Archivo histórico:

Archivo histórico. Instituciones de carácter público que tienen como finalidad

rescatar, clasificar, atesorar, conservar, gestionar, catalogar, custodiar y poner a
disposición para la consulta pública, la documentación de carácter archivística,
patrimonio documental. Se pueden almacenar documentos históricos recibidos por
donación, depósito, transferencia y adquisición.

Archivos estatales:

Los archivos estatales se erigen en los registros administrativos de las actividades

institucionales y sociales de una determinada comunidad, reflejando aspectos
significativos de su evolución y trasformándolos en fuente directa de legitimidad.
Los usuarios por excelencia de este tipo de archivo son los investigadores
interesados en el valor secundario que han adquirido los documentos al final de su
ciclo de vida.

Relevancia:

La investigación histórica nos da la posibilidad de que el investigador pueda

explicar, comprender o interpretar un determinado aspecto del pasado. Los
archivos históricos se constituyen en reservorios en partes significativas de la
memoria colectiva de los pueblos.

Definiciones:

Existen varias definiciones para un archivo historico. Uno de los conceptos más
completos lo ofrece Antonia Heredia en su Libro Archivística General Teoría y
Práctica, quien los define como:

“Uno o más conjuntos de documentos sea cual sea su fecha, su forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública
o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden,
para servir como testimonio e información para la persona o institución que los
produce, para los ciudadanos o para servir de fuente de historia”.

El diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos,

sintetiza los criterios al respecto a través de tres acepciones:

Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte

material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo
servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya
conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propia necesidades,
ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor
archivístico.

Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y

servicio de los documentos.

Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos.

Espacio donde se realiza la recepción, conservación y organización de

documentos de cualquier naturaleza y en cualquier soporte producidos por
personas físicas o jurídicas en el ejercicio de su actividad, con fines
administrativos, jurídicos e históricos, ordenados según principios de procedencia.

Clasificación histórica:

•Archivos de gestión: están formados por los documentos de uso frecuente o en

fase de tramitación. Se utilizan por las propias unidades administrativas que los
producen a fin de facilitar la gestión de actividades corrientes. La documentación
permanece en esta fase un periodo de cinco años.

• Archivos centrales: se conforman con la documentación que deja de ser utilizada

de forma frecuente. Esta fase es de 10 años pero los archiveros pueden
establecer menores plazos en función de muchos factores siempre teniendo en
cuenta la finalización de los trámites.

• Archivos intermedios: a estos archivos se transfieren, desde los archivos

centrales, la documentación que ha perdido prácticamente en su totalidad el valor
de gestión administrativa. Los documentos permanecen en este archivo 15 años
más, es decir, hasta alcanzar los 30. Durante esta fase se procede a su
valoración, selección y expurgo para conservar los realmente importantes.

•Archivos históricos: son los que conservan la documentación de forma

permanente por su valor informativo, histórico y cultural.

Funciones

Sociales: Los archivos históricos constituyen la garantía de la evolución jurídica y

administrativa de la sociedad, son la memoria colectiva de una nación, región o
localidad; testimonios que evidencian la experiencia humana. Su finalidad es
atesorar, salvaguardar y difundir el patrimonio documental. Las transformaciones
de la nueva sociedad obligan a un desarrollo integral y armónico de los archivos
para poner a disposición de los investigadores este valioso acervo documental.
Los archivos históricos son centros de información que conjuntamente con las
transformaciones y requerimientos de la nueva sociedad cubana perfeccionan sus
funciones. Su labor se ha visto fortalecida y se ha extendido a toda la población,
proyectándose a la comunidad en general y poniendo a disposición de todo el
valioso acervo documental que atesora.

Los archivos históricos les brindan a los usuarios una cultura que le incentiva el
interés por la historia, la cultura y la sociedad, desarrollando en ellos valores.
Desarrollar la cultura es una condición indispensable de la universidad moderna y
una de sus diferencias esenciales con la de etapas anteriores. Desde la
perspectiva de la misión de la universidad, preservar la cultura es, ante todo,
garantizar la transferencia del acervo cultural de la humanidad de una generación
a otra, de ahí que el vínculo de los estudiantes universitarios con los archivos
históricos sea una necesidad actual, por toda la fuente de conocimiento y cultura
que les aporta.

Definidas: La diversidad de actividades definen las funciones de los archivos

históricos, en la literatura se reflejan por diferentes autores, una de la más
completa es la que define Eduardo Nuñez Fernández:

1. Recepción y organización de las transferencias de fondos procedentes de los

archivos intermedios mediante la creación y mantenimiento del correspondiente
registro general de entrada de fondos y la elaboración de los oportunos
instrumentos descriptivos dentro de lo que se ha dado en llamar “la función de
control de los fondos” y que incluye: la planificación, ejecución y seguimiento de
las actividades relacionadas con los registros de entrada y salida de documentos,
la identificación de la estructura de los fondos y su valoración y la tramitación de
certificaciones y consultas.

2. Planificación descriptiva y elaboración de los instrumentos descriptivos de sus

fondos bajo los parámetros de la normalización descriptiva y la prioridad y
oportunidad de los instrumentos descriptivos a elaborar de acuerdo con las
características de los fondos conservados y de la demanda externa del archivo.

3. Recepción, organización, conservación y servicio históricos no institucionales,

es decir, de fuera del sistema archivístico institucional al que pertenece el archivo
histórico, ingresados bajo diferentes fórmulas: cesión en depósito, donación,
adquisición, exposición, etc.. con la elaboración del correspondiente registro
general.
4. Gestión de las salidas temporales o definitivas de fondos y documentos y su
control mediante el correspondiente registro general de salida y el oportuno
expediente.

5. Desarrollar iniciativas encaminadas al fomento de la protección y la

conservación del patrimonio documental en el ámbito territorial de sus
competencias.

6. Planificar, organizar y gestionar los servicios de información, consulta y

referencia, tanto internos- al personal y órganos de su propio sistema archivístico-
como externos: ciudadanos en general, investigadores, alumnos de los diferentes
niveles del ciclo educativo, entidades que desarrollan actividades culturales, etc.

7. Planificar, organizar y gestionar las actividades relacionadas con el fomento de

la acción cultural del archivo y las relaciones con la divulgación y difusión de sus
fondos: medios de comunicación, publicaciones, difusión, exposiciones,
programas educativos, proyectos culturales, convenios con otras instituciones
culturales, programas de apoyo y fomento a la investigación histórica, etc.

8. Elaborar y proponer el marco normativo archivístico desde el ámbito de sus

competencias al organismo o instituciones correspondiente, specialmente en
materia de patrimonio documental y fondos históricos.

9. Establecer líneas de cooperación con el resto de los archivos que constituyen el

sistema archivístico en el que se halle integrado y, especialmente, con los archivos
intermedios de los que recibe fondos.

Esta cooperación debe hacerse extensiva al organismo u organismos

administrativos creados para gestionar y aprobar medidas de valoración y
selección de documentos en el ámbito institucional del archivo histórico.

10. Establecer todas las medidas necesarias para la correcta conservación de sus
fondos, en especial las relacionadas con las condiciones ambientales y físicas de
dicha conservación, las relacionadas con la utilización de soportes alternativos que
permitan la preservación de los originales conservados y las relacionadas con los
riesgos de acceso y uso y entrada y salida de documentos de los depósitos, así
como adoptar todas las medidas que considere necesarias para asegurar dicha
conservación.

11. Planificar y gestionar adecuadamente el crecimiento espacial de sus fondos y

de sus depósitos con el fin de prever e informar con antelación suficiente de las
necesidades espaciales y de crecimiento del archivo.
12. Mantener un elevado nivel de eficiencia y eficacia en la organización y gestión
de sus fondos mediante la implantación y aplicación de nuevas tecnologías en los
procesos de organización y servicio de sus fondos, manteniendo una permanente
mejora de los procesos de trabajo.

13. Establecer todas las medidas necesarias de control y evaluación de la gestión

de los recursos asignados y servicios prestados mediante la aplicación de las
técnicas estadísticas, la fijación de objetivos y la elaboración de informes y
memorias de gestión generales y por programas y/o proyectos.

14. Mantener un elevado nivel de relación institucional con el resto de organismos

e instituciones de carácter cultural, científico y social que actúan en su ámbito de
competencia con el fin de definir y fomentar el espacio institucional que como
archivo histórico le corresponde en el ámbito social, cultural y científico de su
comunidad.

15. Proponer iniciativas o colaborar en los proyectos de elaboración de sistemas o

programas de información de fuentes documentales para la investigación histórica
o programas de información histórica que se le propongan en el ámbito de sus
competencias a nivel local, regional, nacional o internacional.

16. Organizar y gestionar la administración del archivo en las diversas facetas de

ejecución presupuestaria, gestión de recursos humanos, formación y
adiestramiento del personal, contabilidad, correspondencia, mantenimiento de
instalaciones, etc.

17. Planificar y desarrollar sistemas de calidad, información y propiedad intelectual

que permitan mejorar todos los procesos y operaciones del archivo de forma
integral y evolutiva atendiendo especialmente a los resultados en la calidad de los
servicios

Centros de información

Los archivos históricos son centros de información que tienen características

comunes a otras instituciones como bibliotecas, centros de documentación,
museos, entre otros, pero realizan funciones específicas que los diferencian del
resto. Los centros de información tienen como función social guardar la memoria
de los hechos y actividades humanas, sus finalidades son fundamentalmente
culturales y científicas, en el caso de los Archivos Históricos son, además,
jurídicas e históricas. En las diferentes instituciones de información, los
documentos que se atesoran instruyen a los usuarios, en los Archivos Históricos.
Preservar los archivos

La profesión del archivero es un arte de pasión pues potencia en los usuarios el

interés por la historia, la cultura y la sociedad de una manera sencilla, placentera,
amena propiciando en la comunidad el desarrollo de valores fundamentalmente en
los niños y jóvenes y la necesidad de preservar el patrimonio documental de la
Nación.

Los archivos históricos son la evidencia que contienen la organización y

funcionamiento del cuerpo gubernamental que los produjo siendo estos
documentos únicos y/o originales, irrepetibles e imperecederos de ahí que sus
fondos y colecciones le permita a los usuarios ampliar su cultura económica,
política, jurídica y social para el manejo y tratamiento de la información en función
del desarrollo de su cultura y conocimientos científicos.

Función de un archivo histórico

La función de un archivo histórico como institución es la de ordenar, preservar y

servir. Ordenar los documentos de acuerdo a las disposiciones y cuidados
pertinentes. Proteger y cuidarlos de la mejor manera posible, atendiendo las
recomendaciones y normas acordes. Dicen que el mayor enemigo de un
documento histórico es el hombre mismo. Y servir, es decir, exponer los archivos
para los consultantes y público en general.

Tomar conciencia de la documentación antigua, histórica, es parte de las

funciones, pues la misma nos puede brindar huellas de un pasado que aún no ha
sido interpretado. Los documentos son la herramienta básica de un historiador y
las pruebas de un pasado que que aún puede reinterpretarse a través de nuevas
pruebas y documentos que no han sido bien revisados. También es importante
estar atento a los procedimientos que se realizan con los papeles, documentación
actual, expedientes y notas, etc., que muchos gobiernos se encargan de hacer
desaparecer para que no queden huellas y pruebas de determinadas acciones
ilegales.