DOCUMENTACIÓN Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 4

ELABORACION DE DOCUMENTOS

ANGIE MAYRO RAMIREZ LEAL

FASE II

Sandra Janneth Medina Barragán

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA UNIPANAMERICANA

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

TÉCNICA PROFESIONAL EN PROCESOS EMPRESARIALES

BOGOTÁ 2017
 CONTENIDO

INTRODUCCION ............................................................................................................ 3
DIAPOSITIVA IMPORTANCIA DE LAS TRD EN LA GESTION DOCUMENTAL ............ 4
¿Cuántas series documentales tiene la TRD de la oficina? ........................................... 8
¿Cuántas Subseries tiene la serie sistema integrado de gestión? .................................. 8
¿Durante cuánto tiempo se debe archivar ésta serie documental? ................................ 8
¿Cuántos tipos documentales se debe archivar en la serie documental denominada
“comunicaciones oficiales?.............................................................................................. 8
¿Cuánto tiempo se debe mantener la serie documental “sistema de planificación” en el
archivo de gestión, cuánto en el archivo central y cuál es la disposición final de estos
documentos? .................................................................................................................. 9
Paralelo entre los tres (3) diferentes tipos de ordenación ............................................. 10
INTRODUCCION

El siguiente trabajo es el estudio que realizó a Claudia Enciso técnica en Gestión

Empresarial, en el cual se documenta la importancia que tiene la implementación de
las Tablas de Retención Documental en la Organización.

El propósito principal es lograr identificar todas y cada una de las serires y sub-series
que pudiera tener un documento que contribuyan a hacer más eficaz la clasificación de
los documentos y su ciclo vital.
DIAPOSITIVA IMPORTANCIA DE LAS TRD EN LA GESTION DOCUMENTAL
1. ¿Cuántas series documentales tiene la TRD de la oficina?

La Tabla de retención documental de la Oficina Asesora de Planeación cuenta

con 14 Series documentales.

2. ¿Cuántas Subseries tiene la serie sistema integrado de gestión?

La serie de sistema integrado de gestión posee 15 Sub-series.

3. ¿Durante cuánto tiempo se debe archivar ésta serie documental?

La serie documental sistema integrado de gestión se debe guardar en el Archivo

de Gestión durante 49 Años en su totalidad de acuerdo a las 15 Sub-series
correspondientes.

4. ¿Cuántos tipos documentales se debe archivar en la serie documental

denominada “comunicaciones oficiales?

Se deben archivar aproximadamente 5 tipos documentales los cuales tienen un

valor administrativo.

 Agendas formuladas
 Actas de reunión
 Registros de asistencia
 Informes de seguimiento y evaluación
  Informes generales
 Otros documentos y formatos afines

5. ¿Cuánto tiempo se debe mantener la serie documental “sistema de planificación”

en el archivo de gestión, cuánto en el archivo central y cuál es la disposición final
de estos documentos?

SERIE TIPO DE ARCHIVO TIEMPO

Archivo de Gestión 3 Años
Sistema de planificación
Archivo Central 10 Años
La disposición final de la serie Sistema de Planificación corresponde a la
Selección toda vez que después de estar 10 años en el archivo central se
deben eliminar selectivamente.

6. Hacer un paralelo entre los tres (3) diferentes tipos de ordenación.

 TIPOS DE ORDENACION DE UN ARCHIVO
CONCEPTO OBJETIVO FUNCION PROCESO
Documentos Los Documentos de Archivo Identificar cuales tiene valor Identificar y ordenar Fecha de producción o de
de Archivo son registros de información administrativo, fiscal, legal, en Carpetas todos trámite (El primer documento
producida o recibida por una científico, económico, los tipos que debe aparecer al abrir la
persona o entidad en razón de histórico o cultural para la documentales. carpeta, será el de fecha
sus actividades o funciones. conservación; estos más antigua, y el último el de
documentos son los que fecha más reciente)
están listados en la Tabla
de Retención Documental. Mantener la estructura que
tuvo durante el servicio
activo.
(Principio de Orden Original)

Foliación, cada una de las

tipologías (documentos) de
las series y subseries
empezando por el
documento más antiguo
hasta el más reciente al final
de la carpeta y así
sucesivamente
Documentos El Documento de Apoyo es Reconocer la información Estos documentos Una vez organizados los
de Apoyo aquel de carácter general que contiene, incide en el no se transfieren al documentos de archivo de la
como: cumplimiento de funciones Archivo Central y dependencia, aparecerán
específicas de la gestión deben ser destruidos algunos documentos que no
Leyes administrativa. por el Jefe de Oficina se pueden ubicar dentro de
Decretos cuando pierdan las series y subseries, estos
Resoluciones Determinan en origen utilidad o vigencia, y constituyen los documentos
Manuales generador como la según las de apoyo que son de
Instructivos etc institución u otra. necesidades de la carácter general, sirven
dependencia únicamente de soporte a la
gestión de la dependencia, y
No forman parte de por lo tanto no se transfieren
 las series al Archivo Central.
documentales de las
oficinas. Se organizan en orden
Alfabético

Después de cumplir su
función el Jefe de la Unidad
Académico-Administrativa,
apoyado por la secretaria o
auxiliar, los eliminará, y en
constancia diligencian el
Formato Único de Inventario
Documental GDC-FO-07.
Descripción Identificar y Describir Ubicar los documentos en la Una vez se ubiquen Numerar las carpetas
gaveta correspondiente. las carpetas de los colgantes, utilizando el
documentos de formato GDC-FO-03, y ubicar
Archivo (Series y en la gaveta correspondiente
Subseries
Documentales de la Identificar la gaveta y el
Tabla de Retención archivador, utilizando el
Documental), se formato GDC-FO-04
procede a ubicar los
documentos de Diligenciar el Inventario
Apoyo, en orden Documental, utilizando el
alfabético. formato GDC-FO-07