A-PR-GDC-011

PROCEDIMIENTO
Versión: 3
APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD), PARA LOS
DOCUMENTOS QUE SE ENCUENTRAN EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE
LA SFC.

1. OBJETIVO

Este procedimiento tiene como objetivo dar aplicación a las Tablas de Retención Documental
(TRD), a los documentos que se encuentran en el Sistema de Gestión Documental de la SFC,
para realizar la adecuada administración de los espacios físicos en el sistema.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la configuración de las Tablas de Retención Documental (TRD) en

el módulo de archivo, es decir, con la asignación a cada serie documental (trámite), del
tiempo de retención establecido y su disposición final; y concluye con la implementación de
la disposición establecida para cada serie documental (eliminación, selección o conservación
total).

3. DEFINICIONES

3.1 Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos

de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

3.2 Anaquel o entrepaño: Cada una de las divisiones horizontales de un estante destinada
a la colocación de los documentos.

3.3 Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos
para su almacenamiento y preservación.

3.4 Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en

cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o
tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección
y/o reproducción.

3.5 Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o
por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía
nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales,
se convierte en parte del patrimonio histórico.

3.6 Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en razón de
su objeto social.

3.7 Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las

tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido
sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros
soportes.

3.8 Estante: Estructura de madera o metal con anaqueles y la parte anterior - a veces
también la posterior- abierta, destinada a la conservación o almacenamiento de objetos
(documentos, libros, etc.). Los estantes pueden ser fijos o móviles.
3.9 Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de
gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

3.10 Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de

valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de
documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Usase también
“depuración” y “expurgo”.

3.11 Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.

3.12 Sistema de Gestión Documental: Es el sistema de información que permite a la

Superintendencia Financiera de Colombia, el manejo de sus trámites, correspondencia,
procesos y archivo Histórico de la Entidad.

3.13 Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los
materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales,
fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

3.14 Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus características específicas.

3.15 Tabla de retención documental (TRD): Listado de series, con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.

3.16 Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad

administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como
elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

3.17 Trámite: Actividades o tareas adelantadas durante el flujo de documentos recibidos o

generados por la Superintendencia, relacionados con un mismo asunto.

3.18 Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y

caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo
documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

3.19 Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse
permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de
la memoria de una comunidad.

3.20 Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por
su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

3.21 Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución
en virtud de su aspecto misional.

3.22 Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores
primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases del ciclo vital.

4. CONDICIONES GENERALES

4.1 Personal competente para realizar el proceso.

 4.2 Tabla de Retención Documental (TRD) aprobada por el Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo de la Entidad. A-PR-GDC-008 ELABORACIÓN TRD

4.3 Las series o asuntos a eliminar, deben ser previamente aprobados por el Comité
Institucional de Desarrollo Administrativo de la Entidad, y tal decisión debe quedar
consignada en el acta respectiva.

4.4 Tener disponibilidad de espacio físico para el almacenamiento y conservación de la

documentación, dependiendo la posición en que se encuentre (activa, selección, eliminación,
conservación total).

4.5 Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun
cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio. (Parágrafo 2,
artículo 19, Ley 594 del 2000).

5. DESARROLLO
No. Actividad Responsable Norma/Política
Configurar y parametrizar las series
Coordinador del
documentales, en el módulo de archivo,
1 Grupo de
de acuerdo con lo establecido en las
Correspondencia
Tablas de Retención Documental (TRD).
Una vez se cumpla el tiempo de
retención definido para cada serie Auxiliar de
2
documental (trámite), mover los archivo
expedientes a la posición de selección.
Pasado el tiempo de retención en la
posición de selección, mover los Auxiliar de
3
expedientes respectivos a la posición archivo
eliminación en el sistema.
A-PR-GDC-14
Eliminación de
Ubicar físicamente los expediente a Auxiliares de Documentos Producto
4
eliminar. archivo de Organización
Archivística de los
Fondos de la Entidad
Si se va a conservar una muestra
representativa en soporte papel, de las
series documentales a eliminar, definir Auxiliar de
5
los parámetros de selección (periodo, archivo
porcentaje, tipos documentales, tipo y
código de entidad, entre otros.)
Ubicar físicamente los documentos
Auxiliar de
6 seleccionados para ser conservados en
archivo
soporte papel.
Para el caso de los trámites asociados
al Proceso de quejas o reclamos contra
entidades vigiladas, ubicar cada uno de
los derivados que hacen parte de los
7
expedientes que tienen como
disposición final CT y conformar cada
uno de los expedientes, teniendo en
cuanta su orden natural (por derivado).
 Si los expedientes pertenecen a una
serie documental que es de
Auxiliar de
8 conservación total, mover los
archivo
expediente a esta posición, en el
sistema.
Ubicar físicamente los expedientes a
Auxiliar de
9 conservar totalmente (archivo
archivo
histórico).
Para el caso de los trámites asociados
al Proceso de quejas o reclamos contra
entidades vigiladas, ubicar cada uno de
los derivados que hacen parte de los Auxiliar de
10
expedientes que tienen como archivo
disposición final CT y conformar cada
uno de los expedientes, teniendo en
cuanta su orden natural (por derivado).

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Ley 594 del 2000

A-PR-GDC-008 ELABORACIÓN TRD

7. HISTORIAL DE CAMBIOS
Versión Fecha Cambios
Se modificó el título del procedimiento para que sea más general. Se
1 10/May/2011
adicionaron las actividades 7 y 10.
Se modificó el alcance quitando la palabra FED, por sistema de gestión
documental. Se incluyó la definición de sistema de gestión documental.
2 08/Sep/2014
Se modificó la denominación Comité de Archivo, por Comité Institucional
de Desarrollo Administrativo.

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre: Patricia Celis Rico Carlos Arturo Carlos Arturo Vanegas
Nombre: Nombre:
Profesional Vanegas Hernández Hernández
Cargo:
Especializado 2028-13 Cargo: Subdirector 0150-18 Cargo: Subdirector 0150-18
Fecha: 11/Sep/2014 Fecha: 22/Sep/2014 Fecha: 22/Sep/2014

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reposa en el aplicativo del SGI.