Archivo Físico

permite gestionar la ubicación física de los documentos que se desean archivar, así como los datos
asociados a los mismos, permitiendo su rápida identificación, la fijación de períodos de conservación,
el manejo de préstamos y la definición de notificaciones sobre los documentos que se encuentren en
los límites de vigencia, entre otras funcionalidades.

El sistema cuenta con un mecanismo de préstamo y devolución de documentos existentes en el archivo

físico, combinado con la consulta y búsqueda de documentos pertenecientes al archivo digital.

FASES DE ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

A. INSPECCION: es la revision minuciosa de cada documento que va con archivo al destino.

B. CLASIFICAR: la clasificacion consiste en determinar el titulo bajo el cual va a archivar el

documento.

C. MARCAR: es el procedimiento por el cual se indica defenitivamente el titulo bajo el cual se

archivara el documento.

D. DISTRIBUIR: es la separacion preliminar de los documentos, siguiendo algun tipo de clasificacion

de manera que en el momento de archivarse dicha accion sea sistematica.

E. ARCHIVAR: Consiste en colocar los documentos en las carpetas respectivas deacuerdo con un plan
predeterminado.

FUNCIONES O FUNCIONAMIENTOS DE UNA OFICINA

Las funciones de oficina que domina son las actividades administrativas que realizan el personal de
una empresa, organización o institución, y que son necesarias para el funcionamiento de las mismas. Si
se realizan de manera eficiente normalmente los resultados serán mucho mejores que si se hacen de
forma deficiente.
Este trabajo, normalmente, tiene un horario regular de lunes a viernes que comienza a las 8 o 9 a.m. y
dura hasta 4 o 5 p.m, aunque esto varía según los países o regiones.
La mayoría de los trabajos de oficina requiere habilidades básicas como: comunicación oral fluida,
capacidad para escribir, archivar y cierta experiencia con equipos de oficina como computadoras,
fotocopiadoras, etc.
Dependiendo del nivel del cargo o responsabilidad asumida, requiere que a persona posea educación
técnica, universitaria o de cuarto nivel.

1- Planificación

Esta es la primera y más importante de las tareas puesto que consiste en definir cómo los métodos y
estructuras organizacionales pueden contribuir con el plan de negocios.
Existen herramientas tecnológicas que ayudan a que luego esos métodos puedan concretarse en tareas
distribuidas entre los miembros del equipo, pero solo una buena planificación puede garantizar que
todo termine sumando al objetivo de negocio.
Para la planificación general se requiere de una clara visión de negocios y de cierto nivel jerárquico
dentro de la empresa, pero cada integrante del equipo deberá planificar su trabajo para que pueda
cumplir con las metas y los plazos establecidos.

2- Transcripción y/o redacción de informes

Una tarea que diariamente ocupa tiempo de quien labora en una oficina es la escritura, en cualquier
soporte, de informes que respaldan o detallan sus funciones o que sirven para explicar entre el resto
de sus compañeros los detalles (antecedentes, avances, resultados, pros y contras, etc), de un proyecto
particular.
Estos escritos también sirven como registro de la actividad de la organización a la que pertenece esa
oficina, para futuras fiscalizaciones o revisiones.

3- Asistir a reuniones
Son encuentros entre los miembros de un equipo de trabajo en las cuales se intercambian ideas sobre
los proyectos en curso, se exponen nuevas propuestas, se comparten presentaciones, informes o
reportes.
Normalmente tienen el objetivo de alinear a todos los presentes en dirección al logro de una meta
común, asignando roles, tareas y plazos a cada uno. También sirven para solventar inconvenientes que
hayan podido surgir en el desempeño de las tareas.
Suelen tener una frecuencia, duración y dinámicas muy definidas. Asimismo, lo que en ellas se conversa
suele quedar registrado en actas o minutas para su archivo.

4- Programar reuniones
Se trata de coordinar la agenda de todas las personas que deben estar en una reunión de tal modo que
logren coincidir en un lugar y hora específicos.
Es una tarea que puede resultar abrumadora, por lo que apoyarse en la tecnología puede ser una buena
idea. Existen aplicaciones, como ScheduleOnce, que permiten programar reuniones de forma
automática, permitiendo a los invitados ver las fechas disponibles y elegir un horario que les resulte
conveniente.

5- Revisar el correo electrónico corporativo

Es una tarea que puede tomar bastante tiempo. Un informe de Adobe publicado en 2016, que resultó
de una encuesta auto-administrada a más de mil trabajadores, revela que pasamos un promedio de
20.5 horas cada semana, comprobando nuestro correo electrónico de trabajo.
Clasificar, leer y responder correos electrónicos, es una forma de comunicación muy común y permite
el intercambio de archivos e impresiones relacionados con algún proyecto o proceso organizacional.
Aunque las empresas están en la búsqueda constante de formas de gestión más eficiente de los correos,
también para esto existen aplicaciones como el Smart Labels de Gmail.
Otra forma de agilizar esta tarea es incorporar plantillas de correo tipo, o textos que puedan ser
enviados con mínimas modificaciones a distintos destinatarios y en diferentes oportunidades.

6- Gestión de finanzas
En esta tarea se debe garantizar que el dinero cumpla su ciclo de vida en la compra y venta de productos
y servicios; que todas las facturas se envíen, se registren, se paguen y se envíen. Claro que hay oficinas
en las que solo se dedican a esto.
Esta actividad también incluye mantener las cuentas financieras y documentos legales actualizados de
modo tal que no haya inconvenientes con el marco legal que atañe a la organización en cuestión.
7- Logística

Esta función garantiza que todas las mercancías relacionadas con la labor de la empresa, se transportan
desde y hacia los almacenes y los clientes. También incluye hacer el enlace con los proveedores para
obtener materias primas para la fabricación de nuevos productos.
La meta de esta función es garantizar que la empresa tenga en su poder todo lo necesario para
mantener andando la producción del bien o servicio que esta comercialice.

8- Atención de llamadas
En una oficina también se requiere responder el teléfono, ya que es un medio de comunicación con los
clientes, proveedores y entre los propios compañeros de trabajo.
Aunque parece una tarea simple, requiere cierto protocolo puesto que puede ser la voz que alguien
ajeno a la empresa asocie con la imagen de esta. Por tanto, es importante que se respeten las normas
de cortesía, se mantenga un tono institucional, se modere el volumen de voz y el vocabulario empleado.
Otro dato importante, que a veces se pasa por alto al ejecutar esta función, es la de anotar la mayor
cantidad de datos posibles de la persona que está del otro lado del teléfono; esto alimentará la base
de datos de contacto de la empresa y le permitirá hacerle seguimiento correcto al asunto tratado
durante la conversación telefónica.

9- Organización de archivos

La mayoría de las tareas que se ejecutan en una oficina, generan algún documento: facturas, notas,
actas, minutas, reportes de ventas, etc.
En digital o en papel, se trata de una cantidad de información que requiere de que alguien se encargue
de catalogarla, archivarla y resguardarla según su nivel de importancia para el negocio.
Justamente este último punto, el del resguardo de la información, es un tema que se ha convertido en
un dolor de cabeza para muchas organizaciones por lo que cada vez más surgen herramientas,
protocolos y procedimientos que procuran la seguridad en el archivo y la transmisión de datos sensibles
en una organización.
En algunos casos se recurre a discos duros externos, mientras que en otros hay servidores especiales
para estos casos o plataformas de almacenamiento en la “nube” como Microsoft OneDrive, Google
Drive o Apple iCloud.
10- Distribución del correo de la empresa
Una tarea que, pese a no requerir una formación académica muy elevada, sí requiere de buena
organización, responsabilidad y sentido de urgencia, es la de la distribución de la correspondencia
dentro de la oficina.
Un boceto de algún diseño, la tarjeta de crédito que envía el banco, las facturas de un proveedor o la
carta de respuesta de un ente gubernamental, son algunos de los documentos que cualquier empleado
puede estar esperando y del cual pueden depender muchos otros procesos dentro de la empresa.

11- Atención al cliente

Esta función consiste en atender físicamente a los clientes con dudas o quejas sobre los productos o
servicios que ofrece la empresa.

12- Impresión y copia de documentos

Consiste en imprimir los documentos que se deben guardar físicamente o en hacer copias de los que
hay que guardar por duplicado o entregar a los trabajadores de la empresa.

TIPOS DE DEPARTAMENTOS DE UNA EMPRESA

Departamento comercial

El departamento comercial de una empresa es una de sus partes más importantes. Es el encargado de
crear los planes de acción general, y otro de medio a corto plazo. El plan de marketing creado tiene
que funcionar como guía de actuación.
En este departamento se realizan los estudios de mercados, estos estudios son necesarios para
comprender y analizar la viabilidad de la empresa. Estudian el entorno, aquí valoran a los consumidores,
sus hábitos de compra, gustos, etc. Y también los recursos y competidores a los que pueden enfrentarse
en el mercado en el que está operando.
A través del estudio de mercado, también se intenta conseguir los proveedores que hay disponibles,
para averiguar cual ofrece mejor precio con las mejores condiciones. A esto se le llama gestión de
aprovisionamiento.
Otra de las funciones del departamento comercial es encargarse del marketing y los clientes. Como
conseguir nuevos clientes, promocionar los productos de la empresa y conseguir maximizar las ventas.
Además de todas estas funciones, el departamento comercial es el encargado de realizar la gestión del
almacén. Esta gestión consiste en controlar las materias primas, los productos finalizados, los envases,
etc.
Departamento de Recursos Humanos

Dependiendo del tamaño de la empresa, el departamento de recursos humanos puede ser gestionado
por unas pocas personas, o estar dividido en más subconjuntos. Tiene muchas funciones variadas en
las que es necesario la gestión de un equipo dedicado.

 Función de empleo
Esta función consiste en la organización de plantillas de trabajo, la selección y formación del personal.
El departamento de recursos humanos es el encargado de planificar la plantilla y los puestos que son
necesarios, ofertar los empleos con una descripción clara del perfil que se necesita y realizar el proceso
de selección de nuevos trabajadores. Una vez que los trabajadores son seleccionados para formar parte
de la empresa, también tienen que encargarse de formarlos. Otra de las tareas, es tramitar los
procedimientos de despido.

 Función de administración del personal

Una vez que los trabajadores pasan a formar parte de la empresa, el departamento de recursos
humanos es el encargado de formalizar los contratos, gestionar las nóminas y seguros sociales,
gestionar los permisos de vacaciones, baja, etc; y establecer un régimen disciplinario si los trabajadores
no acatan las normas de la empresa.
Dentro de esta función también se puede englobar la función de las relaciones laborales que se
desarrollan en la empresa, y mediar en casos de problemas con los trabajadores.

 Función de desarrollo de los recursos humanos

Esta actividad característica de los recursos humanos, implica que es el encargado de establecer los
planes de formación y estudiar el potencial del personal. Es una tarea muy importante para la empresa,
ya que un buen desarrollo de los recursos humanos, genera mayor motivación en los trabajadores, que
se traduce como empleados más productivos.

Departamento financiero

Es el departamento encargado de gestionar todas las entradas y salidas de dinero. Las funciones básicas
que todo departamento financiero debe cumplir son, el control de la contabilidad, la gestión de costes
y la realización de los presupuestos.
En la contabilidad de una empresa se reflejan todos los costes que tiene la empresa, pueden ser costes
directos, indirectos, fijos, variables…
Una vez se tiene el cómputo de los costes, el departamento financiero es el encargado de gestionarlos.
El análisis de los costes determina si la empresa es rentable, o por otro lado si es necesario cambiar la
producción o incluso cerrar la empresa.
Otra de las funciones importantes del departamento financiero, es la creación de los presupuestos. Los
presupuestos, en casos como sociedades anónimas, tienen que ser luego ratificados por el consejo de
administración. Con la elaboración del presupuesto, controlamos donde se va a invertir, donde gastar
y se establece como plan de seguimiento para la empresa.
Para las grandes empresas que cotizan en bolsa, su departamento financiero es la parte más importante
para los accionistas, ya que es el encargado de decidir que se hace con los beneficios de la empresa y
si se hace reparto de dividendos.

Departamento administrativo

El departamento administrativo es aquel que se encarga de englobar al resto de departamentos. Sus

principales funciones son las de organización, planeación, dirección, coordinación, control y evaluación.
La organización y planeación son unas de las tareas más importantes del departamento administrativo.
A través de estas se intercomunican todos los departamentos para conseguir un proceso armónico en
la empresa con las metas a conseguir, y cómo conseguirlas. Así se consigue que cada persona y
departamento tenga clara su función, sus deberes y responsabilidades.
A través de la dirección, se imparten las instrucciones para llevar a cabo lo organizado y planeado. Es
importante que la administración tenga buenas cualidades para el éxito de la empresa.
La dirección debe ser razonable, esto quiere decir, que las órdenes enviadas a los departamentos tienen
que ser realizables, teniendo en cuenta a la persona, y si tiene la experiencia y habilidades necesarias
para cumplir la tarea. Las órdenes impartidas tienen que ser completas y claras para que no lleven a
confusión.
Todo esto se engloba en la función de coordinación del departamento administrativo. Hay que
armonizar actos y esfuerzos de todos los departamentos de la empresa. Y por último evaluar el
desarrollo de las actividades empresariales que se llevan a cabo y buscar mejoras si fueran necesarias.
El departamento administrativo también es el encargado de la correspondencia que llega a la empresa.
Y mantiene la comunicación con proveedores y clientes para mantener la relación comercial del entorno
de la empresa.
Asimismo, es el encargado del archivo de todos los documentos legales que tiene la empresa. Los
clasifica y custodia, y se encarga de su procesamiento informático o microfilmado para mantenerlos
durante el tiempo que estos sean vigentes.
Cuando las empresas son de gran tamaño, el departamento administrativo también es el encargado de
la secretaría y comunicación. Estas tareas se podrían incluir en la función de coordinación y
organización.