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TRAMITACIÓN DE DOCUMENTOS

1. ARCHIVOS Y CARPETAS DIGITALES.

Archivo Digital.

Un archivo digital es toda información almacenada en un formato que solamente un


equipo electrónico puede procesar.
Son generados por aplicaciones automatizadas, como procesadores de texto, hojas de
cálculo, el correo electrónico, etc. Deben ser revisados y evaluados por la empresa para
determinar su utilidad y valor, siendo en ese caso conservados por el tiempo necesario.

Carpeta digital.

Es el contenedor virtual donde se guardan archivos de datos con el fin de clasificar de


forma lógica los archivos que tenemos en el ordenador.

1.2 VENTAJAS E INCONVENIENTES DEL ARCHIVO DIGITAL.

Ventajas.

Elimina los procesos de impresión y gastos de papel.


Elimina el extravío físico de documentos.
Permite un acceso rápido y fácil a la información.
Reduce el tiempo profesional en la búsqueda de datos aumentando la productividad.
Agiliza el servicio a los clientes.
Favorece la conservación de originales.
Permite guardar información en múltiples formatos electrónicos.
Permite la distribución masiva de documentos vía internet o intranet.
Optimiza el espacio físico.
Permite el uso simultáneo de un documento por varios usuarios.

Inconvenientes.

Necesidad de depurar los archivos a menudo.


Desgaste y riesgo de rotura o pérdida por la manipulación.
Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos y en su modificación.
Incompatibilidad de programas porque no existe un estándar universal.
Existencia de gran complejidad en los documentos electrónicos.
Control de fiabilidad y autenticidad.
Cambios en la tecnología digital.
Coste adquisición de lectores de documentos.
Se puede perder información al migrar de una tecnología a otra.
2. Tipos de archivos informáticos.

Según los datos almacenados:

. Ejecutables: aquellos que almacenan instrucciones que inician procedimientos en el


ordenador.
. No ejecutables: aquellos que no contienen instrucciones de procesos para el ordenador.

Según su uso:

. Permanentes: que pueden ser constantes (la información es utilizada para consulta), de
situación (para adatar datos) y de información ( para consultar datos).

. De movimiento: archivos intermedios donde se almacena información que se pasará a


los archivos permanentes.

. De Trabajo o maniobra: es un archivo auxiliar de los anteriores.

Según la función para la que se creó el archivo:

. Archivo maestro: contiene información global que se actualizará cada cierto tiempo,
sobre él no se puede operar.

. Archivo de transacciones: donde se guar:dan los archivos o las operaciones para


actualizar el archivo maestro.

. Archivo de reporte o noticias: donde se notifican los errores o incidencias especiales.

. Archivos de trabajo: generados en los procesos e imprescindibles para el usuario.

.Archivos de programas: son los ejecutables.

.De textos: contienen información de ayuda y del sistema.

3. Requisitos y elementos de los archivos electrónicos.

Los archivos electrónicos reúnen una serie de requisitos para garantizar sus funciones:

. Autenticidad.

. Integridad.

.Conservación.

. Disponibilidad.

. Confidencialidad.
Un documento electrónico está compuesto por los siguientes elementos:

. Archivo.

. Firma electrónica.

. Metadatos.

4. Creación de un archivo digital.

La creación de un archivo digital se compone de las siguientes etapas:

. Crear las carpetas digitales: serán los directorios.

. Nombrar los directorios o carpetas.

. Nombrar los archivos o documentos digitales.

. Archivar los documentos digitales en las carpetas correspondientes.

. Creara tablas de contenido (metadatos).

. Crear, copiar, mover y eliminar carpetas, archivos y accesos directos.

La creación de un archivo digital trae consigo la necesidad de organizar y almacenarla


información recopilada. Es aconsejable crear archivos digitales en PDF para facilitar su
apertura cuando son enviados a través de Internet. Así mismo, también es aconsejable
creara archivos en formato TIFF que sirvan como copia de seguridad y archivo maestro
para futuras modificaciones.

5. Operaciones con los archivos digitales.

Las operaciones más habituales son las siguientes:

. Abrir.

. Cerrar.

. Asignar. (Asociar un nombre).

. Proteger.

. Actualizar, escribir o modificar.

. Consultas o lectura.

. Eliminar.

. Clasificar.
. Unir.

. Dividir.

. Importar. (Ampliar a partir de los datos contenidos en otro).

. Exportar. (Generar un nuevo archivo con datos de otro archivo).

. Respaldar. (Hacer copias de seguridad separadas de la original).

. Cambiar de propiedades.

. Expurgar. (Limpiar de contenidos).

6. La seguridad del archivo digital.

La seguridad informática tiene los siguientes principios:

Confidencialidad, Integridad y Disponibilidad.

Factores que afectan a la seguridad del sistema de archivos:

. factores tecnológicos: fallos del hardware y software, virus, etc.

. factores ambientales: humedad, calor, suciedad, etc.

. factores humanos: alteraciones, hurto, fraude, sabotaje, crackers, hackers, etc.

Medidas para eliminar o minimizar el riesgo:

. Encriptación y cifrado de datos.

. Instalación de software antivirus.

. Plan de contingencias.

. Respaldo de los datos.

Los archivos informáticos se deben proteger:

. Restricción del acceso a los archivos por parte de los usuarios.

. Identificación de los usuarios.

. Creación de niveles de seguridad.


. En el nivel de administrador y el nivel de de auditoria crear privilegios de usuarios.
Cada usuario puede tener distintos privilegios con respecto a los archivos.

. Establecer permisos jerárquicos en el nivel de documentos.

La Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter personal de 15 de diciembre de


1999 contempla las acciones lesivas sobre la información. Especifica las sanciones ante
la obtención o violación de secretos, el espionaje, la divulgación de datos privados, las
estafas electrónicas,…