ARCHIVO NUMERICO

calate
El sistema de archivo numérico es uno de los métodos más recomendables a la hora de
archivar los documentos, si los corresponsales son numéricos y es semejante la forma de
archivar, en este caso es más difícil mantener el orden numérico, este sistema se ordena
según su número este número es asignado por los corresponsales este sistema tiene
diferentes usos en las oficinas.

Es un sistema indirecto, porque para localizar un documento primero hay que consultar un
tarjetero y determinar el código o número asignado para este documento o expediente,
para mejorar y aumentar la eficacia del sistema numérico, es necesario establecer
patrones numéricos, los cuales facilitarían la localización e identificación del caso o
asunto.

VENTAJAS
El sistema numérico posee varias ventajas como lo son
La confidencialidad, rápida identificación de la secuencia, expansión limitada, usos
múltiples del tarjetero índice del sistema, las referencias no recargan el archivo principal,
números que identifican a los corresponsales, los patrones numéricos facilitan la
identificación de datos, el uso de los números reduce el ancho del rotulo, los
números son identificados particular.
Estas son las diferentes ventajas q nos ofrece y posee sobre los demás los sistemas de
organización del archivo numérico
Desventaja
Ø La localización del documento clasificado resulta difícil si no
se reconoce el número.
Ø Es necesaria una guía de confección de localización.
Ø Necesita un índice.
Ø Posibilidades de intercambiar números.
Ø Obliga a conocer la fecha del documento.
Ø Cuando se extrae documentación hay que dejar constancia
del lugar correspondiente de la misma.

Rudy
ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO NUMERICO

Para archivos de correspondencia y tarjetas se utiliza el sistema numérico y es muy

utilizado por las diferentes entidades por su alto grado de confidencialidad y fácil
expansión.
Los componentes del sistema numérico se componen por cuatro partes básicas:
* Al archivo principal
* El archivo misceláneo alfanumérico
 * El tarjetero índice
* El registro de números asignados
El en archivo principal solo se mantiene las carpetas individuales de los corresponsales
de los archivos
El archivo misceláneo alfabético se conservan todos los documentos de los
corresponsales pasivos hasta q se conviertan en activos, se transforman o se dispongan
de ellos.
El Tarjetero índice se organiza en el orden alfabético por el nombre de cada
corresponsal, este tipo de tarjeta es esencial en el sistema numérico por que los
documentos pueden ser solicitados por el nombre de corresponsal.
El registro se trata de un numero de anotaciones q sirve para mantener la relación de los
números asignados y a quien se asignaron, ayuda a evitar que se asignen a más de un
corresponsal.

EMERSON
USOS DE TARJETEROS NUMERICOS

Para diferentes propósitos, en muchas oficinas se organizan tarjeteros en orden numérico.

Por eje algunos tarjeteros se dedican a las cuentas de los clientes separan mercancía y a
las cuentas de los clientes q separan mercancía y las de los suplidores.
Las tarjetas de los clientes que separan mercancía sirve para llevar las anotaciones de los
pagos parciales que enfuetan. En un archivo de tarjetas de uso frecuente se utiliza una
guía para cada diez tarjetas. La información registrada en estas tarjetas se puede
mantener en una base de datos computarizada

Aracely
SISTEMA NUMERICO Y DE COLORES PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS
ARCHIVOS

Los sistemas numéricos son varios los utilizados para organizar los archivos de
correspondencia y los de tarjeta.

Sistema numérico corriente: es el sistema numérico más conocido; en los dos dígitos se
considera en el mismo orden en que permanece de izquierda a derecha, y se asignan en
orden ascendente, ósea, de menor a mayor.

Sistema de dígitos centrales: en este sistema, los números se dividen en grupos. Los
expedientes se organizan, primero, de acuerdo con los dígitos del centro, luego según los
dígitos de la izquierda y finalmente se toma en consideración de los de la derecha.

Sistema de dígitos terminales: de acuerdo con este sistema, el número se lee de la

derecha a la izquierda, cada número generalmente se utiliza y se divide en tres grupos,
cada uno de los cuales tiene dos, tres o cuatro dígitos.

Sistema alfanumérico: combina letras con números. A las letras se les asigna un
significado especial. En algunas instituciones se establecen otros sistemas, que son
variaciones de los que se acaban de presentar
BRAYTHON
USOS DE LOS COLORES EN UN SISTEMA DE ARCHIVO NUMERICO

El color facilita la identificación del número, aun a distancia, y la localización de los

expedientes, con el uso de los colores en un archivo numérico se forman patrones de
bloques de colores.
Los colores se utilizan mucho en oficinas médicas y en compañías de seguros, este tipo
de oficina utiliza gabinetes laterales o estanterías abiertas. Los gabinetes o anaqueles
laterales hacen más fácil la búsqueda.
Algunas empresas mantienen sistemas alfanuméricos es decir que combinan letras y
números para una mejor identificación de los expedientes, a cada letra se le asigna un
significado especial y se codifica por cierto color.
En los sistemas numéricos, las claves de los colores se pueden utilizar en las carpetas de
los archivos verticales, en estos archivos se puede utilizar carpetas en color para
diferenciar departamentos, tipos de pólizas, año o asunto, entre otros.

En conclusión el sistema de archivo numérico se utiliza mucho en las oficinas por sus
muy tiles ventajas, resulta adecuado cuando los corresponsales son numéricos y la
naturaleza de lo q se archiva es similar. Es un sistema indirecto de archivo, el cual consta
de un archivo principal, un archivo misceláneo organizando el orden alfabético, un
tarjetero índice y un registro.
En este sistema es importante dedicar tiempo al proceso de codificar y clasificar los
documentos. De esta manera se reduce el tiempo de localización y archivo de
documentos. Entre los sistemas numéricos que se pueden utilizar esta el sistema
numérico corriente, el de dígitos terminales, el de dígitos centrales, los sistemas
alfanuméricos y otras variaciones de este sistema
En los sistemas numéricos se usa el color para identificar los números ,esto facilita el
archivo y la localización de los expedientes.