ARCHIVAR.

Arte de colocar y conservar en un mismo orden,

debidamente clasificada toda correspondencia, documentos y
otros papeles relacionados con un individuo o firma, con cierta
división geográfica, o sobre determinado asunto, etc. De esta
forma estarán protegidos contra deterioro destrucción o pérdida y
que a la vez facilite su l ocalización y manejo.
Objetivos primordiales:
1- Proporcionar un lugar seguro y permanente para los
documentos.
2- Conservar juntos, en un mismo lugar, todos los documentos
relacionados con determinado asunto, lugar, individuo, firma o
institución.
3- Localizar los documentos en el instante en que se solicitan.

Importancia de los documentos y necesidad de archivarlos

a) Para la empresa moderna, los documentos, cartas, etc., se relacionan con

negocios.
b) El respaldo de cualquier transacción, asunto, etc., lo constituye el acuerdo o
constancia por escrito de la operación.
c) Para referirnos a asuntos tramitados con anterioridad, debemos conservar
información en los archivos.
Importancia de archivar
Los archivos son testigos del pasado. Proveen evidencia,
explicaciones y pruebas de acciones ocurridas tanto en el
pasado como en el presente.
Los archivos permiten que las sociedades lleven a cabo varios
roles que generan que las comunidades civilizadas echen raíz
y florezcan, roles que van desde facilitar la educación y
la investigación, el entretenimiento y el esparcimiento, hasta la
protección de los derechos humanos y la confirmación de la
identidad de las sociedades. Los archivos son registros únicos
y contemporáneos, por lo que, una vez perdidos, no pueden
ser reemplazados. Sólo a través de su identificación adecuada,
su cuidado y su amplio acceso, los archivos pueden
desempeñar su rol vital capaz de beneficiar a la humanidad.

Los archivos y la buena gobernanza

La gestión correcta de archivos no consiste simplemente en almacenar registros
para un historial o investigaciones. Estos son esenciales para una buena
gobernanza.
Gracias a ellos los gobiernos pueden rendir cuentas y demostrar su capacidad
para promover la democracia. Una buena administración de los archivos es lo que
permite que un país comprenda el quién, cuándo, dónde, cómo y por qué de las
acciones del gobierno. Estos hacen posible el respeto de los derechos humanos y
permite que el gobierno pueda explicar y defender sus acciones. El archivar
adecuadamente también garantiza una participación del gobierno más eficaz y
oportuna.
Formas de archivar
La palabra archivar designa a la acción, actividad de
guardar documentos, textos o cualquier otro tipo de
información en un archivo, o en su defecto en un
archivador.
En tanto, un archivo puede ser el conjunto organizado
de documentos que recibe y produce un individuo o una
organización, entidad, como consecuencia de la
actividad que lleva a cabo; y por otra parte el lugar físico
o local en el cual se almacenan, tratan y protegen los
documentos indicados, también se le conoce como
archivo.

Cabe destacarse que el archivo es un elemento muy

extendido a la hora de organizar los documentos y por ello es que lo usan desde los
individuos, para ordenar sus papeles, tales como facturas de compras, facturas de pago
de servicios, entre otras, hasta organismos públicos que en él almacenan todo cuanto
documento expiden y reciben.
Los países normalmente disponen de una entidad conocida como Archivo general de la
Nación que conservan numerosas colecciones de textos, documentos, obras y otros
materiales audiovisuales que en muchos casos comenzaron a ser recolectados y allí
reunidos desde varios siglos atrás.

La archivística, también denominada como archivología, es la disciplina que se ocupa

especialmente de abordar los procedimientos y los problemas que surgen del
almacenamiento de documentos, con la misión que los mismos puedan ser sencillamente
ubicados a futuro cuando sea necesario.
Históricamente esta actividad se centró en mejorar las alternativas de almacenamiento,
conservación y restauración, en tanto, con el advenimiento de las nuevas tecnologías,
también se ha ocupado de desarrollar vías opcionales para gestionar y guardar los
documentos.
Muchas universidades, especialmente aquellas carreras vinculadas a la información, la
comunicación y la historia, disponen de esta materia en sus programas.
Por otra parte, la palabra archivar se emplea para dar cuenta de algo que ya se encuentra
terminado o que ya no dispone de la atención y el tratamiento que debería.Bueno asi que
ada y en pocas palabras ARCHIVAR es la acción de documentar información de una
forma ordenestética
Motivos principales de la necesidad de los archivos de la sociedad
1.- Promueven el conocimiento. Los archivos son entidades abiertas que velan por la
promoción y acceso a su legado documental. Son entidades donde fluye la información
que un día se convertirá en conocimiento, tanto individual como colectivo.

2.- Custodia y preservación de nuestra memoria. Los archivos custodian y preservan el

legado documental único de histórico una organización, de una ciudad, de un gobierno…
El objetivo principal (y primordial) es conservar nuestra memoria. Que no nos falle nunca
el “de dónde venimos” para saber el “a dónde debemos ir”.

3.- Difusión de nuestro patrimonio. Los archivos son difusores de nuestro legado y
patrimonio histórico. Sin ellos las organizaciones, los ciudadanos, los países no tendrían
memoria histórica con el consiguiente peligro de caer en errores del pasado.

4.- Acceso a los ciudadanos. Los archivos garantizan el acceso a los ciudadanos a los
documentos que tienen disponibles de acceso público de manera libre y gratuita.

5.- Garantía de Protección de datos y Propiedad Intelectual. Los archivos velan por los
derechos de Protección de datos de los ciudadanos, del estado, de las organizaciones… y
por los derechos de Propiedad Intelectual de las organizaciones y autores.

6.- Impulsan la investigación histórica y científica. Los archivos están abierto también a
investigadores para que conviertan toda la información contenida en conocimiento puesto
a disposición de la sociedad.

7.- Apoyan la gestión documental de las organizaciones. Los archivos describen,

organizan, transfieren, eliminan o conservan documentos de las organizaciones. Una
organización sin archivo puede llegar a convertirse en un caos documental donde su
futuro, y tiempo, esté siempre en el aire.

8.- Transparencia. Sin documentos no hay transparencia, y sin documentos no hay

archivos. Por lo tanto, sin Archivos no hay transparencia. Los Archivos son garantes de la
transparencia de una Administración a través de los documentos que ésta genera.

9.- Rendición de cuentas. En el nuevo contexto de la transparencia gubernamental, es

relevante el papel que toman los Archivos como uno de sus componentes indispensables.
Se trata de un nuevo escenario para la archivística, que le da la oportunidad de
revalorarse, ya que como apunta el pensador francés Jaçques Derrida: “la
democratización efectiva se mide por la participación y acceso al archivo, a su
constitución y a su interpretación” .

10.- Agilidad en la localización. En una sociedad en la cual el tiempo es oro no cabe duda
alguna que la rapidez en la localización de lo que se busca es un plus… y ahí llevan años
(¡muchos años!) trabajando los archivos en sistemas fiables y rápidos de recuperación de
la información.