se interfieren entre ellas. Otra ventaja de la duplexación en frecuencia sobre la de tiempo es que en la duplexación por división de tiempo se deben usar tiempos de guardia entre estaciones bases vecinas (lo que decremento la eficiencia en el uso del espectro) o se necesita sincronizar estaciones bases, para que puedan transmitir y recibir al mismo tiempo (lo que incrementa la complejidad y por lo tanto el costo, y reduce la flexibilidad de uso de ancho de banda porque todas las estaciones bases y sectores estarán forzados a usar la misma relación uplink/downlink) Ejemplos de sistemas de duplicación por división de frecuencia son: