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Archivos alfabéticos y numéricos

ARCHIVO ALFABÉTICO. Se refiere a todo escrito


que tiene relación con el nombre de una persona o
institución. Su clasificación es alfabética según los
apellidos o nombre de la empresa.
Reglas a seguir:
1. El nombre de personas físicas se archiva iniciando
con el apellido paterno, materno y nombre.
Ejemplos: Domínguez Ramos Juan, Espíndola
Reyes Roberto, Sotomayor Arroyo Leticia, etc.
2. En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte del
mismo nombre. Ejemplos: De la Rosa Reyes Jorge, Del Moral Hernández Julio,
De los Monteros Espinosa Jorge.
3. Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o
nombre. Ejemplos: Alarmas Panamericanas, Centro Serfin, Corsetería Francesa,
Ópticas Devlin, etc.
ARCHIVO NUMÉRICO. Los expedientes se ordenan por número progresivo. El
número del expediente se asignará a cada persona física o moral conforme se
vayan "abriendo".
Los Sistemas de Archivo pueden usarse combinados. Por ejemplo: Nombre y
Fecha; Número Progresivo y Alfabético; Número y Fecha. El sistema de archivo
más común o utilizado por las instituciones es el de Número progresivo y Alfabético,
llamado también Alfa-numérico.
2. En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte del
mismo nombre. Ejemplos: De la Rosa Reyes Jorge, Del Moral Hernández Julio,
De los Monteros Espinosa Jorge.
3. Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o
nombre. Ejemplos: Alarmas Panamericanas, Centro Serfín, Corsetería Francesa,
Ópticas Dublín, etc.
Archivo Alfabético
Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el
alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios. Este sistema se ajusta a casi
todos los negocios.
Ventajas
La organización de carpetas y guías es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar;
los apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabético.
CÓMO SE ORGANIZAN LOS ARCHIVOS
De cara a una buena organización del archivo de oficina,
hay que diferenciar entre los documentos de archivo
propiamente dichos y los documentos de apoyo
informativo, puesto que los documentos de archivo serán
conservados, mientras que los documentos de apoyo
habrán de ser eliminados una vez que haya finalizado
su función informativa.
 Los documentos de archivo: son conjuntos
orgánicos de documentos que responden a la
dinámica de la oficina que los produce, son
fuentes primarias de información y ejemplares únicos que testimonian la
actividad de la Universidad, los cuales, una vez transcurridos los plazos
establecidos de validez administrativa, legal, fiscal e informativa, deberán ser
transferidos al Archivo Central.
 Los documentos de apoyo informativo: son los que sirven de ayuda a la
gestión administrativa, tales como boletines oficiales, revistas, publicaciones
o informes elaborados por otras instituciones, etc. No serán transferidos al
Archivo Central y se destruirán en la propia oficina.
La organización de los archivos de oficina debe basarse en el Cuadro de
Clasificación y Calendario de Conservación Documental de la Universidad.
La eliminación de documentación en el archivo de oficina deberá hacerse siempre
de manera controlada, teniendo en cuenta lo dispuesto por la legislación sobre
protección de datos de carácter personal, de manera que se utilizará para ello una
máquina destructora.
En casos excepcionales, y tras consultar con el Archivo Central, éste puede aceptar
lo que denominaremos una transferencia extraordinaria, es decir, la remisión
eventual de documentos por parte del archivo de oficina, motivada por
circunstancias que impidan su organización, custodia, conservación, control o
servicio. Pero estas transferencias extraordinarias deberán documentarse
cumplidamente mediante un acta de entrega.
Por último, una vez que ha prescrito el valor administrativo de los documentos, es
posible que éstos posean otros valores (históricos, testimoniales...) que planteen la
necesidad de su conservación permanente, en cuyo caso, serán transferidos al
Archivo Central.
En el supuesto de que una unidad productora desaparezca del organigrama
institucional sin que sus funciones sean asumidas por otra, la documentación que
haya producido hasta su extinción será transferida al Archivo Central, sea cual sea
su antigüedad.
Archivo alfabético
Este sistema de Archivo, la documentación
correspondiente a cada asunto, se agrupa
alrededor de los nombres de las personas físicas
o morales cuyos nombres son, en este caso, el
factor o elemento preponderante. De tal manera,
cada expediente se forma con los documentos
que se refieren a las personas físicas o morales.
Estos expedientes se ordenan entonces por
riguroso orden alfabético de arreglo sucesivo de
palabras; es decir, el orden alfabético se contrae a las letras de cada palabra y no
al de las letras sucesivas de dos o mas palabras: terminado el arreglo de la primera
palabra, se arregla la segunda y después la tercera, por ejemplo.
INSTITUTO SUPERIOR DE ESTUDIOS CONTABLES
INSTITUTO TECNOLOGICO DE MONTERREY
López, Andrés
López, Apolonio
López, López, Aurelio
López, Martínez, Carlos
López, Martínez, Crispín
Esta REGLA GENERAL DE ALFABETIZACION, es aplicable a los expedientes y a
las cédulas de catálogos, registros o índices, por lo cual en sistemas y en distintas
clases de cédulas, que deban ordenarse con los signos del alfabeto, será forzosa
su aplicación. Alfabetizar palabra por palabra, es norma invariable e inolvidable del
Archivista y del Catalogador.
Para la colocación de los expedientes en las Gavetas de los muebles, se usan guías
divisionarias a cinco cortes, que tienen en sus apéndices o pestañas las letras del
alfabeto ; en el primer corte la letra principal, y en las siguientes, de acuerdo con las
necesidades y extensión del Archivo, combinaciones de dos o tres letras, tambien
en serie alfabetica; ejemplo:
A (Guía Principal)
Ag. Am. Ar. At. (Guías Auxiliares)
C (Guía Principal)
Cal. Cer. Cle. Cru. (Guías Auxiliares)
ARCHIVO. MATERIALES.
Generalidades. Un sistema de archivo está
conformado por todos los elementos y materiales
necesarios para conservar, retirar y usar la
información que se necesite, así se tiene:
Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestaña
en la hoja de atrás. En la pestaña se escribe el rótulo,
que indica el contenido de la carpeta. Las carpetas
son utilizadas para colocar documentos relacionados
con una persona, firma o institución o referidos a un
mismo asunto. Por lo general se utilizan dos tipos de
carpetas: Carpetas individuales y carpetas
misceláneas. Se decide el tipo de carpeta a usar, dependiendo del volumen de
correspondencia que se recibe en el período de archivo, que puedes ser de seis
meses a un año.
Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales activos o
personas con las cuales se mantiene comunicación constante y a la cual se hace
necesario referirse frecuentemente. se ordena alfabéticamente detrás de cada guía
primaria. Dentro de la carpeta los papeles se ordenan cronológicamente hacia
arriba, por orden de fecha, la más reciente al frente. Para abrir carpeta individual, el
corresponsal debe tener por lo menos cinco documentos.
Carpetas misceláneas: Usadas para archivar documentos de aquellos
corresponsales con los cuales no es frecuente la comunicación. Esta carpeta
contiene papeles de varios corresponsales, puesto que es donde se coloca la
correspondencia inactiva, hasta considerarla de importancia para abrirle carpeta
individual. Es el hogar "temporal “de toda correspondencia.
Guías: Tarjetas indicadoras hechas de cartón fuerte y resistente, provistas de una
pestaña en la parte superior donde aparece el título, nombre o asunto. Se usan para
dividir las gavetas en secciones e indicar dónde deben archivarse o localizarse los
documentos.
Rótulo: Título que parece impreso en la pestaña superior de la guía. Identifica
cada guía, describiendo lo que aparece o debe archivarse detrás de ella.
Usos generales del sistema alfabético
a) En las empresas pequeñas, para el archivo de las hojas de vida.
b) En los departamentos de investigaciones científicas, donde la documentación
es solicitada por áreas o temas.
c) Los ejecutivos, profesionales, profesores, y amas de casa, para sus asuntos
profesionales sociales o profesionales.
SISTEMA ALFABÉTICO VARIADEX
El sistema variadex fue patentado por la casa
Remington Rand, Inc. Consta de un juego de
guías, alfabéticas (25) que cubre el alfabeto
completo. Sin embargo, puede utilizarse un
número variable de guías secundarias, si el
volumen de documentos así lo requiere. Estas
guías también se en cuentran a la venta.
En este archivo las guías principales están en
primera opción. Las carpetas misceláneas en la 2da posición. Las carpetas
individuales en la 3ra posición. En la cuarta posición van las guías especiales.
Es un sistema de doble control, pues tiene agregado, el uso de colores lo que
permite más facilidad al colocar documentos. Inmediatamente notaríamos que
estamos colocando mal una carpeta, porque el color de ésta es distinto al de la guía
que la precede.
El color lo determina la segunda letra de la primera unidad de archivo. En un
porciento elevado, la segunda letra es una vocal. Es decir que cada letra consta de
los cinco colores usados, o sea que estará dividida en cinco partes cada una de
distinto color.
Los colores van en el orden del arco-iris:
Anaranjado a, b, c, d
Amarillo e, f, g, h
Verde i, j, k, l, m, n, ñ,
Azul o, p, q,
Violeta r, s, t, u, v, w, x, y, z,
Nota: cuando un nombre empieza con una inicial ésta irá en el color anaranjado.
Ejemplo:
Pacheco Mirna anaranjado
Pérez Juan amarillo
Pineda Consuelo verde
Ponce Marina azul
Putzeys Mario violeta
Organización de un sistema de archivo
Se refiere a las diferentes maneras en las que
puede ser organizada la información de los
archivos, así como las diferentes maneras en
que ésta puede ser accesada. Dado que hay
2 niveles de visión de los archivos (físico y
lógico), se puede hablar también de 2
aspectos de organización de
archivos: Organización de archivos
lógicos y de archivos físicos.
El sistema de archivos está relacionado
especialmente con la administración del
espacio de almacenamiento secundario, fundamentalmente con el almacenamiento
de disco.
Una forma de organización de un sistema de archivos puede ser la siguiente:
 Se utiliza una “raíz” para indicar en qué parte del disco comienza
el “directorio raíz” .
 El “directorio raíz” apunta a los “directorios de usuarios”.
 Un “directorio de usuario” contiene una entrada para cada uno de los
archivos del usuario.
 Cada entrada de archivo apunta al lugar del disco donde está almacenado el
archivo referenciado.
Los nombres de archivos solo necesitan ser únicos dentro de un directorio de
usuario dado.
El nombre del sistema para un archivo dado debe ser único para el sistema de
archivos.
En sistemas de archivo “jerárquicos” el nombre del sistema para un archivo suele
estar formado como el “nombre de la trayectoria” del directorio raíz al archivo.
Organización lógica
La mayoría de las computadoras organizan los archivos en jerarquías llamadas
carpetas, directorios o catálogos. (El concepto es el mismo independientemente de
la terminología usada.) Cada carpeta puede contener un número arbitrario de
archivos, y también puede contener otras carpetas.
SISTEMA DE ARCHIVO NUMERICO
La lectura nos habla básicamente de los cuidados
y pasos que debemos tener al momento de foliar
y/o organizar el archivo en el campo de la
correspondencia y tarjeteros.
El sistema de archivo numérico es uno de los
métodos más recomendables a la hora d e archivar
los documentos, si los corresponsales son
numéricos y es semejante la forma de archivar, en
este caso es más difícil mantener el orden
numérico, este sistemas se ordena según su
número este nuero es asignado por los corresponsales este sistema tiene
diferentes usos en las oficinas.
Es un sistema indirecto, porque para localizar un documento primero hay que
consultar un tarjetero y determinar el código o numero asignado para este
documento o expediente, para mejorar y aumentar la eficacia del sistema numérico,
es necesario establecer patrones numéricos, los cuales facilitarían la localización e
identificación del caso o asunto.
VENTAJAS
El sistema numérico posee varias ventajas como lo son
La confidencialidad, rápida identificación de la secuencia, expansión limitada, usos
múltiples del tarjetero índice del sistema, las referencias no recargan el archivo
principal, números que identifican a los corresponsales, los patrones numéricos
facilitan la identificación de datos, el uso de los números reduce el ancho del rotulo,
los números son identificados particular.
Estas son las diferentes ventajas q nos ofrece y posee sobre los demás los sistemas
de organización del archivo numérico.
Para archivos de correspondencia y tarjetas se utiliza el sistema numérico y es muy
utilizado por las diferentes entidades por su alto grado de confidencialidad y fácil
expansión.
Los componentes del sistema numérico se componen por cuatro partes básicas:
* Al archivo principal
* El archivo misceláneo alfanumérico
* El tarjetero índice
* El registro de números asignados
Archivo numérico
Es muy utilizado por las diferentes entidades por su alto
grado de confidencialidad y fácil expansión.
Los componentes del sistema numérico se componen
por cuatro partes básicas:
Ø Al archivo principal.
Ø El archivo alfanumérico misceláneo.
Ø El tarjetero índice.
Ø El registro de números asignados.
El archivo principal solo se mantiene las carpetas individuales de los corresponsales
de los archivos.
Este sistema se fundamenta a cada corresponsal o asunto y el número que le
corresponde de un registro de manera que las guías y carpetas se identifican por
las cifras que llevan en sus pestañas y se ordenan con frecuencia numérica.
Está formada por:
 Indice alfabético de Tarjetas
 Archivo Numérico Principal
 Archivo Numérico Miscelaneo
Formas de operarlo Se utiliza el índice alfabético de tarjetas para localizar los
documentos guardados por el archivo, a cada corresponsal activo e inactivo con el
nombre como se archivaría alfabéticamente, la dirección y el No. de la carpeta en
el Activo. Si es inactivo se agrega una M para decir que el documento este
misceláneo. Este contiene guías y expedientes que lleva el encabezamiento.
Pasos para poder archivar de forma numérica:
1. Revisar la correspondencia e inspeccionar el documento
2. Anotar el nombre inscrito bajo el cual se va a archivar el documento. indica
el nombre para referencia usada y marcada
3. Observa si en el tarjetero aparece ese nombre y si aparece lo siguiente:
Si es activo se le escribe el número correspondiente en el margen superior
derecha.
Si es inactivo, se escribe una M en el margen superior derecho del
documento y la letra que se debe archivar.
4. Al determinar de edificarlo y clarificarlo se archivan, tanto los activos como
los inactivos
SISTEMA NUMERICO DUPLEX
es un término utilizado en telecomunicación para definir a un sistema que es capaz
de mantener una comunicación bidireccional, enviando y recibiendo mensajes de
forma simultánea.
La capacidad retransmitir en modo dúplex está condicionado por varios niveles:
Medio físico (capaz de transmitir en ambos sentidos)
Sistema de transmisión (capaz de enviar y recibir a la vez)
Protocolo norma de comunicación empleado por los equipos terminales
significa que el transmisor y el receptor operan a diferentes frecuencias portadoras.
El término es usado frecuentemente entre los radio aficionados, donde un operador
está tratando de contactar un repetidor. La estación debe ser capaz de enviar y
recibir al mismo tiempo, y hace esto alterando ligeramente la frecuencia a la que
envía y recibe. Este modo de operación es referido cómodo dúplex o modo
complemento. Se dice que las sub-bandas de uplink y Down link están separadas
por el complemento de frecuencia. La duplexación por división de frecuencia puede
ser eficiente en el caso de tráfico simétrico. En este caso la duplexación por división
de tiempo tiende a desperdiciar banda durante el cambio de transmisión recepción,
tiene una mayor latencia inherente, y puede requerir circuitería más compleja. Otra
ventaja de la duplexación por división de frecuencia es que hace el planeamiento
de radio mucho más fácil y más eficiente, porque las estaciones bases no se
"escuchan" entre ellas (transmiten y reciben en diferentes sub-bandas) y por lo tanto
normalmente no se interfieren entre ellas. Otra ventaja de la duplexación en
frecuencia sobre la de tiempo es que en la duplexación por división de tiempo se
deben usar tiempos de guardia entre estaciones bases vecinas (lo que decremento
la eficiencia en el uso del espectro) o se necesita sincronizar estaciones bases, para
que puedan transmitir y recibir al mismo tiempo (lo que incrementa la complejidad y
por lo tanto el costo, y reduce la flexibilidad de uso de ancho de banda porque todas
las estaciones bases y sectores estarán forzados a usar la misma relación
uplink/downlink) Ejemplos de sistemas de duplicación por división de frecuencia
son:

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