Patrón de Proceso

Definición general del proceso

Proceso
Gestión de acuerdo con proveedores. (SAM)
Categoría
Gestión de Proyecto
Propósito
El propósito de la Gestión de Acuerdos con Proveedores (SAM) es
gestionar la adquisición de productos y servicios de proveedores
Objetivos
O1. Establecer acuerdos con proveedores
O2. Satisfacer los acuerdos con los proveedores
Descripción
La gestión de proveedores es clave para una gestión efectiva de la cadena
de suministros utilizados por la empresa, los proveedores son actores
importantes y relevantes e intervienen en cada área de negocio de las
empresas, parte de asegurar que una compañía funcione, tiene que ver
con contar con un flujo de bienes y servicios constante y efectivo entre los
proveedores y las compañías o empresas.

Cuando la cadena de compras falla, las empresas se enfrentan a grandes

pérdidas que pueden generar un alto impacto en sus ingresos y prestigio.
Para limitar el riesgo financiero, del negocio y de la imagen corporativa, es
crucial gestionar de manera apropiada a los proveedores, es importante
también para tener el mayor beneficio de los proveedores realizar
constantes seguimientos y calificaciones de desempeño.

La base de la gestión de proveedores efectiva no es únicamente la

información. Las relaciones deberían ser un aspecto clave en el cual
enfocarse. El elemento humano y la falta de comunicación pueden hacer
que las relaciones fracasen y que esto provoque un impacto considerable
en los objetivos empresariales.

Roles
Jefe Proyecto (JP)
Comisión de Expertos (CE)
Proveedores (PRO)
Procesos
relacionados
A1. Solución Técnica
A2. Desarrollo de Requisitos
A3. Monitorización y Control del Proyecto
 A4. Gestión de Requisitos

Actividades
Se asocian a los objetivos y describen las tareas y roles responsables.

Rol Descripción
A1. Planificar las Adquisiciones (O1, O2, ...)

• Línea Base del Alcance

Entradas • Documentación de Requisitos
• Registro de Riesgos
• Cronograma del Proyecto
• Estimación del costo de actividades
• Registro de Interesados
• Factores ambientales de la empresa
• Requisitos de recursos de las actividades

JP A1.1 Revisar la documentación del proyecto y entender las necesidades de este.

JP A1.2 Realizar análisis de hacer o comprar, se debe determinar si el equipo de proyecto
debe generar un producto o comprarlo a un proveedor externo, es de suma importancia
tener en consideración el presupuesto del proyecto.

JP A1.3 Realizar estudio de mercado identificando las capacidades de la industria y los

vendedores específicos (potenciales futuros proveedores).

JP A1.4 Definir el tipo de contrato que mejor convenga usar con el fin de mitigar y transferir
los riesgos al vendedor, se recomiendan los siguientes tipos:

● contratos de precio fijo o alzado o suma global

● contratos de costes reembolsables
● contratos por tiempo y materiales

CE A1.5 Aplicar juicios de expertos tanto a los detalles técnicos de los productos y/o
servicios a adquirir, como a los diferentes aspectos del negocio en la gestión de
adquisiciones.

JP A1.6 Generación del Plan de Gestión de Adquisiciones, este tiene como función
identificar qué necesidades del proyecto pueden satisfacerse mejor creando o
comprando y adquiriendo productos o servicios fuera de la organización del proyecto

JP A1.7 Generación de los enunciados de los trabajos de las adquisiciones, estos

documentos describen los artículos, productos o servicios que se desean adquirir con
suficiente detalle como para determinar si los proveedores pueden cumplir lo requerido.

JP A1.8 Generación de documentos de las adquisiciones, sirven para pedir propuestas por
parte de los vendedores o futuros proveedores.

JP A1.9 Establecer los criterios de selección de los proveedores.

JP A1.10 Establecer las solicitudes de cambio.

JP A.1.11 Actualizar la documentación del proyecto.

Salidas • Plan de Gestión de Adquisiciones

• Enunciados de los trabajos de las adquisiciones
• Documentos de los adquisiciones
• Criterios de selección de proveedores
• Decisiones de fabricación directa o compra
• Actualización de la documentación del proyecto

A2. Efectuar las Adquisiciones (O1, O2, ...)

Entradas • Plan para la dirección del proyecto

• Documentos de la adquisición
• Criterios de selección de proveedores
• Lista de Vendedores Calificados
• Propuestas de los vendedores
• Acuerdos para trabajar en equipo
• Activos de los procesos de la organización
• Documentos del Proyecto
• Decisiones de fabricación directa o compra

JP - PRO A2.1 Realizar conferencia de ofertantes con cada uno de los vendedores expuestos con
el fin de determinar las capacidades y entendimiento de estos.

JP - CE A2.2 Evaluar en base a juicio de expertos y criterios de medida las propuestas más
convenientes para el proyecto.
JP A2.3 Realizar estimaciones propias e independientes con el fin de evaluar y cuantificar
presupuestos relacionados a los productos o servicios.
JP - PRO A2.4 Negociar y aclarar la estructura y requisitos del contrato entre ambas partes
JP A2.5 Generar lista de vendedores seleccionados.
JP - PRO A2.6 Entregar contrato (adjudicación) a vendedor que deberá cumplir lo establecido en
el.
JP A2. 7 Generar calendario de recursos, donde se especifica la disponibilidad en base a
fechas la situación de los productos o servicios.
JP A2. 8 Generar solicitudes de cambio
JP A2. 9 Actualizar plan para la dirección del proyecto
JP A2. 10 Actualizar documentos del proyecto

Salidas
• Vendedores Seleccionados
• Adjudicación del contrato de adquisición
• Calendario de Recursos
• Solicitudes de Cambio
• Actualizaciones al Plan para la dirección del Proyecto
• Actualización a los documentos del proyecto
A3. Administrar las Adquisiciones (O1, O2, ...)

• Documentos de la Adquisición
Entradas • Plan para la dirección del Proyecto
• Contratos
• Informes de desempeño
• Solicitudes de Cambio aprobadas
• Información sobre desempeño del trabajo

JP A3. 1 Definir proceso por el cual el contrato sea modificado

JP A3. 2 Revisar estructuradamente el progreso realizado por el vendedor, teniendo en
consideración el alcance y calidad del proyecto.
JP A3. 3 Realizar auditorías durante la ejecución del proceso para identificar debilidades en
los procesos de trabajo.
JP A3. 4 Generar informes de desempeño del proveedor evaluados de acuerdo a las
funciones requeridas.
JP A.3 5 Realizar control de calidad a los productos entregados por los proveedores
JP A3. 6 Monitoreo de pagos realizados a los proveedores
JP A3. 7 Administrar reclamaciones
JP A3. 8 Generar documentos de las adquisiciones
JP A3. 9 Actualizar plan para la dirección del proyecto

• Documentación de la Adquisición
Salidas • Informe Desempeño Oferentes
• Informe de Auditoria a los Procesos
• Solicitudes de Cambio
• Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización
• Actualización al Plan para la Dirección del Proyecto

A4. Cerrar las Adquisiciones (O1, O2, ...)

• Plan para la dirección del proyecto

Entradas • Documentación de la Adquisición

JP A4.1 Coleccionar toda la documentación de las adquisiciones, con el fin de estudiar y

tomar lecciones y tener una valoración respecto a los vendedores en posibles futuros
contratos
JP A4.2 Verificar que la totalidad de los trabajos y entregables sean aceptables
JP A4.3 Generar auditoría al proceso de adquisiciones
JP A4.4 Abordar las gestiones administrativas y judiciales al dar por finalizado
anticipadamente un contrato
JP - PRO A4.5 Generar notificación formal por escrito al vendedor informando que el contrato ha
sido completado
JP A4.6 Archivar los contratos, aceptación del producto y documentación sobre lecciones
aprendidas

Salida • Adquisiciones Cerradas

• Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Diagrama de Diagrama de actividades de UML, donde se especifican las actividades del flujo
flujo de trabajo de trabajo y los roles (utilizando carriles)
Recursos de
infraestructura

Mapa General Gestión de Acuerdo con Proveedores

 1. Planificar las Adquisiciones

2. Efectuar las Adquisiciones

3. Administrar las Adquisiciones

4. Cerrar las Adquisiciones