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DOCUMENTO Nº 5

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Dependiendo del tamaño de la institución, del número de personal, del volumen de tareas y
del monto de los recursos económicos y materiales, se definirá la estructura de organización
que mejor satisfaga las necesidades.

Si se trata de una Oficina de Organización de una institución grande su estructura interna


podría incluir las siguientes unidades:

DIRECCIÓN
SUBDIRECCIÓN
ASESORÍAS
UNIDADES DE APOYO O SERVICIOS
UNIDADES OPERATIVAS:

- Modernización y Fortalecimiento
- Normatividad Administrativa
- Desarrollo Organizacional
- Mejoramiento de Procesos
- Productividad y Competitividad
Esta Oficina se representa en el organigrama siguiente:
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE UNA OFICINA DE ORGANIZACIÓN

DIRECCIÓN

SUBDIRECCIÓN

UNIDADES ASESORÍA LEGAL


AUXILIARES

NORMATIVIDAD MODERNIZACION Y DESARROLLO MEJORAMIENTO


ADMINISTRATIVA FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL
1.8.- PERFIL IDEAL DE UN ESPECIALISTA EN ORGANIZACIÓN DE PROCESOS
INSTITUCIONAL
Dada la importancia y responsabilidad de estas oficinas, como entes rectores de la
modernización y fortalecimiento administrativo, es aconsejable que el personal tenga
características muy especiales tanto de tipo profesional como humano:

1.8.1.- PROFESIONAL

a.- Estudios superiores en ciencias sociales, de preferencia en el área administrativa


b.- Cursos de especialización en O Y S, Desarrollo Organizacional y Mejoramiento de Procesos

c.- Experiencia en trabajos administrativos en varias instituciones

d.- Conocer la estructura de organización de la institución donde presta sus servicios

1.8.2.- HUMANO

a.- Amplia capacidad de análisis, juicio crítico e imparcialidad en las recomendaciones que
formule

ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

1. AUTORIDAD:
Derechos y deberes inherentes a una posición de jefe para dar órdenes y esperar que
sean obedecidas

2.ESPECIALIZACION:
Grado en que las tareas en la organización se subdividen en puestos separados

3.DEPARTAMENTALIZACION:
Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas,
con base en su similitud.

4.TRAMO DE CONTROL:
Se refiere al número de trabajadores que un gerente puede dirigir de manera eficaz y
eficiente. Esto determina principalmente, el número de niveles y gerentes que una
organización posee.

5. CADENA DE MANDO:
Se refiere a la línea continua de autoridad que va desde la parte superior de la
organización hasta la última posición, además esclarece quién reporta a quién.
"ESTAS DOS SE DIFERENCIA POR COMO VAN LAS LIENAS UBICADAS"

6. CENTRALIZACIÓN/DESCENTRALIZACIÓN:
Hablamos de Centralización o Descentralización cuando vemos si la toma de
decisiones se concentra o se reparte

7. FORMALIZACION:
Este termino de refiere al grado en que los puestos de una organización se encuentra
estandarizados.
NIVELES ADMINISTRATIVOS
La empresa pública y privada constituyen sistemas integrados formados por niveles
administrativos, que cumplen las funciones y responsabilidades a ellos asignados por ley, por
necesidad o por costumbre, a efectos de lograr metas y objetivos.

Tanto la macro así como la micro administración, conformada por departamentos, oficinas y
sus instrumentos administrativos de gestión como sistemas, procedimientos y métodos tienen
que ser estudiados como unidades sociales, económicas y jurídicas.

La reconocida macro y micro administración son conceptos estructurales, funcionales y


jurídicos que facilitan el estudio de la gestión de servicio a la comunidad. Este triple enfoque
unido a la necesidad de dividir el trabajo, coordinar las tareas, determinar y reconocer la
autoridad dentro de un marco fluido de comunicaciones, dio origen a la creación de los
órganos administrativos y al establecimiento de los criterios de departamentalización.

Los niveles administrativos por lo general responden, a un mismo tipo estructural, funcional y
jurídico, diferenciándose únicamente en la amplitud de la responsabilidad, en la jurisdicción
que tienen y en el tamaño de sus unidades.

En la pirámide siguiente, se indica los niveles administrativos:

1.- LEGISLATIVO
2.- DIRECTIVO-EJECUTIVO
3.- ASESOR
4.- AUXILIAR
5.- OPERATIVO
6.- DESCONCENTRADO
7.- DESCENTRALIZADO
8.- AUTÓNOMO
LOS NIVELES ADMINISTRATIVOS antes mencionados adoptan ciertas modalidades según el
tipo de institución o empresa, por ejemplo: el Nivel Legislativo se presenta en una empresa
como (Junta de Accionistas) en un Municipio (Cámara Municipal), en una empresa pública
como PETROECUADOR (Directorio de Petroecuador), en tanto que, en un Ministerio no existe
dicho nivel, se parte directamente del Nivel Directivo o Ejecutivo ( Ministro, Subsecretario,
etc.)
A continuación se explica la definición de cada nivel administrativo:

NIVEL LEGISLATIVO

En varías entidades públicas y en casi la generalidad de las empresas, existe el nivel legislativo,
cuya función básica es la de legislar sobre la política que debe seguir la organización, normar
los procedimientos, dictar reglamentos, ordenanzas, resoluciones, etc., decidir sobre los
aspectos de mayor importancia de la organización.
El nivel legislativo en el caso de una empresa, lo constituye la Junta de Accionistas, en un
Municipio la Cámara integrada por los Concejales, en una Cooperativa la Asamblea General de
Socios, en una Facultad Universitaria, la Junta de Facultad, en una empresa pública el
Directorio.
Generalmente el nivel legislativo se integra por un Cuerpo Colegiado, las decisiones se toman
por mayoría de votos, excepto en la empresa cuyas decisiones se efectúa en función del monto
del capital.

NIVEL DIRECTIVO

Este nivel toma decisiones sobre políticas generales y sobre las actividades básicas, ejerciendo
la autoridad para garantizar su fiel cumplimiento.
Además, planea, orienta y dirige ¡a vida administrativa, e interpreta planes, programas y más
directivas técnicas y administrativas de alto nivel y los trasmite a los organismos operativos y
auxiliares para su ejecución.
Detenta el segundo grado de autoridad y es el responsable del cumplimiento de las actividades
encomendadas a la unidad bajo su mando. Puede delegar la autoridad que considere
conveniente, más no la responsabilidad.
El nivel ejecutivo o directivo es unipersonal y se representa por un Presidente, Director o
Gerente General.

NIVEL ASESOR

El nivel asesor aconseja, informa, prepara proyectos en materia jurídica, económica,


financiera, técnica, contable, industrial y más áreas que tengan que ver con la entidad o
empresa a la cual están asesorando.
La asesoría especializada generalmente se presta a los órganos ejecutivos o directivos, pero
esto no impide que se la proporcione a los otros niveles administrativos, en los casos que se
considere necesario.
El nivel asesor esta integrado por expertos que tienen amplio dominio en determinada área
del conocimiento.
El nivel asesor no tiene autoridad de mando, sino autoridad funcional, por lo tanto, no toma
decisiones ni ordena, se limita a dar consejos, recomendaciones, asesoría, proyectos, informes
y más instrumentos administrativos y técnicos.

NIVEL AUXILIAR
El nivel auxiliar ayuda a los otros niveles administrativos en la prestación de servicios con
oportunidad y eficiencia.
Es un nivel de apoyo a las labores ejecutivas, asesoras y operacionales. Generalmente se le
conoce como nivel administrativo complementario.
Las actividades de nivel auxiliar tienen que ver con secretaría, archivo, biblioteca, contabilidad,
finanzas, estadística, pagaduría, suministros, transportes, seguridad, vigilancia, servicio
médico, dental, social, psicológico y más servicios generales, que hacen fluida la vida
administrativa de una entidad o empresa.
El grado de autoridad es mínimo, pues se limita a cumplir órdenes de los niveles ejecutivo y
operacional.

NIVEL OPERATIVO

El nivel operativo es el responsable directo de ejecutar las actividades básicas de la entidad o


empresa. Es el ejecutor material de las órdenes emanadas por los órganos legislativo y
directivo.
Está integrado por las unidades que tienen a su cargo la producción y explotación de bienes,
suministro de servicios al público, atención de trámites, ori-

NIVEL DESCONCENTRADO, DESCENTRALIZADO Y AUTÓNOMO


INTRODUCCION

El Gobierno Nacional desde la década de los 60 ha venido insistiendo en la Modernización del


Estado, desarrollando programas generales y sectoriales de reforma administrativa y
reestructuración institucional, en su orden, sin que haya conseguido, hasta el momento,
resultados satisfactorios en su cometido.
Resulta evidente que un serio Plan de Desarrollo que busque con sinceridad el progreso
económico, el mejoramiento y la dignidad del hombre, debe estar acompañado
necesariamente de una adecuada política administrativa. Para que la Modernización
Administrativa del Estado sea exitosa, es necesario que los proyectos que repercuten en el
desarrollo económico y social del país, sean acompañados de planes que permitan el
mejoramiento administrativo, la reorganización del gobierno y la preparación del personal
profesional y técnico.
Para solucionar este problema el Gobierno trató de experimentar la DESCON-CENTRACION,
para evitar los cuellos de botella que se producían en los Ministerios, creando Subsecretarías
en algunas Regiones y Direcciones Provinciales en la mayoría de provincias del país, si bien
ayudó algo a la desconcentración administrativa de algunas funciones nacionales, los
problemas de fondo no tuvieron ninguna solución, por lo que éste sistema muy pronto quedó
caduco frente a las reales necesidades de modernización del Estado, por el contrario se
propició una galopante corrupción pública donde campea la impunidad y la injusticia. Cómo es
posible que casi ninguno de los miles de corruptos que existen en el país, sólo esté preso uno;
cómo es posible que muchas obras se destruyan antes de ser concluidas, cómo es posible que
aceptemos la presencia de políticos corruptos que sólo trabajan para su beneficio personal y
se dispongan arbitrariamente de los dineros del pueblo. Los administradores ante este triste
panorama tenemos que impulsar un verdadero cambio de estructuras en el país a través del
cual se acorten las distancias entre ricos y pobres, se distribuya en mejor forma la riqueza y el
poder pase al pueblo y no se quede en las clases privilegiadas de siempre.
Se ha experimentado, en el país, varios modelos de desarrollo provincial, cantonal y
parroquial, por desgracia la mayoría de ellos sin mayor éxito, debido fundamentalmente a que
la planificación se la hace en el escritorio por parte de técnicos que muchas veces ni siquiera
conocen el área geográfica para la cual preparan el plan, es decir, no se conoce las verdaderas
necesidades que requiere determinado conglomerado humano para alcanzar su pleno
desarrollo socioeconómico.
Por otro lado, técnicamente debemos entender que la desconcentración como tal no es mala,
lo que ha fallado es su aplicación, pues se ha delegado funciones y responsabilidades sin la
correspondiente autoridad y poder de decisión, aspecto que ha sido la causa fundamental para
que el sistema no funcione.
Para entender en mejor forma el verdadero alcance de los modelos de la desconcentración,
descentralización y autonomías, se efectúa a continuación una definición de los mismos
considerando algunos elementos dados en las Leyes de Modernización y Descentralización.

DESCONCENTRACION.
Se delega, con autoridad y poder de decisión, las competencias, funciones y recursos dentro
del mismo régimen hacia sus propias dependencias en otros niveles territoriales.

VENTAJAS
• Ayuda a desburocratizar
• Ayuda a agilitar los trámites
• Permite el ahorro de tiempo y recursos
• Facilita la simplificación del trabajo
• Genera mejores satisfacciones del cliente

DESVENTAJAS
- La delegación no está acompañada del poder de decisión y de la autoridad necesaria.
- Situación ésta que distorsionó el modelo y contribuyó a su fracaso.
- Contribuyó al desarrollo de una galopante corrupción pública.
- Fortalecimiento de las clases privilegiadas de siempre
- Concepción equivocada de que las Autoridades se hacen más fuertes cuando no
delegan la toma de decisiones.
DESCENTRALIZACIÓN (AUTONOMÍA INSTITUCIONAL )
La descentralización se produce por la transferencia de competencias, funciones y recursos del
Gobierno Central a los CONSEJOS PROVINCIALES, MUNICIPIOS Y JUNTAS PARROQUIALES.
La descentralización cubre fundamentalmente las siguientes áreas: Salud, educación, vialidad,
tránsito, producción, agua, riego, servicios públicos, turismo, seguridad social, protección
ambiental.

VENTAJAS

- Se fortalece la acción de los Consejos Provinciales, Municipios y Juntas


Parroquiales al asumir las competencias transferidas por el Gobierno Central.
- Tiene capacidad para fijar tasas, contribuciones y derechos por los servicios que se
proporcionen.
- Se garantiza los ingresos provenientes de: asignaciones del Estado para financiar las
áreas descentralizadas, la participación en impuestos nacionales, concesiones,
transferencias, tasas, contribuciones, derechos y otros.

DESVENTAJAS
- No es garantía para el desarrollo nacional por la descoordinación existente entre el
Consejo Provincial y los Municipios y entre éstos y las Juntas Parroquiales.
- No es garantía para controlar la evasión tributaría
- La descentralización de los órganos de control no es el mecanismo más idóneo para
garantizar transparencia en las actuaciones.

CONCLUSION
La tarea de entender a una organización es compleja por cuanto ella se desenvuelve en un
mundo en el cual nada está quieto y hay incertidumbre. De otro lado, el líder organizacional es
como un piloto de un avión, requiere de instrumentos que en poco tiempo le informen sobre su
avión (organización) y las condiciones del vuelo (entorno); a efectos de llevar la nave a su
objetivo (alcanzar la visión, cumplir la misión y los objetivos; etc.)

Todo esto es posible, si incorporamos modelos sencillos que manejen fácilmente esa
complejidad. Estos modelos ya existen, están probados, funcionan y sobre todo han sido
diseñados para los tiempos actuales en los cuales las organizaciones están viviendo dia a día
transformaciones rodeada de incertidumbre.

Queda en manos de los líderes, la implantación y el mantenimiento de estos modelos, y el


análisis, interpretación y evaluación de los resultados que se desprendan de ellos.
Los líderes organizacionales ya cuentan con instrumentos modernos para entender a su
organización e interactuar con su entorno. Sea Ud. uno de ellos.